wawi.net ERP & CRM Im-& Expo rt Vereinfachung der IT

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1 VSE GmbH Softwareproduktion und Handel wawi.net ERP & CRM Aufträg e Stamm daten Lag er Stücklisten Im-& Expo rt Ma rk eting W artung Statistiken Vereinfachung der IT

2 nhalt Das Konzept... 3 Ansatz... 3 Allgemeine Beschreibung ERP & CRM... 3 Modul-Aufbau... 3 Schnittstellen... 3 Flexibilität... 3 MIS... 3 Multiuserbetrieb... 3 WAWI.NET erp & crm Basispaket... 5 Allgemeines... 5 Stammdaten... 5 Verkauf/Projekte... 6 Belegdruck... 8 Marketing... 9 Auswertungen... 9 Wawi.NET Zusatzmodule und Erweiterungen (Auszug) Warenwirtschaft Einkauf Preisgestaltung Provisionsabrechnung

3 Das Konzept Ansatz Wir geben Ihnen eine Zukunftsgarantie Allgemeine Beschreibung ERP & CRM Modul-Aufbau Basis und Zusätze Die Auftragsbearbeitung bildet die Basis für jeden modernen Betrieb. Die darin enthaltenen Informationen wie Artikel, Kundenlisten, Kalkulationen und Projekte sind das Kapital jeder Firma. Ein effizienter Zugriff auf diese Daten trägt darüber hinaus entscheidend zum Erfolg bei. wawi.net erp & crm ist eine branchenfreie ERP-Lösung. Es ist bereits die 4. Generation kaufmännischer Software unseres Unternehmens und in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelt worden. Das Ergebnis ist eine praxisnahe Auftragsbearbeitung, die flexibel auf die verschiedenen Anforderungen eines Unternehmens eingeht. Das Softwarepaket kann optimal auf die Verhältnisse des jeweiligen Betriebes abgestimmt wird. Es unterstützt in der täglichen Verwaltungsarbeit und verringert den Zeitaufwand bei der Planung und Abwicklung von Kundenaufträgen. Das Basispaket wawi.net wird durch branchenspezifische Erweiterungen und Zusatzmodule ergänzt, die auch nachträglich erworben werden können. Als Unterstützung gibt es vorgefertigte Schablonen für Branchen und Anwender. Zusatzmodule vergrößern die Funktionalität und können benutzerbezogen freigeschalten werden. Als Basis für alle wawi.net Produkte dient die Auftragsbearbeitung, die extrem vielseitig und flexibel ausgelegt wurde. Auf dieser setzen die einzelnen Zusatzmodule auf. Schnittstellen Datenimport und -export für Stammdaten Datenschnittstellen zu Standardsoftware, Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung, CAD-Software, Kassensoftware, e-commerce (Onlineshops) Import von extern erfassten Buchungen: Lager, Produktion und Verkauf Datanorm Flexibilität Die Software wird individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst MIS Das Management- Informations-System Die Möglichkeit die Anzeige von Menüs, Registerseiten und Daten bestimmten Benutzergruppen zuzuordnen, erlaubt Ihnen nicht nur die Vergabe von Rechten im System, sondern bewirkt auch eine Anpassung der Oberfläche an individuelle Bedürfnisse Übersichtliche Softwareoberfläche mit Registerseiten. Bibliothek für häufig verwendete Artikel, Kunden und Aufträge Bedienung per Maus oder Tastatur Integrierter Formulargenerator für die Anpassung aller Belege. Verknüpfungen zu Office-Paketen und anderen Windows-Programmen für Listen, Serienbriefe und individuelle Analysen Direktes Faxen aller Belege und Versand als PDF-Datei Integrierte Dokumentenverwaltung Moderne und leistungsfähige Datenbank von Microsoft (MS SQL Server 2008 Express Edition kostenlos, bei größerer Datenmenge bzw. Useranzahl ist eventuell ein Upgrade notwendig.) Der Anwender nutzt ein modernes System zur Auswertung und Analyse der Firmendaten. Es stehen detaillierte Informationen zu sämtlichen Geschäftsvorgängen zur Verfügung. Multiuserbetrieb Mandantenfähigkeit Mobiler Zugriff möglich. 3

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5 WAWI.NET erp & crm Basispaket Die Beschreibung bezieht sich auf das Basispaket (wawi.net Standard). Alle Funktionen in Kursivschrift stehen über Zusatzmodule und Erweiterungen zur Verfügung. Allgemeines Stammdaten Kunden Lieferanten Mitarbeiter Artikel, Warengruppen, Kataloge Stücklisten Textbausteine Kunden Artikel Die Basisfunktionen von wawi.net erp& crm bieten ein umfassendes System zur Verwaltung aller Unternehmensdaten und eine vollständige Auftragsbearbeitung. Das Standardpaket lässt sich individuell an Ihr Unternehmen anpassen. Die gewohnte grafische Oberfläche minimiert den Schulungsaufwand. Die Bedienung ist schnell und einfach. Jederzeitiger Zugriff auf alle Ihre Unternehmensdaten mit umfassenden Möglichkeiten für Abfrage und Auswertung Schnittstellen zu Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung, Kassa und Onlineshop. Der Formulargenerator ermöglicht Ihnen bei allen Belegen größtmögliche Individualität: Schriftgrößen und arten, Papierformat, Grafikdateien, Mehrstufige Suchfunktionen in allen Programmbereichen Übersichtlicher Fensteraufbau: Wichtige Daten finden Sie auf der ersten Reiterseite. Alle anderen Daten sind auf den nächsten Registerseiten gespeichert. Frei definierbare Eingabefelder bei Kunden und Artikel, die branchenspezifisch belegt werden können. Zusätzliche individuelle Felder können jederzeit für Sie eingefügt werden. Integrierte Dokumentenverwaltung mit Schnittstelle zur Textverarbeitung bei Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Garantiert die optimale Organisation der Korrespondenz Direkter -versand Umsätze für Kunden, Lieferanten und Artikel mit Vorjahresvergleich Jedem Kunden kann ein bestimmter Mitarbeiter für die Betreuung und in weiterer Folge für die Provisionsabrechnung zugeordnet werden. Beliebig viele Liefer- und Kontaktadressen 3 Rabattsätze Kundenspezifische Fixpreise oder Rabatte auf Artikel und Warengruppen Fremdsprachige Belege und ausländische Steuersätze Auf Knopfdruck Historie mit allen zugeordneten Belege und Artikelpositionen. Direkter Wechsel in jeweiliges Projekt möglich. Druck der Kundendaten wahlweise mit oder ohne Archivzeilen (Historie), auch als Adressetikett Auf Knopfdruck grafische Umsatz- und DB1-Auswertung pro Kunde, Kundengruppe oder Gesamt Beliebig einstellbare Mengeneinheiten Etikettendruck: Einzeletikett oder Sammeletiketten 3 Felder für Barcodes Umfangreicher Beschreibungstext Bilddaten und Datenblätter im Anhang Fixe Verknüpfung mit einer Rezeptur oder einem Verarbeitungstext möglich Mehrere Lieferanten pro Artikel Seriennummern- und Chargenfunktion in Ein- und Verkauf 5

6 Kataloge Stücklisten Textbausteine Mehrere Lagerorte Per Knopfdruck Überblick über alle zugeordneten Lagerbewegungen. Online Lagerposten und Lagerwert, Chargenrückverfolgung Staffelpreise, beliebige Preise pro Mengeneinheit oder Preislisten mit Zeitdefinition, siehe auch Kunde Fremdsprachige Artikelbeschreibungen Grafische Umsatz- und Deckungsbeitrag(1)-Auswertung pro Artikel, Warengruppe oder Gesamt Kataloge sind Artikeldaten, die von Lieferanten in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Datenformat CSV oder Datanorm Sie werden in eigene Tabellen importiert, die Artikeltabelle bleibt dadurch übersichtlicher. Separates Preissystem mit Aufschlägen, Rabattsätzen, Einheitenpreisen oder Fixpreise Bilddaten Kombinationen häufig verwendeter Artikel können als Stückliste gespeichert werden. Stücklisten als Set, Rezeptur oder Produktionsliste. Diese werden per Knopfdruck oder Drag-and-Drop in den Verkauf importiert und erleichtern so die Erfassung der einzelnen Positionen Textbausteine vereinfachen die Auftragsabwicklung. Textbausteine können für Beschreibungstexte, Kopf- und Fußtexte bei Belegen oder Verarbeitungstexte erstellt werden. Verkauf/Projekte Jedes Stadium eines Auftrages wird erfasst Übersichtlicher Fensteraufbau: Einstellungen und Rechnungsempfänger geben Sie auf der ersten Reiterseite ein. Alle anderen Daten sind auf den übrigen Registerseiten gespeichert. Umfangreiche Kopierfunktionen Rechnungsempfänger und Lieferadresse getrennt Terminvergabe möglich Individuell einstellbarer interner Status Frei definierbare Eingabefelder Definition von 2 Sachbearbeitern und einem Betreuer möglich Überblick über alle bereits gedruckten Belege Einfache Suche nach Belegnummern quer durch alle Projekte Überblick über die Kalkulation der einzelnen Summenarten (Material, Lohn, etc.) mit DB1 Synchronisation mit externen Buchungen (Zeiterfassung, Leistungsnachweise, Scannerdaten, Online-Shop etc.) möglich. 6

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8 Artikelpositionen Gruppen Belegdruck Angebot bis Gutschrift Texte Layout Belege Textbausteine Erfassen der Positionen entweder aus Artikeltabelle oder Katalogen Import von Stücklisten Manuelle Übersteuerung des Einstands- und Verkaufspreises sowie der Bezeichnung Zeilenrabatt oder Rabatt lt. Gruppe (s. u.) Zuordnung jeder Position zu einem Mitarbeiter Onlineinformation über Lagerverfügbarkeit Auftragshierarchie, mehrere Ebenen Definition von Überschriften bzw. logischen Artikel- oder Verrechnungseinheiten (Dienstleistung, Material; Objekt 1, Objekt 2; Datum 1, Datum 2,...) Gruppentext Texte im RTF-Format, Anzeige von Grafikdateien Eingabe eines individuellen Kopf- und Fußtextes oder Auswahl aus Textbausteindatenbank Beliebige Druckreihenfolge Vordefinierbare Standardtexte je Belegart Filterung bestimmter Positionen oder Gruppen Gesamtsumme brutto manuell möglich Kopiedruck Automatisierter Druck periodischer Rechnungen bzw. Lieferungen, z. B. für Wartungen (Termin-Belege) Fremdwährungsbelege (FS) Unterdrückung der Einzelpreise Unterdrückung der Positionssummen oder der Gesamtsumme Druck der Gruppen ohne Artikel als eine zusammengefasste Position Sortierung nach Gruppen (Artikel werden zu den jeweiligen Gruppen gedruckt) Druck der Beschreibung texte Angebot Auftragsbestätigung Rechnung Lieferscheinrechnung (Teillieferung wird gleichzeitig fakturiert) Barverkauf Zielrechnung (Rechnung zu Lieferschein(en) Anzahlung und Teilrechnung mit Schlussrechnung Wertgutschrift oder Lagergutschrift Materialschein Lieferschein Lieferscheinstorno Retourschein Arbeitsanweisung Textbausteine vereinfachen die Auftragsabwicklung. Textbausteine können für Beschreibungstexte, Kopf- und Fußtexte bei Belegen oder Verarbeitungstexte erstellt werden. 8

9 Termine Automatische Anzeige der letzten Angebotsnummer mit Datum Nächster Kontakt Wartungstermin Rechnungsnummer mit Datum und Betrag Rechnungsausgleich Listen der aktuellen Angebote, Wartungstermine etc. Serienbriefe Marketing Export von Adressdaten für Serienbrief und automatische Verknüpfung mit einer Briefvorlage. Verschiedene Filterkriterien für die Vorauswahl der Adressen (Kundengruppe, Selektions- und Datumsfelder, etc.) Workflow Listen mit Kundendaten, wahlweise mit oder ohne Archivzeilen der Dokumentenverwaltung. Ideal als Marketingunterlage und zum Nachfassen von offenen Angeboten oder Interessenten Newsletter Individuell bestimmbare Verteilergruppen gliedern Ihre Mailingaktionen übersichtlich. Alle Verteilergruppen können miteinander kombiniert werden. Per Knopfdruck Überprüfung der ausgewählten Kundendaten auf Ihre Vollständigkeit (Angabe der -adresse etc.) Versand der s einzeln oder gesammelt Auswertungen Listen/Statistiken Offene Posten-Liste Mahnungen Export Finanzbuchhaltung Listen mit dem Formulargenerator individuell anpassbar Übersichtlich und einfach zu erstellen Verschiedene Sortier- und Filterkriterien Zugriff auf Auswertung über die Benutzerverwaltung beschränkt Offene Posten-Liste mit der Möglichkeit zum Ausziffern, Mahnsperren einzugeben und Mahnungen frei zu geben. Mahnungen mit frei formatierbaren Vorlagen Export von Rechnungen/Gutschriften Export der Debitorendaten Export in jede Finanzbuchhaltung mit Schnittstelle auf Anfrage möglich 9

10 Wawi.NET Zusatzmodule und Erweiterungen (Auszug) Um Ihnen eine kompakte, praxisorientierte und vor allem individuell anpassbare Lösung für alle Bereiche bieten zu können, stellen wir Ihnen eine reiche Auswahl an Zusatzmodulen und Softwareerweiterungen zur Verfügung. Sie können selbst entscheiden, welche Anwendungsbereiche Sie einsetzen wollen, welche Funktionen Sie brauchen. Das Basispaket kann auch zu jedem späteren Zeitpunkt erweitert werden und so mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Hier eine Auswahl der Module: Warenwirtschaft Einkauf Preisgestaltung Provisionsabrechnung Mehrlagerfähigkeit und Lagerposten Seriennummern und Chargen Bestellvorschlag lt. Mindestbestand Lagerstandslisten Inventur Import von extern erfassten Lagerbewegungen per Scanner Produktion Bestellvorschlag lt. Mindestbestand Verwaltung mehrerer Lieferanten pro Artikel Automatische Umwandlung einer Bestellung in den Warenzugang Direktes Buchen der Wareneingänge auf einen Auftrag Eingangsrechnungsjournal Import von extern erfassten Lagerbewegungen per Scanner (Barcode-Lager) Erfassung von Eingangsrechnungen mit Zahlungsziel Direktes Verknüpfen der Eingangsrechnung mit einem Auftrag Journal mit freier Eingabe des Zeitraums Auswertung offener Zahlungen Staffelpreise im Verkauf Preise für jede Mengeneinheit Beliebige Preislisten pro Artikel, mit und ohne Zeitbeschränkung Kunden-Fixpreise auf best. Artikel oder Warengruppen Kundenrabatt auf best. Artikel oder Warengruppen Zeitliche Einschränkung für Aktionspreise Auftragsbezogen Pro Auftrag oder Artikelposition Abhängig vom Deckungsbeitrag Systemvoraussetzungen MS SQL Server 2008 (ab Express Edition).NET Framework 4.0 Hardwarevoraussetzungen lt. Vorgabe Microsoft. Alle Angaben vorbehaltlich Fehler. Die Funktionalität ist abhängig von den eingesetzten Softwaremodulen und kann sich deshalb unterscheiden. Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Es abrufbar im Internet auf 10

11 VSE GmbH Softwareproduktion und Handel i Speisinger Straße 11/1-2 A-1130 Wien Tel.: (0043) Fax: (0043)

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