Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten der Stadt Aachen

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1 Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten der Stadt Aachen 1. Auftrag und Ziele der dienstlichen Beurteilung Grundlage der dienstlichen Beurteilung ist 104 Abs. 1 des Landesbeamtengesetzes. Die dienstliche Beurteilung umfaßt Eignung, Befähigung und fachliche Leistung. In Ergänzung hierzu dient die dienstliche Beurteilung vorrangig dazu : - die Qualifikation der Beamtinnen und Beamten anhand ihres Leistungsvermögens und ihrer Befähigung festzustellen und Aufschluss über die Stärken und Schwächen zu geben - die Führungskultur durch Kommunikation zu verbessern und damit verbunden die dienstlichen Beziehungen zwischen Vorgesetzten und von ihnen zu beurteilenden Beamtinnen und Beamten kontinuierlich auszugestalten - der Verwaltung eine Grundlage für Personalplanung und Personalentscheidungen - u.a. durch den Abgleich von Leistungs- und Befähigungsprofilen - zu sichern - den Beamtinnen und Beamten einen aktuellen und detaillierten Überblick über den Leistungsstand und die Einschätzung ihrer persönlichen Fähigkeiten zu vermitteln und somit einen Abgleich zwischen Selbsteinschätzung und Vorgesetztenbewertung herzustellen - Neigungsschwerpunkte und Fähigkeiten weiter zu entwickeln / zu fördern - Fortbildungsbedarf zu erkennen und zu begründen - durch Anerkennung der gezeigten Leistungen die Motivation des Einzelnen zu stärken 2. Geltungsbereich Die Richtlinien gelten für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten der Stadt Aachen einschließlich eigenbetriebsähnlicher Einrichtungen sowie für zugewiesene Beamtinnen und Beamte. Ausgenommen hiervon sind: - Kommunale Wahlbeamtinnen und Wahlbeamte - Beamtenanwärter/ innen -1-

2 3. Beurteilungsanlass 3.1 Regelbeurteilung Alle Beamtinnen und Beamten sind unabhängig von Bedarfsbeurteilungen regelmäßig alle 4 Jahre zu beurteilen. Der Beurteilungsstichtag wird vom Fachbereich Personal und Organisation bestimmt und in den Verwaltungsnachrichten der Stadt Aachen bekanntgegeben. 3.2 Ausgenommen von der Regelbeurteilung sind Beamtinnen und Beamte - auf Probe, die eine laufbahnrechtliche Probezeit abzuleisten haben - die innerhalb der letzten 2 Jahre vor dem Stichtag der Regelbeurteilung bedarfsbeurteilt worden sind; sie nehmen erst an der nächsten Regelbeurteilung teil 3.3 Bedarfsbeurteilung Beamtinnen und Beamte sind aus folgenden Anlässen zu beurteilen: - vor der Beendigung der laufbahnrechtlichen Probezeit - vor einer Beförderung - vor einer Lebenszeiternennung - vor Zulassung zum Aufstieg - in besonderen Fällen auf Anforderung durch den Fachbereich Personal und Organisation - auf Wunsch der Beamtin/ des Beamten bei berechtigten Anlässen (z.b. beim Wechsel der/ des Vorgesetzten) 4. Beurteilerin/ Beurteiler 4.1 Aufgaben und Anforderungen Die Beurteilenden (i.d.r. die/der unmittelbare Vorgesetzte mit Dienstaufsicht) müssen aufgrund eigener Beobachtungen und Kenntnisse in der Lage sein, die Beurteilung abzugeben. Das ist regelmäßig nur dann der Fall, wenn die/der zu Beurteilende ihr/ihm mindestens 6 Monate unterstellt war; im Bedarfsfall kann die Frist abgekürzt werden. Auf der Grundlage der jeweiligen Arbeitsplatzbeschreibung hat die Beurteilerin/ der Beurteiler sicherzustellen, dass die in der dienstlichen Beurteilung aufzuführende Aufgabenbeschreibung der Beamtin/dem Beamten zu Beginn des Beurteilungszeitraumes bekannt zu geben und bei Bedarf zu aktualisieren ist. In Ergänzung hierzu sind die jährlichen Mitarbeitergespräche zu führen, die u.a. bestimmte Anforderungen konkretisieren. Bei der Beurteilung von behinderten Menschen sind die rechtlichen Bestimmungen des Sozialgesetzbuches (SGB IX) zu beachten. Eine etwaige Minderung der Arbeits- und Einsatzfähigkeit sowie die Art der gesundheitlichen Beeinträchtigung sind bei jeder Leistungsbeurteilung Schwerbehinderter angemessen zu berücksichtigen. Vor der Beurteilung eines/ einer Schwerbehinderten -2-

3 soll die/ der Beurteiler/in sich eingehend über die Auswirkungen der Behinderung unterrichten und das Thema auch in den jährlichen Mitarbeitergesprächen ansprechen. Sofern die Behinderung einen maßgeblichen Einfluss auf das Beurteilungsergebnis genommen hat, ist dies unter Begründung (Seite 8 des Beurteilungsvordrucks) zu erläutern. 4.2 Zuständigkeiten In der Regel beurteilen als Erstbeurteiler/ innen - die Beigeordneten die Amts-/ Fachbereichs- und Werkleitungen - die Amts-/ Fachbereichs- und Werkleitungen die direkt unterstellten Beamtinnen und Beamten - die nachfolgenden Führungsebenen deren direkt unterstellte Beamtinnen und Beamten Zweitbeurteiler/ innen sind in der Regel die der Erstbeurteilerin /dem Erstbeurteiler unmittelbar übergeordneten Vorgesetzten. Bei Amts- / Fachbereichs- und Werkleitungen entfällt die Zweitbeurteilung. 5. Die dienstliche Beurteilung 5.1 Inhalt Die dienstliche Beurteilung erfolgt auf der Basis - der wahrgenommenen Aufgaben im Beurteilungszeitraum - des für die konkrete Stelle zu definierenden Arbeitsplatz-Anforderungsprofils Die dienstliche Beurteilung unterteilt sich in - Leistungsbeurteilung sowie ggf. Führungsbeurteilung (soweit Teil der Funktion / Aufgabe) - Befähigungsbeurteilung Die Einschätzungen sind getrennt voneinander vorzunehmen und stellen jeweils eine eigene Aussage dar. Die einzelnen Beurteilungen werden zusammengefasst zu einem - Gesamturteil der dienstlichen Beurteilung Dieses Gesamturteil wird nicht rechnerisch ermittelt. -3-

4 5.2 Leistungs- und Führungsbeurteilung Leistungsbeurteilung Grundlage für die Leistungsbeurteilung ist die Aufgabenerfüllung am Arbeitsplatz gemäß aktueller Arbeitsplatzbeschreibung. Sie bewertet die konkreten Arbeitsergebnisse für die zurückliegende Zeit im Abgleich zu den übertragenen Aufgaben, ggfls. unter Berücksichtigung von getroffenen Zielvereinbarungen als Ergebnis von Mitarbeitergesprächen. In dieser Gesamtbetrachtung werden als Leistung beurteilt: - Güte / Qualität - Menge / Zeit / Quantität Führungsbeurteilung Eine Führungsbeurteilung erfolgt als Teil der Leistungsbeurteilung bei Führungskräften, denen weisungsgebundene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstellt sind. Das Anforderungsprofil der Stelle macht diese Funktion kenntlich. Ausschließliche Abwesenheitsvertretung ist nicht zu beurteilen. Die Führungskräfte werden im Zusammenhang mit der Übertragung von Führungsaufgaben beurteilt nach den Anforderungen/ Kriterien: - Identifiziert sich mit der Führungsaufgabe - Führt kooperativ - Steuert Entscheidungsprozesse aktiv und zielgerichtet Der Beurteilungsmaßstab für die Leistungs- und Führungsbeurteilung Der Beurteilungsmaßstab ist 5-stufig hat 2 Zwischenwerte mit folgenden Einstufungen: Beurteilungsmaßstab Leistungs-/ Führungsbeurteilung Werte (1-5) die Anforderungen sind 1 - weit unterschritten 2 - unterschritten 2,5 - leicht unterschritten 3 - erreicht 3,5 - leicht übertroffen 4 - übertroffen 5 - weit übertroffen Eine kontinuierlich gute Leistung wird als Sollleistung - Standardleistung angesehen. Sie entspricht -4-

5 dem Wert 3 des Beurteilungsmaßstabes ( entspricht den Anforderungen ) Zusammenfassung Leistungs- / Führungsbeurteilung Wenn die Kriterien Güte und Menge für den Erfolg der Arbeit unterschiedliche Bedeutung haben, ist dies in der Zusammenfassung der Leistungsbeurteilung (Beurteilungsvordruck 1.4) zu berücksichtigen. Für die Führungskraft fließt an dieser Stelle (Zusammenfassung Leistung / Führung ) der Wert für das Führungsverhalten (Beurteilungsvordruck 1.3) unter Beachtung des entsprechenden Anteils an der Gesamtaufgabe mit ein. 5.3 Befähigungsbeurteilung Die Befähigungsbeurteilung ist im Rahmen der dienstlichen Beurteilung zusätzlich zur Leistungsbeurteilung vorzunehmen; sie ist mit dieser nicht rechnerisch verbunden. Bei der Befähigungsbeurteilung werden Merkmale folgender Kompetenzfelder eingeschätzt: - Fachkompetenz - Methodenkompetenz - Soziale Kompetenz - Persönliche Kompetenz Der Beurteilungsmaßstab für die Befähigungsbeurteilung Der Beurteilungsmaßstab ist 5-stufig. Die folgenden Ausprägungsgrade stehen zur Verfügung: Ausprägungsgrade Befähigungsbeurteilung stark eher stark normal eher schwach schwach Bei der Befähigungsbeurteilung entspricht die Einschätzung normal ausgeprägt dem Sollwert - Standardwert. Ferner kann zum Ausdruck gebracht werden: - wird am Arbeitsplatz nicht gefordert - Anmerkungen -5-

6 5.4 Gesamturteil der dienstlichen Beurteilung Gemäß 104 LBG NRW hat die dienstliche Beurteilung mit einem Gesamturteil abzuschließen. Das Gesamturteil der dienstlichen Beurteilung ergibt sich aus der Leistungsbeurteilung bzw. aus der Zusammenfassung von Leistungs- und Führungsbeurteilung (Beurteilungsvordruck Seite 4) sowie unter Berücksichtigung der relevanten Kriterien der Befähigungsbeurteilung. Das Gesamturteil wird nicht rechnerisch ermittelt. Folgende Stufenwerte stehen für das Gesamturteil der dienstlichen Beurteilung zur Verfügung: Gesamturteil der dienstlichen Beurteilung 1 - weit unter dem Standard 2 - unter dem Standard 2, 5 - leicht unter dem Standard 3 - entspricht dem geforderten Standard 3, 5 - leicht über dem Standard 4 - über dem Standard 5 - weit über dem Standard Sofern das Gesamturteil von der entsprechenden Einstufung der Leistungsbeurteilung bzw. der Zusammenfassung von Leistungs- und Führungsbeurteilung abweichen sollte, ist dies im Beurteilungsvordruck (Seite 8) ausführlich zu begründen. 6. Beurteilungsverfahren 6.1 Beurteilungsentwurf Die/ der ErstbeurteilerIn fertigt unter Verwendung des Vordruckes Dienstliche Beurteilung für jede Beurteilung einen Entwurf. 6.2 Überprüfung der Beurteilungsentwürfe durch die/ den ZweitbeurteilerIn Die/ der Zweitbeurteiler/in erhält die Beurteilungsentwürfe aller ihr/ ihm nachgeordneten Erstbeurteiler/innen. Sie/ er prüft die Entwürfe und führt mit ihnen Gespräche, soweit eine andere Sicht zu den Entwürfen besteht. Kommt zwischen beiden keine Einigung zustande, so hat die/ der Zweitbeurteiler/in ihre/ seine abweichende Meinung zu den betreffenden Einzelmerkmalen der Beurteilung oder zur Gesamtbeurteilung kenntlich zu machen. -6-

7 6.3 Bekanntgabe der Beurteilung und Beurteilungsgespräch Die Beurteilung ist vor Weitergabe an den Fachbereich Personal und Organisation (FB 11) der/dem Beurteilten bekanntzugeben und mit ihr/ ihm zu besprechen. Die/ der ZweitbeurteilerIn kann hinzugezogen werden. Die Bestätigung der Kenntnisnahme erfolgt auf Seite 10 des Beurteilungsvordrucks. Die Bekanntgabe der Beurteilung und das Gespräch erfolgen regelmäßig in einem. Auf Wunsch der/ des Beurteilten kann das Gespräch aber auch in einem angemessenem Abstand zur Bekanntgabe stattfinden. 6.4 Einwände, Gegenäußerung Erhebt die/ der Beurteilte berechtigte Einwände gegen die Beurteilung, so ist die Beurteilung zu ändern oder neu zu fassen. Werden die Einwände nicht für gerechtfertigt gehalten, kann die/ der Beurteilte innerhalb eines Monats eine schriftliche Gegendarstellung einreichen und/oder ein zweites Gespräch erwirken, an dem auf ihren/ seinen Wunsch hin auch ein Mitglied des Personalrates, bei Schwerbehinderten zusätzlich auch ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung anwesend sein können. Der Personalrat und die Schwerbehindertenvertretung bestimmen jeweils ihr anwesendes Mitglied. 6.5 Weitergabe an FB 11 Die Beurteilungen sind auf dem Dienstwege an FB 11 abzugeben. Die Beurteilungen werden grundsätzlich durch FB 11 geprüft und - ggf. mit Gegendarstellung gem in die Personalakten aufgenommen. FB 11 entscheidet nach Prüfung, ob weiterer Handlungsbedarf besteht. 7. Bekanntgabe und Übergangszeit Die neuen Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamten der Stadt Aachen vom werden veröffentlicht und bekanntgegeben. Für die Übergangszeit bis zum Inkrafttreten der Richtlinien gelten folgende Regelungen: - Die Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamten der Stadt Aachen vom sind weiterhin verbindlich und - bei Bedarf entsprechend anzuwenden. - Die Übergangszeit dient der umfassenden Information der städtischen Beamten/innen und der Schulung der dienstlichen Vorgesetzten. 8. Inkrafttreten Diese Richtlinien treten mit Wirkung vom in Kraft. Mit Inkrafttreten dieser Richtlinien treten die Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamten der Stadt Aachen vom außer Kraft. -7-

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