Smarte Prozesse im Handwerk

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1 Smarte Prozesse im Handwerk Kaufmännisch-organisatorische Software für SHK-Fachbetriebe Softwarelösungen für die betriebswirtschaftlichen und kaufmännisch-organisatorischen Prozesse in kleinen und mittleren Betrieben gibt es viele am Markt. In der Fachsprache werden sie auch als Enterprise-Resource-Planning - Software, oder kurz: ERP-Software, bezeichnet. Sie enthalten alle wichtigen Funktionen, wie beispielsweise Finanzbuchhaltung und Lohn- / Gehalts - abrechnung. In speziellen Branchen, wie dem SHK-Bereich, reicht eine allgemeine ERP-Software allerdings in den meisten Fällen nicht aus. Es sind vielmehr Software-Lösungen gefragt, die auf die spezifischen Arbeitsprozesse und Bedürfnisse des jeweiligen Betriebs zugeschnitten sind beziehungsweise sich problemlos auf die jeweiligen Probleme zuschneiden lassen. Hottgenroth / ETU Software Sind für die morgigen Termine die Monteure, Materialien, Werkzeuge verfügbar? Sind die Kundendienst-Touren der kommenden Woche schon effizient geplant? Ist generell für reibungslose Arbeitsabläufe gesorgt? Kernfragen, die sich ein SHK- Unternehmer regelmäßig stellt und dabei allzu häufig die entsprechenden Termine und gefragten Ressourcen nicht direkt vor Augen hat, sondern diese zu oft in unübersichtlichen Kalendern, auf Wandtafeln oder gar Schmierzetteln verwaltet. Mit einer echten betriebswirtschaftlichen beziehungsweise ordentlichen kaufmännisch-organisatorischen Planung, einem so genannten Enterprise-Resource-Planning (ERP), hat diese Art der Klebezettel -Organisation wenig zu tun. Kurz- bis mittelfristig das zeigt die Erfahrung folgen diesem fehlenden ERP -Prozess dann die entsprechenden negativen Rückläufe von Kundenseite. Langfristig bleiben wichtige Aufträge und Umsätze aus. Die nüchterne Diagnose: Fehlende Kunden- und Prozess - orientierung, fehlendes CRM Customer Relationship Management, fehlendes Kundenbeziehungsmanagement. Für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe sowie personalmäßig kleine und mittlere Betriebe gilt gleichermaßen: Im Wettbewerb um Aufträge und Kunden wird eine Software zur Steuerung aller Betriebsprozesse immer mehr zu einem elementaren Faktor des Unternehmenserfolgs. Auch das Installationsgewerbe für Heizungs-, Lüftungs-, Klima- und Sanitärtechnik (HLKS), das sich immer komplexeren Kundenanforderungen gegenüber sieht, ist auf eine solche Unternehmenssoftware mehr denn je angewiesen. Denn Fakt ist: Um im immer härter werdenden Markt bestehen zu können, müssen alle Möglichkeiten der Kosten - ersparnis und Effizienzsteigerung genutzt werden beispielsweise im Kundendienst (z. B. Organisation der Termine, Fahrten, Zeit- und Materialerfassung). Eine maßgeschneiderte und vor allem zukunftsfähige ERP-Software für SHK-Fachbetriebe muss die individuellen Geschäftsprozesse abbilden können, ein hohes Maß an Kundenorientierung bieten und in jedem Fall eine Vereinfachung des Tagesgeschäfts beinhalten. Treiber solcher smarter Prozesse im Handwerk sind demnach auch so genannte web-fähige Lösungen und wie selbstverständlich intelligente Endgeräte (Smartphones etc.). Hier werden Daten zentral verwaltet und gespeichert, können aber von autorisierten Nutzern quasi von jedem Standort aus abgefragt und aktualisiert werden. Die Entscheidung für oder gegen eine moderne Handwerker-Software hat langfristige Folgen. Nutzen Sie deshalb die Gelegenheit, sich von einem namhaften Softwarehaus beraten zu lassen und analysieren Sie gewissenhaft die eigenen betrieblichen Prozesse (Kernfrage: Welche Softwarefunktionen benötige ich denn wirklich? ). Nachfolgend nun einige Software-Werkzeuge für SHK-Fachbetriebe für ein Mehr an Kundenorientierung und Prozessqualität. Ein Anspruch auf Vollständigkeit soll dabei nicht erhoben werden. Vom Handwerker zum Kaufmann Das Kölner Unternehmen Hottgenroth / ETU Software hat sich auf die Bereiche Bauhaupt- und Nebengewerbe sowie die haustechnische Planung und Auslegung spezialisiert. Für diese entwickelt es kaufmännische, technische und CAD-Software sowie Internetanwendungen. Die Programme richten sich an Planer, Handwerker, Architekten und Handelsunternehmen. Generell zielen die Entwicklungen und Softwareaktualisierungen des Unternehmens darauf ab, Arbeitszeit effektiver nutzbar zu machen. Diesen Anspruch unterstreicht beispielsweise die Branchensoftware Kaufmann, für unter anderem das Angebots- und Rechnungswesen. Die Software Kaufmann deckt alle kaufmännischen Anforderungen eines Betriebes ab: Vom Angebot über die Auftragsund Lieferschein-Erstellung bis hin zu Rechnungslegung, Mahnwesen und Verwaltung von offenen Posten. Im Vordergrund steht die einfache Handhabung der grundlegenden Arbeitsschritte. Die Abläufe sind selbsterklärend. Bei Bedarf kann der Anwender jedoch auf viele zusätzliche Funktionen zugreifen. Sämtliche Vorgänge und Arbeitsschritte werden dem jeweiligen Kunden zugeordnet. So wird der gesamte Kundenkontakt übersichtlich aufbereitet und dokumentiert. Die umfangreiche Artikelverwaltung erlaubt das Anlegen von eigenen Artikelgruppen. Über Schnittstellen werden Datanorm-Artikel auf einfache Art aktualisiert manuelles Eingreifen erübrigt sich. Die Software wird von mittelständischen Unternehmen eigenständig oder im Paket mit technischer Planungssoftware eingesetzt. Je nach Kundenanfrage können dann zur Projektierung verschiedene Berechnungen durchgeführt und entsprechende Angebote erstellt werden. Die KWP Informationssysteme 68 HEIZUNGSJOURNAL

2 Stücklisten werden per Knopfdruck in den Kaufmann übernommen, Positionen können ergänzt oder getauscht und das Angebot kann später direkt als Bestellung zum Großhändler oder Hersteller gesendet werden. Das Wartungsmodul erweitert die Software Kaufmann von Hottgenroth / ETU. Das Modul stellt den Servicegedanken in den Mittelpunkt und hilft, die Kundenbindung zu vertiefen. Es lassen sich Wartungsverträge und -termine organisieren, Informationen zur Anlagentechnik aufnehmen sowie entsprechende Messwerte hinterlegen. Bei Problemen kann der SHK-Handwerker seine Bestandskunden gezielt beraten ohne wiederholt alle Anlagendetails abfragen zu müssen. Auf Basis dieser Daten können für den Kundendienstmitarbeiter vorab die passenden Ersatzteile bereitgestellt werden. Nach dem Termin wird eine entsprechende Rechnung zeitsparend auf Grundlage des Wartungsvertrags erzeugt. Das detaillierte Wissen über die Anlage vor Ort unterstützt den Handwerker auch bei der Verkaufsförderung: Er weiß genau, wann eine Erneuerung ansteht. SHK-Code-Nr Weniger Reibungsverluste im Büro-Alltag Die Handwerker-Software kwp-bnwin.net von der KWP Informationssysteme GmbH bildet nicht nur die komplette Auftragsabwicklung eines Handwerksbetriebes ab, sie dient auch dazu, diverse Arbeitsabläufe effizienter zu strukturieren. Die Adressverwaltung ist die Zentrale der KWP-Handwerker-Software. Aus dieser lassen sich die kompletten Vorgänge bei einzelnen Kunden einsehen. Die Verwaltung verfügt über das kundenbezogene Rechnungs- und Angebotsjournal, die aktuelle Auftragsübersicht sowie sämtliche hinterlegten Wartungsanlagen und das Archiv. Des Weiteren stellt die Software kwp-bnwin.net eine Telefonie-Schnittstelle zur Verfügung, welche mit der Telefonanlage gekoppelt ist. Bei einem eingehenden Anruf öffnet sich dann automatisch die Adresse des anrufenden Kunden sofern seine Telefonnummer und die zugehörige Adresse hinterlegt sind. Umgekehrt kann mit der Telefonie-Schnittstelle auch direkt aus der Software heraus telefoniert werden. Unternehmensprozesse und deren Steuerung kann das Modul Aktivitäten-Management in der Handwerker- Software übernehmen. Das Aktivitäten- Management ist eine papierlose Variante der Aufgabenverteilung und der Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Mit diesem Modul werden Arbeitsabläufe organisiert und lückenlos dokumentiert. Die Aktivitäten werden direkt im Programm erfasst und können mit den betreffenden Vorgängen wie zum Beispiel Projekten, Regieaufträgen, Bestellungen und Adressen verbunden werden. Der Verlauf jeder Aktivität ist von der Anlage bis hin zur Erledigung aufgezeichnet und jederzeit nachvollziehbar. Hierbei gibt es verschiedene Aktivitäten-Arten (wie z. B. Rückruf, Besprechung, Aktennotiz etc.). Diese können farblich gestaltet und individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten werden. SHK-Code-Nr Mit Kunden erfolgreich kommunizieren Beim Telefonieren stets freundlich, aufmerksam und positiv gestimmt zu sein, das ist gar nicht so einfach. Eine gut gepflegte, digitale Kundendatei kann hierbei jedoch enorm hilfreich sein. Denn wer seine Kunden mit einer individuellen Begrüßung zu überraschen weiß, arbeitet aktiv an einer langfristigen und stabilen Geschäftsbeziehung. Um solche Kundendetails verfügbar zu haben, zeigt die CRM -Funktion (CRM = Customer Relationship Management) in der Branchensoftware Labelwin aus dem Hause Label Software Gerald Bax GmbH alle wichtigen Informationen zu einem Kunden. Die Informationen öffnen sich sofort, sobald eine bestimmte Nummer anruft alle verfügbaren Daten über den Kunden werden sichtbar. Ein CRM- System, wie es in Labelwin standardmäßig eingebaut ist, sorgt mit dafür, dass zum Beispiel Termine eingehalten, Reklamationen prompt bearbeitet und Kundendienstfälle zügig abgewickelt werden, indem es Label Software Gerald Bax Zu Hause an der frischen Luft Intelligente Wohnungslüftung von Systemair Reine, gesunde Luft für Ihr Zuhause und dabei noch äußerst sparsam mit Energie umgehen? Möglich machen das die Wohnungslüftungssysteme von Systemair; ausgestattet mit modernster EC-Motorentechnologie und überaus wirksamem Rotationswärmeübertrager. Von der CAD- Planung Ihrer Anlage bis zur Lieferung inklusive Kanalsystem und Zubehör alles aus einer Hand. Rufen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne. Besuchen Sie uns auf der Halle B6, Stand 441 Systemair GmbH Windischbuch Telefon

3 die nötigen Informationen rechtzeitig bereitstellt. Eine benutzerfreundliche Eingabemaske erleichtert es in der täglichen Anwendung, die nötigen Informationen zu aktualisieren. SHK-Code-Nr Mobile Service bietet praxisgerechte Funktionen In Unternehmen mit einem hohen Anteil an Kundendienstleistungen direkt vor Ort wird zunehmend eine mobile Auftragsabwicklung praktiziert. Speziell für diesen Einsatzzweck eignet sich der mobile Service des Softwarehauses Moser. Im mobilen Service kann die Ansicht der Programmoberfläche nach Anwenderwunsch in verschiedenen Modi dargestellt werden. Zusätzlich wurde der mobile Service um weitere Dokumente (Wartungsprotokolle / Checklisten / Daten der Anlagen) ergänzt, die direkt auf dem mobilen Endgerät zum Einsatz kommen können. Zudem wurde der mobile Service um weitere Funktionen für die bequeme Synchronisierung der Daten zwischen dem mobilen Endgerät und dem Büro komplettiert. Für einen hohen Benutzerkomfort sind die Anforderungen der Software-Ergonomie an Bedienungsoberflächen in die Weiterentwicklung des mobilen Service eingeflossen und konsequent umgesetzt worden. Ein komfortabler Einblick in Lagerbestände ist im mobilen Service ebenfalls direkt möglich. Die Möglichkeit einer eigenständigen Steuerung der Termine direkt durch die Monteure vor Ort sorgt für eine effiziente Planung der Service-Einsätze Fahrzeiten können so optimiert werden. Aufgrund eines neuen Verfahrens in der Komprimierung ist es nun ferner möglich, den Synchronisierungsvorgang für Arbeitszettel zwischen mobilen Endgeräten und dem Büro spürbar zu beschleunigen. SHK-Code-Nr Moser PDS Programm + Datenservice Mit cloud -fähiger ERP-Komplettlösung für die Zukunft gerüstet Neben der klassischen ERP-Software (ERP = Enterprise Resource Planning), unter anderem mit Auftragsabwicklung, Einkauf, Lagerwirtschaft, Projektmanagement, Kundendienst und betrieblichem Rechnungswesen, beinhaltet die neue Softwaregene - ration aus dem Hause PDS Programm + Datenservice GmbH auch mobile Anwendungen für die Baustelle wie Fahrzeugortung und mobilen Kundendienst. Die Branchensoftware und der kaufmännische Bereich der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung funktionieren dabei als integrierte und zusammenhängende Softwareapplikation aus einem Guss. Als cloud - basierte Softwarelösung ist pds abacus eine solide Investition in die Zukunft und ermöglicht Handwerksbetrieben den plattformunabhängigen Einsatz, mobiles Arbeiten, eine automatische Datensicherung. Mit der innovativen Branchenlösung pds abacus setzt das Unternehmen somit Maßstäbe bei der Unterstützung der handwerklichen und kaufmännischen Abläufe in mittelständischen Handwerksbetrieben: Sämtliche Prozesse können durchgängig und vollständig integriert abgebildet werden und zudem flexibel mit den Anforderungen des Betriebes mitwachsen als cloud -, inhouse - oder mobile Lösung SHK-Code-Nr Übersichtliche Bedienung und praxisorientierte Dokumentation Die Heizperiode hat begonnen, etliche Kunden beauftragen nun eine Wartung ihrer Anlage: Nicht selten schwindet da in der Hektik des Tagesgeschäfts der Überblick. Genau hier setzt die Software Wartungsmanager von Software & PC- Technik Schuhmann an. Sie dokumentiert und organisiert die Arbeitsabläufe des Kundendiensttechnikers und bildet eine Bibliothek über die jeweiligen Kunden eines Unternehmens und deren Anlagen sowie die durchgeführten Einsätze. Für jeden Kunden besteht die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Objekten (z. B. Häuser etc.) anzulegen. In jedem Objekt kann außerdem eine unbegrenzte Anzahl von Heizungsanlagen hinterlegt werden, und zu jeder Anlage gibt es eine Auftragsliste, welche alle an der Anlage ausgeführten Arbeiten, Messwerte und Serviceberichte enthält. Mit dem Wartungsmanager können Wartungsterminlisten, Wartungsnachweise, Reparaturaufträge und viele andere Ausdrucke für die tägliche Praxis erzeugt werden. Mit den gespeicherten Arbeitsberichten ist eine chronologische Anlagenhistorie jederzeit abrufbar. Durch den integrierten Formulardesigner lässt sich jedes Formular individuell anpassen, und auch eigene Formulare können erzeugt und gespeichert werden. Das integrierte Dokumentenmanagement ermöglicht es, Bilder, PDFs, Office -Dokumente entsprechend dem jeweiligen Kunden oder der jeweiligen Anlage in die Datenbank abzulegen. Die große Version Wartungsmanager Pro bietet zusätzlich die Möglichkeit, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen zu erstellen. Die Artikelstammdaten können auch mit der enthaltenen Datanorm 5 - Schnittstelle eingelesen werden. Klimaanlagen- und RLT-Anlagen-Verwaltung sind in der Pro -Version zusätzlich enthalten. Der Wartungsmanager Pro stellt somit ein Komplettpaket vom Auftrag bis zur Rechnung dar. Netzwerkfähig ist die Client Server -Version Wartungsmanager Pro C / S. SHK-Code-Nr Mit elektronischer Zeiterfassung alles fest im Griff Seit über 30 Jahren entwickelt die Streit Datentechnik GmbH Softwarelösungen speziell für das SHK- und Elektro-Handwerk. Die Branchenlösung Streit- V.1 deckt dabei das gesamte Spektrum kaufmännischer Organisation ab egal ob 1- Mann-Kleinbetrieb oder 500-Mann-Großunternehmen. Nun stellt das Softwarehaus seine Anwendung mit neuen FullHD -optimierten Programm-Masken vor. Somit Software & PC-Technik Schuhmann 70 HEIZUNGSJOURNAL

4 TECElux WC-Terminal: Alles drin statt alles dran! Besuchen Sie uns: GET Nord/Hamburg Stand B7/320 Die Zukunft kann kommen. Und zwar schön: Hinter dem extraflachen Glaspanel des TECElux verbirgt sich mehr als nur ein Unterputzspülkasten. Zum ersten Mal werden in einem WC Funktionen zusammengeführt, die bisher nur als Einzellösungen erhältlich waren: unter TECE GmbH I Deutschland I Tel / I info@tece.de

5 wird der Darstellungsbereich aktueller 24 - Bildschirme perfekt genutzt. Obwohl dem Anwender mehr Informationen auf einen Blick zur Verfügung stehen, ist die Programmoberfläche übersichtlicher und leichter zu be - dienen. Außerdem hat die Suche nach Stundenzetteln und das mühsame manuelle Erfassen im Büro dank der Streit- V.1 -Zeit - erfassung ein Ende. Ob stationär, mobil oder per App : Der Anwender erhält einen genauen Überblick über Leistungen der Mitarbeiter beziehungsweise die Lohnkosten - situation einzelner Aufträge und Projekte und das in Echtzeit. In Verbindung mit der mobilen Auftragsbearbeitung mittels Tablet-PC oder Notebook ermöglicht Streit- V.1 eine mobile Zeiterfassung. Auftragsdaten werden dem Monteur digital zugewiesen und auf sein mobiles Gerät über - tragen oder von diesem selbst erfasst. Nicht nur Beginn und Ende, auch Pausen, Anfahrt und Abfahrt können auf Wunsch gesondert gestempelt werden. Hat der Monteur seine Arbeiten vor Ort beendet, so kann er mittels Touchscreen / Touchpad den Auftrag von seinem Kunden unterschreiben lassen. Neu: Eine Zeiterfassungs- App für Android -Geräte, die auf der GET Nord 2012 in Hamburg vorgestellt wird. Die mit dieser Anwendung gestempelten Zeiten werden Aufträgen, Baustellen oder Objekten zugeordnet und können auf Wunsch online übermittelt werden, so dass der Bau - fortschritt quasi live ausgewertet werden kann. Optional können die Standorte der Monteure (GPS-Koordinaten) übermittelt oder auch Fotos zum Auftrag gemacht werden, die anschließend direkt im digitalen Streit- V.1 -Archiv unter Kunde, Bau - stelle / Auftrag gespeichert werden. SHK-Code-Nr Streit Datentechnik Einsätze, Personal und Kunden im Blick CRM, Personal- / Aufgabenverwaltung) zusammen. Der Einsatzplaner kann als praktisches Zusatztool, unabhängig von der eingesetzten Handwerkersoftware, genutzt werden. Alle Informationen zu Kunden werden strukturiert gespeichert und sind in der digitalen Akte griffbereit: beliebig viele Telefon-, Fax- und Handynummern, , Website-URL, Konditionen und Kontoverbindung (mit IBAN und BIC), frei konfigurierbare Adressgruppen, Selektionskriterien und Inte - ressensgebiete für Marketing-Aktionen, Notizen (mit Wiedervorlagefunktion und Aufgabenverwaltung), Hyperlinks sowie interne und externe Dokumente und Bilder zum Kunden. Mit einem Klick kann kommuniziert werden: beispielsweise telefonisch über TAPI, per über MS-Outlook, per SMS über den Syka-Soft-Webservice oder per Post über das einfach zu bedienende Briefprogramm. Die Bonitätsampel informiert über die Zahlungsmoral des Kunden. Ist das Auftragsprogramm im Einsatz, hat man in der Statistik sowie im Kundeninfozentrum den Überblick über die Umsatzlage zum Kunden. Ferner kann die Datenbank durch Selektion nach allen gewünschten Frage - stellungen durchsucht werden, und auch die Abfrage selbst kann gespeichert werden, wichtig bei mehrstufigen komplexen Selektionen. Hilfreich ist außerdem die Volltextsuche nach beliebigen Begriffen in allen Eingabefeldern. Listen (z. B. Telefonliste, Notizliste, Einsatzliste) können über den integrierten Formulargenerator individuell gestaltet werden. Adressen können nach MS- Excel, Termine nach MS-Outlook expor - tiert werden, für die Übergabe an Smartphones. Terminbestätigungen, Erinnerungen und SMS lassen sich durch die hinterlegten Texte und Platzhalter automatisch erzeugen. Wie auf einer Plantafel werden die Kundendienst-Termine organisiert, in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Die Termine passen sich jeder Ansicht und Bildschirmgröße flexibel an. SHK-Code-Nr Taifun Papierloses Dokumenten- Management Mit Taifun- opendocument und - Mail- Server hat der Anbieter kaufmännischer Handwerkersoftware auf der Chillventa 2012 in Nürnberg zwei neue Produkte präsentiert, die den Aufwand für Büroarbeit senken und die Arbeitsergebnisse in SHK- Fachbetrieben verbessern sollen. Taifun- opendocument dient dabei der rechtssicheren digitalen Archivierung und individuellen Zuordnung eigener und fremder Dokumente papierloses Do - kumenten-management der neuen Ge - neration. Per Mausklick kann der Anwender Aufträge, Rechnungen und alle sons - tigen Dokumente projekt- und kundenbezogen auf seinen Bildschirm holen. Taifun- opendocument ermöglicht es ferner, Abläufe zu automatisieren, Prozesse abzubilden und rechtssicher zu archivieren. Taifun- MailServer archiviert empfangene und versendete Mails automatisch. Dabei stellt ein gezieltes Ausschlussverfahren sicher, dass nur erwünschte Sendungen gespeichert werden. Anwender der Produktlinien Taifun Handwerk, Handel, openbusiness sehen die Mails kundenbezogen in ihrem Hauptprogramm. Zu jedem Kunden oder Lieferanten kann auf diese Weise der komplette -Verkehr überblickt werden. Taifun- Mobile Auf - träge ist eine komplette Auftragsabwicklung für Laptops, Netbooks und alle windowsbasierten mobilen Computer. Für einen Kunden wird es beispielsweise möglich, einen Auftrag noch in der Wohnung auf dem Display des Monteur-Laptops zu unterschreiben. Wer sich Termine und Adressen aus Taifun auf sein Smartphone holen will, kann dies mit SyncML tun. Diese Applikation ermöglicht die Synchronisation von Terminen und anderen auftragsrelevanten Daten vom Hauptprogramm auf das Mobiltelefon und umgekehrt. Der Einsatzplaner von Syka-Soft als eigenständiges Programm arbeitet mit dem Modul Adressen (Kommunikationszentrale, Syka-Soft SHK-Code-Nr HEIZUNGSJOURNAL