Erfolgsgeschichte: Gartenbaubetrieb Markus Mühle!

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1 Andreas Hermsdorf / pixelio.de Rainer Sturm / pixelio.de Erfolgsgeschichte: Gartenbaubetrieb Markus Mühle! Funded by European Commission

2 Agenda 1 Unternehmen Anwendungen Auswahl und Entscheidung Kosten und Sicherheit Mitarbeiter Datenschutz und Arbeitsrecht Ergebnis und Ausblick 2

3 Rainer Sturm / pixelio.de Unternehmen 3

4 Gartenbaubetrieb Markus Mühle Meisterbetrieb Garten und Landschaftsbau 5 Mitarbeiter Selb, Oberfranken 4

5 Anwendungen 5

6 Problemfelder: Zu viel Koordinationsaufwand: da geht schonmal was durch Aufgabenverteilung Können wir den neuen Termin noch einschieben und den Zweiten ändern? ich muss mit dem Kunden telefonieren! ich muss mit dem Mitarbeiter sprechen, telefonieren oder besser auf der Baustelle vorbeifahren? oh nein, geht doch nicht! könntest Du Überstunden machen? Angebote und Abrechnung Der Änderungswunsch des Kunden und seine Folgen: ich muss telefonieren ja, der andere Mitarbeiter muss kommen weiss die Buchhaltung bescheid? ich müsste ein neues Angebot erstellen hab ich alle Fakten dazu weitergegeben? Habe ich alle Änderungswünsche und Arbeitszeiten an die Buchhaltung weitergegeben? Arbeitszeiten Notiert auf Zetteln, wenn überhaupt: oh, in der Hosentasche vergessen Freitag, da war ich doch bis 20h auf der Baustelle wieviel Stunden waren das noch? ich hab doch zwischendurch für den anderen Kunden die Walze besorgt 6

7 Welche Dienste nutzen Sie Alles Mobil: stringenter, einfacher, zeitsparender Websystem Gruppen-Plattform CRM/ERP Zeiterfassung Termine Aufgaben s Angebote Rechnungen CRM Eine Möglichkeit damit unsere Mirtarbeiterin auch vom Home-Office Zugang zu allen Kundendaten hat Das erleichtert die Kommunikation ungemein Aufzeichnungen Auswertungen Abrechnungen von Arbeitszeiten Projektcontrolling Abrechnungsgrundlagen für unsere Kunden 7

8 Auswahl und Entscheidung

9 Vorgehensweise 1. Betriebsinterne Projektskizze der typischen Arbeitsgebiete und Abläufe erstellen 2. Anforderungen für die einzelnen Gebiete und Problemfelder definieren 3. Dafür jeweils Anbieter suchen, die auch Test-Accounts anbieten. 4. Online prüfen Ohne Beratung Konzentration auf die eigenen Fragestellungen Leistungsfähigkeit des Supports testen Wie kundenfreundlich ist der Anbieter wirklich

10 sassi / pixelio.de Kosten und Sicherheit 10

11 Kosten Je nach Anwendung und Lizenzmodell im Bereich von 20 und 50 im Monat Gesamt für alle Mitarbeiter

12 Sicherheit Kriterien beachten - Auslagern ist dann günstiger und sicherer! Kriterien Deutsches oder europäisches Datenrecht Vertrauenswürdiger Anbieter Wenn möglich auch ein Anbieter aus dem KMU- Bereich, so dass keine Gefahr besteht, dass die Daten anderweitig verwendet werden und die Daten nur für den Nutzer einen Wert darstellen. Vorteile eines professionellen Hosting Services Als kleines Unternehmen können wir das Thema Datensicherheit durch eigene BackUps nicht so professionell lösen wie von darauf spezialisierten Anbietern Die tagtägliche Sicherung im Büro ist für uns schwierig, sehr aufwendig und verursacht hohe Kosten. 12

13 Auswirkung auf die Marge Gewinn an Arbeitszeit, die man dem Kunden tatsächlich in Rechnung stellen kann! Höhere Kernarbeitszeiten, weniger Frust- und Fehlzeiten Zeitnahe Transparenz für Kunden und Mitarbeiter Alle Arbeitsaufwendungen und Änderungen werden erfasst und können dem Kunden transparent dargestellt und damit auch berechnet werden. Weniger Diskussionsbedarf Mehr Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit Mehr Freizeit!

14 Mitarbeiter 14

15 Akzeptanz Positive Sichtweise ergibt sich durch gemeinsame Ziele. Ziele Auswirkung intern Auswirkungen extern Ziele gemeinsam erarbeiten Ziele gemeinsam festlegen Leider haben wir einen Mitarbeiter verloren, der sich in dem Thema nicht wiedergefunden hat Das Thema ist ein wichtiges Argument zur Fachkräfte - Gewinnung und Bindung, nicht nur bei jungen Mitarbeitern Dadurch ergibt sich eine gute Durchmischung des Altersverhältnisses und Ein hohes Maß der Eigenverantwortung der Mitarbeiter Positive Veränderung der Kundschaft Überwiegende Kommunikation via Dadurch positive Entwicklung des Stundensatzes für das Unternehmen 15

16 Datenschutz und Sicherheit 16

17 Arbeitsrecht - Privatsphäre Alles über öffentliche Datenleitungen Schutz der Mobilgeräte! Richtlinien Arbeitsschutz Einverständnis Pragmatischer Ansatz im Unternehmen mit 5 Mitarbeitern Handys werden nur für bestimmte Zwecke genutzt Tabu sind Social Media - Themen und Apps Es gibt genaue Richtlinien welche Dienste wie genutzt werden dürfen Klare Vereinbarungen über Erreichbarkeit und Freizeit bzw. wann muß ein Mitarbeiter antworten und wann soll er nicht gestört werden Alles sollte genau festgelegt werden Alle müssen einverstanden sein 17

18 Ergebnis und Ausblick

19 Ergebnis Seit unserer Einführung von Cloud-Plattformen vor mehr als fünf Jahren lebe ich wesentlich ruhiger. Ich fühle mich auch sicherer, was den täglichen Umgang der Software betrifft. Wir haben mit allen Herstellern gute Zusammenarbeit, wir profitieren von einer soliden Hotline. Der Support wird nahezu überhaupt nicht genutzt. Die Rechner laufen mit Windows 7 bzw. 8 stabil, keine Windows-Anwendungen, die sich behindern. Wir können uns ohne diese Plattformen eine moderne und auch zukunftsfähige Unternehmenskultur und den Ablauf der Prozesse nicht mehr vorstellen.

20 Rainer Sturm / pixelio.de Wie gefällt es den Kunden? Die Kunden sind sehr zufrieden Die Koordination läuft für alle Seiten reibungsloser. Die Kunden sind beeindruckt von unserer Flexibilität: Sonderwünsche Terminabsprachen Geschwindigkeit Die neue Transparenz durch sofortige Umsetzung in neue Kostenvoranschläge bei Änderungswünschen oder Materialänderungen wirkt sich sehr positiv auf die Stimmung und auch auf das Vertrauen aus. Die Leistungsfähigkeit spricht sich herum. Es kommen mehr neue Kunden auf uns zu.

21 Ausblick Derzeit entwickeln wir gemeinsam mit einem Anbieter eine Online- Warenwirtschaft für unser Fachgeschäft. Bei dieser Software wird der Online Handel mit dem Offline Handel im Laden miteinander verknüpft. Zusätzlich werden Marktplattformen und ein Shop System mit innovativen Verkaufskonzepten Integriert.

22 Noch Fragen? Q & A Fragen & Antworten 22

23 Bernd Kasper / pixelio.de Vielen Dank! Kontakt ebusiness-lotsen in Oberfranken: Institut für Informationssysteme der Hochschule Hof (iisys) Alfons-Goppel-Platz 1, Hof Anne-Christine Habbel Projektleitung IGZ Bamberg GmbH Kronacher Straße 41, Bamberg Katharina Kroll Projektleitung 23

24 Clouding SMEs Partner UEAPME aisbl European Association of Craft, Small and Medium-Sized Enterprises, Rue Jacques de Lalaingstraat 4, B-1040 Brussels, Belgium, Tel , Fax , EuroCloud Deutschland_eco e.v. Lichtstraße 43h, D Köln, Germany, Tel , Fax , Pan European ICT & ebusiness Network for SME SMESecretariat,4, Rue Jacques de Lalaing, B-1040 Brussels, Belgium, Tel , Fax , Bundesverband IT-Mittelstand e.v. Augustastraße 78-80, D Aachen, Germany Tel , Fax , Sarl 21 Rue de Nassau, L-2213 Luxembourg, Tel , Fax , EBS - Electronic Business Systems Ltd. Laskou 38, Papagos, , Attica, Greece, Tel , Fax , Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH Festplatz 9, D Karlsruhe, Germany, Tel , Fax , Ecipa Lombardia Soc. Coop. Via Eraclito, 10 I Milano, Italia, Tel , Fax , 24

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