Landeshauptstadt München Schul- und Kultusreferat

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1 Landeshauptstadt München Schul- und Kultusreferat Frau Stadträtin Marianne Brunner, Herrn Stadtrat Josef Schmid, Herrn Stadtrat Thomas Schmatz CSU Rathaus Elisabeth Weiß-Söllner Stadtschulrätin Neues Kommunales Rechnungswesen sorgt für Buchführungschaos an den Schulen! Der pädagogische Auftrag wird in Bürokratie erstickt! Antrag Nr /A 04141von Herrn StR Josef Schmid, Frau StRin Marianne Brunner und Herrn StR Thomas Schmatz vom , eingegangen am Az. D-HA II/V1 3/230-07/1 Sehr geehrte Frau Brunner, sehr geehrter Herr Schmid, sehr geehrter Herr Schmatz, nach 60 Abs. 9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist. Der Inhalt Ihres Antrages betrifft jedoch eine laufende Angelegenheit, deren Besorgung nach Art. 37 Abs. 1 GO und 22 GeschO dem Oberbürgermeister obliegt, weshalb eine beschlussmäßige Behandlung im Stadtrat rechtlich nicht möglich ist. Die Einführung bzw. der Einsatz von SAP und EBP (Enterprise Buyer Professional) bei der Landeshauptstadt München erfolgten jeweils auf der Grundlage von Stadtratsbeschlüssen. Die Umsetzung und Anwendung an den Dienststellen bzw. in den verschiedenen Verwaltungsbereichen der Landeshauptstadt München im täglichen Betrieb ist Aufgabe der laufenden Verwaltung. Neuhauser Str München Telefon: (089) Telefax: (089)

2 Seite 2 Zu Ihrem Antrag vom teile ich Ihnen Folgendes mit: Grundsätzliches Die Umstellung auf das MKRw (Münchner Kommunales Rechnungswesen) erfolgte für alle kommunalen Schulen der Landeshauptstadt München sowie die staatlichen Gymnasien, Realschulen und die staatlichen beruflichen Schulen zum Zu diesem Zeitpunkt wurden die bis dahin zur Verwaltung der Budgets eingesetzten Systeme HÜL und VGW abgeschaltet. Ab März 2004 wurde sukzessive in den genannten Bereichen das dem SAP-System vorgeschaltete Beschaffungstool EBP (Bestell- und Rechnungsanweisung) eingeführt. Die Grund-, Haupt- und Förderschulen wurden damals von der Systemumstellung nicht erfasst, da die Vernetzung aller Schulen nicht rechtzeitig umgesetzt werden konnte. Mit den Mitgliedern des Arbeitskreises Sachwaltung - bestehend aus Schulleiterinnen und Schulleitern dieses Bereiches wurde aber in der Zeit vom bis ein Testbetrieb dieses Systems durchgeführt, der nach Beendigung einstimmig abgenommen wurde. Die Umstellung des Zuschusssystems für die staatlichen Hauptschulen, Grundschulen und Förderschulen erfolgte schließlich zum Das Verfahren ist gegenüber den anderen Schularten vereinfacht, da nur die Bestellungen von den Schulen selbst eingegeben werden, die Rechnungsanweisung aber zentral erfolgt. Das zuvor praktizierte Zuschusssystem gestattete keine vergleichsweise Abbildung der Haushaltsdaten analog den Schulen, die bereits seit 2004 im System integriert waren. Die produktorientierte Erstellung des Haushaltes, erstmalig für das Haushaltsjahr 2009 verbindlich für alle Bereiche der Stadtverwaltung umzusetzen, orientiert sich an den sogenannten Ist-Werten, dem tatsächlichen Verbrauch an den Schulen. Diese IST-Kosten hätten mit dem sog. Zuschusssystem nicht ermittelt werden können. Eine solide - auch für die Schulen nachvollziehbare - Planungsgrundlage für die Ermittlung der Budgets wäre somit nicht gegeben. Sobald seinerzeit die Zuschüsse auf das Schulkonto ausgezahlt worden waren, waren die Mittel zudem nicht mehr im städtischen Haushalt geführt und damit der Disposition des städtischen Kassenund Steueramtes entzogen. Die am Ende des Haushaltsjahres nicht verbrauchten Finanzmittel konnten nicht analog dem städtischen Verfahren ausgewiesen werden, sondern mussten außerhalb des städtischen Buchhaltungssystems manuell je Schule erfasst werden. So waren z.b. zum Rechnungsschluss 2006 auf den Sparkassenkonten der Grund-, Haupt- und Förderschulen Restmittel aus Vorjahren in Höhe von 2,6 Mio. Euro verblieben. An dieser Stelle möchte ich darauf verweisen, dass die Möglichkeit des Ansparens von Mitteln über ein Haushaltsjahr hinweg durch die Entscheidung des Stadtrats, auch weiterhin die Übertragung von Haushaltsausgaberesten zuzulassen, unverändert gewährleistet ist und ohnehin nie an das Zuschusssystem der Grund-, Haupt- und Förderschulen gekoppelt war. Entgegen Ihren Ausführungen verfügen die Schulen auch nach der Umstellung über ein festes Budget. Das Verfahren zur Ermittlung des Budgets wurde modifiziert, aber in der Grundstruktur beibehalten. Das Budget wird für ein Jahr festgelegt, der aktuelle Stand der verfügbaren Mittel ist durch regelmäßige Berichte den Schulen stets aktuell zugänglich. Die an die Verwaltung von den Einrichtungen herangetragene konstruktive Kritik an diesen Berichten wurde und wird vom Schulreferat zum Anlass genommen, konsequent an der Optimierung dieser Berichte zu arbeiten. Die Finanzabteilung des Schul- und Kultusreferates hat im Übrigen hierzu umfangreiche Schulungsmaßnahmen angeboten, die von den Schulleitungen gut angenommen wurden. Zu Ihrem Hinweis, dass im Rahmen des Vollzugs des früheren Zuschusssystems nur größere Anschaffungen über die Vergabestelle liefen, möchte ich darauf hinweisen, dass die städtischen Vorschriften zur Beschaffung (lt. Beschaffungsordnung) auch damals für die Grund-, Haupt- und Förderschulen zwingend einzuhalten waren. Auch in der Vergangenheit mussten also Anschaffungen, die über der Selbstbeschaffungsgrenze lagen bzw. für die entsprechende Rahmenverträge vorlagen, über die Vergabestelle abgewickelt werden. Durch die entsprechenden Vergaberichtlinien ist es bei bestimmten Anschaffungen nötig, eine entsprechende Ausschreibung der gewünschten Artikel durchzuführen. Dass aber hier erhebliche Beschaffungszeiten - wie von Ihnen ausgeführt teilweise ein Jahr - anfallen, ist lediglich in absoluten

3 Seite 3 Einzelfällen eingetreten. Üblich ist dies keineswegs. Auch ist uns kein Fall bekannt, nach dem von den Vergabestellen Bedarfsanforderungen "gesammelt" werden, um dadurch günstigere Konditionen zu erzielen. Rechnungssachbearbeitung durch die Finanzabteilung des Schul- und Kultusreferates Das für die Abrechnung der seinerzeitigen Zuschüsse von den Schulen verwendete Finanzbuchhaltungs - Programm (FIBU) war niemals offiziell zugelassen worden und zudem ein reines Belegerfassungsprogramm, das mit einer kaufmännischen Buchführung nichts gemeinsam hatte. Die Anwendung zur Abwicklung städtischer Haushaltsmittel war daher selbstredend fragwürdig. Die Ablösung durch ein städtisches Verfahren war auch so gesehen notwendig und richtig. Auch weiterhin bestätigt die Schulleitung die sachliche und ziffernmäßige Richtigkeit von Rechnungen. Die eigentliche Zahlungsanweisung erfolgt zur Entlastung der Schule zentral bei der Finanzabteilung des Schul- und Kultusreferates. Die Rechnungen können auch per Fax dorthin übermittelt werden, die Anweisung erfolgt bei der Finanzabteilung des Schul- und Kultusreferates in aller Regel sehr zeitnah (1-2 Tage). Dort werden die Rechnungen skontogerecht verbucht. Bei einem drohenden Skontoverlust wird stets versucht, durch bilaterale Rücksprache mit dem Lieferanten eine Skontofristverlängerung zu vereinbaren, was in der Regel auch problemlos akzeptiert wird. Skontoverluste sind daher bisher äußerst marginal aufgetreten und lagen hauptsächlich in der Tatsache begründet, dass Rechnungen während der Ferienzeiten in den Schulen liegen geblieben sind und erst weit nach Zahlungsziel bei der Finanzabteilung des Schul- und Kultusreferates zur weiteren Bearbeitung in den Einlauf kamen. Der von Ihnen thematisierte Eingang von Mahnungen ist dem Umstand geschuldet, dass aufgrund der Rahmenverträge, die von den städtischen Vergabestellen mit den Lieferanten geschlossen werden, ein großzügigeres Zahlungsziel ausgehandelt wird als die Lieferanten oft auf den Rechnungen standardmäßig ausweisen. Das liegt daran, dass die Lieferanten i. d. R. keine eigene spezifisch auf die Landeshauptstadt München ausgerichtete Rechnungs- bzw. Mahnungssachbearbeitung führen. Die Mahnungen können selbstverständlich zentral an die Finanzabteilung des Schul- und Kultusreferates gesandt werden, um dort überprüfen zu lassen, ob der Rechnungsbetrag bereits zur Zahlung angewiesen wurde. Dies kann und muss nicht von den Einrichtungen in eigener Zuständigkeit veranlasst werden. Fast ausnahmslos stellte sich hierbei in der Vergangenheit heraus, dass die Rechnungen bereits angewiesen wurden. Selbstverständlich kann aber niemals ausgeschlossen werden, dass es bei der Vielzahl von Belegen vorkommen kann, dass Rechnungen auf dem Postweg verloren gehen. Eine finanzielle Einbuße in einem nennenswerten Rahmen ist bislang allerdings für die Landeshauptstadt München nicht entstanden. Manuelle Führung eines Kassenbuches bis zur Einführung einer EDV-basierten Lösung; Handkassenverwaltung Die Verwaltung der Handkasse und des Haushaltskontos ist auch aus städtischer Sicht verbesserungswürdig. Es wird derzeit an der Erstellung eines elektronischen Kassenbuches gearbeitet, das die bisherige umständliche Handhabung ablösen soll. Bis zur Realisierung des elektronischen Kassenbuches wurde den Einrichtungen vom Schul- und Kultusreferat bereits ein EXCEL- basiertes Hilfsinstrument zur Saldenermittlung zur Verfügung gestellt. Die Handkassenabrechnungen können von den Schulen bei Bedarf (nicht erst bei Erreichen eines Ausgabevolumens von 500 Euro) zur Finanzabteilung des Schul- und Kultusreferates gesandt werden mindestens aber einmal im Monat. Diese Abrechnungen werden bevorzugt bearbeitet, d.h. in der Regel am Tag des Eingangs bzw. spätestens am folgenden Werktag. Die anschließende Zahlungsanweisung zur Auffüllung der Handkasse über die Stadtkasse an die Schule dauert maximal 5 Tage. Fazit

4 Seite 4 Dass die Umstellung eines jahrelang geführten Systems - zumindest im Einführungsjahr - erhebliche Mehrarbeit hinsichtlich Unstimmigkeiten und Rückfragen erfordert und nicht reibungslos verlaufen wird, war den an der Umsetzung Beteiligten bewusst. Das Schul- und Kultusreferat arbeitet ständig daran, durch Informationen und individuelle Schulungen das Wissen, die Akzeptanz und das Handling an den Schulen zu verbessern und versucht kontinuierlich die Arbeitsvorgänge zu optimieren, soweit dies aufgrund städt. Regelungen bzw. gesetzlicher Vorgaben möglich ist. Die Aufforderung zu einer Rückkehr zur Auszahlung von Zuschüssen ist im Hinblick auf die notwendigen grundsätzlichen Anforderungen an das städtische Rechnungswesen nicht zielführend und umsetzbar. Im Übrigen erreichen das Schul- und Kultusreferat durchaus auch positive Rückmeldungen von Schulen, die mit dem neuen System gut zurechtkommen.

5 Seite 5 Von den vorstehenden Ausführungen bitte ich Kenntnis zu nehmen und gehe davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist. Elisabeth Weiß-Söllner Stadtschulrätin

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