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1 1. Rechnen mit Excel / erste Schritte Rechnen Summe Relativer Bezug, Absoluter Bezug Relativer Bezug Absoluter Bezug Kassenbuch Rechnungsausgangsbuch Version Version Version Version Version Version Fahrtenbuch Erstellen des Fahrtenbuchs Drucken des Fahrtenbuchs Zeiterfassung Kalkulation 41 Seite 1 von 43

2 Im Folgenden erläutere ich schrittweise das Entstehen der einzelnen Excelmappen 1. Rechnen mit Excel / erste Schritte 1.1. Rechnen Benutzte Arbeitsmappen: eine leere Mappe. Excel ist im Wesentlichen ein sehr komfortabler Taschenrechner. Rechnen in Excel ist gar nicht schwer, wenn Sie sich an Algebra erinnern. In Algebra würden Sie schreiben: A = B + C + D In Excel wird eine Zelle, also der Ort, in den eine Variable eingetragen wird, nicht durch einen Buchstaben sondern durch eine Kombination aus Buchstabe und Zahl identifiziert. Also würde eine solche Formel in Excel heißen: A1 = B1+C1+D1 Wenn Sie in einer Zelle das Ergebnis einer Berechnung haben wollen, müssen Sie den Cursor in diese Zelle stellen. Dadurch weiß Excel, wohin das Rechenergebnis gehört. Somit bleibt von der Formel übrig =B1+C1+D1 Das Zeichen = ist ganz wichtig. Nur durch = weiß Excel, dass es sich um eine Rechenoperation handelt. Wenn Sie das = vergessen, wird nicht gerechnet sondern Excel interpretiert Ihre Eingaben (B1+C1+D1) als Text. Probieren Sie es bitte aus und tragen ein: In B1 die Zahl 1, C1 die Zahl 2, D1 die Zahl 3. Dann in A1 B1+C1+D1. Wie Sie sehen, wird nichts errechnet. Jetzt ändern Sie bitte A1, indem Sie ein = davor setzen. Seite 2 von 43

3 Hinweis: längere Formeln bearbeiten Sie Sinnvollerweise nicht in der Zelle sondern in der Formelleiste, auch Bearbeitungsleiste genannt. Seite 3 von 43

4 1.2. Summe Auf die eben beschriebene Weise können Sie z.b. Summen ausrechnen. In A2 bis A5 stehen die Werte 1 bis 4. In A6 soll die Summe dieser Werte stehen. Um das zu erreichen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Version 1. Sie tippen in der Zelle A6 die Formel also =A2+A3+A4+A5. Dann schließen Sie, und das ist ganz wichtig, Ihre Eingabe ab. Das können Sie entweder, indem Sie auf das grüne Häkchen klicken oder durch Return. Wollen Sie die Eingabe nicht abschließen sondern verwerfen, weil Sie sich vertippt haben, dann klicken Sie auf das rote X oder drücken die Taste Esc. Version 2 Anstatt die Namen der einzelnen Zellen zu tippen, können Sie auch mit der Maus darauf klicken. Das macht vor allem dann Sinn, wenn es sich um Zellen handelt, die eine große Zahl im Zellnamen haben, also z. B. C Wenn Sie die Formel mit Hilfe der Maus erstellen, benutzen Sie Tastatur und Maus immer abwechselnd. Sie tippen = und klicken auf A2, tippen + und klicken auf A3 usw. Auch hier ist es ganz wichtig, dass Sie Ihre Eingaben abschließen, am einfachsten mit CR. Bei vier Zahlen ist es recht einfach, eine Summe zu bilden, bei mehreren hundert Zellen wird es aufwändig und fehleranfällig, auf die beschriebene Art zu summieren. Diesem Umstand trägt Excel Rechnung, indem es die Funktion SUMME() anbietet. Seite 4 von 43

5 Was ist eine Funktion? Eine Funktion ist ein Programm. Programme (Funktionen) tun etwas, sie nehmen Eingaben entgegen. Programme verarbeiten diese Daten. Programme geben etwas aus, in eine Datei, auf den Drucker, auf den Bildschirm. Man spricht in der EDV vom EVA Prinzip. Eingabe Verarbeitung Ausgabe Jede Funktion hat den gleichen Aufbau. Zuerst kommt der Funktionsname. Eine Funktion hat einen Namen, damit Sie als Anwender wissen, was die Funktion macht. Danach kommt eine runde öffnende Klammer ( und eine runde schließende Klammer ). Die Klammern sind nötig, damit die Funktion weiß, wo die Eingaben beginnen und enden. In die Klammern gehören die Eingaben für die Funktion. Man spricht auch von Argumenten oder Parametern. Die Parameter werden entweder mit Semikolon getrennt oder mit Doppelpunkt verbunden. Funktionen geben etwas aus, z. B. das Ergebnis einer Berechnung. Damit Excel weiß, wo es die Ausgabe der Funktion hinstellen soll, muss der Cursor beim Aufrufen der Funktion in genau der Zelle stehen, in der Sie das Ergebnis der Funktion sehen wollen. Das Ganze wird sicher deutlicher an Hand des folgenden Beispiels. Seite 5 von 43

6 Version 3 Wenn Sie die Funktion Summe benutzen wollen, stellen Sie zuerst den Cursor in die Zelle, in der die Summe errechnet werden soll. Danach klicken Sie auf das Summensymbol. Excel schlägt den zu summierenden Bereich vor. Sie erkennen ihn an den Ameisenlinien. Sie drücken bitte einfach die CR Taste. Schließen Sie ihre Eingabe mit CR ab, klicken Sie nicht mit der Maus sinnlos auf irgendeine Zelle, drücken Sie CR und dann erst geht es weiter. In der Zelle A6 sehen Sie den Aufbau der Funktion SUMME. Vor die Funktion kommt das Zeichen =. Damit weisen Sie der Zelle A6 das Ergebnis der Berechnung zu. Anders formuliert, das = besagt, der Inhalt der Zelle ist das Ergebnis der Berechnung, die die nachfolgende Funktion liefert. Danach kommt der Funktionsname, im Beispiel ist das SUMME. Dann kommen die Klammern (). In den Klammern stehen die Parameter der Funktion. Im Beispiel haben Sie die beiden Parameter A2 und A5. Parameter werden entweder durch Semikolon getrennt oder durch Doppelpunkt verbunden. Im Beispiel werden die Parameter verbunden. Parameter mit Doppelpunkt kann man immer interpretieren als von bis. Wenn Sie versuchen würden, die Formel in einen ganzen Satz zu fassen, könnten Sie z. B. sagen: Seite 6 von 43

7 Ich möchte in der Zelle A6 eine Summe haben. Excel soll alle Werte von der Zelle A2 bis zu der Zelle A5 summieren. Version 4 In der Zelle A7 sehen Sie vorübergehend ein Kästen, in dem steht Summe(Zahl1;[Zahl2]; ) Sie bekommen, beim Anwenden einer Funktion den schematischen Aufbau der Funktion angezeigt. Zahl1 und Zahl2 stehen für beliebige Werte. Die Semikola sind die Trennzeichen zwischen den Parametern. Die eckigen Klammern bedeuten, dass der Wert optional ist und die drei Pünktchen deuten an, dass die Funktion Summe mehr als zwei Parameter haben kann. Vermutlich ist es für Sie etwas verwirrend, dass in der Zelle A6 der verbindende Doppelpunkt benutzt wird und darunter das trennende Semikolon. Von der Funktion SUMME() gibt es zwei Versionen. Möchten Sie, dass alle Werte in einem bestimmten zusammenhängenden Bereich summiert werden, so geben Sie die erste und die letzte Zelle des Bereichs an. Als verbindendes Zeichen benutzen Sie den Doppelpunkt. Möchten Sie hingegen nur gewisse einzelne Werte summieren, müssen Sie diese Werte bzw. Zellnamen separat angeben und durch Semikolon trennen. Die in der Grafik sichtbare Formel summiert B2, B3 und B5. Seite 7 von 43

8 1.3. Relativer Bezug, Absoluter Bezug Die Beispiele finden Sie in der Arbeitsmappe mit dem Namen Rechnen Sie sehen hier die Umsatzzahlen von einigen Vertriebsbeauftragten Relativer Bezug Erstellen Sie bitte in C8 die Summe für den Januar Dazu klicken Sie in die Zelle C8, klicken auf das Summensymbol und drücken Die CR-Taste. Das ist die taste rechts von # mit dem Pfeil darauf. Alternativ können Sie die Taste mit der Aufschrift Enter benutzen. Wenn Sie auch die Werte für die anderen Monate möchten, könnten Sie den Vorgang der Summierung wiederholen, es geht aber auch einfacher. Wenn Sie eine Formel einmal erstellt haben, dann müssen Sie diese Berechnungsanweisung nicht immer wieder tippen. Sie können die Formel kopieren und einfügen. Oder, noch einfacher, Sie können die Formel nach unten bzw. nach rechts ziehen. Dazu klicken Sie in die Zelle, die die Formel enthält. Der Cursor muss die Form eines dünnen schwarzen Kreuzes haben. Dann ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das kleine Quadrat am rechten unteren Rand der Zelle nach rechts bzw. nach unten. Wenn Sie die Formel in alle gewünschten Zellen kopiert haben, lassen Sie die Maus los. Die Summenfunktion errät nicht nur, welche Zellen über dem jeweiligen Standort des Cursors stehen und summiert werden sollen sondern auch welche Zellen links vom Standort des Cursors sich als zu summierende anbieten. Wie Sie auf dem Screenshot sehen, schlägt Excel C4 bis F4 vor. Falls dieser Vorschlag dem entspricht, was Sie möchten, drücken Sie einfach nur Enter. Falls Sie die Formel von oben nach unten kopieren gibt es für diesen speziellen Fall eine weitere Möglichkeit. Sie ziehen nicht an dem kleinen Quadrat, sondern führen einen Doppelklick darauf aus. Dann wird die Formel nach unten kopiert, soweit links oder rechts von der betreffenden Zelle Daten stehen. Wie Sie sehen, hat Excel die Formel nicht nur kopiert sondern auch angepasst. Aus C4:F4 wurde C5:F5, C6:F6, C7:F7. Seite 8 von 43

9 Dieses Kopieren durch Ziehen mit der Maus ist eine der Stärken von Excel, Sie erreichen viel mit wenig Aufwand. Man spricht hier von relativem Bezug. Bezug, weil sich eine Zelle auf eine andere bezieht, oder auch, weil eine Zelle Daten aus einer anderen bezieht. Relativ, weil der Bezug nicht absolut ist, sich also immer auf die gleiche Zelle bezieht sondern relativ zur Zelle ist, in der gerade gearbeitet wird. In einem nächsten Schritt errechnen Sie bitte für jeden VB Provision. Zunächst gehen wir von einem festen Provisionssatz von 10 Prozent aus. Als Formel schreiben Sie in die Zelle H4 = G4 /100*10. Wichtig, schließen Sie die Eingabe mit CR ab. Dann ziehen Sie G4 nach unten, damit die Formel in die anderen Zellen kopiert wird. Schöner wäre es, wenn Sie nicht mit einem fixen sondern mit einem variablen Prozentsatz rechnen könnten. Schreiben Sie bitte in Zelle I2 den Wert 20 und in Zelle H4 = G4/100*I2. Dann ziehen Sie H4 nach unten. Leider erhalten Sie nicht die gewünschten Ergebnisse. In H5 bis H7 steht der Wert 0. Wenn Sie sich die Zellen H5 bis H7 ansehen, wird klar, was passiert ist. Excel hat den Bezug kopiert. Aus G4 und I2 wurden G5 und I3, G6 und I4 und G7 und I5. Seite 9 von 43

10 Da in den Zellen I3 bis I5 nichts steht, ist das Ergebnis der Berechnung in den Zellen G5 bis G7 der Wert 0. Hinweis: Wenn Sie in Excel durch Ziehen mit der Maus Formeln kopieren, dann werden eigentlich nicht Zellen kopiert, sondern Bezüge. Wenn Sie die Zelle H4 in H5 kopieren, dann kopiert Excel die Information, wie gerechnet werden soll, ausgehend von der Zelle, in der die Ursprungsformel steht. Die Ursprungsformel heißt für Excel, nimm den Wert der Zelle links von der momentanen Position und multipliziere ihn mit dem Wert in der Zelle, die eine Spalte nach rechts und drei Spalten nach oben steht. Wenn Sie die Formel von H4 nach H5 kopieren, dann ist die Zelle links vom aktuellen Standort (H5) die Zelle G5. Und die Zelle eine Spalte nach rechts und drei Spalten nach oben ist I3. Excel kopiert also das Verhältnis der Standorte der Zellen zueinander, mit einem Wort, Excel kopiert die Bezüge. Sie lösen das Problem, indem Sie statt eines relativen Bezugs einen absoluten Bezug benutzen Absoluter Bezug Bei einem absoluten Bezug können Sie Formeln durch Ziehen mit der Maus kopieren, ohne dass sich die Zellen, aus denen die Daten für die Formel kommen, ändern. Sie erstellen einen absoluten Bezug, indem Sie vor die Zellnamen jeweils ein $ Zeichen setzen. Dabei ist ganz wichtig, dass Sie das Zeichen $ vor beide Teile des Zellnamens setzen. Dann sieht die Formel in H4 so aus: =G4/*$I$2. Sie erleichtern sich die Arbeit, wenn Sie die $ Zeichen nicht tippen, sondern den Cursor vor den jeweiligen Zellnamen stellen und F4 drücken. Dadurch werden die Dollarzeichen automatisch eingefügt. Nachdem Sie die Formel in H4 geändert haben, ziehen Sie die Zelle bitte nach unten. Wie Sie sehen, rechnet Excel jetzt richtig. Hinweis: wenn Sie mit Prozentwerten arbeiten, müssen Sie entweder das Prozentzeichen zusammen mit der Zahl eingeben, also 20% oder Sie müssen vor der Eingabe die Zelle mit dem Format Prozent belegen. Seite 10 von 43

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12 2. Kassenbuch Schritt 1: Erstellen einer Arbeitsmappe mit 12 Tabellen. Öffnen Sie Excel Klicken Sie auf einer der vorhandenen Tabellen mit der rechten Maustaste und wählen die Option Einfügen. Klicken Sie auf Tabellenblatt und dann auf die Schaltfläche OK. Anstatt diesen Vorgang des Einfügens einer Tabelle mehrmals zu wiederholen können Sie auch die Taste mit der Aufschrift Strg und die Taste y drücken. Strg + y wiederholt den zuletzt ausgeführten Befehl. Der letzte Befehl war das Einfügen der Tabelle. Mit jedem Strg + y wird eine weitere Tabelle eingefügt. Seite 12 von 43

13 Alternativ dazu können Sie auch gleich eine Mappe mit 12 Tabellen erstellen. Dazu wählen Sie vor dem Erstellen einer neuen Mappe Menü / Extras / Optionen Seite 13 von 43

14 Dadurch erreichen Sie, dass Excel neue Arbeitsmappen mit 12 Tabellen erstellt. Schritt 2: Umbenennen der Tabellen Eine Tabelle können Sie durch Klick mit der rechten Maustaste und Klick mit der linken Maustaste auf Umbenennen für die Namensänderung vorbereiten. Aber auch hier gibt es einen einfacheren Weg. Ein Doppelklick auf das Tabellenregister gibt Ihnen die Möglichkeit, der jeweilige Tabelle einen anderen Namen zu geben. Seite 14 von 43

15 Schritt 3: Erstellen einer Gruppe und einfügen von Text Als nächstes sollten Sie eine Gruppe erstellen. Stellen Sie sich die einzelnen Exceltabellen vor wie Blätter, die innerhalb einer Mappe hintereinander liegen. Wenn Sie zwischen mehrere Blätter einige Lagen Kohlepapier legen und auf das erste Blatt schreiben, erscheint auch auf den anderen Blättern das, was Sie auf das erste Blatt geschrieben haben. Eine Gruppe ist also eine Art elektronisches Kohlepapier. Um eine Gruppe zu erstellen wählen Sie aus dem Kontextmenü, das ist das Menü, das die rechte Maustaste bietet die Option Alle Blätter auswählen. Danach schreiben Sie die Texte, die auf allen Blättern erscheinen sollen. Seite 15 von 43

16 Schritt 4: Tabelle formatieren Wenn Sie möchten, können Sie die Überschrift noch fett machen und die Zellen mit Farbe füllen. Oft passiert es, wenn Sie Text in Zellen schreiben, dass manche Zellen zu schmal sind, sodass Sie den Text gar nicht richtig lesen können. Sie können entweder die Spalte zwischen den Spaltenköpfen (A B C usw.) mit gedrückter linker Maustaste auseinanderziehen oder Sie markieren die ganze Tabelle durch Klick auf die Stelle links von Spalte A und oberhalb von Zeile 1. Dadurch wird die ganze Tabelle markiert. Alle Aktionen, die Sie danach durchführen wirken sich auf die gesamte Tabelle aus, da die gesamte Tabelle markiert wurde. Durch einen Doppelklick auf die Stelle zwischen zwei beliebigen Spalten stellt Excel für alle Spalten die optimale Breite ein. Zum Schluss sollten Sie noch alle relevanten Zellen auf das Format Euro stellen. Nachdem Sie die Arbeiten erledigt haben, die in allen Tabellen vorgenommen werden müssen,sollten Sie die Gruppe wieder aufheben. Das geschieht durch Klick auf irgendeine der Tabellen. Schritt 5: Eingabe der Werte Sie können nun die Werte eingeben. In Zelle E3 gehört der Betrag, mit dem das Kassenbuch startet. Ab Zeile 4 tragen Sie Ihren Einnahmen und Ausgaben ein mit Belegnummer, Datum und Rechnungstext. Den Bestand errechnen Sie automatisch nach der Formel: =E3-B4+A4. Seite 16 von 43

17 Wie Sie sehen, hat Excel anhand Ihrer Eingabe erkannt, dass in Spalte D jeweils ein Datum steht und gibt kein Euro Zeichen aus. Aber Spalte C muss neu formatiert werden. Dazu klicken Sie auf den Spaltenkopf von Spalte C. Der Spaltenkopf ist ganz oben, wo der Buchstabe C steht. Dann wählen Sie: Seite 17 von 43

18 Die weiteren Werte einzugeben ist nicht schwer. So z. B. könnte das Kassenbuch nach einiger Zeit aussehen. Wie Sie sehen,fehlt, abgesehen von Zelle E4, überall der Bestand. Das ist aber überhaupt kein Problem. Dazu klicken Sie in die letzte Zelle, in der die Formel zur Errechnung des Bestandes steht. Die Zelle bekommt einen Rahmen mit einem kleinen Quadrat rechts unten. Auf dieses Quadrat führen Sie einen Doppelklick aus. Dadurch wird die Formel automatisch nach unten kopiert. Wichtig ist nur, dass der Cursor (Mauszeiger) die Form eines dünnen schwarzen Kreuzes hat. Diese Form erhält er, wenn Sie genau auf dem Quadrat stehen. Alternativ dazu können Sie auch die Formel nach unten kopieren, indem Sie auf das Quadrat gehen und mit gedrückter linker Maustaste die Formel nach unten ziehen. Sollten Sie zu weit nach unten gezogen haben, können Sie überflüssigerweise mit der Formel versehene Zeilen ja einfach löschen. In allen anderen Tabellen arbeiten Sie genauso, wie in Tabelle Januar, bis auf einen kleinen Unterschied. Der erste Eintrag in den Tabellen ab dem Februar ist der Endwert des Vormonats. Dazu klicken Sie auf die entsprechende Zelle, in unserem Beispiel auf E3 und schreiben das Gleichheitszeichen. Danach klicken Sie auf die Tabelle des Vormonats und dann auf die Zelle, die den Endwert des Vormonats enthält. Sie schließen diese Eingabe mit der Taste Enter ab. Wie Sie sehen, holt Excel in der Tabelle Februar für die Zelle E3 den Wert aus der Zelle E27 der Tabelle Januar. Seite 18 von 43

19 Wenn Sie das Kassenbuch abgeschlossen haben und ein neues Kassenbuch für das nächste Jahr erstellen wollen, können Sie das erste Kassenbuch einfach unter einem anderen Namen speichern und alle überflüssigen Daten löschen. Sie müssen bitte beide Kassenbücher geöffnet haben und im neuen Kassenbuch in der Tabelle Januar in der Zelle E3 stehen. Sie tippen das Gleichheitszeichen Sie wechseln in das Kassenbuch des Vorjahrs Sie klicken auf den Endbestand des Dezembers Sie schließen Ihre Eingabe mit der Taste Enter ab. Seite 19 von 43

20 3. Rechnungsausgangsbuch 3.1. Version 1 Benutzte Arbeitmappen: eine leere neue Mappe Das hier vorgestellte Rechnungsausgangsbuch hat nicht den Sinn,Rechnungen zu schreiben sondern soll Ihnen einen Überblick über Ihre Ausgangsrechnungen geben. Wie Sie eine Mappe erstellen, Tabellen anlegen und umbenennen, haben Sie im ersten Beispiel gesehen. Schritt 1: Gestaltung der ersten Zeile Zuerst sollten Sie die Überschriften pro Spalte eintragen. Dann markieren Sie bitte die erste Zeile durch Klick auf den Zeilenkopf und machen Sie fett. Anschließend klicken Sie bitte an die Stelle links von Spalte A und über Zeile 1. Dadurch wird die ganze Tabelle markiert. Durch Doppelklick auf die Stelle zwischen zwei Spaltenköpfen wird für die ganze Tabelle die optimale Breite eingestellt. Seite 20 von 43

21 Schritt 2: Eingabe und Formatierung der Daten Jetzt können Sie Ihre Daten eingeben. Kunde und Netto sind kein Problem. Die Mehrwertsteuer rechnet sich wie folgt: Sie tippen in C2 = B2*0,19 Dann bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Anstatt den Zellnamen B2 zu schreiben, können Sie auch einfach auf B2 klicken. Der Bruttobetrag errechnet sich nach der Formel = B2+C2. So z. B. könnte das Rechnungsausgangsbuch nach dem ersten Eintrag aussehen. Bedauerlicherweise werden die Beträge nicht als Euro angezeigt. Dazu markieren Sie die Spalten B, C und D und wählen Seite 21 von 43

22 Die Formeln in Spalte C und D müssen Sie nicht nochmals eingeben. Seite 22 von 43

23 3.2. Version 2 So weit, so gut, aber man kann dieses Rechnungsausgangsbuch noch viel komfortabler gestalten. Schritt 1: Eine einzige Zelle für die Mehrwertsteuer Tragen Sie bitte in I2 den Mehrwertsteuersatz in Prozent ein. Dabei sollten Sie beachten, dass Sie das Prozentzeichen mit eingeben, sonst rechnet Excel falsch. Dann ändern Sie die Formel in C2. = B2*I2 Wenn Sie jetzt die Formel nach unten kopieren, stellen Sie fest, dass Excel großen Unfug rechnet. Das hat folgenden Grund In C2 steht = B2*I2 In C3 steht = B3*I3 In I3 steht nichts, also wird eine Mehrwertsteuer mit dem Wert 0 gerechnet. Sie korrigieren den Fehler, indem Sie einen sogenannten absoluten Bezug erstellen. Absoluter Bezug bedeutet, dass Sich Teile eine Formel immer auf die gleiche Zelle beziehen, egal wohin Sie die Formel kopieren. Sie erstellen den absoluten Bezug, indem Sie vor I und vor 2 ein Dollarzeichen setzen. Der Dollar sagt Excel, dass sich die Formel immer auf I2 beziehen soll, egal wohin sie kopiert wird. Einfacher erstellen Sie den absoluten Bezug, indem Sie den Mauszeiger vor den Zellnamen I2 stellen und die Funktionstaste mit der Aufschrift F4 drücken. Danach können Sie die Formel an beliebige Stellen kopieren. Seite 23 von 43

24 3.3. Version 3 In Version 3 des Rechnungsausgangsbuchs speichern Sie den Mehrwertsteuersatz nicht im Rechnungsausgangsbuch sondern in einer separaten Mappe. Wenn Sie von einer Mappe aus auf eine andere zugreifen wollen, müssen beide Mappen geöffnet sein. Schreiben Sie in C2 bitte =C2* Dann klicken Sie auf die Mappe Stammdaten, Tabelle Steuersatz, Zelle B2. Schließen Sie die Eingabe der Formel mit Enter ab Version 4 In Version 4 möchte ich zeigen, wie man überprüft, ab wann eine Mahnung geschrieben werden sollte. Schritt 1 Schreiben Sie in die Zelle I2 bitte = Heute(). Die Funktion HEUTE() liefert das jeweils aktuelle Tagesdatum. Hinweis: die Klammern müssen auf jeden Fall geschrieben werden, weil die Funktion sonst einen Fehler meldet. Seite 24 von 43

25 Wenn Sie auf Enter drücken, steht in der Zelle das jeweilige Tagesdatum. Jetzt ergänzen Sie bitte den Inhalt der Zelle, indem Sie vom Tagesdatum das Datum der Rechnungsstellung subtrahieren. Dass Excel ein Datum ausgibt ist logisch, da Sie als erstes die Datumsfunktion HEUTE() eingegeben haben, wurde die Zelle als Datum formatiert. Ändern Sie das bitte über Menü / Format Zellen / Zahlen. Seite 25 von 43

26 Excel weist dann die Anzahl der Tage zwischen dem Datum der Rechnungsstellung und dem Tagesdatum aus. Schritt 2 In der Spalte J errechnen wir dann, ob der Kunde gemahnt werden soll oder nicht. Wenn in I2, also der Zelle, in der die Tage seit der Rechnungsstellung stehen, eine größere Zahl steht als in M2, also der Zelle, in der die Tage bis zum Zahlungsziel stehen, soll der Text Mahnen erscheinen, sonst gar nichts. Wenn Sie die Formel nach unten kopieren, wird es einen logischen Fehler geben. In I2 steht die Anzahl der Tage, in I3, I4 usw. steht nichts. Sie müssen also I2 einen absoluten Bezug geben, damit die Formel stimmt, wenn Sie sie nach unten kopieren. Seite 26 von 43

27 Schritt 3: Bedingung für Mahnung verfeinern So ganz stimmt es noch nicht, denn Sie wollen ja nur mahnen, wenn nach X Tagen noch kein Geld eingegangen ist. Also muss in die Formel noch eine Ergänzung, die sicherstellt, dass die jeweilige Zelle (Datum Geldeingang) in Spalte H leer ist. Hier sehen Sie drei Funktionen ineinander. ISTLEER(H2) liefert die Information, ob H2 leer ist. UND() verbindet die beiden Bedingungen ist H2 leer und I2 > M2 zu einer und WENN() wertet es aus Die Formel ist nicht ganz einfach. Auf Deutsch heißt das, was Sie hier sehen, wenn H2 leer ist und die Tage aus I2 größer als die Tage aus M2 sind, dann ist eine Mahnung angebracht. Probieren Sie es doch einfach aus, indem Sie willkürliche Daten eingeben. So z. B. Details zur Funktion WENN() finden Sie auf meiner Website. Seite 27 von 43

28 Schritt 4: Filtern, wer zu mahnen ist Wählen Sie bitte: Jetzt lassen Sie sich alle Zeilen, Datensätze anzeigen, die den Text mahnen enthalten. Dazu müssen Sie lediglich den Filter anwählen. Seite 28 von 43

29 Dann kopieren Sie alle Daten und fügen Sie in eine andere Tabelle ein, z. B: in eine mit dem Namen OP-Liste. Danach entfernen Sie den Filter wieder. Seite 29 von 43

30 3.5. Version 5 In Version 5 geben Sie nicht den Namen eines Kunden ein sondern die Kundennummer. Excel zeigt Ihnen den Namen an. Dieses automatische Anzeigen erfolgt durch die Funktion SVERWEIS(). SVERWEIS() sucht mit einer Nummer und findet die zugehörigen Daten. Als Nummer benutzt man eine Kundennummer, eine Artikelnummer usw. Details zum Thema SVERWEIS() finden Sie auf meiner Website Es macht Sinn, die Daten, mit denen Sie arbeiten aufzuteilen. Sie haben einerseits Daten, die sich relativ häufig ändern. Rechnungen, Mahnungen, Angebote usw. Sie haben andererseits Daten, die sich relativ selten ändern, Artikel, Kunden usw. Solche Stammdaten sollten nicht in jeder Tabelle stehen,.in der Sie gebraucht werden. Sie speichern also nicht im Rechnungsausgangsbuch die Kundendaten, in der OP-Liste die Kundendaten, in der Datei mit den Angeboten die Kundendaten. Vielmehr speichern Sie Stammdaten wie Kunden, Artikel usw. in einer eigenen Mappe und greifen von anderen Mappen darauf zu. Dieses Vorgehen hat den großen Vorteil, dass Sie Änderungen in Stammdaten nur einmal durchführen müssen, sodass Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden. Dabei ist allerdings wichtig, dass beide Mappen geöffnet sind, die Mappe mit den Bewegungsdaten, also z. B. mit einem Rechnungsausgangsbuch und die Mappe mit den Kundendaten. Zuerst tragen Sie die Kundennummer ein. Dann holen Sie sich mit SVERWEIS() die zugehörigen Daten. Kurze Erläuterung In A2 steht die Kundennummer, damit suchen Sie nach den zugehörigen Daten des Kunden. In A2 steht das Suchkriterium. In der Mappe Stammdaten, Tabelle Kunden stehen die Kundendaten. [Stammdaten.xls]Kunden'!$A:$K ist die Matrix Der Vorname steht in der zweiten Spalte der Matrix, also ist die Nummer der Spalte die 2, die Sie in der Formel sehen. Der Parameter Falsch bewirkt, dass Sie eine Meldung erhalten, wenn eine Kundennummer eingegeben wurde, zu der es keinen Kunden gibt. Die Meldung #NV bedeutet Nicht Vorhanden. Seite 30 von 43

31 Beispiele und Erläuterungen zum SVERWEIS() finden Sie hier: Version 6 Bevor wir uns dem nächsten Thema zuwenden, würde ich Ihnen noch gerne zeigen, wie man einen direkten Link vom Rechnungsausgangsbuch auf die zugehörigen Rechnungen erstellt. Stellen Sie den Cursor an die Stelle, von der aus Sie die jeweilige Rechnung aufrufen wollen. Dann fügen Sie einen Hyperlink ein, entweder über Einfügen / Hyperlink oder über Strg + K Seite 31 von 43

32 Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie bestimmen können, zu welchem Dokument Sie verlinken wollen und wie der Link angezeigt werden soll. Den Pfad, der unten neben dem Wort Adresse: steht, sollten Sie nicht ändern, sonst findet Excel die Datei nicht. Aber neben Text anzeigen als: können Sie eintragen, was Sie möchten. Ich würde z.b. alles, was auf dem Screenshot markiert ist löschen, sodass nur der Dateiname ( pdf) übrig bleibt. So z. B. sieht das dann aus. Sobald Sie auf den Link klicken, öffnet sich das zugehörige Dokument. Seite 32 von 43

33 4. Fahrtenbuch Öffnen Sie bitte die Mappe Fahrtenbuch Erstellen des Fahrtenbuchs In den Spalten A bis E tragen Sie einfach nur die Werte ein. In F werden die KM pro Fahrt errechnet nach der Formel = E4-D4, also KM bis minus KM von. In Spalte G werden die Kosten errechnet nach der Formel F4*$M$2. Die $-Zeichen, also der absolute Bezug sind nötig, damit Sie die Formel nach unten kopieren können, ohne dass sich der Bezug auf M2 auch nach unten verschiebt. In den darunter liegenden Zeilen lautet die Formel =F5*$M$2, =F6*$M$2 usw. In Spalte H erfolgt wieder ein Eintrag von Hand, ebenso in Spalte I. In J und K werden die zum Kunden gehörigen Daten mit Hilfe der Funktion SVERWEIS() angezeigt. Zu den Werten in Spalte L: Wie leicht passiert es, wenn man Daten eingibt, dass sich ein Fehler einschleicht. Deshalb wird pro Datum der zugehörige Wochentag angezeigt. Das geschieht mit der Funktion TEXT(). TEXT() zeigt eine Zahl als Text an, und ein Datum ist eine Zahl. Die Formel lautet. Wert ist das Datum, das als Wochentag angezeigt werden soll. Beim Parameter Textformat sagen Sie Excel durch TTTT, dass Sie den ausgeschriebenen Wochentag sehen möchten. TTT würde bewirken, dass der Wochentag in Kurzform angezeigt würde. MMMM zeigt den Monat ausgeschrieben an und MMM zeigt den Monat in Kurzform an. Ein weiteres Beispiel für den Nutzen dieser Funktion sehen Sie in B33. Vergleichen Sie dazu auch die Beispiele in Spalte N und die Erläuterungen zu TEXT() auf meiner Website. Seite 33 von 43

34 4.2. Drucken des Fahrtenbuchs Wenn Sie das Fahrtenbuch drucken, möchten Sie vermutlich eine neue Seite haben, wenn der Monat wechselt und es wäre schön, wenn die Spaltenüberschriften in Zeile 3 auf jeder Seite erscheinen, ohne dass Sie die Texte für jeden Monat eintragen müssen. Außerdem sollte Spalte L mit den Wochentagsnamen nicht auf dem Druck erscheinen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Schritt 1, Seitenwechsel, wenn der Monat wechselt Klicken Sie in die Zeile, die als erste auf der neuen Seite gedruckt werden soll und fügen einen Seitenwechsel ein. Schritt 2, Spaltenüberschriften auf jeder Seite drucken Wählen Sie im Menü Datei die Option Seite einrichten. Seite 34 von 43

35 Auf der Registerkarte Tabelle klicken Sie in das Eingabefeld neben Wiederholzeilen oben: und dann auf Zeile 3. Das bewirkt, dass bei jeder neuen Seite zuerst die Texte aus Zeile 3 gedruckt werden. Seite 35 von 43

36 Schritt 3, Festlegen des Druckbereichs Markieren Sie den Bereich von A3 bis K78. Wenn es mehr Zeilen zu drucken gibt, gehen Sie mit der Markierung entsprechend tiefer, wenn der Druck weiter unten beginnen soll, beginnen Sie mit der Markierung entsprechend tiefer. Danach legen Sie den Druckbereich fest. Seite 36 von 43

37 5. Zeiterfassung Öffnen Sie bitte die Mappe Zeiterfassung, Tabelle Januar. In Zelle B3 wird die jeweils zu leistenden Monatarbeitszeit eingetragen. In Zelle B5 wird der Übertrag Arbeitszeit vom Vorjahr eingetragen. In B6 steht die in P33 errechnete Arbeitszeit. Dieser Wert ändert sich automatisch, je nachdem, wie viele Werte in die Zellen ab Zeile 11 eingetragen werden. In B7 wird mit der Formel =(B6-B3)+B5 die Differenz zwischen Soll- Arbeitszeit und geleisteter Arbeitszeit errechnet. Schritt 1, Eintrag des Datums und Ermittlung des zugehörigen Wochentags. Tragen Sie bitte in B11 den ersten des Monats ein und ziehen die Zelle bis zum Ende des Monats nach unten. Dann tragen Sie in A11 folgende Formel ein: =TEXT(B11;"TTTT"). Dadurch bekommen Sie den Wochentag des jeweiligen Datums in Spalte B angezeigt. Durch Doppelklick auf das kleine Quadrat am rechten unteren Rand der Zelle B11 kopieren Sie diese Formel nach unten. Seite 37 von 43

38 Dadurch haben Sie die Möglichkeit geschaffen auf einen Blick zu sehen, welcher Wochentag zu welchem Datum gehört. So können Sie ganz einfach die Wochenenden aus dem Kalender löschen. Dazu markieren Sie die betreffenden Zeilen und wählen aus dem Kontextmenü (rechte Maustaste) die Option Zellen löschen oder Sie löschen die Zellen mit der Tastenkombination Strg und -. Schritt 2, Eintrag der Arbeitszeiten Sie können in Excel Zeiten nicht! berechnen, indem Sie von Uhrzeit bis Uhrzeit rechnen. Sie rechnen in Excel Zeiten aus, indem Sie den Beginn vom Ende abziehen. Deshalb steht ab Spalte C immer von und bis. Ab C11 tragen Sie die Uhrzeiten ein. Beachten Sie dabei bitte, dass Uhrzeiten in Excel immer mit einem Doppelpunkt eingetragen werden müssen, damit Excel den Inhalt der Zelle als Uhrzeit erkennt. Seite 38 von 43

39 Schritt 3, Errechnen von Pausen und Arbeitszeit Mit der Formel = L11-C11 errechnen Sie in M11 die Anwesenheit des Mitarbeiters. Mit der Formel =F11-E11+J11-I11 errechnen Sie die Pausenzeiten. In M11 steht die Zeit, in der der Mitarbeiter anwesend ist, in N11, die Summe der Pausen. Aus der Differenz errechnet sich die reine Arbeitszeit. Damit Sie Zeiten summieren können, müssen Sie die Zeit in Industriezeit umrechnen. Das geschieht, indem Sie die Zeit mit 24 multiplizieren. Deshalb lautet die Formel in O11 =(M11-N11)*24. Um ein vernünftiges Ergebnis zu erhalten, sollten Sie dann noch die Zellen, in denen Industriezeit steht als Zahl formatieren. Seite 39 von 43

40 In Spalte P werden die einzelnen Werte mit der Formel =((L11-C11)-(F11-E11+J11-I11))*24 in einem einzigen Schritt errechnet. Seite 40 von 43

41 6. Kalkulation Zum Schluss zeige ich an einem Beispiel, wie man in Excel kalkulieren kann. Öffnen Sie bitte die Mappe Kalkulation, Tabelle Keller. Es soll errechnet werden, wie viel die Erstellung von Kellermauern kostet. Ich erläutere einfach die Formeln der einzelnen Zellen. In B2 bis B4 wird eingetragen, wie lang, wie hoch und wie breit eine Mauer sein soll. Der Einfachheit halber gehe ich von einem quadratischen Grundriss aus, deshalb steht in B6 (Anzahl der Mauern) einfach der Wert 4. Mit der Formel =B2*B3*B6 kann man dann ganz einfach die Gesamtfläche der Außenmauern des Kellers errechnen. In F3 bis F6 werden die Anzahl der benötigten Steine pro Palette und die Maße der Steine eingetragen. Mit der Formel =100/F4 wird in F8 errechnet, wie viele Steine pro Meter Länge der Kellerwand benötigt werden und in F9 wird mit der Formel =100/F5 errechnet, wie viele Steine pro Meter Höhe der Kellerwand benötigt werden. Die Formel = F8*F9 errechnet in Zelle die Anzahl der Steine pro Quadratmeter. Seite 41 von 43

42 Es ist dann nicht weiter schwer mit = B8*F11 zu errechnen, wie viele Steine insgesamt benötigt werden. In F14 errechen Sie mit der Formel =F12/F3 die Anzahl der benötigten Paletten. Da Sie immer mit Bruch rechnen müssen, runden Sie sicherheitshalber die Anzahl der Paletten auf. Es gibt in Excel drei Funktionen, mit denen Sie runden können. RUNDEN(); AUFRUNDEN(), ABRUNDEN(). Alle drei Funktionen haben die Parameter Zahl und Anzahl Stellen. Zahl ist die Zahl, die gerundet werden soll und Anzahl Stellen die Anzahl der Stellen, auf die gerundet werden soll. Da Sie auf jeden Fall die Anzahl der Paletten aufrunden wollen und das auf ganze Paletten benutzen Sie die Funktion AUFRUNDEN() und zwar auf 0 Stellen. Dadurch erhalten Sie immer die nächst größere Ganzzahl. In F16 tragen Sie die Kosten für eine Palette Steine ein und in F17 die Kosten für Mörtel pro Quadratmeter Mauer. In F19 tragen Sie ein, was Sie im Monat durchschnittlich für Verbrauchsmaterial, Werkzeug etc ausgeben. Anhand der Werte in F22 bis F24 errechnen Sie wie viele Stunden ein Mitarbeiter im Schnitt pro Monat arbeitet. Mit der Formel =F19/F24 errechnen Sie in Zelle F25 welcher Betrag pro Mitarbeiter und Stunde für Verbrauchsmaterial entsteht. In den restlichen Zellen von Spalte F errechnen Sie, wie viel Personalkosten auf den Quadratmeter Mauer entfallen. Seite 42 von 43

43 In B11 bis B18 errechnen Sie aufgeteilt nach Material, Lohn und Fixkosten die Kosten für die Kellermauer und in B20 errechnen Sie mit der Formel =B14+B16+B18 die Gesamtkosten für die Außenmauer des Kellers. Seite 43 von 43