Der Weg zur Zertifizierung-Kontrollverfahren gemäß EU-Öko-VO

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1 QC&I GmbH, Geschäftsstelle Tiergartenstr. 32, D Prüm /XX-BIO-153 Der Weg zur Zertifizierung-Kontrollverfahren gemäß EU-Öko-VO Vorüberlegungen Es gilt zu überprüfen, ob die durch die Teilnahme am EU-Öko-Kontrollverfahren notwendigen zusätzlichen Maßnahmen / Tätigkeiten vom Unternehmen gewährleistet werden können: Führung einer getrennten Lagerhaltung (Bio / Nicht-Bio), gegebenenfalls Schaffung zusätzlicher Lagerkapazitäten bzw. Investitionen Anpassung der Produktionsabläufe: zeitliche / räumliche Trennung von Bio / Nicht-Bio- Produktion zur Vermeidung von Vermischungen Entwicklung neuer Rezepturen Rohstoff-/ Zutatenbeschaffung: Recherchen, Kosten Auswahl eines geeigneten Sortiments, Stückzahl Streng geregelte Kennzeichnung der Bio-Produkte Gesonderter Aufwand für lückenlose Bio-Dokumentation Zusätzliche Kontrollen (Kontrollstelle und / oder Behörden) Mitarbeiterschulungen Entscheidung für Produktion und / oder Vermarktung Hat das Unternehmen entschieden, sich gemäß EU-Öko-Verordnung zertifizieren zu lassen, ist folgendes zu erledigen: - Auswahl der Kontrollstelle und Vertragsabschluss - Erstellung der Betriebsbeschreibung: Ausfüllen des von der Kontrollstelle bereitgestellten Fragebogens zur Betriebsbeschreibung und Rücksendung an Kontrollstelle - Ausfüllen des Meldeformulars gemäß Art. 28 1) VO (EG) 834/2007 für die Behörde auf Grundlage der Bewertung der Betriebsbeschreibung durch Kontrollstelle - Weiterleitung des Meldeformulars nach Vergabe der entsprechenden Registrierungsnummer durch die Kontrollstelle. Revision 11: RM; geprüft: GB; freigegeben: Pi Seite 1/7

2 QC&I GmbH, Geschäftsstelle Tiergartenstr. 32, D Prüm /XX-BIO-153 Bisher von Deutschland ausgewählte Struktur der Registrierungs-/ Kontrollnummer: DE *1 - NW *2-013 * *4 - A *5 *1 = Deutschland *2 = Kürzel für das Bundesland, in dem sich die Betriebsstätte befindet *3 = Codenummer der ausgewählten Kontrollstelle am Beispiel QC&I GmbH *4 = Von der Kontrollstelle intern vergebene 5-stellige Betriebsnummer *5 = Bereich, in dem der Betrieb tätig ist: A = Landwirtschaft B = Verarbeitung C = Import D = Vergabe von Tätigkeiten an Dritte im Lohn E = Futtermittelherstellung, H = Lagerung und/oder Handel (inkl. Internet-Shop) Die in der Betriebsbeschreibung zusammengestellten Angaben dienen den Kontrolleuren als Vorbereitung der Erstkontrolle im Unternehmen. Erstkontrolle Terminvereinbarung durch Kontrollstelle Kontrolltermin: Betriebsbesichtigung durch den Kontrolleur, Überprüfung der in der Betriebsbeschreibung vorgestellten Maßnahmen, Festlegung der noch erforderlichen Schritte zur Erfüllung der Anforderungen der EU-Öko-Verordnung Vorlage der vom Kontrolleur erstellten Kontrollberichte zur Zertifizierung Zertifizierungsentscheidung durch Bereichs- bzw. Kontrollstellenleitung Zusendung der Ergebnisse der Zertifizierungsentscheidung an das Unternehmen Wenn relevant, Widerspruch durch Unternehmen innerhalb von 14 Tagen nach Empfang der Zertifizierungsentscheidung Ansonsten Nachweis der Erfüllung der Auflagen innerhalb der festgesetzten Fristen Begleichung der Kontrollgebühren an Kontrollstelle Die Kontrollstelle bescheinigt, dass Unternehmen die Anforderungen der EU-ÖKO- Verordnung erfüllt, Erlaubnis zur Vermarktung mit Hinweis auf ökologischen Landbau = Ausstellung der Bescheinigung nach Art. 29 1) VO (EG) 834/2007 Revision 11: RM; geprüft: GB; freigegeben: Pi Seite 2/7

3 QC&I GmbH, Geschäftsstelle Tiergartenstr. 32, D Prüm /XX-BIO-153 Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis des Ordners Betriebsbeschreibung 1. Fragebögen zur Betriebsbeschreibung* 1 2. Aktuelles Organigramm des Betriebes (Struktur des Unternehmens / Leitungshierarchie / Leitungsbefugnisse) Verantwortlichkeiten bei Umsetzung EU-Öko-Verordnung 3. Grundrisse, Pläne aller Betriebsstätten, auch Büroräume* 1 4. Auflistung des Maschineninventars, auch Transportfahrzeuge* 1 5. Fließdiagramme der Produktionslinien bzw. zertifizierungspflichtigen Tätigkeiten unter Darstellung der Waren- und Geldflüsse, Beschreibung der Transportwege * 1 Wenn zutreffend, Beschreibung der Maßnahmen zur: - Warenannahme & Eingangskontrolle von Bio-Produkten - Lagerung von Bio-Produkten - Vermeidung von Kontamination / Vermischungen - Schädlingsbekämpfung 6. Tabellarische Lieferantenliste, dazu gehörige Bescheinigungen gemäß Art. 29 1) VO (EG) 834/2007; Auflistung der jeweils bezogenen Rohstoffe / Zutaten/Produkte* 1 7. (B): Rezepturen - gilt ggfs. auch für (D) (C): Meldungen der Importe gemäß Art. 84 VO (EG) 889/2008, Kontrollbescheinigungen für die Einfuhr aus Drittländern, ggfs. Vermarktungsgenehmigungen, (D): Liste der Unternehmen, denen zertifizierungspflichtigen Tätigkeiten übertragen wurden, dazu gehörige Verpflichtungserklärungen* 1 (B): Liste der Unternehmen, für die Tätigkeiten als Dienstleistung (z.b. Warenannahme, Lagerung, Verarbeitung, Abfüllung, Kennzeichnung, Kommissionierung) durchgeführt werden, dazu gehörige Verpflichtungserklärungen* 1 (H): Liste der Speditionsfirmen, ggfs. Liste der Lager-/ Kommissionierungsbetriebe* 1 8. Produktliste, nach Mono- bzw. zusammengesetzten Produkten unterteilt und ggfs. nach Eigenmarke und Fremdlabel gegliedert 9. Kundenliste* Fundstellen relevanter Unterlagen mit Angaben zum EG-Kontrollverfahren, z.b. Rezepturen, Reinigungs-, Produktionsprotokolle, Ausnahmegenehmigungen für konventionelle Zutaten, Anmeldung neuer Produkte, Etikettenentwürfe, Liefer- und Transportpapiere 11. Kontrollberichte, Zertifizierungsentscheidungen 12. Kontrollvertrag, Meldung(en) gemäß Art. 28 1) VO (EG) 834/2007 an die Behörde 13. EU-Öko-Verordnung, Durchführungsverordnungen und deren Ergänzungen, Öko- Landbaugesetz, sonstige relevanten Informationsquellen 14. Liste der Beanstandungen (z.b. Reklamationen durch Kunden, Beanstandungen der Kontrollbehörden) 15. Sonstiges * 1 gegebenenfalls Verweis auf Fundstelle Diese Akte ist jederzeit zugänglich für Kontrollstelle und Kontrollbehörde aufzubewahren. Revision 11: RM; geprüft: GB; freigegeben: Pi Seite 3/7

4 Überwachung Das Unternehmen teilt unaufgefordert der Kontrollstelle betriebliche Änderungen mit und sorgt dafür, dass seine Akte Betriebsbeschreibung auf aktuellem Stand gehalten wird. Überwachungskontrollen, auch unangekündigt, finden mindestens einmal pro Jahr statt. Risikoorientiert werden zusätzliche Kontrollbesuche durchgeführt. Wesentliche Bestandteile einer Basiskontrolle inkl. Auflistung der zur Durchführung der Kontrolle benötigten Unterlagen: - Welche Veränderungen wie z.b. Umzug, zusätzliche Betriebsstätten, Einführung neuer Geschäftsfelder, Änderung der Geschäftsführung, Einstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Verantwortungspositionen, Einführung von Qualitätssicherungssystemen, zusätzliche kontrollrelevante Aktivitäten (z.b. neue Lieferanten, neue Kunden, Übernahme oder Vergabe von Lohnverarbeitungsaufträgen) haben sich seit der letzten Kontrolle im Unternehmen ergeben? - Sind solche Veränderungen zeitnah durch das Unternehmen der Kontrollstelle gemeldet worden? - Sind diese Veränderungen bereits in der Betriebsbeschreibung (Kontrollordner) dokumentiert (z.b. Ergänzung der Inventarliste, aktualisiertes Organigramm)? - Ist die Lieferantenliste vollständig und aktuell? Liegen gültige Bescheinigungen vor? Sind diese vollständig? Zur Überprüfung der Vollständigkeit der aufgelisteten Lieferanten und der eingesetzten Zutaten werden die Buchhaltungsunterlagen herangezogen. - Wird eine lückenlose Wareneingangsprüfung durchgeführt (ordnungsgemäßer Verschluss von Behältern / Verpackungen, gegebenenfalls Plombennummer, Lieferantenangaben, Bio-Kennzeichnung, Name bzw. Codenummer der zuständigen Kontrollstelle, Übereinstimmung der Angaben mit Warenbegleitpapieren, Nachweis der GMO- Freiheit)? Wird die Wareneingangsprüfung konsequent dokumentiert? Hierfür sind Lieferscheine bzw. Rechnungen, Warenbegleitpapiere und ggfs. Lot-Zertifikate (Originale, keine Kopien) bereitzustellen. Revision 11: RM; geprüft: GB; freigegeben: Pi Seite 4/7

5 - Wurden Rückstandsuntersuchungen veranlasst? Vorlage der Untersuchungsergebnisse. - Werden Lagerbestände regelmäßig überprüft? Vorlage der Inventurergebnisse. - Liste der Produkte / angebotenen Gerichte, Überprüfung der Rezepturen, Gegenüberstellung von eingekauften bzw. vorhandenen Rohstoffen / Zutaten. - Überprüfung der Produktionsprotokolle / Vor-/Zubereitungsaufzeichnungen, ggfs. Überprüfung der Reinigungsprotokolle (Vermeidung von Vermischungen). Gegenüberstellung mit internen Arbeitsanweisungen bzw. Schulungsprotokollen. - Überprüfung der Kennzeichnung der Produkte / der angebotenen Gerichte auf Speisekarten an den Ausgabestellen. - Bei Abgabe an Weiterverkaufsstellen: Ist die Abnehmer-/ Kundenliste aktuell? Zur Überprüfung der Vollständigkeit der aufgelisteten Abnehmer / Kunden werden die Buchhaltungsunterlagen herangezogen. Die Kennzeichnung von Bio-Produkten auf Lieferscheinen / Rechnungen an Abnehmer / Kunden wird ebenfalls geprüft. - Welche Probleme sind mit Lieferanten, Kunden, Behörden sowie Kontrollstellen im Hinblick auf Einhaltung der VO (EG) 834/2007 entstanden? Wurden diese Beanstandungen dokumentiert? Welche Schritte hat der Betrieb unternommen? Sind diese ebenfalls dokumentiert und nachvollziehbar? Grundsätzlicher Bestandteil der Basiskontrolle ist die exemplarische Gegenüberstellung der Rohstoffeinkäufe mit der Menge daraus hergestellter und verkaufter Erzeugnisse (Warenflusskontrolle). Dafür werden Daten bzw. Belege über Ein- und Verkäufe, Rezepturen, Misch-/ Verarbeitungsprotokolle und Inventurwerte herangezogen. Maßnahmen zur Bekämpfung von Schädlingen werden ebenfalls überprüft: Protokolle der zu diesem Zwecke beauftragten Firmen bzw. eigene Aufzeichnungen sind vorzulegen. Hinweis: Gemäß ÖLG-Kontrollstellen-Zulassungsverordnung vom sind von 100 Kontrollbesuchen (Basiskontrollen miteinbezogen) mindestens 20 unangemeldet durchzuführen. Revision 11: RM; geprüft: GB; freigegeben: Pi Seite 5/7

6 Zeichennutzung Seit dem 1. Juli 2012 müssen die in der Europäischen Union vorverpackten Biolebensmittel verpflichtend mit dem EU-Bio-Logo gekennzeichnet werden. Neben der Angabe der Code-Nummer der Öko-Kontrollstelle ist bei der Verwendung des EU-Bio- Logos auch die Herkunftsangabe der Zutaten erforderlich: EU-Landwirtschaft, Nicht-EU- Landwirtschaft, EU-/ Nicht-EU-Landwirtschaft oder auch die alleinige Angabe des Herkunftslandes, wenn alle Zutaten aus diesem kommen. Kennzeichnungsvorschriften sind in der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 sowie Verordnung (EG) Nr. 889/2008 in der jeweils gültigen Fassung geregelt. QC&I GmbH verfügt über ein eingetragenes Zeichen. Das Zeichen ist ein Prüfzeichen und zeigt an, dass das gekennzeichnete Produkt im Einklang mit den Bestimmungen der EG-Öko-Verordnung in der geltenden Fassung erzeugt, hergestellt oder importiert worden ist. Unternehmen, welche sich dem Kontrollverfahren durch QC&I vertraglich unterstellt haben, können dieses Zeichen widerruflich nutzen, sofern sie von QC&I dazu ermächtigt worden sind und diesem keine rechtlichen Gründe entgegenstehen. Das Zeichen kann genutzt werden in der Werbung für den Betrieb sowie auf den Produktetiketten der Produkte, für welche QC&I eine entsprechende Genehmigung erteilt hat. Die Nutzung des Zeichens ist kostenfrei. Sanktionen bei Verstößen gegen die EU-Öko-Verordnung Gemäß Artikel 27 Absatz 6 Buchst. b) der Verordnung (EG) 834/2007 muss die Kontrollstelle für den Fall von Unregelmäßigkeiten und / oder Verstößen gegen die Bestimmungen der Verordnung (EG) 834/2007 Sanktionen verhängen. Art und Schwere der verhängten Sanktionen sind abhängig von der Schwere der Unregelmäßigkeit oder des Verstoßes und seiner Abfolge. Ein Sanktionskatalog ist in der jeweils geltenden Fassung Bestandteil des Kontrollvertrages. Der Sanktionskatalog richtet sich nach den Vorgaben der Anlage 3 der ÖLGKontrollStZulV sowie den aktuell gültigen Verwaltungsvorschriften der für das Unternehmen zuständigen Kontrollbehörde. Revision 11: RM; geprüft: GB; freigegeben: Pi Seite 6/7

7 Einsprüche und Beschwerden gegen die QC&I GmbH Das dem Kontrollverfahren unterstellte Unternehmen hat die Möglichkeit gegen Entscheidungen und Bescheide Widerspruch einzulegen. Die Frist für Einsprüche ist dem entsprechenden Zertifizierungsentscheid zu entnehmen. Einsprüche sowie weitere Beanstandungen können mittels unseres Beschwerdeformulars eingereicht werden. QC&I hat ein Beschwerdeverfahren eingerichtet und wird Beschwerden zeitnah prüfen und bearbeiten. Revision 11: RM; geprüft: GB; freigegeben: Pi Seite 7/7

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