Implaneum GmbH. Software Lösungen. Implaneum GmbH, Hänferstr. 35, Achern-Mösbach

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1 Implaneum GmbH Software Lösungen Implaneum GmbH, Hänferstr. 35, Achern-Mösbach Tel: ( ) Fax: ( ) FinanzProfiT Implaneum GmbH Seite ch

2 GDV Allgemein Viele Versicherungsunternehmen liefern Bestands-, Inkasso- und Provisionsdaten in einem vom 'Gesamtverband der deutschen Versicherungswirtschaft' (GDV) definierten Standard. Diese GDV -Daten enthalten je nach Umsetzung der Versicherer eine Fülle von Informationen. Viele dieser Informationen können mit Informationen in FinanzProfiT abgeglichen werden. Im Idealfall können die von den VU gelieferten GDV -Daten direkt in FinanzProfiT importiert werden. Da sich jedoch von VU zu VU Abweichungen in der Auslegung des GDV Standards ergeben, müssen diese Abweichungen individuell in einer Schnittstellen-Schablone umgesetzt werden. Diese Schablonen werden in der Schnittstellen-Datenbank hinterlegt. Falls für ein VU keine Schablone vorhanden ist, kann diese durch Bereitstellung Ihrer GDV -Daten erstellt werden. Auf diese Weise erhöht sich die Anzahl der freigegebenen VU im Laufe der Zeit. Bestandsdaten: Mit dem Import von Bestandsdaten kann eine 'leere' FinanzProfiT Datenbank mit Adress- und Vertragsdaten 'befüllt' werden. Bereits bestehende Daten werden beim Import abgeglichen. So kann auf diese Weise z. B. die Beitragsänderung einer Versicherung bequem und schnell für den kompletten Datenbestand einer Gesellschaft durchgeführt werden. Fehlende Zusatzdaten wie Tarif-Bezeichnung, Kfz-Kennzeichen, Versicherungssumme etc. werden, soweit vorhanden, ergänzt. Bestandsdaten beinhalten folgende Informationen: Personenebene: Allgemeine Adressinformationen Name, Vorname, Anschrift, Telefon, Bankverbindung... Vertragsebene: Allgemeine Vertragsinformationen VS-Nummer, Beginn, Laufzeit, Gesamtbeitrag... Tarif, Versicherte Person, Dynamik... Die FinanzProfi T- ermöglicht Ihnen den Import dieser GDV-Daten. Hierzu sind jedoch folgende Voraussetzungen zu erfüllen: Eine GDV -Datenlieferung enthält eine eindeutige Nummer des Versicherungsunternehmens (VU). So gilt z.b. die VU-Nummer 1103 für die Gesellschaft WWK-Lebensversicherungen. Damit die Importdaten einer Gesellschaft zugeordnet werden können, muss die VU-Nummer einer Gesellschaft in FinanzProfiT zugeordnet werden. Siehe auch Zuordnen von VU-Nummern. Ein weiteres Kriterium für einen Import ist der GDV-Produktschlüssel. Der Produktschlüssel wird für die Zuordnung von Produkten benötigt. Da in den GDV-Daten in der Regel keine Produktinformationen enthalten sind, werden diese aus verschiedenen Informationen der GDV-Daten zusammengesetzt. Dieser Produktschlüssel wiederum muss einem Produkt in FinanzProfiT zugeordnet werden. Siehe auch Zuordnen von Produktschlüsseln. Die Vermittlernummer in den GDV -Daten ist das letzte für den Import erforderliche Kriterium. Eine GDV -Datenlieferung kann mehrere Vermittlernummern enthalten. Damit die Verträge den entsprechenden Agenturen in FinanzProfiT zugeordnet werden können, ist auch hier eine Zuordnung der GDV-Vermittlernummer zu einer Agentur in FinanzProfiT erforderlich. Siehe auch Zuordnen von Vermittlernummern. Implaneum GmbH Seite ch

3 GDV Schnittstelle einrichten Bevor die für den Import verwendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Die VU-Nummer der Gesellschaft muss in FinanzProfiT verknüpft sein. Die GDV-Produktbezeichnung muss in FinanzProfiT verknüpft sein. Die Vermittlernummer in den GDV Daten muss mit einer Agentur in FinanzProfiT verknüpft sein. Zur Einrichtung führen Sie die Schritte 1 bis 3 aus. 1. Zuweisen der VU-Nummer in FinanzProfiT 2. Zuordnen von GDV-Produktschlüsseln 3. Zuordnen von Vermittlernummern Nachdem die Schnittstelle eingerichtet wurde, kann der eigentliche Import durchgeführt werden. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 für alle neu hinzugekommenen VU. Implaneum GmbH Seite ch

4 Zuweisung von VU-Nummern GDV-Daten enthalten eindeutige VU-Nummern. Damit die GDV-Daten einer Gesellschaft in FinanzProfiT zugeordnet werden kann, muss die VU-Nummer in der Gesellschaft hinterlegt werden. Die Zu weisung der VU Nummer erfolgt in FinanzProfiT. Vorgehensweise: Starten Sie FinanzProfiT. Wählen Sie in der Hauptansicht von FinanzProfiT im Menü 'Einstellungen' den Menüpunkt 'Gesellschaften'. Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in das Gesellschaftsformular. Wählen Sie dort die gewünschte Gesellschaft aus der Liste. Auf dem Registerblatt 'Weiteres' können Sie die VU-Nummer direkt in das Textfeld eingeben oder über die Schaltfläche neben dem Textfeld eingeben. Wiederholen Sie diese Zuordnung für alle Gesellschaften von denen Sie GDV-Daten importieren wollen. Implaneum GmbH Seite ch

5 Zuordnen von GDV-Produktschlüsseln Bevor Sie Produktschlüssel zuordnen können, muss eine GDV- oder Schlüsseldatei geladen werden. Siehe auch Laden einer GDV-Datei Die Zuordnung von GDV -Produktschlüsseln erfolgt in der Hauptansicht der GDV- Schnittstelle auf dem Registerblatt 'Produkte'. Das Fenster gliedert sich in drei Bereiche. Eine Liste mit GDV-Produktschlüsseln oben links. Eine Liste mit vorhandenen Verträgen zu der Versicherungsnummer und einer Liste mit Produkten in FinanzProfiT unten. In der Liste 'GDV - Produktschlüssel' erscheint jeweils die erste VS- Nummer für einen in den GDV-Daten enthaltenen Produktschlüssel. Falls in FinanzProfiT die VS- Nummer bereits vorhanden ist, werden in der Liste oben rechts verschiedene Informationen vorbelegt. Um einen Produktschlüssel zuzuordnen, muss der GDV- Produktschlüssel und das zugehörige FinanzProfiT Produkt ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche 'Zuordnen' wird das GDV-Produkt mit dem FinanzProfiT-Produkt verknüpft. Mit der Schaltfläche 'Liste erstellen' können Sie alle in der GDV-Datei gelieferten Produktund Vermittlerschlüssel in eine Datei schreiben. Diese Schlüsseldateien können dann über die Schaltfl äche 'Liste laden' geöffnet und weiterbearbeitet werden. Wenn ein GDV-Produkt mit einem FinanzProfiT Produkt verknüpft wurde, wird es aus der Liste 'GDV - Produktschlüssel' entfernt. Auf diese Weise können Sie die Produkte verknüpfen bis alle Produkte zugeordnet sind und die Liste leer ist. Vorgehensweise: Wählen Sie in der linken Liste einen Eintrag aus. Falls die VS-Nummer in FinanzProfiT bereits vorhanden ist, werden alle dieser VS-Nummer zugeordneten Verträge und Produkte angezeigt. Implaneum GmbH Seite ch

6 Um die Produkte zuzuordnen, markieren Sie den GDV- Produktschlüssel und den Vertrag mit dem entsprechenden Produkt. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Zuordnen', um die Produkte zu verknüpfen. Der GDV-Produktschlüssel wird dann in der FinanzProfiT Datenbank gespeichert und der Produktschlüssel wird aus der oberen Liste entfernt. Wiederholen Sie diesen Vorgang bis die Liste leer ist. Wenn die VS-Nummer in FinanzProfiT nicht vorhanden ist, können die Auswahllisten nicht vorbelegt werden. Die Auswahl erfolgt dann über die Auswahlliste 'Produktbereiche zu diesem VU in FinanzProfiT' und über die Liste Produkte. Ein entsprechendes Produkt muss bereits in FinanzProfiT vorhanden sein. Wählen Sie hierzu aus der Auswahlliste den entsprechenden Produktbereich aus. In der unteren Produktliste werden jetzt alle diesem Produktbereich zugehörigen Produkte aufgelistet. Wählen Sie jetzt das entsprechende Produkt aus. Durch Anklicken der Schaltfläche 'Zuordnen' werden die Produkte verknüpft. Wenn alle Produkte zugeordnet sind, bleibt die Liste GDV -Produktschlüssel leer. Bitte beachten Sie, dass zukünftige Datenlieferungen neue Produkte enthalten können. In diesem Fall müssen die neu hinzugekommenen Produkte den entsprechenden Produkten in FinanzProfiT zugeordnet werden. Implaneum GmbH Seite ch

7 Zuordnen von GDV-Vermittlernummern Bevor Sie Vermittlernummern zuordnen können, muss eine GDV- oder Schlüsseldatei geladen werden. Siehe auch Laden einer GDV-Datei Falls in den GDV-Daten Vermittlernummern geliefert werden, muss die Agenturzuordnung über die Mitarbeiternummer in FinanzProfiT erfolgen. Hierzu muss die GDV-Vermittlernummer mit der FinanzProfiT Agentur verknüpft werden. Bei der Verknüpfung einer GDV-Vermittlernummer mit einer FinanzProfiT-Agentur wird die GDV-Vermittlernummer als Mitarbeiternummer in der FinanzProfiT Agentur hinterlegt. Die Zuordnung von GDV -Vermittlernummern erfolgt in der Hauptansicht der auf dem Registerblatt 'Vermittler'. Falls für die Agentur noch keine Mitarbeiternummer existiert oder die Schreibweisen der Vermittlernummer beim VU und in FinanzProfiT abweichen, kann kein automatischer Abgleich erfolgen. Um die Vermittlernummern zuzuordnen, öffnen Sie zuerst eine GDV-Datendatei. Im Anschluss erzeugen Sie eine Schlüsseldatei über die Schaltfläche 'Liste erstellen'. Anschließend wird die obere Liste mit den GDV -Vermittlernummern gefüllt. Die untere Liste wird mit den in FinanzProfit enthaltenen Agenturen gefüllt. Sollten Sie bereits Schlüssellisten erstellt haben, können diese mit der Schaltfläche 'Liste laden' geöffnet und bearbeitet werden. Sobald eine Vermittlernummer mit der FinanzProfiT Agenturnummer verknüpft ist, wird diese als Mitarbeiternummer in der FinanzProfiT Agentur gespeichert und der Eintrag aus der oberen Liste entfernt. Auf diese Weise können Sie die Liste abarbeiten bis alle Vermittler mit Agenturen verknüpft sind und die Liste leer ist. Über das Eingabefeld Filter können Sie die Anzahl der Agenturnummern aus FinanzProfiT eingrenzen. Bitte beachten Sie, dass je nach Umfang der Datenlieferung das Erstellen einer Schlüsselliste unter Umständen sehr lange (mehrere Stunden) dauern kann. Wenn alle Vermittlernummern zugeordnet sind, bleibt die Liste mit den GDV-Vermittlernummern leer. Bitte beachten Sie, dass zukünftige Datenlieferungen neue Vermittler enthalten können. In diesem Fall müssen die neu hinzugekommenen Vermittler den entsprechenden Agenturen in FinanzProfiT zugeordnet werden. Implaneum GmbH Seite ch

8 Import von GDV-Daten Bevor GDV-Daten importiert werden können, muss die Einrichtung der vorgenommen werden. Der Import von GDV-Daten wird in der Hauptansicht auf dem Registerblatt 'Allgemein' der GDV - Schnittstelle durchgeführt. Das Fenster gliedert sich in zwei Bereiche: Links die Auswahlliste, in der die zu importierenden Objekte gewählt werden, und rechts dem Strukturbaum, in dem die umgesetzten GDV-Daten dargestellt werden. Der Strukturbaum dient nur zur Kontrolle der gelieferten Daten. Während des Imports sollte das Häkchen 'Details anzeigen' entfernt werden damit ein schnellerer Import durchgeführt werden kann. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Datei' um eine GDV-Datendatei zu öffnen. Beim Öffnen der Datei wird geprüft, ob es sich überhaupt um eine 'GDV-Datei' handelt. Wurde die Prüfung erfolgreich abgeschlossen, werden die Datensätze in der Datei eingelesen. Mit der Auswahlliste 'Selektion' bestimmen Sie, ob alle oder nur fehlerhafte Einträge selektiert werden, mit 'Keine' wird die Selektion aufgehoben. Mit der Schaltfläche 'Info' können Sie sich Informationen zu den in Ihrer Lizenz freigeschalteten Schablonen anzeigen lassen. Die Schaltfläche zeigt Informationen zur GDV- Datei sowie gelieferte Sparten in der GDV-Datei an. Mit der Schaltfläche Info werden Informationen zur Lizenz und den enthaltenen VU angezeigt. Vorgehensweise: Mit der Schaltfläche 'Datei' gelangen Sie in den rechts dargestellten Datei-Auswahldialog in dem Sie die zu importierende GDV -Datei auswählen. Beim Öffnen wird der Inhalt der Datei geprüft. Entspricht die Datei dem GDV-Format, werden die GDV-Daten eingelesen. Implaneum GmbH Seite ch

9 In der linken Liste werden alle VS-Nummern und die zugehörigen Namen angezeigt. Die Liste kann durch Anklicken der Spaltenköpfe 'VS-Nummer' bzw. 'Name' umsortiert werden. In der Spalte 'Import Status' werden während des Imports aufgetretene Fehler eingetragen. Wählen Sie hier einzelne Objekte durch Setzen der Häkchen links neben der VS-Nummer oder benutzen Sie die Auswahlliste 'Selektion' um alle Einträge zu markieren. Mit dem Eintrag 'Keine' wird die Selektion aufgehoben. Der Eintrag 'Nur fehlerhafte' gilt nur für Einträge die in einem vorhergegangenen Import als fehlerhaft markiert wurden. Um den Import zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Importieren'. Beim Import größerer Datenmengen sollten die Details im rechten Strukturbaum durch Entfernen des Häkchens ausgeblendet werden. Während des Imports werden alle Einträge in der linken Liste von der Schnittstelle abgearbeitet. Gelingt der Import wird der Eintrag mit dem Import Status 'OK' gekennzeichnet und die Selektion (Häkchen) entfernt. Tritt während des Imports ein Fehler auf wird der Import Status des betroffenen Objekts mit dem entsprechenden Fehler gekennzeichnet. Zuord. Agentur fehlt: Zuord. Produkt fehlt: Mehrere VSNr vorh.: Keine Schablone: Kein Prod. Schlüssel: Ungültige Struktur: Fehlende Produkt- oder Agenturzuordnungen können auf den Registerblättern 'Produkte' bzw. 'Vermittler' zugeordnet werden. Kein Produktschlüssel bedeutet, dass die GDV -Daten kein eindeutiges Kriterium für das Produkt enthalten. Mehrere VSNr vorhanden bedeutet, dass zu einer GDV VS-Nummer mehrere VS- Nummern in FinanzProfiT vorhanden sind. In diesem Fall müssen diese VS-Nummern in FinanzProfiT überprüft werden. Keine Schablone bedeutet, dass für die zu importierende Sparte noch keine Schablone vorhanden ist. Ungültige Struktur bedeutet, dass die gelieferten Daten nicht importiert werden kann. Implaneum GmbH Seite ch

10 Adressvergleich Der Adressvergleich wird in der Hauptansicht auf dem Registerblatt 'Adressen' der GDV - Schnittstelle durchgeführt. Das Fenster gliedert sich in zwei Bereiche: Der linken Auswahlliste, in der die zu importierenden Objekte gewählt werden, und dem rechten Strukturbaum, in dem die Adressen in FinanzProfiT und die zugehörigen Verträge dargestellt werden. Bevor Adressen verknüpft werden, sollte ein Dublettenabgleich in FinanzProfiT durchgeführt werden! Während des Imports von GDV -Daten werden die Adressdaten direkt (zeichenweise) verglichen. Wird eine exakt gleich geschriebene Adresse gefunden, so werden die Daten mit dieser Adresse verknüpft. Falls keine Übereinstimmung gefunden wird, wird der phonetische Vergleich ausgeführt. Wird beim phonetischen Vergleich mindestens eine ähnliche Adresse in FinanzProfiT gefunden, so wird der Importdatensatz als 'Mehrdeutige Adresse' markiert. Der Datensatz wird nicht importiert. Nach einem Importlauf können Sie eventuell aufgetretene 'mehrdeutige Adressen' auf dem Registerblatt "Adressen" überprüfen. Folgende Vergleichsverfahren sind vorhanden Exakt Phonetisch nach Name, Vorname nach Name, Vorname, Anschrift nach Name, Vorname nach Name, Vorname, Anschrift Im Ausgangszustand ist als Vergleichsverfahren die phonetische Suche eingestellt. Beim phonetischen Vergleich lässt sich die Empfindlichkeit (Anzahl der verglichenen Zeichen) einstellen. Je kleiner die Empfindlichkeit, desto länger die Ausführungszeit. Optional kann der Adressvergleich über die Option Adressvergleich deaktivieren ausgeschaltet werden. In diesem Fall werden jedoch unter Umständen Adress- und Vertragsdubletten erzeugt. Diese Einstellung ist daher nur für den Import von GDV-Daten in eine leere FinanzProfiT Datenbank sinnvoll. Implaneum GmbH Seite ch

11 Adressvergleich Mehrdeutige Adressen verknüpfen: Falls mehrdeutige Adressen angezeigt werden, kann eine dieser Adressen mit der Adresse in FinanzProfiT verknüpft werden. Markieren Sie hierzu die Adresse im rechten Strukturbaum. Die Schaltfläche Zuordnen wird aktiviert, klicken Sie auf die Schaltfläche um die Adresse zu verknüpfen. Die Verknüpfung einer falsch zugeordneten Adresse kann mit der Schaltfläche Zuordnung aufheben entfernt werden. Ähnliche VSN verknüpfen: Da die Eingabe von VSN (Versicherungsscheinnummern) in der Regel auch abweicht (z. B. durch Interpunktionszeichen oder Leerzeichen wegen der Lesbarkeit) werden alle vorhandenen Verträge zu der Adresse angezeigt. Die Ähnlichkeit der VSN der Verträge wird durch verschiedene Symbole dargestellt. Wird unter der Adresse ein oder mehrere Verträge angezeigt, prüfen Sie bitte die VSN und ordnen Sie die VSN wie oben beschrieben zu, bei mehr als einer gleichen VSN ordnen Sie nur die erste VSN zu. Im unten dargestellten Beispiel wird die GDV-Adresse Muellers mit der VSN mit der FinanzProfiT Adresse Müllers und der abweichenden VSN verknüpft. Markieren Sie die zu verknüpfende VSN über die Schaltfläche Zuordnen werden die GDV- Adresse und die VSN mit den Daten in FinanzProfiT verbunden und als verknüpft dargestellt. Die Zuordnung muss nur einmalig durchgeführt werden. Beim nächsten GDV-Datenimport werden die Adresse und VSN ohne weiteren Aufwand importiert. Implaneum GmbH Seite ch

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