Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß 11 BDSG

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1 Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß 11 BDSG zwischen LamaPoll Prenzlauer Allee 36 G, Berlin - nachstehend Auftragnehmer genannt - und dem / der - nachstehend Auftraggeber genannt -

2 1. Gegenstand und Dauer des Auftrags Gegenstand des Auftrags Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang ist die Durchführung folgender Aufgaben (Beispiel: Durchführung von online Umfragen): (Bitte ausfüllen).... Dauer des Auftrags Der Auftrag ist unbefristet erteilt und kann von beiden Parteien mit einer Frist von 3 Tagen zum Ende der aktuellen Tarifeinheit (je nach Monats- oder Jahrestarif) gekündigt werden. Die Möglichkeit zur fristlosen Kündigung bleibt hiervon unberührt. 2. Konkretisierung des Auftragsinhalts Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der 4b, 4c BDSG erfüllt sind. Art der Daten 1. Auftragnehmer Grundsätzlich sind alle Umfragen bei LamaPoll anonym. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben oder verarbeitet. 2. Auftraggeber Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, sowie Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten durch den Auftraggeber: (Bitte ankreuzen oder ergänzen) o Kontakt- & Adressdaten (Name, -Adresse, Anschrift, etc.) o Personalstammdaten o Besondere Arten personenbezogener Daten i. S. d. 3 (9) BDSG o.. o.. o..

3 Kreis der Betroffenen Der Kreis der durch den Umgang ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen ist: (Bitte ankreuzen oder ergänzen) o Kunden o Beschäftigte i. S. d. 3 Abs. 11 BDSG o Geschäftspartner o.. o. 3. Technisch-organisatorische Maßnahmen Der Auftragnehmer hat die im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten technischen und organisatorischen umgesetzten Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen. Bei den Maßnahmen handelt es sich einerseits um nicht auftragsspezifische Maßnahmen hinsichtlich der Zutrittskontrollen, Zugangskontrollen, Zugriffskontrollen, Weitergabekontrollen, Eingabekontrollen, Auftragskontrollen, Verfügbarkeitskontrollen sowie des Trennungsgebots, die in der Anlage zu diesem Dokument dokumentiert sind, sowie andererseits um auftragsspezifische Maßnahmen insbesondere im Hinblick auf die Art des Datenaustauschs/Bereitstellung von Daten, Art/Umstände der Verarbeitung/Datenhaltung sowie Art/Umstände des Umgangs beim Output/Datenversand, die wenn sie sich nicht aus dem zugrundeliegenden Vertrag ergeben gesondert beschrieben werden wie folgt: Siehe Anlage 1: Darstellung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gemäß 11, 9 BDSG (System und Software LamaPoll) und Siehe Anlage 2: Darstellung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gemäß 11, 9 BDSG Version 1.1, Stand: Sept (Serverhosting durch Drittanbieter Strato AG) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat auf Anforderung die Angaben nach 4g Abs. 2, S.1 BDSG dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen.

4 4. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer diesen Antrag unverzüglich an den Auftraggeber weitergeben. 5. Kontrollen und sonstige Pflichten des Auftragnehmers Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen eines Auftrags nach 11 Abs. 4 BDSG folgende Pflichten: a) Schriftliche Bestellung - soweit gesetzlich vorgeschrieben - eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß 4f, 4g BDSG ausüben kann. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber mitgeteilt zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme. b) Die Wahrung des Datengeheimnisses entsprechend 5 BDSG. Alle Personen, die auftragsgemäß auf personenbezogene Daten des Auftraggebers zugreifen können, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet und über die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt werden. c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für einen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend 9 BDSG und der Anlage zu 9 BDSG. d) Die Durchführung der Auftragskontrolle mittels regelmäßiger Prüfungen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Vertragsausführung bzw. -erfüllung, insbesondere Einhaltung und ggf. notwendige Anpassung von Regelungen und Maßnahmen zur Durchführung des Auftrags. e) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber. Hierzu kann der Auftragnehmer auch Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revision, IT- Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) vorlegen. 6. Unterauftragsverhältnisse Der Auftragnehmer bedient sich zur Vertragserfüllung dem folgenden Unterauftragnehmer: STRATO AG Pascalstraße Berlin Soweit mit der Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten des Auftraggebers weitere Unterauftragnehmer einbezogen werden, wird dies grundsätzlich nur unter folgenden Voraussetzungen genehmigt: a) Der Auftragnehmer benennt die Unterauftragnehmer. b) Die Einschaltung weiterer Unterauftragnehmer ist nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers gestattet.

5 c) Der Auftragnehmer hat die vertraglichen Vereinbarungen mit dem/den Unterauftragnehmer/n so zu gestalten, dass sie den Datenschutzbestimmungen im Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechen. d) Bei der Unterbeauftragung sind dem Auftraggeber Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung und des 11 BDSG i.v. mit Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG beim Unterauftragnehmer einzuräumen. Dies umfasst auch das Recht des Auftraggebers, auf schriftliche Anforderung vom Auftragnehmer Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt und die Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen im Unterauftragsverhältnis, erforderlichenfalls durch Einsicht in die relevanten Vertragsunterlagen, zu erhalten. Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer durch Dritte als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt. Dazu zählen z.b. Telekommunikationsleistungen oder Reinigungskräfte. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. 7. Kontrollrechte des Auftraggebers Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner bei der Verarbeitung personenbezogener Daten bestehende Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und Nachweise zu führen. Im Hinblick auf die Kontrollverpflichtungen des Auftraggebers nach 11 Abs. 2 S. 4 BDSG vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Laufzeit des Auftrags stellt der Auftragnehmer sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß 9 BDSG und der Anlage nach. Dabei kann der Nachweis für die Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, auch durch Vorlage eines aktuellen Testats von unabhängiger Stelle, z.b. von Wirtschaftsprüfern, Revision oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z. B. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden. 8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers Der Auftragnehmer erstattet in allen Fällen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschäftigten Personen Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind. Es ist bekannt, dass nach 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten bestehen können. Deshalb sind solche Vorfälle ohne Ansehen auf die Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, beim

6 Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach 42a BDSG treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstützen. 9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisung des Auftraggebers (s. a. 11 Abs. 3 Satz 1 BDSG). Der Auftraggeber behält sich im Rahmen der in dieser Vereinbarung getroffenen Auftragsbeschreibung ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung vor, das er durch Einzelweisungen konkretisieren kann. Änderungen des Verarbeitungsgegen-standes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen. Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder per bestätigen. Der Auftragnehmer verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich entsprechend 11 Abs. 3 Satz 2 BDSG zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. 10. Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern Siehe auch Punkt 4. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten: Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Die Dienstleistung des Auftragnehmers kann pausiert und zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt oder wideraufgenommen werden. Somit erfolgt keine automatische Löschung der Kundendaten (Kundendaten sind sämtliche in den Besitz des Auftragnehmers gelangten Unterlagen, erstellten Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen) seitens des Auftragnehmers bei Beendigung der Leistungsvereinbarung, es sei denn, dies ist ausdrücklich Teil der Vereinbarung. Der Auftraggeber hat jedoch stets die Möglichkeit, alle Kundendaten (vor allem projektbezogene Daten wie Umfrageergebnisse und Teilnehmerdaten) online einzusehen und zu löschen, sowie alle offline vorhandene Daten (vor allem Vertragsunterlagen, Testdaten) anzufordern oder zur Löschung freizugeben. Online, im Auftraggeberaccount durch den Auftraggeber selbst gelöschte Daten verbleiben bis zur Löschung noch 7 Tage in verschlüsselte Backupdateien auf gesicherten Server (siehe Anlage 3) des Auftragnehmers.

7 Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben. 11. Nutzungsrechte Durch diesen Vertrag werden keine Nutzungsrechte an den Betriebsdaten, die über die mit dem Auftrag definierten Zwecke hinausgehen, gewährt. 12. Haftung und Schadensersatz Im Falle von Ansprüchen Betroffener gegen den Auftraggeber wegen der Verletzung von Datenschutzbestimmungen übernimmt der Auftragnehmer die Beweislast dafür, dass der Schaden nicht Folge eines von ihm zu vertretenen Umstandes ist, soweit personenbezogene Daten des Betroffenen vom Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden. Für sonstige Haftungs- und Schadensersatzansprüche gelten die gesetzlichen Bestimmungen, es sei denn, es werden gesondert vertragliche Vereinbarungen hierzu getroffen. 13. Sonstiges Ergänzungen und Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Sollte Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter, etwa durch Pfändung, durch ein Konkurs- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich und vor Eintritt dieser Maßnahmen zu verständigen. Erweist sich eine Bestimmung dieses Vertrages als unwirksam, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen des Vertrags nicht. Beide Vertragsparteien sind in diesem Falle verpflichtet, unverzüglich in eine nachträgliche Zusatzbestimmung einzuwilligen, die nach Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Alleiniger Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist, vorbehaltlich eines etwaigen ausschließlich gesetzlichen Gerichtsstandes,... (Ort des Sitzes des Auftraggebers). Beide Seiten bleiben jedoch zur Erhebung der Klage oder der Einleitung sonstiger gerichtlicher Verfahren am allgemeinen Gerichtsstand bzw. Sitz der jeweiligen Gesellschaft berechtigt.

8 14. Anlagenverzeichnis Anlage 1: Darstellung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gemäß 11, 9 BDSG (System und Software LamaPoll) Anlage 2: Darstellung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gemäß 11, 9 BDSG Version 1.1, Stand: Sept (Serverhosting durch Drittanbieter Strato AG) Ort / Datum Berlin, den Auftraggeber Auftragnehmer Unterschrift Unterschrift

9 Anlage 1 Technische und Organisatorische Maßnahmen gemäß 9 BDSG (Stand Januar 2016) 1. Vorwort Das System LamaPoll ermöglicht die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet durch LamaPoll lediglich in Form einer Zwischenspeicherung statt. Die Erhebung und Nutzung findet durch den Auftraggeber statt. Die verantwortliche Stelle für die personenbezogenen Daten bleibt in jedem Fall beim Auftraggeber. Personenbezogene Daten wie Teilnehmer- -Adressen oder Ergebnisse werden nicht auf lokalen Arbeitsplätzen oder in den Büroräumen von LamaPoll gespeichert, sondern verbleiben auf unseren Datenservern. Unsere Datenserver sind bei der Strato-AG gehostet und verfügen über die BS TÜV-Zertifizierung sowie über die unabhängige TÜV-Zertifizierung nach DIN ISO Genauere Informationen zu den Technischen und Organisatorischen Maßnahmen unseres Hosters können der Anlage 2 entnommen werden. Falls zum Zwecke der Fehlerbehebung, Wartung oder Weiterentwicklung der Software LamaPoll eine lokale Kopie erforderlich ist, werden diese ausschließlich auf verschlüsselten Festplatten / Partitionen hinterlegt, sodass der Zugriff nur durch befugte, autorisierte Mitarbeiter möglich ist. Detaillierte Informationen zum Umgang mit Daten durch unsere Mitarbeiter können unserer Sicherheitsrichtlinie entnommen werden. Aus Sicherheitsgründen geben wir nur eine allgemeine Beschreibung, denn der beste Schutz Ihrer Daten ist die Geheimhaltung der genauen Sicherheitsmaßnahmen. Für die Verarbeitung in Form von Zwischenspeicherung der personenbezogenen Daten gelten folgend beschriebene technischen und Organisatorischen Maßnahmen. 2. Zutrittskontrolle Zutritt zu unseren Büroräumen ist nur über 2 abschließbare Türen möglich. Zutrittsbewilligung und Schlüsselübergabe erfolgt durch ausschließlich durch die Geschäftsleitung und wird schriftlich dokumentiert. Falls Betriebsfremde Zutritt zu den Büroräumen benötigen, werden diese ständig durch einen LamaPoll-Mitarbeiter begleitet. Für die Zutrittskontrolle der Serverräume siehe Anlage Zugangskontrolle Der Zugang zu Systemen erfolgt mit Authentifizierung durch individuelle Benutzerkennung und Passwort. Passwörter müssen unserer Passwortrichtlinie entsprechen. Zugangsberechtigungen werden ausschließlich durch die Geschäftsführung gewährt und schriftlich dokumentiert. Unsere Systeme sind vor unbefugtem Zugang durch Firewalls und Anti-Viren-Software geschützt. Alle Arbeitsplätze (PC, Tablets, Testgeräte) werden bei Verlassen des Arbeitsplatzes passwortgeschützt. Für die Zugangskontrolle der Serverräume siehe Anlage 2.

10 4. Zugriffskontrolle Der Zugriff auf unsere Systeme sowie auf das Befragungstool erfolgt mit Authentifizierung durch individuelle Benutzerkennung und Passwort. Passwörter müssen unserer Passwortrichtlinie entsprechen. LamaPoll ist mit einem Schutz vor Brute-Force-Angriffen gesichert. Server sind mit Firewall und Anti-Virensoftware gesichert. Zugriff auf Server ist nur durch autorisierte Mitarbeiter mittels individuellen RSA-Schlüsseln möglich. Protokollierung von Benutzeraktionen sowohl LamaPollals auch Serverseitig. Personenbezogene Daten in Papierform (bspw. ADV Verträge) werden in einem verschließbarem Tresor aufbewahrt. Mitarbeiter unseres Hosters (Strato-AG) haben auf dedizierte Root-Server keinen Zugriff (Siehe Anlage 2). 5. Weitergabekontrolle Keine Weitergabe, Übermittlung, Übertragung oder Transport von personenbezogenen Daten im System vorgesehen. Alle Mitarbeiter werden auf das Datengeheimnis 5 BDSG verpflichtet, unterliegen unserer Geheimhaltungsverpflichtung und werden regelmäßig im Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten geschult. Im Rahmen des Kundensupports exportierte Daten werden ausschließlich verschlüsselt (via SSL) übertragen, nicht gespeichert sondern nach Betreuungsfall unwiederbringlich gelöscht. Der Export wird protokolliert. Übermittlung vertraulicher Daten via (zu Kunden oder intern) erfolgt verschlüsselt. 6. Eingabekontrolle Alle Eingaben werden vom Auftraggeber selbst vorgenommen. Die Protokollierung der Benutzeraktionen ermöglicht Überprüfung, wer, wann und wie personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder gelöscht hat. 7. Auftragskontrolle Die Protokollierung der Benutzeraktionen garantiert die Verarbeitung gemäß Weisungen des Auftraggebers. Der Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß BDSG 11 spezifiziert die Rechte und Pflichten von Auftraggeber (Kunde) und Auftragnehmer (LamaPoll). Ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß 11 BDSG mit unserem Server-Hoster (Strato-AG) ist vorhanden. Es werden regelmäßige Kontrollen bei der Strato-AG durchgeführt. Alle Mitarbeiter sind im Umgang mit personenbezogenen Daten geschult. 8. Verfügbarkeitskontrolle Nahezu 100%-ige Verfügbarkeit durch autarke und redundante Stromversorgung, Kühlung und Internetanbindung. Alle Daten sind in einem RAID-1-Array gespeichert. Das bedeutet, dass alle Festplatten redundant und gespiegelt vorhanden sind. Bei Ausfall einer Festplatte springt automatisch und ohne Unterbrechung unseres Dienstes eine Ersatzfestplatte ein. LamaPoll wird grundsätzlich ohne Unterbrechung angeboten. Mehr zur Verfügbarkeitskontrolle der Server siehe Anlage 2. Alle Daten werden täglich gesichert. Die Sicherung erfolgt verschlüsselt (AES-256) auf 3 physisch getrennten Speichermedien. Somit ist ein optimaler Schutz vor Datenverlust gewährleistet.

11 Unsere Programmierer befolgen einen Katalog von Codierungsrichtlinien, welche eine sichere und stabile Programmierung von LamaPoll gewährleisten und vor Datenmanipulation und -verlust schützen. Betriebssysteme und verwendete Anwendungen werden stets aktualisiert und verwenden immer die neusten Patches. 9. Trennungsgebot Die Speicherung erfolgt für jeden Mandanten getrennt. Auftragsdaten (Befragungsergebnisse) und Vertragsdaten (Name, Anschrift usw. des Vertragspartners) sind ebenfalls getrennt voneinander gespeichert. Die Trennung wird durch Mandanten ID umgesetzt.

12 Anlage 2 Darstellung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gemäß 11, 9 BDSG Version 1.1, Stand: Sept (Serverhosting durch Drittanbieter STRATO AG) In diesem Abschnitt beziehen sich alle Aussagen (wie wir oder unsere ) auf den Unterauftragnehmer Strato-AG: In diesem Dokument beschreiben wir die wesentlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, die wir zum Schutz Ihrer Daten ergreifen. Aus Sicherheitsgründen geben wir nur eine allgemeine Beschreibung, denn der beste Schutz Ihrer Daten ist die Geheimhaltung der genauen Sicherheitsmaßnahmen. Soweit erforderlich, sinnvoll und wirtschaftlich werden die wesentlichen Systeme mit den beschriebenen Maßnahmen ganz oder teilweise ausgestattet. Die Sicherheit und Verfügbarkeit der STRATO Rechenzentren wird vom TÜV Süd regelmäßig nach DIN ISO geprüft. Datenschutz und Datensicherheit sind für uns von zentraler Bedeutung. Die Sicherheitsmaßnahmen werden kontinuierlich an den technischen Fortschritt und die aktuellen Gefährdungsszenarien angepasst. 1. Zutrittskontrolle Unsere Rechenzentrumsgebäude sind durch Sicherheitsschlösser, vergitterte Fenster und Rollos gesichert. Der Zutritt über die vorgesehenen Zutrittswege ist nur autorisierten Personen mit Magnetkarte und Schlüssel möglich. Darüber hinaus sind die Zutrittswege durch Wachschutz, Videound Alarmanlagen gesichert. Zutrittsberechtigte Mitarbeiter sind organisatorisch festgelegt, Magnetkarten und Schlüssel werden nur entsprechend der Organisationsanweisung vergeben. Über den Zutritt werden Anwesenheitslisten geführt, Regelungen für Fremdpersonal und Richtlinien zur Begleitung von Gästen sind vorhanden. 2. Zugangskontrolle Der Zugang zu Systemen erfolgt mit Authentifizierung durch individuelle Benutzerkennung und Passwort. Berechtigungen werden nach einem Zugangsberechtigungskonzept vergeben, die Passwörter müssen den Sicherheitsanforderungen nach ISO genügen. Die Systeme sind gegen unberechtigten Zugang z.b. durch eine Firewall gesichert. Bei Root-Servern haben unsere Mitarbeiter keinerlei Zugang. Dementsprechend obliegt es dem Kunden, das System zu sichern. 3. Zugriffskontrolle Berechtigungen sind in den IT-Systemen festgelegt, differenzierte Zugriffe und differenzierte Berechtigungen werden festgelegt. Berechtigungsbewilligung (organisatorisch) und Berechtigungsvergabe (technisch) sind getrennt. Der Zugriff entsprechend Berechtigung wird auch bei Verfahren zur Wiederherstellung von Daten aus Backups gewahrt. Test- und Produktionsumgebung sind getrennt. Fernwartungen werden mit eindeutiger Benutzerkennung vorgenommen und protokolliert. Bei Root-Servern haben unsere Mitarbeiter keinerlei Zugriffsmöglichkeit.

13 4. Weitergabekontrolle Alle unsere Mitarbeiter werden auf das Datengeheimnis nach 5 BSDG verpflichtet. Soweit erforderlich werden die Daten gegen Zugriffe auf Netzwerkebene geschützt, Daten verschlüsselt und Schnittstellen gegen unbefugten Datenexport gesichert. 5. Eingabekontrolle Die Daten werden vom Auftraggeber selbst eingegeben. Unsere Mitarbeiter dürfen grundsätzlich nicht auf Ihre Daten zugreifen bzw. Daten eingeben, verändern oder löschen. Bei Root-Servern haben unsere Mitarbeiter keinerlei Zugriffsmöglichkeit. Wir nehmen Sperrungen aus rechtlichen oder technischen Gründen sowie im Falle des Zahlungsverzuges vor. Die Vornahme von Sperrungen wird protokolliert. Die Protokolldaten werden aufbewahrt und enthalten die Mitarbeiterkennung. Die Löschung erfolgt nach dem Vertragsende automatisiert und wird protokolliert. 6. Auftragskontrolle Wir schließen auf Wunsch einen schriftlichen Vertrag, der den Datenverarbeitungszweck regelt und ein Weisungsrecht enthält. Unsere Mitarbeiter kennen den Datenverarbeitungszweck. Sie erhalten schriftliche Weisung zum Umgang mit personenbezogenen Daten. Ein IT-Organisationshandbuch / IT-Sicherheitskonzept ist vorhanden. werden schriftlich beauftragt. Unterauftragsverhältnisse 7. Verfügbarkeitskontrolle Die Rechenzentren verfügen über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung durch Batterien und Dieselaggregate. Die Primärtechnik und die wesentliche Sekundärtechnik ist redundant aufgebaut. Backup werden regelmäßig erstellt und die Daten auf getrennten Systemen gespiegelt, soweit dies Leistungsbestandteil ist. Bei Root-Servern erfolgen Backup und Datensicherung nicht durch uns, weil wir keinen Zugriff auf die Daten haben. Wiederherstellungsmöglichkeiten bei Datenverlust sind vorgesehen. Brandmeldeanlagen, Löschanlagen mit Löschgas und ein Notfallplan für die verschiedenen Gefährdungsszenarien sorgen für den physikalischen Schutz Ihrer Daten. 8. Trennungskontrolle Je nach Paket werden Ihre Daten physikalisch oder logisch / virtuell von anderen Daten getrennt. Die Datensicherung erfolgt auf physikalisch oder virtuell getrennten Einheiten.