Pflichtenheft

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1 Pflichtenheft

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Einführung 1. National Director Aufgaben: Jahresprogramm 3 2. Kassier Aufgaben: Jahresprogramm 4 3. Exchange Coordinator Jahresprogramm / Aufgaben Weitere Informationen 5 4. External relations Verantwortlicher Aufgaben Jahresprogramm 6 5. Webmaster Aufgaben 7 Programme Vorgehen Jahresprogramm Einführung Dieses Pflichtenheft ist ein Leitfaden für IAAS Delegierte und Verantwortliche sowie diejenigen die es noch werden wollen. Es dient dazu die Aufgaben der jeweiligen Posten zu definieren, damit bei Personalwechsel keine Information verloren geht. Delegierte (National Director, Finanzminister, Exchange Coordinator) sind von der IAAS Constitution vorgeschrieben und werden an der Vial GV gewählt. Die übrigen Verantwortlichen können IAAS intern gewählt werden. Bitte schaut euch dieses Pflichtenheft am Ende eurer Amtszeit durch, nehmt - wenn nötig- Anpassungen vor und führt eure Nachfolger ins Amt ein. Bei Unklarheiten helfen euch die Vial Statuten und IAAS Constitution. Viel Spass Damien Tschopp, Seyhan Kahya, Yannik Schlup, Susanne Frey, Melanie Binggeli, Jakob Surber /8

3 1. National Director Der National Director (kurz ND) führt den IAAS Schweiz und koordiniert seine Aktivitäten. Er ist Ansprechperson für den Vial, die ETH und die internationalen IAAS Komitees. Er hat den Überblick über nationale & internationale Aktivitäten Aufgaben: Trägt den Verein Vorbereitet die Sitzungen und leitet diese Erarbeitet ein Jahresprogramm/Semesterprogramm Informiert die Mitglieder Verwaltet den Mailaccount & leitet s an Mitglieder weiter Schreibt einen Jahresrapport für das EDM & den WoCo Stellt den IAAS den Erstsemestrigen vor Repräsentiert den IAAS an der Vial GV, gibt einen Überblick über Aktivitäten Kontrolliert und koordiniert ExCo, Kassier, Exchangeweek coordinator Fragt nach Absprache mit den Mitgliedern andere Länder zur Durchführung von Exchangeweeks an oder delegiert diese Aufgabe an einen Verantwortlichen. Informiert den VIAL über IAAS Events (falls wir noch Plätze an einem Event frei haben.) Leitet Eventberichte für Newsletter weiter (IAAS World, Western Europe, etc.) und speichert diese für den Alumni Newsletter. Schreibt nach Bedarf Empfehlungsschreiben für Delegierte / Verantwortliche am Ende ihrer Amtszeit Jahresprogramm Herbstsemester: Vorbereiten des Ersti-Apéros Aktualisieren der Aktivenliste für das neue Semester Ändern der Passwörter für sämtliche verwaltete Accounts o momentan Mail Adresse, Länderbereich IAAS world webpage & Google drive (gleiches Passwort für verschiedene Accounts verwenden lohnt sich.) Festlegen des Jahresprogramms Festlegen der persönlichen Amtsziele Vorbereiten der Winter GV Schreiben eines Rapports für das EDM Frühlingssemester: Suchen und einarbeiten eines Nachfolgers Vorbereiten der Frühlings GV o Achtung: Anträge müssen zwei Wochen im Voraus eingegeben werden. Planen einer Gruppe zur Organisation des WFD Schreibt den Jahresbericht für den WoCo. Aktualisiert die Angaben auf der IAAS world webpage (neue Besetzungen) 3/8

4 2. Kassier Der Kassier / Finanzminister ist für die finanziellen Angelegenheiten des Vereins zuständig. Er verwaltet die Vereins-Konten, besorgt die Buchhaltung und verwaltet das Inventar. 2.1 Aufgaben: Tätigen von Auszahlungen innerhalb von zwei Wochen Ändern der Passwörter für sämtliche verwaltete Accounts Sammeln von Belegen und Buchführung Rückerstatten von Spesen und Anteile der Teilnahmegebühren an die Mitglieder des IAAS gegen Einhändigen des ausgefüllten Zahlungsschein Erstellen der Buchhaltung mit dem Buchhaltungs-Programm Banana 4.0 Präsentieren der Buchhaltung zur Rechnungsrevision beim jeweiligen Revisor Präsentieren der Vermögens- und Erfolgsrechnung an der VIAL GV im Frühjahressemester Kontrolle der Zahlungseingänge der Landwirte anhand der vom Expro bereitgestellten Daten zu den Praktikanten Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen Erstellen eines Inventars zu IAAS-Sackmessern und Kleidungsstücken mithilfe des Formulars Erstellen des Semesterbudgets zusammen mit dem National Director Jährlich die neuen Mitglieder auf das Zahlungsschein aufmerksam machen Bestellen der frankierten Couverts beim Druckzentrum der ETHZ und der Einzahlungsscheine bei der Post Präsentation des Abschlusses an der GV im Frühjahr Mailverkehr über die Adresse tätigen Regelmässiges Überprüfen des Faches im Büro 2.2 Jahresprogramm Frühlingssemester Zu Beginn des Jahres die neue Buchhaltung eröffnet werden, die alte abgeschlossen und ein neuer digitaler Ordner für dieses Jahr erstellt werden. Der Buchhaltungsabschluss muss vor der Frühjahres-GV erstellt werden und dem VIAL-Präsidenten zugesendet werden (drei Wochen im Vorraus). Treffen im Frühjahr mit dem EXPRO-Team zur Besprechung des Ablaufes (Anzahl Praktikanten, Einzahlungen je Landwirt, Zeitplan...) Das Budget zusammen mit dem VP vor der Frühjahres-GV erstellt werden und dem VIAL-Präsidenten zugesendet werden Herbstsemester Ende Oktober oder später auf Anweisung des EXPRO-Teams die Einzahlungsübersicht der Bauern erstellt werden. An der Herbst-GV gibt es keinen Buchhaltungsabschluss, da das Jahr noch nicht abgeschlossen ist. 4/8

5 3. Exchange Coordinator Der Exchange Coordinator (kurz ExCo) leitet das Exchange Programm (EXPRO) des IAAS Schweiz. Er koordiniert und kontrolliert die Vermittlungsabläufe und dient als erste Ansprechperson für die Immigrationsbehörden, den Bund, HQ, die Bauern und Praktikanten 3.1 Jahresprogramm / Aufgaben Sommerferien: Vorbereitung der Vermittlung (Human Resources, Database, Verträge und weitere Dokumente aktualisieren) Herbstsemester: Finden neuer Betriebe Ändern der Passwörter für sämtliche verwaltete Accounts und Code des Expro Schliessfach Versand an Betriebe für das neue akademische Jahr Call for Applicants an ExCo s Kontakt zu Bundesbehörden bez. Allfällige Gesetzesänderungen Winterferien: Teammitglieder finden, die nicht auf Blockprüfungen lernen oder 2 Monate Skifahren Frühlingssemester: Vermittlung der Praktikanten Mentorenprogramm Kontrolle Zahlungseingänge / Versand Mahnungen Praktikanten-Weekend Sommerferien: Teammitglieder finden, die während den Sommerferien nicht auf Blockprüfungen lernen oder für 3 Monate die Welt bereisen. 3.2 Weitere Informationen Der ExCo nimmt am internationalen ExPro meeting teil oder sendet einen Delegierten. Das Expro Team bewirbt das Programm auf Nationaler und Internationler Ebene. Der ExCo organisiert s jährlich ein Essen für das ExPro Team. Der ExCo ist sich bewusst, dass das ExPro die Haupteinnahmequelle des IAAS Schweiz ist und sorgt dementsprechend für die Erhaltung des Programms. Mailverkehr über die Adresse 3.3 EXPRO-Team (ehem. Mentoren) Die Team-Mitglieder betreuen die Studenten auf dem Hof. Jeweils ein Betreuer pro Hof, welcher die Kontaktperson für den Betriebsleiter und den Praktikanten ist. 5/8

6 4. External relations Verantwortlicher Der external relations Verantwortliche ist verantwortlich für den Kontakt zwischen IAAS Schweiz und seinen Alumni, sowie potentiellen Sponsoren. 4.1 Aufgaben Führt und aktualisiert die Alumniliste. Schreibt einen Jahresrückblick an die Alumni und Sponsoren, um sie über die Aktivitäten des IAAS Schweiz auf dem laufenden zu halten. Führt und aktualisiert die Sponsorenliste > Suchen neuer Sponsoren und löschen derer, die nicht mehr aktuell sind. Ist verantwortlich dafür, dass jährlich ein Alumnievent organisiert wird. 4.2 Exchange Week Die Hauptarbeit des External Relations Verantwortlichen fällt während der Organisation einer Exchangeweek, Workshops etc. in der Schweiz an. Er ist verantwortlich für die Sponsorensuche der Exchangeweek (nicht alleine zuständig, Aufgaben sind delegierbar!): Vor Exchangeweek Anschreiben der Sponsoren mit klarem Sponsoringkonzept (Wer sind wir? Was brauchen wir? Was bieten wir?) Anschreiben Svial / IAAS Alumni (Einzahlungsscheine nicht vergessen) Wenn möglich an SVIAL Anlass (GV) gehen um Event zu präsentieren. Nach Exchangeweek Dankesbrief an Sponsoren Schreibt Bericht über den Event (mit Fotos), legt diesen dem Dankesbrief bei und sendet ihn an Svial (für SVIAL Journal), Sponsoren und IAAS World. 4.3 Jahresprogramm Herbstsemester Übernimmt Sponsorenliste des ND Schreibt Rundmail ob noch jemand alte Mitglieder kennt Fühlingssemester Organisiert Alumnievent (nicht zu spät im Semester, wegen den Prüfungen). Schreibt Jahresbericht für Alumni (inkl. WoCo, falls Schweiz teilgenommen). Führt Nachfolger in Aufgabe ein und übergibt Sponsoringbiref Vorlagen. 6/8

7 5. Webmaster Der Webmaster verwaltet die Website des IAAS Schweiz. 5.1 Aufgaben Die Website nach Wunsch des Teams anpassen, die aktuellen Daten hochladen und insbesondere die neuen Verantwortlichen aktualisieren. Die Liste der Serverzugriffsberechtigten aktualisieren and an den Helpdesk schicken Programme - Einen sinnvollen Editor downloaden (ich nutze NetBeans). - FileZilla downloaden (damit du auf den ETH Server zugreifen und die geänderte Website hochladen kannst). Vorgehen Folgende Angaben brauchst du für FileZilla: Klicke links oben auf Datei, dann wähle Servermanager. Gib anschliessend folgende Daten ein: Server (Host): sftp://vial_iaas@storage.vseth.ethz.ch Benutzername: vial_iaas PW: vg78yerwx Port: 22 (Navigation: storage) Nach diesen Eingaben klickst du auf OK und gelangst damit wieder zum Startfenster von FileZilla zurück. Auf der unteren linken Seite in FileZilla suchst du nun auf deinem eigenen Computer den Pfad deiner HTML- und CSS-Dateien. Auf der unteren rechten Seite musst du zum richtigen Pfad auf dem ETH-Server gehen: export/vseth/webpages/ Solltest du noch Fragen zum Vorgehen haben, helfe ich dir gerne weiter: melanibi@student.ethz.ch 7/8

8 Jahresprogramm Folgende Aktivitäten finden im verlauf des Jahres statt. Wieviele davon stattfinden, hängt von der Motivation und dem Aufwand der Mitglieder und Delegierten ab. Erstsemestrigenapero IAAS World Food Day Praktikantenweekend VIAL GV (Frühling & Herbst) Alumni Event Social events & Exkursionen o Einen Social event pro Monat (entspricht dreien pro Semester), darunter vorzugsweise zwei kleinere Events zu Beginn und Ende des Semesters (Grillen, Essen etc.) und einen grösseren Anlass Mitte des Semesters (Wanderung, Exkursion o.ä.). o Diese Events stärken das Gemeinschaftsgefühl und steigern die Motivation der Mitglieder. Internationale Anlässe: Exchangeweek, EDM, WoCo, EXPRO-Meetings, Seminare (z.b. von Partnerorganisationen) und Training-Events. o Einen allgemeinen Abend mit Vial Mitgliedern lohnt sich, um Neumitglieder anzuwerben und den Stellenwert des IAAS (bei Nicht- Mitgliedern) zu verdeutlichen. 8/8