VDMA, BITKOM, VOI, VDI,

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1 Trovarit AG Gründung: Gründer: als Spin-Off des FIR an der RWTH Aachen Dr.-Ing. Karsten Sontow Dipl.-Ing. Peter Treutlein Mitarbeiter: 30 (Stand 01/2014) Ingenieure, Kaufleute, Informatiker und Geisteswissenschaftler Standorte/Büros: Aachen, Augsburg, Hamburg, Göttingen, Heilbronn, Leipzig, Wien (AT), Istanbul (TR), Zürich & St. Gallen (CH) (c/o 2BCS) Zoetermeer (NL) (c/o PragmatiQ) Kompetenzen: Kooperationen: Effiziente & sichere Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software: ERP (Maschinen- & Anlagenbau, Prozessfertigung, Handel u. Projektdienstleister) CRM (Vertriebsunterstützung, Customer Relationship Management) MES (Leitstand, Fertigungssteuerung und BDE) BI / DM (Business Intelligence und Data Management) DMS / ECM (Dokumentenmanagement) Fachinstitute (RWTH Aachen, Fraunhofer Institut, Steinbeis Transfer-Zentrum) Fachverbände (BDU, VDMA, BITKOM, VOI, VDI, ) Fachverlage, -veranstalter ca. 20 Fachberatungen

2 Aufgaben der Software-Auswahl Die eigenen Prozesse analysieren & optimieren. Die individuellen Anforderungen ermitteln & festhalten. Auf dem Markt verfügbare Lösungen recherchieren & analysieren. Angebote einholen & vergleichen. Persönlichen Eindruck von den Lösungen gewinnen (Look & Feel). Die beste Software & den besten Partner für Ihr Unternehmen finden. Einen fairen, wasserdichten Vertrag aushandeln & unterschreiben. Schwere Entscheidung?

3 Die eigenen Prozesse analysieren Geschäftsprozesse ändern sich im Laufe der Zeit Abläufe im Unternehmen werden diesen geänderten Prozessen nicht immer angepasst Die eingesetzte Software-Lösung unterstützt diese geänderten Prozesse oft nicht mehr Die Folgen sind z.b. Effizienzverlust Doppelte Datenhaltung Mehraufwände bei der Prozesssteuerung und der Informationsbeschaffung Schaffung von work-arounds...

4 Die eigenen Prozesse optimieren Potenzial-/Prozessanalyse Ermittlung und Analyse der erfolgskritischen Kernprozesse (Prozesslandkarte) Erhebung von Aufbauorganisation & IT-Landschaft Analyse der aktuellen Software- Unterstützung (strukturierte Befragung der Mitarbeiter) Analyse der erfassten Verbesserungspotenziale Analyse der identifizierten Kernprozesse auf Detailebene Erstellung eines Maßnahmenkatalogs und erste Optimierung von Schwachstellen

5 Potenzial-/Prozessanalyse: Nutzen Transparenz hinsichtlich Aufbau- und Ablauforganisation Ansatzpunkte für Reorganisationsmaßnahmen Basis für nachhaltiges Prozessmanagement Solide Grundlage zur Ableitung funktionaler und technischer Anforderungen an eine neue Software-Lösung

6 Die individuellen Anforderungen ermitteln & festhalten Lastenheft Aufnahme der Projektrahmenbedingungen Aufnahme der technischen Anforderungen Aufnahme der funktionalen Anforderungen Das Lastenheft ist mehr als ein Wunschzettel! Das Lastenheft dient als Grundlage für die Anforderungsdefinition die Ausschreibung die Anbieterworkshops (Welche Prozesse sollen demonstriert werden?) das Vertragswerk (Definition des Leistungsumfangs, Fixierung der Kosten) Das Rad nicht neu erfinden Die IT-Matchmaker Lastenheftvorlagen werden in Zusammenarbeit mit führenden Forschungsinstituten entwickelt und den Marktanforderungen regelmäßig angepasst. Individuelle Anforderungen werden als Zusatzfragen integriert

7 Auf dem Markt verfügbare Lösungen recherchieren & analysieren Marktrecherche Welche Software-Lösung ist die richtige? Der Software-Markt ist unübersichtlich und heterogen. Es gibt z.b. mehr als 200 DMS- Systeme auf dem deutschen Markt (plus mehr als 800 ERP-Systeme). Die Informationsbeschaffung auf Messen, im Internet oder in Fachzeitschriften ist möglich aber äußerst zeitintensiv. Vergleichbare Informationen über Unternehmen, Produkt und Referenzen sind schwer erhältlich.

8 IT-Matchmaker select - Marktrecherche Differenzierte Recherchemöglichkeiten Strukturierte Gegenüberstellung Anforderungsprofil/Leistungsprofil Detaillierte Anbieter/Produktsteckbriefe Parallele Analyse der Referenzprojekte der Anbieter Übersichtliche Zusammenfassung der Recherche- und Analyseergebnisse in Ihrem individuellen Top 20 Report Komfortable Marktrecherche zur effizienten Erstellung eines qualifizierten Favoritenkreises DEMO

9 Angebote einholen & vergleichen Ausschreibung des Projekts Zielsetzung Qualifizierte fachliche Stellungnahme der Anbieter zur vorliegenden Aufgabenstellung Qualifizierte Abschätzung des Projektbudgets und der laufenden Kosten Vergleichbare Angaben zu funktionaler Abdeckung Anpassungsaufwänden Investitionshöhe und laufenden Kosten Referenzen

10 Persönlichen Eindruck von den Lösungen gewinnen (Look&Feel) Systemtests - Zielsetzung Persönlichen Eindruck von der Kompetenz der Software-Anbieter gewinnen Persönlichen Eindruck vom Umgang mit der Software-Lösung gewinnen (Look & Feel) Kritische Überprüfung der Unterstützung relevanter Geschäftsprozesse Vergleichbarkeit der Analyseergebnisse sicherstellen Entscheidungsbasis im Unternehmen verbreitern (Einbinden von Key- Usern)

11 Die beste Software & den besten Partner für Ihr Unternehmen finden Solide Grundlage für die Investitionsentscheidung

12 Einen fairen & wasserdichten Vertrag aushandeln & unterschreiben Der Kunde will Standardsoftware mit allen notwendigen Funktionen, eine fest vereinbarte Vergütung, die möglichst spät zu zahlen ist, einen fixen Termin für den Beginn der produktiven Nutzung, wenig Beeinträchtigungen seines betrieblichen Ablaufes während der Einführung, langfristige Investitionssicherheit. Das Softwarehaus will die Standardsoftware möglichst schnell liefern u. die Vergütung dafür bekommen, die Standardsoftware so wenig wie möglich ändern, um sie wartbar zu halten, die Einführungsleistungen nach Aufwand abrechnen, möglichst keine Erfolgsverantwortung und Haftung übernehmen, Softwarepflegeverträge so schnell wie möglich, am besten schon mit der Überlassung der Standardsoftware abschließen. Der Vertrag hat die Aufgabe, zwischen diesen Interessen einen angemessenen Ausgleich festzulegen.

13 Bestandteile der Vertragsverhandlungen Pflichtenhefterstellung gemeinsam mit favorisierten Anbieter Erstellung PM-Handbuch Fachliche und juristische Vertragsprüfung Finale Verhandlung der Konditionen und Vertragsabschluss

14 Vertrags-Check Die Trovarit-Vertragscheckliste hat sich in mehr als 100 begleiteten Vertragsverhandlungen bewährt!

15 Aufgaben der Software-Auswahl Die eigenen Prozesse analysieren & optimieren. Die individuellen Anforderungen ermitteln & festhalten. Auf dem Markt verfügbare Lösungen recherchieren & analysieren. Angebote einholen & vergleichen. Persönlichen Eindruck von den Lösungen gewinnen (Look & Feel). Die beste Software & den besten Partner für Ihr Unternehmen finden. Einen fairen, wasserdichten Vertrag aushandeln & unterschreiben. Schwere Entscheidung? DEMO

16 Preise & Konditionen Marktrecherche: Lizenz IT-Matchmaker light: kostenlos Marktrecherche + Ausschreibung: Lizenz IT-Matchmaker compact: 950,- Lizenz IT-Matchmaker professional: 1.950,- Weitere Informationen zu Lizenzen und Preisen: https://www.it-matchmaker.com/service/preise-konditionen.html

17 Vielen Dank für Ihr Interesse Kontakt: Rainer Sontow Trovarit AG Campus-Boulevard Aachen

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