Mit eevolution DMS auf Basis innovativer ACTIWARE Technologie profitieren Kunden von einem integrierten und ganzheitlichen Dokumentenmanagement und

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1 eevolution DMS

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3 Mit eevolution DMS auf Basis innovativer ACTIWARE Technologie profitieren Kunden von einem integrierten und ganzheitlichen Dokumentenmanagement und kompletter Office-Productivity - in Verbindung mit Microsoft SharePoint. Nähere Informationen: eevolution GmbH & Co. KG Tel.: +49 (0) rietzke@eevolution.de

4 Die eevolution DMS Lösung Unternehmen müssen sich zukünftig auf eine weiter zunehmende Informationsflut einstellen. Das daraus resultierende Verwalten von Dokumenten und Informationen in Unternehmen wird immer aufwendiger und verursacht höhere Kosten. Das Ablegen, Suchen und Verarbeiten von Dokumenten, das Verteilen von Kopien, alle diese Vorgänge verbrauchen mittlerweile eine hohe Anzahl von Ressourcen und Kapazitäten, die in den Abläufen von Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden müssen. Die häufigsten Probleme die heutzutage in der Verwaltung von Dokumenten auftreten: Hoher Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten Mehrfachablage für verschiedene Abteilungen Hohe Kopierkosten da im Durchschnitt jedes Dokument zwei bis drei Mal abgelegt werden muss Hoher Schaden durch unsachgemäß behandelte oder verlorene Schriftstücke Falsch abgelegte Dokumente Projekt- und Unternehmenswissen ist nur wenigen Mitarbeitern zugänglich Onlinezugriff auf Dokumente von unterwegs ist nicht möglich 4 eevolution GmbH & Co. KG eevolution ist ein registrierter Markenname der eevolution GmbH & Co. KG

5 Eine Studie der Gartner Group aus dem Jahr 2010 stellt fest, dass bis zu 30% der Arbeitszeit mit Suchen nach konkreten Informationen verschwendet wird. Dokumentenmanagement-Lösungen erlauben das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art und sorgen somit für mehr Ordnung im Dokumenten-Chaos und für ein leichteres Auffinden geschäftskritischer Informationen. eevolution GmbH & Co. KG 5

6 Die Lösung eevolution DMS eevolution DMS ermöglicht Ihnen ein umfassendes, ganzheitliches und gleichzeitig einfach bedienbares Dokumentenmanagement auf Basis des Microsoft SharePoint Systems. eevolution DMS stellt als serviceorientierte Architektur (SOA) vielfältige Integrationsfunktionen und eine zentrale Business Logik zu Geschäftsobjekten und prozessen, für unterschiedliche durch spezialisierte Services Subsysteme und Clients bereit. Durch das einzigartige Konzept wird ein schneller Nutzen, hohe Flexibilität und große Zukunftssicherheit erreicht. Dabei vereint eevolution DMS einzigartige prozesstechnisch-betriebswirtschaftliche Vorteile u.a. durch in Vorlagen paketierte Best Practices, die mit einem grafischen Designer spezifisch angepasst werden können. eevolution DMS ermöglicht Ihren Mitarbeitern die sichere und effiziente Dokumentverarbeitung mit SharePoint unter Einhaltung Ihrer Organisationsrichtlinien. eevolution DMS ist sehr einfach in eevolution integrierbar und problemlos updatefähig. Dabei werden die einzelnen Ablagetechnologien zur Dokumentenverarbeitung aus einer zentralen regelwerksbasierten Middleware bedient. Regelwerke beantworten die entscheidenden Fragen der Dokumentenverarbeitung: Wie wird das Dokument klassifiziert, mit welchen Indexinformationen versehen, welche Strukturen erstellt, welche Rechte vergeben, welche Vorgangsbeziehungen hergestellt, welche Workflows gestartet und welche Events ausgelöst. Die ansonsten typisch vielen unzusammenhängenden Einzelschnittstellen in einem ECM-Projekt, die zu hochindividuellen, handgearbeiteten und damit kostspieligen Projekten führen, werden vermieden. Die Vorteile für Kunden liegen aber nicht nur in der technologischen Durchgängigkeit, sondern vor allem in der inhaltlichen Konsistenz. Dies sichert nicht nur eine einzigartige effiziente wie transparente Einführung, sondern auch einen sicheren wie effektiven Ausbau des Enterprise-Content-Management (ECM)-Projektes. 6 eevolution GmbH & Co. KG

7 ZENTRALE BUSINESS-LOGIK - PER DESIGN eevolution DMS ermöglicht Business-Logik und Integrations-Technologie getrennt voneinander zu konfigurieren und dennoch kombiniert zu betreiben. Die Modellierung der Business Logik erfolgt effizient und transparent in einem leistungsfähigen, grafischen Designermodul. Die Regelwerke werden in zentralen Services bereitgestellt, die den einzelnen Ablageaufgaben an jedem Arbeitsplatz, mit der jeweiligen Integrationstechnologie zur Verfügung stehen. DATENBASIS DER BUSINESS-LOGIK Getreu dem Leitsatz Technology follows Function stehen leistungsfähige Möglichkeiten führende Anwendungssysteme bzw. Datenquellen wie Datenbanken und Webservices anzubinden zur Verfügung. Die Daten können, aufbereitet für eine automatisierte Indexierung, Verarbeitung und Ablage von Dokumenten auf Basis der eingestellten Dokumenten- und Aktenorganisation, verwendet werden. Diese Kombination aus Zugriff auf die Inhalte führender Lösungen als Datenbasis und Umsetzung der Anforderungen per Design liefert Unternehmen die optimale Antwort auf die inhaltlichen und funktionalen Anforderungen eines Enterprise-Content-Management (ECM)-Projektes. eevolution GmbH & Co. KG 7

8 NUTZEN: EINFACH AUF KNOPFDRUCK Der praktische Nutzen ist eine leistungsfähige Verarbeitung von Dokumenten, je nach Anwendungsfall vollautomatisch im Hintergrund oder - in Dialogverarbeitungen - auf Knopfdruck, z.b. bei der Verarbeitung von Druckdaten mit eevolution DMS Output Manager, der universellen Druckdatenschnittstelle. Drucke können dupliziert und als TIFF oder PDF- Datei bereitgestellt und eine integrierte Formularbehandlung (Logos, Hintergrundseiten etc.) genutzt werden eevolution DMS Barcode zur Barcode-Erkennung von Scan- Dokumenten eevolution DMS Mailserve zur serverseitigen Verarbeitung von s mit technischen Eigenschaften oder Zuordnung zu Geschäftspartnern bzw. Vorgängen der Ablage und Ablaufsteuerung von gescannten Dokumenten aus dem Posteingang im Dialog der Verarbeitung von Dokumenten direkt aus Microsoft Word und Excel der vorgangsbezogenen Zuordnung und Ablage von s direkt aus Microsoft Outlook der Ablage von Dateien über Ablagezonen direkt im Desktop des Anwenders der automatischen Ablage von Dateien über das Uploadcenter, z.b. per Verzeichnisüberwachung; auch im mobilen Einsatz mit schmalen Verbindungen Durch Nutzung der zentral konfigurierten Regelwerke im Hintergrund gelingt eine vorgangsbezogene Ablage auch in der Dialogverarbeitung hochautomatisiert. Aufgaben wie z.b. die Ablage einer Kunden- mit Auftragszuordnung sind schnell und bequem lösbar. 8 eevolution GmbH & Co. KG

9 ROLLENBASIERT UND AUTOMATISIERT Der rollenbasierte Modus des eevolution DMS -Clients reduziert einzigartig die notwendigen manuellen Eingaben, indem er die Verarbeitungsregeln und die benötigten Informationen zur Dokumentenindizierung, abgestimmt auf die jeweilige Aufgabe des Anwenders, automatisch vorschlägt. Dazu kann der Client mit führenden Anwendungen, wie ERP-Systemen sowie der Desktop-Umgebung des Anwenders kommunizieren und bietet dann automatisch die Ablage von Dokumenten zu einem Auftrag an, der gerade im ERP-System geöffnet wurde. Insgesamt ist das eevolution DMS Dokumentenmanagementsystem eine der Investitionen, bei der der Return-on-Invest (ROI) nachvollziehbar ausgerechnet und belegt werden kann. DIE VORTEILE: Einheitliche Dokumentenverwaltung Schneller Informationszugriff Erhöhung der Bearbeitungsqualität Weniger Dokumentenverluste Kostenreduzierung für Dokumentverwaltung bei wachsendem Geschäftsvolumen Höhere Transparenz der Vorgänge Entlastung von Systemen eevolution GmbH & Co. KG 9

10 Abb. 1 Dropzone mit Regelauswahl Abb. 2 Verschlagwortung nach Ablage Dropzone Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Dokument im SharePoint nach Ablage via Dropzone Abb. 3 Abb. 4 Ablage in Dropzone aus Outlook heraus (zum Auftrag) Abb. 5 Mail im SharePoint mit Mandanten zum Auftrag Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 Connect im eevolution Kontext Abb. 6

11 Abb. 7 Connect Vorlagenauswahl Wordaktion Abb. 7 Abb. 8 Connect Wordaktion geöffnetes Dokument Abb. 9 SharePoint Suche nach Dokumentinhalt Abb. 8 Abb. 9 Abb. 10 SharePoint Suche nach Dokumentinhalt Abb. 10 eevolution GmbH & Co. KG 11

12 Für Unternehmen die in Zeiten des härter werdenden Wettbewerbs Kostensenkungen durchführen müssen, ist das eevolution DMS ein geeignetes Instrument dieses Ziel zu erreichen. Prozesstransparenz, Produktivität und Arbeitsqualität verbessern sich schnell und nachhaltig. eevolution GmbH & Co. KG Speicherstr. 9 D Hildesheim Tel Fax cockpit@eevolution.de