Suite8 Kundenverwaltungs- handbuch. Suite8 Version 8.9 Suite8 Dokumentation

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1 Suite8 Kundenverwaltungs- handbuch Suite8 Version 8.9 Suite8 Dokumentation

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3 Dokumentänderungsarchiv Version Datum Änderung Version 8.7 Juni 2010 Dokument erstellt Version 8.9 Dezember 2011 Dokument aktualisiert - 3 -

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5 Inhaltsverzeichnis Einführung... 1 Suite8 Kundenverwaltung... 1 Anmelden... 1 CRM Tastaturbefehlsleiste... 3 Tasten zur Navigation... 4 Benutzen des Blauen-Detail-Pfeils... 5 HTML-Ansicht... 6 Die Funktionstasten Das Datumsfeld Ändern des Datums Anpassen der Suite8 Raster Anpassen der HTML Anzeige Favoriten Abmelden, Suite8 beenden und Arbeitsplatz sperren Kundenkarteien Karteiensuche Individuelle Kartei Erstellen einer neuen Individuellen Kartei Weitere Option auf Individueller Kartei Kartei Notizen Marketing Karteireiter auf Individueller Kartei Karteien verknüpfen Verknüpfte Dokumente Familienassistent Statistik Bericht Editieren einer Kartei Firmenkartei Neue Firmenkartei Weitere Optionen auf der Firmenkartei Firmen Marketing Karteireiter Firmenkartei editieren Preisverknüpfung Korrespondenz Organisationsgrafik Visitenkarten Scanner Optionen Kartei Notizen Verknüpfte Dokumente Gratis Nächte Virtuelle Nummern Suche in Raster Gastkommentare Korrespondenz Nachschlagen Aktionen Pass & Personalausweis Scan v -

6 Partner HTMLs Verschmelzen mit anderen Karteien Karteienliste speichern Lade Karteienliste Benutzerspezifische SQL Abfragen Dubletten Ansicht zuletzt verschmolzener Kartei Pot. Dubletten Karteien Tipps Aufgaben & Aktivitäten Suchen nach Aufgaben oder Aktivitäten Neue Aktivität Bearbeiten einer Aktivität Neue Aufgabe Bearbeiten einer Aufgabe Manager Zuweisung Verknüpfte Dokumente Kopieren einer Aufgabe oder Aktivität Löschen einer Aufgabe oder Aktivität Dokument Drucken aus Aufgaben oder Aktivitäten Zuordnen einer Aufgabe oder Aktivität zu einer Veranstaltungsbuchung Ansicht des Benutzerprotokolls Kalender Die Benutzung des Kalenders Ändern der Kalender Anzeige Kalenderanlässe Neuer Kalenderanlass Verknüpfen von Karteien zu Kalenderanlässen Bearbeiten eines Kalenderanlasses Löschen eines Kalenderanlasses Aktivitäten Über Aktivitäten Neue Aktivität Bearbeiten einer Aktivität Löschen einer Aktivität Aufgaben Über Aufgaben Neue Aufgabe Bearbeiten einer Aufgabe Löschen einer Aufgabe Manager Zuweisung Verknüpfte Dokumente Mailing Standard- und Erweiterte Mailingabfragen Übersicht Erstellen einer Standardabfrage Erstellen einer Erweiterten Abfrage vi -

7 Ausführen einer Standard oder Erweiterten Mailingabfrage Erstellen von Aktivitäten Verbinden mit Word Verbinden mit Excel Erstellen von Mailings Erstellen von Dokumenten und angehängten Dateien Seriendruck mit neuer oder bestehender Datei Kurzbrief Vertragshandhabung Bonuspunktekarten Index vii -

8 Einführung Suite8 Kundenverwaltung Das Suite8 Kundenverwaltungsmodul (CRM) erlaubt Ihnen die Durchführung sämtlicher Kundenverwaltungsfunktionen. Im gesamten Handbuch wird sich auf das Kundenverwaltungsmodul als CRM bezogen. Die Verkaufsabteilung bezieht sich oft auf Accounts bei Firmen, während Front Office diese als Karteien benennt. Ungeachtet wie sie benannt werden, muss die Information trotzdem geteilt werden. Suite8 wurde so gestaltet, dass eine echte Integration zwischen den beiden Bereichen existiert. Dies ermöglicht den Benutzern nicht nur die konsolidierte Information von Kunden/Karteien zu sehen, sondern falls dies gewünscht wird, auch von Individuellen. Eine Kartei ist ein Eintrag mit Informationen über einen individuellen Gast, eine Firma, ein Reisebüro, Source, Anbieter, Veranstaltungsorganisation oder Bucher. Karteien beinhalten elementare Informationen, wie zum Beispiel Gast-/Firmen-/Reisebüroname, Adresse, Sprache, sowie Marketinginformation, Verknüpfungen zu anderen Karteien, Notizen und statistische Informationen über vergangene und zukünftige Übernachtungen und Veranstaltungsbuchungen. Für das Verkaufspersonal ist es wichtig, dass sämtliche Aktivitäten - wer, wann, wo, was wurde besprochen - protokolliert werden. Suite8 ist so leistungsfähig, dass jegliche Art von Aktivität aufgezeichnet werden kann. Diese Aktivitäten können für interne Zwecke verwendet oder zu der entsprechenden Kundenkartei verknüpft werden, so dass sie in den Salesaktivitäten-Report inbegriffen sind. Mit der Kalenderoption kann Suite8 zukünftige Aktivitäten, kritische Daten und Feiertage, wie zum Beispiel Weihnachten verwalten. Fidelio Suite8 bietet zwei Arten von Mailings an. Die Standardabfrage ermöglicht Benutzern die Eingabe von Werten in eine Anzahl vordefinierter Felder, während die Erweiterte Abfrage den Benutzern die Möglichkeit gibt, Abfragen anhand vordefinierter Views, Felder und Werte zusammenzustellen, mit der Option, jederzeit zusätzliche Views hinzuzufügen. Anmelden Um Suite8 verwenden zu können müssen Sie sich erst im System anmelden. Dafür brauchen Sie einen gültigen Benutzernamen und ein Passwort. In Suite8 anmelden 1. Auf der Benutzeroberfläche klicken Sie auf das MICROS-Fidelio Suite8 Symbol. Die Suite8 Splash Maske wird für mehrere Sekunden mit dem allgemeinen rechtlichen Hinweis bezüglich des Payment Application Data Security Standard (PA-DSS) disclaimer angezeigt

9 Die Fidelio Suite8 Anmeldungsmaske erscheint. 2. Geben Sie Ihre Benutzeridentifizierung (achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung) in die Benutzerbox ein. 3. Mit Tab springen Sie in die Passwortbox. 4. Geben Sie Ihr geheimes Passwort (achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung) in die Passwortbox ein. 5. Klicken Sie Anmelden, die Suite8 Hauptmaske erscheint. Sie sind nun im System angemeldet

10 CRM Tastaturbefehlsleiste Das Suite8 Hauptmenü hat neun farbige Karteireiter auf der linken Seite der Maske. Jeder farbige Karteireiter repräsentiert ein Modul. Öffnen der CRM Tastaturbefehlsleiste: 1. Klicken Sie auf Kundenverwaltung auf der farbigen Leiste. Die Kundenverwaltungs Tastaturbefehlsleiste wird geöffnet

11 2. Ersatzweise können Sie auf die Option Kundenverwaltung auf der Menüleiste klicken. Das Kundenverwaltungsmenü erscheint. Tasten zur Navigation Schnelltasten Suite8 besitzt Schnelltasten, die schnellen Zugriff auf eine Box, Maske oder Dialogbox ermöglichen. Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist, können Sie mit der Kombination Alt + Buchstabe direkt in die entsprechende Box navigieren. Zum Beispiel ist in der Kundenprofilsuchmaske der Buchstabe A im Feld 'Name' unterstrichen. Durch die Kombination ALT + A wird der Cursor direkt in dem Feld 'Name' platziert. Das Benutzen der Schnelltasten - 4 -

12 In der Maske oder Dialogbox die Kombination Alt + Buchstabe drücken, so wird der Cursor auf dem entsprechenden Feld platziert. Funktionstasten Suite8 hat Funktionstasten, welche Ihnen erlauben, Aktionen direkt von der Tastatur aus, ohne die Benutzung der Maus, durchzuführen. Das Benutzen der Funktionstasten spart Zeit. Suite8 Funktionstasten Funktionstaste F1 Alt + F4 F10 F12 Alt + Pfeil nach unten Tab Shift + Tab Strg + Tab Strg + Shift + Tab Escape Pos 1 Ende Beschreibung Zeigt die Hilfe an. Schließt aktives Fenster. Schließt alle aktiven Fenster. Bewegt den Cursor von einer Daten Box zu dem ersten Eintrag in einem Raster. Öffnet eine Kombobox. Cursor bewegt sich vorwärts vorne zu den Boxen/Optionen. Bewegt sich zur nächsten Box und bestätigt die Eingabe. Cursor bewegt sich rückwärts durch die Boxen/Optionen. Bewegt sich nach vorne durch die Karteireiter. Bewegt sich rückwärts durch die Karteireiter. Bricht aktuelle Aktion ab. Entfernt eine Auswahlbox, bevor eine Auswahl getroffen wurde. Platziert den Cursor an den Anfang einer Box. Platziert den Cursor an das Ende der Box. Benutzen des Blauen-Detail-Pfeils Viele Felder haben auf der rechten Seite einen Blauen-Detail-Pfeil hinweist, dass zusätzliche Informationen angezeigt werden können., welcher darauf Zum Beispiel in der Hausstatusmaske wird durch das Klicken des Blauen-Details-Pfeils neben der 'Out of Order' - Zeile die 'Out of Order' Zimmermaske angezeigt

13 HTML-Ansicht Suite8 bietet die Möglichkeit, Informationen in HTML-Format anzuzeigen. HTML ist die Abkürzung für "Hypertext Markup Language". Dies ist ein System, mit welchem Dokumente gekennzeichnet werden, so dass sie im World Wide Web veröffentlicht und mit einem Browser angesehen werden können. In folgenden Hauptbereichen können Informationen im HTML-Format angesehen werden: Reservierungsnavigator Gruppen Blöcke Karteien Aufgaben und Aktivitäten Anlässe Veranstaltungsbuchungen Um die HTML-Ansicht im Reservierungsnavigator unsichtbar zu machen und somit das Reservierungsraster zu vergrößern, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Doppelklick auf dem blauen Reservierungsheader

14 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den blauen Reservierungsheader und selektieren/de-selektieren Sie die Option Untere Maskenhälfte. Die Einstellung wird automatisch gespeichert und bleibt bis zur nächsten Änderung bestehen. Anzeigen von Informationen in HTML-Format In diesem Beispiel werden Informationen im HTML-Format in der Karteisuchmaske angezeigt. 1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungsmenü und wählen Sie Karteien, um die Kundenprofilmaske anzuzeigen. 2. Diese Hauptkundenprofilmaske wird Navigator genannt und ist in drei Bereiche unterteilt: Abfrage - Standard und Erweiterte Kundenprofilsuchkriterien Abfragenergebnis - die Ergebnisse der Abfrage werden im Rasterformat angezeigt Baumstruktur und HTML-Seite Die Baumstruktur listet alle Details auf, die mit der Kartei verbunden sind; wie Adressen, Kommunikationen, Verknüpfungen, Reservierungen oder das Archiv. Eine frei definierbare HTML-Anzeige, welche als Standard ein 'großes' Format hat, so dass die Informationen weder in Raster- noch in Listenformat angezeigt werden. Die HTML-Anzeige kann über die rechte Maustaste gedruckt werden. 3. Um nach dem Namen zu suchen, geben Sie diesen Namen im Namensfeld ein und klicken Sie Suche. 4. Die Abfrageergebnisse werden im Rasterformat in der Mitte der Maske angezeigt, die Baumstruktur und das HTML-Format im unteren Teil der Maske

15 5. In diesem Beispiel wird in der HTML-Anzeige eine Zusammenfassung der Kundendetails angezeigt. Die Baumanzeige wird standardmäßig mit einer erweiterten Ebene angezeigt. Ein Pluszeichen vor dem Ordner zeigt an, dass die Baumanzeige erweitert werden kann, um mehr Information anzuzeigen; ein Minuszeichen zeigt an, dass die Baumanzeige verkleinert werden kann. Vergrößern der HTML-Baumstruktur Klicken Sie das Vergrößerungssymbol, um alle verfügbaren Ordner anzuzeigen. Verkleinern der HTML-Baumstruktur Klicken Sie auf das Verkleinerungssymbol, um alle Ordner so weit wie möglich zu verkleinern. Aktualisieren der HTML- Anzeige - 8 -

16 Klicken Sie auf das Aktualisierungsymbol. Ändern der HTML-Anzeige Zwei zusätzliche Tasten in der HTML-Ansicht erlauben Ihnen, zwischen einem Listenformat und einem Nicht-Raster-Stil zu wählen. 1. Zur Ansicht des Listenformats klicken Sie die Taste. 2. Zur Ansicht eines Nicht-Raster-Stils klicken Sie auf die Taste. In die Zwischenablage kopieren Es ist möglich Information aus den HTML Dateien in die Zwischenablage zu kopieren, indem die zu kopierende Information in der HTML Datei ausgewählt wird und über die rechte Maustaste das Menü aufgerufen wird. Selektieren Sie die Option Zwischenabl. kopieren oder die Tastenkombination Strg+C. Diese Information kann dann in eine andere geöffnete Datei über die Menüoption Paste oder die Tastenkombination Strg+V eingefügt werden. Die Menüoption Zwischenabl. kopieren wird über das Benutzerrecht In Zwischenablage von HTML kopieren unter Benutzer Benutzer Definition Rechte Verschiedenes gesteuert

17 Die Funktionstasten Suite8 erlaubt Ihnen den Aufruf des Funktionstastenhauptmenüs von jeder Maske aus. Die Funktionstasten sind Abkürzungstasten zu Masken, Suchmasken und Desktop- Hilfsprogrammen. Die Benutzung dieser Tasten ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf Informationen ohne Verlassen der Sektion, in der Sie momentan arbeiten. Ein Gast tätigt zum Beispiel eine neue Reservierung und zur gleichen Zeit fragt er nach Restaurants in der näheren Umgebung an. Zum Nachschlagen der Restaurantinformationen können Sie die Telefonbuchfunktionstaste verwenden, ohne den Reservierungsprozess abbrechen zu müssen. Aufrufen des Funktionstastenhauptmenüs Klicken Sie im Hauptmenü auf die Option Funktionstasten. Das Funktionstasten Hauptmenü erscheint

18 Das Datumsfeld Das Datumsformat und die Trennzeichen zwischen Tagen und Monaten können von Hotel zu Hotel unterschiedlich sein. Das Datumsformat wird in der Microsoft Systemsteuerung unter Regionale Einstellungen/Optionen definiert. Typische Datumsformate sind: mm/tt/jj mm/tt/jjjj jj/mm/tt jjjj-mm-tt tt-mmm-jj Sie können das Datum direkt in das Datumsfeld eingeben, es muss allerdings genau in dem vordefinierten Format eingegeben werden. In der Applikation gibt es viele Datumsfelder, zum Beispiel das An- und Abreisedatum. Ein Datum kann entweder einen bestimmten Tag zeigen oder einen Zeitraum. Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen möchte was an einem bestimmten Tag passiert ist. Zum Beispiel möchten Sie sehen welche Gäste am abgereist sind. Ein Datumsbereich ist wichtig wenn man wissen möchte was ab einem gewissen Datum passiert ist. Zum Beispiel möchten Sie den Zimmerplan für den Zeitraum von bis ansehen. Ändern des Datums Das Datum kann geändert werden indem ein neues Datum eingegeben wird oder mit Hilfe des Kalenders. Eingabe eines neuen Datums 1. Platzieren Sie den Cursor in die Datumsbox. 2. Geben Sie das neue Datum, in dem definierten Format inklusive Trennzeichen ein. 3. Drücken Sie Tab auf der Tastatur, das Datum ist geändert. Ändern des Datums mit Hilfe des Kalenders 1. Klicken Sie den Pfeil nach unten neben der Datumsbox. Der Kalender wird angezeigt

19 2. Um den Monat auf einen vorherigen oder zukünftigen zu ändern, klicken Sie bitte auf die horizontalen Pfeile die auf dem Kalender oben gefunden werden können. Monate können ebenfalls geändert werden, dies kann durch die Kombination Strg + Bild nach oben oder Strg + Bild nach unten getan werden. 3. Platzieren Sie den Cursor auf das Datum und klicken Sie die linke Maustaste oder bewegen Sie die Tastatur Pfeile um das Datum zu lokalisieren und drücken Sie Eingabe, das Datum ist geändert. Anpassen der Suite8 Raster Viele der Suite8 Raster können den Wünschen und Anforderungen des Hotels angepasst werden. Anpassen Zurücksetzen auf Vorgaben Zeige Vorgaben Wie man die Anpassungsoptionen anzeigen kann Platzieren Sie den Cursor auf dem Raster und klicken Sie auf die rechte Maustaste um das Abkürzungsmenü anzuzeigen. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Anpassen - öffnet die Dialogbox so dass Spalten im Raster hinzugefügt, geändert oder entfernt werden können. Zurücksetzen auf Vorgaben - verwendet die Standard Einstellungen für aktives Raster. Zeige Vorgaben - verwendet die Standard Einstellungen für das aktuelle Raster, jedoch werden angepasste Einstellung bei der nächsten Raster Anzeige verwendet. Wählen Sie Drucken um das bestehende Raster Layout zu drucken oder zu exportieren, verfügbare Export Formate sind ASCII Datei, CSV Format, HTML Dokument oder Excel Dokument. Anmerkung: Die Druck oder Export Funktion sollte vor der Speicherung von Rasteränderungen benutzt werden

20 Wie man ein Raster anpasst 1. Platzieren Sie den Cursor in das Raster und klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen. 2. Selektieren Sie Anpassen, um die Anpassungsmaske zu öffnen. Felder die bereits verwendet sind, sind mit einem grünen Haken versehen. 3. Zur Ansicht oder zum Ändern der Spalten Einstellungen, klicken Sie bitte auf den Bleistift Knopf. 4. Um ein Feld in das Raster zu verschieben, wählen Sie das Feld und ziehen Sie es dann zur gewünschten Position. 5. Klicken Sie auf in der rechten oberen Ecke, um die Anpassungsmaske zu schließen. 6. Eine Meldung mit der Frage nach dem Speichern des Rasterlayouts wird angezeigt. 7. Wählen Sie Ja, um die Änderungen zu speichern oder Nein, um die Änderungen nicht zu speichern

21 Wie man ein Feld aus dem Raster entfernt 1. Platzieren Sie den Cursor in das Raster und klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen. 2. Selektieren Sie Anpassen, um die Anpassungsmaske zu öffnen. Felder die bereits verwendet sind, sind mit einem grünen Haken versehen. 3. Positionieren Sie Ihren Cursor in dem Raster auf das Feld, das entfernt werden soll und ziehen Sie das Feld auf die Anpassungsmaske; gelbe Pfeile werden jeweils am Anfang und Ende des Spaltennamens angezeigt. Nachdem die Spalte entfernt wurde, wird auch der grüne Haken aus der Anpassungsmaske entfernt. 4. Klicken Sie auf in der rechten oberen Ecke, um die Anpassungsmaske zu schließen. 5. Eine Meldung mit der Frage nach dem Speichern des Rasterlayouts wird angezeigt. 6. Wählen Sie Ja, um die Änderungen zu speichern oder Nein, um die Änderungen nicht zu speichern

22 Wie man eine angepasste Rasteransicht für die Kundensuchmaske erstellt Benutzer die mit der Fidelio Suite8 Tabellenstruktur und Felder vertraut sind können eine angepasste Rasteransicht für die Karteiensuche erstellen. Diese Funktionalität ist durch den Parameter Kundensp. Ansicht in Karteisuche kontrolliert der unter Setup Konfiguration Verschiedenes>Hoteldaten Verschiedenes Suchmaske 2 gefunden werden kann. Um Felder in der Raster Anpassungsdialogbox hinzuzufügen, muss die View V8_sys_customxcmssearch entsprechend geändert werden. Beispiel: Hinzufügen der Finanzkontenbeschreibung zum Karteiennavigator Die View muss wie folgt geändert werden: CREATE OR REPLACE FORCE VIEW v8_sys_customxcmssearch (customxcmssearch_xcms_id, zfac_longdesc) AS SELECT xcms_id customxcmssearch_xcms_id, (select zfac_longdesc from zfac where zfac_actvalidfrom is not null and zfac_actvaliduntil is null and xcms.xcms_id=zfac.zfac_xcms_id and rownum=1) zfac_longdesc from xcms; Die Felder der angepassten View werden automatisch dem Raster hinzugefügt. Beispiel: Hinzufügen der Beschreibung des Finanzkontos auf dem Karteinavigator Die View muss folgendermaßen angepasst werden: CREATE OR REPLACE FORCE VIEW v8_sys_customxcmssearch (customxcmssearch_xcms_id, zfac_longdesc) AS SELECT xcms_id customxcmssearch_xcms_id, (select zfac_longdesc from zfac where zfac_actvalidfrom is not null and zfac_actvaliduntil is null and xcms.xcms_id=zfac.zfac_xcms_id and rownum=1) zfac_longdesc from xcms; Die Felder der hotelspezifischen View werden automatisch dem Raster hinzugefügt. Wie man eine angepasste Rasteransicht für die Reservierungssuchmaske erstellt Benutzer die mit der Fidelio Suite8 Tabellenstruktur und Felder vertraut sind können eine angepasste Raster Ansicht für den Reservierungsnavigator erstellen. Diese Funktionalität ist durch den Parameter Kundensp. Ansicht in Res. Navigator kontrolliert und kann unter Setup Konfiguration Verschiedenes>Hoteldaten Verschiedenes Suchmasken 2 gefunden werden. Um Felder in der Raster Anpassungsdialogbox hinzuzufügen, muss die View V8_sys_customxcmssearch entsprechend geändert werden. Beispiel: Hinzufügen des Housekeeping Statusse zum Reservierungs Navigator

23 Die View muss wie folgt geändert werden: CREATE OR REPLACE VIEW v8_sys_customressearch AS SELECT yres_id customressearch_yres_id, yhks_shortdesc HSK_Status FROM yhks, yrms, ydet,yres WHERE yhks_id = yrms_yhks_id AND yrms_id= ydet_yrms_id and yres_current_ydet_id=ydet_id; Feder der angepassten View werden dem Raster automatisch hinzugefügt. Beispiel: "Hinzufügen des Housekeepingstatus auf den Reservierungsnavigators" Wie man eine angepasste Rasteransicht für die Veranstaltungsbuchungssuche erstellt Benutzer die mit der Fidelio Suite8 Tabellenstruktur und Felder vertraut sind können eine angepasste Raster Ansicht für die Buchungssuche erstellen. Diese Funktionalität ist durch den Parameter Benutzersp. Ansicht in Bu. Suche kontrolliert und kann unter Setup Konfiguration Verschiedenes>Hoteldaten Verschiedenes Suchmasken 2 gefunden werden. Um Felder in der Rasteranpassungsdialogbox hinzuzufügen, muss die View V8_sys_customybomsearch angepasst werden. Beispiel: Wie man die Veranstaltungsart Beschreibung anzeigt Die View muss wie folgt geändert werden: CREATE OR REPLACE FORCE VIEW V8_SYS_CUSTOMYBOMSEARCH AS SELECT ybom_id customybomsearch_ybom_id, yfty_longdesc from ybom, yfty where ybom_yfty_id=yfty_id(+); Beispiel: "Wie man die Anlassart Beschreibung hinzufügt" Die View muss folgendermaßen angepasst werden: CREATE OR REPLACE FORCE VIEW V8_SYS_CUSTOMYBOMSEARCH AS SELECT ybom_id customybomsearch_ybom_id, yfty_longdesc from

24 ybom, yfty where ybom_yfty_id=yfty_id(+); Die Funktionalität der Anpassung ist durch das Benutzerrecht Editieren kontrolliert und kann unter Setup Konfiguration Benutzer Benutzer Definition Rechte Verschiedenes Anpassung d. Rastergestaltung gefunden werden. Die Druck Funktionalität ist durch das Benutzerrecht Drucke Raster kontrolliert und kann unter Setup Konfiguration Benutzer Benutzer Definition Rechte Verschiedenes gefunden werden. Anpassen der HTML Anzeige Die HTML Anzeige kann je nach Anforderungen und Wünschen des Hotels angepasst werden. Die verfügbaren Anpassungsoptionen sind wie folgt: Ansicht Source Editieren der Vorlage mit Notepad Editieren der Vorlage mit verbundener Applikation Wie man die HTML Anzeige anpasst Platzieren Sie den Cursor in die HTML Anzeige und klicken Sie auf die rechte Maus Taste zur Anzeige des Abkürzungsmenüs. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Wählen Sie Drucken, um eine exakte Kopie der HTML Anzeige zu drucken. Die Seitenrandeinstellungen und andere Änderungen die notwendig sind, sollte der HTML Ausdruck zu groß für das verwendete Papier sein, können unter Konfiguration vorgenommen werden. Selektieren Sie Drucken mit Einstellungen zur Anzeige der Druckeroptionen und drucken Sie dann die HTML Anzeige. Selektieren Sie Zeige Source, um den HTML Code anzuzeigen, es können jedoch keine Änderungen vorgenommen werden

25 Wählen Sie Vorlage mit Notepad bearbeiten, um die entsprechenden *.htm und *.qry Dateien in Notepad zu öffnen. Benutzer mit HTML Programmierkenntnissen können die Dateien bearbeiten um eventuelle Anforderungen des Hotels zu implementieren. Selektieren Sie Vorlage mit verknüpfter Applikation bearbeiten, um die entsprechenden *.htm und *.qry Dateien mit der verknüpften Applikation zu öffnen. Benutzer mit HTML Programmierkenntnissen können die Dateien bearbeiten um eventuelle Anforderungen des Hotels zu implementieren Zwischenablage kopieren Wie man HTML Ausdrücke verwendet, um die HTML Anzeige anzupassen Hotels können hotelspezifische HTML Dateien konfigurieren und in dem Suite8 HTML Dateien Verzeichnis speichern. Die Dateien werden in Suite8 je nach angemeldeten Benutzer, Sprache des Benutzers, hotelspezifischen HTML Dateien für alle Benutzer oder sprachenspezifische HTML Dateien für alle Benutzer angezeigt. Die Priorität die Suite8 benutzt um zu entscheiden welche Datei angezeigt werden soll, ist in folgender Reihenfolge: Hotelspezifische htm Datei nach Benutzerinitialen Um eine Benutzerspezifische htm Datei nach Initialen anzuzeigen muss die Datei wie folgt benannt werden usr_userintials_htmfilename.htm. Beispiel: Für einen Benutzer mit den Initialen DS, wird die Datei wie folgt benannt usr_ds_quickinfo.htm. Hotelspezifische htm Datei nach Benutzersprache Um eine hotelspezifische htm Datei nach Sprache anzuzeigen, muss die Datei wie folgt benannt werden cust_lang_language short description_quickinfo.htm. Beispiel: Wenn der Sprachencode für Französisch F ist, muss der Benutzer die Sprache unter Benutzereinstellungen Startseite Sprache wählen und die Datei wie zum Beispiel quickinfo.htm muss als cust_lang_f_quickinfo.htm benannt werden. Hotelspezifische Version für alle Benutzer Um eine hotelspezifische Version der htm Datei für alle Benutzer anzuzeigen, müssen die html Dateien als cust_htmlfilename.htm benannt werden. Beispiel: cust_quickinfo.htm. Hotelspezifische Version nach Sprache Um eine hotelspezifische Version der htm Datei pro Sprache anzuzeigen, müssen die html Dateien lang_short description umbenannt werden. Beispiel: lang_f_quickinfo.htm, wo das f für den Sprachen Code steht. Falls keine dieser Dateien gefunden werden kann, wird die Standard htm Datei angezeigt

26 Wie man Information anzeigt oder versteckt, je nach aktivierten Funktionen oder Lizenzen Der folgende Ausdruck kann verwendet werden um Veranstaltungsinformation in der HTML Datei unsichtbar zu machen wenn man zum Beispiel mit der Small Business Edition arbeitet. if ({const isbnb})=(1)}{/if}{else} {if {feature Meeting Planner}} Conference {runquery 2} Die Funktionalität der Anpassung ist durch das Benutzerrecht HTML Ansicht und Editieren kontrolliert und kann unter Setup Konfiguration Benutzer Benutzer Definition Rechte Verschiedenes gefunden werden. Falls der HTML Ausdruck zu groß für das definierte Papierformat ist, können die Seiteneinstellungen unter der Option HTML Ausdruck unter Setup Konfiguration Verschiedenes>Hoteldaten Verschiedenes Visuelle Erscheinung 4 angepasst werden. Favoriten Die Favoriten Abkürzungssymbolleiste erlaubt Ihnen die am häufigsten verwendeten Optionen dort zu abzulegen wo sie am schnellsten gefunden werden können. Ihre am häufigsten verwendeten Optionen können zu der Favoriten Abkürzungsleiste hinzugefügt werden, wo sie leichter erkennbar und besser organisiert sind. Um das Beste aus der Favoriten Abkürzungssymbolleiste zu machen, können Sie über Drag und Drop die Optionen entsprechend organisieren. In den Benutzereinstellungen kann die Favoriten Abkürzungssymbolleiste so definiert werden, dass sie als erstes angezeigt wird und sie somit als Standard Abkürzungssymbolleiste als erstes nach dem Anmelden geöffnet. Anmerkung: Die Favoriten Abkürzungssymbolleiste kann nicht aus der Symbolleiste entfernt werden. Wie man eine Option zu der Favoriten Abkürzungssymbolleiste hinzufügt 1. Klicken Sie auf die farbige Abkürzungssymbolleiste auf der linken Seite, um die Optionen der Symbolleiste aufzuzeigen. 2. Auf der Option die hinzugefügt werden soll, klicken Sie bitte auf die rechte Maustaste und selektieren Sie die Option Zu Favoriten hinzuf. aus dem Menü. Die Option wird nun auf der Favoriten Abkürzungssymbolleiste angezeigt. 3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für jede weitere Option die Sie hinzufügen möchten

27 Anmerkung: Die Favoriten Abkürzungssymbolleiste kann nicht aus der Symbolleiste entfernt werden. Wie man eine Option aus der Favoriten Abkürzungssymbolleiste entfernt 1. Klicken Sie auf die Favoriten Abkürzungssymbolleiste auf der linken Seite, um die Option aufzulisten. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Option die entfernt werden soll und selektieren Sie dann die Option Löschen. Die Option wird dann aus der Favoriten Abkürzungssymbolleiste entfernt. 3. Wiederholen Sie Schritt 1 und 2 für jede weitere Option die entfernt werden soll. Wie man die Optionen in der Favoriten Abkürzungssymbolleiste neu organisiert 1. Klicken Sie auf die Favoriten Abkürzungssymbolleiste auf der linken Seite, um die Optionen anzuzeigen. 2. Selektieren Sie die Option deren Position verändert werden soll, klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt. Ziehen Sie die Option nun an die gewünschte Position der Symbolleiste. 3. Wiederholen Sie Schritt 1 und 2 für jede weitere Option die neu organisiert werden soll. Die Favoriten Abkürzungssymbolleiste kann auf der Symbolleiste als erstes angezeigt werden, wenn die Option Favoriten an erster Position unter Verschiedenes Benutzereinstellungen Anzeige ausgewählt ist. Abmelden, Suite8 beenden und Arbeitsplatz sperren Das Fenster Menü besteht aus den folgenden Optionen: Alles schließen - schließt alle offenen Masken und Dialogboxen. Arbeitsplatz sperren - sperrt den Arbeitsplatz. Abmelden - schließt alle offenen Fenster und meldet Suite8 ab. Programm beenden - schließt alle offenen Masken und beendet die Applikation. Arbeitsplatz Sperren 1. Klicken Sie auf das Fenster Menü und die Option Arbeitsplatz sperren. 2. Alle offenen Masken und Dialogboxen werden geschlossen und die Anmeldungsmaske wird angezeigt. 3. Ein neuer Benutzer kann sich nun anmelden. Die offenen Masken und Dialogboxen des angemeldeten Benutzers werden nicht geschlossen wenn der Parameter Maske nicht schließen bei Benutzerwechsel unter Setup Konfiguration Verschiedenes>Hoteldaten Allgemein Allgemein 3 aktiviert ist

28 Abmelden 1. Klicken Sie auf das Fenster Menü und die Option Abmelden. Alle offenen Masken und Dialogboxen werden geschlossen und die Anmeldungsmaske erscheint. Ein neuer Benutzer kann sich nun anmelden. 2. Um die Applikation komplett zu schließen, klicken Sie auf Beenden. Suite8 ist geschlossen und die Benutzeroberfläche erscheint. Programm Beenden Klicken Sie auf das Fenster Menü und die Option Programm Beenden. Suite8 ist geschlossen und die Benutzeroberfläche erscheint