Kundenhandbuch Full Service Factoring

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1 Kundenhandbuch Full Service Factoring

2 Inhalt Vorbereitung 3 Rechnungs-Einreichung 5 Gutschrifts-Einreichung 6 Zahlungen 8 Wechselabwicklung 11 Laufende Übersichten 12 Kontoauszug 13 Auswertungen 17 Offene Posten-Liste 18 Mahnwesen 20 Delcredere-Übernahme 26 Forderungsinkasso 30 2

3 Vorbereitung Information Ihrer Abnehmer Abtretungsvermerk auf den Rechnungen Änderung Ihrer Geschäftsbedingungen Informieren Sie Ihre Abnehmer Es ist zweckmäßig, Ihre Abnehmer mit einem eigenen Schreiben von der Zusammenarbeit mit uns zu informieren. Sie können das folgende Musterschreiben zur Unterstützung bei der Textierung verwenden. In jedem Fall sollten Sie den endgültigen Text vor Versand mit uns abstimmen. Beispiel Mustertext: Kunde Adresse ort datum Zusammenarbeit mit der VB Factoring Bank AG Sehr geehrter Kunde, mit diesem Schreiben informieren wir Sie darüber, dass wir mit der VB Factoring Bank AG ab... im Factoring- Verfahren zusammenarbeiten. Diese führt für uns die Debitorenbuchhaltung und das Mahnwesen. Im Rahmen der Factoring-Vereinbarung haben wir alle gegenwärtigen und zukünftigen Forderungen an die VB Factoring Bank AG verkauft und abgetreten. Wir ersuchen Sie daher, Ihre Zahlungen künftig ausschließlich an die VB Factoring Bank AG Konto-Nr.... bei... BLZ... IBAN..., SWIFT/BIC... zu leisten. Erfolgt die Regulierung durch Scheck oder Wechsel, ersuchen wir Sie, diese direkt an VB Factoring Bank AG, Postfach 34, A-5033 Salzburg, zu senden. Für alle Fragen im Zusammenhang mit unseren Produkten und Konditionen stehen Ihnen selbstverständlich weiterhin unsere bewährten Mitarbeiter zur Verfügung. Freundliche Grüße 3

4 Vorbereitung Abtretungsvermerk Da wir Ihre Forderungen ankaufen, muss auf allen Rechnungen und Rechnungskopien deutlich lesbar der Abtretungsvermerk angebracht werden. Dieser lautet im Inland: Der Rechnungsbetrag ist an die VB Factoring Bank AG Thumegger Straße 2, 5033 Salzburg Konto-Nr.... bei... BLZ... IBAN..., SWIFT/BIC... zu bezahlen, an die wir alle unsere Forderungen verkauft und abgetreten haben. Der Abtretungsvermerk für Export-Rechnungen ist in der jeweiligen Landessprache abgefasst und enthält für jedes Land besondere Anforderungen. Wir stellen Ihnen die betreffenden Texte bei Bedarf zur Verfügung. Geschäftsbedingungen Die Zusammenarbeit mit uns könnte die Anpassung Ihrer Geschäftsbedingungen erfordern. Um die Risiken im Export zu minimieren, sind wir Ihnen mit Tipps und Vorschlägen gerne behilflich. Vorschlag zur Ergänzung der Geschäftsbedingungen Eigentumsvorbehalt Die Parteien vereinbaren ausdrücklich, dass die Ware bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Verkäufers bleibt. Inkassogebühren Im Falle eines Zahlungsverzuges verpflichtet sich der Kunde, die gesetzlichen Verzugszinsen und die Kosten des Inkassobüros Eurincasso Ges.m.b.H., Salzburg, in Höhe von 3 % der Rechnungssumme zu ersetzen. Forderungsabtretung Der Käufer nimmt zur Kenntnis, dass die Kaufpreisforderung an die VB Factoring Bank AG mit Sitz in Salzburg verkauft und abgetreten wurde, und dass schuldbefreiende Zahlungen ausschließlich an die VB Factoring Bank AG geleistet werden können. Gerichtsstandvereinbarung Für etwaige Streitigkeiten aus diesem Vertrag vereinbaren die Vertragsteile den Gerichtsstand.... Geschäftsbedingungen Widersprechende Bedingungen aus den Geschäftsbedingungen der Abnehmer (wie z.b. Abtretungsverbot oder -beschränkung) sind nicht rechtskräftig. Um Gültigkeit zu erlangen, müssen diese Vertragsbedingungen ausdrücklich vom Abnehmer durch seine Unterschrift akzeptiert werden. Datum... Unterschrift... Durch seine Unterschrift bestätigt der Abnehmer ausdrücklich die Gültigkeit der vorgenannten Vertragsbedingungen. 4

5 Rechnungs-Einreichung Nach Rechnungslegung schicken Sie die Rechnungskopien mit dem Einreichungsformular an uns. Alle Formulare stehen auf unserer Website im Bereich Kundenzone zum Download bereit. Die Originalrechnung wird, wie gewohnt, durch Sie an Ihren Kunden versandt. Sollten Sie Fakturen in mehreren Währungen haben, erstellen Sie bitte pro Währung eine eigene Einreichung. Sie können die Rechnungsdaten auch in einem Datensatz per anliefern; Details erhalten Sie jederzeit auf Anfrage. VB Factoring Bank Aktiengesellschaft Postfach 34 A-5033 Salzburg Speichern Drucken Rechnungs-Einreichung Kunde Kunden-Nr. Datum Lfd.-Nr. Im Rahmen des mit Ihnen abgeschlossenen Factoring-Vertrages übersenden wir Ihnen beiliegend in Übereinstimmung mit beigefügtem Additionsstreifen: Anzahl Rechnungskopie/n über insgesamt (pro Währung ein Formular) Währung Betrag Anzahl Datenträger mit dazugehörigem Datenträgeraustausch-Protokoll Die fakturierten Waren/Erzeugnisse sind ausgeliefert. Dienstleistungen waren zum Zeitpunkt der Rechnungslegung voll erbracht. Kommissionsware wurde nicht fakturiert. Die Forderungen unterliegen keinem Abtretungsverbot und gelten sohin als verkauft und abgetreten. Unterschrift/Stempel A-5033 Salzburg Thumegger Straße 2 Postfach 34 Telefon: 0662/ Telefax: 0662/ DVR: A-10 Wien Telefon: 01/ Telefax: 01/ 5

6 Gutschrifts-Einreichung Über die von Ihnen erstellten Gutschriften (wegen Warenretouren etc.) informieren Sie uns mittels gesondertem Formular. VB Factoring Bank Aktiengesellschaft Postfach 34 A-5033 Salzburg Speichern Drucken Gutschrifts-Einreichung Kunde Kunden-Nr. Datum Lfd.-Nr. Bitte belasten Sie unser Abrechnungskonto in Übereinstimmung mit folgender Aufstellung: Währung Betrag Name des Abnehmers Abnehmer-Nr. Gutschrift-Nr. für Rechnung-Nr. Begründung* Betrag Gesamt: 0,00 * Gutschriften ohne Begründung können nicht gebucht werden Unterschrift/Stempel 6

7 7

8 Zahlungen Kaufpreiszahlungen Die vereinbarte Kaufpreisanzahlung erhalten Sie automatisch bei jeder Rechnungseinreichung oder auf Abruf. Die Auszahlung erfolgt mittels Überweisung direkt an Ihre Hausbank. Kunde Zahlung Ihrer Abnehmer Begleicht ein Abnehmer eine offene Rechnung, so wird der einbehaltene Kaufpreisanteil frei, über den Sie sofort verfügen können. Zahlungsjournal Unberechtigte Skontoabzüge werden mit Ihnen abgestimmt. Die Toleranz für die Überschreitung von Skontofristen- und beträgen wird individuell mit Ihnen abgestimmt. Vereinbarte Kaufpreisanzahlung VB Factoring Bank AG Rechnung Einbehaltener Kaufpreisanteil Direktzahlungen In der Anfangsphase unserer Zusammenarbeit kann es vorkommen, dass Ihre Abnehmer noch aus Gewohnheit direkt an Sie bezahlen. Um die Zahlungseingänge richtig verbuchen zu können, melden Sie diese mit dem Formular Direktzahlungen an uns (Download auf unserer Homepage). Erst bei Überweisung der Zahlungen steht Ihnen der einbehaltene Kaufpreis zur Verfügung. Schecks und Wechsel sind im Original an uns zu senden. Bitte verwenden Sie dafür ebenfalls unser Direktzahlungsformular. Ablauf Kaufpreiszahlung 8

9 Zahlungsjournal 9

10 Formular Direktzahlungen VB Factoring Bank Aktiengesellschaft Postfach 34 A-5033 Salzburg Direktzahlungen Kunde Kunden-Nr. Datum Lfd.-Nr. Währung Folgende Zahlungen unserer Abnehmer gingen heute bei uns ein: A. Überweisungen Name des Abnehmers Abnehmer-Nr. Rechnungs-Nr. Zahlungseingang bei (Bank-Postscheck Kto.) Betrag Gesamt: B. Schecks/Wechsel Name des Abnehmers Abnehmer-Nr. Rechnungs-Nr. Scheck-Nr. Wechsel-Laufzeit Scheck/Wechsel-Betrag Beiliegend: Original-Gutschriftsbelege/Anzahl Scheck/Anzahl Wechsel/Anzahl Gesamt: Der sich unter Punkt A ergebende Betrag wurde heute auf Ihr Konto weitergeleitet. Bank-Kto.-Nr. Unterschrift/Stempel A-5033 Salzburg Thumegger Straße 2 Postfach 34 Telefon: 0662/ Telefax: 0662/ DVR: A-1013 Wien Renngasse 10 Telefon: 01/ Telefax: 01/

11 Wechselabwicklung Diskontwechsel Sie senden den Diskontwechsel direkt an uns. Wir reichen den Wechsel bei der angeführten Zahlstelle zum Diskont ein. Die Diskont-Wechselspesen bezahlt der Bezogene. Sie erhalten den vollen Wechselbetrag umgehend gutgeschrieben. Wir verrechnen eine Bearbeitungsgebühr. Inkassowechsel Sie senden den Inkassowechsel an uns. Wir reichen den Wechsel bei unserer Hausbank zum Inkasso ein, d.h. der Wechsel wird am Fälligkeitstag bei der Zahlstelle vorgelegt. Der Wechselbetrag wird Ihnen abzüglich der angefallenen Wechselgebühren nach dem Fälligkeitstag des Wechsels gutgeschrieben. Wir belasten eine Bearbeitungsgebühr. 11

12 Laufende Übersichten Je nach Wunsch und Vereinbarung erhalten Sie von uns folgende Übersichten: Wöchentlich Kontoauszug Liste der nicht finanzierbaren Forderungen Monatlich Offene Posten-Liste Wir bieten Ihnen auch speziell aufbereitete Abnehmerinformationen, wie Vertreter-Abrechnungen, Umsatzlisten (auch auf einzelne Bundesländer aufgeteilt) sowie zusätzliche Auswertungen über die Zahlungsweise Ihrer Abnehmer an. Auf Wunsch erstellen wir Kontoauszüge Ihrer Abnehmer, auf denen alle Bewegungen und Salden ersichtlich sind. Dieser Kontoauszug ist selbstverständlich auch für Ihre Abnehmer zugänglich, falls diese Ihre Buchhaltung mit uns abstimmen wollen. 12

13 Kontoauszug Mit dem Kontoauszug erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über alle von uns durchgeführten Buchungen für eine bestimmte Periode. Verfügbarkeit Der Kontoauszug informiert Sie, über welche Summen Sie zu diesem Stichtag verfügen können und wie sich dieser Saldo zusammensetzt. Sie sehen auf einen Blick das Verhältnis von Verfügbarkeit zu den eingereichten Forderungen. Abrechnungskonto Das Abrechnungskonto informiert Sie über die Verfügbarkeit und zeigt folgende gesammelte Bewegungen: Rechnungen Auszahlungen Gutschriften Skonti laut Zahlungsjournal Gebühren und Zinsbelastungen Sonstige Zahlungseingänge laut Zahlungsjournal Detailübersicht Zusätzlich bieten wir Ihnen noch eine Detailübersicht zum Kontoauszug. Hier schlüsseln wir nach Ihren Wünschen einzelne Kontobewegungen genauer auf (z.b. sonstige Belastungen, Kaufpreisanzahlungen, etc.) 13

14 14 Muster Kontoauszug

15 15

16 Nicht finanzierbare Forderungen In dieser Übersicht werden die Nicht finanzierbaren Forderungen erläutert, d.h. es werden Salden aufgelistet, auf die keine Kaufpreisanzahlungen möglich sind (z.b. Reklamationen, überfällige Forderungen, Anwaltsübertragungen, mangelnde Bonität). 16

17 Auswertungen Offene Posten-Liste Diese Auswertung stellen wir Ihnen jeweils zum Monatsletzten oder auf Anforderung zur Verfügung. In dieser Liste sind alle offenen Forderungen Ihrer einzelnen Abnehmer angeführt und erläutert. Auf dem letzten Blatt befinden sich die Altersgliederung und eine zusammengefasste Beschreibung des offenen Forderungsbestandes. Gebühren Monatlich erhalten Sie zusätzlich zwei Aufstellungen über die Verrechnung der Limit- und Delcredere-Gebühren. Diese Gebühren werden monatlich im nachhinein Ihrem Konto angelastet. Die vertraglich vereinbarten Factoring-Gebühren und die Zinsverrechnung ersehen Sie aus dem Kontoauszug. 17

18 18 Offene Posten-Liste

19 19

20 mahnwesen Durch die tagfertige Debitorenbuchhaltung ist es uns möglich, für Sie ein effizientes und pünktliches Mahnwesen durchzuführen. Es besteht die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo auf den Mahnungen anzudrucken. Rechnung Fälligkeit der Rechnung Erinnerungsschreiben Letzte Mahnung Vorschlag Inkasso 14 Tage nach Fälligkeit schicken wir Ihrem Abnehmer ein Erinnerungsschreiben (1. Mahnung). Nach weiteren 14 Tagen senden wir, sofern von uns noch keine Zahlung verbucht werden konnte, Ihrem Abnehmer die letzte Mahnung (2. Mahnschreiben). Eurincasso Nach jedem Mahnlauf erhalten Sie eine Aufstellung der betroffenen Abnehmer mit Mahnstatus. Dieser Übersicht ist eine Inkasso-Vorschlagsliste beigelegt. Erhalten wir von Ihnen keine rechtzeitige Nachricht bezüglich dieser Vorschlagsliste, so gehen wir von Ihrem Einverständnis für die Betreibung durch Eurincasso aus. 20

21 Mahnstatus 21

22 22 Zahlungserinnerung

23 letzte mahnung 23

24 24 Muster-Brief Inkasso-Vorschlag

25 Vorschlagsliste für inkasso 25

26 Delcredere-Übernahme Ist die Delcredere-Übernahme vereinbart, benötigen wir von Ihnen ausgefüllte Limitanträge in der gewünschten Höhe. Limitantrag Stellen Sie die Limitanträge bereits vor Auftragsannahme, Auslieferung der Ware oder Erbringung Ihrer Dienstleistung. Unsere Limitentscheidung erhalten Sie schriftlich. Von uns genehmigte Limite gelten rückwirkend ab Datum der Antragstellung. Einmal jährlich wird die Bonität Ihrer Abnehmer überprüft. Die dafür vereinbarte Verlängerungsgebühr wird Ihnen dann in Rechnung gestellt. Sie haben jedoch vorher die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Abnehmer-Limite streichen zu lassen. Auf Anfrage erhalten Sie von uns eine Limitliste, auf der alle Abnehmer mit Limiten aufscheinen. Limitänderungen werden schriftlich mitgeteilt. 26

27 Formular Limitantrag Speichern Drucken VB Factoring Bank Aktiengesellschaft Postfach 34 A-5033 Salzburg ACHTUNG! Bitte beachten Sie vor dem Ausfüllen die Rückseite! Kunde Nr. Antrag auf Limit Limitempfehlung Normal Express Für (Angaben über den Abnehmer) Abnehmer-Nr. Kunde Abnehmer-Nr. VB Factoring Bank Bei nicht protokollierten Einzelunternehmen Name des Inhabers Freie Bezeichnung (Name des Unternehmers) Bei protokollierten Unternehmen (AG, Ges.m.b.H., OHG, KG, etc.) Firmenwortlaut Anschrift Tel. Original: VB Factoring Bank, blaue Kopie verbleibt beim Absender Bankverbindung Zahlungskonditionen Bisher gültige(s) Limit/Limitempfehlung Datum Währung Beantragte(s) Limit/Limitempfehlung: Unterschrift/Stempel A-5033 Salzburg Thumegger Straße 2 Postfach 34 Telefon: 0662/ Telefax: 0662/ DVR: A-10 Wien Telefon: 01/ Telefax: 01/ 27

28 Nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit Ihres Abnehmers stellen Sie einen Antrag auf Delcredere-Auszahlung. Die Auszahlung dieses Delcederefalles erfolgt nach Prüfung der vertraglichen Bestimmungen auf Ihr Konto. Limitantrag Limitentscheidung Antrag auf Delcredere- Auszahlung Auszahlung auf Ihr Konto Prüfung Ist keine Delcredere-Übernahme vereinbart, nehmen wir bei größeren Salden eine Bonitätsprüfung Ihrer Abnehmer vor. Sie können jederzeit auch selbst Limitempfehlungen beantragen. Bei Limitempfehlungen übernehmen wir keine, wie auch immer geartete, Haftung für etwaige Zahlungsausfälle. 28

29 Limitentscheidung 29

30 Forderungsinkasso Unser Tochterunternehmen Eurincasso führt im Namen von VB Factoring den Forderungseinzug durch und mahnt nach Erhalt des Auftrages Ihre Abnehmer an, das Kapital, die Verzugszinsen, die Mahnspesen sowie die Gebühren von Eurincasso innerhalb von 10 Tagen zu bezahlen. Sollte innerhalb von 14 Tagen ab Mahndatum immer noch keine Zahlung geleistet worden sein, schaltet, je nach Erfahrungswerten mit Ihrem Abnehmer, Eurincasso entweder den Inkassanten zwecks persönlicher Intervention ein oder übergibt den Fall dem Anwalt zur gerichtlichen Betreibung. Sie erhalten jeden Monat einen Sachstandsbericht, mit dem Sie über den jeweiligen Stand der Betreibungsfälle informiert werden. Rechnung Fälligkeit der Rechnung Mahnlauf Vorschlag Inkasso Eurincasso 30

31 Muster inkassoschreiben 31

32 VB Factoring Bank ag Thumegger Straße Salzburg Tel.: Fax: Repräsentanz Kolingasse Wien Tel.: Fax:

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