BACKOFFICE SOFTWARE PROJEKTE

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1 BACKOFFICE SOFTWARE PROJEKTE 1

2 Inhalt Unsere Dienstleistungen für Ihren Erfolg 3 7 Gründe für die Zusammenarbeit mit corefacts 4 Integration 5 Outsourcing-Backoffice Leistungskatalog 6 First-Level-Support (buchhalterische Betreuung) 7 Belegeinreichung 8 Verifikation 9 Zahlungsallokation 10 Geldwäschegesetz-Prüfungen 10 Mahnwesen 10 Stammdatenpflege 11 Limit-Kontrolle 11 Inkasso 12 Software-Lösungen 13 Projekte 14 Kosten 15 [ ] Immer habe ich nach dem Grundsatz gehandelt, lieber Geld verlieren als Vertrauen. Die Unantastbarkeit meiner Versprechungen, der Glaube an den Wert meiner Ware und an mein Wort, standen mir höher als ein vorübergehender Gewinn. [Robert Bosch] 2

3 Unsere Dienstleistungen für Ihren Erfolg BACKOFFICE, SOFTWARE, PROJEKTE Corefacts ist spezialisiert auf individuelle Software-Lösungen und Backoffice-Services für Factoring-Unternehmen. Wenn ich von Factoring-Unternehmen gefragt werde, was die corefacts GmbH von anderen Anbietern unterscheidet, habe ich eine klare Antwort: Sie können uns zu 100% vertrauen! Sie können darauf vertrauen, dass wir alles unternehmen werden, um Ihnen und Ihren Kunden den bestmöglichen Service zu erbringen. Doch eine Partnerschaft im Outsourcing setzt nicht nur Vertrauen voraus, sondern auch Expertise. Unsere Mitarbeiter sind in den Bereichen Factoring-Prozesse, Buchhaltung, Reporting, Ankaufslogik, Risikoprävention sowie Geldwäschegesetz geschult. Wir übernehmen z.b. die Belegeinreichung, die Verifikation, die Zahlungsallokation, die GwG-Prüfung, bis hin zur ganzheitlichen Betreuung Ihrer Kunden in mehreren Sprachen. Mit spezifischen Kenntnissen, Sorgfalt und Sprachvielfalt gewährleisten wir einen optimalen Service für Factoring-Unternehmen. Zusätzlich werden alle Dienstleistungen im Einklang mit unserem Qualitätsmanagement nach ISO 9001 erbracht. Wie unsere Dienstleistungen ein Bestandteil Ihrer Strategie werden können, erfahren Sie in einem persönlichen Gespräch mit mir. Jan Baszczawski Geschäftsführender Gesellschafter 3

4 7 Gründe für die Zusammenarbeit mit corefacts Flexibilität bei Ausfällen von Mitarbeitern und bei Schwankungen im Portfolio Kostengünstige und kalkulierbare Alternative zum eigenen Backoffice Anpassung unserer Strukturen an Ihre Aufbau-und Ablauforganisation White-Label Verfahren Korrespondenz in Ihrem Namen, Design und Wording Branchen Kenntnisse (Logistik, Textilbranche, IT, Personaldienstleistungen..) Qualität durch intensive Mitarbeiterschulungen und Strukturen (ISO 9001) Fremdsprachen Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch, Türkisch, Polnisch, Russisch, Arabisch, Litauisch 4

5 Integration Outsourcing Backoffice: Bei der Auslagerung von Geschäftsprozessen in Finanzinstituten sind die Vorschriften der MaRisk zu berücksichtigen. Wir unterstützen Sie mit unserem Know-how und unseren Erfahrungen darin, die in AT 9 Outsourcing genannten Anforderungen zur Auslagerung von Aktivitäten und Prozessen zu gewährleisten. Nach einer Eingliederungsphase verbinden sich unsere Receivables Manager aus dem Backoffice über eine sichere Leitung mit Ihrer führenden Factoring-Software und übernehmen unterschiedliche Aufgaben im operativen Geschäft. Unsere Strukturen werden dabei an Ihre Organisation angepasst. Wenn Sie unseren Service First-Level- Support in Anspruch nehmen, dann führen wir sämtliche Korrespondenz mit Ihren Kunden in Ihrem Namen, Design und Ihrem Wording. Angst vor neuen Technogien kennen wir nicht. Wir verstehen die Domäne. Softwaremodul e-pur (electronic purchase): Wir erhalten Ihre Forderungen über eine Schnittstelle, holen WKV-Limite ein, verarbeiten die Daten in einer flexiblen Ankaufslogik, verifizieren die Forderungen (im Backoffice) und senden Ihnen eine Antwort. Zusätzlich erhalten Sie einen Zugriff auf unser Portal, über das Sie Informationen zu Ihren Forderungen einsehen können. Erfahren Sie mehr zum Modul e-pur im Kapitel Software. Ihre Vorteile: - Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Prozesse und Daten. - Ihre Kontrolle erleichtert eine Auslagerung hinsichtlich MaRisk. - Sie konzentrieren sich auf Kernprozesse - wir übernehmen Supportprozesse. 5

6 OUTSOURCING-BACKOFFICE Leistungskatalog BELEG BELEG EINREICHUNG EINREICHUNG INKASSO MAßNAHMEN VERIFIKATION STAMMDATEN PFLEGE FIRST LEVEL SUPPORT ZAHLUNGS- ALLOKATION LIMIT KONTROLLE GWG PRÜFUNGEN MAHNWESEN 6

7 First-Level-Support (buchhalterische Betreuung) Kundenzufriedenheit ist vor allem eine Frage des First-Level-Supports. Sie möchten Ihren Kunden einen optimalen Service bieten und dabei Ihren Vertrieb, Ihr Account Management und Ihre Risikoabteilung entlasten? Corefacts unterstützt Sie dabei. Wir übernehmen die Hotline und beantworten alle Fragen rund um die Buchhaltung. Unter First-Level-Support verstehen wir eine professionelle und freundliche Betreuung Ihrer Kunden, deren Debitoren sowie den Steuerberatern. Unsere Receivables Manager sind in der Lage komplexe Sachverhalte kompetent zu beantworten. First-Level-Support beinhaltet die Services: Kundenbetreuung / Buchhaltung Belegeinreichung Zahlungskontrolle GwG-Prüfungen Mahnwesen Stammdatenpflege.. in folgenden Fremdsprachen: Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Türkisch, Russisch, Polnisch, Arabisch, Litauisch Fortlaufende Schulungen unserer Mitarbeiter in den Bereichen Factoring-Prozesse, Buchhaltung, Ankaufslogik, GwG etc. stellen einen exzellenten Service sicher. Ihre Vorteile: - Unterstützung Ihres Teams in mehreren Fremdsprachen - Ständig verfügbares Personal für Ihre Factoring-Buchhaltung - Freundliches, kompetentes Team und zufriedene Kunden 7

8 Belegeinreichung Outsourcing Backoffice: Wenn Sie Ihren Kunden verschiedene Kommunikationswege für die Belegeinreichung zur Verfügung stellen möchten, dann sichern wir Ihnen diesen individuellen Service zu. Ihre Kunden können Forderungen z.b. per.xls,.csv,.txt oder als Buchungsstapel (DATEV) übermitteln. Wir transformieren die Daten in das geforderte Format Ihrer führenden Software und übermitteln die Daten sicher an Sie. Alternativ können Ihre Kunden alle Rechnungskopien bequem per an uns verschicken. Wir extrahieren die notwendigen Informationen, unterziehen Sie einer kurzen Plausibilitätsprüfung (z.b. Abtretungsvermerk) und buchen diese anschliessend in Ihrem System. Für die Belegeinreichung steht Ihnen ebenfalls ein standardisiertes System zur Verfügung. Erfahren Sie mehr über das Modul e-pur im Kapitel Software. Ihre Vorteile: - Garantierte Verarbeitung Ihrer Forderungen zu einem vereinbarten Zeitpunkt. - Ein Plus für den Vertrieb: Sie sind flexibel hinsichtlich der Schnittstellen für Ihre Kunden. 8

9 Verifikation Als Factoring-Unternehmen tragen Sie das Risiko, dass die Forderungen nicht verifiziert werden können. Schnell und gewissenhaft verifizieren wir Ihre Forderungen noch am Tag der Einreichung, um Ihrer Risikoabteilung grünes Licht für die Finanzierung zu geben. Den Stichprobenumfang können Sie flexibel definieren (x-% Anteil der Debitoren, x-% von Rechnungssummen). Im offenen Verfahren fordern wir Unterlagen bei Ihren Kunden an und vergewissern uns über die Korrektheit und Akzeptanz der Forderungen beim Debitor. Im stillen Verfahren prüfen wir bei unbenannten Debitoren die Adressen und Kontaktpersonen. Zusätzlich verifizieren wir die Forderungen und Liefernachweise beleghaft auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Dank unserem Modul e-pur ist eine technische Anbindung möglich. Ihre Vorteile: - Sie reduzieren das Risiko und können flexibel Verifikationen in Auftrag geben - Schnelle Verifikation vor der Finanzierung / oder nachgelagert - Bessere Verifikation dank unserer Sprachvielfalt 9

10 Zahlungsallokation Im Full Service Factoring überwachen unsere Mitarbeiter Zahlungseingänge auf den Konten Ihrer Kunden. Wenn ein gewisser Teil der Zahlungen durch Ihre Software nicht automatisch allokiert werden kann (z.b. auf Grund von umfangreichen Zahlungsavisen, unberechtigten Skonti etc.), dann übernehmen unsere Receivables Manager taggleich die manuelle Verbuchung der Zahlungen, damit neue Forderungen so schnell wie möglich finanziert werden können. Dieser Service wird stets in Rücksprache mit Factoringnehmern, Debitoren und natürlich mit Ihnen erfüllt. Zusätzlich können Sie unser Know-How im Zahlungsverkehr (SEPA, MT940) jederzeit abrufen, und wir werden mit unseren Erfahrungen gezielt manuelle Aufwände und Kosten reduzieren. Geldwäschegesetz-Prüfungen Sämtliche Zahlungsweiterleitungen oder Rücküberweisungen von nicht factoringrelevanten Zahlungen werden konform zum Geldwäschegesetzt geprüft. Wir fordern Unterlagen bei Ihren Kunden an und prüfen die Debitoren vor jeder Überweisung gegen die von Ihnen definierten Schwarze-Listen. Mahnwesen Unsere Mitarbeiter im Front-Office übernehmen den Druck und Versand Ihrer Mahnungen. Darüber hinaus bearbeiten wir Ihre Mahnrückläufer, versorgen Sie mit Auskünften und veranlassen weitere Schritte, wie z.b. die Erfassung von Direktzahlungen oder Warenstreitigkeiten.. 10

11 Limit-Kontrolle Die laufende Pflege und Überwachung der WKV-Limite ist unerlässlich, um Ihre Risiken zu minimieren. Im Full Service Factoring beantragen, pflegen und überwachen unsere Receivables Manager täglich alle WKV-Limite Ihrer Kunden. Im Inhouse Verfahren setzen unsere Mitarbeiter Anwendungen ein, die einen automatisierten Abgleich zwischen Ihrer Software und Ihrem Kreditversicherer (Coface, Atradius, Euler Hermes u.a.) durchführen. Das Softwaremodul e-pur ist in der Lage Forderungen in real-time einer Ankaufslogik (inkl. Score und Limitermittlung) zu unterziehen. Nach einer Prüfung erhalten Sie umgehend eine Antwort, ob die Forderung für eine Finanzierung geeignet ist. Ihre Vorteile: - Risikominimierung durch permanente Pflege und Kontrolle der WKV-Limite - Erfüllung von Obliegenheiten gegenüber dem Kreditversicherer - Abwicklung von Schäden Stammdatenpflege Unsere schnelle und permanente Pflege von Stammdaten (Factoringnehmer, Debitoren, Kreditversicherung) gibt Ihnen Sicherheit und entlastet Ihre Ressourcen. Unsere Mitarbeiter im Front-Office sind vertraut mit der Brisanz von wichtigen Parametern wie Ankaufslogik, Sperrsätze etc. und führen deshalb die Pflege Ihrer Daten im 4-Augen- Prinzip durch. Ihre Vorteile: - Permanente Pflege der Stammdaten im 4-Augen-Prinzip - Benachrichtigungen Ihres Personals bei anstehenden Prolongationen 11

12 Inkasso Ein starkes TEAM! Unser Partner, die CMS Collection GmbH, wurde 2010 als Inkassogesellschaft innerhalb der CMS Credit Management Service GmbH als konzernunabhängiger Dienstleister im Bereich Forderungsmanagement gegründet. Das Team besteht aus erfahrenen Mitarbeitern aus der Inkassobranche. Neben einem starken Team mit großem Fachwissen, kann CMS ebenfalls auf ein breites Spektrum an Sprachen innerhalb der Sachbearbeitung zurückgreifen. Das ist für die tägliche Arbeit als Inkassounternehmen mit dem Schwerpunkt internationales Inkasso unerlässlich. Mit modernster Technologie sorgen wir für optimale Abläufe und Transparenz bei all dem, was wir für Sie tun. Sie erhalten Informationen, um Ihre Kunden angemessen zu begleiten, Ihre Liquidität zu steuern und sich gegen Risiken abzusichern. Den Stand der Inkassofälle können Sie zusätzlich und jederzeit in unserem Portal 24/7 einsehen. 12

13 SOFTWARE-LÖSUNGEN Wir arbeiten non-stop an neuen Software-Lösungen für Factoring. Aktuell steht Ihnen das neue Modul e-pur (electronic purchase) zur Verfügung. Das Modul versetzt Ihre Factoringnehmer in die Lage, Belege über ein standardisiertes System (Portal) einzureichen. Bei einer neuen Einreichung nimmt e-pur automatisierte Plausibilitätsprüfungen vor und startet Ihre individuelle Ankaufslogik. Innerhalb von Sekunden werden Ihre Forderungen im Anschluss zur Verifikation weitergeleitet. WKV-Limite werden entweder automatisch bei Kreditversicherern (z.b. Atradius) angefragt oder manuell gepflegt. Ebenso steht eine Schnittstelle für Score und Limitempfehlungen der Schufa zur Verfügung, die zur Risikosteuerung im unbenannten Teil dienen kann. Nach der Ankaufslogik und der taggleichen Verifikation erfolgt ein automatischer Import in Ihr System. Ihre Vorteile: - Darstellung in Ihrem Design - Plattformunabhängigkeit (flexible Schnittstellen) zu Ihrem System - Standardisierter Prozess der Belegeinreichung - Risikominimierung durch Verifikation - Elektronische Ablage 13

14 PROJEKTE Unsere Erfahrung in Projekten für Factoring-Unternehmen ermöglicht uns eine schnelle Aufnahme und Umsetzung Ihrer Anforderungen. Bei der Anforderungsspezifikation Ihrer Bedürfnisse setzen wir auf agile Methoden. Unsere Vorgehensweise ist zertifiziert nach IREB Standard. Während und nach der Implementierung werden Ihre Anforderungen strukturiert und gewissenhaft einem Testmanagement nach dem ISTQB-Standard unterzogen. Insgesamt besitzen wir sowohl technische - als auch tiefgreifende, fachliche Erfahrungen in den Bereichen : - Factoring-Buchhaltung - Abrechnungen Gebühren/Zinsen - Ankaufslogik (Full Service, Inhouse, Reverse Factoring, Debitoren-Konzentration, maximale Ankäufe, Recourse/Non-Recourse...) - SEPA (Credit Transfer und Direct Debit) - MT940 und Zuordnungsalgorithmen - DATEV-Schnittstellen - Workflows (Verifikation, Auszahlungen, Saldenbestätigungen..) - Schnittstellen OP und Debitoren - uvm. 14

15 KOSTEN Die Abrechnung unserer Dienstleistungen ist flexibel gestaltet und wird individuell an Ihre Anforderungen angepasst. Ein Modell, das von unseren Kunden überwiegend bevorzugt wird, ist die pauschale Abrechnung. Wenn Sie den vollen Umfang (First-Level-Support) unserer Dienstleistungen beziehen, zahlen Sie einen festen Betrag pro aktivem Factoringnehmer. Die Quote der automatischen Zahlungsallokation Ihrer Software spielt bei der Ermittlung der Pauschale eine zentrale Rolle. Sobald der Factoringvertrag beendet ist und Sie dem Kunden keine Factoringgebühren mehr belasten, entstehen Ihnen keine weiteren Kosten. Die Rückführung der Inanspruchnahme kostet Sie hinsichtlich der Debitorenbuchhaltung keinen Cent mehr. Dieses Modell hat für Sie zwei entscheidende Vorteile: 1. Ihre Debitorenbuchhaltung ist jederzeit kalkulierbar 2. Wenn Ihre Einnahmen sinken, dann reduzieren sich Ihre Kosten Beispiel: First-Level-Support (Mischkalkulation für SME ) Automatische Zahlungsallokation = ca. 60 % Anzahl Belege (ca Stück pro Monat über e-pur) Preis pro aktivem Factoringnehmer (monatlich) 250 EUR Beispiel Verifikation (Mischkalkulation beleghaft & telefonisch ) Anzahl Belege (ca Stück pro Monat) Verifikation (Umfang: 25% der Forderungen) Preis pro aktivem Factoringnehmer (monatlich) 120 EUR 15

16 BACKOFFICE SOFTW ARE PROJEKTE A l l e s a u s e i n e r H a n d. M a ß g e s c h n e i d e r t e L ö s u n g e n f ü r F a c t o r i n g. Kontakt corefacts GmbH Isaac-Fulda-Allee Mainz Geschäftsführung Jan Baszczawski 16 jan.baszczawski@corefacts.de Tel.: (06131)