Kapitel 5. Fakturierung

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1 Kapitel 5 Notwendige Voraussetzungen für diese Schulung: Internetfähiger Computer mit aktuellem Browser (z.b. Firefox, Internet Explorer) Internet-Domain mit aufgeschaltetem Worldsoft SalesPower-Paket. Bild- und Textvorlagen: Diese Vorlagen finden Sie auf der CC-Website unter dem Button ebusiness zum Download: Bilder von Bilder und Texte dürfen nur für die Ausbildung verwendet werden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Währungseinstellungen Mehrwertsteuer-Einstellungen Einstellung der Zahlungsarten Artikel-Verwaltung PDF-Vorlagen Startnummern Firmenlogo einbinden Rechnung erstellen Rechnungs-Status Rechnungsläufe SEPA-XML-Datei Rechnungs-Übersichten Automatischer Prozess nach Bezahlung eines Artikels Debitoren 23 Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 2

3 1. Mit dem s-modul können Sie Rechnungen erstellen und als PDF-Datei ausdrucken oder automatisch per versenden lassen. Außerdem haben Sie in diesem Bereich Zugriff auf die Artikel-Verwaltung und einen Währungsrechner. Bevor wir Artikel anlegen und Rechnungen erstellen können, müssen wir die grundlegenden Einstellungen definieren, wie z.b. Zahlungsarten, Mehrwertsteuer und Währungen. 1.1 Währungseinstellungen Wechseln Sie zum Menüpunkt Grundeinstellungen und wählen Sie Hauptwährung / Zweitwährung für Rechnungen. Hauptwährung festlegen Geben Sie für die Hauptwährung EUR das gewünschte Währungskürzel ein und klicken Sie auf Aktualisieren. Wenn Sie nur mit einer Währung arbeiten, sind Ihre Grundeinstellungen damit abgeschlossen. Zweitwährung auswählen Wenn auf Ihren Rechnungen zusätzlich eine Zweitwährung angezeigt werden soll, wählen Sie im Auswahlmenü das gewünschte Land aus - z.b. für Kunden in der Schweiz den Schweizer Franken. Sie können einen festen Umrechnungskurs eingeben oder das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren aktivieren. Die Kurswerte werden dann täglich bei einer Bank abgefragt und aktualisiert. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die gewählte Zweitwährung wurde hinzugefügt und kann durch einen Klick auf den Papierkorb auch wieder gelöscht werden. Zuletzt haben Sie die Möglichkeit, die entsprechende Zweitwährung anstelle der Hauptwährung auf den Rechnungen des Kunden anzeigen zu lassen. Dazu müssen Sie die Checkbox anklicken. Ist die Checkbox nicht markiert, wird die Zweitwährung zusätzlich zu der Hauptwährung mit auf der Rechnung angezeigt. Klicken Sie auf Beenden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 3

4 1.2 Mehrwertsteuer-Einstellungen Wählen Sie Mehrwertsteuer. Die Berechnung der Mehrwertsteuer erfolgt über Mehrwertsteuergruppen, denen Regeln zugewiesen werden. Diese Gruppen werden den Artikeln zugeordnet und automatisch berechnet. So muss bei einer Änderungen des Steuersatzes nur dieser eine Eintrag geändert werden und nicht der Preis jedes einzelnen Artikels. Klicken Sie auf Neue MwSt-Gruppe hinzufügen. Vergeben Sie für die Gruppe einen Namen, z.b. Standard. In der Beschreibung können Sie für sich eine Erklärung eingeben, z.b. Produkte mit normalem Steuersatz. Klicken Sie anschließend auf MwSt-Gruppe hinzufügen. Erstellen Sie nun die Regeln, nach denen die Mehrwertsteuer berechnet werden soll. Um eine Regel hinzuzufügen, wählen Sie ein Von sowie ein Nach Land aus und geben den entsprechenden Mehrwertsteuer-Prozentsatz an. Wir definieren die Regeln von Deutschland nach Deutschland mit 19% und von Deutschland in die Schweiz mit 0%. Bestätigen Sie jeweils mit Regel hinzufügen. Wichtig für Betreiber von Online-Shops: Solange ein Kunde nicht im Shop angemeldet ist, steht nicht fest, aus welchem Land er bestellt. Damit der Shop die Brutto-Preise anzeigt, erstellen wir zusätzlich eine Regel von Deutschland nach *. Das Sternchen dient als Platzhalter für alle Länder. Diese Regel gilt auch für die Rechnungserstellung in alle Länder, die nicht definiert sind. Geben Sie den derzeit gültigen Steuersatz in das Feld dahinter ein und klicken Sie auf Regel hinzufügen. Wichtig: Die Mehrwertsteuer-Regeln werden in der Reihenfolge der Einträge abgefragt. Die *-Regel muss deshalb ganz unten stehen. Die Reihenfolge der Regeln kann bei Bedarf mit den Pfeilen nachträglich geändert werden. Die MwSt.-Regeln für den Standard-Steuersatz sind damit erstellt. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 4

5 Sie können nach diesem Schema weitere Gruppen definieren, z.b. für Produkte, die einem ermäßigten Steuersatz unterliegen wie Bücher oder Lebensmittel. Klicken Sie dazu auf die Lasche MwSt-Gruppe hinzufügen. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe ein und klicken Sie anschließend auf MwSt-Gruppe hinzufügen. Erstellen Sie die gleichen Regeln wie beim Standard- Steuersatz. Verwenden Sie den gültigen Steuersatz für ermäßigte Produkte. Die Mehrwertsteuer-Einstellungen sind damit abgeschlossen. Klicken Sie auf Beenden. 1.3 Einstellung der Zahlungsarten In diesem Bereich nehmen Sie die Grundeinstellungen für die angebotenen Zahlungsarten vor. Wählen Sie Zahlungsarten. Folgende Zahlungsmethoden stehen Ihnen zur Verfügung: Rechnung LSV (Lastschrift) Moneybookers PayPal SEPA Klicken Sie auf Rechnung. Sie können die Zahlungsmethode deaktivieren oder einen Rabattsatz eingeben, der auf der Rechnung als Skonto ausgewiesen wird. Änderungen übernehmen Sie mit Speichern Rechnung Details. Klicken Sie auf Zurück und wählen Sie die Zahlungsart SEPA Basis Lastschriftverfahren. Hinweis: Diese Zahlungsart steht nur für Bestimmte Länder und ausgewählte Banken zur Verfügung. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 5

6 Mit der OASIS-Onlineverwaltung lassen sich SEPA-XML- Dateien erzeugen. SEPA ist noch ziemlich neu für die Banken. Viele Banken weichen von den vorhergesehenen Standards ab. Auch von Land zu Land gibt es Unterschiede. Von über Kunden nutzen gerade einmal ca. 120 diesen automatischen Datenaustausch per XML-Datei. Fragen Sie bei Bedarf Ihres Kunden deshalb lieber vorher bei Worldsoft nach, ob in seinem Land und bei seiner Bank die SEPA-XML-Datei eingelesen werden kann. Für SEPA benötigt Ihr Kunde ohnehin eine Identifikationsnummer und eine SEPA-Vereinbarung mit seiner Bank. Es kann daher einfacher sein eine Bank zu wählen bei der wir wissen das die Übertragung der SEPA-XML-Datei gut funktioniert. Wenn Sie bei Lastschrifteinzug Skonto gewähren möchten, können Sie das hier eingeben. Klicken Sie auf Speichern SEPA Details. Klicken Sie auf Zurück und wählen Sie die Zahlungsart Moneybookers. Geben Sie die -Adresse Ihres Moneybookers- Accounts ein und klicken Sie auf Adresse bestätigen. Falls Sie noch kein Moneybookers-Konto haben, können Sie sich an dieser Stelle bei Moneybookers registrieren. Klicken Sie auf den Link hier. Schließen Sie den Anmeldeprozess ab und warten Sie auf die Bestätigung durch Moneybookers, um diese Zahlungsart zu nutzen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 6

7 Klicken Sie auf Zahlungsarten und wählen Sie die Zahlungsart PayPal. Geben Sie die -Adresse an mit der Sie bei PayPal registriert sind. In der Rechnungs-Vorlage ist ein PayPal Makro enthalten, das nun mit Ihrem Konto verknüpft. Wird. Klicken Sie auf Speichern PayPal Details. 1.4 Artikel-Verwaltung Nachdem die Grundeinstellungen abgeschlossen sind, können wir nun die gewünschten Artikel anlegen. Hinweis: In Verbindung mit dem Worldsoft Online- Shop werden die hier angelegten Artikel ebenfalls im Shop angezeigt. Umgekehrt werden im Shop angelegte Artikel automatisch in das ECMS übernommen. Wählen Sie in der den Menüpunkt Artikel. Artikel anlegen Es sind noch keine Artikel eingerichtet. Klicken Sie auf Neuen Artikel hinzufügen. Hinweis: Falls Sie vorab an der Shop-Schulung teilgenommen haben, sind die Artikel bereits eingerichtet. Geben Sie die Artikel-Daten ein: Art.Nr.: Demo-001 Name: Fitness T-Shirt für Frauen Beschreibung: Luftiges Tank Top aus Baumwolle Preis: 25,13 MwSt-Gruppe: Standard Klicken Sie auf Artikel hinzufügen. Hinweis für Betreiber von Online-Shops: Je nachdem, ob Sie für Ihre Artikel im Shop die Option Steuern inbegriffen aktiviert haben oder nicht, wird bei bestehenden Produkten entweder der Nettopreis oder der Bruttopreis angezeigt. Die Berechnung der Mehrwertsteuer erfolgt in beiden Fällen korrekt. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 7

8 Weitere Artikel legen Sie nach dem gleichen Schema über die Lasche Neu hinzufügen an. Kategorien anlegen Sie können Ihre Artikel zur besseren Übersichtlichkeit in Kategorien sortieren. Dazu müssen Sie die jeweiligen Kategorien anlegen und die Artikel entsprechend zuweisen. Wählen Sie die Lasche Kategorien. Klicken Sie auf Neue Hauptkategorie erstellen. Geben Sie den Kategorienamen Fitness- Bekleidung ein und klicken Sie auf Kategorie erstellen. Wechseln Sie zurück zur Artikel-Liste. Stellen Sie das Auswahlmenü auf Alle Artikel und rufen Sie den Artikel Demo-001 auf. Wählen Sie im Auswahlfenster Kategorie wählen die Kategorie Fitness-Bekleidung aus und klicken Sie auf Artikel aktualisieren. Kontrollieren Sie die korrekte Zuordnung in der Artikel-Liste. 1.5 PDF-Vorlagen Bevor wir die erste Rechnung erstellen, sehen wir uns die PDF-Vorlagen an, vergeben Startnummern und binden ein Logo in die Rechnungsvorlage ein. Wählen Sie im Bereich der Grundeinstellungen den Menüpunkt Textinhalte von PDF-Vorlagen ändern. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 8

9 Vorlagen auswählen Alle Vorlagen sind in verschiedenen Sprachen vorhanden. Folgende Vorlagen stehen über das Auswahlmenü zur Verfügung (jeweils in der deutschen Version): Rechnungen Mahnung Nr. 1 - alle Positionen Mahnung Nr. 2 - alle Positionen Mahnung Nr. 1 Mahnung Nr. 2 Lastschriftstorno Rechnungsformular für die. 1. Mahnung für alle offenen Kundenrechnungen. Alle offenen Rechnungen werden in EINER Mahnung aufgelistet 2. Mahnung für alle offenen Kundenrechnungen. Alle offenen Rechnungen werden in EINER Mahnung aufgelistet. 1. Mahnung für eine offene Rechnung. Für jede Rechnung wird eine EINZELNE Mahnung erstellt. 2. Mahnung für eine offene Rechnung. Für jede Rechnung wird eine EINZELNE Mahnung erstellt. Vorlage bei Rücklastschriften von Lastschrift-Einzügen. Vorlagen bearbeiten Wählen Sie im Auswahlmenü die Vorlage Mahnung Nr. 1 DE aus und klicken Sie auf Ändern. Wählen Sie im nächsten Schritt weiter aus: Adresse links: Der Empfänger steht links und der Absender rechts (z.b. für Deutschland). Adresse rechts: Der Empfänger steht rechts und der Absender links (z.b. für die Schweiz). Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 9

10 In den Eingabefeldern können Sie die Texte, die auf Ihren Mahnungen erscheinen sollen, nach Wunsch abändern. Klicken Sie zur Übernahme Ihrer Änderungen auf Speichern. Wichtiger Hinweis: Um Inhalte einer Vorlage zu ändern, sind fundierte Programmierkenntnisse erforderlich. Bitte nehmen Sie bei gewünschten Änderungen Kontakt mit dem Support auf. Um eine Vorlagendatei zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Datei aus dem Auswahlmenü, aus und klicken in der Zeile Herunterladen einer Standard- Datei auf Herunterladen. Nachdem Sie die Datei bearbeitet haben, können Sie diese über Durchsuchen und Hochladen einbinden. 1.6 Startnummern Sie können beliebige Startnummern für Kunden- Nummern, Rechnungen, Gutschriften und Provisionen eingeben. Wenn Sie keine Nummer eingeben, startet das System automatisch jeweils mit der Nummer 1. Wählen Sie im Bereich der Grundeinstellungen den Menüpunkt Start-Nummern für Kunden- Nummern / Rechnungen / Gutschriften / Provisionen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 10

11 Geben Sie die gewünschten Startwerte ein. Speichern Sie die Änderung. 1.7 Firmenlogo einbinden Sie können Ihr Firmenlogo auf den Server laden, um es für Rechnungen, Mahnungen und Provisionen zu verwenden. Dabei sind zwei Punkte zu beachten: Das Bild muss im GIF-Format abgespeichert werden und die Größe muss 18cm Breite und 2cm Höhe betragen. Ist das hochgeladene Bild kleiner, wird es automatisch auf diese Größe angepasst. Tipp: Wenn Sie ein kleineres Logo verwenden möchten, nehmen Sie ein Bild mit weißem oder transparentem Hintergrund und den Maßen 18x2cm. In dieses Bild fügen Sie Ihr Logo ein. Nach dem Hochladen wird das Logo sodann in der gewünschten Größe angezeigt. Wählen Sie im Bereich der Grundeinstellungen den Menüpunkt Firmenlogo ändern / OASIS- Oberfläche farblich ändern. Wählen Sie im Auswahlmenü Firmenlogo für Briefe (.gif) und klicken Sie in der Zeile Eigene Datei hochladen auf Durchsuchen. Übernehmen Sie das Bild topfit-logo-brief.gif im Verzeichnis mit den Schulungsdateien. Klicken Sie auf Hochladen. Wir werden gleich eine Rechnung erstellen, in der das Logo verwendet wird. Das Logo kann heruntergeladen oder auch wieder gelöscht werden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 11

12 1.8 Rechnung erstellen Artikel buchen Nun testen wir die Einstellungen im Bereich der und erstellen eine Rechnung. Wählen Sie in der den Menüpunkt Rechnung erstellen. Suchen Sie nach einem der vorhandenen Datensätze. Klicken Sie in der Adressen-Übersicht auf Neuen Artikel einbuchen. Wählen Sie im Auswahlmenü den Muster-Artikel Demo-001 aus. Die hinterlegten Daten werden in die restlichen Felder eingelesen. Sie haben die Möglichkeit, jetzt noch individuelle Anpassungen vorzunehmen, wie z.b. abweichende Mengen oder einen Kommentar. Klicken Sie auf Neuen Artikel einbuchen. Alle gebuchten Artikel werden am unteren Seitenrand angezeigt. Klicken Sie jetzt auf Gehe zur Rechnungs- Erstellung. Zusatztext eingeben Unterhalb der gebuchten Artikel können Sie im Feld Spezialtext weitere Informationen eingeben, die auf der Rechnung mit angezeigt werden sollen, z.b.: Herzlichen Dank für Ihren Auftrag. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb 14 Tagen ohne Abzug auf unser Bankkonto. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 12

13 Häufig verwendete Zusatztexte können gespeichert und über das Auswahlmenü aufgerufen werden. Um einen eigenen Text zu erstellen, klicken Sie auf Bearbeiten. Geben Sie im Text-Editor eine Beschreibung und den Text ein und bestätigen Sie mit Speichern. Die Textvorlage kann zukünftig über das Auswahlmenü aufgerufen werden. Rechnung erstellen Standardmäßig ist voreingestellt, dass nach Erstellung einer Rechnung automatisch die Rechnungs- aus den vorlagen verschickt wird. Wenn Sie diese nicht versenden möchten, deaktivieren Sie die Checkbox. Klicken Sie zuletzt auf Rechnung erstellen. In den Auswahlmenüs lässt sich bei Bedarf die mit dem Kunden vereinbarte Zahlungsart und die Art der Rechnung einstellen. Die Rechnung wird generiert und im unteren Teil des Fensters angezeigt. Klicken Sie in der Spalte Status auf Offen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 13

14 1.9 Rechnungs-Status Rechnungs-Status Hier finden Sie alle Details zur Rechnung und können die Rechnung als bezahlt verbuchen, stornieren oder gegenbuchen (die Gegenbuchung stellt die Rechnung auf bezahlt und erstellt gleichzeitig eine auf diese Rechnung bezogene Gutschrift). Hinweis: Die Funktion Rechnung löschen steht aus steuerrechtlichen Gründen nicht zur Verfügung. Kontakt-Adresse Die Adressdaten des Rechnungs-Empfängers Bereits erstellte Dokumente Link zur Rechnung im PDF- oder HTML-Format, an den Rechnungsempfänger senden (mit Link zum PDF) und manuelle Mahnung erstellen. Zusatz-Informationen Informationen zur Rechnung und zum Zusatztext mit der Möglichkeit, eine Gegenbuchung für einzelne Artikel durchzuführen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 14

15 Ein Klick auf das PDF-Icon öffnet die Rechnung. Daneben finden Sie das Symbol für die HTML- Version. Und so sieht die komplette Muster-Rechnung aus. Manuelle Mahnung erstellen Falls Ihr Kunde nicht bezahlt, können Sie neben Mahnungsläufen auch manuelle Mahnungen erstellen. Wenn Sie die Mahnung nicht per versenden möchten, deaktivieren Sie die Checkbox. Klicken Sie auf Mahnung erstellen. Der Status der Rechnung ändert sich auf Gemahnt und die Farbe der Rechnungsnummer wechselt von grün auf rot. Klicken Sie erneut auf Mahnung erstellen, um die zweite Mahnung zu erzeugen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 15

16 Beide Mahnungen wurden in die Übersicht aufgenommen. Sie können dem Kunden über den Button senden diese Mahnungen noch einmal zusenden. Ein Klick auf das PDF-Icon öffnet die Mahnungen zum Ausdruck Rechnungsläufe Es ist nicht nötig, dass Sie jede einzelne Rechnung immer sofort ausdrucken oder per versenden. Im Rahmen des automatischen Rechnungslaufes können Sie beispielsweise am Nachmittag alle Rechnungen des Tages automatisiert erstellen. Erstellen Sie 2 weitere, beliebige Buchungen ohne die Rechnung zu erstellen. Klicken Sie dann auf und wählen Sie den Menüpunkt Rechnungsläufe. Klicken Sie auf den Button Rechnungen für alle gebuchten Artikel generieren, um die Rechnungen für alle gebuchten Artikel zu erstellen. Falls Sie nach Fertigstellung per informiert werden möchten oder Ihre Kunden eine Benachrichtigung erhalten sollen, aktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen. Auf der rechten Seite des Fensters finden Sie ein Auswahlmenü, aus dem Sie die Rechnungsläufe als PDF-Dateien aufrufen können. Klicken Sie auf den Button Liste aktualisieren, um die Liste mit den erstellten Rechnungsläufen zu aktualisieren. Hinweis: Je nach Anzahl der erstellten Rechnungen und der Server-Auslastung kann es etwas dauern, bis der Rechnungslauf angezeigt wird. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Datei und klicken Sie auf Öffnen, um die erstellten Rechnungen anzusehen und auszudrucken. Wenn Sie eine Sicherung der Datei auf Ihrem PC speichern möchten, klicken Sie auf Speichern. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 16

17 1.11 SEPA-XML-Datei OASIS erstellt beim Rechnungslauf nicht nur die Rechnungen automatisch, sondern wenn SEPA beim Kunden eingestellt ist auch eine SEPA-XML-Datei. Hinweis: Die Informationen für Ihre Bank zur Verarbeitung der DTAUS müssen unter Grundeinstellungen/Zahlungsarten eingerichtet sein. Klicken Sie auf und wählen Sie den Menüpunkt Rechnungsläufe. Wählen Sie die Lasche SEPA-Liste. Sie gelangen damit in das Menü für SEPA. Mit dem Button SEPA erstellen können Sie für alle Rechnungen die mit SEPA bezahlt werden sollen eine XML-Datei erstellen. Unterhalb finden Sie SEPA-Einzug in 14 Tagen. Lassen Sie diese Einstellung wie sie ist. 14 Tage ist die Vorschrift der Banken für den SEPA-Einzug. Das bedeutet, dass erst 14 Tage nach dem Erzeugen der XML-Datei das Geld vom Kunden eingezogen wird. Auf der rechten Seite können Sie bereits erzeugte XML- Dateien anzeigen lassen. Nachdem der Eingang der Zahlung für die XML auf Ihrem Konto gutgeschrieben ist, können Sie hier den kompletten Einzug auf Als bezahlt verbuchen. Das Datum oberhalb dieser Funktion ist das Zahlungsdatum. Evtl. Lastschrift-Stornos verbuchen Sie beim jeweiligen Kunden, nachdem Sie die Storno-Meldung von der Bank erhalten haben. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 17

18 1.12 Rechnungs-Übersichten Rechnung Suchen Sie haben zwei Möglichkeiten, um nach Rechnungen zu suchen: 1. Wählen Sie und klicken Sie auf Suchen. Geben Sie die Rechnungsnummer ein und klicken Sie erneut auf Suchen. 2. Klicken Sie in der Navigation auf den Button Suchen. Geben Sie die Rechnungsnummer ein und klicken Sie erneut auf Suchen. Rechnungs-Übersicht In diesem Bereich erhalten Sie umfangreiche Rechnungs-Übersichten. Klicken Sie auf und wählen Sie den Menüpunkt Rechnungs-Übersicht. Wählen Sie Rechnungs-Art, Rechnungs-Datum und den Von-Bis-Bereich. Klicken Sie auf Liste erstellen. Alle Rechnungen im betreffenden Zeitraum werden mit den wichtigsten Zusatzinformationen aufgelistet. Die Rechnungs-Nummer ist verlinkt und öffnet die Detail-Ansicht der Rechnung. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 18

19 Stellen Sie das Auswahlmenü Ansehen auf MwSt- Gruppen um. Jetzt werden die Netto-Beträge, die Brutto-Beträge und die enthaltene Mehrwertsteuer angezeigt. So wissen Sie jederzeit, was Sie für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zurücklegen müssen. Währungsrechner Mit dem integrierten Währungsrechner können Sie komfortabel Fremdwährungen in Ihre Landeswährung umrechnen lassen. Klicken Sie auf und wählen Sie den Menüpunkt Währungsrechner. Geben Sie den Betrag ein sowie die Ausgangswährung und die Zielwährung. Klicken Sie auf Umrechnen. Hinweis: Die Wechselkurse Die Kurswerte werden täglich bei einer Bank abgefragt und aktualisiert. Als Ergebnis erhalten Sie sowohl den Betrag in der Zielwährung als auch den verwendeten Wechselkurs. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 19

20 1.13 Automatische Prozesse nach Bezahlung eines Artikels Sie haben im Kapitel Automatische Prozesse und FollowUp-Newsletter bereits gesehen, wie automatische Prozesse anhand der Gruppenzuordnung eingestellt werden können. Mit einem weiteren Prozess lässt sich eine Bestätigungs- versenden, wenn eine Rechnung, die einen bestimmten Artikel enthält, auf bezahlt gestellt wird. Beispiel: Das Top Fit Fitness-Studio bietet das Fitness-Lexikon auch als digitales Produkt zum Download an. Der Käufer soll nach Bezahlung automatisch eine E- Mail mit dem Link zum Download des E-Books erhalten. E-Book auf den Server laden Laden Sie im Upload-Manager zunächst das E- Book auf den Server. Die Muster-Datei topfit- ebook.pdf finden Sie im Verzeichnis mit den Schulungsunterlagen. Klicken Sie auf den Link zum PDF. Kopieren Sie den Link zur Datei aus der Adresszeile Ihres Browsers in die Zwischenablage oder - noch besser - in einen Text-Editor. Unser Beispiel-Link sieht so aus: -Vorlage erstellen Wechseln Sie in das Communication Center und erstellen Sie eine weitere -Vorlage. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 20

21 Markieren Sie den Text, der zum PDF verlinkt werden soll. Klicken Sie auf das Symbol Link einfügen / editieren. Kopieren Sie den Pfad in das Fenster URL. Wechseln Sie zur Lasche Zielseite. Stellen Sie die Zielseite auf Neues Fenster (_blank) und bestätigen Sie mit OK. Dadurch öffnet sich das Dokument in einem neuen Browser-Fenster. Scrollen Sie nach unten und vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage. Speichern Sie mit Als neue Vorlage speichern. Klicken Sie auf Vorschau und testen Sie den Link. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 21

22 Artikel anlegen und Prozess einrichten Wechseln Sie zur und legen Sie den Artikel für das Fitness-Lexikon an. Rufen Sie den Artikel auf ordnen Sie den automatischen Prozess Send zu. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie die -Vorlage mit dem Download- Link aus und klicken Sie auf Regel hinzufügen. Sobald nun eine Rechnung auf bezahlt gestellt wird, die das ausgewählte Produkt enthält, wird der zugeordnete Prozess ausgelöst und die automatisch versendet. Hinweis: Wenn Sie die Zahlungsart PayPal aktiviert haben, wird durch die Schnittstelle zwischen OASIS und PayPal die Rechnung ohne Ihr Zutun auf bezahlt gestellt, sobald bei PayPal der Zahlungseingang verbucht wird. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 22

23 2. Debitoren Neben automatischen Rechnungsläufen bietet Ihnen die Online-Verwaltung auch die Möglichkeit, automatisch Mahnungen für alle überfälligen Rechnungen zu erstellen. Nach wie vielen Tagen eine unbezahlte Rechnung in den Mahnungslauf aufgenommen werden soll, legen Sie selbst fest. Mahnungsrhythmus festlegen Wechseln Sie zum Menüpunkt Grundeinstellungen und wählen Sie Mahnungen. Ändern Sie die Standardeinstellungen auf Wunsch ab. Klicken Sie auf Speichern. Mahnungsläufe Klicken Sie auf Debitoren und wählen Sie Mahnungsläufe. Klicken Sie auf den Button Mahnungen für überfällige Rechnungen generieren, um den Mahnungslauf zu starten. Falls Sie nach Fertigstellung per informiert werden möchten oder Ihre Kunden eine Benachrichtigung erhalten sollen, aktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen. Auf der rechten Seite des Fensters finden Sie ein Auswahlmenü, aus dem Sie die Mahnungsdateien als PDF-Dateien aufrufen können. Klicken Sie auf den Button Liste aktualisieren, um die Liste mit den erstellten Mahnungsläufen zu aktualisieren. Hinweis: Je nach Anzahl der erstellten Mahnungen und der Server-Auslastung kann es etwas dauern, bis der Mahnungslaufangezeigt wird. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Datei und klicken Sie auf Öffnen, um die erstellten Rechnungen anzusehen und auszudrucken. Wenn Sie eine Sicherung der Datei auf Ihrem PC speichern möchten, klicken Sie auf Speichern. Hinweis: Diesen Vorgang können wir im Rahmen der Ausbildung nicht simulieren, da die erste Mahnung frühestens einen Tag nach der Rechnungserstellung ausgelöst werden kann. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 23