Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal

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1 Mamut Business Software Einführung Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal Version 14.5 MBS.MAN.FIN.14.DE I

2 Copyright Mamut Software GmbH: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: Fax: Internet: Mamut Support Center: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Öffnungszeiten: werktags zwischen Uhr Telefon: Internet: Die Hotline ist kostenfrei aus dem deutschen Festnetz erreichbar, Mobilfunkpreise abweichend. Bitte halten Sie beim Anruf der Hotline Ihre Kundennummer bereit. Vertriebsabteilung: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: , Fax: Internet: Copyright 2011 Mamut Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen/Fehler vorbehalten. Mamut und sein Logo sind eingetragene Warenzeichen der Mamut Software GmbH. Alle anderen Handelsmarken sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. II

3 Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal WILLKOMMEN ALS BENUTZER VON MAMUT BUSINESS SOFTWARE Die Einführungshandbücher geben Ihnen eine kurze Einführung ins Programm. Alle neuen Kunden erhalten unsere drei Einführungshandbücher: "Installation, Einstellungen, Berichte und Auswahl", "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal" und "Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce". Die Dokumentation kann Services und/oder Funktionen beschreiben, die Ihre Programmversion nicht enthält. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, wenn Sie Ihre Programmversion erweitern möchten oder weitere Informationen wünschen. Für weitere Informationen rufen Sie uns gerne unter an oder schicken Sie uns eine E- Mail an Lesen Sie gründlich den Nutzungs- und den Servicevertrag, bevor Sie installieren. Dort erhalten Sie eine Übersicht über alle Abmachungen, die zwischen Ihnen als Kunde und uns als Lieferant gelten. Den Nutzungsvertrag finden Sie in Ihrer Programmbox und unter Wenn Sie das Programm installieren, müssen Sie dem Nutzungsvertrag zustimmen. Die Einführungshandbücher helfen Ihnen dabei, sich mit dem Programm vertraut zu machen. Auf diese Weise finden Sie sich schnell im Programm zurecht und können es auf die Anforderungen Ihres Unternehmens hin anpassen. Die Bücher bieten eine Einführung in die wichtigsten Funktionen und Bedienungsabläufe des Programms. Zu einigen Funktionen erhalten Sie weiterführende Hinweise in der Hilfe [F1] zum Programm. Zu einigen Funktionen erhalten Sie weiterführende Hinweise in der Hilfe [F1]. Mamut gibt auch weitere Benutzerdokumentationen heraus, die laufend an Neuerungen und Verbesserungen im Programm angepasst werden. Die neueste Version dieser Handbücher wird auf unseren Internetseiten kostenfrei zum Download angeboten: Besuchen Sie auch gerne unsere Internetseite Dort finden Sie Antworten auf alle möglichen Fragen rund um Mamut Business Software. Auf diesen Service können Sie rund um die Uhr zugreifen. III

4 Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal Inhalt IV Willkommen als Benutzer von Mamut Business Software... III Inhalt... IV Kapitel 1: Buchhaltung... 1 Allgemeines... 2 Erste Schritte mit der Belegerfassung... 5 Eröffnungssalden erfassen... 7 Die Belegnummerierung... 9 Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) Projekt- und Abteilungsbuchhaltung Erste Schritte mit Abteilungsbuchhaltung Steuerschlüssel Zur Konfiguration der Steuerschlüssel Kontenplan Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontenplan Neue Konten anlegen Die Abstimmkonten Konten für mehrere Firmendatenbanken anlegen Belegerfassung Das Fenster Belegerfassung Benutzereinstellungen für die Belegerfassung Tastenkombinationen in der Belegerfassung Die Belegarten Die Buchungskreise Wie erfasst man Belege? Wie überträgt man ans Hauptbuch? Belegerfassung für Debitoren/Kreditoren Rechnungsinformationen in der Belegerfassung erfassen Zahlungen in der Belegerfassung erfassen Wie bearbeitet oder löscht man Belege? Wie verknüpft man ein Dokument mit einem Beleg? Verbuchte Rechnungen und Belege bearbeiten So bearbeiten Sie verbuchte Rechnungen und Belege Scannen von Dokumenten Belegvorlagen Das Belegvorlagenregister Der Assistent für das Erstellen von Belegvorlagen Belegvorlagen anlegen und bearbeiten Formeln in Belegvorlagen Import/Export von Belegvorlagen Wie dupliziert man eine Belegvorlage? Die Menüleiste für Belegvorlagen Schnellbuchung von Belegen über die Menüleiste für Belegvorlagen Einstellungen für die Menüleiste für Belegvorlagen Belege auf Grundlage von Belegvorlagen erstellen Debitoren und Kreditoren Debitoren Kundenliste Benutzereinstellungen für Debitoren Kreditoren Lieferantenübersicht... 59

5 Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal Benutzereinstellungen für Kreditoren Die tägliche Arbeit mit Debitoren/Kreditoren Erfassung von Zahlungen für Debitoren/Kreditoren Zahlungen in Fremdwährung im Debitoren-/Kreditorenmodul Posten abstimmen/verknüpfen Debitoren-/Kreditoreneinträge bearbeiten Zahlungsverfolgung Mahnungen Mahnungen oder Inkassowarnungen erstellen Einstellungen für Mahnungen und Inkassowarnungen Einstellungen der Mahnstufen Inkasso Wie generiert man eine Inkasso-Datei? Einstellungen für Inkasso Mahnzinsen Zur Berechnung von Mahnzinsen Erste Schritte mit Mahnzinsen Wie erstellt man Rechnungen für Mahnzinsen? Einstellungen für Mahnzinsen Factoring Vorbereitungen für das Factoring Wie erzeugt man eine Factoring-Datei? Einstellungen für Factoring Überweisungen Dateiüberweisungen Einstellungen für Überweisungen Erste Schritte mit Dateiüberweisungen Erste Schritte mit Überweisungsträgern Wie erstellt man eine Überweisungsdatei? Wie liest man Kontoauszug-Daten ein? Lastschriften Einstellungen für Lastschrift Wie erstellt man Lastschriftdateien? Währungen Währungskonten Zahlungen in Fremdwährung in der Belegerfassung Budgets Die Budget-Liste Wie erstellt man ein neues Budget? Wie erstellt man einen Liquiditätsplan? Wie kann man Finanzzahlen von nicht systemseitig vorgeschlagenen Konten verwenden? Budget-Daten bearbeiten Das Hauptfenster für Budgets Budgets auf Perioden aufteilen Budget-Einstellungen Hauptbuch Belege in anderen Modulen aufrufen Berichte zu Kennzahlen/Ergebnis/Bilanz bearbeiten Neue Zeilen hinzufügen Benutzerdefinierte Spaltenanpassung Neue Spalten hinzufügen Journal Die Saldenliste Die Spalten im Journal und in der Kontenliste Benutzerdefinierte Spalteneinstellungen im Hauptbuch Kennzahlen, Ergebnis und Bilanz Hauptbuch - Grafik/Design Zukünftiger Cashflow Geschäftsjahre und Geschäftsperioden V

6 Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal VI Eröffnungssalden erfassen Buchführung von zwei Geschäftsjahren Die vorläufige Eröffnungsbilanz Jahresabschluss und Periodenabschluss Der Periodenabschluss Der Jahresabschluss Der Assistent für den Jahresabschluss Fehlermeldungen beim Jahresabschluss Abstimmung von Hauptbuch und Debitoren/Kreditoren beim Jahresabschluss DATEV-Einstellungen DATEV-/ASCII-Export Umsatzsteuer-Voranmeldung mit ELSTER ELSTER-Übertragungsoptionen Zusammenfassende Meldung (ZM), EU-Verkaufsberichte Intrastat Intrastat-Datenerfassung Daten aus anderen Modulen importieren Intrastat-Berichte generieren Import von Lohn- und Gehaltsbuchungen Der Lexware Importassistent Wie importiert man Lohn- und Gehaltsbuchungen von Lexware Betriebsprüfung (GDPdU) Bankkommunikation Bankabstimmung Wie stimmt man Konten ab? Benutzerdefinierte Dateiformate von Bankdateien Buchhaltungseinstellungen Modul-Einstellungen Ein-/Auszahlungen Währungen Kontenplan ELSTER Kostenträger Modul-Einstellungen: Intrastat Buchhaltungseinstellungen Abstimmkonten (Einstellungen) Belegart-Einstellungen Die Bilanzgliederung Vorzeichen bei Berichten im Hauptbuch Die Liste der Steuerschlüssel Einstellungen für Debitoren/Kreditoren Kapitel 2: Produkte Das Produktmodul Die Produktliste Das Produktregister Registerkarten Produktstatus Einstellungen für Produkte Benutzereinstellungen für Produkte Firmeneinstellungen für Produkte Produktpflege Organisation und Handhabung von Produkten Aktualisieren einer Produktauswahl Wie dupliziert man ein Produkt? Kann man Produktnummern ändern? Wie deaktiviert man ein Produkt und wählt ein Ersatzprodukt aus? Produktnamen in mehreren Sprachen

7 Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal Import von Produktdaten Produktvarianten Varianteneigenschaften Varianteneinstellungen Produktvarianten erstellen Varianten/Variantenverknüpfungen erstellen Wie überträgt man Lagerbestände zwischen Varianten? Varianten im Webshop Kapitel 3: Einkauf Allgemeines Das Einkaufsregister Die Registerkarten Produktzeilen Text Sonstige Erste Schritte mit Einkäufen Wie erstellt man Lieferantenbestellungen (ohne den Assistenten)? Wie verknüpft man einen Lieferanten mit einem Produkt? Wie registriert man Wareneingänge? Der Einkaufsassistent Wie erstellt man Einkäufe nach nicht gelieferten Aufträgen? Einzukaufende Produkte Wie erstellt man Einkäufe auf Basis des Lagerbestandes? Wie erstellt man Einkäufe von bestimmten Produkten/Produktgruppen? Wie erstellt man Einkäufe bei nur einem Lieferanten? Bestellungen Wie erstellt man Bestellungen auf Basis von Aufträgen? Wie erstellt man einen Auftrag auf Basis einer Bestellung? Reservierungen Wie reserviert man einen Einkauf für einen Auftrag? Wie reserviert man Lagerwaren/Einkäufe? Wie reserviert man im Auftrag bei einem Lieferanten? Verbuchungen und Lieferantenrechnungen Wie verbucht man einen Einkauf? Wie verbucht man Zoll-/Frachtrechnungen über das Einkaufsmodul? Wie verbucht man eine Gutschrift im Einkaufsmodul? Einstellungen für Einkäufe Benutzereinstellungen für Einkäufe Firmeneinstellungen für Einkäufe Kapitel 4: Lager Das Lagermodul Wie beauftragt man Produktlieferungen? Lieferverfahren Aufwandsverbuchung und buchhalterischer Lagerbestandswert Das Lagerregister Lagerinformationen Lagerbestand Wie definiert man gewünschte Lagerbestandsniveaus? Wie überträgt man einen Lagerbestand an ein anderes Lager? Produktbündel zusammenstellen oder aufteilen Bestandsbewegungen und Reservierungen Wie erstellt man eine manuelle Bestandsbewegung? Warenfluss Aufträge, nicht geliefert Einkäufe, nicht eingegangen VII

8 Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal Produkte mit einer Verfügbarkeit unter dem Einkaufsniveau Einkaufsreservierungen Seriennummer im Lagerbestand Inventur Wie erfasst man eine Inventur? Produktbündel Produktbündel-Produke erstellen Produktbündel zusammenstellen oder aufteilen Kapitel 5: Personal und Zeiterfassung Das Mitarbeiterregister Registerkarten Personal Notizen Aktivität Dokumente Projekt Arbeitsabläufe Suche und Filter im Mitarbeiterregister Wie erfasst man Fehlzeiten? Wie erfasst man eine neue Qualifikation? Zeiterfassung Wie erstellt man einen neuen Zeitnachweis? Das Zeiterfassungsregister Wie verlinkt man eine Zeile im Zeitnachweis mit einer Aktivität? Wie kann man vom Desktop aus Stunden erfassen? Liste der Zeitnachweise Zeile(n) im Zeitnachweis wiederherstellen Wie überträgt man Zeilen im Zeitnachweis an das Auftrags-/Projektmodul? Zeitcode-Register Zeitcodes pro Projekt Einstellungen für die Zeiterfassung Benutzereinstellungen für die Zeiterfassung Firmeneinstellungen für Zeiterfassung Kapitel 6: Weitere Informationen Mamut Online Desktop Support und Services Der Mamut Servicevertrag vereinfacht Ihren Alltag! Weitere Publikationen Mamut Academy Index VIII

9 Kapitel 1: Buchhaltung In diesem Kapitel: Allgemeines... 2 Kontenplan Belegerfassung Belegvorlagen Debitoren und Kreditoren Zahlungsverfolgung Währungen Budgets Hauptbuch Geschäftsjahre und Geschäftsperioden Intrastat Import von Lohn- und Gehaltsbuchungen Betriebsprüfung (GDPdU) Bankkommunikation Buchhaltungseinstellungen Die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionalitäten sind in Ihrer Programmversion möglicherweise nur teilweise implementiert. Eine ausführliche Funktionsübersicht unserer Produkte finden Sie auf unserer Website: Finden Sie in diesem Kapitel nicht die Antwort auf Ihre Frage, gibt Ihnen das Abschlusskapitel Weitere Informationen Hinweise zu weiterführender Unterstützung und Hilfemöglichkeiten. Für weitere Produktinformationen wenden Sie sich gerne unter oder unter der Telefonnummer an unser Vertriebsteam. 1

10 Buchhaltung ALLGEMEINES Der Arbeitsalltag in der Buchhaltung verlangt, dass Sie sowohl Routinearbeiten als auch komplexe Analysen schnell und effektiv erledigen können. Der Menüpunkt "Buchhaltung" beinhaltet alle hierfür notwendigen Funktionen. Hinweis: Vom System werden wesentliche Änderungen an den Stammdaten und insbesondere in den Buchhaltungseinstellungen protokolliert (z. B. Änderungen an Konten oder Belegarten). Dies umfasst jedoch nicht alle vom System verwalteten Daten. Es liegt in Ihrer Verantwortung als Anwender, mittels geeigneter organisatorischer Maßnahmen die Konformität zu den dbzgl. Bestimmungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sicherzustellen. Belegerfassung Besitzen Sie eine Programmversion mit den Modulen Vertrieb/Fakturierung und Einkauf, werden Buchungsdaten automatisch aus diesen Modulen heraus übertragen und verbucht. Parallel dazu steht Ihnen die Belegerfassung zur Verfügung. Dort können Sie Buchungen manuell erfassen und, wenn gewünscht, spezielle Buchungen auf eigene Buchungskreise für die Steuer- und Handelsbilanz verbuchen. Die Belegerfassung ist benutzerfreundlich aufgebaut. Ausgehend von einem standardisierten Kontenplan haben Sie verschiedene Variationsmöglichkeiten. Belegvorlagen und automatische Buchungen vereinfachen die Buchführung u. a. mit automatisierter Periodisierung und Umsatzsteuerverbuchung. Sie können zudem aus der Belegerfassung heraus direkt in die Debitoren- und Kreditorenkonten wechseln. Sie öffnen die Belegerfassung über Funktionen - Buchhaltung - Belegerfassung. Integration mit anderen Modulen In vielen Unternehmen werden die verschiedenen Aufgabenbereiche auf mehrere Mitarbeiter verteilt. Das bedeutet z. B., dass die einen Mitarbeiter für Vertrieb und Fakturierung zuständig sind, wieder andere für Einkauf und Lagerbestände und noch andere für Projekte und Zeiterfassung. Diese Prozesse haben gemeinsam, dass das Ausführen bestimmter Transaktionen oft einen Eintrag im Hauptbuch verlangt. Einer der großen Vorteile eines integrierten Systems ist hierbei die automatische Erzeugung von Buchungen aus diesen Modulen heraus. Das Programm wird mit vorinstallierten Standardeinstellungen für die Buchhaltung vertrieben. So kann z. B. eine Rechnung automatisch einen Beleg im Hauptbuch erzeugen. Sie müssen nur darauf achten, dass die Produkte die korrekte Umsatzsteuer aufweisen. Wenn Sie Verkäufe auf verschiedene Konten verteilen wollen (indem z. B. eine Produktgruppe immer auf ein bestimmtes Konto im Hauptbuch gebucht wird), ist auch das möglich. Hauptbuch Im Hauptbuch werden alle Geschäftsvorfälle und die Verbuchung auf die einzelnen Konten sachlich geordnet dargestellt. Aus dem Hauptbuch gehen der Geschäftsvorfall, der zugrunde liegende Vorgang, das Datum des Geschäftsvorfalls, das Datum der Buchung, der Beleg (mit Belegnummer), der Buchungsbetrag und der Verweis auf den Buchungsbeleg hervor. Die Konten werden am Anfang eines jeden Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres eröffnet und mit Abschlussbuchungen zur Schlussbilanz zusammengeführt. Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird also die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen. Sie öffnen das Hauptbuch über Funktionen - Buchhaltung - Hauptbuch. 2

11 Allgemeines Jahresabschluss Das Programm hat einen Assistenten für den Jahresabschluss der Konten, mit dessen Hilfe Sie Salden von einem Geschäftsjahr in ein anderes überführen. Vergleiche mit Vorjahresabschlüssen sind möglich. Zusätzlich gibt es einen Assistenten für Periodenabschlüsse und einen zur Aktualisierung der Buchungsdaten. Die Funktion Vorläufige Eröffnungsbilanz verwenden Sie in dem Zeitraum zwischen Geschäftsjahresbeginn des neuen und Abschluss des vorausgegangenen Geschäftsjahres. Sie führen einen Jahresabschluss über Funktionen - Buchhaltung - Jahresende durch. Projekt- und Abteilungsbuchhaltung Buchungen können projekt- oder abteilungsbezogen erfolgen, sodass Sie komplette Projekt- und Abteilungsbuchhaltungen führen können. Projekt und Abteilung stehen Ihnen als Standardkostenträger bzw. - stelle im gesamten System und in den entsprechenden Berichten zur Verfügung. Budget Unter dem Menüpunkt Funktionen - Buchhaltung - Budget können Sie Buchhaltungszahlen früherer Jahre einsehen und auf dieser Grundlage Budgets erstellen. Auf diese Weise haben Sie ein gutes Planungswerkzeug zur Hand, mithilfe dessen Sie Finanzentscheidungen treffen, Prognosen erstellen und Liquiditätserwartungen einsehen können. Bank Mit Hilfe der Bankabstimmung kontrollieren Sie, ob die Kontoauszüge der Bank mit Ihrer eigenen Buchhaltung übereinstimmen. Die Funktion hilft Ihnen, Einträge im Hauptbuch zu finden und diese zu markieren. Zudem können Sie Dateien für Sammelüberweisungen erstellen, die Sie dann direkt in Ihrer Online-Banking- Anwendung oder in einer Home-Banking-Software verwenden können. Sie können zudem Dateien mit Umsatzinformationen von Ihrer Bank einlesen und mit den offenen Posten im System abgleichen. Sie führen die Bankabstimmung über Funktionen - Buchhaltung - Bankabstimmung durch. Währung In den erweiterten Programmversionen können Sie Währungskonten einrichten. Die meist verwendeten Währungen sind im Währungsregister hinterlegt. Bei Bedarf können Sie neue Währungen selbst anlegen. Sie öffnen das Währungsregister über Funktionen - Buchhaltung - Währung. Währungskonten richten Sie über den Kontenplan unter Funktionen - Buchhaltung - Kontenplan ein. Elektronische Dokumente Sie können elektronische Dokumente bestimmten Belegen zuordnen. So können Sie z. B. Briefe einscannen und diese mit Rechnungsbuchungen verknüpfen. Weitere Informationen zum Scannen von Dokumenten finden Sie weiter unten. Betriebsprüfung Sie können Daten für eine Betriebsprüfung nach Maßgabe der GDPdU exportieren. Die exportierten Daten können zu Prüfungszwecken eingelesen werden, z. B. mit dem Revisionsprogramm IDEA. Sie starten den Export über Datei - Exportieren - Betriebsprüfung (GDPdU). 3

12 Buchhaltung DATEV Sie können Dateien im DATEV-Postversandformat oder als einfache ASCII-Datei speziell für die Weiterverarbeitung nach DATEV exportieren. Der Export erfolgt über Datei - Exportieren - DATEV-/ASCII- Export. Beachten Sie dabei, dass der Export nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgen kann. Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten. DATEV-Export Nutzen Sie den DATEV-Export, um Ihre Buchungsdaten für eine Weiterbearbeitung in DATEV zu exportieren. Der Export verwendet das DATEV-Postversand-Format, ohne Kontonummernerweiterungen (KNE) einzubeziehen. Kontrollieren Sie zunächst, ob Sie die DATEV-Beraternummer und die DATEV-Mandatennummer in die Beraterinformationen in den DATEV-Einstellungen eingegeben haben, da diese für den Export zwingend erforderlich sind. Stellen Sie vor dem Export Ihrer Buchungsdaten Folgendes sicher: Exportieren Sie Ihre Buchungsdaten, bevor Sie die entsprechenden Perioden schließen. Anderenfalls können Sie mögliche Korrekturen Ihres Buchhalters nicht mehr in Ihr Mamut-System übernehmen. Zudem nimmt DATEV eigene Steuerabschlussbuchungen vor. Dies könnte zu doppelten oder falschen Verbuchungen führen. Kunden und Lieferanten verwenden die Standardnummernkreise bis bzw bis Verwenden Sie nur zugelassene Zeichen für Belegnummern (Ziffern: , Groß-/Kleinbuchstaben: ABC...Z / abc...z, Sonderzeichen: $ & % * + - /). BWA Sie können sich Betriebswirtschaftliche Auswertungen (kurz: BWA) ausgeben lassen. Die Berichte basieren auf den Daten aus der Finanzbuchhaltung und geben Ihrem Unternehmen während des laufenden Finanzjahres Auskunft über seine Kosten- und Erlössituation sowie über Vermögens- und Schuldverhältnisse. Sie finden die Berichtauswahl unter Funktionen - Buchhaltung - BWA. ELSTER Sie können Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung elektronisch via ELSTER an Ihr zuständiges Finanzamt übertragen. Hierfür sind u. a. einige vorbereitende Angaben in den Buchhaltungseinstellungen notwendig: Dort geben Sie z. B. das Finanzamt an und legen fest, ob die Übertragung monatlich oder vierteljährlich stattfinden soll. Die abschließende Übertragung Ihrer Daten an ELSTER findet aus dem Berichtsmodul heraus statt. EÜR-Berichte Mamut Business Software bietet Anwendern der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) eine Ausfüllhilfe für das amtliche Formular an. Die im System hinterlegten Daten werden zusammengefasst und nach dem Schema des Formulars als Bericht zusammenstellt. Da es sich hierbei lediglich um eine Auswertung handelt, die die übrigen Funktionen des Systems nicht einschränkt, können Sie als Anwender des Programms die Vorteile einer vollständigen doppelten Buchführung bezüglich Debitoren-/Kreditoren-Management und Berichtswesen mit der vereinfachten Gewinnermittlung der EÜR verbinden. 4

13 Allgemeines Business Intelligence Mit Hilfe der Enterprise-Erweiterung Business Intelligence können Sie grafische Präsentationen erstellen. Grundlage kann ein einfacher Standardbericht sein, komplexe Kennzahlenauswertungen oder auch Verkaufsstatistiken. Über Mamut Online Desktop erhalten Sie online Zugriff auf die verschiedenen Funktionalitäten von Mamut Business Software und auf die Services von Mamut One. Über Mamut Online Desktop erhalten Sie online Zugriff auf die verschiedenen Funktionalitäten von Mamut Business Software und auf die Services von Mamut One. In der Management-Übersicht können Sie die wichtigsten Geschäftsdaten Ihres Unternehmens einsehen. Es ist ein visuelles Tool zur Präsentation des Finanzstatus Ihres Unternehmens für bestimmte Perioden auf Grundlage der Daten in Mamut Business Software. Hinweis: Möchten Sie Mamut Online Desktop verwenden, benötigen Sie einen gültigen Mamut One Servicevertrag. Dieser regelt auch, auf welche Services von Mamut Online Desktop Sie zugreifen können. Erste Schritte mit der Belegerfassung Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsvorfall enthält. Er dokumentiert ein Ereignis im Geschäftsprozess, das eine finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen hat und daher in der Buchhaltung erfasst werden muss. Für die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass jede Buchung belegt und für Dritte nachvollziehbar sein muss. Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Für Buchungsbelege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Belege können aus Zahlungsvorgängen, aber auch aus allen anderen Ereignissen entstehen, die die Vermögenslage des Unternehmens ändern (beispielsweise auch Inventuren). Die Mindestangaben, die ein Beleg enthalten muss, sind die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum und der Betrag. Es gibt im Grunde genommen zwei Arten von Belegen: Externe Belege und interne Belege. Externe Belege sind z. B. Eingangsrechnungen, Quittungen usw. Interne Belege sind Dokumente, die in Ihrem Unternehmen selbst erstellt werden, z. B. Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Kopien von Quittungen oder Aufzeichnungen von Inventurdifferenzen usw. Sie erfassen und verbuchen diese Belege über die Belegerfassung unter Funktionen - Buchhaltung - Belegerfassung. Einstieg Direkt nach der Programminstallation und dem Einrichten Ihrer Firmendatenbank können Sie bereits beginnen, mit Mamut Business Software Belege zu erfassen. Das Programmmodul ist mit einer Reihe Standardeinstellungen ausgestattet, die Ihre täglichen Aufgaben einfach und übersichtlich gestalten sollen. So enthält das Programm beispielsweise vordefinierte Buchungsvorlagen, eine automatische Erstellung von USt.-Buchungen bei der Auswahl des entsprechenden Steuerschlüssels sowie diverse Tastenkombinationen für die effiziente Eingabe von Belegen. Eröffnungsbilanz Wenn Sie nicht gerade als Unternehmen am Anfang stehen, müssen Sie sicherlich zunächst Daten aus vorherigen Systemen übernehmen, bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen können: Kundendaten, Lieferanten, Produkte und z. B. Eröffnungssalden. Wenn Sie zuvor eine andere Betriebssoftware verwendet haben und die Eröffnungssalden nach Mamut übertragen wollen, erfassen Sie einen entsprechenden Beleg der Art Eröffnungssaldo (ES). 5

14 Buchhaltung Eröffnungssalden können auch zwischen zwei Buchhaltungsperioden erfasst werden. Mehr dazu finden Sie im entsprechenden Abschnitt. Wichtige Funktionen in der Belegerfassung Kontenspalte: In der Kontenspalte können Sie entweder eine Kontonummer oder einen Kurznamen eingeben. Tragen Sie einen Kontonamen ein, wird der Kontenplan automatisch in einem neuen Fenster geöffnet. Der Kontenplan ist alphabetisch sortiert. Weitere Hinweise dazu finden Sie unter "Wie registriert man Belege?". Tastenkombinationen: Um Ihre Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen, können Sie auf eine Reihe von Tastenkombinationen zurückgreifen. So können Sie z. B. den Kontenplan durch Drücken der Taste [-] öffnen, sofern die Kontenspalte markiert ist. Über Drücken von [+] öffnen Sie einen neuen Beleg, wenn der vorherige ausgeglichen ist. Achten Sie darauf, dass die Tastenkombinationen davon abhängen, an welcher Stelle sich im Belegerfassungsfenster Sie sich befinden. Eine vollständige Übersicht aller in der Belegerfassung hinterlegten Tastenkombinationen finden Sie im gleichnamigen Kapitel. Benutzereinstellungen: Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Benutzereinstellungen für die Belegerfassung zu öffnen und die Darstellung benutzerdefiniert anzupassen. Mit Klick auf Benutzereinstellungen (alternativ Ctrl+I oder Menüpfad Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen pro Modul - Belegerfassung) können Sie selbst wählen, welche Spalten in der Belegerfassung sichtbar und welche Funktionen anwendbar sein sollen. In der Auswahlliste Std.-Fokus legen Sie fest, in welchem Feld der Cursor beim Erstellen neuer Belege stehen soll. Lesen Sie mehr zu den Benutzereinstellungen in der Belegerfassung im gleichnamigen Kapitel. 6 Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer wird in Mamut Business Software automatisch berechnet. Wenn Sie ein Konto mit den entsprechenden Einstellungen verwenden, wird der Nettobetrag auf das Hauptkonto (z. B. 4400) und der Umsatzsteuerbetrag automatisch auf das eingestellte Umsatzsteuerkonto (z. B. 3806) verbucht. In den Benutzereinstellungen (s.o.) können Sie festlegen, dass der Betrag ohne Umsatzsteuer (netto) eingegeben werden soll, um einen Nettobetrag auf ein Konto mit Umsatzsteuerberechnung zu buchen. Die Umsatzsteuer wird berechnet und mit einer eigenen Belegzeile in der Belegerfassung verbucht. Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für eine Belegerfassung mit automatischer Umsatzsteuerberechnung: Ausgangsrechnungen: Wählen Sie das Konto 4400 mit 19% Umsatzsteuer. Tragen Sie unter Haben den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer ein (z. B. 1190,00). Die automatische Umsatzsteuerberechnung sorgt dafür, dass der Betrag automatisch aufgeteilt wird: 1000 Euro netto werden auf das Konto 4400 gebucht und 190 Euro werden auf das Umsatzsteuer-Konto 3806 gebucht. Eingangsrechnungen: Wählen Sie das Konto 5400 mit 19% Vorsteuer. Tragen Sie unter Soll den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer ein (z. B. 2380,00). Die automatische Umsatzsteuerberechnung sorgt dafür, dass der Betrag automatisch aufgeteilt wird: 2000 Euro netto werden auf das Konto 5400 gebucht und 380 Euro werden auf das Vorsteuer-Konto 1406 gebucht. Wenn Sie einen fehlerhaften Betrag eingegeben haben, können Sie ihn problemlos korrigieren: Das System stellt eine neue und korrekte Verteilung des Betrags sicher. Wenn Sie alle Belege erfasst haben, klicken Sie auf Hauptbuch, um die Belege ins Hauptbuch zu übertragen (Tastenkombination Ctrl+H).

15 Allgemeines Belegvorlagen Zur einfachen Erfassung mehrerer ähnlicher bzw. wiederkehrender Belege können Sie Belegvorlagen erstellen. Im System finden Sie bereits eine Auswahl vordefinierter Belegvorlagen für die gebräuchlichsten Belege (z. B. für Eingangs- oder Ausgangsrechnungen). Mehr dazu lesen Sie im Kapitel zu den Belegvorlagen. Integriertes System In Mamut Business Software ist es leicht, zwischen den Modulen zu wechseln, um weiterführende Informationen zu einer Transaktion zu erhalten. Zwei Beispiele von vielen hierfür sind die Symbole Gehe zu Rechnung oder Gehe zu Debitoren/Kreditoren, über die Sie direkt zu den betreffenden Belegen/Informationen wechseln können. Eröffnungssalden erfassen In der Regel werden Eröffnungssalden zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erfasst. Hinweis: Bevor Sie Eröffnungssalden erfassen, sollten Sie zunächst Kunden und Lieferanten im Kontaktmodul anlegen, um Kundenforderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten besser zuordnen zu können. Falls Sie Lagerhaltung betreiben, sollten Sie ebenfalls alle betreffenden Produkte angelegt haben, bevor Sie die Eröffnungssalden erfassen. Vor dem Anlegen von Kunden, Lieferanten oder Produkten sollten Sie die darauf bezogenen Einstellungen kontrollieren und ggf. auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens hin anpassen. Öffnen Sie hierfür Funktionen - Einstellungen - Firma - Einstellungen pro Modul. Klicken Sie auf das Symbol Kontaktmanagement, Produkt und Einkauf um die dazugehörigen Grundeinstellungen in Ihrer Firmendatenbank einzusehen und anzupassen. Eröffnungssaldo beim Erstellen einer neuen Firmendatenbank Hinweis: Diese Vorgehensweise betrifft nur das Erstellen einer neuen Firmendatenbank, nicht den Jahresabschluss. Beim Jahresabschluss werden Eröffnungssalden für das neue Geschäftsjahr automatisch angelegt (vgl. Abschnitt "Vorläufige Eröffnungsbilanz" weiter unten im Text). Wenn Sie Eröffnungssalden manuell erfassen, verwenden Sie die Belegart Eröffnungssaldo im Fenster Belegerfassung. So erfassen Sie Eröffnungssalden 1. Öffnen Sie das Fenster Belegerfassung über Funktionen - Buchhaltung - Belegerfassung. 2. Wird das korrekte Geschäftsjahr angezeigt? Wenn nicht, klicken Sie auf das Symbol Geschäftsjahr auswählen, um das zutreffende Geschäftsjahr zu wählen. 3. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Beleg in der Belegerfassung zu erstellen. 7

16 Buchhaltung 4. Wählen Sie unter Belegart den Listeneintrag Eröffnungssaldo. 5. Wählen Sie die gewünschte Periode und das Datum. Wenn Sie z. B. eine neue Firmendatenbank erstellt haben und Eröffnungssalden per erstellen, wählen Sie Periode 1 und das Datum Erfassen Sie die Kontensalden der Aktivseite. Achten Sie darauf, dass Sie die Salden ohne Umsatzsteuer erfassen. Wenn Sie zum Sammelkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" gelangen, müssen Sie alle Kundenforderungen als eigene Belegzeilen anlegen. Wenn Sie das Konto angeben und den gewünschten Kunden wählen, öffnet sich ein Dialog, in dem um die Angabe der Rechnungsnummer gebeten wird. Tragen Sie die Rechnungsnummer ein. Alternativ können Sie ein neues Konto anlegen und die Gesamtsumme aller Rechnungen auf diesem Konto eintragen. Sie müssen dann alle Kundenzahlungen gegen dieses Konto buchen. Dies kann das Abstimmen des Kontos erleichtern. Mehr zum Anlegen neuer Konten finden Sie im Kapitel "Neue Konten anlegen". 7. Nachdem Sie die Kontensalden der Aktivseite erfasst haben, wechseln Sie zur Passivseite: Das Sammelkonto "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" muss auf die gleiche Weise angelegt werden wie für die Kundenforderungen auf der Aktivseite. Auch hier können Sie alternativ ein eigenes Konto verwenden und die Verbindlichkeiten als eine gesammelte Summe eintragen. 8. Wenn Sie alle Eröffnungssalden erstellt haben, klicken Sie auf das Symbol für das Hauptbuch zum Übertragen der Buchungen. Die Eröffnungssalden sind nun in das Hauptbuch übertragen. Hinweis: Sie sollten möglichst alle Eröffnungssalden in einem Buchungsbeleg erfassen. So erhalten alle Buchungen dieselbe Buchungsnummer. Sollten Sie dennoch mehrere Buchungsbelege verwenden wollen, müssen Sie darauf achten, dass jeder einzelne ausgeglichen ist (Soll = Haben). Wenn das nicht der Fall ist, kann nicht in das Hauptbuch übertragen werden. Vorläufige Eröffnungsbilanz Diese Funktion verwenden Sie, wenn das neue Geschäftsjahr bereits begonnen hat, der Jahresabschluss für das vorausgegangene Geschäftsjahr jedoch noch nicht erstellt worden ist (Funktionen - Buchhaltung - Vorläufige Eröffnungsbilanz). So haben Sie in diesem Zeitraum eine bessere Grundlage zum Kontrollieren der Bilanzposten des neuen Geschäftsjahrs. Mehr zu dieser Funktion finden Sie im gleichnamigen Kapitel. 8

17 Allgemeines Die Belegnummerierung Die Nummernkreise der Belege werden in den Buchhaltungseinstellungen festgelegt. Gehen Sie zu Funktion - Einstellungen - Buchhaltung - Buchhaltungseinstellungen - Belegart-Einstellungen und Nummernkreise, und wechseln Sie dann in die Registerkarte Nummernkreise. Nummernkreise können auf drei Arten konfiguriert werden Ein Nummernkreis pro Belegart Ein Nummernkreis pro Belegart, mit benutzerdefinierten Intervallen Gemeinsame Nummernkreise für alle Belegarten Die gewählte Nummerierungsweise sollte sich nach der Anzahl der Belege richten, die Sie während des ganzen Jahres eingeben. Wichtig! Diese Einstellungen werden gesperrt, sobald Sie anfangen, Belege der entsprechenden Belegart einzugeben. Es ist daher wichtig, dass Sie die geeignete Nummerierungsweise einstellen, bevor Sie im Modul Belegerfassung arbeiten. Ein Nummernkreis pro Belegart Dies ist die Standardeinstellung in Mamut. Jede Belegart hat ihren eigenen Nummernkreis, der bei "1" oder einem benutzerdefiniertem Startwert beginnt. Der Vorteil dieser Einstellung ist, dass man leichter zwischen den verschiedenen Belegarten unterscheiden kann. Der individuelle Schlüssel für einen Beleg ist die Kombination der Initialen und Nummern des Beleges, z. B. BA2 für Bankbeleg Nummer zwei. Falls im Laufe eines Jahres viele Belege eingegeben werden, kann es hilfreich sein, einen Nummernkreis pro Belegart zu wählen. Belegart Nr. Belegart Nr. Belegart Nr. BA 1 AR 1 ER 1 BA 2 AR 2 ER 2 BA 3 AR 3 ER 3 BA 4 ER 4 BA steht für Bank, AR für Ausgangsrechnung und ER für Eingangsrechnung 9

18 Buchhaltung Ein Nummernkreis pro Belegart mit benutzerdefinierten Intervallen Falls Sie im Laufe des Jahres nur von vier Belegarten (AR, BA, ER und SO (Sonstiges) Gebrauch machen und keine gemeinsame Nummerierung der Belegarten haben möchten, können Sie definieren, dass die Belegart AR bei 2000, BA bei 4000 und ER bei 6000 anfängt. Jede Belegart wird in Wirklichkeit ihren eigenen Nummernkreis haben, es wird aber aussehen, als ob Sie einen gemeinsamen Nummernkreis mit verschiedenen Intervallen haben. Um diese Einstellung zu aktivieren, öffnen Sie die unterschiedlichen Belegarten, die Sie verwenden möchten, und geben Sie die Anfangsnummern ein. Belegart Nr. Belegart Nr. Belegart Nr. BA 4000 AR 2000 ER 6000 BA 4001 AR 2001 ER 6001 BA 4002 AR 2002 ER 6002 BA 4003 AR 2003 ER 6003 BA steht für Bank, AR für Ausgangsrechnung und ER für Eingangsrechnung Gemeinsamer Nummernkreis für alle Belegarten Sollten Sie ausschließlich einen einzigen gemeinsamen, belegartunabhängigen Nummernkreis wünschen, markieren Sie das Kontrollkästchen Gemeinsamer Nummernkreis für alle Belegarten, bevor Sie im Programm die Belegeingabe starten oder Rechnungen erstellen. Die Belege haben nun einen gemeinsamen Nummernkreis. Belegart Nr. BA 1 AR 2 BA 3 SO 4 ER 5 BA steht für Bank, AR für Ausgangsrechnung, ER für Eingangsrechnung und SO für Sonstiges. Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) Über Funktionen - Buchhaltung - BWA können Sie sich betriebswirtschaftliche Auswertungen (kurz: BWA) ausgeben lassen. Sie können hierbei aus einer Vielzahl von Ausgabemedien wählen. Die BWA basiert auf den Daten aus der Finanzbuchhaltung und gibt Ihrem Unternehmen während des laufenden Geschäftsjahres Auskunft über seine Kosten- und Erlössituation sowie über Vermögens- und Schuldverhältnisse. Mit ihrer Hilfe lassen sich die monatlichen Buchungsvorgänge Ihrer Finanzbuchhaltung anschaulich analysieren: Die Berichte enthalten einen Überblick über den Erfolg des Unternehmens, über die Kapitalstruktur oder über Kennzahlen wie beispielsweise die Liquidität. 10

19 Allgemeines Drucken Wählen Sie unter Versenden an Ihr Ausgabemedium: Möglich ist die Bildschirmausgabe, der Druck, der E- Mail-Versand oder die Ausgabe im PDF- oder HTML-Format. Im Berichtsverzeichnis wählen Sie das Verzeichnis, auf das beim Druck der Daten zurückgegriffen werden soll. Filter Geben Sie in jedem Fall das Geschäftsjahr an, für das die BWA erstellt werden soll. Wählen Sie zudem die betreffende Periode aus. Wenn gewünscht, können Sie nun die BWA weiter eingrenzen, indem Sie ein Projekt oder eine Abteilung angeben. Berichte Einfach Der BWA-Kurzbericht enthält alle wesentlichen Informationsdaten. Er bietet eine komprimierte Auflistung der Leistungen, Kosten und Ergebnisse. Es werden Umsatzrentabilität und Handelsspanne in Prozent angegeben. Markieren Sie das Kontrollkästchen, um sich den Bericht ausgeben zu lassen. Berichte Erweitert Sie können sich verschiedene sachlich spezifizierte Berichte ausgeben lassen: Wählen Sie zwischen einer kurzfristigen Erfolgsrechnung, einem Vorjahresvergleich und einem Soll-/Ist-Vergleich. Markieren Sie für die Ausgabe das/die betreffende(n) Kontrollkästchen. Wertenachweis Für die kurzfristige Erfolgsrechnung und den Vorjahresvergleich können Sie auch Wertenachweise anfordern. Markieren Sie für die Ausgabe das/die betreffende(n) Kontrollkästchen. 11

20 Buchhaltung Projekt- und Abteilungsbuchhaltung Sie können in Mamut Business Software projekt- oder abteilungsbezogene Buchungen durchführen und auf diese Weise eine Projekt- und Abteilungsbuchhaltung führen. Dies erfolgt manuell über die Belegerfassung. Sie können aber auch das Erfassung vereinfachen, indem Sie z. B. Aufträge und Bestellungen direkt mit Abteilungen verknüpfen. Abteilungen werden im Standardwerte-Register angelegt. Dieser Vorgang wird weiter unten beschrieben. Projekte werden im Projekt-Modul angelegt. Projektbuchhaltung Das Projektmodul ist und spezieller Berücksichtung projektbezogener Arbeitsabläufe aufgebaut. Hier können Sie neue Kontakte, Aufträge, Aktivitäten erfassen. Das Modul ist mit den übrigen Programmmodulen eng verknüpft und vereinfacht so alle projektbezogenen Arbeiten. Sie öffnen das Projektregister über Funktionen - Projekt - Projektregister. Wählen Sie, ob die Projektliste dabei automatisch mit geöffnet wird, indem Sie dies unter Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen pro Modul - Projekt, Registerkarte Projektkarte einstellen. Weitere Hinweise zum Projektmodul finden Sie im Einführungshandbuch "Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce". Abteilungsbuchhaltung Sie können in Mamut Business Software Ihre Kosten auf verschiedene Abteilungen aufteilen, indem Sie Kontakte, Projekte, Belege usw. mit Abteilungen verknüpfen. Auf diese Weise können Sie Verkäufe leichter analysieren und feste Kosten verteilen. Legen Sie einfach die gewünschten Abteilungen an. Weitere Hinweise zu Abteilungen finden Sie in einem eigenen Abschnitt. Budget Auch Budgets können Sie Abteilungen oder Projekten zuordnen. Markieren Sie hierfür im betreffenden Projekt die Kontrollkästchen Projekt bzw. Abteilung. Weitere Hinweise zu Budgets finden Sie unter "Budgets". Berichte Die meisten Berichte in der Buchhaltung können als Abteilungs- bzw. Projektberichte erstellt werden. Wählen Sie im betreffenden Auswahlfenster die Abteilung. Weitere Hinweise zu Berichten finden Sie im Einführungshandbuch "Installation, Einstellungen, Berichte und Auswahl" im Kapitel "Berichte". Jahresabschluss, Vorläufige Eröffnungsbilanz Wenn Sie im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss eine Vorläufige Eröffnungsbilanz erstellen, können Sie diese auch für Projekt und Abteilung erstellen, sofern die Bilanz neben Konto auch Projekt und Abteilung enthalten soll. Weitere Hinweise zur Vorläufigen Eröffnungsbilanz finden Sie in einem eigenen Abschnitt. 12

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