WARY Notariat Urkundenrolle V2013

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1 Bedienungsanleitung WARY Notariat Urkundenrolle V2013 ICS Ing.-Ges. für Computer und Software mbh Bautzner Str Dresden Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 1

2 Inhalt Bedienung im täglichen Gebrauch... 3 Starten... 3 Neue Urkunde erzeugen... 4 Personen erfassen... 6 Neu anlegen... 7 Urkundenrolle Drucken... 8 Komplette Rolle... 8 Nur Schluss der Rolle... 8 Namensrolle drucken... 9 Weitere Sonderfunktionen Vertretung des Notars (Urlaub) Stapel erfassen Aktives Jahr setzen Installation und Wartung Vorbereitungen und Systemvoraussetzungen Einzelplatz Mehrplatz Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 2

3 Bedienung im täglichen Gebrauch Starten Bitte starten Sie das Programm über das Programm-Icon. Sie befinden sich nach dem Start in der Urkunderolle des aktuellen Jahres auf dem letzten Eintrag. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 3

4 Neue Urkunde erzeugen Über den Menüpunkt Urkunde->Neu bzw. Taste <Strg+N> erzeugen Sie einen neuen Eintrag in der Urkundenrolle. Automatisch wird die nächste Urkunden-Nummer und das aktuelle Datum erfasst. Anschließend tragen Sie den Gegenstand, Ort der Beurkundung und Bemerkungen zur Urkunde ein. Als nächstes fügen Sie die beteiligten Personen über den Button Person hinzufügen oder Personen-> Zur Urkunde Personen hinzufügen bzw. Taste<Strg+H>. In der Tabelle können Sie über die Anfangsbuchstaben des Namens suchen. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 4

5 - Mit Refresh könne Sie im Netzwerk die Stammdaten neu abfragen - Mit Cancel verlassen Sie die Auswahlmaske ohne Übernahme von Daten Mit OK übernehmen Sie den Urkunde. markierten Eintrag (kleines Dreieck ganz links in der Tabelle) in die Sind Vertreter zu dieser Person hinterlegt, schlägt Ihnen das Programm die Übernahme vor. - Ist nur ein Vertreter vorhanden erhalten Sie eine Fragebox, ob Sie den Vertreter übernehmen möchten. - Sind mehrere Vertreter vorhanden, können Sie diese in der nachfolgenden Maske auswählen. Diese wiederholen Sie bis alle beteiligten erfasst sind. Mit Button Urkunde abschließen bzw. Taste<Strg+S> beenden Sie die Eingabe der Daten. Diese können jetzt nicht mehr geändert werden. Über den Datenbank-Navigator können Sie ihre Eingabe ohne abschließen speichern. Somit sind noch Korrekturen möglich. Hinweis beim Drucken der Urkundenrolle werden alle Urkundeneinträge automatisch abgeschlossen. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 5

6 Personen erfassen Über den Menüpunkt Personen->Stammdaten bzw. Taste<Strg+K> erfassen Sie Personen. Es öffnet sich die Maske zur Pflege der Personenstammdaten. Mit dem Daten Navigator könne Sie sich zwischen den Personen bewegen. Über Menüpunkt Person->Suchen bzw. Taste <Strg+F> können Sie auch mittels der schon bekannten Suchmaske einen Eintrag auswählen Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 6

7 Neu anlegen Über Menüpunkt Person->Neu Anlegen legen Sie eine noch nicht hinterlegte Person an. Füllen Sie bitte die zu verwendeten Daten aus. Sie sollten mindestens den Name, Vornamen und den Ort ausfüllen. Diese Daten werden in die Urkundenrolle übernommen. Hinweis: In der Urkundenrolle werden die zum Zeitpunkt des hinzufügen hinterlegten Daten verwendet. Damit ist es möglich, das die Person z.b. Umzieht ohne doppelt erfasst werden zum müssen. Vertreter von Personen Sie können gesetzliche Vertretungen von Personen (z.b. für Gmbhs) hinterlegen. Über den Menüpunkt Vertreter hinzufügen bzw. Taste <Strg+H> fügen Sie den gesetzlichen Vertreter (z.b. Geschäftsführer) hinzu über den Auswahldialog hinzu. Diese kann mehrfach erfolgen. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 7

8 Urkundenrolle Drucken Komplette Rolle Über den Menüpunkt Drucken->Urkunden-Rolle Urkundenrolle des aktiven Jahres. bzw. <Strg+P> drucken Sie die komplette Anschließend wählen Sie im Windows-Drucker Dialog den gewünschten Drucker aus. Nur Schluss der Rolle Über den Menüpunkt Drucken->Urkunden-Rolle ab Seite bzw. <Strg+P> drucken Sie nur den Teil ab Seite X der Urkundenrolle des aktiven Jahres. Das ermöglicht Ihnen immer nur die neuen Seiten zu Drucken. Schauen Sie dazu vorher in ihrer schon gedruckten Rolle nach welches die letzte vollständig gedruckte Seite ist. Die Folgeseitennummer tragen Sie dann im Windows-Druckdialog unter von ein. Hinweis: der Wert bis wird ignoriert. Hinweis: Sie sollten hier immer den gleichen Drucker mit den gleichen Einstellungen verwenden, da es sonst zu unterschiedlichen Layouts kommen kann. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 8

9 Namensrolle drucken Über den Menüpunkt Drucken->Namens-Rolle drucken Sie die komplette Namensrolle des aktiven Jahres. Hinweis: Diese kann nur komplett gedruckt werden. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 9

10 Weitere Sonderfunktionen Vertretung des Notars (Urlaub) Über den Menüpunkt Vertretung einfügen Erstellen Sie den entsprechenden Eintrag in der Urkunden Rolle. Es wird keine Urkundennummer erzeugt. Stapel erfassen Müssen Sie mehrere Urkunden mit denselben Beteiligten erfassen, können Sie diese aus einer bestehenden Urkunde übernehmen. Navigieren Sie dazu bitte auf die passende Urkunde. Über den Menüpunkt Urkunde->Urkunde als Vorlage übernehmen erzeugen Sie eine neue Urkunde, wobei die Daten übernommen werden. Die Urkundenummer wird natürlich neu erzeugt. Jetzt können z.b. Geschäftsfall oder die Beteiligten anpassen. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 10

11 Aktives Jahr setzen Die Urkunden-Rolle wird Jahresweise abgelegt. Bei Programmstart wird immer das aktuelle Jahr als aktives Jahr gesetzt. Möchten Sie in einem anderen Jahr arbeiten, müssen Sie über Urkunde->Jahr bzw. Taste <Strg-J> Bei einer Abweichung aktuelles Datum zum aktiven Jahr wird diese optisch in Rot angezeigt. Bei einer Neuanlage einer Urkunde (z.b. nach dem Jahreswechsel für das alte Jahr) erhalten Sie eine Warnung. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 11

12 Installation und Wartung Vorbereitungen und Systemvoraussetzungen Folgende Vorrausetzungen sind notwendig 1. Betriebssystem Windows 2000, Windows XP, Windows 2. Bildschirmauflösung 1024x768 Minimum Bitte Installieren Sie den Firebird SQL Server 2.5. Siehe: Einzelplatz Starten Sie das Setup Programm und anschließend die Notariat.exe als Administrator. Ist noch keine Datenbank vorhanden wird, unter C:\DATABASE\NOTAT.FDB angelegt. Diese Datei sollten Sie auch in Ihre regelmäßige Datensicherung aufnehmen. Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 12

13 Mehrplatz Starten Sie auf dem Server das Setup Programm und anschließend die Notariat.exe als Administrator. Ist noch keine Datenbank vorhanden, wird unter C:\DATABASE\NOTAT.FDB angelegt. Diese Datei sollten Sie auch in Ihre regelmäßige Datensicherung aufnehmen. Ändern unter Urkunde->Konfiguration unter Datenbank den Pfad in der Form: Servername= C:\DATABASE\NOTAT.FDB oder ServerIP= C:\DATABASE\NOTAT.FDB Möchten Sie den lokalen Ort der Datenbank ändern, kopieren Sie die Datei NOTAR.FDB entsprechend und passen den lokalen Pfad entsprechend an. Geben Sie das Installationsverzeichnis, in dem sich die Notariat.exe befindet, in Ihrem Netzwerk mit den entsprechenden Rechten frei. Erstellen Sie auf den Clients eine Verknüpfung zur Notariat.exe Copyright 2013 by ICS GmbH Dresden Seite 13

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