Outlook für Windows. Linda York 1. Ausgabe, Mai Grundlagen

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1 Linda York 1. Ausgabe, Mai 2010 Outlook 2010 für Windows Grundlagen OL2010

2 I Outlook Grundlagen Zu diesem Buch...4 Erste Schritte mit Outlook Sicherheitsrisiken kennen Schnellübersicht Übungen Outlook kennenlernen s und Termine mit Outlook verwalten Outlook starten und beenden Das Outlook-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Das Anwendungsfenster anpassen Die Outlook-Hilfe nutzen Schnellübersicht Übungen Nachrichtenaustausch 2 s erstellen und senden Mit dem -Modul arbeiten s verfassen und senden s als Entwürfe aufheben s erneut senden oder zurückrufen Schnellübersicht Übung s gestalten Bilder in s einfügen Hyperlinks in s senden s mit Anlagen versehen Text in s korrigieren Nachschlagehilfen für Texte verwenden Schnellübersicht Übungen s empfangen s öffnen und bearbeiten Empfangene s bearbeiten bzw. speichern s beantworten und weiterleiten s drucken Schnellübersicht Übungen Kontaktverwaltung und Adressbücher 6 Kontakte verwalten Mit dem Kontaktmodul arbeiten Kontakte anlegen Kontaktdaten bearbeiten Visitenkarten individuell gestalten Kontaktdaten senden und empfangen Kontakte drucken Kontakte modulübergreifend verwenden Schnellübersicht Übungen Mit dem Adressbuch arbeiten Das Adressbuch nutzen Kontakteinträge über das Adressbuch verwalten Kontaktgruppen erstellen und verwenden Kontaktgruppen bearbeiten Das Adressbuch anpassen Schnellübersicht Übungen...82 Termin- und Aufgabenverwaltung 8 Termine eintragen und bearbeiten Mit dem Kalendermodul arbeiten Termine im Anzeigebereich erstellen und bearbeiten Details zu Terminen eintragen Die Erinnerungsfunktion nutzen Terminserien eintragen Ganztägige Termine und Ereignisserien eintragen Die tägliche Aufgabenliste nutzen Schnellübersicht Übungen Den Überblick über Ihre s behalten Die Anzeige der s optimieren s kennzeichnen Ausgehende s mit Zustelloptionen versehen Die Anzeige der Nachrichtenliste ändern s nach Unterhaltung gruppieren Kalender drucken, anpassen und senden Termine übersichtlich darstellen Termine und Terminpläne drucken Das Kalendermodul individuell anpassen Termininformationen senden Schnellübersicht Übungen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10 Besprechungen organisieren Besprechungen mit Outlook planen Einladungen zu einer Besprechung senden Auf Besprechungseinladungen antworten Besprechungen koordinieren Besprechungstermine für Gruppen planen Weitere Funktionen für die Besprechungsplanung Schnellübersicht Übungen Aufgaben verwalten Mit dem Aufgabenmodul arbeiten Aufgaben mit Details eintragen Aufgaben anzeigen, anordnen und drucken Aufgaben in Termine umwandeln und umgekehrt Aufgaben delegieren Notizen erstellen Schnellübersicht Übungen Organisation und Automatisierung 12 Ordner und Elemente verwalten Ordner erstellen und bearbeiten Elemente verwalten Elemente archivieren Farbkategorien verwenden Nach Elementen suchen Schnellübersicht Übungen Erstellung automatisieren Briefpapier bzw. Designs verwenden Signaturen verwenden s automatisch beantworten lassen QuickSteps verwenden s als Umfragen gestalten Schnellübersicht Übungen s verwalten Unerwünschte s blockieren s mithilfe von Suchordnern filtern s mit Regeln verwalten Schnellübersicht Übungen Zugriff und Individualisierung 15 Zugriff und Berechtigungen erteilen Kalender freigeben Stellvertreterrechte erteilen Dauerhaften Postfachzugriff einrichten Mit öffentlichen Ordnern arbeiten Schnellübersicht Übungen Outlook individuell einrichten Benachrichtigungsfenster anpassen Die Ansicht OUTLOOK HEUTE nutzen Weitere Konten einrichten Sicherheitseinstellungen anpassen Schnellübersicht Übungen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 2 Outlook Grundlagen 2 s erstellen und senden In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit dem -Modul arbeiten wie Sie s erstellen wie Sie s adressieren, verfassen und versenden wie Sie s als Entwürfe speichern wie Sie s zurückrufen bzw. erneut senden Voraussetzungen Grundkenntnisse in der Textverarbeitung 2.1 Mit dem -Modul arbeiten Das -Modul kennenlernen Über die Modulschaltfläche öffnen Sie das -Modul. Standardmäßig ist im Navigationsbereich der Ordner Posteingang aktiviert. Im Anzeigebereich werden die s, die Sie erhalten, angezeigt und nach Datum gruppiert. Eine Vorschau der aktuell markierten erscheint im Lesebereich. -Ordner Anzeigebereich Lesebereich Das -Modul 18 HERDT-Verlag

5 s erstellen und senden 2 Sie erkennen an den Symbolen im Anzeigebereich, ob Sie eine noch nicht gelesen, gelesen bzw. beantwortet haben; an der Zahl in Klammern neben einem Ordner, wie viele ungelesene s er beinhaltet; an der Meldung in der Statusleiste, wie viele s sich im aktuell markierten Ordner befinden und wie viele davon noch nicht gelesen wurden. Den Lesebereich ausblenden Da empfangene s schädliche Inhalte enthalten können, die durch das einfache Anzeigen im Lesebereich aktiviert werden, ist es empfehlenswert, diesen Bereich im Ordner Posteingang auszublenden. Klicken Sie gegebenenfalls im Navigationsbereich auf den Ordner Posteingang. Wechseln Sie im Menüband zum Register ANSICHT. Betätigen Sie in der Gruppe LAYOUT die Schaltfläche LESEBEREICH und wählen Sie den Eintrag AUS. Der Lesebereich wird im aktuellen Ordner (hier im Posteingang) ausgeblendet. Möchten Sie den Lesebereich auch in anderen Ordnern ausblenden, müssen Sie diesen Vorgang für jeden Ordner wiederholen. Mit -Ordnern vertraut werden Ihr -Ordner ist in zwei Gruppen unterteilt: die Gruppe FAVORITEN und Ihr Postfach. Favoriten In der Gruppe FAVORITEN befinden sich Verknüpfungen zu den am häufigsten benutzten Ordnern. Möchten Sie einen Ordner zu diesem Bereich hinzufügen, klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Kontextmenüpunkt IN FAVORITEN ANZEIGEN. Postfach - Ordner Ihr in Outlook angelegtes -Konto wird im Navigationsbereich angezeigt und als Postfach bezeichnet. Das Postfach enthält alle Ordner zur Verwaltung Ihrer s. In Ihrem Postfach finden Sie Ordner zum Empfangen von s, Speichern von unfertigen s, Anzeigen von gesendeten bzw. gelöschten s sowie zum Filtern von unerwünschten und Auffinden von bestimmten s. Die Inhalte dieser -Ordner können Sie anzeigen lassen, indem Sie die Ordner anklicken. Gruppen reduzieren bzw. erweitern Gruppen erkennen Sie an dem Symbol. Um eine Gruppe zu reduzieren, klicken Sie auf das Symbol. Um die Gruppe wieder zu erweitern, klicken Sie auf das Symbol. HERDT-Verlag 19

6 2 Outlook Grundlagen 2.2 s verfassen und senden s erstellen Die folgenden Arbeitsschritte zum Erstellen einer werden in den weiteren Abschnitten dieses Kapitels ausführlicher beschrieben. Klicken Sie im -Modul im Register START in der Gruppe NEU auf die Schaltfläche NEUE -NACHRICHT. Das -Formular wird in einem eigenen Fenster geöffnet. Das -Formular enthält - ähnlich wie das Outlook-Anwendungsfenster - eine Symbolleiste für den Schnellzugriff und ein Menüband. 1. Empfänger eintragen 2. Kopieempfänger eintragen 3. Betrefftext eingeben 4. Nachrichtentext eingeben 5. senden schreiben Falls die sozialen Netzwerkdienste auf Ihrem Server eingerichtet sind, können Sie Fotos des Absenders und aller Adressaten im unteren Bereich der anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche (vgl. vorherige Abbildung) klicken und diesen Bereich erweitern. Die hiermit verbundenen Funktionen werden im Rahmen dieses Grundlagenbuchs nicht behandelt. Ein neues -Formular können Sie auch über die Tastenkombination S n erstellen. Diese Tastenkombination gilt für das Erstellen eines neuen Formulars in jedem Modul, z. B. einem Kontaktformular im Kontaktmodul bzw. einem Terminformular im Kalendermodul. Empfänger manuell angeben Beim Adressieren einer können Sie mehrere Empfänger bzw. Kopieempfänger festlegen. Hier müssen Sie die Adressaten jeweils mit einem Semikolon (;) voneinander trennen. Adressieren Sie eine an einen Empfänger in Ihrem Netzwerk, indem Sie den Benutzernamen (in der Regel den Vor- und Nachnamen) eingeben. oder Adressieren Sie eine an eine Person außerhalb Ihres Netzwerks, indem Sie ihre -Adresse eintragen. Zum nächsten Eingabefeld in einem Formular können Sie sich schnell bewegen, indem Sie die T-Taste betätigen. 20 HERDT-Verlag

7 s erstellen und senden 2 Empfänger aus der Vorschlagsliste verwenden Outlook erkennt Adressaten, die Sie schon verwendet haben, und unterstützt Sie bei künftigen Eingaben. Geben Sie die ersten Buchstaben eines schon einmal eingegebenen Empfängers im Feld AN bzw. CC ein. Klicken Sie auf den gewünschten Vorschlag. Auch falsch eingegebene Empfängeradressen tauchen in der Vorschlagsliste auf. Diese können Sie schnell entfernen, indem Sie auf den zu löschenden Eintrag zeigen und das eingeblendete -Symbol neben dem Eintrag anklicken. -Adressen überprüfen Sie können überprüfen, ob Outlook die von Ihnen eingegebenen Adressaten erkennt. Klicken Sie hierzu im -Formular im Register NACH- RICHT in der Gruppe NAMEN auf die Schaltfläche NAMEN ÜBERPRÜFEN. Findet Outlook einen entsprechenden Eintrag im Adressbuch, wird die Eingabe unterstrichen dargestellt. Andernfalls wird das Dialogfenster NAMEN ÜBER- PRÜFEN eingeblendet. Hier können Sie gegebenenfalls den gewünschten Namen auswählen. Empfänger aus dem Adressbuch wählen Über das Adressbuch können Sie auf verschiedene Adresslisten zugreifen und die gewünschten -Adressen auswählen. Die drei wichtigsten Adresslisten sind folgende: GLOBALE ADRESSLISTE KONTAKTE VORGESCHLAGENE KONTAKTE Diese Liste enthält die -Adressen der Benutzer innerhalb Ihres Netzwerks, wenn Sie mit einem Exchange Server verbunden sind. Diese Adressliste wird vom Systemadministrator auf dem Exchange Server angelegt und gepflegt. Alle -Adressen aus Ihren Kontakteinträgen im Kontaktmodul stehen in dieser Adressliste zur Verfügung. Die zuletzt verwendeten -Adressen aus den Kontakten werden hier aufgelistet. HERDT-Verlag 21

8 2 Outlook Grundlagen Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus dem Adressbuch wie folgt: Klicken Sie im -Formular auf die Schaltfläche AN bzw. CC. Wählen Sie im geöffneten Adressbuch die gewünschte Adressliste aus. Klicken Sie im Listenfeld auf einen Namen und betätigen Sie die Schaltfläche AN. Fügen Sie eventuell weitere Empfänger hinzu. Bestätigen Sie mit OK. Empfänger aus der globalen Adressliste auswählen Über die Schaltflächen CC und BCC können Sie Kopie- bzw. Blindkopieempfänger eintragen. Blindkopieempfänger werden nicht in der Kopfzeile der empfangenen angezeigt; so bleiben sie vor den Empfängern und Kopieempfängern verborgen. Das Feld BCC dauerhaft einblenden Wenn Sie regelmäßig Blindkopien versenden, sollten Sie das Feld BCC dauerhaft einblenden. Sie können durch Betätigen der Schaltfläche BCC im Register OPTIONEN, Gruppe FELDER ANZEI- GEN, das Feld BCC dauerhaft im -Formular ein- bzw. ausblenden. Das Feld BCC können Sie unter anderem zum Datenschutz verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine mit Informationen zu Ihren neuen Produkten an Ihre Kunden verteilen, sollten die -Adressen der einzelnen Kunden nicht mit verbreitet werden. Tragen Sie alle -Adressen im BCC-Feld ein, sodass sie in der nicht angezeigt werden. Betreff eingeben Der Betreff hilft dem Empfänger, sich einen Überblick über die Themen und die Wichtigkeit zu verschaffen. Halten Sie den Betrefftext kurz und prägnant. Text in der Betreffzeile können Sie nicht formatieren. Falls Sie die Betreffangabe vergessen sollten, wird beim Senden ein entsprechender Warnhinweis eingeblendet. Warnhinweis beim Senden einer 22 HERDT-Verlag

9 s erstellen und senden 2 Nachrichtentext gestalten Bei der Erstellung von s können Sie auf umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten zugreifen. Beispielsweise können Sie Textteile mit Schriftstilen, -farben und -größen versehen, den Text ausrichten sowie Nummerierungen bzw. Aufzählungen erzeugen. Die hierfür verwendeten Symbole befinden sich im Menüband und sind nur aktiv, wenn Sie den Cursor im Textbereich platzieren. Textbereich Nachrichtentext im Textbereich formatieren Die gängigsten Textformatierungen stehen Ihnen direkt im Register NACHRICHT in der Gruppe BASISTEXT zur Verfügung. Zusätzlich wird beim Markieren von Text die sogenannte Minisymbolleiste halbtransparent eingeblendet. Zeigen Sie auf die Minisymbolleiste, um die verschiedenen Formatierungsbefehle auszuwählen. Weitere Formatierungen, z. B. durchgestrichener Text, Zeilen- und Absatzabstand, befinden sich im Register TEXT FORMATIEREN. Tabellen, ClipArts sowie vorgefertigte Formen können Sie über das Register EINFÜGEN in den Textbereich übernehmen. Das Aussehen des gesamten Dokuments (Farben, Schriftarten und Effekte) können Sie durch Zuweisen und Anpassen von bereitgestellten Designs im Register OPTIONEN bestimmen. Auch wenn Sie Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben erstellen, stehen Ihnen diese Gestaltungsmöglichkeiten im entsprechenden Formular zur Verfügung. HERDT-Verlag 23

10 2 Outlook Grundlagen s senden Klicken Sie im -Formular auf die Schaltfläche SENDEN. Die gesendete Nachricht wird sofort übermittelt und zusätzlich im Ordner Gesendete Elemente abgelegt. Falls die Verbindung zum Exchange Server wider Erwarten getrennt ist, erscheint eine entsprechende Meldung in der Statusleiste. In diesem Fall werden Ihre s im Ordner Postausgang abgelegt. Die Verbindung können Sie folgendermaßen aufbauen: Offlinemodus Wechseln Sie im -Modul zum Register SENDEN/EMPFANGEN und betätigen Sie in der Gruppe EINSTELLUNGEN die Schaltfläche OFFLINE ARBEITEN. Die Verbindung zum Exchange Server wird wiederhergestellt (dies können Sie an der Meldung in der Statusleiste erkennen) und die s im Ordner Postausgang werden gesendet. Falls Sie Probleme mit der Verbindung zum Exchange Server haben, halten Sie Der Postausgang Rücksprache mit Ihrem Systemadministrator. Onlinemodus s vom Einzelplatzrechner über das Internet versenden Setzen Sie Outlook an einem Einzelplatzrechner ein, von dem aus Sie direkt ins Internet versenden, verfassen Sie die Nachrichten unter Umständen offline, d. h. ohne aktive Internetverbindung. Die Verbindung zum Internet bzw. zu Ihrem -Server werden Sie erst dann aufbauen, wenn Sie die Nachricht fertiggestellt haben. Erstellen Sie wie üblich eine mit den nötigen Angaben zu den Empfängern und zum Betreff und betätigen Sie im -Formular die Schaltfläche SENDEN, um die im Ordner Postausgang abzulegen. Im Navigationsbereich wird die Anzahl der im Ordner Postausgang abgelegten Nachrichten angezeigt. Wiederholen Sie gegebenenfalls den Vorgang für weitere s. Wechseln Sie zum Register SENDEN/EMPFANGEN und betätigen Sie in der Gruppe SENDEN UND EMPFANGEN die Schaltfläche ALLE SENDEN. Die Verbindung zum Internet wird hergestellt und die s werden versendet. Der Ordner Postausgang wird hierbei geleert und die s werden in den Ordner Gesendete Elemente verschoben. Gleichzeitig werden neue s, die in Ihrem Postfach auf dem Mail- Server eingegangen sind, im Ordner Posteingang abgelegt. 24 HERDT-Verlag

11 s erstellen und senden s als Entwürfe aufheben Entwürfe speichern Falls Sie eine nicht fertigstellen können, da Ihnen beispielsweise einige Informationen fehlen oder eine wichtigere Arbeit dazwischenkommt, können Sie die als Entwurf speichern. Sie können auch eine längere bei der Bearbeitung zwischendurch als Entwurf speichern, um Ihre Arbeit zu sichern. Klicken Sie im -Formular in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Die gespeicherte Nachricht wird im Ordner Entwürfe abgelegt. Um die später zu senden, schließen Sie sie über das Schließfeld. s im Ordner "Entwürfe" Outlook erstellt automatisch alle drei Minuten Sicherungskopien Ihrer angefangenen Nachrichten und stellt diese in den Ordner Entwürfe. Wenn Sie eine Nachricht schließen, für die eine Sicherungskopie erstellt wurde, werden Sie gefragt, ob Sie die Kopie im Ordner Entwürfe behalten möchten. Entwürfe weiterbearbeiten und versenden Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Ordner Entwürfe und klicken Sie im Anzeigebereich doppelt auf den gewünschten Entwurf. Bearbeiten Sie die Nachricht weiter. Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. oder Senden Sie die fertiggestellte mit einem Klick im -Formular auf die Schaltfläche SENDEN s erneut senden oder zurückrufen s erneut senden Der Kollege, dem Sie letzte Woche eine wichtige Mitteilung gesendet haben, hat diese versehentlich gelöscht. Sie können ihm die Nachricht erneut senden: Klicken Sie auf den Ordner Gesendete Elemente, um Ihre gesendeten s anzuzeigen. Öffnen Sie die , die Sie erneut senden möchten. Klicken Sie im Register NACHRICHT in der Gruppe VERSCHIEBEN auf die Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag DIESE NACHRICHT ERNEUT SENDEN. Betätigen Sie im -Fenster die Schaltfläche SENDEN. HERDT-Verlag 25

12 2 Outlook Grundlagen s zurückrufen oder ersetzen Stellen Sie nach dem Versenden einer fest, dass sie fehlerhaft ist (beispielsweise falsch adressiert oder mit der falschen Datei im Anhang), können Sie sie zurückholen bzw. ersetzen. Zum Zurückrufen einer müssen die Empfänger mit Ihrem Outlook- - System vernetzt und angemeldet sein. Die Empfänger dürfen die noch nicht gelesen oder in einen anderen Ordner verschoben haben. Wechseln Sie in den Ordner Gesendete Elemente und öffnen Sie die betreffende . Klicken Sie im Register NACHRICHT in der Gruppe VERSCHIEBEN auf die Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN. Bestätigen Sie die Standardeinstellungen im Dialogfenster DIESE NACH- RICHT ZURÜCKRUFEN mit OK. Nachrichten zurückrufen Die wird ersatzlos zurückgeholt und eine Meldung über den Erfolg des Rückrufs erscheint in Ihrem Posteingang. An den entsprechenden Symbolen können Sie erkennen, ob der Rückruf erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Möchten Sie die zurückholen, korrigieren und erneut senden, aktivieren Sie im Dialogfenster DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN das Optionsfeld. 2.5 Schnellübersicht Sie möchten den Lesebereich ausblenden eine Ordnergruppe reduzieren bzw. erweitern eine erstellen eine adressieren eine senden eine als Entwurf speichern einen Entwurf weiterbearbeiten eine erneut senden eine zurückrufen Register ANSICHT, Gruppe LAYOUT, Schaltfläche LESEBEREICH, Eintrag AUS bzw. Register START, Gruppe NEU, Schaltfläche NEUE -NACHRICHT Im -Formular Benutzername bzw. -Adresse im Feld AN eingeben oder Schaltfläche AN betätigen, Eintrag auswählen Im -Formular Schaltfläche SENDEN Im -Formular in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, Ordner Entwürfe, gewünschten Entwurf doppelt anklicken Ordner Gesendete Elemente, öffnen, Register NACH- RICHT, Gruppe VERSCHIEBEN,, Eintrag DIESE NACHRICHT ERNEUT SENDEN Ordner Gesendete Elemente, öffnen, Register NACH- RICHT, Gruppe VERSCHIEBEN,, Eintrag DIESE NACHRICHT ZURÜCKRUFEN 26 HERDT-Verlag

13 s erstellen und senden Übung Eine erstellen, als Entwurf speichern und senden Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte erstellen und adressieren Nachrichtentext gestalten als Entwurf speichern senden Erstellen Sie eine neue . Tragen Sie einen Empfänger mithilfe Ihres Adressbuchs ein. Lassen Sie die Betreffzeile leer. Geben Sie einen beliebigen Nachrichtentext ein. Verwenden Sie hierbei unterschiedliche Schriftgrößen, -arten bzw. -farben sowie eine Aufzählung. Speichern Sie die als Entwurf und schließen Sie sie. Öffnen Sie den Entwurf und bearbeiten Sie ihn weiter. Senden Sie die . HERDT-Verlag 27

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