Outlook Aus- und Fortbildungszentrum. , Adressen und Termine. Freie Hansestadt Bremen. Version vom August 2014

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1 Outlook 2010 Aus- und Fortbildungszentrum , Adressen und Termine Outlook 2010 Version vom August 2014 Freie Hansestadt Bremen

2 Impressum Herausgeber Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C Bremen Redaktion und Koordination Lehreinheit für Informationstechnologien Aus- und Fortbildungszentrum Doventorscontrescarpe 172C Bremen Tel.: +49 (0) Hotline: Die Texte, Bilder und Grafiken sind ein Angebot des Aus- und Fortbildungszentrums. Sie dienen ausschließlich dem persönlichen Service und der persönlichen Information der Nutzerin und des Nutzers und der bremischen Dienststellen, Einrichtungen und Betriebe. Eine Vervielfältigung, Veröffentlichung oder Speicherung in Datenbanken sowie jegliche Form der gewerblichen Nutzung oder die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Das Copyright für Texte, Bilder und Grafiken liegt beim Aus- und Fortbildungszentrum.

3 Inhalt 3 1. Postfächer der bremischen Verwaltung 5 2. Der Bildschirm von Outlook Elemente des Posteingangsfensters Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen 8 3. Nachrichten Einstellen des Standard-Nachrichtenformats Nachrichten senden Empfängeradresse aus einem Adressbuch auswählen Zusätzliche Einstellungen für eine Wichtigkeit Kennzeichnung zur Nachverfolgung und Erinnerung Empfangene Mails beantworten oder weiterleiten Empfangs- und Lesebestätigung Rückmeldung im Posteingangsfenster des Absenders Abstimmung mit Schaltflächen Abstimmungsschaltflächen einfügen (als Absender) Abstimmung durchführen (durch Empfänger) Abstimmungsergebnis prüfen Signaturen in s Signatur erstellen Schnellbausteine erstellen und benutzen s mit Anlagen Anlage in -Nachricht einfügen Datei direkt versenden Umgang mit erhaltenen Anlagen Anlagen speichern Nachrichten zurückrufen Darstellung der Nachrichten mit verschiedenen Ansichten Adressbücher Umgang mit dem Outlook-Adressbuch Kontakte Neuen Kontakt erzeugen Ansichten für Kontakte Neue Nachricht an Kontakt Adressen in das Adressbuch Kontakte übernehmen Kontaktgruppe (Verteilerliste) im Adressbuch Kontakte Ausgewähltes Adressbuch anzeigen Nachrichten sortieren und zuordnen Sortieren im Posteingangsfenster Outlook-Elemente mit Kategorien verbinden s ordnen, archivieren und speichern Postfachgröße 35 Version vom August 2014

4 Inhalt Postfachgröße ermitteln Ablage von E- Mails in Ordern von Outlook Nachrichten außerhalb von Outlook speichern Speichern in eine Datendatei Ablegen von Nachrichten in einem Dokumentenmanagementsystem Archivierung von Nachrichten Aktivieren der Abwesenheitsnotiz Termine, Ereignisse und Serien im Kalender Ansicht ändern Neuen Termin oder neues Ereignis erstellen Termin- oder Ereignisserie erstellen Gemeinsame Besprechungstermine planen Status der Besprechungsanfrage prüfen Aufgaben planen und terminieren Richtlinien 44 Notizen 48 Lernmaterial 50 Tipps & Tricks 50 Softwarehilfe (Mail-Hotline) 50

5 Postfächer der bremischen Verwaltung 1. Postfächer der bremischen Verwaltung Um s empfangen und senden zu können, muss Outlook mit einem Postfach im Internet verbunden sein. Die Postfächer für die meisten Dienststellen und einige Betriebe der bremischen Verwaltung werden bei der Brekom verwaltet. Die Verwaltung der Postfächer erfolgt mit dem Programm Exchange. Hier wird unter anderem ein zentrales Verzeichnis (Globale Adressliste) geführt sowie Abwesenheitsmeldungen oder Gebucht-Zeiten in den Kalendern verwaltet. Sofern Sie mit einem basis.bremen-rechner arbeiten, erfolgt der Zugang zum Postfach durch die Windows-Anmeldung und Outlook kann ohne weitere Anmeldung genutzt werden. Ansonsten werden Sie beim Start von Outlook aufgefordert, sich mit den Zugangsdaten von Outlook anzumelden. 5 Achten Sie darauf, dass Sie die Ihnen mitgeteilten Anmeldeinformationen korrekt eingeben Sie müssen sich in der Domäne land-hb anmelden. Falls diese Anmeldung nicht voreingestellt sein sollte, klicken Sie auf die Schaltfläche Anderes Konto. Hier müssen Sie dann als Anmeldenamen den Namen der Domäne land-hb und Ihren Anmeldenamen eingeben (Beispiel: land-hb\karl.mustermann). Nach Eingabe und Bestätigung des Kennwortes wird das Postfach aktualisiert. Wichtig ist, dass am unteren Bildschirmrand die Meldung Verbunden mit Microsoft-Exchange zu lesen ist. Sie können im Anmeldebildschirm einen Haken bei Kennwort speichern setzen. Allerdings kann es ein, dass dies mehrfach geschehen muss oder gar nicht akzeptiert wird.

6 Der Bildschirm von Outlook Der Bildschirm von Outlook Elemente des Posteingangsfensters 2 2a 1a 3a Navigationsbereich - Einstellung minimieren/erweitern mit den Symbolen: 1a Navigationsbereich minimieren Navigationsbereich erweitern 2 Menüband mit Registerkarten Start, Senden/Empfangen, Ordner und Ansicht und dazugehörigen Gruppen. Für die Registerkarte Start z. B. die Gruppen Neu, Löschen, Antworten etc. Menüband minimieren/erweitern mit den Symbolen: 2a Menüband minimieren Menüband erweitern 3 Aufgabenleiste mit Kalender. Aus-/einblenden mit den Symbolen: 3a Aufgabenleiste minimieren Aufgabenleiste erweitern 4 Lesebereich mit Personenbereich. Aus-/einblenden oder unten anordnen: Registerkarte Ansicht, Gruppe Layout, Befehl Lesebereich. 5 Eingegangene Nachrichten 6 Statuszeile

7 Der Bildschirm von Outlook 2010 Die Fensterbereiche können Sie mit der Maus breiter oder schmaler ziehen. In der Registerkarte Ansicht können Sie die Bereiche weiter anpassen. Im unteren Teil des Navigationsbereiches werden verschiedene Symbole angezeigt, die zum Umschalten in andere Programmbereiche dienen: 7 Diesen Bereich können Sie am oberen Rand mit der Maus kleiner ziehen, bis nur noch die Symbole zu sehen sind: Die Symbole für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen sind selbsterklärend. Die Einstellungen für und Ordnerliste werden oft verwechselt, da sie sich ähnlich sind: Ordnerliste: Hinweis Die Ansicht der einzelnen Bereiche von Outlook kann sich - abhängig davon, ob diese aus der Ordnerliste oder mit dem Symbol ausgewählt werden - unterscheiden. Z. B. stehen dann im Kalender nicht alle Funktionen zur Verfügung. Die Anzeige des Lesebereichs ist generell nicht zu empfehlen. - weil umfangreiche Mails evtl. nicht vollständig wahrgenommen werden, - er sehr viel Platz beansprucht - die Mails als gelesen zurückgemeldet werden - evtl. vorhandene Viren aktiviert werden können (besonders bei Mails im HTML-Format).

8 Der Bildschirm von Outlook Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Für häufig benötigte Funktionen gibt es in Outlook 2010 die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Diese ist links in der Titelleiste integriert. Sie enthält standardmäßig in Outlook diese Symbole:. Diese Symbolleiste kann angepasst werden. Mit Klick auf das Dreieck am rechten Ende wird eine Liste angezeigt: An dem Haken vor einem Befehl kann man erkennen, welche Symbole bereits in der Symbolleiste enthalten sind. Mit Klick auf einen Befehl ohne Haken wird dieser in der Symbolleiste angezeigt und damit nutzbar gemacht. Mit Klick auf einen Haken wird ein Symbol aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Symbolleiste über den Eintrag Weitere Befehle den Bedürfnissen anzupassen. Nach Klick hierauf öffnet sich das Dialogfeld Outlook-Optionen. Ganz links in der Liste ist der Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff markiert. Hinweis Das oben abgebildete Dialogfeld wird auch eingeblendet, wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken und den Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen auswählen. Dieses Dialogfeld können Sie auch über die Registerkarte Datei > Optionen aufrufen. Wählen Sie dort den Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff.

9 Der Bildschirm von Outlook 2010 Wählen Sie im mittleren Bereich des Dialogfeldes unterhalb von Befehle auswählen aus, welche Befehle in der Liste darunter zu sehen sein sollen z. B. Häufig verwendete Befehle oder Alle Befehle. Wählen Sie dann einen Befehl aus, den Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff integriert haben möchten und klicken Sie auf Hinzufügen. Wollen Sie ein so eingefügtes Symbol wieder entfernen, markieren Sie das Symbol im rechten Bereich des Dialogfeldes Outlook- Optionen und klicken Sie dann auf Entfernen. 9 Mit den Schaltflächen Schnellzugriff verändern. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf OK. Hinweis können Sie die Position der Symbole in der Symbolleiste für den In Outlook kann es praktisch sein, sich das Symbol zum Anzeigen des Lesebereichs in die Symbolleiste zu nehmen, damit dieser zum Überprüfen der Mails beim Löschen schnell an- und ausgeblendet werden kann.

10 Nachrichten Nachrichten 3.1 Einstellen des Standard-Nachrichtenformats Standardmäßig werden neue Nachrichten im HTML-Format erstellt. Diese Einstellung können Sie ändern. - Wechseln Sie über die Registerkarte Datei und wählen Sie den Befehl Optionen. - Klicken Sie bei den Optionen auf die Kategorie . - Im Auswahlfeld der Option Nachrichten in diesem Format erfassen stehen als - Format HTML, Rich Text und Nur-Text zur Verfügung. Bedeutung der -Formate: HTML Rich Text Nur-Text Hinweis In diesem Format können Sie Ihre Nachrichten formatieren und mit Grafiken versehen. HTML-Nachrichten können aber auch Viren enthalten, die schlimmstenfalls schon aktiv werden, wenn die Nachricht nur im Lesebereich angezeigt wird. Dies ist ein Format, das nur von Microsoft-Programmen erkannt werden kann. Wird die Nachricht von einem anderen -Programm empfangen, wird sie automatisch in HTML umgewandelt. Formatierungen sind auch hier möglich. Diese Einstellung wird empfohlen, weil sie das sicherste Format darstellt. Es können keine Viren im Nachrichtentext selbst enthalten sein und die Nachricht kann auch von allen -Programmen gelesen werden. Sie können Ihren Nachrichtentext aber nur begrenzt gestalten. Wenn Sie die Einstellung an dieser Stelle ändern, gilt das für alle s. Für eine einzelne Nachricht stellen Sie das Format im Nachrichtenfenster der in der Registerkarte Text formatieren, Gruppe Format mit Hilfe der Symbole um.

11 Nachrichten Nachrichten senden Zum Erstellen einer neuen Nachricht gehen Sie wie folgt vor: - Wählen Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Neu den Befehl Neue -Nachricht. Alternativ dafür gibt es die Tastenkombination Strg + N. - Geben Sie im Nachrichtenfenster den Empfänger für die Nachricht ein oder wählen Sie ihn über die Schaltfläche An aus. (siehe Kapitel 3.3 Empfängeradresse aus einem Adressbuch auswählen). Mit einem Semikolon als Trennzeichen können Sie auch mehrere Angaben machen. - Geben Sie evtl. bei Cc einen Empfänger für eine Kopie ein. - Geben Sie im Feld Betreff unbedingt einen aussagekräftigen Text ein, an dem der Empfänger das Thema Ihrer Nachricht erkennen kann. - Anschließend schreiben Sie Ihre Nachricht. - Senden Sie die fertige Nachricht mit der Schaltfläche Senden. Jede Nachricht, die Sie versenden, wird in Ihrem eigenen Postfach als Kopie im Ordner Gesendete Objekte gespeichert.

12 Nachrichten Empfängeradresse aus einem Adressbuch auswählen - Wählen Sie im Auswahlfeld Adressbuch das Adressbuch aus (hier: Globale Adressliste), aus dem Sie eine Adresse benutzen möchten. Hier finden sie alle Adressen der dem Bremer Verwaltungsnetz angeschlossenen Dienststellen und Eigenbetriebe sowie eigene Adressbücher. - Wenn Sie den Nachnamen des Empfängers kennen, können Sie den/die Anfangsbuchstaben eingeben oder in der Liste blättern und quer über alle Standorte jeden vorhandenen Namen ermitteln. - Markieren Sie den oder die Empfänger (Mehrfachauswahl mit Strg ist möglich) und übertragen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche An in den Adressbereich für den Empfänger der Originalnachricht. - In der Zeile Cc können Sie Empfänger für eine Kopie der Nachricht auswählen. - In der Zeile Bcc können Sie Empfänger auswählen die eine Kopie erhalten ohne, dass die anderen Empfänger dies erkennen. Hinweis Benutzen Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen für -Adressen von Privatpersonen ausschließlich das Feld Bcc -Adressen dürfen nur aufgrund einer rechtlichen Grundlage oder mit Zustimmung der Person weitergegeben werden. Beides liegt im Regelfall nicht vor.

13 Nachrichten 3.4 Zusätzliche Einstellungen für eine In der Gruppe Kategorien der Registerkarte Start können Sie weitere Einstellungen für die E- Mail wie Wichtigkeit und eine Nachverfolgung einstellen Wichtigkeit Wenn Sie eine neue Nachricht schreiben, gibt es im Menüband der Registerkarte Nachricht, Gruppe Kategorien zwei Symbole, mit deren Hilfe Sie dem Empfänger die Wichtigkeit Ihrer Nachricht übermitteln können: 13 Klicken Sie auf eines der beiden Symbole, bevor Sie Ihre Nachricht absenden. Beim Empfänger erscheint das Wichtigkeits-Symbol im Posteingangsfenster: Wird die Nachricht geöffnet, erscheint eine Infozeile im Kopf der Nachricht: Hinweis Gehen Sie mit dem Symbol Wichtigkeit Hoch vorsichtig um. Wenn Sie es zu oft benutzen, wird darauf sonst nicht mehr reagiert.

14 Nachrichten Kennzeichnung zur Nachverfolgung und Erinnerung Mit der Nachverfolgung und Erinnerung können Sie dafür sorgen, dass Sie selbst und auch die Empfänger Ihrer zu einem bestimmten Zeitpunkt an die erinnert werden. Mit dem Symbol kennzeichnen Sie die Nachricht für sich selbst, wenn Sie z. B, auf Nächste Woche klicken. Über der Nachricht erscheint dann der folgende Hinweis: Im Ordner Gesendete Objekte bekommt die Nachricht das Symbol zur Nachverfolgung: Soll die Nachricht auch für den Empfänger mit einer Kennzeichnung versehen werden, wählen Sie Benutzerdefiniert. Setzen Sie den Haken im unteren Bereich Für Empfänger kennzeichnen und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. Im Listenfeld Kennzeichnung können Sie einen anderen Text auswählen oder eigenen Text eingeben.

15 Nachrichten Mit der Kennzeichnung haben Sie die Möglichkeit, für E- Mail Wiedervorlagen einschließlich einer Erinnerungsfunktion einzutragen. Dies gilt sowohl für den Absender wie den Empfänger einer . Das Kennzeichnungssymbol finden Sie nicht nur in einer geöffneten Nachricht selbst, sondern auch im Posteingangsfenster unterhalb der entsprechenden Spaltenbezeichnung. 15 Außerdem können Sie im Posteingangsfenster mit der rechten Maustaste im Kontextmenü einer Nachricht Einstellungen vornehmen. Z. B. können Sie können Sie damit als Empfänger einer Nachricht auch selbst einen Text und ein Datum für die Nachverfolgung der Nachricht setzen! Haben Sie selbst eine Mail mit einem Fälligkeitstermin versehen oder bekommen, müssen Sie sie Als erledigt markieren, wenn Sie erreichen möchten, dass Sie nicht weiter erinnert werden. Dies erreichen Sie entweder über das Symbol neben einer Nachricht im Posteingangsfenster oder über das Kontextmenü, wie oben abgebildet.

16 Nachrichten Empfangene Mails beantworten oder weiterleiten In der Gruppe Antworten der Registerkarte Nachricht können Sie die Nachricht direkt beantworten oder auch weiterleiten. Haben Sie eine Mail bekommen, auf die Sie antworten möchten, brauchen Sie in der geöffneten Mail nur auf die Schaltfläche Antworten zu klicken. Damit öffnen Sie eine Kopie der Nachricht, in der der Absender als Empfänger schon eingetragen ist. Hinweis Sollte die ursprüngliche Nachricht eine Anlage enthalten, wird diese beim Antworten nicht zurückgeschickt. Um die Anlage auch weiterzusenden, müssen Sie Weiterleiten wählen. Wenn die ursprüngliche Nachricht an mehrere Empfänger geschickt wurde, die die Antwort ebenfalls erhalten sollen, klicken Sie auf Allen antworten. Wenn Sie eine Nachricht an einen oder mehrere Empfänger weiterleiten möchten, klicken Sie auf Weiterleiten, geben einen oder mehrere neue/-n Empfänger ein und senden Sie die Mail ab. Hierbei werden Anlagen mitgeschickt. 3.6 Empfangs- und Lesebestätigung Wenn Sie wissen möchten, ob eine Nachricht beim Empfänger angekommen ist und/oder vom Empfänger gelesen wurde, können Sie sich entsprechende Bestätigungen senden lassen. - Verfassen Sie zunächst im Nachrichtenfenster eine neue Nachricht. - Wählen aus dem Menüband die Registerkarte Optionen. - Setzen Sie in der Gruppe Verlauf vor Übermittlungsbestät. anfordern und/oder Lesebestät. anfordern einen Haken. - Senden Sie die Nachricht. Alternativ können Sie auch über das Startprogramm für Dialogfelder das Fenster Eigenschaften aufrufen und die Einstellungen hier vornehmen: Der Empfänger bekommt beim Öffnen der Nachricht folgendes Dialogfeld und kann dann entscheiden, ob eine Lesebestätigung an den Absender geschickt werden soll: Die Lesebestätigung wird nur geschickt, wenn die Frage mit Ja beantwortet wird. Zukünftig nicht mehr nachfragen setzt den Standard auf Ja oder Nein.

17 Nachrichten 17 Die Einstellung hierfür finden Sie in der Backstage-Ansicht: - Wählen Sie die Registerkarte Datei und dann Optionen. - Wählen Sie links die Kategorie . - Blättern Sie zu dem Bereich Verlauf. - Standardmäßig ist die Option Senden einer Lesebestätigung immer bestätigen lassen ausgewählt Rückmeldung im Posteingangsfenster des Absenders Im Posteingang erhalten Sie eine entsprechende Systemmeldung, die gelöscht werden kann, wenn Sie diese zur Kenntnis genommen haben. Innerhalb des Bremer Verwaltungsnetzes funktionieren solche Bestätigungen lückenlos, das gilt für private Netze zumeist nicht oder nur mit Einschränkungen.

18 Nachrichten Abstimmung mit Schaltflächen Sie können eine Nachricht, in der Sie z. B. einen Vorschlag zur Diskussion stellen wollen, mit Abstimmungsschaltflächen versehen. Der Empfänger kann die gewünschte Schaltfläche anklicken und die Antwort senden. Die Antworten können dann in einer Übersicht zusammengefasst werden Abstimmungsschaltflächen einfügen (als Absender) - Verfassen Sie eine neue Nachricht, in der Sie eine Frage formulieren oder Alternativen zur Abstimmung vorschlagen. - Wählen Sie die Registerkarte Optionen. - Klicken Sie in der Gruppe Verlauf auf Abstimmungsschaltfl. verwenden. - Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Möglichkeiten oder klicken Sie auf Benutzerdefiniert. - Bei der Möglichkeit Benutzerdefiniert, geben Sie in der Zeile Abstimmungsschaltflächen verwenden den Text für die Beschriftung der eigenen Schaltflächen ein, jeweils durch ein Semikolon getrennt ein: - Senden Sie die Nachricht. Hinweis Als Absender sehen Sie die Abstimmungsschaltflächen leider nicht, sie erscheinen nur beim Empfänger Abstimmung durchführen (durch Empfänger) Die Abstimmung besteht darin, dass der jeweilige Empfänger den ihm zusagenden Text anklickt und die Antwort zurücksendet. Der Empfänger findet dazu in der Nachricht oberhalb des Absenders einen Hinweis: - Klicken Sie in der Gruppe Antworten auf Abstimmen und dort die gewünschte Option an.

19 Nachrichten Abstimmungsergebnis prüfen Als Absender der Abstimmungsnachricht müssen Sie alle Antworten öffnen (die Ansicht im Lesebereich reicht nicht). In der Antwort steht oberhalb des Absenders das Ergebnis: Anschließend öffnen Sie im Ordner Gesendete Objekte die eigene gesendete Nachricht und klicken in der Gruppe Anzeigen auf Status: Sie sehen nun in der Informationszeile die Ergebnisübersicht. 3.8 Signaturen in s Eine Signatur steht - meistens als Grußformel - am Schluss Ihrer Nachrichten. Sie können mehrere Signaturen erstellen, eine der Signaturen als Standard festlegen, aber nicht mehrere Signaturen gleichzeitig benutzen. Für eine Sammlung häufig vorkommender Textpassagen können Sie Schnellbausteine verwenden, siehe Schnellbausteine erstellen und benutzen Signatur erstellen - Öffnen Sie eine neue Nachricht. - Klicken Sie in der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur. - Wählen Sie dann Signaturen. - Klicken Sie auf der Registerkarte -Signatur auf Neu. - Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie auf OK. - Geben Sie im Feld Signatur bearbeiten den Text der Signatur ein.

20 Nachrichten 20 Sie legen eine Signatur als Standard fest, indem Sie im Fenster Signaturen und Briefpapier in der Registerkarte -Signatur bei Neue Nachrichten die gewünschte Signatur auswählen. Auch für Antworten und Weiterleitungen können Sie eine Standardsignatur festlegen. Möchten Sie in einer Nachricht keine Signatur haben, löschen Sie im Text der Nachricht die schon eingefügte Signatur. Um eine andere Signatur zu benutzen, klicken Sie in der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Hinzufügen auf Signatur und wählen Sie aus der Liste eine andere Signatur aus. Sie wird an der Cursorposition in den Text der Nachricht eingefügt Schnellbausteine erstellen und benutzen In der Version 2010 von Outlook haben Sie erstmals die Möglichkeit, für häufig vorkommende Textpassagen sogenannte Schnellbausteine aus Word bekannt als Textbausteine oder Autotext anzulegen. - Schreiben, gestalten und markieren Sie den Text in einer neuen Nachricht. - Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen, in der Gruppe Text auf das Symbol Schnellbausteine. - Wählen Sie dort zunächst Eintrag AutoText und dann Auswahl im AutoText-Katalog speichern. Hinweis Verwechseln Sie diesen Eintrag nicht mit dem Eintrag Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern! - Sie gelangen in ein Fenster, in dem Sie eine sinnvolle Abkürzung für den Autotext eingeben. Der Eintrag wird in die Liste der Autotexte aufgenommen und steht künftig in allen s zur Verfügung. Um den Autotext in weiteren s zu nutzen, müssen Sie sich an der entsprechenden Stelle befinden, die Abkürzung eingeben und die Taste F3 drücken.

21 Nachrichten 21 Sollten Sie die Abkürzung vergessen haben, können Sie über die Registerkarte Einfügen, in der Gruppe Text mit dem Symbol Schnellbausteine den Eintrag aus der Liste anklicken. Hinweis Die Autotexte von Outlook werden in der Normal .dotm gespeichert. Sie stehen damit nicht in Word zur Verfügung, denn dort werden die Autotexte in der Normal.dotm gespeichert s mit Anlagen Wenn Sie Ihren Nachrichten eine Datei z. B. Worddokumente oder Exceltabellen als Anlage (englisch: Attachement) beifügen möchten, gibt es dafür unterschiedliche Möglichkeiten Anlage in -Nachricht einfügen - Schreiben Sie Ihre Nachricht. - Klicken Sie in der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Datei anfügen. Es öffnet sich ein Fenster, das Ihnen den Inhalt Ihres Standardspeicherordners anzeigt. - Markieren Sie eine oder mit Strg mehrere Dateien, die dann eingefügt werden. Hinweis Bei Nachrichten im HTML-Format erscheint die Anlage in einer Zeile unter dem Betreff, bei Nachrichten im Rich-Text-Format als Bild im Text. Anlage im HTML-Format: Anlage im Rich Text-Format:

22 Nachrichten Datei direkt versenden Sie können auch direkt beim Arbeiten mit einem Office-Programm die geöffnete Datei versenden. Das abgebildete Beispiel zeigt dies an einem Dokument aus Word heraus. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um in die Backstage-Ansicht zu gelangen. Wählen Sie dort die Option Speichern und senden. Im mittleren Bereich wählen Sie dann Per senden und im rechten Bereich Als Anlage senden. Outlook wird mit einer neuen Nachricht geöffnet, die die Datei als Anlage enthält. Alternativ können Sie Als PDF senden auswählen. Hinweis Denken Sie daran, die Datei ggf. auch noch zu speichern. Die Bezeichnung in der Backstage-Ansicht ist etwas irritierend, weil sich das Speichern nicht auf das Senden, sondern auf andere mögliche Speicherorte bezieht Umgang mit erhaltenen Anlagen Wenn einer Mail im HTML-Format eine Anlage beigefügt ist, wird diese in einem Bereich oberhalb des Nachrichtentextes angezeigt (im unten abgebildeten Fenster sind Dateien aus unterschiedlichen Programmen als Anlage beigefügt). Hinweis Bei Nachrichten im Rich-Text-Format erscheint die Anlage als Symbol im Nachrichtentext.

23 Nachrichten Klicken Sie auf den Dateinamen der Anlage einmal, wird der Inhalt in Outlook angezeigt und in die Registerkarte Anlagentools gewechselt. 23 Gleichzeitig wird im Menüband eine neue Registerkarte Anlagentools eingeblendet. Mit den Symbolen dieser Registerkarte können Sie die Anlage direkt drucken, speichern oder auch mehrere Anlagen gleichzeitig speichern. Mit einem Doppelklick auf den Dateinamen der Anlage wird diese im entsprechenden Programm geöffnet. Hinweis Die Datei wird in der geschützten Ansicht geöffnet und muss zur Bearbeitung aktiviert werden Anlagen speichern Wenn Sie eine Nachricht mit Anlage erhalten, können Sie mit der rechten Maustaste auf dem Symbol der Anlage das Kontextmenü erreichen und direkt speichern oder drucken, etc. Wollen Sie mehrere Anlagen in einem Schritt speichern, wählen Sie im Kontextmenü Alle Anlagen speichern. Alternativ können Sie in der Vorschau der Nachricht in der Registerkarte Anlagentools die entsprechenden Befehle auswählen.

24 Nachrichten Nachrichten zurückrufen Wenn eine Nachricht vom Empfänger noch nicht gelesen wurde und auch nicht in einen anderen Ordner verschoben wurde, kann sie vom Absender zurückgerufen werden. - Öffnen Sie die Nachricht im Ordner Gesendete Objekte. - Wechseln Sie über die Registerkarte Datei in die Backstage-Ansicht. - Klicken Sie auf Informationen und dann auf Diese Nachricht zurückrufen. Im folgenden Dialogfeld kann man entweder die ungelesene Nachricht löschen oder durch eine neue Nachricht ersetzen lassen. Das Ergebnis des Rückrufs sollte mitgeteilt werden. Der Empfänger muss zuerst den Rückruf nicht die betroffene Nachricht! - öffnen und bestätigen, damit die Nachricht gelöscht werden kann. Öffnet er zuerst die Nachricht selbst, kann der Rückruf nicht mehr erfolgen. Ein erfolgreicher bzw. missglückter Rückruf wird dem Absender mit einer automatisch erzeugten Mail und folgenden Symbolen im Posteingangsfenster mitgeteilt:

25 Nachrichten Darstellung der Nachrichten mit verschiedenen Ansichten Wollen Sie bestimmte Nachrichten wiederfinden, helfen häufig schon verschiedene Ansichten. - Klicken Sie im Menüband in der Registerkarte Ansicht, Gruppe Anordnen auf den Listenpfeil. - Klicken Sie auf Ansichtseinstellungen. Über Weitere Einstellungen, Bedingte Formatierung und Spalten formatieren können Formatierungen für die Nachrichten festgelegt werden.

26 Adressbücher Adressbücher Es gibt in Outlook zwei verschiedene Adressbücher: Die Globale Adressliste und das Adressbuch Kontakte. In früheren Outlook-Versionen gab es noch das Persönliche Adressbuch. Globale Adressliste Dieses Adressbuch enthält sämtliche -Adressen der am -Verbund des BVN angeschlossenen Benutzer und Benutzerinnen, sowie Verteiler. Die globale Adressliste wird von der BreKom gepflegt und über die nächtliche Replikation aktualisiert. Individuelle Anpassungen sind nur über den lokal zuständigen Administrator möglich. Hinweis Rundsendungen an alle Teilnehmer sind nicht erlaubt. Outlook Adressbuch Kontakte Dieses Adressbuch ist nach der Outlook-Installation noch leer und kann mit häufig von Ihnen benötigten Adressen gefüllt werden. Sie können Adressen aus der globalen Adressliste oder auch Adressen von Personen außerhalb der bremischen Verwaltung speichern. Neben den Adressen, Telefonnummern und -Adressen können hier noch zusätzliche Angaben wie Spitznamen, Name des Partners etc. aufgenommen werden. Die Adressen können in verschiedenen Ansichten angezeigt (z. B. als Karten oder als Telefonliste) und unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden. Das Adressbuch Kontakte wird im jeweiligen Outlook-Benutzerprofil gespeichert. Für die Pflege ist jede Benutzerin/jeder Benutzer selbst zuständig. Eine weitere Nutzungsmöglichkeit der Kontakteinträge besteht darin, sie als Adressdatenbank für einen Serienbrief in Word einzusetzen. Das setzt allerdings voraus, dass die Einträge in den postalisch wichtigen Feldern vollständig und sinnvoll gefüllt sind. 4.1 Umgang mit dem Outlook-Adressbuch Kontakte Im Outlook-Adressbuch Kontakte speichern Sie Adressen, Telefonnummern, - Adressen und weitere Informationen über Personen, mit denen Sie häufig zu tun haben. Wenn Sie den Ordner Kontakte öffnen, finden Sie dort die Einträge Kontakte und Vorgeschlagene Kontakte. In Kontakte nehmen Sie die Personen auf, die Sie häufiger anschreiben, in Vorgeschlagene Kontakte übernimmt Outlook automatisch die Namen und - Adressen, an die Sie geschrieben haben und die nicht in einem Ihrer anderen Adressbücher vorkommen.

27 Adressbücher Neuen Kontakt erzeugen - Öffnen Sie den Ordner Kontakte und klicken Sie unter Meine Kontakte auf Kontakte. - Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Neu auf Neuer Kontakt. Folgendes Dialogfeld wird geöffnet: - Geben Sie die gewünschten Angaben ein. Sie können Namen und Adressen direkt eingeben oder auf die Schaltflächen Name und Geschäftlich klicken. Dort können Sie Titel, Name und Vorname bzw. Straße, PLZ, Ort und Land in die Felder eingeben. - Auch die -Adresse(n) können Sie direkt eingeben oder auf die Schaltfläche im Bereich Internet klicken und die -Adresse aus einem Ihrer Adressbücher übernehmen. - In der Gruppe Anzeigen können Sie unter Details weitere Angaben zu Ihrem Kontakt eingeben (z. B. Abteilung, Geburtstag etc.). Je nach Fenstergröße sieht die Anzeige unterschiedlich aus: oder

28 Adressbücher 28 - Wenn Sie alles eingegeben haben, klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen oder auf Speichern und neuer Kontakt, wenn Sie weitere Kontakte erfassen wollen Ansichten für Kontakte Die Kontakte werden standardmäßig als Visitenkarten angezeigt. In der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht können Sie Ihre Kontakte auf unterschiedliche Weise darstellen (z. B. als Adresskarten oder als Liste) Neue Nachricht an Kontakt Wollen Sie eine -Nachricht an einen oder an mehrere Kontakte erstellen, markieren Sie einen oder auch mehrere Kontakte und wählen Sie im Menüband in der Gruppe Kommunizieren den Befehl -Nachricht. Es wird eine neue Nachricht mit dem bzw. den ausgewählten Adressaten geöffnet.

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