Mit Outlook Express arbeiten... 2

Transkript

1 INHALTSVERZEICHNIS Mit Outlook Express arbeiten... 2 Mit einem Konto in Outlook Express arbeiten... 2 In Outlook Express ein neues Konto einrichten... 2 Ein Outlook-Konto bearbeiten... 7 Ein Konto als Standardkonto auswählen (Startkonto)... 9 Mit Adressbüchern arbeiten Adressbuch nach Outlook Express importieren Das Adressbuch öffnen Die importierten Adressen nach Name / Vorname oder aufsteigend/ absteigend sortieren lassen Nach Namen sortieren lassen Die Namen aufsteigend (A-Z) / absteigend (Z-A) sortieren lassen Einen Adresseintrag ändern Kontaktgruppen im Adressbuch von Outlook Express erstellen Welche Vorteile bietet das Erstellen von Kontaktgruppen Kontaktgruppen im Adressbuch von Outlook Express erstellen Gruppennamen umbenennen TIPP für die Benennung von Kontaktgruppen Gruppen oder Mailadressen löschen Allen Mitgliedern einer Gruppe ein schicken Adressen und Gruppen anzeigen lassen An ausgewählten Gruppenmitgliedern ein schicken Einer Gruppe ein neues Mitglied / neue Mitglieder hinzufügen Ordner erstellen, um Adressen von Schulhäusern abzulegen Erklärungen Einen neuen Ordner erstellen, um dort Adressen abzulegen Die Adressen in Ordner kopieren Adressbuch aus Outlook Express für bitheads.ch exportieren Mit einer eigenen Identität arbeiten Erklärungen Eine neue Identität hinzufügen Eine Identität auswählen Outlook wird neu gestartet Eine Identität nach dem Start von Outlook Express wechseln s in Outlook Express sichern Kennwort einer Identität ändern oder löschen Die Standardidentität wechseln Nachträglich die Daten einer Identität oder eines Kontos ändern in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 1 / 52

2 Mit Outlook Express arbeiten Mit einem Konto in Outlook Express arbeiten In Outlook Express ein neues Konto einrichten Es gibt verschiedene Outlook-Versionen (Outlook 2000, Outlook 98, Outlook für Mac, Outlook Express, etc). Alle Outlook-Versionen sowie alle anderen -Programme sind sich jedoch sehr ähnlich. 1. Outlook express starten 2. Menü Extras > Konten 3. Es öffnet sich das Fenster Internetkonten. a. Prüfen, ob der Reiter Alle ausgewählt ist b. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Hinzufügen c. anklicken a. b. c. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 2 / 52

3 4. Nun öffnet sich das Fenster Assistent für den Internetzugang. Im Feld Angezeigter Name seinen Namen und Vornamen oder einen beliebigen Kontonamen eintippen 5. Anschliessend die Schaltfläche Weiter anklicken 6. Im nächsten Schritt die gewünschte -Adresse eintippen z.b. 7. Anschliessend linker Mausklick auf die Schaltfläche Weiter in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 3 / 52

4 Es öffnet sich ein neues Fenster. 1. Kontrollieren, dass POP3 im Feld Der Posteingangsserver ist ein eingestellt ist 2. Im Feld Posteingangsserver (POP3, IMAP oder HTTP) Folgendes eintippen: pop.schulen-buempliz.ch 3. Im Feld Postausgangsserver (SMTP) Folgendes eintippen: smtp.bitheads.ch 4. Anschliessend linker Mausklick auf die Schaltfläche Weiter in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 4 / 52

5 Im nächsten Fenster müssen der Kontoname und das Passwort von bitheads.ch eingegeben werden: Es folgt ein Beispiel: Kontoname: schulen-buempliz0434 Kennwort: Hansi3 (= das aktuelle Passwort, um ins eigene bitheads- Konto zu gelangen) Darauf achten, dass das Häkchen bei Kennwort speichern gesetzt ist 5. Im nächsten Fenster die Schaltfläche Fertig stellen anklicken in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 5 / 52

6 In Outlook Express muss nun in einem nächsten Schritt noch ein wichtiges Häkchen gesetzt werden, damit das Konto funktioniert. Wer mit Outlook arbeitet kann, bzw. muss dieses Häkchen früher setzen und ist bereits am Ziel. Nachdem das Konto fertig gestellt wurde, erscheint das unten stehende Fenster. 1. Linker Mausklick auf das neu erstellte Konto. Es wird blau markiert. 2. Linker Mausklick auf Eigenschaften Es öffnet sich das unten stehende Fenster. 1. Mit linkem Mausklick den Reiter Server auswählen 2. Bei Server erfordert Authentifizierung ein Häkchen setzen 3. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Übernehmen 4. Linker Mausklick auf die Schaltfläche OK Im neuen Fenster auf die Schaltfläche Schliessen klicken in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 6 / 52

7 Ein Outlook-Konto bearbeiten 1. Outlook Express starten 2. Menü Extras > Konten Es erscheint das Fenster Internetkonten. 1. Kontrollieren, dass der Reiter Alle ausgewählt ist (alternativ ) 2. Das gewünschte Konto auswählen 3. Die Schaltfläche Eigenschaften anklicken in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 7 / 52

8 4. Es erscheint das Fenster Eigenschaften. Unter dem Reiter Allgemein muss die -Adresse richtig eingetragen sein und es kann ein aussagekräftiger -Konto-Name eingetippt werden. Unter dem Reiter Server können die POP3- oder SMTP-Daten sowie der Benutzername und das Kennwort des Providers eingetippt werden. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 8 / 52

9 Ein Konto als Standardkonto auswählen (Startkonto) Wenn mehrere Konten eingerichtet sind, so kann ein Konto als Standardkonto ausgewählt werden; die ausgehenden s werden dann mit der Endung des Standardkontos verschickt, 1. Outlook Express starten 2. Menü Extras > Konten Es öffnet sich das Fenster Internetkonten. Im Bild unten ist Jürg Steiner als Standardkonto ausgewählt (siehe A.) 1. Im Fenster Internetkonto den Reiter Alle auswählen (alternativ ) 2. Linker Mausklick auf das Konto, das neu als Standardkonto gelten soll; der Kontoname wird blau markiert. 3. Linker Mausklick auf Als Standard Nun wird das neu gewählte Konto als Startkonto eingerichtet. A in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 9 / 52

10 Mit Adressbüchern arbeiten Adressbuch nach Outlook Express importieren 1. Outlook Express starten 2. Falls verschiedene Identitäten in Outlook Express eingerichtet sind, so muss zur gewünschten Identität gewechselt werden (siehe Kapitel Mit einer Identität arbeiten); andernfalls mit Punkt 3 weiter fahren. 3. Menü Datei > Importieren > Anderes Adressbuch 4. Es öffnet sich das Fenster Importprogramm für das Adressbuch. Die Option Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen) auswählen 5. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Importieren in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 10 / 52

11 6. Es öffnet sich das Fenster CSV-Dateien exportieren. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Durchsuchen Es öffnet sich das Fenster Öffnen. 1. Im entsprechenden Ordner die Datei für das Adressbuch auswählen 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Öffnen Alternative: Mit Doppelklick wird das Adressbuch ausgewählt und es öffnet sich wieder das CSV-Fenster in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 11 / 52

12 3. Es öffnet sich wieder das Fenster CSV-Dateien importieren. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Weiter Im sich öffnenden Fenster CSV-Dateien importieren werden in der Voreinstellung sämtliche Häkchen gesetzt; diese Voreinstellung kann übernommen werden. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Fertig stellen in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 12 / 52

13 Die Adressen werden importiert. Im neuen Fenster Adressbuch meldet Outlook Express meldet, dass das Adressbuch erfolgreich importiert wurde. Klick auf die Schaltfläche OK Mit einem Klick auf die Schaltfläche Schliessen im Fenster Importprogramm für das Adressbuch wird der Import abgeschlossen. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 13 / 52

14 Das Adressbuch öffnen 1. Nachdem Outlook Express geöffnet wurde, kann das Adressverzeichnis mit einem linken Mausklick auf die Schaltfläche Adressen geöffnet werden. 2. Es öffnet sich das Adressbuch. Möglicherweise werden die -Adressen nach dem Vornamen sortiert; das kann unerwünscht sein. Auf einfache Weise können die -Adressen ganz nach Belieben nach dem Vornamen oder dem Geschlechtsnamen sortiert werden oder von A Z oder Z A sortiert werden. Auf den nächsten Seiten wird beschrieben, wie dies gemacht wird. siehe Kapitel Die importierten Adressen nach Name / Vorname oder aufsteigend / absteigend sortieren lassen in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 14 / 52

15 Die importierten Adressen nach Name / Vorname oder aufsteigend/ absteigend sortieren lassen Die Adressen können nach Namen oder Vornamen sortiert werden, ebenso können die Adressen von A Z (aufsteigend) oder von Z A (absteigend) sortiert werden. Nach Namen sortieren lassen 1. Outlook Express öffnen (siehe Das Adressbuch öffnen) 2. In Outlook mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Adressen klicken 3. Um nach dem Namen zu sortieren: Menü Ansicht > Sortieren nach > Name (linker Mausklick auf Name) Um nach dem Vornamen zu sortieren Menü Ansicht > Sortieren nach > Vorname (linker Mausklick auf Vorname) in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 15 / 52

16 Die Namen aufsteigend (A-Z) / absteigend (Z-A) sortieren lassen 1. Outlook Express öffnen (siehe Das Adressbuch öffnen) 2. In Outlook mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Adressen klicken Um die Namen aufsteigend (A-Z) sortieren zu lassen: Menü Ansicht > Sortieren nach > Aufsteigend (linker Mausklick auf Aufsteigend) Um die Namen absteigend (Z-A) sortieren zu lassen: Menü Ansicht > Sortieren nach >Absteigend (linker Mausklick auf Absteigend) in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 16 / 52

17 Einen Adresseintrag ändern 1. Outlook Express öffnen 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Adressen 3. Wird im Adressverzeichnis auf einen Adresseintrag mit der linken Maustaste doppelt geklickt, so öffnet sich das Fenster Eigenschaften. 4. Nun können Einträge nach Belieben geändert werden. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 17 / 52

18 Kontaktgruppen im Adressbuch von Outlook Express erstellen Welche Vorteile bietet das Erstellen von Kontaktgruppen Du kannst Gruppen von Kontakten erstellen, die es dir erleichtern, - Nachrichten an eine Gruppe von Personen, wie Teams, Schulhäuser, Schulleitung zu senden. Wenn du -Nachrichten an alle Gruppenmitglieder senden möchtest, brauchst du nur den Gruppennamen zu verwenden, statt jeden Kontakt einzeln einzugeben. Das Erstellen von Gruppen bietet auch eine gute Möglichkeit, ein umfangreiches Adressbuch wie das unsere zu organisieren. Kontaktgruppen im Adressbuch von Outlook Express erstellen 1. Outlook Express starten 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Adressen Es öffnet sich das Adressbuch. 1. Linker Mausklick auf das Verzeichnis, in dem eine neue Gruppe erstellt werden soll. Das Verzeichnis wir blau markiert. 2. Rechter Mausklick auf dem ausgewählten, blau markierten Verzeichnis 3. Es öffnet sich das Kontextmenü. Menü Neu > Neue Gruppe 1. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 18 / 52

19 Es öffnet sich das Fenster Eigenschaften 1. Im Reiter Gruppe bei Gruppenname einen aussagekräftigen Namen für die Gruppe geben (siehe Bild unten) 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen 3. Es öffnet sich das Fenster Gruppenmitglieder auswählen. Die gewünschten Adressen auswählen Tipp für die Auswahl: Wird die Ctrl-Taste gedrückt gehalten, so können mit der linken Maustaste beliebige Mail-Adressen ausgewählt werden. 4. Klick auf die Schaltfläche Auswählen, nachdem die Adressen ausgewählt wurden 5. Die Auswahl mit einem Klick auf die OK-Taste bestätigen Die Schritte 1 5 können beliebig oft und auch zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt werden. Dies geschieht mit einem Doppelklick auf den Gruppennamen Die neue Gruppe ist nun erstellt; sie ist am Gruppensymbol erkennbar. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 19 / 52

20 Ausgewählte Adressen oder Kontaktgruppen wieder entfernen: 1. Linker Mausklick auf die zu entfernende Adresse; sie wird blau markiert. 2. Rechter Mausklick auf die blau markierte Adresse 3. Es erscheint ein Kontextmenü, in dem die Schaltfläche Entfernen angeklickt werden kann, um die Adresse zu entfernen Gruppennamen umbenennen Mit Doppelklick auf den Gruppennamen öffnet sich ein neues Fenster; dort kann der Gruppenname jederzeit geändert werden. TIPP für die Benennung von Kontaktgruppen Kontaktnamen werden wie alle andern -Adressen alphabetisch geordnet. Damit alle Kontaktgruppen beieinander gruppiert werden, empfiehlt es sich, die Gruppennamen durchzunummerieren; dann werden alle Gruppen zuoberst im Alphabet angeordnet. Mit der Nummerierung können häufig verwendete Gruppen weiter oben, selten gebrauchte Gruppen weiter unten angezeigt werden! Soll später an alle Gruppenmitglieder einer Gruppe ein Mail verschickt werden, so muss die Gruppe nicht im rechten Fenster im Alphabet aufgestöbert werden; alle durchnummerierten Gruppen werden stets zuoberst im Alphabet angezeigt (siehe Bild unten). Ein Beispiel 01 Lehrkräfte Stapf 02 Team Sj 03 Team Sn 04 ICT-Verantwortliche 05 Schulleitung Stapf 06 Schulkommission Gruppen Adressen in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 20 / 52

21 Gruppen oder Mailadressen löschen 1. Outlook Express starten 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Adressen Es öffnet sich das Adressbuch. 3. Linker Mausklick auf die Gruppe oder die -Adresse(n), die gelöscht werden soll(en). Die Gruppe / die Adresse wird blau markiert. 4. Rechter Mausklick auf die ausgewählte, blau markierte Gruppe / Adresse. 5. Es öffnet sich das Kontextmenü. Klick auf die Option Löschen Mit dieser Methode lassen sich auch ganze Verzeichnisse / Ordner entfernen. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 21 / 52

22 Allen Mitgliedern einer Gruppe ein schicken 1. Outlook Express starten 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Adressen Es öffnet sich das Adressbuch. 1. Im linken Fenster (siehe Bild) mit einem linken Mausklick den Ordner auswählen, in dem die Gruppe gespeichert ist. ACHTUNG: Eventuell neben dem Ordner auf das Pluszeichen klicken, damit die Gruppen angezeigt werden (siehe Bild unten links und unten rechts) Im rechten Fenster werden nun die Gruppen und einzelnen Mitglieder dieses Ordners angezeigt. 1. linkes Fenster rechtes Fenster in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 22 / 52

23 2. Rechter Mausklick auf die gewünschte Gruppe im rechten Fenster, um allen Mitgliedern ein schicken zu können 3. Es öffnet sich das Kontextmenü. Im Kontextmenü Aktion > senden auswählen 4. Linker Mausklick auf -senden 5. Nun öffnet sich das Fenster Neue Nachricht; sämtliche Adressen dieser Gruppe sind beim Empfänger eingetragen; die neue Nachricht an die Gruppenmitglieder kann fertig gestellt werden in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 23 / 52

24 Adressen und Gruppen anzeigen lassen Klick auf Ordner im linken Fenster Im Rechten Fenster werden alle Gruppen und Adressen angezeigt. Klick auf Gruppe im linken Fenster Im Rechten Fenster werden alle Mitglieder einer Gruppen angezeigt. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 24 / 52

25 An ausgewählten Gruppenmitgliedern ein schicken 1. Outlook Express starten 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Adressen Es öffnet sich das Adressbuch. 1. Im linken Fenster (siehe Bild) mit einem linken Mausklick den Ordner auswählen, in dem die Gruppe gespeichert ist. ACHTUNG: Eventuell neben dem Ordner auf das Pluszeichen klicken, damit die Gruppen angezeigt werden (siehe Bild unten links und unten rechts) Im rechten Fenster werden nun die Gruppen und einzelnen Mitglieder dieses Ordners angezeigt. 1. linkes Fenster rechtes Fenster in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 25 / 52

26 2. Im linken Fenster mit einem linken Mausklick diejenige Gruppe anklicken, an deren Mitglieder ein geschickt werden soll. 3. Im rechten Fenster werden die Gruppenmitglieder angezeigt Die gewünschten Adressen auswählen. Tipp für die Auswahl: Wird die Ctrl-Taste gedrückt gehalten, so können mit der linken Maustaste beliebige Mail-Adressen ausgewählt werden. 2. Rechter Mausklick auf eine der ausgewählten, blau markierten Adressen. 3. Es öffnet sich das Kontextmenü: Menü Aktion > senden 4. Nun öffnet sich das Fenster Neue Nachricht. Die ausgewählten Adressen sind bereits eingetragen. Das kann verfasst und verschickt werden. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 26 / 52

27 Einer Gruppe ein neues Mitglied / neue Mitglieder hinzufügen 1. Outlook Express starten 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Adressen Es öffnet sich das Adressbuch. 1. Im linken Fenster (siehe Bild) mit einem linken Mausklick den Ordner auswählen, in dem die Gruppe gespeichert ist. ACHTUNG: Eventuell neben dem Ordner auf das Pluszeichen klicken, damit die Gruppen angezeigt werden (siehe Bild unten links und unten rechts) Im rechten Fenster werden nun die Gruppen und einzelnen Mitglieder dieses 2. Linker Doppelklick auf die gewünschte Gruppe; dies kann wahlweise sowohl im linken als auch rechten Fenster passieren in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 27 / 52

28 Es öffnet ein neues Fenster. Im Reiter Gruppe stehen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung: Mitglieder auswählen Neuer Kontakt Entfernen eine bestehende Adresse in die Gruppe einfügen eine neue Adresse hinzufügen Ein Gruppenmitglied entfernen Schaltfläche Neuer Kontakt 1. Um eine neue Adresse zu erstellen die Daten eintippen 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Kontakt hinzuzufügen in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 28 / 52

29 Ordner erstellen, um Adressen von Schulhäusern abzulegen Erklärungen Es kann Sinn machen, dass du alle -Adressen eines Schulhauses in einem Ordner ablegen möchtest. Wenn du zum Beispiel eine Adresse aus dem Stapfenacker brauchst, öffnest du dann den Ordner Stapfenacker, wo du alle - Adressen des Stapfenackers abgelegt hast. Diese Sortierung der Adressen lässt sich einfach erreichen. Folge den unten stehenden Erklärungen. Einen neuen Ordner erstellen, um dort Adressen abzulegen 1. Outlook Express starten 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Adressen Es öffnet sich das Adressbuch. 1. Menü Datei > Neuer Ordner in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 29 / 52

30 Es öffnet sich das Fenster Eigenschaften. 1. Im sich öffnenden Fenster Eigenschaften den Namen des Ordners eingeben 2. Anschliessend linker Mausklick auf die OK-Taste 3. Nun wird der Ordner mit dem Namen Stapfenacker erstellt, und er wird im linken Fenster bei den bisher erstellten Ordnern angezeigt (siehe unten) in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 30 / 52

31 Die Adressen in Ordner kopieren 1. Im rechten Fenster die gewünschten Adressen markieren. Die markierten Adressen werden blau hinterlegt. Tipp für die Auswahl: Wird die Ctrl-Taste gedrückt gehalten, so können mit der linken Maustaste beliebige Mail-Adressen ausgewählt werden. 2. Die Adressen können von einem Ordner in den anderen verschoben werden; sie existieren nur an einem Ort. Die Adressen können aber auch kopiert werden; damit existiert die Adresse an zwei Orten. Vorgehen fürs Verschieben von Adressen: Nachdem die gewünschten Adressen markiert wurden, wird die linke Maustaste gedrückt gehalten und die Adressen werden vom linken Fenster ins rechte Fenster zum gewünschten Ordner gezogen; die linke Maustaste über dem gewünschten Ordner loslassen. Vorgehen fürs Kopieren von Adressen: Rechter Mausklick auf eine blau markierte Adresse im rechten Fenster. Im Kontextmenü die Option Kopieren anklicken. Im linken Fenster den gewünschten Ordner mit der linken Maustaste anklicken. Der Ordner wird blau markiert. Rechter Mausklick auf den blau markierten Ordner; im Kontextmenü die Option Einfügen auswählen. Die Adressen werden kopiert. 3. In den Ordnern können wie gewohnt Gruppen erstellt werden. Ebenso können von dort aus Mail-Adressen markiert werden, um s zu verschicken. Beachte dazu die folgenden Kapitel: - Kontaktgruppen im Adressbuch von Outlook Express erstellen - Allen Mitgliedern einer Gruppe ein schicken - An ausgewählten Gruppenmitgliedern ein schicken Linkes Fenster mit den Ordnern und Gruppen Rechtes Fenster mit den Adressen und Gruppen in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 31 / 52

32 Adressbuch aus Outlook Express für bitheads.ch exportieren 1. Outlook Express starten 2. Menü Datei > Exportieren > Anderes Adressbuch 1. Im Fenster Exportprogramm für das Adressbuch die folgende Option auswählen: Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen) 2. Anschliessend die Schaltfläche Exportieren anklicken in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 32 / 52

33 1. Es öffnet sich das Fenster CSV-Dateien exportieren. Im Feld Exportierte Datei speichern unter einen beliebigen Namen für das zu exportierende Adressbuch eintippen (Beispiel: addresses) 2. Linker Mausklick auf Durchsuchen, um festzulegen, in welchem Ordner das exportierte Adressbuch abgelegt werden soll Nach dem Klick auf die Schaltfläche Durchsuchen öffnet sich das Fenster Speichern unter. Den Ordner auswählen, in den das zu exportierende Adressbuch abgelegt werden soll. 2. Anschliessend linker Mausklick auf die Schaltfläche Speichern in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 33 / 52

34 1. Es erscheint wieder das Fenster CSV-Dateien exportieren. 2. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Weiter 1. Im neuen Fenster bei den Optionen, die exportiert werden sollen, ein Häkchen setzen (oder wahlweise auch entfernen) 2. Anschliessend linker Mausklick auf die Schaltfläche Fertig stellen in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 34 / 52

35 3. Nun wird das Adressbuch exportiert. Nach Abschluss des Exportes erscheint in einem Fenster die Meldung Das Adressbuch wurde vollständig exportiert. 4. Nachdem das Adressbuch exportiert wurde, im Fenster Adressbuch auf die Schaltfläche OK klicken 5. Nun erscheint ein neues Fenster. Dort auf die Schaltfläche Schliessen klicken Das exportierte Adressbuch befindet sich als Word-Datei im ausgewählten Export- Ordner. Im Kaptitel Mit bitheads.ch arbeiten wird der Import eines Adressbuches in bithead.ch beschrieben. siehe Unterkapitel Mit Adressbüchern arbeiten in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 35 / 52

36 Mit einer eigenen Identität arbeiten Erklärungen Arbeiten auf einem Schulcomputer verschiedene Lehrkräfte mit Outlook-Express, so ist es sinnvoll, für jeden Benutzer eine eigene Identität zu erstellen. Vorteile einer Identität Jeder Benutzer kann seine Identität mit einem Passwort belegen. Nur wer das Passwort kennt, hat auf das Konto Zugriff und kann die Inhalte und Adressen einsehen. Schicke ich ein Mail mit der Identität von Schulen Bümpliz, so wird in der Absender-Adresse am Schluss die angefügt. Würden in Outlook Express alle Lehrkräfte mit der gleichen Identität arbeiten, so würden die Mails der Lehrkräfte alle mit der gleichen Mailadresse verschickt, z.b. ausserdem könnten alle Lehrkräfte die Nachrichten der anderen lesen. Dies ist jedoch meist unerwünscht. Abhilfe schafft das Einrichten verschiedener Identitäten. Ebenso unerwünscht mag es sein, dass Mails mit einer privaten Mailadresse verschickt werden (z.b. Wird mit einer privaten und geschäftlichen Identität gearbeitet, so können die Mails wahlweise mit der privaten oder geschäftlichen Adresse verschickt werden. Es muss bloss die Identität gewechselt werden. Was ist ein Konto? In Outlook Express wird ein Konto eingerichtet, damit beim Start von Outlook Express die Mails von einer Plattform automatisch herunter geladen werden. Was ist eine Identität? Um zu verhindern, dass alle Nutzer Einblick auf ein eingerichtetes Konto haben, wird eine Identität erstellt. Mit Vorteil wird für das Öffnen der Identität ein Passwort eingerichtet. Nur wer das Passwort kennt, kann die Adressen und den Mailverkehr einsehen. Wird mit einer Identität gearbeitet, so lädt diese von den zugelassenen Konten alle Mails herunter. Diese Mails sind nur für den Inhaber der entsprechenden Identität einsehbar. Wird diese Identität mit einem Passwort geschützt, so herrscht eine beachtliche Sicherheit vor unerwünschten Zugriffen. Hinweis zum Erstellen einer neuen Identität Für das Einrichten einer neuen Identität sind die pop3-daten, die smtp-daten des gewünschten Providers sowie die -Adresse erforderlich. In der unten stehenden Anleitung werden diese Informationen geliefert. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 36 / 52

37 Eine neue Identität hinzufügen 1. Outlook express starten 2. Menü Datei > Identitäten > Neue Identität hinzufügen 3. Die Frage, ob in die neue Identität gewechselt werden soll, mit Ja beantworten und anschliessend auch die Frage mit OK bestätigen, dass in der neuen Identität gestartet werden soll Es öffnet sich das Fenster Neue Identität. 1. Bei Name einen aussagekräftigen Namen für die Identität eintippen z.b. Hans Muster Schulen Bümpliz 2. Bei Kennwort anfordern das Häkchen setzen Häkchen setzen, damit die Identität Kennwort geschützt ist in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 37 / 52

38 3. Sobald das Häkchen bei Kennwort anfordern gesetzt wurde, erscheint das Fenster Kennwort eingeben. Das Passwort eingeben und bestätigen 4. Linker Mausklick auf die OK-Taste Anschliessend öffnet sich das Fenster Neue Identität. 5. Linker Mausklick auf die Schaltfläche OK 6. Outlook Express möchte neu gestartet werden; dies bestätigen wir mit OK. 7. Es erscheint der Assistent für den Internetzugang, in dem ein neues Konto erstellt wird. Im Feld Angezeigter Name, den Namen eingeben, der beim Empfänger angezeigt werden soll, z.b. Hans Muster 8. Linker Mausklick auf Weiter in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 38 / 52

39 9. Im nächsten Fenster die -Adresse eintippen z.b. 10. Linker Mausklick auf Weiter Es öffnet sich ein neues Fenster. 1. Kontrollieren, dass POP3 im Feld Der Posteingangsserver ist ein eingestellt ist 2. Im Feld Posteingangsserver (POP3, IMAP oder HTTP) Folgendes eintippen: pop.schulen-buempliz.ch 3. Im Feld Postausgangsserver (SMTP) Folgendes eintippen: smtp.bitheads.ch 4. Anschliessend linker Mausklick auf die Schaltfläche Weiter in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 39 / 52

40 1. Im nächsten Fenster müssen der Kontoname und das Passwort von bitheads.ch eingegeben werden: Es folgt ein Beispiel Kontoname: schulen-buempliz0434 Kennwort: Hansi3 (= das aktuelle Passwort, um ins eigene bitheads-konto zu gelangen) 2. Darauf achten, dass das Häkchen bei Kennwort speichern gesetzt ist 3. Im nächsten Fenster die Schaltfläche Fertig stellen anklicken in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 40 / 52

41 4. Falls Outlook Express vorschlägt, Nachrichten und Adressbuch zu importieren, so darf dieser Vorschlag mit linkem Mausklick auf die Schaltfläche Weiter akzeptiert werden. 5. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Weiter, um Nachrichten und das Adressbuch zu importieren 6. Den vorgeschlagenen Profilnamen mit OK annehmen in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 41 / 52

42 7. Linker Mausklick auf Weiter, um die Option Alle Ordner auszuwählen 8. linker Mausklick auf die Schaltfläche Weiter In Outlook Express muss nun in einem nächsten Schritt noch ein wichtiges Häkchen gesetzt werden, damit das Konto funktioniert. Wer mit Outlook arbeitet kann, bzw. muss dieses Häkchen früher setzen und ist bereits am Ziel. 1. Weiterarbeit in Outlook Express: Zuerst muss das Fenster Internetkonten geöffnet werden; dies geschieht mit Menü Extras > Konten in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 42 / 52

43 Es erscheint das unten stehende Fenster 1. Linker Mausklick auf das neu erstellte Konto. Es wird blau markiert. 2. Linker Mausklick auf Eigenschaften Es öffnet sich das unten stehende Fenster. 1. Mit linkem Mausklick den Reiter Server auswählen 2. Bei Server erfordert Authentifizierung ein Häkchen setzen 3. Linker Mausklick auf die Schaltfläche Übernehmen 4. Linker Mausklick auf die Schaltfläche OK Im neuen Fenster auf die Schaltfläche Schliessen klicken Die neue Identität ist in Outlook Express eingerichtet. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 43 / 52

44 Eine Identität auswählen Outlook wird neu gestartet Wird Outlook Express neu gestartet und sind die Identitäten mit Passwörtern geschützt, so kann die Identität im Startfenster ausgewählt werden. Mit dem richtigen Passwort erhält man Zugang zur Identität. 1. Outlook express starten 2. Es erscheint das Fenster Anmeldung (Identität). a) Mit linkem Mausklick die gewünschte Identität auswählen b) Das Kennwort eintippen c) Linker Mausklick auf die Schaltfläche OK a. b. c. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 44 / 52

45 Eine Identität nach dem Start von Outlook Express wechseln 1. Menü Datei > Identität wechseln 2. Es erscheint das Fenster Anmeldung. a. Mit linkem Mausklick die gewünschte Identität auswählen b. Das Kennwort eintippen c. Linker Mausklick auf die Schaltfläche OK a. b. c. in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 45 / 52

46 s in Outlook Express sichern Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um s zu sichern. Hier wird eine sehr einfach anzuwendende Methode beschrieben. s können wie normale Dateien in einen gewünschten Ordner auf der Harddisk verschoben werden. 1. Zunächst gilt es einmal, auf dem Desktop oder in einem beliebigen Verzeichnis auf der Festplatte einen oder mehrere Ordner für die zu sichernden s zu erstellen. Dabei kann Outlook Express geschlossen bleiben. Als Beispiel wurde auf dem Desktop ein Ordner mit dem Namen Archiv E- Mails erstellt. Darin wurden Unterordner mit den Namen Posteingang und Postausgang eingerichtet Wie erstelle ich einen neuen Ordner? a) Auf dem Desktop oder in einem Verzeichnis mit der Maus auf eine freie Fläche fahren. b) Klick mit der rechten Maustaste c) Es wird ein Kontextmenü geöffnet. Menü Neu > Ordner einen Namen für den Ordner eintippen 1. Nun kann Outlook Express geöffnet werden. 2. Sowohl Outlook Express als auch der neue Ordner Archiv s werden auf dem Desktop so verkleinert, dass beide Fenster nebeneinander liegen (siehe Bild unten). in Outlook Express die Adressen von Schulen Bümpliz verwalten 46 / 52