Ein- und ausgehende Mails

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1 Ein- und ausgehende Mails Die -Funktion ist in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten eine der wichtigsten Aktivitäten geworden. So finden Sie Ihre ein- und ausgehenden s im eigens dafür vorgesehenen Infofenster. Auch das Schreiben von s haben wir für Sie komfortabler gestaltet. Im Folgenden zeigen wir, wie einfach und unkompliziert Sie s aus work4all versenden können, und welche Optionen zur Verfügung stehen. Infofenster In diesem Infofenster landen sowohl der Postein- als auch der Postausgang. Dort erstellte s werden automatisch abgelegt, eingehende müssen dem Kunden zuerst zugeordnet werden. Möchten Sie beide Postfächer trennen, lassen Sie sich von Ihrem Systemadministrator separate Infofenster anlegen! Erfolgreich gesendete s erkennen Sie am grünen Brief- Symbol. Bereits erstellte aber noch nicht gesendete s werden mit einem roten Punkt markiert. Empfangene und korrekt zugeordnete s erkennen Sie am blauen Brief-Symbol. Neue An ist der primäre Empfänger. Die geht an den ausgewählten Ansprechpartner. Hat dieser keine -Adresse in den Stammdaten, wird sie an die allgemeine Firmen-Adresse versendet. Cc erhält eine Kopie der Bcc ist der Blindkopie-Empfänger, niemand erfährt, dass Bcc eine Kopie erhalten hat. Wie Sie es von Outlook kennen, können Sie mehrere Empfänger und Mitarbeiter angeben. Klicken Sie zum Auswählen eine der Schaltflächen an. Der Betreff ist ein Pflichtfeld, das Sie mit sinnvollem Inhalt füllen sollten, da dieser im Infofenster angezeigt wird. Für eine neue Nachricht klicken Sie wie immer auf das Plus-Symbol im Infofenster Wie finde ich die richtigen Empfänger? Klicken Sie auf An, Cc oder Bcc! Die schnellste und einfachste Möglichkeit einen Ansprechpartner zu finden ist das Eintippen des Vornamens, Nachnamens oder der Firmenbezeichnung in das nun folgende Suchfeld: 1

2 - Der Filter ist standardmäßig auf die Ansprechpartner des ausgewählten Kunden gesetzt. Möchten Sie diesen aufheben, klicken Sie auf das Filter-Symbol. - Benötigen Sie die -Adresse eines Lieferanten oder eines Mitarbeiters, benutzen Sie die gleichnamigen Schaltflächen. - Die gesamte Kunden- oder Lieferanten-Liste erhalten Sie per Mausklick auf die rechte Schaltfläche Auswahl. - Erstellen Sie eine über die Projektebene können Sie hier Ihre Projektverteiler auswählen. - Je nach dem, was Sie eingeblendet haben, erscheint eine lange Liste mit -Adressen, aus der Sie nach Belieben auswählen und über die Schaltflächen An, Cc und Bcc übernehmen können. - Bestätigen Sie das Übernehmen der ausgewählten -Adressen, indem Sie auf das Auswahl- Symbol ganz links klicken. Anrede in s Falls Sie weniger als vier Empfängeradressen ausgewählt haben, fügt work4all eine persönliche Anrede für jeden Empfänger ein. Bei vier und mehr Adressen beginnt work4all die mit Sehr geehrte Damen und Herren. Zuordnung der zum Ansprechpartner Egal welche -Adresse Sie manuell ins Feld An eintippen oder zusätzlich noch ausgewählt haben, die wird immer demjenigen Ansprechpartner zugeordnet, der vorher auf dem Schreibtisch ausgewählt wurde bzw. als Hauptansprechpartner eingetragen war! Die exakte Zuordnung erkennen Sie im rechten Bildschirmbereich Ihrer -Maske: Auch hier haben Sie ggf. noch die Möglichkeit, eine Firma oder einen Ansprechpartner neu zuzuordnen, indem Sie auf die nach unten zeigenden Pfeile klicken. 2

3 Funktionen zum Erstellen und Versenden der Die Zwischenablage kennen Sie aus Ihren Office-Programmen. Sie funktioniert in work4all genauso! Alternativ stehen Ihnen die folgenden Tastenkombinationen zur Verfügung: Strg + C: Kopieren Strg + X: Ausschneiden Strg + V: Einfügen Auch die Formatierungssymbole sind die gleichen wie in allen anderen Office-Programmen. Probieren Sie einfach aus! Das Hinzufügen von Datei-Anhängen geschieht hier. Den nachfolgenden Dialog kennen Sie aus anderen Windows-Programmen: - Eine Datei anhängen: Doppelklick auf die Datei - Mehrere Dateien im Block anhängen: Klick auf die erste Datei, Umschalt-Taste festhalten und Klick auf die letzte Datei. - Mehrere Dateien anhängen: Klick auf die erste, Strg-Taste festhalten, Klick auf alle weiteren anzuhängenden Dateien. Legen Sie die Priorität ggf. per Mausklick fest. Wählen Sie aus der Liste der Textbausteine, falls vorhanden. Textbausteine, die hier zur Verfügung stehen sollen, müssen zuvor von Ihnen oder Ihrem Administrator erfasst werden, und zwar unter Extras Textbausteine. -Vorlage erstellen: siehe separates Kapitel! Benachrichtigung oder Aufgabe erstellen drucken Rechtschreibprüfung aktivieren Die Registerkarte Einfügen beherbergt weitere Symbole zum Erstellen einer Tabelle bzw. zum Einfügen einer Datei oder eines Hyperlinks, wie Sie es auch von anderen Office-Produkten kennen. Klicken Sie bei Bedarf einfach auf die Schaltflächen und probieren Sie diese aus! 3

4 Sollten Sie ein anderes Format benötigen, klicken Sie bitte auf die Registerkarte Optionen und wechseln Sie es dort. - Nur Text: Enthält keine Formatierung oder Bilder - HTML: Kann Formatierungen und Bilder enthalten und ist mit den meisten -Programmen kompatibel. Möglicherweise wird nicht jeder Empfänger Ihre lesen können, wenn er z.b. einen veralteten -Client einsetzt oder die Daten über das Internet abruft. - Rich-Text: Kann Formatierungen enthalten, ist jedoch nur mit Outlook und MS Exchange kompatibel Haben Sie den Text geschrieben und alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf Senden. Wurde Ihre aus irgendwelchen Gründen nicht richtig gesendet, oder möchten Sie dieselbe erneut an jemand ganz anderen senden, öffnen Sie die bitte mit einem Doppelklick im gleichnamigen Infofenster und klicken auf Erneut senden. Die über work4all gesendeten s werden automatisch im Infofenster beim Kunden oder Ansprechpartner sortiert nach Datum archiviert und sind hierüber jederzeit abrufbar. Die aktuellen E- Mails liegen dabei an oberster Stelle. Zum Anschauen der s älteren Datums klicken Sie bitte auf die Infofenster-Überschrift , und es öffnet sich die komplette Liste. Empfangene s zuordnen Für eingehende s speichern wir generell nur den Text-Inhalt. Das Zuordnen von empfangenen s ist denkbar einfach. Wechseln Sie hierfür zunächst in Ihren E- Mail-Client (Outlook, Tobit, etc.), markieren die die Sie zuordnen möchten und ziehen diese per Drag&Drop bei gedrückter Maustaste auf Ihren work4all Schreibtisch. Die Maske zum Zuordnen von s öffnet sich mit weiteren Möglichkeiten, den Kontakt direkt von hier anzurufen oder eine aus der hervorgehende Aufgabe zu definieren. Auch die Person, der die zugeordnet werden soll, kann im rechten Bildschirmbereich noch geändert werden. Empfangene und korrekt zugeordnete s erkennen Sie im Infofenster am blauen Brief-Symbol. Eine empfangene und in work4all zugeordnete können Sie direkt hier beantworten oder weiterleiten. Unmittelbar nach dem Öffnen stehen dazu die neben stehenden Funktionen zur Verfügung. Die weitere Handhabung kennen Sie bereits aus Ihren bisherigen -Programmen. Sind Anhänge an der zugeordneten , können Sie mit Rechtsklick den Anhang direkt öffnen oder ihn zusätzlich noch an einem bestimmen Ort auf Ihrem Rechner speichern. Die Anhänge lassen sich hier auch direkt im Dokumenteninfofenster zuordnen. Möchten Sie den Anhang nicht mit in work4all übernehmen, entfernen Sie das Häkchen, das vor jedem Anhang zu sehen ist Beim Versuch eine zuzuordnen, die bereits zugeordnet wurde, erscheint ein Hinweis, bei dem Sie entscheiden können, ob Sie ein Duplikat anlegen möchten (redundante Daten!) oder nicht. 4

5 Nutzen Sie Microsoft Outlook als -Client, haben Sie auch die Möglichkeit s direkt aus diversen Outlook Ordnern zu importieren. Dabei werden alle s, die sich in den angegebenen Ordnern befinden, in der Mehrfachzuordnungsmaske angezeigt. Um die Ordner auszuwählen aus denen Sie Ihre s importieren möchten gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie dazu zuerst in den Persönlichen Einstellungen auf Einstellungen und dort auf die Schaltfläche Auswahl. Nun öffnet sich ein Fenster in dem Sie Ihre Outlook Ordner-Struktur sehen. Setzen Sie nun einfach einen Haken bei den Ordnern, aus denen Sie Ihre s importieren lassen möchten. Um den Vorgang zu starten brauchen Sie nun nur noch auf die Schaltfläche Zuordnen im Infofenster zu klicken. Dabei werden alle noch nicht importierten s in der Mehrfach-Zuordnungsmaske angezeigt. Importierte s werden in Ihrem Outlook mit einer roten Fahne markiert. Nach dem Sie das Zuordnungssymbol angeklickt haben erscheint folgende Maske: Markieren Sie nun die s die Sie zuordnen möchten und wählen Sie rechts einen Kunden oder Lieferanten aus. Mit Speichern schließen Sie den Vorgang ab. 5

6 Ein-/Ausblenden des Zuordnungssymbols Das Symbol zum Zuordnen von s können Sie mit einem Rechtsklick neben den Titel, je nach Bedarf, einoder ausblenden. Die -Liste Klicken Sie im Infofenster auf die Überschrift, und die Liste mit allen Nachrichten wird geöffnet: Ist die Schaltfläche Vorschau aktiviert, werden die Details der ausgewählten Nachricht im unteren Bereich angezeigt. Der Status der wird in der ersten Spalte symbolisiert. Weitere Funktionen des Infofensters s Mit Rechtsklick auf eine können Sie eine Aufgabe zu dieser erstellen oder eine Benachrichtigung versenden. -Signaturen und Vorlagen einrichten Lesen Sie hierzu bitte das gleichnamige Kapitel Signaturen und -Vorlagen in diesem Handbuch. Benutzerrechte in s Ob Sie s anlegen, ändern und löschen dürfen, ist abhängig von den Benutzerrechten, die vom Administrator unter Extras -> Rechte vorgenommen werden. 6

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