LEITFADEN ZUM UMGANG MIT MAUTAUFSTELLUNG UND EINZELFAHRTENNACHWEIS BEI -ZUSTELLUNG

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1 LEITFADEN ZUM UMGANG MIT MAUTAUFSTELLUNG UND EINZELFAHRTENNACHWEIS BEI -ZUSTELLUNG Die folgenden Informationen sollen Ihnen die Handhabung der Dateien mit der Mautaufstellung und/ oder mit dem Einzelfahrtennachweis erleichtern. Empfangskapazität Ihrer Mailbox Die Dateigröße des Einzelfahrtennachweises ist abhängig von der Anzahl der durchgeführten Fahrten sowie des Formats der Zustellung (PDF- oder csv-datei). Wir erwarten eine Größe von ca. 12 KB je Fahrzeug und Monat, d.h. bei 15 Fahrzeugen entspricht dies einer Dateigröße von 180 KB. Verfügen Sie über mehr Fahrzeuge, verändert sich die Dateigröße entsprechend. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Empfangskapazität Ihrer Mailbox. Die Dateigröße der Mautaufstellung ist aufgrund der weniger detaillierten Angaben nicht so umfangreich, die Zustellung kann in Ausnahmefällen jedoch auch durch eine zu geringe Empfangskapazität beeinflusst werden. Einstellung Ihrer Firewall Um sicherzustellen, dass Sie diese -Anhänge auch bei aktivierter Firewall empfangen können, sollten Sie in jedem Fall die Absender-Adresse der in Ihre Firewall eintragen. s von diesem Absender werden dann als unproblematisch erkannt und mit Anhängen zugestellt. Bei Nutzung der Zahlungsweise Kreditkarte sollten Sie die Absender-Adresse in Ihre Firewall eintragen. Wir raten Ihnen außerdem, die jeweilige Absender-Adresse in das Adressbuch Ihres -Programms (z.b. Outlook, Lotus Notes ) aufzunehmen. Einfügen eines neuen Kontaktes in Outlook In Outlook fügen Sie einen neuen Kontakt ein, indem Sie im Menü Datei Neu und Kontakt auswählen. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, D - Stand 11/ von 8

2 In der sich öffnenden Maske geben Sie im Eingabefeld die Adresse oder ein. Im Feld Anzeigen als erscheint die Adresse dann automatisch. Die Eingabe bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button Speichern und schließen. Damit haben Sie die Adresse in Ihre Outlook- Kontakte aufgenommen. Einfügen eines neuen Kontaktes in Lotus Notes Öffnen Sie Ihr Adressbuch und wählen Sie "Aktionen - Neu - Kontakt". Geben Sie die -Adresse oder in das Feld " -Adresse" ein. Zum Speichern des neuen Kontaktes klicken Sie auf "Speichern und schließen. Öffnen des -Anhangs mit WinZip Aus Sicherheitsgründen werden die angehängten Dateien mit dem allgemein verwendeten Programm WinZip komprimiert und mit einem Kennwort versehen. Sollten Sie noch nicht über dieses Programm verfügen, finden Sie es auf der Internetseite des Herstellers (www.winzip.de) oder Sie können es im Fachhandel beziehen. Beim Öffnen der Datei fordert das WinZip - Programm Sie auf, ein Kennwort einzugeben. Ihr Kennwort setzt sich wie folgt zusammen: TC*Mautaufstellungsnummer* Diese Nummer der Mautaufstellung entnehmen Sie bitte der Betreffzeile der E- Mail. Um sicherzustellen, dass Ihre Eingabe korrekt ist, können Sie den Haken aus dem Feld Kennwort verbergen entfernen. Sie sehen dann Ihre Eingabe im Klartext. Damit wird die Datei dekodiert und Sie können nun, je nachdem welches Dateiformat Sie gewünscht haben, eine PDF-Datei oder eine csv-datei auf Ihrem Computer speichern. Um eventuellen Beschädigungen der Datei vorzubeugen, empfehlen wir Ihnen, die jeweilige Datei zunächst auf Ihrer Festplatte zu speichern und nicht bereits durch Doppelklick in WinZip zu öffnen. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, D - Stand 11/ von 8

3 Öffnen der PDF-Datei Die PDF-Datei kann einfach mit dem Programm Acrobat Reader von Adobe geöffnet und dann gedruckt werden. Falls Sie dieses Programm noch nicht haben, können Sie es kostenlos von der Internetseite des Herstellers herunterladen (www.adobe.de). Öffnen der csv-datei mit Microsoft Excel Die einzelnen Datensätze der csv-datei sind durch Komma getrennt (csv = comma separated values). Es bietet sich also an, die Datei in einem Tabellenprogramm wie Microsoft Excel zu öffnen, um die Daten einfacher weiter verwenden zu können. Folgen Sie am besten Schritt für Schritt der folgenden Anleitung, um eine korrekte Wiedergabe der Daten zu gewährleisten: Starten Sie Excel und erstellen Sie eine neue Datei, indem Sie im Menü Datei auf Neu gehen. Gehen Sie jetzt im Menüpunkt Daten auf Externe Daten importieren und Daten importieren. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, D - Stand 11/ von 8

4 Wählen Sie im geöffneten Dialogfenster das Verzeichnis, in dem Sie die csv-datei abgespeichert haben. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen. Sie werden im folgenden Dialogfenster durch drei Schritte des Textkonvertierungs- Assistenten geleitet. Wählen Sie den Dateityp Getrennt und bestätigen Sie mit Weiter. Im folgenden Schritt sind in einem Kasten die Trennzeichen auszuwählen, mit denen die einzelnen Datensätze voneinander getrennt sind. Bitte wählen Sie hier per Häkchen Semikolon und entfernen Sie das Häkchen bei Tabstopp. Klicken Sie dann auf Weiter. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, D - Stand 11/ von 8

5 Bitte markieren Sie im nächsten Schritt die Spalte der Tabelle, in deren erster Zeile das Wort Buchungsnummer erscheint. Wenn diese Spalte schwarz markiert ist, wählen Sie im Kasten Datenformat der Spalten die Option Text aus. Jetzt können Sie den Textkonvertierungs-Assistenten mit einem Klick auf Fertig stellen beenden. Das folgende Dialogfenster bestätigen Sie einfach mit OK. Sie können jetzt die Datei in Excel nach Ihren Bedürfnissen formatieren, die Daten bearbeiten und anschließend die Datei unter einem neuen Namen sowie in einem Format Ihrer Wahl abspeichern. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, D - Stand 11/ von 8

6 Öffnen der csv-datei mit Microsoft Access Ebenfalls exemplarisch haben wir für Sie die wichtigsten Schritte für das Importieren einer csv-datei in die Datenbankanwendung Microsoft Access dargestellt. Speichern Sie bitte die csv-datei, die Sie von uns erhalten, unter einem neuen Namen ab, der keine Leerzeichen enthält (z.b. EFN csv). Dies ist notwendig, da einige Programme den Datei-Namen sonst nicht richtig erkennen würden. Öffnen Sie Microsoft Access und Ihre Datenbank. Über das Menüfeld Datei - Externe Daten Importieren gelangen Sie zu der Maske für die Dateiauswahl. Die Datei gehört zu dem Datentyp Textdatei. Klicken Sie bitte auf Importieren. Nun gelangen Sie automatisch zum Textverknüpfungs- bzw. Textimport- Assistenten. Wählen Sie Mit Trennzeichen. Klicken Sie auf Weiter. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, D - Stand 11/ von 8

7 In dieser Maske wählen Sie Semikolon als Trennzeichen und markieren Sie das Kästchen Erste Zeile enthält Feldname. Klicken Sie auf Weiter. In diesem Fenster des Textimport- Assistenten wählen Sie bitte für die Buchungsnummer: Dateityp Text und Indiziert Ja (Duplikate möglich) aus. Klicken Sie auf Weitere. Definieren Sie bitte die Buchungsnummer zusätzlich als Textfeld und bestätigen Sie diese Eingabe durch OK. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, D - Stand 11/ von 8

8 Wählen Sie bitte im letzten Schritt des Textimport-Assistenten Kein Primärschlüssel aus. Klicken Sie auf Fertig stellen. Die csv-datei wurde erfolgreich importiert. Hier das Ergebnis des Imports Ihres Einzelfahrtennachweises: Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, D - Stand 11/ von 8

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