SmarTeam MS Outlook Integration Version 3.1 Beschreibung des Funktionsumfangs

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1 SmarTeam MS Outlook Integration Version 3.1 Beschreibung des Funktionsumfangs Der Aufbau der MS Outlook Integration orientiert sich stark an den SmarTeam Integrationen zu den MS Office Produkten, wobei die Menüpunkte so weit wie möglich übernommen wurden. Dies hat den Vorteil, dass der Benutzer bei der MS Outlook Integration dieselbe Benutzerschnittstelle mit derselben Funktionalität wie bei anderen Integrationen vorfindet und damit die schnelle Bedienbarkeit des Programms ohne zusätzlichen Einarbeitungsaufwand gewährleistet ist. Abbildung 1 Beschreibung der Funktionalität der einzelnen Menüpunkte: Verbinden Wenn keine Verbindung zu SmarTeam besteht, so sind nur die beiden Menüpunkte Verbinden" und Automatisch verbinden sichtbar. Abbildung 2 Der Menüpunkt Verbinden erstellt eine neue SmarTeam Verbindung, blendet das Anmeldefenster ein (Abbildung 3) und versucht sich mit dem vom Benutzer erfragten Benutzernamen und Passwort bei SmarTeam anzumelden. Dies wird solange Seite 1 von 8

2 fortgeführt, bis die Benutzeranmeldung erfolgreich war oder der Vorgang durch Drücken der Abbruch/Cancel-Taste abgebrochen wird. Sollte bereits der SmarTeam Editor gestartet sein, so werden Benutzername und Passwort vom am Editor angemeldeten Benutzer übernommen und nicht neu abgefragt. Der Verbindung wird immer zur aktuell geöffneten (falls der Editor gestartet ist) oder zur zuletzt geöffneten Datenbank hergestellt. Abbildung 3 Automatisch verbinden Dieser Menüpunkt ist immer vorhanden und kann sich wahlweise im Status Ein- oder Ausgeschaltet befinden. Der aktuelle Status wird durch ein Häkchen neben dem Menüeintrag angezeigt (Häkchen = eingeschaltet, kein Häkchen = ausgeschaltet). Dieser Status wird durch einen Eintrag in einer Konfigurationsdatei gespeichert, so dass er beim nächsten Start von MS Outlook wieder zur Verfügung steht. Wenn diese Option beim Start von Outlook eingeschaltet ist, so erfolgt ein automatischer Verbindungsaufbau zu SmarTeam. Der Ablauf ist gleich wie unter dem Menüpunkt Verbinden. Verbindung beenden Die SmarTeam Verbindung wird beendet und alle Punkte der SmarTeam Menüleiste mit Ausnahme von Verbinden und Automatisch verbinden werden ausgeblendet. Seite 2 von 8

3 Suche Der Menüpunkt Suche ermöglicht die Auswahl von 3 Untermenüeinträgen. Abbildung 4 Über die Untermenüpunkte Vordefinierte Abfragen, Klasseninterne Abfrage und Klassenübergreifende Abfrage können die jeweils auch in SmarTeam vorhandenen Abfragetools gestartet werden. Suche Vordefinierte Abfragen : Seite 3 von 8 Abbildung 5

4 Suche Klasseninterne Abfrage : Abbildung 6 Suche Klassenübergreifende Abfrage : Abbildung 7 Seite 4 von 8

5 Aktives Dokument lokalisieren Dieser Menüpunkt ermöglicht die Anzeige der SmarTeam Profilkarte der aktuell selektierten . Voraussetzung dafür ist, dass die bereits in SmarTeam gespeichert wurde. Für die Zuordnung der zum SmarTeam Datensatz werden als Kriterium u.a. der Konversationsindex, die Internet Message ID und eine Kombination aus Sendedatum, Absender und Betreff verwendet. Sollte es nicht möglich sein, der einen SmarTeam Datensatz zuzuordnen, so wird ein Meldungsfenster angezeigt, das auf diesen Umstand hinweist. Verwendung Voraussetzung ist, dass eine selektiert oder geöffnet ist, die bereits in SmarTeam gespeichert wurde. Bei Auswahl des Menüpunkts Verwendung wird eine Liste aller hierarchisch zu dieser verknüpften Elterndatensätze angezeigt. Abbildung 8 Seite 5 von 8

6 Speichern Für diesen Befehl sind 3 Fälle zu unterscheiden: 1) Falls die bereits durch den aktuellen Benutzer in SmarTeam gespeichert wurde und sich im Status "Neu" oder "Ausgecheckt" befindet, so führt dieser Befehl zu einer Aktualisierung des SmarTeam Datensatzes und seiner Anhänge, wobei alles bis dorthin gespeicherte überschrieben wird. 2) Falls die durch einen anderen Benutzer bereits in SmarTeam gespeichert wurde, wird in einem Meldungsfenster darauf hingewiesen, um eine Mehrfachspeicherung von s zu vermeiden. Falls die trotzdem nochmals in SmarTeam gespeichert werden soll, muss der Befehl "Speichern unter" verwendet werden. 3) Falls die noch nicht in SmarTeam vorhanden war, so wird sie neu hinzugefügt. Dazu wird im ersten Schritt das "Speichern unter"-fenster angezeigt. Seite 6 von 8 Abbildung 9 In diesem Fenster muss die einem Projekt und einem Ordner zugeordnet werden. Falls mehrere s selektiert sind, so werden alle s in den ausgewählten Ordner gespeichert. Das "Speichern unter"-fenster wird nur einmal zu Beginn des Speichervorganges angezeigt. Als zweiter Schritt wird für die zu speichernde die Profilkarte angezeigt und die Pflichteingabefelder müssen vom Benutzer befüllt werden. Die Anzeige der Profilkarte kann in der Konfigurationsdatei ausgeschaltet werden. In der SmarTeam Datenbank muss im Rahmen der Installation der MS Outlook Integration eine zusätzliche Klasse "Mail" konfiguriert werden, die folgende Felder der aufnehmen kann: Empfänger, Kopie, Blindkopie, Absender, adresse des Absenders, Versanddatum, Empfangsdatum und Betreff. Beim Speichervorgang werden -Anhänge (= Attachments) als extra Datensätze der Klasse "Dokument" in SmarTeam gespeichert und mit dem -Datensatz hierarchisch verknüpft. Ebenso unterstützt die Integration s mit einer als Attachment (= msg-datei). Die Attachments können daher in SmarTeam direkt geviewt werden, falls der Viewer ihr Dateiformat unterstützt.

7 Falls der Benutzer versucht, eine zu speichern, zu der es bereits eine Vorgängerversion in SmarTeam gibt, so wird diese Vorgängerversion, falls sie eingecheckt oder freigegeben ist, zuerst ausgecheckt oder falls sie neu oder ausgecheckt ist, zuerst ein- und dann ausgecheckt und in weiterer Folge wird die ausgecheckte Version überschrieben. Das Ergebnis ist in beiden Fällen, dass die neu gespeicherte Version der Nachfolger der bereits in SmarTeam vorhandenen Vorgängerversion ist unabhängig davon, welchen Status die Vorgängerversion zuletzt hatte, wobei die Speicherreihenfolge die Versionsabfolge definiert. Dieser Mechanismus kann auch deaktiviert werden, so dass die Outlook Integration nicht versucht, Versionsabfolgen zu bilden. Speichern als Dieser Befehl unterscheidet sich vom Befehl "Speichern" dadurch, dass zu Beginn des Speichervorganges nicht versucht wird, die in SmarTeam zu finden, sondern es wird in jedem Fall ein neuer SmarTeam Datensatz erstellt. Zu SmarTeam wechseln Dieser Menüpunkt ermöglicht ein direktes Umschalten zum SmarTeam Editor. Sollte der SmarTeam Editor noch nicht gestartet sein, so wird er gestartet, ansonsten wird direkt zur laufenden Applikation umgeschaltet. Lebenszyklus Das Menü Lebenszyklus enthält die 5 Lebenszyklusoperationen von SmarTeam: Auschecken, Einchecken, Freigeben, Neue Version, Ungültig Abbildung 10 Diese Operationen sind in ihrer Funktionalität identisch mit jenen, die vom SmarTeam Editor und von anderen Integrationen her bekannt sind. Die Lebenszyklusoperationen werden automatisch für die und ihre Anhänge durchgeführt. Alle Befehle können auch auf mehrere s gleichzeitig angewendet werden. Seite 7 von 8

8 Verhalten beim Versenden von s Nachdem eine abgeschickt wurde, wird eine geeignete (via Config-Datei einstellbare) Aktion in SmarTeam automatisch ausgelöst. Dadurch kann beispielsweise sichergestellt werden, dass die vor dem Versenden nochmals in SmarTeam gespeichert wird. Somit steht in SmarTeam automatisch die aktuellste Version der zur Verfügung. Weiters ist es möglich, falls die in SmarTeam noch nicht vorhanden ist, den Benutzer via Meldungsfenster zur fragen, ob er sie in SmarTeam speichern möchte oder sie kann ohne Benutzerabfrage in jedem Fall in SmarTeam gespeichert werden. Beispiele für individuelle Konfigurationsmöglichkeiten und Funktionalitäten: Die Anzeige der Profilkarte vor dem Speichern einer neuen kann ein- und ausgeschaltet werden. Die Anzeige der verarbeiteten Datensätze nach jeder Lebenszyklusoperation kann einund ausgeschaltet werden. Nach dem Einchecken oder Freigeben einer (via Integration) kann die wahlweise in Outlook erhalten bleiben oder automatisch gelöscht werden. Das Dateiformat für die Verwaltung der s in SmarTeam kann konfiguriert werden. Folgende Formate werden aktuell unterstützt: msg und pdf. Die Auswahl von pdf bewirkt, dass die Lebenszyklusoperationen im Integrationsmenü nicht zur Verfügung stehen. Es ist in diesem Fall nur möglich, s nach SmarTeam für Dokumentationszwecke zu speichern. Um die Performance des SmarTeam Viewers zu erhöhen, kann für die s eine zusätzliche, neutrale Viewingdatei erstellt werden. Als Formate stehen html, mht und rtf zur Auswahl. Der SmarTeam Versionierungsmechanismus kann deaktiviert werden. In diesem Fall werden keine Versionsabfolgen für Mails in SmarTeam erstellt. Falls in der Mailsignatur ein Unternehmenslogo enthalten ist, so kann seine Speicherung als eigenständiges Dokument in SmarTeam deaktiviert werden. In SmarTeam verwaltete Dokumente können via Menübefehl im SmarTeam Editor direkt als Anhang in das in Outlook aktive Mail eingefügt werden. Die Unterstützung des Outlook-Sendeevents kann ein- und ausgeschaltet werden. Falls sie eingeschaltet ist, so kann konfiguriert werden, ob vor dem Senden einer geprüft wird, ob sie bereits in SmarTeam gespeichert ist und falls ja, so wird die in SmarTeam gespeicherte Version nochmals aktualisiert. Falls sie noch nicht in SmarTeam vorhanden ist, so kann konfiguriert werden, ob der Benutzer via Meldungsfenster darauf hingewiesen und gefragt wird, ob er die in SmarTeam speichern möchte. Ebenso kann konfiguriert werden, dass diese Abfrage nicht erscheint, sondern jede wird automatisch in SmarTeam gespeichert. Technische Voraussetzungen: Die Version 3.x der Integration unterstützt MS Outlook bis Version Die Integration benötigt das.net Framework 3.5 und die.net Programmierunterstützung von MS Outlook. Es besteht keine Einschränkung in Bezug auf die unterstützte SmarTeam Version. Dokument Version /2011 E B M Seite 8 von 8

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