Outlook-Tipps für Profis

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1 Outlook-Tipps für Profis Gefährliche Scripte blockieren, Mails als Text verschicken, Lesebestätigung ausschalten, Zeilenumbrüche vermeiden, PST- Datei komprimieren, Sortierregeln und Ordner - wir geben Profi-Tipps zu Microsoft Outlook. Ein paar Begriffe vorab erklärt: HTML Die HyperText Markup Language (HTML) ist eine Sprache zur Beschreibung von Webseiten. Browser wie der Internet Explorer setzen den Textcode in ein grafisches Erscheinungsbild um. Script Ein Script ist ein Computerprogramm. Seine Anweisungen müssen im Gegensatz zu anderen Programmiersprachen nicht zuerst übersetzt (kompiliert) werden, sondern lassen sich von anderen Anwendungen direkt ausführen (interpretieren). Eine typische Script-Sprache ist beispielsweise ActiveX. Tag Im Zusammenhang mit HTML ist ein Tag (engl. für Etikette) ein Formatierungscode. Dank Tags weiß der Browser, wie er eine Seite darstellen muss. Die Tags selbst werden nicht angezeigt. HTML-Tags befinden sich immer in Spitzklammern, zum Beispiel <body>. Und los geht's mit den besten Outlook-Tipps: Einstellungen in Microsoft Outlook Gefährliche Scripte in Outlook blockieren Mails, die im HTML-Format eintreffen, können gefährliche Scripts enthalten, wie man sie von zweifelhaften Webseiten kennt. Ist Outlook unzureichend gesichert, jubelt Ihnen vielleicht ein Spammer per Mail einen Dialer oder eine Spyware unter. Es gibt auch Computerwürmer, die sich durch ein Script automatisch im System installieren, sobald der Benutzer eine erhaltene Wurmmail nur schon liest. Sorgen Sie dafür, dass Outlook niemals Scripts ausführt, denn solche Inhalte haben in Mails nichts verloren. Gehen Sie in Outlook zu Extras/Optionen/Sicherheit und wählen Sie bei "Sicherheitszonen" die Zone Eingeschränkte Sites. Klicken Sie danach auf Zoneneinstellungen und im nächsten Fenster auf Stufe anpassen. Setzen Sie darin alles auf "Deaktivieren", ausser natürlich beim gegebenenfalls vorhandenen Pop-up-Blocker. Tipp: Fehlen bei älteren Outlook-Versionen bestimmte Windows- und Office-Updates, kann nur schon das Lesen einer verwurmten Mail Ihren PC infizieren. Verlassen Sie sich nicht auf automatische Update-Funktionen der Programme. Führen Sie gelegentlich manuelle Updates durch; nicht nur für Windows (im Internet Explorer via Extras/Windows-Update), sondern auch z.b. für Office und selbstverständlich für Ihren Virenscanner. Wer Windows XP und Office XP besitzt, führt sein Update auf durch. Outlook-Tipps für Profis P.Mölders Seite: 1 / 7

2 Mails von Outlook als Text verschicken HTML-Mails sind zwar schön bunt, können aber allerlei Übles enthalten. Nicht nur die bereits erwähnten Scripts sind enthalten, sondern auch verlinkte Bilder, die z.b. beim Lesen automatisch von der Webseite eines Spammers nachgeladen werden. So wird diesem ohne Ihr Wissen mitgeteilt, dass Sie die Mail gelesen haben. Zudem blasen die im Quellcode enthaltenen HTML-Tags die Größe einer Mail unnötig auf. Nicht zuletzt gibt es Mailprogramme, die HTML-Mails schon gar nicht anzeigen. Aus diesen Gründen ist es ratsam, Mails generell im "Nur-Text"- Format zu verschicken. Lassen Sie sich übrigens vom Begriff "Nur-Text" nicht irritieren: Sie können auch bei diesen Mails wie gewohnt Anhänge (z.b. Bilder) mitschicken. Gehen Sie zu Extras/Optionen/ -Format und wählen Sie bei "Nachrichten" im Ausklappmenü den Eintrag "Nur-Text". Entfernen Sie das Häkchen bei einem Feld wie " mit Microsoft Office 2003 Word bearbeiten". Klicken Sie nun auf Internetformat und wählen Sie im Ausklappmenü bei den Outlook Rich-Text-Optionen den Eintrag In Nur-Text- Format konvertieren. Bestätigen Sie dies mit OK und lassen Sie das -Format-Fenster für den nächsten Punkt gleich geöffnet. Kompatible Mails erzeugen Wenn Sie mit einem deutschsprachigen Outlook eine Mail beantworten oder weiterleiten, wird dem ursprünglichen Betreff standardmäßig ein "AW:" (Antwort) oder ein "WG:" (weitergeleitet) vorangestellt. Die meisten anderen Mailprogramme gehorchen hingegen dem internationalen Standard, der hier die englischen Abkürzungen "Re:" (reply) und "Fwd:" (forwarded) vorsieht. Das Verhalten von Outlook kann bei anderen Mailprogrammen bewirken, dass die Mails nicht ins richtige Thema einsortiert werden. Die Lösung: Gehen Sie in Outlook zu Extras/Optionen/ -Format und drücken Sie auf die Schaltfläche Internationale Optionen. Bei "Allgemeine Einstellungen" aktivieren Sie die Option "Kopfzeilen von Antworten und Weiterleitungen in Englisch". Diese Einstellung ist nicht nur der technischen Kompatibilität zuliebe sinnvoll, sondern natürlich auch dann, wenn Sie öfter mit Menschen im Ausland kommunizieren. HTML-Mails mit Textmails beantworten: Bei einer Sache lässt Microsoft seine Outlook-Nutzer seit Jahren im Regen stehen: Eigentlich wollen Sie Ihre Mails wirklich immer im Textformat verschicken. Aber sobald Sie auf eine HTML-Mail antworten, wird Ihre Antwortmail ebenfalls im HTML-Format sein. Die Workarounds sind mit Unbequemlichkeiten verbunden: Da gäbe es das manuelle Umschalten bei jeder Mail. Nach dem Klick auf Antworten wählen Sie im Menü Format den Punkt Nur Text und bestätigen die allenfalls angezeigte Rückfrage mit OK. Die zweite Möglichkeit gilt nur für Outlook 2003: Da dürfen Sie bestimmen, dass eintreffende Mails automatisch ins Textformat umgewandelt werden. Wenn Sie dann auf eine solche Mail antworten, entsteht ebenfalls eine Textmail. Gehen Sie hierfür zu Extras/Optionen/Einstellungen/ - Optionen, setzen Sie ein Häkchen bei "Standardnachrichten im Nur-Text- Format lesen". Aber: Einige HTML- Mails werden beim Umwandeln ins Textformat entweder stark zerzaust oder sie zeigen gar keinen Inhalt an. Hierfür erscheint (nur in Outlook 2003) Outlook-Tipps für Profis P.Mölders Seite: 2 / 7

3 oberhalb der Mail ein Balken mit dem Text "Diese Nachricht wurde zum Nur-Text-Format konvertiert" A. Klicken Sie darauf, bringen Sie das Original-HTML-Format mit Als HTML anzeigen schnell zum Vorschein. Bei älteren Outlook-Versionen funktioniert das mit dem "Nur-Text-Lesen" ebenfalls, jedoch mit zwei Vorbehalten: Sie müssen dort zum Registry-Editor greifen und Sie haben keine schnelle Möglichkeit, einzelne Mails im HTML-Format zu betrachten. Gehen Sie zu Start/Ausführen und tippen Sie regedit ein. Falls Sie Outlook 2000 verwenden, navigieren Sie vorsichtig zu diesem Zweig: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Options\Mail Sollten Sie Outlook 2002 (XP) haben, steht statt der "9.0" im Zweig eine "10.0". Klicken Sie den Zweig an, damit Sie die rechte Fensterhälfte sehen. Falls im rechten Fensterteil kein Wert namens "ReadAsPlain" besteht, klicken Sie mit Rechts in die rechte Fensterhälfte und wählen Neu/DWORD-Wert. Nennen Sie den Wert Read- AsPlain. Doppelklicken Sie ihn, geben Sie ihm den Wert "1" und klicken Sie auf OK. Nun werden eingehende Mails als Text dargestellt, worauf Outlook auch beim Antworten automatisch das Textformat verwendet. Eine eher schwache Alternative ist das Festlegen des "Nur-Text"-Formats für jeden einzelnen Kontakt. Öffnen Sie zuerst den gewünschten Kontakt und doppelklicken Sie anschließend die darin gespeicherte -Adresse. Jetzt erscheint ein Fenster, in dem Sie beim Ausklappmenü "Internetformat" die Option Als Nur- Text senden wählen. Speichern Sie die Änderung, werden Ihre Mails an diesen Kontakt in Zukunft im reinen Textformat geschickt. Zitieren von Text in Outlook Wie bei Outlook üblich, hält es sich in Antwortmails beim Zitieren des ursprünglichen Textes nicht an die international anerkannten technischen Standards. Beim Antworten auf eine Mail stellt Outlook die ursprüngliche Nachricht unterhalb des neuen Textes ohne Zitatzeichen dar. Bei kurzen Mails ist dies meist kein Problem. Werden jedoch komplizierte Sachverhalte diskutiert, ist es oft ratsam, die Antworten zwischen die einzelnen Abschnitte zu schreiben, damit klar ist, auf welchen Teil der Mail man sich bezieht. Klarer wird die Sache, wenn Sie Zitierzeichen verwenden. Gehen Sie zu Extras/Optionen/Einstellungen und klicken Sie auf -Optionen. Bei der Option "Beim Antworten auf Nachrichten " wählen Sie Präfix vor jede Zeile der urspr. Nachricht. Im Feld "Bei jeder Zeile voranstellen " erscheint die allgemein übliche eckige Klammer (>), gefolgt von einem Leerzeichen. Dies dürfen Sie so stehen lassen. Wenn Sie nun auf eine Mail antworten, versieht Outlook den Ursprungstext mit dem Zitierzeichen. Das sieht zwar nicht sehr hübsch aus, hat aber Vorteile: Wenn Sie Antworten zu den einzelnen Fragen zwischen die zitierten Absätze schreiben, sieht der Empfänger, zu welchem Teil der Mail Ihre Antworten gehören und welcher Text von ihm bzw. welcher von Ihnen stammt. Speicherverzeichnis: Ärgern Sie sich darüber, dass Ihnen Outlook stets den falschen Ordner vorschlägt, wenn Sie z.b. eine Mailbeilage speichern möchten? Ältere Outlook-Versionen (bis und mit Outlook 2002 von Office XP) verwenden automatisch jenen Pfad, den Windows generell als Standardspeicherordner vorschlägt. Wenn Sie dies ändern, gilt die Änderung für alle Programme, die diesbezüglich keine eigenen Einstellungen haben. Starten Sie den Registry-Editor (Start/Ausführen, Eingabe von regedit) und begeben Sie sich zu diesem Zweig: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\User Shell Folders Doppelklicken Sie in diesem Zweig auf den Wert "Personal" und passen Sie den Ordner Ihren Wünschen an. In Outlook 2003 lässt sich das mit einem anderen Registry-Trick ändern: Navigieren Sie zu folgendem Registry-Zweig und klicken Sie ihn an: HKEY_CURRENT USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options. Öffnen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Neu/Zeichenfolge. Als Namen tippen Sie DefaultPath ein und drücken Enter. Öffnen Sie den neu erstellten DefaultPath-Wert per Doppelklick. Im Feld Outlook-Tipps für Profis P.Mölders Seite: 3 / 7

4 "Wert" tippen Sie nun den Pfad zu jenem Ordner ein, den Outlook zukünftig standardmäßig als Speicherordner vorschlagen soll, z.b. D:\Mailbeilagen\. Signatur einfügen: Besonders bei Geschäfts- oder Vereinsmails sind so genannte Signaturen recht sinnvoll. Dies sind ein paar frei definierbare Textzeilen, die auf Wunsch automatisch ganz am Schluss jeder stehen, die Sie verschicken. Darin bringen Sie Ihre Telefon- und Faxnummer unter sowie evtl. die Adresse Ihrer Firmen- oder Vereinswebseite. Öffnen Sie Extras/Optionen/ - Format und darin die Schaltfläche Signaturen. Ein Klick auf Neu startet den Signaturassistenten. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein, z.b. jene Ihrer Firma oder Abteilung. Übernehmen Sie dies mit Weiter, sehen Sie schon den Signatureditor vor sich. Schreiben Sie nun den gewünschten Text hinein. Sie dürfen auch verschiedene Signaturen erstellen. Bestätigen Sie diese am Schluss mit OK und wählen Sie im unteren Teil des Registers -Format, welche Ihrer Signaturen bei neuen Mails angewendet werden soll und welche bei Antworten. Outlook trennt die Signaturen normalerweise nicht korrekt vom eigentlichen Text. Fügen Sie deshalb selbst einen korrekten Trenner ein: Die erste Zeile sollte nur zwei Bindestriche, gefolgt von einem Leerzeichen enthalten A. Wird Ihre Mail in einem Mailprogramm gelesen, das sich an die Standards hält (z.b. Mozilla Thunderbird), stellt dieses die Signatur genau so dar wie vorgesehen, nämlich ausgegraut. Beim Antworten auf eine solche Mail wird die Signatur nicht mitzitiert. Lesebestätigung in Outlook ausschalten Das Einfordern automatischer Lesebestätigungen in s erweckt beim Empfänger meist ein Gefühl von Misstrauen und wirkt deshalb ziemlich unhöflich. Das hat auch etwas mit Privatsphäre zu tun: Es geht doch im Grunde niemanden etwas an, ob und wann eine Mail gelesen wird. Deshalb verweigern die allermeisten Mailempfänger den Versand einer solchen Bestätigung. Haben auch Sie nichts mit solchen Lesebestätigungen am Hut? So schalten Sie sie aus: Gehen Sie zu Extras/Optionen/Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche -Optionen. Öffnen Sie nun noch die Verlaufoptionen und räumen Sie auf, indem Sie die Häkchen bei diesen Optionen entfernen, falls vorhanden: "Anfragen und Anfrageantworten beim Eintreffen bearbeiten" * "Bestätigungen beim Eintreffen bearbeiten" * "Für Nachrichten, die ich sende, Folgendes anfordern: Lesebestätigung" * "Für Nachrichten, die ich sende, Folgendes anfordern: Übermittlungsbestätigung" Setzen Sie zudem noch die Option "Nie eine Antwort senden", kehrt ab sofort Ruhe ein. Schauen Sie auf jeden Fall in diese Menüs; vielleicht ist Ihnen ja gar nicht bewusst, dass auch Sie von jedem Mailempfänger eine Bestätigung einfordern (Option 3). Zeilenumbrüche sind nicht unnötig: Jedes Outlook neueren Datums hat die Angewohnheit, aus Textmails jene Zeilenumbrüche zu entfernen, die es für überflüssig hält. Das führt aber mitunter dazu, dass auch die vom Absender erwünschten Outlook-Tipps für Profis P.Mölders Seite: 4 / 7

5 Umbrüche eliminiert werden, sogar in der von ihm eingefügten Signatur. Outlook zeigt in den betroffenen Mails einen Infobalken an, der über den Sachverhalt informiert. Nach einem Klick auf diesen Balken lassen sich die Zeilenumbrüche wiederherstellen. Soll Outlook generell nicht mehr in die Umbrüche pfuschen, gehen Sie zu Extras/Optionen/ -Optionen und löschen Sie das Häkchen bei "Zusätzliche Zeilenumbrüche in Nur-Text-Nachrichten entfernen". Aussehen von Outlook beeinflussen Ordner statt Leiste: Die Outlook-Leiste, die bis Outlook 2002/XP normalerweise im linken Teil des Fensters angezeigt wird, ist klobig und wenig informativ B. Blenden Sie unter Ansicht die Ordnerliste A ein und die Outlook-Leiste aus. So sehen Sie genauer, was wo abgelegt ist. Aufgaben statt "Outlook heute": Standardmässig ist Outlook so eingestellt, dass es beim Aufstarten zuerst das Fenster "Outlook heute" anzeigt. Hätten Sie aber viel lieber die Aufgaben oder den Kalender als Startfenster? Gehen Sie zu Extras/Optionen/Weitere und klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen. Wählen Sie im Ausklappmenü "Ordner beim Programmstart " jenen, den Sie jeweils zuerst sehen wollen. Bei Outlook 2003 klicken Sie zur Auswahl des Ordners zuerst auf Durchsuchen. Gruppierungswahn Outlook 2003 will alle Mails nach Datum gruppieren. Möchten Sie dies für einen Ordner ausschalten, gehen Sie zu Ansicht/Anordnen nach und entfernen das Häkchen bei In Gruppen anzeigen. Sie müssen dies für jeden einzelnen Ordner separat einstellen, auch bei neuen Ordnern. Es gibt einen wenn auch diffizilen Weg, die automatische Gruppierung für alle Ordner auf einmal auszuschalten. So beseitigen Sie zuerst alle Ansichten, die Sie bisher definiert haben dies erhöht die Chance, dass die anschließenden Änderungen für alle Ordner gelten: Schließen Sie zuerst Outlook und stellen Sie via Task- Manager (Ctrl+Shift+Esc) sicher, dass der Prozess "Outlook.exe" geschlossen ist. Gehen Sie nun zu Start/Ausführen und tippen Sie outlook. exe /cleanviews ein. Vergessen Sie das Leerzeichen zwischen "outlook.exe" und dem Schalter "/cleanviews" nicht. Klicken Sie nun mit Rechts auf eine Symbolleiste und setzen Sie ein Häkchen bei Erweitert, um die gleichnamige Schaltfläche einzublenden. Wenn Sie den Posteingang anklicken, dann sehen Sie in der erweiterten Symbolleiste das Feld, in dem Outlook-Tipps für Profis P.Mölders Seite: 5 / 7

6 "Nachrichten" steht. Klappen Sie dieses auf und gehen Sie zu Ansichten definieren. Klicken Sie auf die Zeile, bei der als Ansichtsnamen "Nachrichten" steht, und anschließend auf die Schaltfläche Ändern A. Klicken Sie im nächsten Fenster auf Gruppieren, entfernen Sie das Häkchen bei "Automatisch nach Anordnung gruppieren" und bestätigen Sie dies mit OK. Wiederholen Sie dieses Vorgehen jetzt der Reihe nach für jede andere Ansicht, die Sie im Fenster "Benutzerdefinierte Ansichten verwalten" sehen, aber das ist wichtig! nicht für <Aktuelle Ansicht>. Dann brauchen Sie etwas Vertrauen und gute Nerven. Wenn Sie jetzt einen Mailordner anklicken, sieht es aus, als hätte das Beseitigen der Gruppierung nicht geklappt. Haben Sie Geduld! Warten Sie eine Minute und klicken Sie nacheinander ein paar andere Mailordner an. Plötzlich sehen Sie, dass Outlook das mit dem Gruppieren doch noch gerafft hat. Übergroße PST-Datei Problem beim Öffnen von Beilagen: Nach dem Doppelklick auf gewisse Mailbeilagen meckert Outlook, es finde dafür kein Programm. Die Lösung ist einfach: Speichern Sie die Beilage zuerst auf Ihre Festplatte. Stellen Sie Windows so ein, dass es alle Dateiendungen anzeigt, auch jene für PIF- und SHS-Dateien. Stellen Sie unter Dateiendungen fest, um welchen Dateityp es sich bei der Beilage handelt, oder fragen Sie den Absender. Auf Ihrem PC muss ein Programm installiert sein, das diese Dateien anzeigen kann. Klicken Sie nun mit Rechts drauf, wählen Sie Öffnen mit und schnappen Sie sich in der angezeigten Programmliste das gewünschte Programm. Stammt die Datei von einem Benutzer, der mit einem Macintosh-System arbeitet, fehlt womöglich eine Dateiendung ganz, da Macs keine Endungen brauchen. Sollte es ein Bild sein, hängen Sie mal eine Bilderendung wie.tif,.bmp oder.jpg dran. Sollte es ein Text sein, versuchen Sie es mit der Endung.doc. Übergrosse PST-Datei: Outlook speichert alle Objekte (Mails, Aufgaben, Kontakte etc.) in einer Datei mit der Endung.pst. Finden Sie zunächst übers Menü Datei/Datendateiverwaltung heraus, wo Outlook Ihren persönlichen Ordner (also Ihre PST-Datei) hortet. Hat die Datei eine Größe von ein paar hundert Megabyte erreicht, sollten Sie sie etwas ausmisten. Doch seltsam: Auch wenn Sie unzählige Mails gelöscht und den Papierkorb geleert haben, nimmt die Größe der Datei nicht ab. Der Grund ist der, dass Outlook die gelöschten Objekte innerhalb der PST-Datei nicht sofort löscht, sondern nur als "gelöscht" markiert. Damit das Löschen wirklich stattfindet, komprimieren Sie die PST-Datei folgendermaßen: Öffnen Sie Datei/Datendateiverwaltung, klicken Sie darin erst Ihre PST-Datei an und dann die Schaltfläche Einstellungen. Nun bloß noch auf Jetzt komprimieren drücken und Outlook waltet seines Amtes. Dieses Vorgehen empfiehlt sich übrigens auch wärmstens, wenn der Virenscanner in Ihrer PST-Datei einen Schädling findet, obwohl Sie die Schädlingsmail schon entsorgt haben. Zudem haben Sie nun herausgefunden, wo Ihre PST-Datei liegt. Erstellen Sie davon bei Gelegenheit eine Sicherheitskopie. Problem beim Senden von Beilagen: Outlook-Tipps für Profis P.Mölders Seite: 6 / 7

7 Sobald Sie eine etwas größere Beilage anhängen, kann Outlook die Mail nicht verschicken. Prüfen Sie zuerst, ob alle beteiligten Mailprovider (der Ihrige und jener des Empfängers) überhaupt so große Beilagen akzeptieren. Ist dies nicht der Grund für das Problem, gibt's eine andere, recht häufige Ursache: Ihr Virenscanner scannt so lange an der Beilage herum, bis Outlook oder der Mailserver, mit dem es kommuniziert, wegen eines so genannten Time-Outs die Geduld verliert. Lösung: Schalten Sie in den Einstellungen Ihres Virenscanners das Scannen von ausgehenden Mails ab. Mails, die Sie verschicken, extra nochmals zu scannen, ist nicht nötig. Ordner erstellen Bestimmte Objekte (z.b. Newsletter) wollen Sie vielleicht in separaten Ordnern sammeln. Klicken Sie mit Rechts auf "Persönliche Ordner" und gehen Sie zu Neuer Ordner. Verpassen Sie dem Ordner einen Namen (z.b. "Newsletter ") und klicken Sie auf OK. Dieser Ordner darf weitere Unterordner besitzen, die Sie auf dieselbe Weise erstellen: Rechtsklick auf den vorhin erstellten Ordner "Newsletter", Befehl Neuer Ordner und einen aussagekräftigen Namen, z.b. "Sophos Virennews". Sortierregel: Outlook kann eintreffende Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch in einen von Ihnen erstellten Ordner verschieben. In Outlook 2003 geht das am schnellsten, indem Sie direkt anhand der erhaltenen Mail eine Sortierregel erstellen: Öffnen Sie die Mail (z.b. ein Exemplar des Newsletters). Klicken Sie mit Rechts in den Absender und wählen Sie Regel erstellen. Haken Sie im nächsten Fenster "In Ordner verschieben" an und klicken Sie auf Ordner auswählen. Schnappen Sie sich nun den gewünschten Zielordner und bestätigen Sie zweimal mit OK. Outlook bestätigt im nächsten Dialog die neue Regel. Setzen Sie darin ein Häkchen bei "Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden" und klicken Sie auf OK. Schon schaufelt Outlook alle Mails, auf die Ihre Regel zutrifft, in den gewünschten Ordner. Möchten Sie mit dieser Regel noch weitere Kriterien verknüpfen? Über Erweiterte Optionen legen Sie zum Beispiel fest, dass zusätzlich bestimmte Wörter im Betreff oder im Mailtext stehen müssen, damit die Nachricht verschoben wird. Bei älteren Outlook-Versionen (bis und mit XP/2002) finden Sie den Regel-Assistenten im Menü Extras. Outlook-Tipps für Profis P.Mölders Seite: 7 / 7

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