Gemeinsame Benutzerverwaltung von Vivendi NG und PEP

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1 Connext GmbH Balhorner Feld 11 D Paderborn FON FAX Gemeinsame Benutzerverwaltung von Vivendi NG und PEP Produkt(e): Vivendi NG, Vivendi PEP Kategorie: Benutzerverwaltung Version: 6.30 Erstellt am: Frage: Wie kann ich bei Einsatz von Vivendi NG und Vivendi PEP alle Benutzer in einer Vivendi Benutzerverwaltung administrieren? Antwort: In der Benutzerverwaltung von Vivendi NG administrieren Sie bereits die User aus Vivendi NG, PD, PD App und Mobil. Ab der Version 6.30 können Sie optional auch die Benutzer aus der angeschlossenen Vivendi PEP- Datenbank verwalten. Das funktioniert auch umgekehrt: Gestattet dies der Vivendi NG-Administrator, darf auch der Vivendi PEP- Administrator die Benutzerdaten der anderen Vivendi-Programme bearbeiten. Somit können beispielsweise einem neuen Pflege-Mitarbeiter direkt in der Benutzerverwaltung von Vivendi PEP seine Zugangsdaten und Berechtigungen für Vivendi PD erteilt werden. Wie Sie die Umstellung auf eine gemeinsame Benutzerverwaltung von Vivendi NG und PEP vornehmen und was Sie als Vivendi-Administrator dabei beachten sollten, beschreiben wir auf den folgenden Seiten. Inhalt 1. Einheitliche Benutzerverwaltung was ist darunter zu verstehen? Vorarbeiten der Administratoren zur Zusammenlegung der Benutzerverwaltung Erstmalige Synchronisation der Benutzerverwaltungen NG und PEP Modulübergreifende Benutzersynchronisation: Diskrepanzen beseitigen Musterlösung Nummer:

2 1. Einheitliche Benutzerverwaltung was ist darunter zu verstehen? Für die verschiedenen Vivendi-Programme sind in der Benutzerverwaltung die User und ihre Rechte anzulegen. Die Administration der Vivendi-Benutzer für Vivendi NG, PD, Mobil und PD App erfolgt in der Benutzerverwaltung von Vivendi NG. Mit der Version 6.30 besteht die Möglichkeit, die Benutzerverwaltung aus Vivendi PEP mit der aus Vivendi NG zu vereinen: Dadurch vereinfacht sich die Verwaltung von Benutzern erheblich, da der Administrator nur in einem Vivendi-Programm Neuanlagen und Änderungen vorzunehmen braucht. Es kann in Vivendi NG eingestellt werden, dass PEP-Benutzer in NG bearbeitet werden können, sofern die Zustimmung dafür von Vivendi PEP vorliegt. Auf der anderen Seite ist in Vivendi PEP einstellbar, dass die PEP- Administratoren auch NG-, PD-, Mobil und PD App-Benutzer verwalten können, unter der Bedingung, dass der NG-Administrator dieses genehmigt. Beispiel: Es wird für die Pflege ein neuer Mitarbeiter eingestellt, der auch einen Benutzerzugang für Vivendi PD benötigt. Nachdem dieser neue Mitarbeiter als Stammdatensatz in Vivendi PEP gespeichert ist, kann der PEP-Administrator wenn die Rechte so eingestellt sind für diesen aus Vivendi PEP heraus gleich einen neuen Vivendi PD-Benutzer erstellen. Für die Vivendi-Administratoren bietet eine einheitliche "Gesamt-Vivendi-Benutzerverwaltung" den Vorteil einer vereinfachten, direkten Benutzer-Administration. Das Zusammenlegen der Benutzerverwaltung von Vivendi PEP und NG ist optional: Wenn Sie zum jetzigen Zeitpunkt keine solche Zusammenlegung vornehmen möchten, so können Sie auch Ihre Benutzer wie gewohnt in den beiden Programmen getrennt administrieren und die Umstellung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen. 2

3 2. Vorarbeiten der Administratoren zur Zusammenlegung der Benutzerverwaltung Die Vereinheitlichung der Benutzerverwaltungen Vivendi NG und PEP sollte unbedingt in enger Abstimmung der NG- und PEP-Administratoren erfolgen! Da ggf. auch strukturelle Fragen geklärt werden müssen, sollten die Administratoren möglichst Entscheidungsbefugnis für alle Bereiche besitzen. Das Arbeiten auf einer vereinheitlichten Sicht auf die Benutzerverwaltung ist nur dann sinnvoll, wenn die Benutzerdaten in der Vivendi NG- und der PEP-Datenbank identisch sind. Vivendi unterstützt Sie bei der technischen Umstellung der Benutzerverwaltung. Im Vorhinein sollten Sie Folgendes beachten: identische Benutzerkürzel: Nur wenn die Kürzel des Benutzers in Vivendi NG und Vivendi PEP identisch sind, bietet Vivendi an, die beiden Benutzer zu einem zu vereinen. Es kann zu diesen Situationen kommen Laufen die Kürzel ein und desselben Benutzers in NG und PEP auseinander, so werden sie nach der Zusammenlegung weiterhin wie zwei getrennte Benutzer geführt. Es bietet sich deshalb an, solche Benutzer zuvor bereits anzugleichen und sich für eines der Benutzerkürzel zu entscheiden. Zwei unterschiedliche Mitarbeiter besitzen dasselbe Benutzerkürzel der eine Mitarbeiter nutzt sein Benutzerkürzel für NG, der andere zur Anmeldung in PEP. Eine solche Konstellation würde im Benutzer-Synchronisationsdialog von Vivendi angemerkt. Es ist Handeln angesagt, denn für die vereinigte Benutzerverwaltung könnte dann nur ein Benutzer Bestand haben. Der andere würde mit dessen Daten überschrieben. Im Vorfeld sollte daher geschaut werden, dass Sie die Benutzerkürzel nicht doppelt vergeben haben, wobei Ihnen der schon erwähnte Benutzer-Synchronisationsdialog hilfreich zur Seite steht. Optionen der Benutzerverwaltung: Wenn die Vorgaben in den Optionen der Benutzerverwaltungen in NG und PEP unterschiedlich sind, so sollten sich die Administratoren über einheitliche Vorgaben verständigen. Vivendi übernimmt nämlich bei der Zusammenlegung die jeweils restriktivste Option, die in den beiden Datenbanken vorgegeben wurde. (Ausnahme: Sperre nach X Minuten Inaktivität diese Funktion bleibt jeweils erhalten). Besonderes Augenmerk sollte dabei auf die Kennwort-Konventionen gelegt werden: Wenn sich diese für eine der beiden Module zu einer restriktiveren Regelung ändert, dann ist ggf. ein Kennwortwechsel bei vielen Benutzern erforderlich. Bevor eine Zusammenführung der Vivendi NG- und der Vivendi PEP-Benutzerverwaltung vorgenommen werden kann, müssen sich die NG- und PEP-Administratoren über das Vorgehen und die Aufgabenteilung einig sein. Die Zusammenlegung selbst unterstützt Vivendi mit einem Dialog, in dem Sie manuell die modulübergreifende Synchronisation von nicht automatisch synchronisierten Benutzern veranlassen können. Bevor Sie die Benutzerverwaltung vereinigen, erledigen Sie bitte folgende Aufgaben: Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Vivendi NG- und Vivendi PEP-Datenbanken. Falls Sie Unterstützung dabei wünschen, wenden Sie sich bitte an die Vivendi-Hotline. Besonders wenn Sie mit Vivendi PD arbeiten, empfiehlt es sich, vor der Umstellung eine aktuelle Handzeichenliste (Analyse Berichte Stammdaten, VP_Handzeichenliste.rpt) abzulegen. Nach Möglichkeit sollte kein Benutzer außer dem durchführenden Administrator in den Vivendi-Datenbanken zur Zeit der Umstellung arbeiten. Insbesondere sollte die Benutzerverwaltung nicht gleichzeitig in Vivendi NG und Vivendi PEP geöffnet sein. 3

4 3. Erstmalige Synchronisation der Benutzerverwaltungen NG und PEP Für die erstmalige Synchronisation der Benutzerdaten bei Zusammenführung der Benutzerverwaltungen für Vivendi NG und PEP benötigen Sie Administratorrechte für Alle Bereiche. Nachdem Sie die Vorarbeiten zur Zusammenlegung der Benutzerverwaltung getätigt haben, können Sie die eigentliche Synchronisation starten: Bei der Benutzersynchronisation unterstützt Sie Vivendi soweit möglich läuft die Umstellung automatisch. Um diese anzustoßen und in Vivendi NG durchzuführen, empfehlen wir folgendes Vorgehen: Vivendi PEP-Administrator 1 Als Vivendi PEP-Administrator gehen Sie in die Vivendi PEP-Benutzerverwaltung: klicken Sie dazu auf Datei Zugriffsrechte Benutzerverwaltung. 2 Wechseln Sie auf die Karteikarte 'Optionen'. 3 Setzen Sie einen Haken vor die Option NG-Administratoren das Verwalten von PEP-Benutzern erlauben. 4 Speichern Sie diese Einstellung und 5 verlassen Sie die Benutzerverwaltung über OK. Vivendi NG-Administrator 6 Als Vivendi NG-Administrator gehen Sie in die Vivendi NG-Benutzerverwaltung: klicken Sie dazu auf Datei Zugriffsrechte Benutzerverwaltung. 7 Wechseln Sie auf die Karteikarte 'Optionen'. 8 Wenn Sie den PEP-Administratoren das Verwalten von NG-, PD-, Mobil- und PD App-Benutzern erlauben möchten, dann setzen Sie einen Haken in die Checkbox. Dadurch werden dem PEP- 4

5 Administrator in der aus PEP aufgerufenen Benutzerverwaltung auch die zuvor über NG verwalteten Benutzer und Rollen eingeblendet und er kann diese bearbeiten. 9 Als NG-Administrator setzen Sie nun in Vivendi NG die Option, dass Sie Auch PEP-Benutzer verwalten dürfen. 10 Mit Setzen dieses Hakens startet ein Synchronisationstool, das die Benutzerdaten aus der NG- und der PEP-Datenbank prüft. Wenn Vivendi dabei auf Unterschiede stößt, dann wird die Zusammenlegung der Datenbanken gestoppt und Sie erhalten folgende Meldung: 11 Mit Klick auf OK öffnet sich die modulübergreifende Benutzersynchronisation, mit deren Hilfe Sie die nicht übereinstimmenden Benutzerdaten aus den beiden Benutzerverwaltungen angleichen können. 5

6 12 Lösen Sie die angezeigten Synchronisationsschwierigkeiten, s. Modulübergreifende Benutzersynchronisation: Diskrepanzen beseitigen, bevor Sie fortfahren. Wenn Sie (noch) nicht alle Unstimmigkeiten zwischen den NG- und PEP-Benutzerdaten aus dem Weg geräumt haben, dann erhalten Sie beim Schließen des Synchronisationsdialogs noch eine Meldung, in der die betroffenen Benutzer aufgelistet werden. Bitte beachten Sie, dass das Häkchen vor der Option Auch PEP-Benutzer verwalten wieder entfernt wird, wenn die Synchronisation beendet wird, ohne dass alle Benutzer angeglichen wurden! 13 Nachdem alle Benutzerdaten angeglichen wurden (s. Modulübergreifende Benutzersynchronisation: Diskrepanzen beseitigen), verlassen Sie den Synchronisations-Dialog über OK. 14 Falls sich auch die Optionen der Benutzerverwaltung angeglichen haben, erhalten Sie eine Meldung: Bei dem Abgleich der Optionen nimmt Vivendi aus Sicherheitsgründen bei unterschiedlichen Einstellungen in NG und in PEP die jeweils höchste (restriktivste) der beiden Programme für die zusammengeführte Benutzerverwaltung. Die geänderten Bedingungen werden Ihnen in dieser Meldung gelistet. Anwender, deren Kennwort den ggf. höheren Sicherheitsanforderungen nicht genügt, bekommen bei Anmeldung ebenfalls einen Hinweis und die Meldung, ihr Kennwort zu ändern. Am besten weisen Sie Ihre Benutzer darauf hin, dass das Kennwort in beiden Datenbanken geändert werden sollte andernfalls wird beim nächsten Starten der Benutzerverwaltung abermals eine Benutzersynchronisation nötig sein, worauf Vivendi Sie hinweisen wird. 15 Verlassen Sie den Dialog über Speichern. Sie erhalten den Hinweis, dass die Benutzerverwaltung neu gestartet werden soll für die Sicht auf die PEP-Benutzer. 16 Bestätigen Sie diese Meldung mit OK. 17 Verlassen Sie auch die Benutzerverwaltung über OK. 6

7 18 Nach dem Neustart der Benutzerverwaltung arbeiten alle berechtigten Benutzer auf der vereinheitlichten Sicht. Diese stellt sich Ihnen folgendermaßen dar: Neben dem gewohnten NG-Bereich und der NG-Rolle können Sie als NG-Administrator, sofern eingestellt, auch PEP-Bereich und PEP-Rolle den Benutzern zuweisen. Die einzelnen Rechte für die PEP-Gruppen vergeben Sie auf der Karteikarte 'Rollen': 7

8 Generelle Informationen zum Umgang mit der Benutzerverwaltung haben wir für Sie im FAQ VK-Benutzerverwaltung.pdf zusammengestellt. Achten Sie hier besonders auf das Kapitel "7. Besonderheiten bei vereinheitlichter Benutzerverwaltung von NG und PEP". Vivendi PEP-Administrator 19 Wenn der Vivendi NG-Administrator genehmigt hat, dass die PEP-Administratoren auch die Benutzerdaten der anderen Vivendi Module pflegen dürfen (Aktivieren der Option PEP-Administratoren das Verwalten von NG-, PD-, Mobil- und PD App-Benutzern erlauben, s. Punkt 8), dann muss nach der Zusammenführung in Vivendi PEP unter Datei Zugriffsrechte Benutzerverwaltung auf der Karteikarte 'Optionen' noch die Eigenschaft Auch NG-, PD-, Mobil- und PD App-Benutzern verwalten gesetzt werden. 20 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Sie erhalten nebenstehende Meldung, die Sie mit OK bestätigen. 21 Verlassen Sie die Benutzerverwaltung mit OK und starten Sie sie erneut. 22 Nun haben Sie als PEP-Administrator bei Aufruf der Benutzerverwaltung aus Vivendi PEP heraus auch die Bearbeitungsmöglichkeit sämtlicher Vivendi-Nutzer: 8

9 Ebenso können Sie jetzt auch die Rollen für die weiteren Vivendi-Module bearbeiten: 9

10 4. Modulübergreifende Benutzersynchronisation: Diskrepanzen beseitigen Der Benutzer-Synchronisationsdialog erscheint immer dann, wenn in der Benutzerverwaltung von Vivendi NG der Haken bei der Option Auch PEP-Benutzer verwalten gesetzt wird (analog der Haken bei Auch NG-, PD-, Mobil- und PD App-Benutzern verwalten in Vivendi PEP) und Unterschiede bei Benutzern auffallen. Dies ist der Fall, wenn die beiden Benutzerverwaltungen erstmalig zusammengeführt werden, wenn nach der Zusammenlegung in der Benutzerverwaltung eine Änderung vorgenommen wird, während die Datenbank des anderen Vivendi-Programms beispielsweise aus Netzwerk-technischen Gründen gerade nicht erreichbar ist. wenn die Einträge auseinanderlaufen, weil die Option zur gegenseitigen Administration in Vivendi NG gesetzt ist, in PEP aber nicht (oder umgekehrt). Worauf wird im Benutzer-Synchronisationsdialog geprüft? 1. Auf das Kürzel: Wenn die Zeichenkombination des Kürzels übereinstimmt (Groß-/Kleinschreibung wird dabei ignoriert), dann geht Vivendi davon aus, dass es sich um denselben Benutzer in NG und PEP handelt. 2. Wenn das Kürzel abgesehen von der Groß-/Kleinschreibung gleich ist, dann werden Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Passwort (PW) und ActiveDirectory-Identifikation (AD-ID) abgeglichen: Sollten hier Differenzen auftreten, werden die Felder rot markiert. In der Spalte Information werden die Unterschiede aufgezählt. Ein Tooltip gibt Aufschluss über die genauen Unterschiede. Der Dialog bietet Ihnen an, die unterschiedlichen Benutzerdaten zu vereinen, indem entweder a) der Datensatz aus Vivendi NG nach Vivendi PEP übernommen wird. In diesem Fall werden die Benutzerdaten in Vivendi PEP überschrieben. oder b) der Datensatz aus Vivendi PEP nach Vivendi NG übernommen wird. In diesem Fall werden die Benutzerdaten in Vivendi NG überschrieben. oder c) beide Benutzerdatensätze mit unterschiedlichem Kürzel bestehen bleiben und getrennt verwaltet werden. Für eine dieser Möglichkeiten müssen Sie sich pro angezeigtem Benutzer entscheiden, um die einheitliche Sicht auf die Benutzerverwaltung einzustellen. Beachten Sie, dass die jeweiligen rollenbasierten Rechtezuweisungen des Benutzers erhalten bleiben! Und so geht's: 10

11 Um einen Überblick über die Unterschiede in den Benutzerdaten über Alle Bereiche zu erhalten, empfiehlt sich zuerst der Ausdruck einer Liste über das Drucker-Symbol. Sie gelangen in die Seitenansicht, von der aus Sie sich die Gegenüberstellung der Vivendi NG und PEP-Benutzerdaten als Hilfe für die Abarbeitung ausdrucken oder zur Weiterverarbeitung in Microsoft Excel nutzen können. 1 Schränken Sie ggf. über NG-Bereich den Anzeige-Filter von Alle Bereiche auf einen untergeordneten Bereich ein, um für mehr Übersicht zu sorgen. Beachten Sie aber, dass für die Umstellung sämtliche Benutzer der Datenbank vereinheitlicht sein müssen! 2 Pro Benutzerdatensatz können Sie über die Schaltflächen in der Spalte Aktionen entscheiden, was mit dem Datensatz geschehen soll. Benutzerdaten von PEP nach NG übertragen Unterschiedliche Kürzel vergeben und Benutzer getrennt verwalten Vergeben Sie bitte im sich öffnenden Dialog unterschiedliche Kürzel für NG und PEP: Beachten Sie bitte, dass Sie diese Funktionen nur für einzelne Benutzerdaten verwenden können, die keinen Haken in der Checkbox vor ihrem Namen haben. Benutzerdaten von NG nach PEP übertragen Wenn Sie gleich mehrere Benutzerdaten von PEP nach NG (oder umgekehrt: von NG nach PEP) übertragen möchten, dann setzen Sie bei den gewünschten Benutzern einen Haken in die Checkbox und klicken unterhalb der Benutzerauflistung auf die große Schaltfläche Benutzerdaten von NG nach PEP übertragen (bzw. Benutzerdaten von PEP nach NG übertragen). 11

12 Benutzerdaten von PEP nach NG übertragen Benutzerdaten von NG nach PEP übertragen Beachten Sie bitte, dass Sie diese Funktionen nur für Benutzerdaten aktiviert sind, deren Checkbox vor ihrem Namen angehakt ist. Gleich, ob Sie mehrere Datensätze oder einzelne auf diese Weise geändert haben, die Felder mit den Änderungen werden gelb hinterlegt angezeigt und in der Spalte Information werden die alten Werte ausgegeben: 3 Mit Klick auf die Schaltfläche Übernehmen werden Ihre Angaben übernommen und die Felder grün hinterlegt. 4 Wenn Sie sich eine Liste mit den hiermit geänderten Benutzerdaten ziehen möchten, dann klicken Sie erneut auf. Über die Seitenansicht finden Sie die im Dialog dargestellten Daten zum Ausdrucken oder zur Weiterverarbeitung in Microsoft Excel. Beachten Sie, dass die bei der Synchronisation geänderten Benutzerdaten selbstverständlich auch in der Änderungshistorie protokolliert werden. Sie sind über Extras Änderungshistorie jederzeit aufrufbar. Verfahren Sie nun weiter, wie ab Punkt 13 im vorangegangenen Kapitel beschrieben. Feedback Fanden Sie diese Anleitung hilfreich? Wir bemühen uns stetig, unsere Dokumentationen zu verbessern. Helfen Sie uns dabei und geben Sie uns ein kurzes Feedback unter dem folgenden Link: 12

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