Anleitung - Archivierung

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1 Anleitung - Archivierung Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung, wissen wir um viele Kundenprobleme in der Bedienung von IKT-Produkten. Um solche Probleme bei der Nutzung der Net4You Produkte zu vermeiden, haben wir für Sie einfache und leicht verständliche Bedienungsanleitungen ausgearbeitet. Net4You Support Sollten trotz unserer Beschreibungen Probleme bei der Bedienung der Net4You Produkte auftreten, steht Ihnen unsere Supportabteilung selbstverständlich zur Verfügung: Fon +43 (0)

2 Hier finden Sie eine Empfehlung, wie Sie die Größe Ihres IMAP-Postfaches reduzieren können (bezogen auf Microsoft Outlook 2007). Die Reduzierung der Mailboxgröße ist sinnvoll, da Net4You bei verschiedenen Produkten eine Abrechnung auf Basis der benötigten Datenmenge durchführt. Folgende Schritte sind zur lokalen Mailarchivierung nötig: Öffnen Sie Ihr Mailprogramm (hier: Outlook 2007). Klicken Sie auf Datei Archivieren Wählen Sie nun das gewünschte IMAP-Postfach aus (hier: Net4You Posteingang), indem Sie dieses markieren. In diesem Beispiel wird der gesamte Ordner Posteingang (inkl. Unterordner) archiviert. Sie können jedoch auch einzelne Unterordner archivieren. Sie müssen lediglich den gewünschten Ordner markieren. Nun können Sie definieren, ab welchem Datum die Mails archiviert werden sollen. (z.b. Mo, : In diesem Fall werden alle Mails, welche älter als sind, in einen Archivordner verschoben.) Aktivieren Sie danach die Checkbox Auch Elemente, für die Keine AutoArchivierung aktiviert ist. Anschließend können Sie den Ordner und den Dateinamen auswählen, in den die Archivdateien gespeichert werden sollen. Wenn Sie hier keine Änderung vornehmen, wird die Archivdatei in den Standardordner mit dem Namen archive*.pst gespeichert. Es ist jedoch zu empfehlen, dass Sie einen aussagekräftigen Ordnernamen wählen (z.b. Archiv ). Bestätigen Sie abschließend mit OK um die Archivierung zu starten.

3 Anschließend wird im Outlook automatisch ein Ordner mit dem Namen Archivordner angelegt. Die Mails - welche vor dem definierten Zeitpunkt liegen werden automatisch in den Archivordner verschoben. Sie finden den Archivordner im Persönlichen Ordner Ihres Mailprogramms (hier: Outlook 2007). Sie können die Archivordner auch je nach Belieben umbenennen und beliebig viele Archivordner erstellen. Die Mails - welche in den Archivordner verschoben wurden werden im IMAP-Postfach nicht vollständig gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert!

4 Damit die Mails nun vollständig vom Server gelöscht werden, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste auf Bearbeiten Löschen Markierte Elemente in Posteingang löschen Bestätigen anschließend mit Ja. Die Mails wurden erfolgreich vom Net4You Mailserver gelöscht, die Postfachgröße somit verkleinert und die ausgewählten Mails in einem Archivordner lokal gespeichert. Sie können beliebig viele Archivordner erstellen. Vergewissern Sie sich jedoch, dass Sie Zugriff auf die Mails in den Archivordnern haben, bevor Sie die Mails endgültig vom Net4You Mailserver löschen! Öffnen Sie dazu einfach den jeweiligen Archivordner und kontrollieren Sie, ob die archivierten Mails hier angezeigt werden.

5 Die Archivdateien finden Sie im Outlook 2007 unter folgendem Pfad: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jenen Ordner, den Sie sichern möchten (Hier: Archivordner) und anschließend auf Eigenschaften für Archivordner Klicken Sie danach auf den Punkt Erweitert

6 Hier finden Sie nun den Pfad zur gewünschten Datei. Öffnen Sie anschließend diesen Pfad. Net4You empfiehlt Ihnen ausdrücklich, die archivierten Dateien auf ein externes Speichermedium sichern, damit Sie diese im Falle eines Systemfehlers wieder in Ihr Maiprogramm importieren können! Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! Senden Sie einfach eine an oder kontaktieren Sie unser Support-Team unter (Montag bis Donnerstag 9 bis 17 Uhr, Freitag 9 bis 13 Uhr).

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