Die ersten Schritte mit CardScan. Kapitel

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1 Die ersten Schritte mit CardScan Kapitel 1

2 1 Copyright 2006 CardScan, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Handbuch unterliegt dem bundesstaatlichen Gesetz zum Copyright der USA. Ohne vorherige Erlaubnis darf kein Teil dieses Handbuchs reproduziert oder in Umlauf gebracht, umgeschrieben oder in einem abrufbaren System gespeichert, in eine gesprochene Sprache oder Computersprache übersetzt oder in irgendeiner Form oder mit jeglichen Mitteln übertragen werden: CardScan, Inc. 25 First Street, Suite 107 Cambridge, MA 02141, USA Tel.: (617) Fax: (617) Marken: CardScan und AtYourService sind eingetragene Marken von CardScan, Inc. Windows ist eine Marke der Microsoft Corporation. Alle weiteren Marken sind Marken der jeweiligen Inhaber. Gewährleistungserklärung: Seitens von CardScan, Inc. besteht keinerlei Gewährleistung, Erklärung oder Zusage, die nicht ausdrücklich in dieser Vereinbarung genannt ist. In dieser Erklärung schließt CardScan, Inc. jegliche und alle impliziten Gewährleistungen der Marktgängigkeit, des Anspruchs oder der Eignung für einen bestimmten Zweck aus. CardScan, Inc. gewährleistet nicht, dass die Software oder Dokumentation Ihren Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus wird keine fehlerfreie Software oder Dokumentation und kein ununterbrochener Betrieb der Software gewährleistet. HAFTUNGSBESCHRÄNKUNG: Die Haftbarkeit von CardScan, Inc. sowie die der Entwickler von durch CardScan, Inc. vertriebenen Programmen, die sich aus Vereinbarung bzw. aus der Software oder Dokumentation ergibt, beschränkt sich auf die Summe der Zahlungen, die von Ihnen oder in Ihrem Namen für die Lizenz erfolgt sind. Diese Haftungsbeschränkung gewährt Ihnen besondere Rechte. Je nach US-Bundesstaat werden Ihnen eventuell andere Rechte gewährt. Einige Staaten lassen den Ausschluss oder die Beschränkung unbeabsichtigter oder Folgeschäden nicht zu, so dass die obige Beschränkung oder Ausschlusserklärung eventuell nicht für Sie gilt.

3 Inhaltsverzeichnis Herzlich willkommen bei CardScan! Produktübersicht... 1 Wichtigste Funktionen... 2 CardScan-Benutzerressourcen... 4 Technischer Support... 4 Kapitel 1 CardScan-Adressbuch erzeugen Erste Schritte Kontakte in der Listenansicht anzeigen Kontakte auf Richtigkeit überprüfen Kontakte aus CardScan erreichen Kapitel 2 CardScan als Kontaktmanager verwenden Kontakte ohne Visitenkarten hinzufügen Zusätzliche Felder für weitere Informationen verwenden Kontakte in Kategorien organisieren Wichtigste Funktionen beim Suchen nach Kontakten Duplizierungen suchen und entfernen Mit mehreren Kontaktdateien arbeiten Ihre Kontakte sichern Kontakte durch Scannen aktualisieren Kapitel 3 CardScan-Daten in Microsoft Outlook und anderen Desktop-Anwendungen verwenden Mit dem Datenaustausch-Assistenten die beste Option ermitteln CardScan und Outlook synchronisieren Kapitel 4 Kontakte in/aus Palm OS Handhelds kopieren Mit dem Datenaustausch-Assistenten die beste Option ermitteln Synchronisieren Kapitel 5 Kontakte in/aus Windows Mobile -Geräten kopieren Mit dem Datenaustausch-Assistenten die beste Option ermitteln Manuell synchronisieren Die ersten Schritte mit CardScan i

4 Anhang A: FCC-Erklärung und Konformitätserklärung (EU) ii CardScan, Inc.

5 Produktübersicht Herzlich willkommen bei CardScan! Dieses Buch bietet eine Einführung in die wichtigsten Funktionen der CardScan-Produktfamilie. Ziel dieses Buchs ist die Darstellung der Vorteile und Flexibilität von CardScan-Produkten. Darüber hinaus erhalten Sie Informationen zu den detaillierten Informationsquellen und Anweisungen, auf die Sie zugreifen können, wenn Sie sich in der Praxis mit den Produkten vertraut machen. Produktübersicht Produkt Benutzer Wichtigste Produktmerkmale CardScan Executive CardScan Team CardScan Lead Qualifier Einzelbenutzer, die ein schnelles und zuverlässig arbeitendes Hilfsmittel bei der Umwandlung von Visitenkarten in Online-Adressbücher benötigen. Diese Benutzer arbeiten mit großen Kontaktdatenvolumen, möchten auch Farben erfassen und arbeiten allein. Teams, die Kontaktdaten auf dem Unternehmens- Intranet gemeinsam verwenden. Teams, die Kontaktdaten bei verschiedenen Ereignissen erfassen und umgehend gemeinsam weitere Schritte mit diesen Daten vornehmen. Bei CardScan Executive handelt es sich um ein Kernprodukt, mit dem Sie Informationen von Visitenkarten in akkuraten, gut organisierten und einfach zu aktualisierenden Online-Adressbüchern erfassen können. CardScan Executive ist ein hervorragender Kontaktmanager. Wenn Sie jedoch Ihre Daten mit einer anderen Desktop-Anwendung oder einem anderen Handheld-Gerät verwalten möchten, unterstützt Sie der Datenaustausch- Assistent bei der Auswahl und beim Einsatz der optimalen Methode zum Kopieren von Daten in und aus CardScan. Sie können dann diese Daten in Microsoft Outlook und anderen Kontaktmanagern und Personal Information Managers (PIMs) sowie mit Personal Data Assistants (PDAs), wie Palm Handhelds und Windows Mobile-Geräten, verwenden. Dieses Produkt umfasst alle Funktionen von CardScan Executive sowie Funktionen, anhand derer Teams Dateien in einem Netzwerk gemeinsam nutzen können. Erfasst Kontakte und Lead-Informationen durch Scan-Formulare. Sobald die Daten erfasst wurden, sind alle Funktionen von CardScan Executive und Team für die Teams zur Überprüfung und effizienten Nutzung der Daten verfügbar. Die ersten Schritte mit CardScan 1

6 Herzlich willkommen bei CardScan! 1 CardScan Personal CardScan-Benutzer, die einen tragbaren Scanner benötigen. Eine tragbare Version von CardScan Executive mit sämtlichen Funktionen, mit Ausnahme der Scan- Funktion von Karten in Farbe. Tauscht Daten mit einer beschränkten Anzahl von PIMs und PDAs aus. Wichtigste Funktionen Der folgende Abschnitt stellt die wichtigsten Funktionen dar, die alle CardScan-Produkte bieten: Scannen Prüfung der Richtigkeit Intuitive grafische Benutzeroberfläche Kontaktverwaltung mit erweiterten Navigationsfunktionen Datenaustausch Erweiterte Funktionen zum Erreichen der Kontakte online Scan-Funktionen Sie können internationale Visitenkarten scannen und verarbeiten. Beim Scannen können Sie Karten-Batches automatisch Kategorien und Anmerkungen zuweisen lassen. Bei beidseitig bedruckten Visitenkarten können Sie auch die Rückseite scannen und speichern. CardScan kann einfach durch Einlegen einer Visitenkarte in den Scanner gestartet werden. Die automatische Kartenerkennungsfunktion des Scanners ist immer aktiviert. Wenn der Scanner eine Karte erkennt, startet er das CardScan-Programm. Prüfung der Richtigkeit Für eine effiziente Verwendung des Adressbuchs müssen die Daten korrekt sein. Mit CardScan können Sie die Daten ganz einfach überprüfen, indem die Felder markiert werden, in denen die Informationen eventuell nicht richtig sind. Die Funktion Detailinformationen prüfen von CardScan unterstützt Sie dabei, zu überprüfen, ob die Namen und Adressen in die korrekten Felder eingefügt wurden, und ermöglicht Ihnen, alle Fehler ganz einfach zu korrigieren. 2 CardScan, Inc.

7 Wichtigste Funktionen Intuitive grafische Benutzeroberfläche Ziehen Sie einfach mit dem Mauszeiger über das CardScan-Fenster und zeigen Sie auf die verschiedenen Fensterteile. Sie können erkennen, dass fast alle Fensterelemente eine Funktion darstellen; eine Beschreibung der Funktion wird in der Hilfesprechblase angezeigt. Über die Symbole der Listenansicht können Sie die Kontakte in der Listenansicht im optimal geeigneten Format anzeigen. Diese Symbole ermöglichen Ihnen verschiedene Ansichten, von einer Übersicht der Kartenabbildungen bis hin zur Detailebene, auf der Sie mit den Daten arbeiten können (z. B. Suchen nach einer Adresse in der Webkarte durch Klicken auf die Adresse in der Listenansicht). Kontaktverwaltungsfunktionen Über die Navigationsleiste können Sie abhängig von bestimmten Kriterien, wie z. B. Kategorien, Letzte Änderungen, Duplizierungen usw. direkt auf verschiedene Kontaktgruppen zugreifen. Sie können die leistungsfähige, differenzierte und flexible QuickSearch-Funktion verwenden, um Kontakte auch in mehreren geöffneten Dateien gleichzeitig zu suchen. Mit dem Duplizierungsassistenten können Sie Duplizierungen automatisch ausfindig machen und entscheiden, wie mit duplizierten Kontakten verfahren werden soll. Mehrere Dateien können gleichzeitig in separaten CardScan-Fenstern angezeigt werden. Sie können eine Kopie Ihrer CardScan-Datei in Ihr persönliches, sicheres Konto in der AtYourService-Website (unter speichern und über einen Web-Browser jederzeit und überall auf Ihre Datei zugreifen. Wenn Sie Ihre lokalen Dateien für das Internet aktivieren, indem Sie sie in der AtYourService- Website speichern, können Sie über AtYourService automatisch Aktualisierungen für Ihre Kontaktdaten erhalten. Über Ihren Browser können Sie aktualisierte Daten überprüfen und annehmen bzw. verwerfen. Austausch von Daten mit anderen Programmen und Geräten Über den Datenaustausch-Assistenten können Sie automatisch nach Anwendungen suchen, die auf Ihrem Computer installiert sind, und die optimale Methode zum Kopieren von Daten in und aus CardScan auswählen. Der Assistent vereinfacht das Kopieren von Daten in und aus: - Anderen Desktop-Anwendungen (wie Microsoft Outlook) - Palm OS Handheld-Geräten - Windows Mobile -Geräten Die ersten Schritte mit CardScan 3

8 Herzlich willkommen bei CardScan! 1 Verbesserte Funktionen zum Senden von s, Wählen von Telefonnummern und Aufrufen von Websites Sie können s erstellen, Nummern wählen oder Websites aufrufen, indem Sie auf die Daten in der Listen- und Zusammenfassungsansicht klicken. Sie können s an CardScan-Kontakte von Microsoft Outlook aus senden, ohne diese Kontakte in Outlook zu kopieren. Legen Sie dafür eine CardScan-Datei als Adressbuch in Outlook fest. Damit können Sie Ihre CardScan-Kontakte in Outlook anzeigen und von Outlook aus eine an diese senden. Sie können eine Adresse eines Kontakts auf der Webkarte suchen, indem Sie auf die Adresse in der Listen- oder Zusammenfassungsansicht klicken. Sie können auch auswählen, welcher Webkartendienst Karten für Sie erstellen soll. CardScan-Benutzerressourcen Online-Hilfe CardScan-Website In der Online-Hilfe finden Sie Anleitungen, eingehende Beschreibungen der Funktionen sowie Hinweise zur Fehlersuche. Informationen zu den Dialogfenstern finden Sie, wenn Sie im jeweiligen Fenster auf die Schaltfläche Hilfe klicken. Im Hilfefenster werden drei Bereiche angezeigt, die Sie mit den Schaltflächen Inhalt, Index, Suchen und Glossar öffnen können. Außerdem können Sie die Hilfe in CardScan mit Funktionstaste F1 sowie über das Menü Hilfe öffnen. Unter finden Sie: Software-Updates, Dokumentation-Downloads und die Wissensbank des Technischen Support. Technischer Support Technischen Support in Ihrer Sprache und für Ihre Region erhalten Sie hier: Englisch/Nordamerika Tel.: oder Fax: CardScan, Inc.

9 Technischer Support Europa Französisch Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Deutsch Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Englisch/Vereinigtes Königreich Tel.: für Anrufer innerhalb des Vereinigten Königreichs Tel.: +49 (0) für englischsprachige Anrufer aus anderen Regionen Fax: +49 (0) Benutzer anderer Sprachen und aus anderen Regionen wenden sich bitte an ihren örtlichen Händler. Ihren nächsten Händler finden Sie unter Die ersten Schritte mit CardScan 5

10 Herzlich willkommen bei CardScan! 1 Diese Seite wurde absichtlich frei gelassen 6 CardScan, Inc.

11 Erste Schritte Kapitel 1 CardScan-Adressbuch erzeugen Dieses Kapitel erläutert, wie CardScan ein Adressbuch erstellt, indem Visitenkarten einfach in eine Datei gescannt werden. Es stellt darüber hinaus die Funktionen zum Überprüfen der Richtigkeit der Daten vor. Folgende Funktionen werden beschrieben: Erste Schritte beim Scannen von Visitenkarten Ihre CardScan-Kontakte anzeigen Kontakte auf Richtigkeit überprüfen Kontakte aus CardScan erreichen Erste Schritte Dieser Abschnitt erläutert die Schritte, die Sie nach der Installation und Konfiguration von CardScan vornehmen müssen. Die Installations- und Konfigurationsschritte werden in dem Dokument beschrieben, das auf der Produkt-CD-ROM enthalten ist. Es wird davon ausgegangen, dass Sie beim letzten Schritt der Installation CardScan nicht gestartet haben, so dass Sie zuerst CardScan starten müssen. Dazu verfahren Sie wie folgt: 1. Starten Sie CardScan, indem Sie Start Programme CardScan CardScan wählen. CardScan wird gestartet, indem der Begrüßungsassistent geöffnet wird. 2. Folgen Sie den Anleitungen des Begrüßungsassistenten, um CardScan für die Arbeit mit Ihrem Scanner zu konfigurieren und die Funktionen zu aktivieren, die Sie bei der Verwendung von CardScan unterstützen. Sobald die Konfiguration beendet ist, erscheint in CardScan ein Dialogfenster, das Sie zum Erstellen oder Öffnen einer bestehenden Datei auffordert. 3. Wählen Sie die gewünschte Option und klicken Sie auf OK. CardScan öffnet die Datei für neue Kontakte. 4. Scannen Sie eine Visitenkarte. Nun erscheint dieses Dialogfenster: Klicken Sie auf diesen Pfeil, um das Dialogfenster zu erweitern und die gespeicherten Abbildungen zu überprüfen. Wandeln Sie die Weisen Sie Kontakten gespeicherte Anmerkungen und Abbildung in Kategorien beim einen Kontakt um. Scannen von Karten zu. Speichern Sie die Abbildungen ohne diese zu verarbeiten und schließen Sie das Dialogfenster. Die ersten Schritte mit CardScan 1-1

12 Kapitel 1 CardScan-Adressbuch erzeugen 1 5. Sie können mehrere Karten scannen, indem Sie diese in den Scanner einlegen und dann eine der folgenden Optionen verwenden: Klicken Sie auf den blauen Pfeil, um das Dialogfenster zu erweitern und die gespeicherten Abbildungen vor der Verarbeitung zu überprüfen. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche (nach unten), um das Dialogfenster zu verkleinern und die gespeicherten Abbildungen auszublenden. Klicken Sie auf die Pfeilschaltflächen (rechts bzw. links), um durch die gespeicherten Abbildungen zu blättern. Klicken Sie hier, um die angezeigte Abbildung zu löschen. 1-2 CardScan, Inc.

13 Erste Schritte Klicken Sie auf Verarbeiten, um Kontakte von gespeicherten Abbildungen zu erstellen. CardScan verarbeitet die Abbildungen und zeigt die Details zur letzten Abbildung in der Bearbeitungsansicht an, um Sie bei der Überprüfung auf Richtigkeit zu unterstützen. HINWEIS: Der Name des Kontakts, zu dem Details angezeigt werden, wird in der Navigationsleiste hervorgehoben. Weitere Informationen zur Navigationsleiste finden Sie unter CardScan als Kontaktmanager verwenden auf Seite 2-1. Registerkarte für die Listenansicht Registerkarte für die Zusammen -fassungsansicht Registerkarte für die Bearbeitungsansicht Die ersten Schritte mit CardScan 1-3

14 Kapitel 1 CardScan-Adressbuch erzeugen 1 Kontakte in der Listenansicht anzeigen Klicken Sie auf die Registerkarte der Listenansicht, um die in Ihrer Datei enthaltenen Kontakte anzuzeigen. Die Registerkarte der Listenansicht zeigt die vorhandenen Kontaktinformationen in einer mehrspaltigen Liste an. Für die Listenansicht können Sie weitere Spalten mit beliebigen Kontaktinformationen definieren. AtYourService- Aktualisierungsstatus (siehe Seite 2-6) Schaltfläche Alle anzeigen zeigt alle in der Datei enthaltenen Kontakte an Verifizierungsstatus zeigt die nicht verifizierten Kontakte durch das Symbol an. QuickAccess- Leiste Buchstabenleiste listet nur die Kontakte auf, die mit demselben Buchstaben beginnen Anzahl der Kontakte in der Datei Statuszeile Schalt-flächen, um auszuwählen, wie die Liste angezeigt werden soll 1-4 CardScan, Inc.

15 Kontakte auf Richtigkeit überprüfen HINWEIS: Die Intensität des Symbols variiert je nachdem, wie wahrscheinlich es ist, dass der Kontakt fehlerhaft ist. Auch bei richtigen Kontakten kann jedoch ein Fragezeichen angezeigt werden, bis Sie in der Bearbeitungsansicht das Kontrollkästchen Geprüft aktiviert haben. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Kontakte auf Richtigkeit überprüfen auf Seite 1-5. Kontakte auf Richtigkeit überprüfen Wenn Sie einen Kontakt auf Richtigkeit überprüfen möchten, zeigen Sie den Kontakt in der Bearbeitungsansicht an. (Beachten Sie dazu die Hinweise auf Seite 1-2.) Von CardScan hervorgehobene Felder überprüfen. CardScan zeigt alle Felder mit möglicherweise unvollständigen oder fehlerhaften Informationen hervorgehoben an. Vergleichen Sie den Inhalt der hervorgehobenen Felder mit der gescannten Abbildung der betreffenden Karte. Wenn Sie auf ein Feld klicken, hebt CardScan den entsprechenden Bildbereich hervor. Verborgene Felder und Informationen überprüfen. Denken Sie daran, auch die Felder und Zeilen zu überprüfen, die vielleicht nicht oder nicht vollständig dargestellt werden. Wenn Sie die Informationen überprüft und ggf. korrigiert haben, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Am Symbol erkennen Sie, dass noch weitere Felder oder Textzeilen vorhanden sind. Wenn Sie auf das Symbol klicken, verwandelt sich das Symbol in einen Pfeil nach unten ( ), und das betreffende Feld wird geöffnet. Wenn die Informationsfelder in der jeweiligen Ansicht nicht angezeigt werden können, zeigt CardScan dieses Symbol an. Wenn die Informationen dargestellt werden sollen, klicken Sie mit der Maus Namen und Adressen überprüfen. Häufig bestehen Namen aus mehreren Bestandteilen. Manche Namen enthalten z. B. Titel oder Anreden (Dr., Prof., Frau Dipl.-Übers. usw.). Diese detaillierten Informationen müssen richtig eingeordnet werden; dies ist insbesondere beim Exportieren, Übertragen und Synchronisieren der Daten wichtig. Da Visitenkarten grafisch immer anspruchsvoller gestaltet werden, müssen Sie Adressen überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Informationen den richtigen Feldern zugeordnet wurden. Auch beim Scannen von Visitenkarten aus anderen Ländern ist dies sehr wichtig. Die ersten Schritte mit CardScan 1-5

16 Kapitel 1 CardScan-Adressbuch erzeugen 1 Wenn Sie Namen und Adressen überprüfen möchten, klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf die Schaltfläche Name oder Adresse. Nun erscheint dieses Dialogfenster: Wenn Sie auf die Schaltfläche Name klicken, wird oben die Registerkarte Name angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche Adresse klicken, wird oben die Registerkarte Adresse angezeigt. Die auf diesen Registerkarten angezeigten Informationen können Sie wie jeden beliebigen Text in der Bearbeitungsansicht bearbeiten, indem Sie die gewünschten Änderungen direkt eingeben oder per Drag&Drop oder durch Ausschneiden und Einfügen vornehmen. Wenn die Informationen richtig angezeigt werden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Geprüft. Kontakte aus CardScan erreichen Wenn die Kontaktdaten richtig sind, können Sie Interaktionen mit diesen in der Zusammenfassungsund Listenansicht ausführen. Beim Ziehen des Mauszeigers in der Zusammenfassungsansicht ändert sich dieser in eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger. Indem Sie mit der Maus auf ein Element zeigen und klicken können Sie: Ihren Browser mit der Website öffnen. Eine voradressierte erstellen. Telefonnummern wählen, wenn Ihr Rechner mit einem Modem verbunden ist. Eine Webkarte der Adressen des Kontakts anzeigen. Die folgenden Beispiele stellen die Zusammenfassungs- und Listenansicht dar, über die Sie alle der oben genannten Schritte über nur einen Mausklick ausführen können. 1-6 CardScan, Inc.

17 Kontakte aus CardScan erreichen Kontakte aus der Zusammenfassungsansicht erreichen In diesem Beispiel wird eine Website eines Kontakts über die Zusammenfassungsansicht von CardScan geöffnet. 1. Wählen Sie einen Kontakt aus und klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenfassung. Die Zusammenfassungsansicht des Kontakts wird angezeigt. 2. Zeigen Sie auf die Internetadresse. Klicken Sie, wenn der Mauszeiger die Form einer Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger annimmt. Kontakte aus der Listenansicht erreichen Sie können wählen, wie die Listenansicht die Kontakte in der Datei anzeigen soll, indem Sie auf die Schaltflächen auf der rechten Seite klicken. Klicken Sie auf diese Schaltflächen, um unterschiedliche Möglichkeiten zur Ansicht Ihrer Kontakte anzuzeigen. Die oberste Schaltfläche steht für die ungenauste Detailansicht und umfasst keine Kartenabbildungen. Die übrigen Schaltflächen zeigen die Liste an, wobei optional die Kartenabbildungen mit angezeigt werden können. HINWEIS: Damit Sie Ihre Kontakte aus der Listenansicht erreichen können, darf die Option Kartenbilder anzeigen nicht aktiviert sein. In der folgenden Abbildung ist dargestellt, wie eine Telefonnummer eines Kontakts gewählt wird, der in der Listenansicht angezeigt wird. Die ersten Schritte mit CardScan 1-7

18 Kapitel 1 CardScan-Adressbuch erzeugen 1 Adresskarten im Internet anzeigen Über dieselbe Methode können Sie eine Karte der Adresse Ihres Kontakts im Internet erstellen. Sie können diese Funktion auch starten, indem Sie Karte Adresse auf Karte anzeigen wählen. Dazu verfahren Sie wie folgt: 1. Öffnen Sie den betreffenden Kontakt in der Zusammenfassungsansicht oder wählen Sie diesen in der Listenansicht aus. Zeigen Sie dann entweder auf die Adresse im Fenster oder wählen Sie Karte Adresse auf Karte anzeigen. Das Dialogfenster Webdienst für Karte auswählen wird angezeigt. 2. Wählen Sie den gewünschten Dienst und klicken Sie auf OK. CardScan startet Ihren Browser und zeigt die Karte mit dem ausgewählten Dienst an. (Wenn der Browser bereits geöffnet ist, zeigt CardScan die Karte im geöffneten Browserfenster an.) 1-8 CardScan, Inc.

19 Kontakte ohne Visitenkarten hinzufügen Kapitel 2 CardScan als Kontaktmanager verwenden CardScan umfasst mehrere leistungsstarke Funktionen für die Kontaktverwaltung. Dazu gehören: Andere Möglichkeiten, Kontakte ohne Scannen hinzuzufügen Felder hinzufügen, um weitere Daten hinzuzufügen Kontakte in Kategorien organisieren Kontakte gruppiert nach Kategorien, letzten Änderungen, Überprüfungsstatus etc. über die Navigationsleiste anzeigen Kontakte mit der QuickSearch-Funktion suchen Duplizierungen suchen und entfernen Kartenabbildung und Daten durch Scannen einer neuen Karte ersetzen Kontakte sichern und auf diese unter Verwendung von AtYourService zugreifen Automatische Aktualisierungen über AtYourService erhalten Mit mehreren Dateien in mehreren Fenstern arbeiten Kontakte ohne Visitenkarten hinzufügen Sie haben folgende Möglichkeiten, Kontakte zu Ihrem CardScan-Adressbuch hinzufügen: Sie können neue Kontakte erstellen und die betreffenden Informationen direkt in die jeweiligen Felder eingeben. Sie können Kontakte per Drag&Drop aus anderen Applikationen und aus dem Internet übernehmen. Sie können Dateien importieren. Kontakte durch direkte Eingabe erstellen. Wenn Sie die Daten eines Kontakts direkt eingeben möchten, verfahren Sie wie folgt: 1. Klicken Sie in der QuickAccess-Schaltflächenleiste auf die Schaltfläche Neue Karte. CardScan öffnet einen leeren Kontakt in der Bearbeitungsansicht. 2. Geben Sie die Kontaktinformationen in die betreffenden Felder ein. HINWEIS: In der Annahme, dass Sie die gewünschten Daten richtig eingegeben haben, hat CardScan das Kontrollkästchen Geprüft bereits aktiviert. Wenn Sie sich diesbezüglich nicht sicher sind, können Sie das Kontrollkästchen Geprüft wieder deaktivieren. Sie können Kontakte per Drag&Drop aus anderen Anwendungen und aus dem Internet übernehmen. Sie können Kontakte in einer CardScan-Datei erstellen, indem Sie Text in einer anderen Anwendung auswählen und diesen durch Drag&Drop in der Listenansicht platzieren. Das ist besonders dann hilfreich, wenn Sie Kontakte von Daten aus empfangenen s oder elektronischen Briefen erstellen möchten. Sie können auch vcards aus dem Internet per Drag&Drop übernehmen. Die ersten Schritte mit CardScan 2-1

20 Kapitel 2 CardScan als Kontaktmanager verwenden 1 Dateien in CardScan importieren. Wenn Ihr Kontaktmanager oder PIM Dateien als Textdateien mit Tabulatoren oder Kommata als Trennzeichen exportieren kann, können Sie diese Dateien in CardScan importieren. Wenn Sie eine Datei importieren möchten, wählen Sie Datei Datenaustausch Assistent. Anschließend folgend Sie den Anweisungen des Datenaustausch-Assistenten. Zusätzliche Felder für weitere Informationen verwenden In der Bearbeitungsansicht werden Name, Titel, Firma, Adresse, 2. Adresse, Telefon, Telefax, E- Mail-Adresse, Website und sonstige Informationen jeweils in eigenen Feldern angezeigt. Außerdem sind Felder für bis zu sechs weitere Telefonnummern und für bis zu sechs weitere -Adressen vorgesehen. Diese Felder können Sie jeweils individuell beschriften. Klicken Sie auf diese Symbole, um Felder zur Eingabe weiterer Informationen zu öffnen. Wenn Sie z. B. auf das Symbol neben der Telefonnummer klicken, öffnet CardScan ein leeres Feld zur Eingabe einer Nummer und eine Dropdown- Liste mit verfügbaren Beschriftungen. Geben Sie die gewünschte Nummer ein und klicken Sie auf die Dropdown- Liste, um eine Beschriftung auszuwählen bzw. Ihre eigene Beschriftung zu definieren. HINWEIS: Auf die gleiche Weise können Sie eine zweite Adresse hinzufügen. Um jedoch Eingabefehler auszuschließen, sollten Sie auf die Schaltfläche Adresse und dann im Dialogfenster Detailinformationen der Karte überprüfen auf die Schaltfläche 2. Adresse klicken. Anmerkungen hinzufügen. Wenn Sie Anmerkungen zu einem Kontakt hinzufügen möchten, öffnen Sie den Kontakt in der Bearbeitungsansicht und klicken auf die Registerkarte Anmerkungen. 2-2 CardScan, Inc.

21 Kontakte in Kategorien organisieren Kontakte in Kategorien organisieren Mit Kategorien können Sie Ihre Kontakte in aussagekräftigen Gruppen organisieren. Die Verwendung von Kategorien hilft Ihnen, Kontakte rasch zu finden und für bestimmte Funktionen (z. B. zum Ausgeben von Adressaufklebern usw.) auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Die Zuweisung von Kategorien können Sie für Folgendes verwenden: Einzelne Kontakte, indem Sie den Kontakt in der Bearbeitungsansicht öffnen und auf die Registerkarte Kategorien klicken Mehrere Kontakte, indem Sie Kontakte in der Listenansicht auswählen und Kategorien Zuweisen wählen Wichtigste Funktionen beim Suchen nach Kontakten Die beiden leistungsstärksten Funktionen beim Suchen nach Kontakten sind die Navigationsleiste und QuickSearch. Navigationsleiste Die Navigationsleiste von CardScan bietet direkten Zugriff auf bestimmte Gruppen von Kontaktinformationen. Der obere Teil der Navigationsleiste enthält Fensterbereiche, die unmittelbaren Zugriff auf verschiedene Kontaktgruppen ermöglichen. Um alle Kontakte in einer bestimmten Gruppe zu suchen, klicken Sie auf den Fensterbereich, in dem diese Gruppe angezeigt wird, und verwenden dann die Elemente in den jeweiligen Fensterbereichen, um nach Kontakten zu suchen. Die ersten Schritte mit CardScan 2-3

22 Kapitel 2 CardScan als Kontaktmanager verwenden 1 Im folgenden Beispiel ist dargestellt, wie durch Klicken in der Navigationsleiste auf den Fensterbereich Geprüft geprüfte und nicht geprüfte Kontakte separat dargestellt werden können. Fensterbereiche der Navigationsleiste Klicken Sie auf den Fensterbereich Geprüft, um geprüfte und nicht geprüfte Kontakte separat anzuzeigen und auf diese zuzugreifen. Kontakte mit der QuickSearch-Funktion suchen Sie können Kontakte in beliebig vielen geöffneten Dateien suchen. In der QuickAccess- Schaltflächenleiste wird die Schaltfläche für die QuickSearch-Funktion so dargestellt: Wenn Sie differenziertere Suchkriterien eingeben möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche und nehmen die gewünschten Eingaben im Dialogfenster QuickSearch vor. Wenn Begriffe gefunden werden sollen, die im Kontakt enthalten sind, geben Sie die betreffenden Begriffe ein. Um eine Suche nach einem Begriff durchzuführen, nach dem Sie bereits vorher gesucht haben, können Sie diese Dropdown-Liste mit den vorab gewählten Wortkombinationen verwenden. Die QuickSearch-Funktion können Sie wie folgt verwenden: Sie können Wörter direkt eingeben, die im gesuchten Kontakt enthalten sind. Sie können zu durchsuchende Felder definieren. Sie können Wörter und Felder kombinieren. 2-4 CardScan, Inc.

23 Duplizierungen suchen und entfernen Wenn Sie auf die Schaltfläche QuickSearch klicken, können Sie über dieses Dialogfenster differenziertere Suchkriterien eingeben: Wählen Sie aus der Dropdown- Liste die gewünschten Begriffskombinationen aus. Duplizierungen suchen und entfernen Mit dem Duplizierungsassistenten finden Sie doppelte Kontaktinformationen in Ihrer CardScan- Kontaktdatei. Anschließend hilft Ihnen der Assistent, die Duplizierungen wahlweise automatisch oder manuell zu entfernen. Den Duplizierungsassistenten starten Sie mit dem Befehl Karte Duplizierungen suchen. Mit mehreren Kontaktdateien arbeiten Geben Sie die gesuchten Begriffe in dieses Feld ein. Wählen Sie ein Feld aus der Dropdown-Liste aus. Wenn mehrere Dateien geöffnet sind, wählen Sie aus der Dropdown-Liste die zu durchsuchenden Dateien aus. CardScan ermöglicht die Ausführung des Programms in mehreren Fenstern. Das ist besonders bei der Arbeit mit mehreren Dateien sinnvoll. Sie können CardScan jederzeit in einem neuen Fenster öffnen, indem Sie Datei Anderes Fenster öffnen wählen. Beim erstmaligen Öffnen des neuen Fensters zeigt dieses genau dieselben Informationen wie das vorhergehende Fenster an. Sie können dann in diesem ein neues Fenster öffnen (um beispielsweise über Drag&Drop Kontakte von einer Datei in eine andere zu verschieben oder verschiedene Ansichten derselben Datei gleichzeitig anzuzeigen). Kontakte per Drag&Drop aus einer Datei in eine andere Datei verschieben Im folgenden Beispiel wird der Unterschied erläutert, der beim Verschieben von Kontakten per Drag&Drop von einer Datei in eine andere besteht, wenn die Dateien im selben Fenster angezeigt werden, im Gegensatz dazu, wenn die Dateien in separaten Fenstern angezeigt werden: Wenn Sie Kontakte per Drag&Drop von einer Datei in eine andere im selben Fenster verschieben, müssen Sie die ausgewählten Kontakte über dem Dateinamen in der Dateileiste ablegen. Wenn Sie Kontakte per Drag&Drop von einem Fenster in ein anderes verschieben, können Sie die Kontakte an einer beliebigen Position im Detailbereich des Fensters ablegen. Wenn der Detailbereich einen Kontakt in der Zusammenfassungs- oder Bearbeitungsansicht angezeigt hat, ändert sich die Ansicht in die Listenansicht, wenn Sie hier neue Kontakte ablegen. Die Listenansicht wird als Zusammenfassungs- oder Bearbeitungsansicht angezeigt. Die in der Listenansicht angezeigten Kontakte, die zur Liste hinzugefügt werden, werden noch hervorgehoben dargestellt. TIPP: Mit der gleichen Funktion, mit der Sie mehrere Kontakte durch Drag&Drop aus einer Datei in eine andere Datei verschieben, können Sie auch große Dateien in zwei kleinere Dateien teilen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Die ersten Schritte mit CardScan 2-5