OUTLOOK-DATEN SICHERN

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1 OUTLOOK-DATEN SICHERN Wie wichtig es ist, seine Outlook-Daten zu sichern, weiß Jeder, der schon einmal sein Outlook neu installieren und konfigurieren musste. Alle Outlook-Versionen speichern die Daten des Anwenders in einer Persönlichen Ordner-Datei (PST-Datei = Personal Store-Datei) mit dem Namen Outlook.pst ab. Diese Datei enthält alle lokalen Outlook-Ordner incl. deren Inhalte wie z.b. Kalender Posteingang, Postausgang Kontakte Aufgaben Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte selbst erstellte Ordner. Nicht enthalten sind aber die konten, die deshalb separat gesichert werden müssen, sowie Kategorien, Signaturen, Regeln, Layout der Outlook-Leiste, Drucker- und Seiteneinstellungen. Versteckte Dateien anzeigen Bei der o.g. PST-Datei handelt es sich um eine sogenannte versteckte Datei, die u.u. nicht sichtbar ist, wenn Sie Ihre Einstellungen im Explorer (noch) nicht geändert haben. Um versteckte Dateien sichtbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Explorer auf Extras Ordneroptionen und wählen Sie die Karteikarte Ansicht. Aktivieren Sie hier die Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen (Windows7) bzw. Alle Dateien und Ordner anzeigen (Windows XP). Seite 1

2 Entfernen Sie außerdem das Häkchen vor der Option Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden. Dies bewirkt, dass die Dateiendung (.pst) der Datei Outlook.pst angezeigt wird. Schließen Sie das Fenster mit OK. Die Datei Outlook.pst sichern Die Datei Outlook.pst lässt sich auf verschiedene Arten sichern: 1. Manuell: klicken Sie sich, ohne Outlook zu starten, zum Speicherort der Datei durch, kopieren Sie sie und speichern Sie sie in ein Verzeichnis Ihrer Wahl oder auf eine externe Festplatte oder brennen Sie die Datei auf CD. So finden Sie die Datei unter Windows XP: C: \ Dokumente und Einstellungen \ Benutzername \ Lokale Einstellungen \ Anwendungsdaten \ Microsoft \ Outlook \ So finden Sie die Datei unter Windows 7: C: \ Users \ Benutzername \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook \ 2. Man kann die Outlook.pst aber auch aus dem geöffneten Outlook heraus exportieren und später wieder importieren. Outlook 2003 und 2007: Starten Sie Outlook und klicken Sie auf das Menü Datei und auf Importieren/Exportieren Seite 2

3 Outlook 2010: Starten Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte Datei, auf Öffnen und auf Importieren. Wählen Sie hier den Eintrag In Datei exportieren und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie hier den Eintrag Persönliche Ordner-Datei (.pst) und klicken Sie auf Weiter. Seite 3

4 Markieren Sie in diesem Fenster den Outlook-Ordner (er heißt auch oft Persönliche Ordner ). Vergessen Sie nicht, den Eintrag Unterordner einbeziehen zu aktivieren (Häkchen setzen) und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Durchsuchen. Wählen Sie dann einen Speicherort für Ihre Datensicherung aus und vergeben Sie der zu exportierenden Datei einen geeigneten Namen. Wählen Sie außerdem noch eine der drei angebotenen Optionen, wie mit dem Export von Duplikaten verfahren werden soll. Nachdem Sie abschließend auf die Schaltfläche Fertig stellen geklickt haben, beginnt Outlook mit dem Exportieren der Datei und speichert sie an dem von Ihnen gewählten Speicherort ab. Outlook-Daten wiederherstellen 1. Sofern Sie die Datei Outlook.pst wie oben unter Ziff. 1 beschrieben manuell gesichert, d.h. kopiert und in einem Verzeichnis Ihrer Wahl gespeichert haben, brauchen Sie nach einer Neuinstallation des Programms nur die neue Outlook.pst am Standardspeicherort durch Ihre gesicherte Outlook.pst zu ersetzen. Beim nächsten Start von Outlook ist Ihre gewohnte Ordnerstruktur incl. aller s wieder vorhanden. Seite 4

5 2. Sollten Sie eine Datensicherung über die oben unter Ziff. 2 beschriebene Exportfunktion vorgenommen haben, lässt sich die Datensicherungsdatei nach einer Neuinstallation von Outlook aus dem Programm heraus auch wieder importieren. Outlook 2003 und 2007: Starten Sie das Programm und klicken Sie auf das Menü Datei und auf Importieren/Exportieren (siehe oben). Outlook 2010: Starten Sie das Programm und klicken Sie auf die Registerkarte Datei, auf Öffnen und auf Importieren (siehe oben). Wählen Sie in diesem Fenster den Eintrag Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und klicken Sie auf Weiter. Markieren Sie hier den Eintrag Persönliche Ordner-Datei(.pst) und klicken Sie auf Weiter. Seite 5

6 Legen Sie in diesem Fenster fest, wie Outlook beim Import mit Duplikaten verfahren soll und navigieren Sie dann über die Schaltfläche Durchsuchen zu der von Ihnen gesicherten Outlook-Datendatei. Nachdem Sie diese Datei geöffnet haben, werden Ihre gesicherten Daten mit Klick auf die Schaltfläche Weiter importiert. Hinweis: Mit dem Programm MOBackup (http://www.mobackup.de/) lassen sich alle Outlook- Daten sichern. Das Programm kann als Sharewarefunktion (eingeschränkte Funktionen) aus dem Internet heruntergeladen werden, bei der allerdings keine konten gesichert werden können. Wer das Programm uneingeschränkt benutzen will, muss sich registrieren und gegen eine Gebühr von ca. 17,-- freischalten lassen. Ebenfalls empfehlenswert: Outlook Backup Assistant (http://www.priotecs.com/outlook-backup/index.php) Seite 6

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