Einführung eines in das Personalmanagementsystem integrierten Verfahrens Ausweis des produktbezogenen Personaleinsatzes (ApP)

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1 Telefon: Telefax: Herr Ganze Personal- und Seite 1 von 6 Organisationsreferat Personalbetreuung, Stellenwirtschaft P 2.22 Ergänzung des Produktdatenblattes um eine Aussage zum produktbezogenen Personaleinsatz; Einführung eines in das Personalmanagementsystem integrierten Verfahrens Ausweis des produktbezogenen Personaleinsatzes (ApP) Sitzungsvorlage Nr / V Anlagen Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom (VB) Öffentliche Sitzung I. Vortrag des Referenten Mit der Einführung des Neuen Steuerungsmodells (NSM) wurde der Steuerungsschwerpunkt auf die Ergebnisorientierung gelegt und das Verwaltungshandeln aller Referate über die Produkte definiert und im MKRw abgebildet. Die systemtechnische Darstellung des Verwaltungshandelns erfolgt jetzt durch Abbildung der Produkte über die Kostenträgerrechnung in den Produktdatenblättern. Eine wichtige Information, die bisher noch nicht im Produktdatenblatt ausgewiesen ist, ist die geplante und die tatsächlich eingesetzte Personalkapazität pro Produkt, ausgedrückt in Vollzeitäquivalenten 1 (gesetzliche bzw. tarifliche Arbeitszeit). Mit Beschluss des Stadtrats vom / wurde das Personal- und Organisationsreferat beauftragt, in Abstimmung mit dem Direktorium und der Stadtkämmerei ein Verfahren zu entwickeln, das es ermöglicht, den produktbezogenen Personaleinsatz in Form der geplanten und tatsächlich eingesetzten gesetzlichen bzw. tariflichen Arbeitszeit zu ermitteln und im Produktdatenblatt abzubilden. Vor einer flächendeckenden Einführung sollte das Verfahren in mindestens zwei Pilotbereichen erprobt und dem Stadtrat das Ergebnis vorgelegt werden. Das Personal- und Organisationsreferat hat ein in das Personalmanagementsystem integriertes Verfahren Ausweis des produktbezogenen Personaleinsatzes (ApP) entwickelt. Mittels ApP wird für jede Stelle im Stellenplan angegeben, zu welchem prozentualen Anteil die Stelle welchem Produkt bzw. welchen Produkten zuzurechnen ist (= Plan). Da in auch die tatsächliche Besetzung jeder Stelle im Stellenplan hinterlegt ist, ist zugleich auswertbar, welche Personalkapazität tatsächlich pro Produkt eingesetzt werden konnte (= Ist). 1 Vollzeitäquivalent (VZÄ): Einheit zur Darstellung der Anzahl von Vollzeitbeschäftigten einer Organisationseinheit bei Umrechnung aller Arbeitsverhältnisse (Teilzeit und Vollzeit) in Vollzeitarbeitsverhältnisse. Beispiel: eine Dienstkraft mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit entspricht 0,5 VZÄ.

2 Seite 2 von 6 Die Integration von ApP in das vorhandene Personalmanagementsystem stellt einen wesentlichen Vorteil des Verfahrens dar. Im Rahmen der Personalverwaltung und Stellenplanführung durch das Personal- und Organisationsreferat bzw. durch die Referate sind sowohl Veränderungen im Stellenplan (z. B. Einzug vorhandener oder Schaffung neuer Stellen) als auch bei der Besetzung der Stellen mit Personal (Umsetzung von Dienstkräften, Änderungen in der persönlichen Wochenarbeitszeit etc.) ohnehin laufend zu pflegen. ApP greift ohne Umwege auf diese aktuellen Daten zu. Die prozentuale Zurechnung jeder Stelle auf ein Produkt oder mehrere Produkte, welche für jede Stelle einmalig eingegeben und bei Veränderungen gepflegt werden muss, erfolgt somit immer auf Basis der aktuellen Stellenplandaten. Noch deutlicher wird der Vorteil bei der Auswertung des tatsächlichen Personaleinsatzes; hier kann direkt auf die in jeweils aktuell vorhandenen Besetzungsdaten jeder Stelle zurückgegriffen werden, ohne dass hierfür weitere Eingaben in ApP erforderlich wären. Die Auswertung der für die Stellen hinterlegten Daten zur Ermittlung des produktbezogenen Personaleinsatzes erfolgt nicht stichtagsbezogen, sondern für den jeweiligen Auswertungszeitraum aufsummiert. Diese gegenüber einer stichtagsbezogenen Auswertung aufwändigere Auswertungsform ist erforderlich, da auch die übrigen im Produktdatenblatt aufgeführten Kennzahlen jeweils nicht Stichtage, sondern Zeiträume umfassen und nur so eine sinnvolle Kombination der Angabe des Personaleinsatzes mit anderen Kennzahlen möglich ist. Die Auswertungsmöglichkeit durch ApP wurde gemeinsam mit dem Direktorium - HA III//ITD entwickelt und war nach intensiven Tests im Januar 2010 einsatzfähig. Zum Test des Verfahrens mit Echtdaten haben sich Kommunalreferat und Referat für Gesundheit und Umwelt als Pilotbereiche zur Verfügung gestellt. Im Kommunalreferat wurden alle Stellen der Abteilungen Liegenschaftsverwaltung und Grundstücksverkehr (insgesamt rund 400 VZÄ), im Referat für Gesundheit und Umwelt die Stellen der Abteilungen Umweltschutz, Ärztliche Gutachten und Gesundheitliche Versorgung und Prävention (insgesamt rund 200 VZÄ) erfasst und ausgewertet. Der Pilotversuch lief von März bis Ende Dezember Der Pilotversuch hat gezeigt, dass die erstmalige Erfassung der Verteilung jeder Stelle auf die verschiedenen Produkte mit einem nicht unerheblichen, aber insgesamt vertretbaren Arbeitsaufwand für die Referate verbunden ist. Die Geschäftsleitungen beider Referate haben jeweils in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen die konkrete Produktverteilung ermittelt und in durch das Personal- und Organisationsreferat zur Verfügung gestellte Listen übertragen. Die Übernahme der Daten in ApP erfolgte dann anhand der durch die Pilotbereiche übermittelten Listen durch das Personal- und Organisationsreferat. Seitens der Geschäftsleitungen beider Pilotbereiche wurden insgesamt jeweils ca. fünf Personentage, verteilt auf mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, in die Ermittlung und Erfassung der Daten investiert. Der Erfassungsaufwand hängt dabei auch davon ab, ob ein zu erfassender Bereich auf nur ein Produkt oder aber auf mehrere Produkte zu verteilen ist. Gerade das Kommunalreferat hatte als Pilotbereiche Abteilungen gewählt, die vergleichsweise viele Produkte zu unterschiedlichen Anteilen bedienen und daher einen verhältnismäßig hohen Erfassungsaufwand verursachen. Sind hingegen Bereiche zu erfassen, die sich nur auf ein einzelnes oder ein bis zwei Produkte verteilen, sinkt auch der Aufwand für die Ersterfassung.

3 Seite 3 von 6 Der Aufwand für die Fortschreibung der Daten wird hingegen von beiden Pilotbereichen und auch vom Personal- und Organisationsreferat generell als gering eingeschätzt, da sich die Produktverteilung pro Stelle grundsätzlich nicht laufend ändert, sondern nur bei wesentlicher Änderung der Aufgaben einer Stelle, z. B. im Rahmen größerer Organisationsänderungen. Gleichzeitig wurde im Pilotversuch auch deutlich, dass die Angabe der pro Produkt eingesetzten Personalkapazität für die betroffenen Referate insgesamt eine wertvolle Steuerungsinformation darstellt, da der Überblick über die für die einzelnen Produkte eingesetzten Personalkapazitäten gerade in Kombination mit anderen Kenngrößen (Leistungsmengen, Qualitäten, Wirkungen) in dieser Form bisher nicht zur Verfügung steht. Aus Sicht des Personal- und Organisationsreferats steht der Erfassungsaufwand somit in einem vertretbaren Verhältnis zum Nutzen der gewonnenen Informationen, zumal der Aufwand für die erstmaliger Erfassung der Verteilung jeder Stelle auf die verschiedenen Produkte in jedem Referat nur einmal anfällt, der dauerhafte Aufwand für die Pflege der Daten hingegen als gering einzuschätzen ist. Als Beispiel, wie die Angabe zum produktbezogenen Personaleinsatz künftig im Produktdatenblatt dargestellt wird und welche Rückschlüsse durch die Kombination mit anderen Kennzahlen möglich werden, wurden als Anlage zu diesem Beschluss Auszüge zweier (fiktiver) Produktdatenblätter aufgenommen. Angesichts des nicht unerheblichen Aufwands für die erstmalige Erfassung empfiehlt sich jedoch, die Erfassung der Personalkapazität pro Produkt in den Referaten schrittweise durchzuführen. Hierfür spricht auch, dass die Referate mit Stadtratsbeschluss vom beauftragt wurden, ihre Produktstruktur mit dem Ziel der Verringerung der Produkte zu überarbeiten und bis Ende 2011 dem Stadtrat die neuen Produktpläne und Produktbeschreibungen zur Entscheidung vorzulegen. Überlegungen zur konkreten Verteilung der Personalkapazität auf die einzelnen Produkte sind erst sinnvoll möglich, wenn die Referate ihre jeweiligen Änderungen der Produktstruktur vorgelegt haben. Es wird daher vorgeschlagen, das Verfahren Ausweis des produktbezogenen Personaleinsatzes (ApP) sukzessiv in den Referaten einzuführen. Somit können erste Aussagen zum geplanten produktbezogenen Personaleinsatz bereits in einen Teil der für den Haushaltsplanentwurf 2013 vorzulegenden Produktdatenblätter eingearbeitet werden. Für die im Rahmen des Rechenschaftsbericht zum Haushalt 2012 zu erstellenden Datenblätter können dann Angaben zum tatsächlichen Personaleinsatz (Ist) für das Jahr 2012 hinzugefügt werden. Die im Rahmen des Entwurfs für den Haushaltsplan 2014 vorzulegenden Produktdatenblätter sollen dann durchgehend eine Aussage zum produktbezogenen Personaleinsatz enthalten. Sofern ein Referat aufgrund alternativer Datengrundlagen nachweislich auch ohne das Verfahren ApP eine verlässliche Aussage zum produktbezogenen Personaleinsatz in seine Produktdatenblätter aufnehmen kann, kann es nach Abstimmung mit dem Personalund Organisationsreferat von einer Anwendung von ApP absehen. Dies ist in Bereichen denkbar, die eigene Instrumente zur Erfassung des Kapazitätseinsatzes entwickelt haben (z. B. im Bereich der Bezirkssozialarbeit das Instrument ZADUX ) oder in denen die für ein Produkt einzusetzenden Personalkapazitäten vollständig über das Cross Aplication

4 Seite 4 von 6 Time Sheet (CATS) im SAP-System geplant und erfasst werden (z. B. im Baureferat). Voraussetzung ist dabei jedoch immer, dass es sich um Instrumente handelt, die Aussagen über die gesamte für das Produkt eingesetzte gesetzliche bzw. tarifliche Arbeitszeit zulassen. Hiervon zu unterscheiden ist die die in bestimmten Produktdatenblättern enthaltene Angabe zur eingesetzten Arbeitszeit als Leistungsmenge, z. B. zu Beratungsleistungen. Diese Kennzahl ist nicht identisch mit der Angabe zum produktbezogenen Personaleinsatz. Die eingesetzte Arbeitszeit als Leistungsmenge beinhaltet vielmehr die tatsächlich für die Produkterstellung eingesetzte Nettoarbeitszeit ausgedrückt in Arbeitsstunden, während die Angabe zum produktbezogenen Personaleinsatz auf die gesamte für das Produkt eingesetzte gesetzliche bzw. tarifliche Arbeitszeit abstellt. Folglich kann die eingesetzte Arbeitszeit als Leistungsmenge auch nicht über ApP, sondern nur über eigene Zeiterfassungssystem in den Referaten, insbesondere über CATS im SAP-System, ermittelt und dargestellt werden. Neben dem Auftrag an das Personal- und Organisationsreferat zur Einführung von ApP wurde die Stadtkämmerei mit Stadtratsbeschluss vom beauftragt, in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Organisationsreferat und dem Direktorium den Kostenartenausweis auf Produkte zu ermöglichen. Folglich wird zukünftig im Produktdatenblatt nicht nur eine Angabe zum geplanten und tatsächlichen produktbezogenen Personaleinsatz, ausgedrückt in Vollzeitäquivalenten, sondern auch eine Angabe zur Höhe der produktbezogenen Personalkosten enthalten sein. Die Höhe der Personalkosten ergibt sich aus der Verteilung der einzelnen Kostenstellen auf die Produkte in der Kosten- und Leistungsrechnung (Wertefluss). Es ist daher seitens der Referate sicherzustellen, dass die Verteilung des Werteflusses in der Kosten- und Leistungsrechnung im Ergebnis nicht von der Verteilung der Stellen auf die Produkte abweicht. Es bietet sich an, nach vollständiger Verteilung aller Stellen auf die jeweiligen Produkte diese Verteilung mit der Verteilung des Werteflusses in der Kostenund Leistungsrechnung abzugleichen und ggf. anzupassen. Die Beschlussvorlage ist mit dem Direktorium und der Stadtkämmerei abgestimmt. Eine rechtzeitige Zuleitung der Beschlussvorlage war aufgrund noch notwendiger interner Abstimmungen leider nicht möglich. Der Korreferent des Personal- und Organisationsreferats, Herr Stadtrat Amlong und die zuständige Verwaltungsbeirätin, Frau Stadträtin Caim, haben einen Abdruck der Beschlussvorlage erhalten.

5 Seite 5 von 6 II. Antrag des Referenten 1. Zur Ermittlung und Abbildung des geplanten und tatsächlichen produktbezogenen Personaleinsatzes im Produktdatenblatt, ausgedrückt in Vollzeitäquivalenten, wird das in das Personalmanagementsystem integrierte Verfahren Ausweis des produktbezogenen Personaleinsatzes (ApP) eingeführt. 2. Die Referate werden beauftragt, die für die Angabe des produktbezogenen geplanten und tatsächlichen Personaleinsatzes erforderlichen Daten mit Unterstützung des Personal- und Organisationsreferats sukzessiv zu ermitteln und in den Produktdatenblättern abzubilden. 3. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle. III. Beschluss nach Antrag. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der/Die Vorsitzende Der Referent Ober-/Bürgermeister/in Ehrenamtliche/-r Stadtrat/rätin Dr. Böhle Berufsmäßiger Stadtrat

6 Seite 6 von 6 IV. Abdruck von I. mit III. über den Stenographischen Sitzungsdienst an das Direktorium Dokumentationsstelle an das Revisionsamt zur Kenntnis. V. Wv. Personal- und Organisationsreferat, P Die Übereinstimmung vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. 2. Abdruck von I. mit IV. an das Direktorium GL an das Direktorium HA I/CS an das Revisionsamt GL an das Baureferat RG an das Kommunalreferat GL an das Kreisverwaltungsreferat GL an das Kulturreferat GL an das Personal- und Organisationsreferat GL an das Personal- und Organisationsreferat P 2 (4fach) an das Personal- und Organisationsreferat P 3 an das Referat für Stadtplanung und Bauordnung SG an das Referat für Arbeit und Wirtschaft GL an das Referat für Gesundheit und Umwelt S an das Referat für Bildung und Sport ZVGL an das Sozialreferat S-Z an das Jobcenter München, Geschäftsstelle an die Stadtkämmerei GL an die Stadtkämmerei HA II-1 an den Gesamtpersonalrat zur Kenntnis. Am

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