PDF/A PDF für Archivierung PDF Longlife Suite von SEAL Systems

Transkript

1 Lösungsübersicht PDF/A PDF für Archivierung PDF Longlife Suite von SEAL Systems Dr. Uwe Wächter

2 SEAL Systems 100 Mitarbeiter, 10 Mio Umsatz Standorte: Erlangen, Darmstadt, Hannover, Dortmund Paris (F), Maryville (USA), Australien Partner in Schweiz, Italien, England und Skandinavien 700 Installationen in 35 Ländern 300 SAP Integrationen

3 SEAL Systems 4 Produktlinien Ausgabe-Management für Business-, Engineering und Networkprinting alles mit einem Ausgabesystem. Integrationen in SAP PLM Nützliche Funktionen für das Laden, Konvertieren Drucken und Viewen von Dateien, die im SAP DVS verwaltet werden SAP Spool Output Neu jetzt auch Records Management Integrierte Dokumentationserstellung aus einem PDM-System heraus Direct Publishing Digital Process Factory Erzeugung, Prüfung und Konvertierung von Formaten Graphikkonverter Applikationskonverter PDF Longlife Suite

4 Was ist ein Dokument Dokumente sind authentisch zuverlässig vollständig unveränderbar brauchbar reproduzierbar wie Papier Urkunde

5 Probleme mit PDF Reproduzierbarkeit wird beeinflusst von Fonts, Bildern, Hyperlinks Schutzmechanismen verhindern Drucken und Stempel Rasterinhalte stören Transparenz, Inhalte überdecken sich Annotationen zeigen bei der Reproduktion nicht das erwartete Aussehen Annotationen und Bookmarks können Dokumente verändern (JavaScript) wechselndes Aussehen durch optionale Inhalte PDF Referenz von Adobe: keine Norm, Lizenzen Viele Funktionen. Aber: Viel hilft NICHT immer viel!

6 Motivation für PDF Volltextsuche möglich Strukturierte Speicherung und Darstellung der enthaltenen Informationen Farbinformationen enthalten, effektive Komprimierung auch für Farbe möglich einheitliches Format für Text, Zeichnung und Vollfarbdarstellungen, Datencontainer Funktionen für Publishing vorhanden Verbreitung durch Dokumente von Geschäftspartner nimmt zu öffentlich verfügbare Spezifikation vorhanden freier Viewer verfügbar keine relevante Größenbeschränkung mehr ISO-Norm für einen archivierungsgeeigneten Funktionsumfang vorhanden

7 Die Norm PDF/A ISO (September 2005) PDF 1.4 basierend Bezug über und Level der Norm PDF/A 1a: die vollständige Normkonformität PDF/A 1b: ausreichend für die Reproduzierbarkeit ISO PDF 1.6 basierend

8 PDF/A Vereinbarungen und Einschränkungen Maximale PDF-Version 1.4 Komprimierungsverfahren Fontarten, -einbettung, -metriken Zeichencodierung, Unicode Farbräume eingeschränkt

9 PDF/A Vereinbarungen und Einschränkungen Transparenz verboten Hyperlinks und Aktionen eingeschränkt Eingebettete Objekte Metadaten / XML-Verwendung Inhalte

10 Die Norm PDF/A

11 PDF/A Standard Hyperlinks FONTS Macros Schutz Kundenspezifische Konfiguration Bookmarks PDF/A STD. FONTS Multimedia COLORS PDF/A Standard Konfiguration

12 PDF Archive ca. Verteilung: dazu kommt noch Datenaustausch, Zwischenformate, Dokumentationen in PDF

13 Die häufigsten Problemfälle

14 Metadaten Metadaten im Info-Dic Titel Autor Thema Metadaten als XMP indentisch Suchbegriffe Erstellungsprogramm XMP Produzent PDF/A - Metadaten Erstellungsdatum Änderungsdatum User - Metadaten PDF/A-Level Schema Daten Datei-ID Historie Fonts Schema U.a

15 Fonts

16 Fonts PDF- Dokument Fontdictionary Fonts Encoding Fontprogramm einbetten Fonts Fonts Fonts Encoding Fontprogramm

17 Farben Erstellung Farbmanagement PDF- Dokument

18 Zugriffsschutz Datei -> Dokumenteigenschaften

19 Schutzmechanismen Zugriffsschutz Qualifizierte Digitale Signatur implizites Verbot Komprimieren und Verschlüsseln von PDF Strukturen, Metadaten oder der gesamten Datei

20 Transparenz Es hätte noch schlimmer kommen können ein schlechter Versuch so hätte man es sich gewünscht

21 Empfehlungen Nutzen Sie PDF 1.4 oder niedriger. Betten Sie immer alle Fonts ein. Betten Sie immer alle Bilder ein und verwenden Sie keine verlustbehafteten Komprimierungen. Belassen Sie keine Resourcen ausserhalb Ihres Dokumentes. Verlassen Sie sich nicht auf Transparenz im PDF. Nutzen Sie Farbdarstellungen, die unabhängig von einem konkreten Ausgabegerät sind. Verwenden Sie keine Schutzmechanismen oder Verschlüsselungen. Verwenden Sie keine Mechanismen, die Aktionen auslösen: Multimedia oder JavaScript-Anwendungen. Verwenden Sie keine Mechanismen, die das Aussehen der Datei verändern: Formularfelder, alternative Darstellungen. Beschlagworten Sie Ihre Dateien intern mit Metadaten in XML - Syntax

22 Prüfung von PDF auf Normkonformität Regeln PDF Checker Computergerechte Logliste i.o. Nein PDF-Checker - prüfen, ob ein PDF den vorgegebenen Regeln/Kriterien entspricht - Protokoll der Abweichungen Mehrsprachige Anweisung an den Redakteur

23 PDF Checker Neue Version 2 Verschiedene Profile Batch und GUI Mehrsprachig Konfigurierbar Protokoll Automatische Anpassung nachschaltbar Test zum Download

24 Anpassen von PDF Regeln PDF vollautomatisch PDF 1. Modifikation und Ergänzung 2. nur druckbare Teile 3. Konvertierung nach Raster 4. anderes Format (TIFF) PDF Adjust Vollautomatisch+Prüfung PDF manuell Nein Mehrsprachige Anweisung an den Redakteur PDF-Adjust - Konverter, der ein PDF an vorgegebene Regeln anpasst

25 PDF Adjust Metadaten setzen ID setzen Fonts einbetten Bildmerkmale anpassen Rechtebeschränkungen entfernen Aktionen deaktivieren unerlaubte Annotationstypen deaktivieren

26 PDF Adjust nächste Schritte Je nach Erfordernissen: Optionale Inhalte eindeutig machen Bilder importieren Verschlüsselungen beseitigen Filter entfernen Hyperlinks entfernen

27 Wege zum PDF/A Papieroriginale und Rasterfiles Scannen OCR PDF Dateien aus Bestand von Extern Applikationsdaten Office CAD Plotfiles u.a. OCR2PDF/A PDF Checker PDF Adjust Convert Wiz gxconvert DPF4Convert

28 PDF/A Check-Adjust-Workflow Vom PDF zum PDF/A

29 PDF Longlife Suite Integration in SAP DVS SAP Lader CV0X Sonstige DVS Convert Server Before CheckIn Easy DMS DVS-XSA Core Convert PDF/A + Protokoll Sonstige Batch-Aufträge PDF Check? Adjust? PDF/A Protokoll GUI DPF4PDF/A Protokoll

30 PDF Longlife Suite Integration in SAP DVS 1. Ablegen 2. Ergebnis 3. Protokoll

31 PDF Longlife Suite Integration in SAP DVS

32 CHECKIN eines PDF in SAP und SAVE Spezifische Einstellungen PDF Original ablegen Protokoll ablegen Basis-Applikation Ziel-Applikation ja ja PDF PDA Akzeptanzlevel OK PDFCHECK-1 CHECK OK? N PDFADJUST Y PDFCHECK-2 CHECK OK? N Y Hauptoriginal PDA PDA PDF Zusatz- Datei 1 PROT PROT PROT Zusatz- PDF PDF Datei

33 Beispiele aus der Praxis Airbus Deutschland GmbH (Image Master / T-Systems) Bauunterlagen A380 Erzeugung von PDF/A aus PDF, TIFF, JPEG, Druckfiles und Office Porsche AG (PLossys Archiv, e-matrix) Individuelle Eingangsprüfung vor dem Archiv Philips Medical BV (SAP DVS) Prüfung vor dem Drucken und Viewen Lurgi AG (SAP DVS, Pro*File) Prüfung der Verarbeitbarkeit vor der Dokumentationserstellung Blohm & Voss Industrietechnik (SAP DVS) Automatisierte Eingangsprüfung Easy DMS Prüfung der Verarbeitbarkeit vor der Dokumentationserstellung

34 Beispiele aus der Praxis Giesecke & Devrient (Eigner PLM) Ablöse TIFF gegen PDF/A für Speicherung von Entwicklungsdokumenten Officekonvertierung nach PDF/A Siemens A&D (Applikationszentrum Eigner PLM) Eingangskontrolle von Zulieferdokumenten 3 Linux-Server mit nachgeschaltetem Vertiffungsprozess Bosch (SAP DVS) Im Aufbau Osram (TeamCenter) Im Aufbau

35 Zusammenfassung PDF/A nutzen für die Archivierung u.ä. Anwendungen Prozesse ganzheitlich betrachten wir helfen Ihnen dabei Vorschriften und Abläufe in einem DMS Zusätzliche Anforderungen und Bedingungen Prozess der Qualitätssicherung PDF/A Erzeugung ist möglich mit SEAL Systems PDF Longlife Suite besteht aus PDF Checker PDF Adjust PDF LLS Integration in SAP PLM

36 Fragen? SEAL Systems AG Arheilger Weg D Roßdorf Dr. Uwe Wächter Telefon +49 (0) Mobile +49 (0) Fax +49 (0)

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!