3 Nachrichten bearbeiten und automatisieren

Transkript

1 Outlook 2007 Einführung Nachrichten bearbeiten 3 Nachrichten bearbeiten und automatisieren Ziele diese Kapitels! Sie lernen, wie Sie Nachrichten gruppieren und sortieren, um Mails schneller wieder zu finden! Sie erfahren, welche Möglichkeiten Sie beim Lesen, Beantworten und Weiterleiten von Mails haben und wie Sie weitere Einstellungen vornehmen! Sie erhalten einen Überblick über den Druck und das Speichern von Nachrichten! Sie lernen, wie Sie sich beim Eingang neuer Mails benachrichtigen lassen! Sie lernen, wie Sie wichtige Mails auf Wiedervorlage legen! Sie erfahren, wie Sie eine Mail ausdrucken! Sie lernen Arbeitserleichterungen wie Visitenkarten, Signaturen und Mailvorlagen kennen.! Sie erhalten einen Überblick über Schädlinge, die beim Umgang mit Mails auf den Rechner gelangen können und lernen, wie Sie sich davor schützen ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 81

2 Nachrichten bearbeiten Outlook 2007 Einführung 3.1 Ansichten im Modul Mail Der Posteingang In den Posteingang gelangen Sie durch Klicken auf den gleichnamigen Ordner im Navigationsbereich +. In der Standardansicht sehen Sie außerdem die Nachrichtenliste ), den Lesebereich ( und die Aufgabenleiste. Über diese Bestandteile und darüber, wie man sie ein-, ausblendet oder verändert, haben Sie bereits in Kap. 1 ausführlich gelesen. Abb Die Standardansicht des Mail-Moduls von Outlook 2007 In der Nachrichtenliste ) werden die eingegangenen Nachrichten normalerweise sortiert nach Datum und Uhrzeit des Eingangs angezeigt, wobei die jüngsten Nachrichten nach oben sortiert werden. Die Nachrichten werden in Gruppen zusammengefasst (% und $), die mit Überschriften wie Heute, Gestern versehen sind. Ältere Nachrichten erhalten in der laufenden Woche die Bezeichnung für den jeweiligen Wochentag wie Montag, Dienstag etc, noch ältere Mails werden unter Letzte Woche und Älter gruppiert. Offene Gruppen % reduzieren Sie durch Mausklick auf das Symbol, geschlossene Gruppen $ werden durch Klicken auf erweitert. Die Nachrichten unter Heute werden nur mit der Uhrzeit des Eingangs versehen, ältere Nachrichten bis Letzte Woche werden mit Wochentag und Uhrzeit, die Nachrichten unter Älter werden mit dem Datum angezeigt. 82 OUTLOOK 2007 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger

3 Outlook 2007 Einführung Nachrichten bearbeiten In der Statuszeile & sehen Sie die Anzahl der Nachrichten im Ordner Posteingang. Mail-Ordner Die wesentlichen Ordner im Mail-Modul und Ihre Funktionen sind in folgender Tabelle zusammengestellt: Ordner Beschreibung In diesem Ordner finden Sie gespeicherte, aber nicht gesendete Mails. Nach einem Systemabsturz lohnt sich ein Blick in diesen Ordner, da Outlook längere Mails automatisch abspeichert. Wie Sie mit Entwürfen umgehen, ist auf Seite 47 beschrieben. Der Papierkorb ist Ihr bester Freund beim effizienten Umgang mit der täglichen Mailflut. Löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen. Wie es geht, erfahren Sie auf Seite 230. Outlook legt standardmäßig eine Kopie jeder gesendeten Nachricht in diesem Ordner ab. In diesen Ordner gelangt eine Mail nach dem Senden. Sind Sie ständig mit Ihrem Postfach-Server verbunden (z. B. in einem Firmennetz) werden die Mails sofort auf den Server verschoben, so dass dieser Ordner in der Regel leer ist. Wenn Sie sich zum Versenden von Mails erst mit dem Mail-Server verbinden müssen, sehen Sie die gesendeten Mails in diesem Ordner. Die Anzahl von Mails in diesem Ordner wird mit einer grünen Ziffer in eckigen Klammern angezeigt. Hier landen alle Mails, die Sie erhalten. Die blaue Ziffer in runden Klammern zeigt die Anzahl der noch ungelesenen Nachrichten an. Symbole Jede Nachricht wird links mit einem Symbol gekennzeichnet, das Ihnen z. B. zeigt, ob die Mail gelesen oder bereits beantwortet wurde. Die folgende Liste zeigt einige der im Posteingang anzutreffenden Symbole: Symbol Bedeutung Eine Nachricht wurde noch nicht gelesen. Bei ungelesenen Nachrichten ist außerdem der Absender fett geschrieben Eine Nachricht wurde gelesen Eine Nachricht wurde weitergeleitet (s. Seite 94) Eine Nachricht wurde beantwortet (s. Seite 93) Ein Nachrichtenrückruf (s. Seite 46) war erfolgreich Ein Nachrichtenrückruf ist fehlgeschlagen Eine Nachricht ist unzustellbar, z. B. weil die Mail-Adresse ungültig ist, nicht existiert oder weil das Postfach des Empfängers überfüllt ist. Genaueres können Sie der jeweils im Nachrichtentext mit gesendeten Fehlermeldung entnehmen Eine Lese- oder Übermittlungsbestätigung wurde gesandt ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 83

4 Nachrichten bearbeiten Outlook 2007 Einführung Nachrichten in der Standardansicht gruppieren und sortieren Schritte In der Standardansicht sind die Nachrichten im Posteingang nach dem Datum absteigend sortiert und gruppiert (Abb ). Wenn Sie die älteste Nachricht oben sehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Nachrichten aufsteigend nach dem Datum zu sortieren. Aber was ist zu tun, wenn Sie eine Nachricht suchen, von der Sie nicht mehr wissen, wann Sie geschrieben wurden, an deren Absender Sie sich aber noch erinnern? Sie möchten eine Nachricht nach dem Absender suchen: 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Angeordnet nach: Datum. 2 Wählen Sie den Eintrag Von +. Abb Gruppierung ändern 3 Schließen Sie Gruppen, deren Inhalte Sie nicht durchsuchen möchten, mit einen Mausklick auf. Bei vielen Absendern schließen Sie am besten zunächst alle Gruppen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Gruppenüberschrift klicken und aus dem Kontextmenü den Eintrag Alle Gruppen reduzieren (. Abb Alle Gruppen reduzieren 4 Navigieren Sie in der Liste der Absender zum gesuchten Eintrag und öffnen Sie die Gruppe durch Klicken auf. Jetzt können Sie die Nachrichten dieses Absenders in Ruhe durchsuchen. 84 OUTLOOK 2007 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger

5 Outlook 2007 Einführung Nachrichten bearbeiten Wenn Sie die Nachrichten nicht gruppieren möchten, schalten Sie die Gruppierung durch Klicken auf In Gruppen anzeigen () in Abb ) aus. Durch erneutes Klikken auf den Befehl wird die Gruppierung wieder eingeschaltet. Ebenso praktisch wie die nach Absender gruppierte Ansicht ist die Zusammenfassung nach Unterhaltung, in der eine Mail und alle Antworten, die sich darauf beziehen, in einer Gruppe angezeigt werden. Eine geschlossene Gruppe erweitern Sie hier durch Klicken auf das Symbol. " Tipp Weitere Ansichten Wenn Sie die Nachrichtenliste über den Bereichsteiler + verbreitern oder den Lesebereich ganz ausschalten, werden weitere Spalten ) in der Nachrichtenliste angezeigt, nach denen Sie sortieren und gruppieren können. Die Spalten werden auch als Felder bezeichnet. Abb Die breite Ansicht zeigt weitere Felder Spaltenbreite Die Spaltenbreite stellen Sie ein, indem Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen zwei Feldnamen (z. B. () zeigen, so dass ein Doppelpfeil erscheint. Ziehen Sie dann bei gedrückter linker Maustaste die Spalte auf die gewünschte Breite. Mit einem Doppelklick auf die Trennlinie bringen Sie das Feld links davon auf optimale Breite, d. h. die Spalte wird automatisch an den breitesten Eintrag angepasst. Felder, die Symbole enthalten, können nicht verbreitert werden. Sortieren Sie sortieren nach einem Feld, indem Sie auf den Feldnamen, z. B. Betreff klicken. Ein kleines Dreieck zeigt Ihnen an, nach welchem Feld die Liste gerade sortiert ist. Die Liste ist aufsteigend (von A nach Z) sortiert, wenn die Spitze des Dreiecks nach oben zeigt. Klicken Sie nochmals um die Sortierreihenfolge auf absteigend zu stellen. Abb Die Liste ist nach Betreff aufsteigend sortiert und gruppiert ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 85

6 Nachrichten bearbeiten Outlook 2007 Einführung " Tipp Ein Klick auf das Ausrufezeichen sortiert nach Priorität, ein Klick auf die Glocke sortiert Nachrichten mit Erinnerung zusammen. Durch Klicken auf das Feld werden jeweils Nachrichten nach dem vorangestellten Symbol zusammengestellt. Ein Mausklick auf die Briefklammer sortiert Nachrichten danach, ob sie eine Anlage enthalten oder nicht. Die Standardansicht stellen Sie wieder her, indem Sie auf das Feld Erhalten klicken. Schnell nach mehreren Feldern sortieren Sie können auch nach mehreren Feldern sortieren, indem Sie die Feldnamen bei gedrückter H-Taste in der gewünschten Sortierreihenfolge anklicken. Gruppierung an- und ausschalten Ebenso wie in der Standardansicht können Sie auch in der breiten Ansicht wählen, ob die Nachrichtenliste nach dem Sortierkriterium gruppiert oder umgruppiert angezeigt werden soll. Wenn Sie die standardmäßig eingestellte Gruppierung ausschalten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Feldnamen, z. B. Betreff, zeigen im Kontextmenü auf Anordnen nach und klicken im Untermenü auf In Gruppen anzeigen. Um die Gruppierung wieder einzuschalten, führen Sie die gleichen Schritte nochmals durch. Ein Häkchen vor In Gruppen anzeigen zeigt Ihnen an, dass die Gruppierung eingeschaltet ist. Abb Gruppierung ein- und ausschalten Felder verschieben Schritte Die Reihenfolge der Felder können Sie ändern. Sie möchten das Feld Erhalten zwischen die Felder Von und Betreff verschieben: 1 Klicken Sie auf das Feld Erhalten und halten Sie die Maustaste gedrückt. 2 Ziehen Sie das Feld bei gedrückter linker Maustaste waagrecht in Richtung der Trennlinie zwischen Von und Betreff. 86 OUTLOOK 2007 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger

7 Outlook 2007 Einführung Nachrichten bearbeiten 3 Sobald ein Paar roter Pfeile unter- und oberhalb der Trennlinie angezeigt wird, lassen Sie die Maustaste los. Das Feld wird an der gewählten Stelle eingefügt. Abb Das Feld Erhalten wird zwischen Von und Betreff verschoben Feld löschen Felder, die Sie nicht benötigen, können Sie aus der Ansicht löschen. Ziehen Sie dazu das zu löschende Feld bei gedrückter linker Maustaste nach oben oder unten aus der Kopfzeile heraus. Lassen Sie die Maustaste los, sobald das Feld mit einem schwarzen Kreuz durchgestrichen wird. Abb Das Feld Erhalten wird gelöscht Feld hinzufügen aus Feldliste Sie können in die Ansicht neue Felder aufnehmen oder Felder wieder hinzufügen, die Sie aus Versehen gelöscht haben. Abb Das Feld Größe wird der Ansicht hinzugefügt Sie möchten das Feld Größe der Ansicht hinzufügen: 1 Wenn Sie die Schrittfolge wie gezeigt mit dem Feld Größe durchführen möchten, löschen Sie dieses Feld zuerst aus der Ansicht. 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile mit den Feldnamen und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Feldauswahl. Schritte ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 87

8 Nachrichten bearbeiten Outlook 2007 Einführung 3 Im Dialogfenster Feldauswahl sehen Sie häufig verwendete Felder, die Sie der Ansicht hinzufügen können (Felder, die bereits in der Ansicht vorhanden sind, werden nicht angezeigt!). Über die Liste + können Sie auf andere Feldsammlungen umschalten, z. B. Alle -Felder. Ziehen Sie das Feld Größe bei gedrückter linker Maustaste aus der Feldauswahl an die gewünschte Position in der Kopfzeile. Die roten Pfeile helfen Ihnen beim Positionieren. 4 Schließen Sie das Dialogfenster Feldauswahl durch Klick auf. Ursprüngliche Ansicht wiederherstellen Schritte Wenn Sie nach intensivem Probieren nicht zufrieden mit der eingestellten Ansicht sind, können Sie die ursprüngliche Ansicht wiederherstellen: 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile. 2 Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Aktuelle Ansicht anpassen (In der schmalen Liste wählen Sie den Befehl Benutzerdefiniert ). 3 Klicken Sie im Dialogfenster Ansicht anpassen: Nachrichten auf die Schaltfläche Aktuelle Ansicht zurücksetzen. 4 Bestätigen Sie die Nachfrage durch Klick auf OK. 5 Schließen Sie das Dialogfenster Ansicht anpassen: Nachrichten durch Klicken auf OK. In der Ansicht mit Tasten bewegen In der Nachrichtenliste können Sie sich mit folgenden Tasten bewegen: Taste Aktion V Eine Zeile nach unten Y Eine Zeile nach oben P An den Anfang der Nachrichtenliste : An das Ende der Nachrichtenliste Speichern der Ansicht Die Veränderungen, die Sie in der Ansicht durchgeführt haben, bleiben nach dem Wechseln in ein anderes Modul und auch nach dem Schließen von Outlook erhalten und stehen Ihnen beim nächsten Öffnen des Mail-Moduls zur Verfügung.! Info Alles Ansichtssache! Stellen Sie die Ansicht so ein, dass Sie Gesuchtes möglichst schnell finden und den größtmöglichen Überblick haben. Nur durch die für Sie optimale Ansicht sparen Sie Zeit und erhalten ohne Reibungsverluste die gewünschten Informationen. Alle hier zum Individualisieren von tabellarischen Ansichten gelernten Techniken können Sie übrigens auch in den anderen Modulen von Outlook anwenden. 88 OUTLOOK 2007 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger