Die Immobilienmakler-Software. Ergänzungsmodul Outlook- und PDF-Schnittstelle. Awacs Financial Software Systems

Transkript

1 Ergänzungsmodul Outlook- und PDF-Schnittstelle Awacs Financial Software Systems

2 Inhaltsverzeichnis Allgemeines... 3 Voraussetzungen... 4 Installation des PDFCreators... 4 Einrichten des PDFCreators für die Schnittstellenfunktion... 5 Einrichten des NexusAgents für die Outlook-/PDF-Schnittstellenfunktion... 7 Outlook-/PDF-Schnittstelle konfigurieren Textvorlagen bearbeiten Die Funktion Versenden von s über die Programmpunkte Adressen und Kontakt Versenden von Exposés per über die Objektliste Die Druck-/ -Funktion Versenden mehrerer Exposés auf einmal Versenden von Exposés aus dem Objektdatensatz heraus Awacs Financial Software Systems - 2 -

3 Allgemeines Sie möchten Ihre Exposés zeitgemäß per versenden? Neben der Terminverwaltung innerhalb des NexusAgents möchten Sie gerne Ihre Wiedervorlagen parallel nach Outlook* übertragen oder mit Ihrem Palm-Top, Organizer oder Notebook synchronisieren? Dann können Sie Ihre NexusAgent-Version mit dem Modul Outlook-PDF-Schnittstelle um die entsprechenden Funktionen erweitern. Wiedervorlagetermine jeglicher Art werden auf Wunsch automatisch in den Kalender von Outlook übertragen. Einer Synchronisation mit mobilen Computern (Notebook, Palm-Top, Organizer, Mobiltelefon) steht somit nichts mehr im Wege. Exposés können auf Wunsch direkt per verschickt werden. Dazu erzeugt NexusAgent das Exposé in Form einer PDF-Datei (PDF = Portable Document Format; dabei handelt es sich um einen weltweit einheitlichen Standard für elektronische Dokumente.) Dabei ist es ganz gleich, ob es sich um ein einzelnes Exposé oder um einen Sammelausdruck handelt. Die PDF- Funktion geht dabei so intelligent vor, dass automatisch erkannt wird, ob ein Adressat mehrere Exposés erhalten soll. Ist dies der Fall, erstellt NexusAgent eine einzige mit allen Exposé- Dateien als Anhang, die der Interessent erhalten soll. Eine integrierte Textbaustein-Datenbank liefert zusätzlich noch die Möglichkeit, beliebige Anschreibetexte für die zu erstellen, so dass sich der komplette Mailversand auf wenige Mausklicks reduziert. Selbstverständlich werden auch über die Funktion versandte Exposés in der internen Nachweisführung, den Wiedervorlagen und den Statistiken berücksichtigt. Auf Wunsch können auch hier die Wiedervorlagen in den Kalender von Outlook übertragen werden. * Outlook ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation Awacs Financial Software Systems - 3 -

4 Voraussetzungen Um mit diesem Modul arbeiten zu können, benötigt man außer NexusAgent folgende Software: 1. Auf dem Rechner muss Microsoft Outlook installiert sein. 2. Auf dem Rechner muss PDFCreator installiert sein. Der PDFCreator kann kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden. Es handelt sich hierbei um ein Open Source Projekt und es fallen für den Benutzer keinerlei Kosten an. Eine mögliche Downloadquelle wäre der folgende Link unter ZDNet.de: Installation des PDFCreators Nachdem der PDFCreator heruntergeladen wurde, kann mit der Installation begonnen werden. Folgen Sie dazu dem von der Software vorgegebenen Installationsdialog. Im ersten Schritt wird die Sprache ausgewählt. Anschließend erscheint die Einstiegsmaske des Setup-Assistenten. Über die Schaltfläche Weiter erscheint der nächste Installationsschritt. Lizenzvereinbarung Dem Lizenzvertrag muss zugestimmt werden, damit die Installation fortgeführt werden kann. (Bitte den Lizenzvertrag aufmerksam durchlesen!) Installationsart Bei der Installationsart ist in den meisten Fällen eine Standardinstallation ausreichend. Druckername Der vorgegebene Druckername kann übernommen werden. Ziel-Ordner wählen Ein Installationspfad wird vorgegeben, kann jedoch auch abgeändert werden. PDFCreator Toolbar In diesem Feld können noch keine Änderungen vorgenommen werden. Komponenten auswählen Unter Komponenten auswählen können verschiedene Funktionen des PDFCreators ausgeschaltet werden. Die PDF-Toolbar und die COM Beispiele werden für eine korrekte Funktionalität nicht benötigt und sollten deaktiviert werden. Startmenü-Ordner auswählen Im nächsten Schritt kann festgelegt werden, ob ein Eintrag im Startmenü angelegt werden soll. Die Voreinstellungen können übernommen werden. Zusätzliche Aufgaben auswählen Hier können Benutzerrechte und Aufgaben des PDFCreators eingestellt werden. Installation durchführen Nachdem alle Angaben korrekt durchgeführt wurden, wird über die Schalfläche Installieren die Installation gestartet. Der PDFCreator ist danach einsatzbereit. Awacs Financial Software Systems - 4 -

5 Einrichten des PDFCreators für die Schnittstellenfunktion Nach der Installation des PDFCreators müssen einige Einstellungen vorgenommen werden, damit das Erstellen und das Versenden von PDF-Dateien mit dem NexusAgent reibungslos funktionieren. Nach dem Start von PDFCreator können über den Menüpunkt Drucker die Einstellungen geändert werden (s. Bild). Awacs Financial Software Systems - 5 -

6 Nach einem Klick auf den genannten Menüeintrag öffnet sich das unten abgebildete Programmfenster. Dort wechselt man in den Menüpunkt Automatisches Speichern (rot eingerahmt). In dieser Bildschirmmaske ist es wichtig, dass bei Benutze Automatisches Speichern das Kontrollkästchen aktiviert ist (s. Bild). Hier wird auch der Speicherpfad vorgegeben, unter dem der PDFCreator die Dateien ablegt. Bei der Einrichtung der PDF-Schnittstelle im NexusAgent ist darauf zu achten, dass dort der gleiche Pfad eingestellt wird. Über die Schaltfläche Speichern werden die Einstellungen in den PDFCreator übernommen und die Einrichtung ist abgeschlossen. F U N K T I O N E N D E S P D F C R E A T O R S Der PDFCreator bietet natürlich noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, die aber für die Zusammenarbeit mit dem NexusAgent nicht von Bedeutung sind und daher im Rahmen dieses Handbuchs nicht weiter beschrieben werden. Awacs Financial Software Systems - 6 -

7 Einrichten des NexusAgents für die Outlook-/PDF-Schnittstellenfunktion Bevor man im NexusAgent mit der Schnittstelle arbeiten kann, müssen auch hier Einstellungen vorgenommen werden. In der Startmaske des NexusAgents wechselt man dazu in den Menüpunkt Grundeinstellungen. Die Grundeinstellungen sind unterteilt in zwei Registerkarten. Auf der zweiten Registerkarte (Finanzierung/Outlook) findet man die Einstellungsmöglichkeiten für die Outlook- und PDF-Schnittstelle. Awacs Financial Software Systems - 7 -

8 Outlook-/PDF-Schnittstelle konfigurieren Wenn man die Schaltfläche Outlook-/PDF-Schnittstelle konfigurieren anklickt, erscheint folgender Dialog: Das Programm zeigt an, ob die Schnittstellen zu Outlook und PDFCreator aktiv sind. Sollte eine dieser Schnittstellen nicht aktiv sein, kann mit dem Modul nicht gearbeitet werden. Im zweiten Schritt kann eine -Vorlage für den Versand über Outlook ausgesucht werden. Zu Beginn sind hier noch keine Vorlagen hinterlegt. Wie man -Textvorlagen erstellt, wird im nächsten Kapitel behandelt. Die nächsten zwei Eingabefelder ermöglichen es, s bei jedem Versand in Kopie oder auch als Blindkopie an eine dritte Person weiter zu leiten. Sollen mehrere Empfänger eingetragen werden, sind diese durch Semikolon getrennt einzufügen. Im vierten Eingabefeld gibt man den Pfad an, in dem der PDFCreator die für den Versand bestimmten Dokumente speichert. Hier muss der gleiche Pfad hinterlegt werden wie im PDFCreator. Awacs Financial Software Systems - 8 -

9 Bevor eine Mail versendet werden kann, müssen alle für die Übertragung vorgesehenen Dateien (das sind die Mail selber sowie die angefügten Exposés) erstellt und auf der Festplatte gespeichert worden sein. Erst wenn dieser Vorgang vollständig abgeschlossen ist, kann mit dem Versand begonnen werden. Das Zeitintervall, das der NexusAgent zwischen dem Erstellen und dem Versenden von Mails wartet, kann an das jeweilige System angepasst werden, um Komplikationen beim Versand zu vermeiden und dennoch die schnellstmögliche Bearbeitung zu erreichen. Z E I T S P A N N E D E R P A U S E N Hierzu gibt es keinen einheitlichen Richtwert, der angeführt werden könnte. Welcher Wert eingestellt werden sollte ist von der jeweiligen Rechnerleistung abhängig und muss über Probieren herausgefunden werden. Wiedervorlagetermine können vor dem Abspeichern angezeigt werden. Diese Funktion bietet die Möglichkeit, zusätzliche Bemerkungen zu Terminen zu hinterlegen. In diesem Fall wählt man die Option... vor dem Speichern im Editor öffnen. Falls eine einfache Wiedervorlage genügt, in der lediglich der Name des Adressaten und die Objektnummer hinterlegt sein sollen, genügt die Option...direkt speichern. Awacs Financial Software Systems - 9 -

10 Textvorlagen bearbeiten Wie im vorhergehenden Kapitel angedeutet, können im NexusAgent auch Textvorlagen für s erstellt werden. Diese eignen sich als Vorlage und können nach Erstellen einer textlich dem Anlass entsprechend angepasst werden. Die Schaltflächen in der Maske Texte bearbeiten Neu Bearbeiten Löschen Schließen Erstellt eine neue Textvorlage. Eine markierte Textvorlage kann erneut bearbeitet werden. Eine bestehende Textvorlage wird gelöscht. Die aktuelle Ansicht wird geschlossen und es wird in die Maske Grundeinstellungen gewechselt. Nachdem alle Textvorlagen erstellt sind, kann man die Maske Texte bearbeiten verlassen und wieder in die Maske Outlook-Schnittstelle konfigurieren wechseln. Awacs Financial Software Systems

11 Im Konfigurationsdialog der Outlook-Schnittstelle erscheinen die verschiedenen Textvorlagen im Auswahlmenü und können, je nach Bedarf, als Vorlage gewählt werden. Awacs Financial Software Systems

12 Die Funktion Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten mit dem NexusAgent einen Kontakt herzustellen. - Einmal über die Adressverwaltung, wenn es darum geht, eine , an die kein Exposé angehängt werden muss, an einen Interessenten, Kunden oder Kollegen zu senden. - Unter dem Menüpunkt Immobilien kann das Exposé von einem oder mehreren Objekten aus der Objektliste heraus als PDF an einen oder mehrere Adressaten versendet werden. - Aber auch aus dem Objektdatensatz selbst ist es möglich, eine mit angehängtem Exposé zu versenden. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Funktionen erklärt. Versenden von s über die Programmpunkte Adressen und Kontakt Eine der Möglichkeiten s zu versenden, kann über die Adressverwaltung oder die Kontaktadressen erfolgen. Diese Funktion ermöglicht den schnellen Kontakt mit Interessenten, Auftraggebern oder auch Kollegen ohne vorher nach Outlook wechseln zu müssen, oder eine zusätzliche Adressverwaltung in Outlook zu pflegen. Sobald unter dem Menüpunkt Adressen/Kontakt ein Datensatz aufgerufen wurde, kann man im Register Kommunikationsdaten über hinter den Adressen direkt eine Outlook Mail aufrufen. Die eingetragene -Adresse und auch die unter dem Register Adresse hinterlegte Briefanrede werden dabei automatisch in die übertragen. Awacs Financial Software Systems

13 Versenden von Exposés per über die Objektliste Eine weitere Möglichkeit s zu versenden existiert im Programmpunkt Immobilien. Hier können wie gewohnt, ein oder mehrere Objekte markiert werden. Über die Schaltfläche Drucken öffnet sich der Dialog zum Auswählen und Drucken der Exposés. Im Menü Bericht auswählen (vgl. obige Abbildung) kann festgelegt werden, ob nur das in der Objektliste markierte Objekt ausgedruckt werden soll, oder ob alle Objekte, die vorher in der Objektliste über die Kontrollkästchen als Selektiert markiert wurden, gedruckt werden sollen. Das gleiche gilt für die Adressaten. Über die Schaltfläche [...] können jeweils Objekte, Adressen und auch Kontaktpersonen selektiert und hinzugefügt werden. Es kann also bestimmt werden, ob ein oder mehrere Exposés zum Ausdruck bzw. versand kommen sollen. Ebenso kann gewählt werden ob die Ausdrucke/ s für eine oder mehrere Personen bestimmt sind. B E A C H T E N S I E s lassen sich nur dann zum Bearbeiten öffnen, wenn lediglich ein Adressat selektiert wurde. Bei der Möglichkeit mehrere Exposés auch an mehrere Adressaten zu senden könnte ansonsten die große Datenmenge, die durch das Öffnen jeder einzelnen erzeugt würde, das System zum Absturz bringen. Awacs Financial Software Systems

14 Die Druck-/ -Funktion Mit dem Zusatzmodul Outlook-PDF-Schnittstelle werden weitere Funktionen freigeschaltet. Über das Kontrollkästchen Exposés per verschicken hat man die Möglichkeit direkt aus dem Programm heraus s an Interessenten zu versenden. Eine weitere Zusatzfunktion ist die Möglichkeit, Wiedervorlagetermine nicht nur im NexusAgent- Terminplaner zu hinterlegen, sondern diese auch parallel in den Outlook-Kalender eintragen zu lassen, so dass Termine auch mit portablen Systemen (Notebook, Palm, Handy) synchronisiert werden können. Diese Funktion ist automatisch voreingestellt, kann aber über das Entfernen des Häkchens in Termin in Outlook eintragen ausgeschaltet werden. Wenn man sich entscheidet ein Exposé per zu versenden, ändern sich die Schaltflächen Drucken und Vorschau und werden in senden und öffnen(vgl. Screenshots) umbenannt. Während über senden die s mit den Exposés im PDF- Format direkt an die selektierten Adressaten geschickt werden, hat man mit öffnen noch die Möglichkeit, die vor dem Versenden manuell nachzubearbeiten und anzupassen. Awacs Financial Software Systems

15 Gleichzeitiges Versenden mehrerer Exposés Ein Vorteil beim Versand aus der Objektliste heraus ist, dass es durch die Selektierbarkeit möglich ist, an eine mehrere Exposés anhängen zu können. Durch die Selektion verschiedener Adressen kann eine solche auch an mehrere Personen verschickt werden, was sich besonders für Mailing-Aktionen eignet. Die enthält den voreingestellten Text und die Exposés zu den Objekten werden als PDF im Anhang mitgeführt. Das mehrfache Erstellen von s an einen Kunden oder aufwändiges Zwischenspeichern entfallen somit. Und auch das Versenden an mehrere Personen kann über einen einzigen Mausklick abgewickelt werden. Awacs Financial Software Systems

16 Versenden von Exposés aus dem Objektdatensatz heraus Nachdem ein Objekt aufgerufen wurde, kann über die Schalfläche , die sich in der Symbolleiste befindet (im Bild rot markiert) ebenfalls ein Exposé des betreffenden Objektes als verschickt werden. Daraufhin wird eine geöffnet, die mit dem voreingestellten Text versehen ist und das Exposé zu diesem Objekt als PDF im Anhang mitführt. Awacs Financial Software Systems