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1 Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText Build vom Arbeitsunterlage 04/2014 Wolters Kluwer Deutschland GmbH Robert-Bosch-Straße 6 D Hürth Telefon (02 21) Telefax (02 21) Serviceportal: https://support.annotext.de AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 1 -

2 Inhaltsverzeichnis AnNoText Administration - Dokumentenmanagement Dokumente im.docx-format... 3 Akte Historie Drag and Drop Drag and Drop von Dateien/Ordnern aus Verzeichnissen Drag and Drop von s aus Microsoft Office Outlook heraus Adressat Historie - Adressatenunterlagen Buchhaltung Sachkontenbuchung in Verbindung mit Umsatz aus Drittländern (nicht EU) Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung a RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz) / 43d Abs.1 Nr. 2 BRAO Rechnungswesen - Honorarabrechnung Abrechnung für Beratungshilfe über Formular Abrechnung für PKH/VKH über Formular AnNoText Jahreswechsel 2014 / Anleitung Jahreswechsel - Aktenverwaltung Jahreswechsel - Buchhaltung Jahreswechsel - Notariat Urkundenrolle Verwahrungsbuch AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 2 -

3 AnNoText Administration - Dokumentenmanagement - Dokumente im.docx-format Im Dokumentenmanagement Allgemeine Einstellungen - Allgemeine Einstellungen II - besteht die Möglichkeit festzulegen, dass neue AnNoText Dokumente generell im Format.docx erstellt werden. Hierzu folgendes. Bislang speichert AnNoText neu- erstellte Dokumente im Format.doc. Dies selbst dann, wenn in den Optionen von Microsoft Office Word (ab der Version 2007) im Bereich Speichern die Vorbelegung Dateien speichern im Format.docx festgelegt ist. Folgende Darstellung ergibt sich, wenn unter diesen Voraussetzungen ein neues AnNoText Dokument erstellt wird. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 3 -

4 Das Dokument wird als Format.doc gespeichert mit dem Hinweis Kompatibilitätsmodus (Kompatibilität zu älteren Versionen des gleichen Produktes). Wenn neu erstellte AnNoText Dokumente im.docx Format gespeichert werden sollen, ist durch Anklicken die Auswahl Erstellen der Dokumente im.docx-format zu treffen. Hinweis: Bei einem Einsatz der Spracherkennung weisen wir darauf, dass.docx - spezifische Funktionen verlorengehen, da SpeechMagic intern die Dokumente weiterhin im Format.doc behandelt. Wird die Auswahl Erstellen der Dokumente im.docx-format getroffen, erscheint zunächst der nachfolgende Hinweis: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 4 -

5 Der Hinweis bedeutet, dass die AnNoText Dokumentenvorlagen, beispielsweise die annotext.dot zur Vervollständigung ebenfalls noch auf das Format.dotx aktualisiert werden sollten. Dies ist jedoch kein Zwang. Werden die AnNoText Dokumentenvorlagen nicht auf das Format.dotx aktualisiert, ergibt sich bei der Erstellung eines neuen AnNoText Dokumentes folgende Darstellung. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 5 -

6 Das Dokument wird dann als Format.docx gespeichert, aber nach wie vor mit dem Hinweis Kompatibilitätsmodus. Ursache für diesen Hinweis ist, dass die AnNoText Dokumentenvorlage nach wie vor im Format.dot angewendet wird. Erst wenn auch die AnNoText Dokumentenvorlagen auf das Format.dotx aktualisiert worden sind, erscheint der Hinweis auf den Kompatibilitätsmodus nicht mehr. Er ergibt sich folgende Darstellung. Wenn die AnNoText Formatvorlagen umgewandelt werden sollen ist folgendes zu beachten: Zunächst müssen die AnNoText Formatvorlagen jeweils aus dem relevanten Verzeichnis geöffnet werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass zu diesem Zeitpunkt kein Mitarbeiter diese Formatvorlage im Zugriff hat. Eine AnNoText Dokumentenvorlage aus dem entsprechenden Verzeichnis (beispielsweise.annodata.600\1\template\ww140.) wird ausgewählt und geöffnet (Bitte mit Maus- Rechtsklick/Öffnen ) AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 6 -

7 Die AnNoText Dokumentenvorlage wird im Kompatibilitätsmodus geöffnet. Nunmehr muss die AnNoText Dokumentenvorlage mit dem Word Befehl Speichern unter zurück in das Template Verzeichnis (beispielsweise.annodata.600\1\template\ww140.) gespeichert werden. Hierbei ist als Dateityp die Auswahl Word-Vorlage (*.dotx) zu treffen. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 7 -

8 Den nachfolgenden Hinweis bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche OK. Eventuell erscheint noch der weitere Hinweis: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 8 -

9 Auch diesen Hinweis können Sie durch Anklicken der Schaltfläche Ja bestätigen. In den Original AnNoText Dokumentenvorlagen werden keine Makros verwendet. Im Anschluss daran beenden (Schließen) Sie die Bearbeitung der AnNoText Dokumentenvorlage. Dieser Vorgang muss (sollte) mit allen AnNoText Dokumentenvorlagen durchgeführt werden. Damit die angepassten AnNoText Dokumentenvorlagen nunmehr auch angewendet werden können, müssen Sie abschließend im Programm AnNoText Administration unter Dokumentenmanagement Vorlagenpflege in den einzelnen Vorlagen die Vorbelegung ändern. Die Vorbelegung der Vorlagen mit der Endung.dot muss durch entsprechende Auswahl geändert werden auf die Vorbelegung der Vorlagen mit der Endung.dotx. Jeweils für die Bereiche Postweg, und Fax. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 9 -

10 Akte - Historie Drag and Drop Nach der Installation des Programm-Updates besteht die Möglichkeit, eine Datei/einen Ordner (nach entsprechender Auswahl) aus einem Verzeichnis heraus oder eine oder mehrere aus Microsoft Office Outlook mittels Drag and Drop (Ziehen und Fallenlassen: Drag = Ziehen mit gedrückter Maustaste, Drop = Loslassen der gedrückten Maustaste an der neuen Position) in die Historie einer Akte zu übernehmen. - Drag and Drop von Dateien/Ordnern aus Verzeichnissen Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Datei/einen Ordner, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Datei/den Ordner in einen freien Bereich der Programmgruppe Akte. Hierbei ist zu beachten, dass ein Loslassen nicht im Bereich der Informationsfelder erfolgen darf. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 10 -

11 Ein Loslassen kann auch in der Multifunktionsleiste der Programmgruppe Akte erfolgen. Der nachfolgend bekannte Dialog Import in AnNoText Datenbank ist im Bereich Angaben zur Maßnahme optimiert worden. In der Form, dass die Maßnahme nicht mehr ausgewählt werden muss, sondern automatisch vorgegeben wird. Erfolgt der Import einer Datei aus einem Verzeichnis heraus, wird die Maßnahme Posteingang via Dateiimport vorbelegt. Das Thema welches maßgeblich ist für die Bezeichnung in der Historie, kann nach wie vor individuell eingegeben werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 11 -

12 Auch mehrere Dateien/mehrere Ordner können (nach entsprechender Auswahl) mittels Drag and Drop in die Historie einer Akte übernommen werden. Werden mehrere Dateien importiert wird der Dialog Import in AnNoText Datenbank um die Option Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern erweitert. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 12 -

13 Wird die Abfrage durch Anklicken aktiviert, wird das Thema vorbelegt mit dem Eintrag Thema pro Maßnahme ist der Dateiname. Die einzelnen Dateien werden dann mit ihrem ursprünglichen Dateinamen als Maßnahme in die Historie übernommen. Die Historie stellt sich wie folgt dar: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 13 -

14 Ist die Option Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern aktiviert, hat man weiterhin die Möglichkeit, durch Anklicken der Schaltfläche Auswahl aus den ursprünglich ausgewählten Dateien, durch eine zusätzlich Auswahl eine oder mehrere Dateien für einen Import in die Historie im Nachhinein noch auszuschließen. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Auswahl werden die zuvor ausgewählten Dateien angezeigt. Die Dateien die in die Historie übernommen werden sollen, sind vorgemerkt (angehakt). AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 14 -

15 Durch Entfernen der Vorbelegung wird erreicht, dass nicht alle Dateien in die Historie übernommen werden. Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 15 -

16 Wird die Abfrage Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern nicht aktiviert, kann das Thema individuell vergeben werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 16 -

17 Die Dateien werden mit ihrem ursprünglichen Dateinamen unter einer Maßnahme importiert. Die Historie stellt sich wie folgt dar: - Drag and Drop von s aus Microsoft Office Outlook heraus Eine kann (mehrere s können) ebenfalls mittels Drag and Drop (Ziehen und Fallenlassen: Drag = Ziehen mit gedrückter Maustaste, Drop = Loslassen der gedrückten Maustaste an der neuen Position) in die Historie einer Akte übernommen werden, mit Anhängen oder ohne. Klicken Sie in Microsoft Office Outlook mit der linken Maustaste auf eine , halten die Maustaste gedrückt und ziehen die in einen freien Bereich der Programmgruppe Akte. Hierbei ist zu beachten, dass ein Loslassen nicht im Bereich der Informationsfelder erfolgen darf. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 17 -

18 Ein Loslassen kann auch in der Multifunktionsleiste der Programmgruppe Akte erfolgen. Der nachfolgend bekannte Dialog Import in AnNoText Datenbank ist im Bereich Angaben zur Maßnahme optimiert worden. In der Form, dass die Maßnahme nicht mehr ausgewählt werden muss, sondern automatisch vorgegeben wird. Erfolgt der Import einer aus Microsoft Office Outlook heraus, wird die Maßnahme Posteingang via vorbelegt. Das Thema welches maßgeblich ist für die Bezeichnung in der Historie, kann nach wie vor individuell eingegeben werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 18 -

19 Ist zu der ein Attachment angefügt, kann entschieden werden, ob dieses Attachment zusätzlich gespeichert werden soll oder nur die ursprüngliche . Eine entsprechende Option Attachments (Anlagen) zusätzlich speichern kann durch Anklicken aktiviert werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 19 -

20 Nach dem Anklicken der Schaltfläche Auswahl werden die Attachments (Anlagen) angezeigt. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 20 -

21 Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar: Mehrere s können (nachdem sie entsprechend markiert worden sind), ebenfalls mittels Drag and Drop in die Historie einer Akte übernommen werden. Werden mehrere s importiert wird der Dialog Import in AnNoText Datenbank um die Option Jede als einzelne Maßnahme speichern erweitert. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 21 -

22 Wird die Abfrage durch Anklicken aktiviert, wird das Thema vorbelegt mit dem Eintrag Thema pro Maßnahme ist der Betreff. Die einzelnen s werden dann mit den Angaben zum Betreff als Maßnahme in die Historie übernommen. Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 22 -

23 Ist die Option Jedes als einzelne Maßnahme speichern aktiviert, hat man weiterhin die Möglichkeit, die Schaltfläche Auswahl anzuklicken. Aus den ursprünglich ausgewählten s kann durch eine zusätzliche Auswahl der Import einer oder mehrerer s in die Historie im Nachhinein noch ausgeschlossen werden. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Auswahl werden die ausgewählten s angezeigt. Die s die in die Historie übernommen werden, sind vorgemerkt (angehakt). Durch Entfernen der Vorbelegung kann festgelegt werden, dass nicht alle s in die Historie übernommen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 23 -

24 Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar: Sind Attachments (Anlagen) zu den s angefügt, kann entschieden werden, ob dieses Attachments ebenfalls zusätzlich gespeichert werden soll oder nur die ursprünglichen s. Die entsprechende Option Attachments zusätzlich speichern kann durch Anklicken aktiviert werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 24 -

25 Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 25 -

26 Wird die Abfrage Jede als einzelne Maßnahme speichern nicht aktiviert, kann das Thema individuell vergeben werden. Die Dateien werden mit ihrem ursprünglichen Dateinamen unter eine Maßnahme importiert. Die Historie stellt sich wie folgt dar: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 26 -

27 Hinweis: Soll eine Datei /ein Ordner aus einem Verzeichnis nicht (!) mittels Drag and Drop zur Historie einer Akte importiert werden, hat sich der Aufruf der Funktion Import in AnNoText Datenbank geändert. Bislang erfolgte der Aufruf dieser Funktion in einem Verzeichnis über eine Auswahl der rechten Maustaste Datei(en) in AnNoText importieren. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 27 -

28 Nach dem Einspielen der Updates erfolgt der Aufruf dieser Funktion nach wie vor über die rechte Maustaste, zunächst wird jedoch die Auswahl Senden an und im weiteren Verlauf die Auswahl AnNoText getroffen. Adressat - Historie - Adressatenunterlagen Der Ordner Adressatenunterlagen wird automatisch zu jedem Adressaten angelegt. Auch zu bereits aufgenommenen Adressaten wird dieser Ordner nach dem Einspielen des Programmupdates hinzugefügt. In diesem Ordner sollen ggf. persönliche und grundsätzliche Unterlagen zu einem Adressaten, beispielsweise die Kopie einer Geburtsurkunde o.ä. historisiert werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 28 -

29 Dokumente können auf unterschiedliche Art und Weise in diesen Ordner importiert werden: Über die Funktion Senden an AnNoText (Import aus einem Verzeichnis) Über die Funktion in AnNoText archivieren (Import aus Microsoft Office Outlook) Über die Funktion Speichern in Akte (Dokumentenverwaltung in der AnNoText Symbolleiste) Über die Funktion Drag and Drop Der Ordner Adressatenunterlagen kann entsprechend als Speicherort ausgewählt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 29 -

30 Darstellung in der Historie des Adressaten (Ansicht Adresse) AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 30 -

31 Hinweis: Bei der Funktion Posteingang (Scanner) kann dieser Ordner als Speicherort derzeit noch nicht ausgewählt werden. Dies wir mit einem der nächsten Programmupdates gegeben sei. Wird im weiteren Verlauf der Adressat zu einer Akte als Beteiligter aufgenommen und/oder verknüpft, wird der Ordner Adressatenunterlagen des Adressaten und sein entsprechender Inhalt ebenfalls in die Akte in den Bereich des Beteiligten übernommen. Andere Einträge aus der allgemeinen Historie eines Adressaten werden bei der Übernahme des Adressaten als Beteiligter zu einer Akte nicht (!) übernommen. Hinweis: In einem der nächsten Programmupdates wird die Möglichkeit gegeben sei, generell auch Unterordner in der allgemeinen Historie eines Adressaten anzulegen Buchhaltung AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 31 -

32 - Sachkontenbuchung in Verbindung mit Umsatz aus Drittländern (nicht EU) Bei der Eingabe von Sachbuchungen besteht die Möglichkeit, die Versteuerung nach Umsatz mit Drittländern vorzunehmen. Hierzu ist erforderlich, die Schaltfläche Einkäufe aus Drittländern zu aktivieren. Voraussetzung Es müssen Konten mit folgenden Konto-Besonderheiten im System (Programmgruppe Buchhaltung Extras Buchhaltung - Stammdaten) angelegt worden sein: Kosten DR-STEUER Kosten DR-VERRECH Kosten DR-UMSATZ Kosten DR-STEUER AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 32 -

33 Kosten DR-VERRECH Kosten DR-UMSATZ AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 33 -

34 Beispiel Ein Unternehmen aus Deutschland erwirbt einen PKW in einem Drittland, z.b. Norwegen. Der Rechnungsbetrag beträgt ,00 Euro und wird über das Finanzkonto bezahlt. Die durchzuführende Buchung sieht nunmehr wie folgt aus: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 34 -

35 Nach Eingabe des Nettobetrages und Anhaken des Parameters Einkäufe aus Drittländern erfolgt automatisch die Berücksichtigung der zu Grunde zu legenden Mehrwertsteuer, in diesem Fall 19,00 %. Durch Betätigung der Schaltfläche Übernehmen und abschließendes Bestätigen der Schaltfläche Verbuchen erfolgt die Buchungsverarbeitung. Die Buchung wurde nunmehr wie folgt vorgenommen: Konto Bank (1230) Buchungsnummer 6 Konto PKW Anschaffung (0300) Buchungsnummer 6 AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 35 -

36 Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Verrechnung (4794) Buchungsnummer 7 Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Umsatz (4793) Buchungsnummer 7 AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 36 -

37 Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Steuer (4993) Buchungsnummer 7 Darstellung bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 37 -

38 In Zeile 49 bzw. Spalte 52/53 erfolgt die Widergabe der Beträge aus den Konten Kosten DR-Umsatz (4793) und Kosten DR-Steuer (4993). In der Zeile 59 (Spalte 67) wird die angegebene Steuer, die in den Spalten 47 und 53 (EU und Drittland Einkäufe) addiert wurde, wieder abgezogen, so dass die zu zahlende Steuer korrekt berechnet ist. Darstellung bei ELSTER Bei der Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER erfolgt entsprechend die Berücksichtigung für die Spalten 52, 53 und 67. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 38 -

39 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung - 11a RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz) / 43d Abs.1 Nr. 2 BRAO Bei der Durchführung der Maßnahme Aufforderungsschreiben wird die Wiedergabe des Vertragsdatums unterstützt. Hierzu steht im Programm AnNoText Administration - Programmeinstellungen - Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Anspruchsvorlagen das Steuerzeichen <Vertragsdatum> ergänzend in allen Anspruchsvorlagen für eine Anwendung zu Verfügung. Soll das Vertragsdatum in einer Anspruchsvorlage und damit bei der Durchführung der Maßnahme Aufforderungsschreiben berücksichtigt werden, muss die entsprechende Anspruchsvorlage angepasst werden. Nachstehend dargestellt am Beispiel der Anspruchsvorlage Katalog Nr. 43 AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 39 -

40 Die entsprechende Anspruchsvorlage wird zunächst markiert. Durch Anklicken der Schaltfläche Ändern gelangen Sie in den ersten Assistenten in Form einer Eingabemaske. Die Angaben in dieser ersten Eingabemaske bleiben unverändert. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 40 -

41 Durch Anklicken der Schaltfläche Weiter gelangen Sie in die nachfolgende Eingabemaske Machen Sie im Eingabefeld individuelle Bezeichnung der Forderung entsprechende Angaben zur Bezeichnung/Wiedergabe des Anspruches in einem Aufforderungsschreiben. Um die Bezeichnung eines Anspruches, eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatums oder ein Vertragsdatum in ein Aufforderungsschreiben einzufügen, stehen folgende Steuerzeichen zur Verfügung, die bei den Textangaben zum Anspruchsgrund genutzt werden können. <Bezeichnung> <Nummer> <Datum von> <Datum bis> <Vertragsdatum> (Bezeichnung des Anspruchs) (Rechungsnummer) (Datum der Rechnung) (bis Datum bei mehreren Rechnungen) (Datum eines Vertrags) Bei der Aufnahme eines entsprechenden Anspruchs stehen diese Eingabefelder entsprechend zur Verfügung. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 41 -

42 In einem Aufforderungsschreiben stellt sich der Anspruchstext wie folgt dar: Forderungssache Hammerschmidt GmbH./. Schmitz Sehr geehrter Herr Schmitz, in der vorbezeichneten Angelegenheit hat uns Hammerschmidt GmbH, Robert- Bosch-Str. 6, Hürth beauftragt, den Anspruch aus Warenlieferung gem. Rechnung vom , Rechnungsnummer: 345/2014, aus dem Vertrag vom geltend zu machen. Wir fordern Sie auf, den gemäß beigefügter Forderungsaufstellung errechneten Gesamtbetrag bis spätestens (Zahlungseingang) auf eines unserer angegebenen Konten einzuzahlen. Nach fruchtlosem Ablauf der gesetzten Frist müssen Sie mit weiteren Maßnahmen rechnen. Die entsprechenden Angaben zum Anspruchsgrund werden auch in das Forderungskonto und bei der Behandlung der Akte als Inkassoakte als Merkposten in das Mandantenkonto übernommen. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 42 -

43 Sollen mehrere Ansprüche in ein Aufforderungsschreiben übernommen werden, können im Eingabefeld Bezeichnung der Forderung bei mehrmaligem Anspruch Vorgaben hinterlegt werden. In einem Aufforderungsschreiben stellt sich der Anspruchstext dann wie folgt dar: Forderungssache Hammerschmidt GmbH./. Schulze Sehr geehrter Herr Schmitz, in der vorbezeichneten Angelegenheit hat uns Hammerschmidt GmbH, Robert- Bosch-Str. 6, Hürth beauftragt, den Anspruch aus Warenlieferung gem. Rechnung vom , Rechnungsnummer: 345/2014, aus dem Vertrag vom , sowie Rechnung vom , Rechnungsnummer 387/2014 aus dem Vertrag vom , sowie Rechnung vom , Rechnungsnummer 415/2014 aus dem Vertrag vom geltend zu machen. Wir fordern Sie auf, den gemäß beigefügter Forderungsaufstellung errechneten Gesamtbetrag bis spätestens (Zahlungseingang) auf eines unserer angegebenen Konten einzuzahlen. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 43 -

44 Nach fruchtlosem Ablauf der gesetzten Frist müssen Sie mit weiteren Maßnahmen rechnen. Bestätigen Sie Ihre Dateneingabe durch Anklicken der Schaltfläche Weiter. Sie gelangen auf die nächsten Seiten des Assistenten. Auf den nun folgenden Seiten des Assistenten werden zum beschriebenen Beispiel keine weiteren Änderungen vorgenommen. Über die Bedeutung dieser Eingabemasken verweisen wir auf unseren Ausführungen im Handbuch Administration. Beenden Sie die Eingaben abschließend durch Anklicken der Schaltfläche Fertig stellen Rechnungswesen - Honorarabrechnung - Abrechnung für Beratungshilfe über Formular Beim Erstellen einer Abrechnung für Beratungshilfe besteht ergänzend die Möglichkeit, die Abrechnung über Formular zu erstellen. Durch das Bausteinupdate wird das entsprechende Formular eingespielt und steht somit für eine Anwendung zur Verfügung. Bevor die Abrechnung für Beratungshilfe über ein Formular abgewickelt werden kann, muss in der Honorarabrechnung unter Parameter Einstellungen Massnahmen für die Dokumente im Bereich Massnahmen für 1. Abrechnung PKH / 2. Abrechnung BRH für den Bereich 2. Abrechnung BRH die Auswahl der Massnahme Abrechnung Beratungshilfe Formular getroffen werden. Wird diese Auswahl nicht getroffen, wird eine Abrechnung für Beratungshilfe wie bisher als Word- Dokument erstellt. Diese Option besteht nach wie vor. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 44 -

45 Die Abrechnung für Beratungshilfe wird - wie bisher auch durch die Auswahl der entsprechenden Funktion aufgerufen. Im Kostenblatt wird die Abrechnung durch Auswahl der angefallenen Gebühr(en), Entgelte und Umsatzsteuer zunächst vorbereitet. Der anschließende Dialog der Textauswahl ist um die Eingabe eines Empfängers erweitert worden. Hier müssen Angaben zur Person erfasst werden, der Beratungshilfe gewährt worden ist. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 45 -

46 Da als Empfänger der Abrechnung das Gericht ausgewählt wird, müssen Angaben eines Beratungshilfeempfängers zusätzlich erfasst werden. Die Angaben aus Kostenblatt und Textauswahl werden in das Formular übertragen. Das Formular kann ausgedruckt, durch einen Kanzleistempel ergänzt, unterschrieben und bei Gericht eingereicht werden AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 46 -

47 AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 47 -

48 Sollen Zahlungen mit in die Abrechnung übernommen werden, müssen diese zusätzlich über den Button V (Zahlungen) im Kostenblatt erfasst werden, damit eine entsprechende Berücksichtigung im Formular erfolgen kann. Eine automatische Übernahme aus dem Dialog der Textauswahl ist für diesen Bereich nicht möglich. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 48 -

49 - Abrechnung für PKH/VKH über Formular Beim Erstellen einer Abrechnung für Prozesskostenhilfe und/oder Verfahrenskostenhilfe besteht ergänzend die Möglichkeit, die Abrechnung über Formular zu erstellen. Durch das Bausteinupdate wird das entsprechende Formular eingespielt und steht somit für eine Anwendung zur Verfügung. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 49 -

50 Bevor die Abrechnung für Prozesskostenhilfe/Verfahrenskostenhilfe über ein Formular abgewickelt werden kann, muss in der Honorarabrechnung unter Parameter Einstellungen Massnahmen für die Dokumente im Bereich Massnahmen für 1. Abrechnung PKH / 2. Abrechnung BRH für den Bereich 1. Abrechnung PKH die Auswahl der Massnahme Abrechnung PKH/VKH Formular getroffen werden. Wird diese Auswahl nicht getroffen, wird eine Abrechnung für Prozesskostenhilfe / Verfahrenskostenhilfe wie bisher als Word-Dokument erstellt. Diese Option besteht nach wie vor. Die Abrechnung für Prozesskostenhilfe und/oder Verfahrenskostenhilfe wird - wie bisher auch durch die Auswahl der entsprechenden Funktion aufgerufen. Im Kostenblatt wird die Abrechnung durch Auswahl der angefallenen Gebühr(en), Entgelte und Umsatzsteuer zunächst vorbereitet. Der anschließende Dialog wird wie bisher auch entsprechend bearbeitet. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 50 -

51 Die Angaben aus Kostenblatt und Textauswahl werden in das Formular übertragen. Das Formular kann ausgedruckt, unterschrieben und bei Gericht eingereicht werden. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 51 -

52 AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 52 -

53 Sollen Vorschüsse und/oder sonstige Zahlungen mit in die Abrechnung übernommen werden, müssen diese zusätzlich über den Button V (Zahlungen) im Kostenblatt erfasst werden, damit eine entsprechende Berücksichtigung im Formular erfolgen kann. Eine automatische Übernahme aus dem Dialog der Textauswahl ist für diesen Bereich nicht möglich. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 53 -

54 AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 54 -

55 AnNoText Jahreswechsel 2014 / Anleitung - Jahreswechsel - Aktenverwaltung Anwalts- und Notariatsprogramm (Tagesdatum ab ): Sofern Sie bereits neue Akten für das Jahr 2015 erfassen, bzw. bereits Akten in 2015 ablegen möchten, beachten Sie bitte, dass das Aktenregister und das Ablageregister nicht automatisch wieder mit "EINS" beginnt. Honorarabrechnung / Kostenberechnung / Time & Billing Sofern Sie wünschen, dass zum Jahresbeginn Ihre Rechnungsnummer wieder mit EINS beginnt, müssen Sie dies entsprechend einmal dem System vorgeben, z. B. für Rechnungsnummer /15, da die Rechnungsnummer ansonsten mit dem fortlaufenden Zähler des alten Jahres weiterlaufen würde. Achtung: Rechnungen, die eventuell noch für das alte Jahr erstellt werden sollen, erhalten dann eine Rechnungsnummer, die aus der nächsten neuen laufenden Nummer und dem Jahrgang 14 besteht. Die Einstellungen sowohl für die Aktennummer / Ablagenummer als auch für die Rechnungsnummer, nehmen Sie einmalig wie folgt vor: Sie starten das Programm AnNoText-Administration. Klicken Sie sodann auf Ihre Bürogemeinschaft in unserem Beispiel Business AnNoText Nach Auswahl des Menüpunktes Jahreswechsel Aktenverwaltung befinden Sie sich in nachfolgender Maske. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 55 -

56 Durch Anklicken der Schaltfläche Ausführen werden die entsprechenden Zähler für die Aktennummer, Ablagenummer und Rechnungsnummer zurückgesetzt und beginnen wieder mit EINS für das laufende Jahr Hinweis: Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften eingerichtet haben, führen Sie diesen Punkt für alle gewünschten Bürogemeinschaften durch. - Jahreswechsel - Buchhaltung Allgemeines vor Abschluss der Buchhaltung im alten Jahr Bekanntlich liegen Ihnen am 02. Januar 2015 noch nicht alle Kontoauszüge des Jahres 2014 vor. Damit jedoch ein korrekter Abschluss gewährleistet werden kann, sollten diese Auszüge noch zwingend abgewartet und eingebucht werden, bevor Sie den Jahreswechsel vornehmen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Systemdatum bereits auf 2015 (z.b ) eingestellt ist. In diesem Fall wird bei der Buchungseingabe bereits als Buchungsjahr 15 vorgeschlagen, welches Sie bitte entsprechend in Buchungsjahr 14 ändern. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, für Ihre Abschlussbuchungen ein Systemdatum aus 2014 zu wählen, z.b Die Datumseinstellung nehmen Sie bitte über die Systemsteuerung vor, beachten jedoch bitte, dass Sie diese nach Durchführung der Buchungen wieder auf das aktuelle Datum zurückstellen müssen. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 56 -

57 Jahreswechsel-Checkliste Buchhaltung: 1.) Datensicherung für das abgeschlossene Jahr vornehmen 2.) Auf Wunsch Aktenregister "Mandanten" (Rubrum I) ausdrucken lassen 3.) Auf Wunsch Aktenregister "Gegner" (Rubrum II) ausdrucken lassen 4.) Auf Wunsch Aktenregister "Aktenzeichen" ausdrucken lassen 5.) Sie sollten die "Saldenliste" ausdrucken lassen. Auch die "Offene Postenliste" sollte ausgedruckt werden. 6. a) Vorbereitung zum Jahreswechsel 2014 / b) Einleitung des Jahreswechsels 2014 / ) Überprüfung des neuen Buchungsmonats für ) Nachträgliche Abschreibungsbuchungen im neuen Kalenderjahr 2015 für das abgeschlossene Jahr ) Erneute Buchungen für das abgeschlossene Jahr 2014 obwohl der Jahreswechsel einschließlich Saldovorträge bereits vorgenommen worden ist 10.) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften 11.) Jahreswechsel für mehrere Buchhaltungsmandanten Erläuterungen zur Checkliste Jahreswechsel / Buchhaltung Zu Punkt 1.): Da Sie für die Jahresdatensicherung ein neues Band / eine neue Festplatte verwenden sollten, bitten wir Sie, rechtzeitig dafür zu sorgen, dass ein solches Medium vorhanden ist. Sie können dieses auch über unsere Vertriebsabteilung unter oder telefonisch unter bestellen. Die Datensicherung nehmen Sie bitte wie üblich vor. Hierzu sollten Sie das neue Datensicherungsband (Festplatte) verwenden, damit gegebenenfalls noch auf die Daten für 2014 AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 57 -

58 zurückgegriffen werden kann. Somit sollten Sie diese Sicherung gesondert aufbewahren und nicht mehr überschreiben. Hinweis: Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass sofern Sie die Punkte 2.) bis 5.) per nicht ausdrucken möchten, Sie zu einem späteren Zeitpunkt (nach Jahreswechsel) keine Möglichkeit mehr hierzu haben. Sie entscheiden selbst, ob diese Listen für Sie von Wichtigkeit sind. Zu Punkt 2.) bis 4.): Den Ausdruck des Aktenregisters nach den jeweiligen Kriterien, wählen Sie über die Programmgruppe Akte wie folgt an: Auswerten Register Aktenregister Zu Punkt 5.): Den Ausdruck der Salden- bzw. offenen Postenliste, erhalten Sie über die Auswahl der Programmgruppe Buchhaltung Extras - Buchhaltung und sodann wie folgt auswählen: Listen Saldenliste / Offene Postenliste Hinweis: Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass nach dem Jahreswechsel der Ausdruck der Saldenlisten- Offenen Postenlisten - Fremdgeldlisten - Auslagen Listen per nach dem Jahreswechsel, bzw. nach Anlage von neuen Akten oder neuen Buchungen nicht mehr ausgedruckt werden kann. Zu Punkt 6 a.) Abschlussarbeiten für das Jahr 2014: Um die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2013 im neuen Jahr 2014 noch buchen zu können ist es erforderlich, bei der Buchungseingabe das vorgeschlagene Buchungsjahr 15 mit Buchungsjahr 14 zu überschreiben. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, für Ihre Abschlussbuchungen ein Systemdatum aus 2014 zu wählen, z.b Die Datumseinstellung nehmen Sie über die Systemsteuerung vor, beachten jedoch bitte, dass Sie diese nach Durchführung der Buchungen wieder auf das aktuelle Datum zurückstellen müssen. Nunmehr können Sie die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2014 buchen und verarbeiten. Hiernach schließen Sie den Monat wie üblich ab und lassen die Umsatzsteuererklärung ausdrucken. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 58 -

59 Sollten Sie Ihre Abschreibungsbuchungen bereits vorliegen haben, können Sie diese noch vor dem Jahreswechsel durchführen. Wir geben Ihnen hierzu ein Beispiel: "Abschreibung eines langlebigen Wirtschaftsgutes (Anlagevermögen)." Ihr entsprechendes Anlagekonto steht somit im "Soll". Die Buchung hierzu sieht wie folgt aus: Wählen Sie die Schaltfläche AFA Abschreibungen aus. Geben Sie dann das entsprechende Abschreibungskonto für Anlagevermögen ein, z.b Bei Sachkonto geben Sie bitte das entsprechende Anlagekonto ein, z.b Sind Ihnen die Abschreibungsbeträge noch nicht bekannt, so können Sie diese Buchungen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nach dem Jahreswechsel auf 2015 für das Jahr 2014 buchen. Hinweis: Sollten Sie das Abschreibungskonto nicht auswählen können, trägt dieses Konto nicht die Besonderheit "ABSCHREIBUNGEN". Ist dies der Fall, ändern Sie das Konto wie folgt ab: Buchhaltung / Buchhaltung / Stammdaten - Sachkonten Hier rufen Sie über "Ändern" das Konto "Abschreibungen Anlagevermögen" auf und wählen bei Besonderheit "ABSCHREIBUNGEN" aus. Jetzt können Sie obige Buchung eingeben. Sollten Ihnen die Abschreibungsbuchungen vor dem Jahreswechsel noch nicht bekannt sein, dann nehmen Sie den Jahreswechsel bitte wie zu Punkt 6 b. 6.c.) beschrieben vor. Wenn Sie alsdann im neuen Jahr (2015) die Abschreibungen für 2014 buchen möchten, können Sie diese Buchungen für den Monat Dezember 2014 ohne weiteres durchführen. Zu Punkt 6 b.) Durchführung des Jahreswechsels Ihrer Buchhaltung 2013 / 2014: Vor Durchführung des Punktes 6 b.) vergewissern Sie sich bitte, dass alle Buchungen verbucht sind, die Monatsabschlüsse sowohl ausgedruckt als auch abgeschlossen wurden und Ihnen auch alle Umsatzsteuererklärungen für das Jahr 2014 vorliegen. An dem PC, an welchem der Jahreswechsel durchgeführt werden soll, wird das Programm AnNoText Administration aufgerufen. Alle anderen Arbeitsplätze dürfen nun keine Buchungen auch keine Rechnungsstellung vornehmen bis der Jahreswechsel durchgeführt worden ist. Im Programm AnNoText Administration klicken Sie auf Ihre Bürogemeinschaft sodann wird der Menüpunkt Jahreswechsel aktiv. Jahreswechsel - Buchhaltung Sie befinden sich jetzt in der Maske "Jahreswechsel Buchhaltung". AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 59 -

60 Wird die richtige Bürogemeinschaft angezeigt, so wählen Sie den Buchhaltungsmandanten im Normalfall KANZLEI aus. Über die Einstellung des Datums Jahreswechsel vom bestimmen Sie in welchem Monat der Saldovortrag für den Jahreswechsel notiert wird. Es ist hier sinnvoll ein Januardatum einzutragen, so dass diese Saldovorträge im Januar zu finden sind. Das System hat automatisch die Vorbesetzung, dass auch der Saldovortrag auf die Anlagekonten durchgeführt wird. Wünschen Sie keine Saldovorträge auf Ihren Anlagekonten, klicken Sie diese Voreinstellung aus. Durch Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN leiten Sie den Jahreswechsel ein. Der Jahreswechsel von 2014 auf 2015 wird nun automatisch durchgeführt und die Saldovorträge auf den entsprechenden Konten gebildet. Setzen Sie die bilanzierende Buchhaltung ein, erfolgt der Saldovortrag auch im Debitoren und Kreditorenbereich. Nach erfolgreicher Durchführung desselben erhalten Sie vom System her folgende Meldung: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 60 -

61 Die Saldovortragsbuchungen für das Jahr 2015 sind nunmehr automatisch im System hinterlegt. Zu Punkt 7.): Bevor Sie jetzt mit Ihrer Buchhaltung für Januar 2015 beginnen, müssen Sie folgende Einstellungen noch prüfen, sofern Sie in 2014 im laufenden Jahr mit der Buchhaltung begonnen haben. Programmgruppe Buchhaltung / Extras / Buchhaltung Parameter - Allgemeine Einstellungen Bei BUCHEN AB MONAT muss 1=JANUAR eingestellt sein. Sofern dies bei Ihnen nicht der Fall ist, wählen Sie bitte 1=JANUAR aus und bestätigen die Eingabe mit OK. Mit den Punkten 1.) bis 7.) ist der Jahreswechsel durchgeführt. Zu Punkt 8.) Nachträgliche Abschreibungen für das alte Jahr 2014: Da es in der Praxis oftmals vorkommt, dass Ihnen die Abschreibungswerte erst im neuen Jahr zur Verfügung stehen, können Sie jederzeit einen weiteren Jahreswechsel nur für die noch geänderten Konten des Monats Dezember 2014 vornehmen. Bekanntlich werden diese Abschreibungswerte für Dezember 2014 gebucht und es ändern sich hierdurch die bereits vorgetragenen Anfangsbestände der Anlagekonten. Buchungseingabe Sie gehen wie bereits zu Punkt 6 a.) beschrieben vor. Weiterer Jahreswechsel der bebuchten Anlagekonten Sie melden sich bitte erneut im Programm AnNoText Administration an und klicken auf die entsprechende Bürogemeinschaft. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 61 -

62 Jahreswechsel - Buchhaltung Nach Prüfung der Bürogemeinschaft und Auswahl des entsprechenden Buchhaltungsmandanten bestätigen Sie die Angaben über die Schaltfläche AUSFÜHREN. Das System bildet nunmehr einen neuen Saldovortrag der bebuchten Anlagekonten, welche nach der Ausführung entsprechend gespeichert sind. Zu Punkt 9.) Erneute Buchungen für das abgeschlossene Jahr 2014 obwohl der Jahreswechsel einschließlich Saldovorträge bereits vorgenommen worden ist: Sofern der Jahreswechsel bereits vorgenommen worden ist, wurden auch bereits die Saldovorträge für Ihre Bestands- und Finanzkonten für das Jahr 2015 generiert. Müssen Sie jetzt nachträglich noch für den Dezember 2014 einen bzw. mehrere Kontoauszüge buchen, ist dies nach Zurücknahme des bereits durchgeführten Monatsabschlusses problemlos möglich. (Administration Datenmanagement Monatsabschluss zurücksetzen). Nachdem Sie die abschließenden Buchungen für 2014 durchgeführt haben und diese verbucht worden sind, müssen Sie anschließend einen erneuten Jahreswechsel über das Programm AnNoText Administration Jahreswechsel Buchhaltung vornehmen, damit die bereits vorhandenen Saldovorträge für das Jahr 2015 aktualisiert werden. Hinweis: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 62 -

63 Sofern Sie keinen erneuten Jahreswechsel vornehmen, werden Sie unter Umständen, bei erneuter Buchungseingabe auf eine Differenz im Finanzkontenbereich hingewiesen, welche nur durch einen erneuten Jahreswechsel berichtigt werden kann. Zu Punkt 10.) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften einsetzen, muss der Jahreswechsel pro Bürogemeinschaft, wie zu den Punkten 1.) bis 11.) beschrieben, durchgeführt werden. Zu Punkt 11.) Jahreswechsel für mehrere Buchhaltungsmandanten Sofern Sie mehrere Buchhaltungsmandanten einsetzen, muss der Jahreswechsel pro Buchhaltungsmandant, wie zu dem Punkt 6.) beschrieben, durchgeführt werden. - Jahreswechsel - Notariat Im Notariatsprogramm muss ebenfalls der Jahreswechsel von 2014 auf 2015 für das Massen- und Verwahrungsbuch, sowie für die Urkundenrolle vorgenommen werden: Vorab jedoch müssen Sie folgende Ausdrucke fertigen: - Urkundenrolle Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen empfehlen wir Ihnen, die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis und das Erbvertragsverzeichnis für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen. - Massen- und Verwahrungsbuch Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen müssen Sie das Verwahrungsbuch, die Massen, die Saldenliste, das Namensverzeichnis und die Anderkontenliste für das Jahr 2014 ausdrucken. Beim Verwahrungsbuch ist es zwingend erforderlich, dass das Jahr 2014 abgeschlossen sein muss, bevor für das Jahr 2015 neue Buchungen vorgenommen werden. Hinweis: Sofern Sie noch Buchungen für das Jahr 2014 vornehmen müssen, beachten Sie bitte, dass Sie zwingend das Systemdatum auf umstellen müssen. Diese Einstellung nehmen Sie über die Systemsteuerung vor. Durchführung des Jahreswechsels: AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 63 -

64 - Urkundenrolle Vor Durchführung des Jahreswechsels zur Urkundenrolle starten Sie aus der Programmgruppe Notariat das Modul Notariat. Über den Menüpunkt Parameter Urkundenrolle Statistik-Prüflauf starten Sie als Administrator pro Notar den entsprechenden Prüflauf. In diesem Prüflauf werden alle Urkundsgeschäfte nochmals auf ihre Zugehörigkeit geprüft. Zur Durchführung des Jahreswechsels NOTARIAT darf sich kein Arbeitsplatz im Programm-Modul Notariat befinden. An dem Arbeitsplatz, an welchem Sie den Jahreswechsel vornehmen, melden Sie sich im Programm AnNoText Administration an und klicken auf den Namen Ihrer Bürogemeinschaft. Sodann wählen Sie: Jahreswechsel - Notariat Für die einzelnen Notare/Notarinnen muss der Jahreswechsel für die Urkundenrolle und das Verwahrungsbuch nacheinander vorgenommen werden. Über das Datum bei Jahreswechsel vom bestimmen Sie mit welchem Datum der Wechsel ausgeführt wird. Nach Auswahl des/der gewünschten Notar/in ist es zwingend erforderlich, die Übersicht über die Urkundsgeschäfte (hier Geschäftsübersicht) für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen. Nachdem dies erfolgt ist, und Sie sich vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss die Urkundenrolle über die Karteikarte JAHRESWECHSEL URKUNDENROLLE noch für das Jahr 2015 angelegt werden. Durch Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN wird die Urkunde für das Jahr 2015 angelegt. Die Systemmeldung Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen! bestätigen Sie bitte mit der Schaltfläche SCHLIESSEN. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Notare/Notarinnen. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 64 -

65 - Verwahrungsbuch Sie öffnen erneut die Maske zum Jahreswechsel Notariat. Hier ist es ebenfalls zwingend erforderlich, die Verwahrungsgeschäfte für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen über die Karteikarte ÜBERSICHT VERWAHRUNGSGESCHÄFTE. Nachdem dies erfolgt ist und Sie sich vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss das Verwahrungsbuch noch für das Jahr 2015 angelegt werden über die Karteikarte JAHRESWECHSEL VERWAHRUNGSBUCH, wie aus nachfolgender Maske ersichtlich. Nach Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN erhalten Sie die Systemmeldung Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen! welche Sie über die Schaltfläche SCHLIESSEN bestätigen. Nunmehr wird der Saldovortrag für das neue Verwahrungsbuch 2015 gebildet. Diesen Vorgang wiederholen Sie entsprechend für alle Notare/Notarinnen. AnNoText Arbeitsunterlage 04/ Seite 65 -

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