Benutzerhandbuch agorum core Version 6.4.5

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1 Benutzerhandbuch agorum core Version Copyright agorum Software GmbH , Dokumentenversion 6.4.5

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung in agorum desk4web Allgemein Anmeldung Das Portal Arbeitsbereich (Listenansichten) Symbole der Objekte in der Listenansicht Die Werkzeugleiste Menüs Die Notizfunktion Zwischenablagefunktionen Kombinationsmöglichkeiten Favoriten Beispiele Favoriten nachbearbeiten Vorlagen Dateien Einzelupload Download Bearbeiten Mitteilungen Änderungen verfolgen Änderungen nicht verfolgen Mitteilungsliste Optionen Objekt Information HTML-/PDF-Ansicht Benutzeroptionen Zugriff auf Dokumente Zugriff über das DMS-Laufwerk / Netzlaufwerk Allgemein Verwendung Zugriff über FTP Allgemein Konfiguration Besonderheiten

3 Inhaltsverzeichnis 2.3. Zugriff über WebDAV Allgemein Die Suche Allgemein Die Schnellsuche Die erweiterte Suche Die Ergebnisliste Das Search-Highlighting(Fundstellenmarkierung) Die Suchsyntax Grundlagen Erweiterte Suchfunktionen Suche auf bestimme Objekte eingrenzen Such-Funktionen Zugriff auf s Zugriff über das Webportal Der Bereich verfassen speichern Empfang von s und Benachrichtigungen über Empfangsbestätigungen Zugriff per IMAP mit einem beliebigen Mailclient Allgemein Besonderheiten Konfiguration filter Posteingangsfilter erstellen / bearbeiten Das Wiki-Modul Allgemein Historie Wiki-Syntax Zeilenumbruch Überschriften Allgemeine Text-Formatierungen Listen Links Spezielle Blöcke Tabellen Bilder Das Foren-Modul Allgemein Neuen Foren-Thread erstellen

4 Inhaltsverzeichnis 7. Das Adress-Modul Allgemein Anlegen eines Adressbuches Anlegen eines Adressordners Anlegen von Organisationen/Firmen Anlegen einer Abteilung Anlegen einer Person Vererbung von Daten Verteiler Anlegen eines Verteilers Einfügen von Adressordnern und Organisationen, Abteilungen und Personen Export als CSV-Datei Serienbrieffunktion Serien Benutzerfelder Export von Adressdaten Import von Adressdaten Zusätzliche Module Das Workflow-Modul Das AdminSync-Modul Das File Adaptor-Modul Das Mail Adaptor-Modul Das OCR-Modul Der Metadaten-Designer Das Preview/Vorschau-Modul Allgemein Öffnen der Vorschau Funktionen Notizen hinzufügen Stempel hinzufügen Der Windows-Client Allgemein Windows-Client starten Verbinden mit einem Netzlaufwerk Arbeiten mit dem Windows-Client Arbeiten mit Dokumenten im Windows-Client Arbeiten mit Dokumenten im Windows Explorer Abbildungsverzeichnis 98 A. Anhang 100 A.1. Versions-Historie dieses Dokumentes A.2. Sonstiges

5 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web 1.1. Allgemein agorum desk4web ist das Webportal für agorum core. Alle verfügbaren Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten können über das Webportal agorum desk4web erreicht werden Anmeldung Um zur Web-Oberfläche zu gelangen, starten Sie einen Internetbrowser (Internet Explorer >= 5.0, Mozilla Firefox >= 1.5) und geben Sie die Adresse des Servers ein, auf dem agorum desk4web installiert ist. Daraufhin erscheint die Anmelde-Maske von agorum desk4web (Siehe Abbildung 1.1). Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Abbildung 1.1.: Anmelde-Maske von agorum desk4web 5

6 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web 1.3. Das Portal Das Portal von agorum desk4web gliedert sich in verschiedene Bereiche (Siehe Abbildung 1.2): Abbildung 1.2.: agorum desk4web, das Webportal von agorum core Portalmenü Auf der linken Seite sehen Sie das Portalmenü. Es bietet Zugriff auf die einzelnen Bereiche des Systems, wie z.b: den Dateien-Bereich oder den Administrations-Bereich. Sie können das Portalmenü auch mit gängigen Menübefehlen erweitern (siehe Favoriten). Arbeitsbereich Der Arbeitsbereich, im zentralen Bereich der Seite, passt sich an den gegebenen Kontext an. Hier werden in einzelnen Reitern (Datei-)Listen oder Masken geöffnet. Schnellsuche Im rechten unteren Bereich befindet sich die Schnellsuche. Sie dient zur Suche von einzelnen Begriffen im gesamten System. Siehe Kapitel Suche. Schnellzugriff Im rechten oberen Bereich befindet sich der Schnellzugriff. Er bietet Zugriff auf häufig verwendete Befehle, wie zum Beispiel eine erweiterte Suchmaske, der Einstieg ins Benutzerprofil, der Einstieg in die Mitteilungsliste und die Abmelden-Funktion. 6

7 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web 1.4. Arbeitsbereich (Listenansichten) Die einzelnen Bereiche werden meist durch eine Verzeichnis-Struktur dargestellt. Diese besteht meist aus einem Baum und einer aktuellen Ordner-Ansicht (Verzeichnis-Inhalt) (Siehe Abbildung 1.3). Abbildung 1.3.: Der Arbeitsbereich von agorum desk4web Diese Art von Darstellung verhält sich analog zu den bekannten Dateimanagern der gängigen Betriebssysteme. Ein Klick auf einen Ordnernamen im Baum, bzw. in der Liste wechselt in das gewählte Verzeichnis. Ein Klick auf eine der Spaltenüberschriften sortiert die jeweilige Spalte wechselseitig auf- und absteigend. Das System merkt sich die gewählte Sortierung für den aktuellen Ordner. Um ein Objekt zu bearbeiten oder andere Aktionen darauf durchzuführen, muss es markiert werden, dies geschieht einfach durch Mausklick auf die entsprechende Zeile des Objektes in der Listenansicht. Ein Klick auf das Icon eines Objektes öffnet es mit dem unter Windows definierten Programm zum Bearbeiten. Für diese Funktion muss der Windows- Client installiert sein! 7

8 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Sind mehr Objekte in dem aktuell gewählten Ordner vorhanden als beim Benutzer sichtbar eingestellt (im Standard 20), werden die Vor- und Zurück- Knöpfe oberhalb der Spalten aktiv, um so zu weiteren Objekten innerhalb des Verzeichnisses blättern zu können. Ein Klick auf das -Icon öffnet den aktuellen Ordner in ihrem Dateimanager (normalerweise der Windows Explorer). Für diese Funktion muss der Windows-Client installiert sein! Symbole der Objekte in der Listenansicht Jedes einzelne Objekt in der (Datei)-Listen-Ansicht verfügt über Symbole, die verschiedene Informationen und Funktionen bereitstellen Dies sind im Einzelnen: oder Dieses Icon zeigt an, dass an diesem Objekt eine oder mehrere Notizen anhängen. Wenn das Icon rot ist, wird damit angezeigt, dass der Benutzer diese Notiz bis jetzt noch nicht gelesen hat. Ein Klick auf das Icon öffnet die Objektinformation und positioniert den Reiter auf Notizen Dieses Icon zeigt an, dass dieses Objekt an mehreren Stellen verlinkt ist. Dies bedeutet, das Objekt ist in mehrere Ordner verlinkt und wird dort angezeigt. Das Objekt ist dabei immer das selbe Objekt. Dieses Icon zeigt an, dass dieses Objekt mit anderen Objekten verknüpft ist Dieses Icon gibt an, dass auf dieses Objekt weitere Objekte verweisen Dieses Objekt gibt an, dass an diesem Objekt Verknüpfungen von anderen Objekten vorhanden sind und dass dieses Objekt selbst noch mit anderen Objekten verknüpft ist. Dieses Icon gibt an, das an dem Objekt ein Anhang hängt. Ein Beispiel wäre eine mit einem Anhang. Dieses Icon zeigt an, dass für dieses Objekt eine Vorschau angezeigt werden kann, ohne dass Sie das für den Dateityp entsprechende Bearbeitungsprogramm installiert haben müssen. Bei Klick auf das Icon wird die Vorschau in agorum core angezeigt. Diese Funktion steht nur mit installiertem Preview- Modul zur Verfügung! oder Das Objektsymbol. Es zeigt den Typ eines Objektes an. Bei Klick auf ein Ordner-Symbol wird der entsprechende Ordner in ihrem Dateimanager geöffnet, bei Klick auf ein Datei-Symbol wird die entsprechende Datei vom 8

9 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Standardprogramm auf ihrem Rechner geöffnet. In beiden Fällen muss der Windows-Client installiert sein! Andere Icons Über diese Icons hinaus gibt es noch andere Objektsymbole, bspw. für Termine, Projektordner oder Foren, die allerdings keine Funtionalität aufweisen Die Werkzeugleiste Über die Werkzeugleiste können Menübefehle schnell aufgerufen werden. Die Werkzeugleiste gibt es in den Listen pro angezeigtem Objekt als Kontextmenü und in der Überschriftzeile der Liste. Wenn Sie mit der Maus einen Rechtsklick auf ein Objekt in der Liste durchführen, wird nach einem kurzen Moment ein Kontextmenü mit der Werkzeugleiste geöffnet. In dieser Werkzeugleiste können Sie jetzt den Mauszeiger auf das Symbol mit dem gewünschten Befehl setzen und diesen mit einem Klick ausführen. Der Befehl bezieht sich dann auf das Objekt, auf dem die Werkzeuleiste ausgewählt wurde. Wenn Sie die Werkzeugleiste in der Überschriftszeile benutzen, bezieht sich der gewählte Befehl auf alle Objekte, die ausgewählt (farbig hinterlegt) sind Menüs Je nach Kontext, in dem man sich befindet, passt sich das Pulldown-Menü an. Über dieses lassen sich diverse Befehle im aktuell befindlichen Bereich ausführen oder markierte Objekte manipulieren (Siehe Abbildung 1.4). Die einzelnen Funktionen werden in weiteren Kapiteln detailliert beschrieben. 9

10 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Abbildung 1.4.: Das Pulldown-Menü von agorum desk4web 1.5. Die Notizfunktion An jedes Objekt können eine oder mehrere Notizen angehängt werden. Dies kann von jedem Benutzer gemacht werden. Auf das Objekt selbst reicht jedem Benutzer das Lese-Recht. Dies bedeutet, mit der Notizfunktion kann jeder ein Objekt kommentieren. Die Notiz wird über das Menü aufgerufen : Datei - Notiz hinzufügen. Um die Notizen anzusehen, die an einem Objekt hängen, wird einfach auf das Notiz-Icon in der Liste geklickt oder über das Menü Ansicht - Objekt Information, und dort auf den Reiter Notizen wechseln 1.6. Zwischenablagefunktionen agorum desk4web besitzt eine eigene Zwischenablage. Diese arbeitet nicht mit der Zwischenablage des Betriebssystems zusammen. Zweck der Zwischenablage ist es Objekte zwischen abzulegen, um sie an einer anderen Stelle weiter zu verwenden. Beispiel Kopieren mehrerer Objekte: Wechseln Sie in einen Ordner und markieren Sie die Objekte, die Sie in einen anderen Ordner kopieren möchten. Wählen Sie daraufhin den Menübefehl Bearbeiten Kopieren. Das System hat sich nun die gewählten Objekte gemerkt. Wechseln Sie nun in ein Verzeichnis, in welches Sie die zuvor markierten Dateien kopieren möchten. Wählen Sie dort über das 10

11 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Menü Bearbeiten Einfügen. Die in der Zwischenablage befindlichen Dateien werden nun in den aktuellen Ordner kopiert Kombinationsmöglichkeiten Kopieren - Einfügen Kopieren von Objekten Ausschneiden - Einfügen Verschieben von Objekten Kopieren - Verlinken Verlinken von Objekten (an mehreren Ablageorten gleichzeitig sichtbar machen) Löschen Löschen der markierten Objekte Sperren Sperren eines Objektes (andere dürfen das Objekt nur noch einsehen, jedoch nicht bearbeiten). Diese Sperre gilt solange, bis sie wieder aufgehoben wird Sitzungs-Sperren Siehe Sperren. Diese Sperre gilt für die Dauer der Sitzung. Meldet sich ein Benutzer ab, so werden all seine Sitzungssperren aufgehoben Freigeben Gesperrte Objekte wieder freigeben Kopieren - Verknüpfen Verknüpfen von Objekten untereinander. Damit können Sie Beziehungen zwischen den Objekten herstellen. Wenn Sie die Objekt - Informations - Maske aufrufen, können Sie diese Verknüpfungen unter dem Reiter Ablageorte/Verknüpfungen einsehen. Verknüpfungen können von jedem Benutzer gemacht werden, unabhängig von seiner Berechtigung auf das Objekt. Es reicht das Lese-Recht aus. Somit kann jeder Benutzer Beziehungen zwischen Objekten schaffen und ergänzen Favoriten Favoriten dienen zur Ablage von gängigen Menübefehlen in der linken Portalmenüleiste. So kann man Einsprünge in tief verzweigte Verzeichnisse mit einem Klick erreichbar machen oder gängige Masken in bestimmten Bereichen hinter solch einem Favoriten verbergen. Abhängig davon, wie Sie diese Funktion aufgerufen haben, verändern sich die 11

12 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Möglichkeiten, die Ihnen zur Erstellung eines Favoriten zur Verfügung stehen. Siehe Abbildung 1.5 und 1.6. Abbildung 1.5.: Favorit Beispiel 1 Abbildung 1.6.: Favorit Beispiel 2 Grundsätzlich ist es so, dass Sie all die Funktionen über Favoriten ansprechen können, die Ihnen auch als Menüpunkte innerhalb des aktuellen Ordners zur Verfügung stehen würden. Dabei hängen diese Funktionen davon ab, ob Sie kein Objekt, ein Objekt oder mehrere Objekte gewählt haben Beispiele Beispiel 1: Nehmen wir an, Sie wollen einen Favoriten erstellen, um mit einem Klick, jederzeit in einen bestimmten Ordner zu springen. 12

13 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Dazu begeben Sie sich zu diesem gewünschten Ordner. Dort rufen Sie den Menüpunkt Datei Neu Favorit auf. In der darauf folgenden Maske geben Sie als Namen einen sprechenden Namen ein, z.b: Sprung. Als Befehl wählen Sie In den aktuell gewählten Ordner springen. Unter ablegen in wählen Sie Neuen Menüpunkt erstellen. Daraufhin wird das Menüname-Feld aktiv. Geben Sie dort einen Namen für den Portalmenüpunkt der linken Seite an, z.b: Meine Favoriten. Nach dem Anlegen (Klick auf Speichern), aktualisieren Sie das Hauptmenü durch einen Klick auf Team Bereich. Daraufhin erscheint ein weiterer Hauptmenüpunkt Meine Favoriten. Durch einen Klick auf diesen erscheint der Untermenüpunkt Sprung. Wenn Sie auf diesen Favoriten klicken, springen Sie direkt in den zuvor gewählten Ordnerzweig. Beispiel 2: Nehmen wir an, Sie wollen in einem bestimmten Bereich immer wieder ein neues Forum anlegen. Dazu wechseln Sie in den gewünschten Bereich und wählen dort Datei Neu Favorit. Geben Sie einen sprechenden Namen an, z.b: Forum anlegen. Wählen Sie als Befehl Forum erstellen. Unter ablegen in wählen Sie den unter Beispiel 1 angelegten Portalmenüpunkt Meine Favoriten. Nach dem Speichern aktualisieren Sie das linke Portalmenü und es erscheint unterhalb des Menüpunktes Meine Favoriten der Untermenüpunkt Forum anlegen. Bei einem Klick auf diesen wird die Maske um ein Forum anzulegen im gewünschten Ordner aufgerufen Favoriten nachbearbeiten Um einen zuvor angelegten Favoriten nachträglich zu bearbeiten, wechseln Sie im Portalmenü in den Bereich Systemsteuerung Favoriten Optionen. Im Arbeitsbereich erscheinen daraufhin Ihre angelegten Hauptmenüpunkte (z.b: Meine Favoriten). Bei einem Wechsel in diesen Bereich erscheinen die darunter befindlichen Untermenüpunkte. Diese lassen sich bearbeiten, die Reihenfolge ändern, löschen, etc... Siehe Abbildung

14 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Abbildung 1.7.: Favoriten nachbearbeiten 1.8. Vorlagen Mit Hilfe dieses Befehls können Dokumente anhand von zentral verwalteten Vorlagen erstellt werden. Unter Vorlage kann ein Suchbegriff für die Vorlage eingegeben werden. Wird dieses Feld leer gelassen, so zeigt der Knopf Suchen alle vorhandenen Vorlagen an. Durch einen Klick wird die gewünschte Vorlage markiert. Unter Name und Beschreibung werden der Name und die Beschreibung der neu zu erstellenden Datei angegeben. Ein Klick auf Speichern erstellt das neue Dokument anhand dieser Vorlage. Zudem können mit dieser Funktion auch gesamte Strukturen anhand einer (XML- )Vorlage erstellt werden. Siehe XML-Parser in der Entwickler-Dokumentation. Vorlagen können von einem Administrator unterhalb von /agorum/roi/exeman- Templates gespeichert werden. Sie können in einer Verzeichnisstruktur abgelegt werden, die dann auch bei der Auswahl sichtbar wird (Siehe Abbildung 1.8). 14

15 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Abbildung 1.8.: Erstellen einer Datei / einer Struktur nach einer Vorlage 1.9. Dateien Es gibt neben den Möglichkeiten von agorum desk4web die jetzt vorgestellt werden, natürlich auch die von agorum core unterstützten Protokolle (wie zum Beispiel DMS-Laufwerk (Netzlaufwerk), FTP oder WebDav (siehe Kapitel??2. Zugriff auf Dokumente) um auf Dateien zuzugreifen Einzelupload Der Menübefehl Datei Neu Einzelupload erlaubt es, Dateien einzeln in das aktuell gewählte Verzeichnis zu speichern. Geben Sie unter Name den Namen der zu speichernden Datei ein und wählen sie mit Durchsuchen die Datei von Ihrer Festplatte, die Sie speichern möchten. Optional können Sie der Datei eine Beschreibung mitgeben. Ein Klick auf Speichern speichert die Datei ab. Dies kann je nach Größe der Datei und Netzwerk-Anbindung an das System eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen Download In der Verzeichnisliste selbst ist es nicht möglich, mittels der rechten Maustaste die gewählte Datei auf der Festplatte zu speichern (herunterladen). Stattdessen 15

16 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web gib es für diese Funktion einen Menübefehl. Markieren Sie die gewünschten Dateien/Verzeichnisse, die Sie herunterladen möchten und wählen Sie dann den Menüpunkt Datei Download. In der folgenden Maske können Sie mittels der rechten Maustaste die gewählten Dateien herunterladen. Haben Sie zuvor Verzeichnisse gewählt, so werden die darin enthaltenen Dateien als Download angeboten Bearbeiten Dieser Befehl erlaubt es, markierte Objekte nachzubearbeiten. Um ein Objekt zu bearbeiten, markieren Sie es in der Verzeichnis-Liste mit einem Mausklick in die betreffende Zeile, und rufen den Menübefehl Bearbeiten Bearbeiten auf. Daraufhin erscheint die dem Objekt zugehörige Bearbeiten-Maske. Sind mehrere Objekte markiert, wird lediglich das erste beachtet Mitteilungen Die Mitteilungsfunktion ist eine sehr hilfreiche Funktion in agorum core, mit der sie sich über Änderungen in von Ihnen überwachten Bereichen informieren lassen können. Diese Mitteilungen können sie über agorum desk4web, über den Windows-Client oder aber auch über RSS Feeds empfangen Änderungen verfolgen Der Menübefehl Bearbeiten Änderungen verfolgen erlaubt es, markierte Objekte zu überwachen. Führen andere Benutzer Änderungen durch oder erstellen etwas Neues innerhalb der überwachten Bereiche, so erhalten Sie über den Mitteilungsassistenten eine Mitteilung über diese Änderungen. Werden Ordner zur Überwachung hinzugefügt, so werden sämtliche Änderungen auch unterhalb dieser Ordner überwacht. 16

17 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Änderungen nicht verfolgen Der Menübefehl Bearbeiten Änd. nicht verfolgen erlaubt es, markierte Objekte von der Überwachung auszuschließen. Werden Ordner von der Überwachung ausgeschlossen, so werden sämtliche Änderungen auch unterhalb dieser Ordner ignoriert Mitteilungsliste Die Mitteilungsliste (Siehe Abbildung 1.9) können Sie über den Schnellzugriff durch Klick auf Mitteilungen abrufen. Sobald seit dem letzten Abrufen neue Mitteilungen vorhanden sind, fängt die Glocke neben dem Befehl Mitteilungen an zu blinken. Dadurch erfahren Sie sofort, wenn es etwas Neues gibt. Abbildung 1.9.: Mitteilungsliste In der Mitteilungsliste sehen Sie, wer was wann geändert oder erstellt hat. Somit sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand. Die Mitteilungen, die Sie seit dem letzten Abruf schon gesehen haben, werden unterhalb einer Trennlinie angezeigt. Über den Menübefehl Bearbeiten Gelesen können Sie markierte Objekte aus der Mitteilungsliste entfernen. Mit dem Befehl Bearbeiten Alle gelesen werden alle Mitteilungseinträge entfernt. Verwenden sie nicht den Menübefehl Bearbeiten Löschen um gelesene Objekte zu entfernen! Mit diesem Befehl werden die Objekte gelöscht! 17

18 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Um ein Objekt zu bearbeiten oder andere Aktionen darauf durchzuführen, muss es markiert werden. Dies geschieht durch das Setzen einer Markierung in der betreffenden Zeile, in der das Objekt steht. Sind mehr Objekte in der Mitteilungsliste, als beim Benutzer sichtbar eingestellt (im Standard 20), werden die Vor- und Zurück-Knöpfe oberhalb der Spalten aktiv, um so zu weiteren Objekten innerhalb des Verzeichnisses blättern zu können. Ein Klick auf ein -Icon öffnet diesen Ordner in ihrem Dateimanager (normalerweise der Windows Explorer). Für diese Funktion muss der Windows- Client installiert sein! Ein Klick auf das -Icon abonniert die Mitteilungsliste als RSS Feed Optionen Über den Portalmenüpunkt Systemsteuerung Mitteilungsoptionen erreichen sie die Einstellungsmaske (Siehe Abbildung 1.10)für die Mitteilungsoptionen. Abbildung 1.10.: Mitteilungsoptionen Reiter Mitteilungs Optionen: Mit Ton benachrichtigten Wenn angehakt, wird bei neuen Mitteilungen zusätzlich mit einem Ton benachrichtigt. Achtung: Es wird nicht empfohlen diese Funktion einzusetzen, da es vorkommen kann, dass Sie den Eingabefokus in einem externen Programm verlieren (z.b. bei Textbearbeitung). 18

19 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Mitteilungsliste in einem neuen Tab anzeigen Wenn angehakt, wird die Mitteilungsliste in einem neuen Reiter geöffnet. Automatische Überwachung von neuen Foren und deren Antworten Wenn angehakt, werden von ihnen erstellte Foren oder Foren, auf die Sie geantwortet haben, automatisch überwacht. Überwachte Bereiche Hier können Sie überwachte Bereiche entfernen. Von der Überwachung ausgeschlossene Bereiche Hier können Sie von der Überwachung ausgeschlossene Bereiche entfernen Objekt Information Über diesen Befehl können Sie sich von einem markierten Objekt detaillierte Informationen anzeigen lassen. Die Knöpfe PDF-Ansicht und HTML-Ansicht beherbergen die selben Funktionen wie die Menübefehle (Ansicht PDF-Ansicht, bzw. HTML-Ansicht). Der zweite Reiter Ablageorte zeigt zum einen alle Verzeichnisse, in denen dieses Objekt sichtbar ist, sowie alle Objekte, an denen dieses Objekt angehängt ist. Diese Funktion ist interessant, um von der einen Information zu der anderen zu gelangen. Je nach Kontext und Berechtigung können in dieser Maske weitere Reiter angezeigt werden (Historie, etc.) HTML-/PDF-Ansicht Diese Funktionen ermöglichen es, gewisse Formate dynamisch in PDF oder HTML konvertieren zu lassen. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn das jeweilige Betrachter- Programm nicht zur Verfügung steht, aber man dennoch den Inhalt des Dokumentes einsehen möchte. Hier ein kleiner Auszug der möglichen konvertierbaren Formate: MS Office doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf OpenOffice sxw, odt, sxc, ods, sxd, odg, sxi, odp 19

20 Kapitel 1. Einführung in agorum desk4web Bildformate psd, bmp, tif, jpeg, gif Text txt, java, p, i, c, cpp und viele weitere... ANMERKUNG: Wenn es keinen HTML-Konverter für ein Format gibt, wird, wenn vorhanden, der TXT-Konverter verwendet Benutzeroptionen Über den Portalmenüpunkt Systemsteuerung Benutzeroptionen können Sie Einstellungen für Ihren Benutzer vornehmen. Reiter Benutzereinstellungen Items pro Liste: Gibt die Menge der Elemente einer Verzeichnisliste an, die gleichzeitig dargestellt werden. Wird diese Anzahl überschritten, so erscheinen Blätter-Knöpfe, um zu den weiteren Elementen zu gelangen. Mitteilungsliste in einem neuen Tab anzeigen: Wenn angehakt, wird die Mitteilungsliste in einem neuen Reiter geöffnet. Suchergebnisliste in einem neuen Tab anzeigen: Wenn angehakt, wird eine neue Suche in einem neuen Reiter geöffnet. Sprache: Spracheinstellung der Oberfläche. Reiter Passwort Hier können Sie Ihr Passwort ändern. Reiter Entwürfe nach dem Senden löschen: Wenn angehakt, wird eine unter Entwürfe gespeicherte nach dem Versenden aus dem Entwurfsordner gelöscht. Fussnote: Hier können Sie für jede Ihrer Adressen individuell Ihre Signatur einstellen. Diese Signatur kann dann beim Versenden einer angehängt werden. 20

21 Kapitel 2. Zugriff auf Dokumente Neben dem Zugriff auf Dokumente über das Webportal agorum desk4web, gibt es noch weitere Möglichkeiten, die hier dargestellt werden sollen Zugriff über das DMS-Laufwerk / Netzlaufwerk Eine genauere Beschreibung der Installation von Netzlaufwerken unter Windows finden Sie im Administrationshandbuch Allgemein Das DMS-Laufwerk von agorum core bietet für den Benutzer einen sehr einfachen und vor allem einen gewohnten Zugang in das Dokumentenmanagement-System Verwendung Um ein Netzlaufwerk unter Windows zu verbinden, wählen sie im Menü des Explorers Extras Netzlaufwerk verbinden und geben die Verbindungsdaten, die sie auf dem Datenblatt zu agorum core finden, in die Maske ein (Siehe Abbildung 2.1) 21

22 Kapitel 2. Zugriff auf Dokumente Abbildung 2.1.: Netzlaufwerk verbinden Unter Windows können Sie das DMS-Laufwerk auch mit folgendem DOS-Befehl verbinden: 1 NET USE G: \\ agorumcore \ dms Unter Linux können Sie das DMS-Laufwerk mit dem mount-befehl mounten: 1 mount - t cifs - o username = USER, password = PASSWORD, iocharset = iso , codepage = iso , uid =1000, file_mode =0774, dir_mode =0775 // agorum -core - SERVER / dms / mnt / d4w Wobei: USER Ein User aus agorum core PASSWORD Das Passwort des Users (USER) aus agorum core uid Dieser User wird benutzt, um die Rechte zu prüfen (von Linux aus) file mode Die Berechtigungen der Dateien auf diesem Mount dir mode Die Berechtigungen der Verzeichnisse auf diesem Mount /mnt/d4w Beliebiger Zielpfad 22

23 Kapitel 2. Zugriff auf Dokumente Achtung: Unter den neueren Versionen der am meisten benutzten Linux- Versionen und Mac OSX sehen die mount-befehle etwas anders aus: Ubuntu/Debian (kann auch bei neueren Suse-Systemen funktionieren): 1 sudo mount -t cifs // IP/dms / mnt / dms - ousername =user, iocharset =utf8, uid = linux -uid, gid = linux - groupid Open Suse 11: 1 mount -t cifs // IP/dms / mnt / dms - ousername =user, iocharset = utf8 Mac OSX (in Konsole): 1 mount - t smbfs // IP / dms / mnt / dms Auf Mac OSX muss noch in der MetaDB von agorum core im Schlüssel /MetaDb/MAIN_MODULE_MANAGEMENT/roi/control/ NotAllowedNameChars der Doppelpunkt entfernt (also als Buchstabe für Dateinamen/-verzeichnisse erlaubt) werden. Eine Besonderheit des DMS-Laufwerks ist es, dass alle Dateien mit der Endung.ac.xml geparst werden (wie auch bei FTP, siehe nachfolgendes Kapitel), womit z.b. Metadaten in agorum core gesetzt werden können. Außerdem werden auch alle s geparst (.msg bzw..eml) Zugriff über FTP Allgemein Das FTP Modul bietet die Möglichkeit über einen FTP-Client auf agorum core zuzugreifen. Der Client muss auf Passiv-Mode geschaltet werden Konfiguration siehe Administrationshandbuch 23

24 Kapitel 2. Zugriff auf Dokumente Besonderheiten 1. Alle Dateien, die die Dateiendung.xml besitzen, werden geparst. Damit können XML-Scripte (Siehe Entwickler-Dokumentation) über FTP in agorum core eingepflegt werden. 2. Bei normalen Benutzern (nicht admin) wird immer das Home-Verzeichnis als Root genommen. Wie dies geändert wird, siehe Administrationshandbuch Zugriff über WebDAV Allgemein Sie können sich per WebDAV unter Verwendung folgender URL mit agorum core verbinden: http(s)://<agorum-core-server>/ngfswebdav/files oder http(s):// <agorum-core-server>/ngfswebdav/private Zu empfehlen sind WebDAV-Clients von Drittherstellern, die dem Benutzer wieder ein normales Netzlaufwerk, über das WebDAV-Protokoll, zur Verfügung stellen, da die Benutzung sonst nicht in jedem Programm funktioniert. 24

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