Konfiguration des maxx PDFMailer Standard

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1 Konfiguration des maxx PDFMailer Standard 1 Einstellungen maxx PDFMAILER können Sie auf Ihre Anforderungen abstimmen. Wenn Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!" klicken, wird der Eigenschaften-Dialog des aktuell gewählten maxx PDFMAILER Druckers geöffnet. Sie können beliebig viele maxx PDFMAILER Drucker anlegen und jeden einzelnen unterschiedlich konfigurieren! Nach der Installation steht zunächst der Drucker "maxx PDFMAILER Professional" bzw. maxx PDFMAI- LER Standard" zu Verfügung (je nach dem, welche Lizenz Sie erworben haben). So fügen Sie einen neuen maxx PDFMAILER Drucker hinzu: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Hinzufügen". 3. Der Dialog "Drucker hinzufügen" wird geöffnet. 4. Vergeben Sie einen Namen und klicken auf <OK>. (z.b. wie auf der nächsten Seite angeführt einen Namen, an dem Sie eindeutig die Funktion des Druckers erkennen.) - 1 -

2 5. Der Drucker wird angelegt und erscheint im Menü "Drucker". So wählen Sie einen Drucker zum Anpassen der Eigenschaften aus: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker". Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER Drucker angezeigt. 2. Klicken Sie auf den Drucker, dessen Einstellungen geändert werden sollen. Der gewählte Drucker erscheint in der Titelleiste des maxx PDFMAILER Hauptfensters. So entfernen Sie einen Drucker: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker". Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER Drucker angezeigt. 3. Aktivieren Sie den Drucker, den Sie entfernen möchten, mit einem Mausklick auf den Druckernamen. 4. Klicken Sie erneut im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Entfernen". 5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit <Ja>, wenn Sie den Drucker mit allen Einstellungen entfernen möchten. Klicken Sie auf <Nein>, um den Vorgang abzubrechen. Export der Einstellungen Alle Einstellungen eines maxx PDFMAILERS Drucker können in einem File exportiert werden, damit bei einem eventuellen Systemabsturz die Einstellungen einfach wiederherzustellen sind. 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen" und dann auf "Export". 2. Hier kann nun ein Pfad gewählt werden, unter dem die gespeicherten Einstellungen zu finden sind

3 Import der Einstellungen Um alle Einstellungen wiederherzustellen, können die exportierten Einstellungen importiert werden. 1.Klicken Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen" und dann auf "Import". 2. Hier kann nun ein Pfad gewählt werden, unter dem die gespeicherten Einstellungen zu finden sind. Ändern der Optionen Klicken Sie im Hauptmenü auf "Extras" und dann auf "Optionen". Hier kann nun das Add-In in die Microsoft Office Produkte Word, PowerPoint und Excel aktiviert bzw. deaktiviert werden. Des weiteren kann die Option zur Verarbeitung von "aus Word und Excel internen Inhaltsverzeichnissen und Links" gesetzt werden. Über die Funktion "Wählen Sie einen Drucker" kann der Drucker gewählt werden, welcher über das Office Add-In angesprochen werden soll. Über die Registerkarte "Allgemein" kann die Art der Verlaufsanzeige gewählt werden, welche bei der Verarbeitung von Druckaufträgen vom maxx PDFMAILER angezeigt wird

4 So konfigurieren Sie den aktuell gewählten maxx PDFMAILER Drucker: 1. Klicken Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!". maxx PDFMAILER öffnet den Dialog "Eigenschaften von... <Druckername>". 1.1 Ausgabe In dieser Karteikarte können Sie die Ausgabeoptionen für PDF-Dokumente festlegen. Ausgabedialog vor jedem Druckauftrag öffnen Aktiveren Sie den Status dieses Feldes, um vor jedem Druckauftrag ein Dialogfenster zum Verändern der Datei- und Druckeinstellungen zu öffnen. Hinweis: Wenn Sie DRUCKAUFTRÄGE SAMMELN aktivieren, ist das Öffnen des Ausgabedialogs automatisch aktiviert. Eine mit dem erstellten Dokument als Anhang erstellen Wenn Sie das erstellte PDF-Dokument als versenden wollen, aktivieren Sie den Status dieses Feldes. Anwendung RZA-Software: Versand von Formularen (Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungn, usw.) auf Knopfdruck per . Das erstellte Dokument im Dateisystem speichern Soll das erstellte PDF-Dokument gespeichert werden, aktivieren Sie diese Option. Tipp: Sie können ein erstelltes PDF-Dokument als versenden und gleichzeitig im Dateisystem speichern, wenn Sie beide Optionen aktivieren

5 Weblinks verarbeiten Enthält Ihr Dokument Verweise zu einer Website (Weblinks), so können diese in das PDF- Dokument als Web-Verknüpfung übernommen werden. Druckaufträge sammeln Sammelt die erstellten PDF-Dokumente in einem Stapel. Im Ausgabedialog können Sie die gesammelten PDF-Dokumente auswählen, versenden und/oder speichern. Hinweis: Der Ausgabedialog muss solange geöffnet bleiben, bis alle gewünschten PDF-Dokumente erstellt wurden. Anwendung RZA-Software: Aktivieren Sie die Einstellung <Druckaufträge sammeln> und Sie können auf einfachste Weise Auswertungen der RZA-Lohn, RZA-Fibu und RZA-Fakt gesammelt per übermitteln und ggf. auch gleich archivieren. Es können z.b. Lohnkonten, Erlösübersichten, Rechnungslisten usw. gesammelt werden und in einem versendet werden. Für jedes gedruckte Dokument wird ein eigenes PDF-File erstellt. Für jeden Druckauftrag eine separate erstellen Für jedes im Ausgabedialog gesammelte PDF-Dokument wird bei Aktivieren dieser Option eine separate erstellt. Bleibt diese Option deaktiviert, werden alle gesammelten und markierten PDF-Dokumente mit einer einzigen versendet. Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn DRUCKAUFTRÄGE ZUSAMMENFASSEN deaktiviert ist! Druckaufträge zusammenfassen Wollen Sie die im Ausgabedialog gesammelten PDF-Dokumente zu einem einzigen PDF-Dokument zusammenfassen, aktivieren Sie den Status dieses Feldes. Anwendung RZA-Software: Wird diese Einstellung aktiviert, so werden alle gedruckten Formulare in einem einzigen PDF- Dokument zusammengefasst. Es wird somit ein PDF-File erstellt, auf welchem z.b. auf der ersten Seite z.b.- das gedruckte Lohnkonto, auf der zweiten Seite die Erlöseübersicht usw. zu finden sind. 1.2 Komprimierung In den meisten Fällen reichen die Standardkomprimierungseinstellungen des PDFMAILERS aus, um effiziente PDF-Dateien zu erzeugen. Innerhalb dieser Karteikarte können Sie die Komprimierungseinstellungen ändern oder die Komprimierung deaktivieren, wenn die Größe der PDF-Datei keine Rolle spielt. Durch das Komprimieren von Text- und Vektorgrafiken so wie von Bitmap-Bildern können Sie die Größe der PDF-Datei wesentlich reduzieren. Die Qualität der Bilder wird durch die Komprimierung aber beeinträchtigt. Je höher die Komprimierung, desto kleiner ist die PDF-Datei und schlechter die Qualität der Bilder

6 Folgende Einstellungen sind möglich: Grafik komprimieren Aktivieren Sie diese Option, um Grafiken zu komprimieren. Durch Komprimieren von Grafikdateien kann die Größe einer PDF-Datei, abhängig von der gewählten Einstellung, wesentlich verringert werden. Farbbilder Wählen Sie eines der folgenden Komprimierungsverfahren für Farb- und Graustufenbilder: Keine JPEG leicht JPEG mittel JPEG stark ZIP Schwarzweißbilder Wählen Sie eine der folgenden Komprimierungsverfahren für Schwarzweißbilder: Keine CCITT Gruppe 3 CCITT Gruppe 4 ZIP Run Length Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button <Standard> 1.3 Schriftarten PDFMAILER ermöglicht das Einbetten von True Typ und und Open Type-Schriftarten in PDF- Dokumente. Bei Schriftarten, die nicht eingebettet werden, wird nur die Fontbeschreibung in das Dokument aufgenommen. Wird das PDF-Dokument auf einem PC geöffnet, auf dem die Schriftart nicht zur Verfügung steht, wird die Schriftart nach der dazu passenden Beschreibung simuliert

7 Sie haben die Möglichkeit, einzelne Schriftarten (Fonts) stets einzubetten oder nie einzubetten. Desweiteren können Sie auch alle in einem Dokument verwendeten Schriftarten in das PDF-Dokument einbetten. Weiterhin kann maxx PDFMAILER nur die Untergruppen einer verwendeten Schriftart einbetten. Alle Schriftarten einbetten Um alle in einem Dokument verwendeten Schriften einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN. Nur bestimmte Schriftarten einbetten Wenn Sie nur bestimmte Schriftarten einbetten möchten, stellen Sie zunächst sicher, dass das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN deaktiviert ist. Verschieben Sie dann die Schriftarten, die in das PDF-Dokument eingebettet werden sollen in die Liste "Stets eingebettet". Nur die Untergruppen einer Schriftart einbetten Um nur die Untergruppen der Schriftarten einzubetten, aktivieren Sie die Option TEIL- MENGE EINBETTEN. Alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten Wenn Sie grundsätzlich alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten wollen, aktivieren Sie das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN und verschieben Sie die Schriftarten, die nicht eingebettet werden sollen in die Liste "Nie eingebettet". Einstellungen zurücksetzen Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button <Standard>. Hinweis: Das Einbetten der Schriftart in das PDF-Dokument muss lizenzrechtlich zulässig sein. Lässt die Lizenz der Schriftart das Einbetten nicht zu, wird die Schriftart nicht eingebettet! - 7 -

8 1.4 Sicherheit Diese Karteikarte bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zugriff auf das erstellte PDF-Dokument zu beschränken, in dem Sie Kennwörter für das Öffnen der Sicherheitseinstellungen festlegen. Außerdem können Sie bestimmte Funktionen, wie das Ändern oder das Drucken des Dokuments für den Empfänger sperren. Zugriffsgeschütze Dokumente werden generell verschlüsselt. Kennwörter Hier können Sie ein Kennwort für das Öffnen des PDF-Dokuments und ein Kennwort für das Ändern der Sicherheitseinstellungen eintragen. Wenn Sie beide Kennwörter vergeben, ist das Öffnen des Dokuments sowohl mit dem einem als auch mit dem anderen Kennwort möglich. Um die Sicherheitsoptionen zu ändern, muss allerdings das Kennwort für das Ändern der Sicherheitseinstellungen verwendet werden. Kennwort zum Öffnen des Dokumentes Tragen Sie hier das Kennwort zum Öffnen des Dokuments ein. Sicherheitseinstellungen ändern Tragen Sie hier das Kennwort zum Ändern der Sicherheitseinstellungen ein. Hinweis: Sie sollten für das Öffnen und das Ändern der Sicherheitseinstellungen unterschiedliche Kennwörter verwenden. Verschlüsselungsebene Hier kann die Sicherheitsstufe gewählt werden, mit der das Dokument verschlüsselt werden soll. Zur Auswahl stehen Niedrig- 40 Bit und Hoch- 128 Bit. Je Auswahl stehen Ihnen unterschiedliche Vorgangsbeschränkungen zur Verfügung

9 Erlaubte Vorgänge Hier können Sie bestimmte Funktionen für den Empfänger des Dokuments freigeben oder sperren. Eine Funktion ist freigegeben, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren. Um eine Funktion zu sperren, deaktivieren Sie die Option. Verfügbare Optionen: DRUCKEN Der Empfänger kann das Dokument drucken. DOKUMENT ÄNDERN Der Empfänger kann Änderungen am Dokument vornehmen. KOPIEREN UND ENTNEHMEN VON INHALT: Der Empfänger kann Textpassagen und Grafiken auswählen und kopieren. KOMMENTIEREN: Der Empfänger kann dem PDF-Dokument Anmerkungen (z.b. Notizen) und Formularfelder hinzufügen und diese ändern. AUSFÜLLEN UND UNTERSCHREIBEN VON FORMULARFELDERN: Der Empfänger kann das PDF-Dokument nachträglich mit geeigneter Software unterschrieben oder nachträglich hinzugefügte Formularfelder ausfüllen. AUSGABEHILFE FÜR DEN INHALT AKTIVIEREN: Der Empfänger kann die Ausgabehilfe für Inhalte nutzen. DOKUMENTZUSAMMENSTELLUNG: Der Empfänger kann das Dokument mit anderen Dokumenten in einer neuen PDF zusammenfügen. 1.5 Mailer Hier können Sie die Einstellungen für den Versand der PDF-Dokumente festlegen. -Steuerung: - 9 -

10 -SYSTEM Wählen Sie den von Ihnen genutzten -Client. Es werden alle im System registrierten Clients ausgelesen und in der Liste angezeigt. -CLIENT ÖFFNEN Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihr Standard- -Programm (z.b. MS-Outlook) auch dann geöffnet werden soll, wenn eine adresse bereits über die Befehlssteuerung oder als Standard übergeben wurde. Optionale Angaben: DATEINAME Name des zu erstellenden PDF-Dokuments. Bleibt das Feld leer, verwendet maxx PDFMAI- LER den Namen des Druckauftrags als PDF-Dateinamen. EMPFÄNGER Dieser Eintrag wird in das Empfängerfeld der übertragen. In der Regel wird hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger wird erst in der E- Mail festgelegt. Nur wenn zahlreiche s immer an den gleichen Empfänger gerichtet sind, ist eine Standardempfängeradresse hier sinnvoll. Eingabe: Optional eine Standardempfängeradresse Auswahl: Über den Button <...> können Sie eine -Adresse aus dem Windows-Adressbuch auswählen. BETREFF Dieser Eintrag wird in das Betrefffeld im Client übertragen. In der Regel wird hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger wird erst vor dem Versenden der Nachricht festgelegt. Eingabe: Optional einen Betrefftext ANHANG Soll mit jeder beispielsweise immer eine Werbebroschüre oder "Allgemeine Geschäftsbedingungen" mit versendet werden, können Sie hier ein oder mehrere Dateien als Anhang (Attachments) hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button <...> neben dem Feld ANHANG. In einer Tabelle können Sie nun weitere Dateien hinzufügen, die als Anhang versendet werden sollen. TEXT Hier können Sie optional einen Standard- -Text hinterlegen

11 1.6 Speichern Innerhalb dieser Karteikarte können Sie Einzelheiten für das Speichern von PDF-Dokumenten festlegen. DATEINAME Tragen Sie hier einen Namen ein, unter dem das PDF-Dokument standardmäßig im Zielverzeichnis gespeichert werden soll. Bleibt das Feld leer, wird die von PDFMAILER erzeugte Datei unter dem Namen des Druckauftrags abgelegt. Beispiel: Angebot aus RZA-Fakt wird unter Angebot PDF" im gewählten Zielverzeichnis gespeichert. ZIELORDNER Hier können Sie das Verzeichnis eintragen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Um ein Verzeichnis auszuwählen, klicken Sie auf den Button <...> hinter dem Eingabefeld. DATEI EXISTIERT SCHON Existiert die Datei bereits unter dem angegebenen Dateinamen, kann PDFMAILER den Vorgang abbrechen, die existierende Datei überschreiben oder den Dateinamen der zu speichernden Datei mit einer Zahl ergänzen, die automatisch hochgezählt wird. DATEI ÖFFNEN Aktivieren Sie diese Option, wenn das PDF-Dokument nach dem Speichern geöffnet werden soll. Ist diese Option aktiviert, kann über das "Kommandozeile" zusätzlicher Befehlszeilen Code angeführt werden

12 1.7 Briefpapier Mit Hilfe dieser Einstellungen kann der Ausdruck von Dokumenten "auf Briefpapier" simuliert werden. Genau wie auf dem Firmenkopf Grafiken platziert sind, können hier Grafikfiles virtuell eingebunden werden. Beim Ausdruck zieht maxx PDFMAILER die Grafiken an und arbeitet diese in das PDF-Dokument ein. Sie können beliebig viele Briefpapiere mit der entsprechenden Grafikdatei definieren. Besteht ein Briefpapier aus mehreren zusammengesetzten Grafiken oder wollen Sie unterschiedliche Grafiken für die Seiten des Dokuments einbinden, können Sie diese Zuordnung über die erweiterten Einstellungen vornehmen (Button: <Erweitert>). Sie haben folgende Möglichkeiten: BRIEFPAPIER AUS DER LISTE AUSWÄHLEN Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den verfügbaren Briefpapieren zu öffnen. Wählen Sie ein Briefpapier aus und übernehmen Sie es mit einem Klick in das Feld. NEUES BRIEFPAPIER ANLEGEN Klicken Sie auf <Neu> und geben Sie im Fenster den Namen des Briefpapiers an, das der Liste hinzugefügt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <OK>. AKTUELLES BRIEFPAPIER ENTFERNEN Klicken Sie auf <Entfernen>, um das Briefpapier aus der Liste zu entfernen. Mit dem Entfernen eines Briefpapiers werden alle Einstellungen zu diesem Briefpapier gelöscht! AKTUELLES BRIEFPAPIER UMBENENNEN Klicken Sie auf <Umbenennen> und tragen Sie im Fenster den neuen Namen Ihres Briefpapiers ein. BILD Hier wird die Grafik bzw. Bilddatei hinterlegt. Klicken Sie auf <Durchsuchen>, um eine Datei auszuwählen und in das Feld zu übernehmen

13 TIPP: Sie können Ihr Briefpapier mit einem Layoutprogramm, Grafikprogramm oder mit einer Textverarbeitung (z.b. MS-Word) erstellen und über den maxx PDFMAILER ausdrucken. Speichern Sie dann im maxx PDFMAILER Ausgabedialog den Ausdruck über die Funktion <Briefpapier... erstellen> als "Print-Job- Document"-Datei (*.pjd). Diese Datei können Sie hier als Bilddatei hinterlegen. ERWEITERTE EINSTELLUNGEN Über die erweiterten Einstellungen ist es möglich, dem Briefpapier mehrere Bilddateien (Grafiken) zuzuordnen oder unterschiedliche Grafiken für die Seiten eines Dokuments einzubinden. Darüber hinaus kann jede Bilddatei frei auf dem Dokument positioniert werden. Um die erweiterten Einstellungen aufzurufen, klicken Sie auf <Erweitert>. BILD Dateiname der aktuell bearbeiteten Bilddatei (Grafik). Alle Einstellungen bzw. Aktionen wirken sich auf diese Grafikdatei aus. BILDDATEI AUS DER LISTE AUSWÄHLEN Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den zugeordneten Grafiken zu öffnen. Wählen Sie die Grafik aus, die Sie bearbeiten möchten und übernehmen Sie diese mit einem Klick in das Feld. NEUE BILDDATEI HINZUFÜGEN Um eine neue Grafik der Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf <Hinzufügen>. Wählen Sie die Grafikdatei aus (*.bmp,*.pjd) und klicken Sie auf <OK>. AKTUELLE BILDDATEI ENTFERNEN Klicken Sie auf <Entfernen>, um die aktuelle Bilddatei aus der Liste zu entfernen. AKTUELLE BILDDATEI DURCH EINE ANDERE ERSETZEN Klicken Sie auf <Bearbeiten>, um die aktuelle Bilddatei durch eine andere Grafik zu ersetzen. LINKS Angegeben wird die Position der Grafik links vom Rand des Dokuments in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.b. Millimeter). OBEN Angegeben wird die Position der Grafik vom oberen Rand des Dokuments in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.b. Millimeter). BREITE Breite der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.b. Millimeter). HÖHE Höhe der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.b. Millimeter). GRÖßENVERHÄLTNIS BEACHTEN Wenn das Größenverhältnis der Grafik bei Änderung der Breite/Höhe beibehalten werden soll, aktivieren Sie diese Option. VORDERGRUND Aktivieren Sie den Status dieses Feldes, wenn Sie die Grafik in den Vordergrund des Dokuments verschieben wollen

14 2 Einstellungen im Ausgabedialog Alle Einstellungen, die über das Hauptmenü des maxx PDFMAILERS eingestellt werden können, lassen sich auch temporär beim Ausdruck eines Dokumentes über den Ausgabedialog einstellen. Der Ausgabedialog des maxx PDFMAILERS teilt sich in zwei Hauptbereiche ein. Auf der linken Seite wird das aktuell gedruckte Dokument in einer Vorschau angezeigt. In dieser Vorschau haben Sie die Möglichkeit, bei mehrseitigen Dokumenten alle Seiten durch zu blättern oder über die Zoom- Funktion bestimmte Ausschnitte zu vergrößern. In der rechten Hälfte des Dialoges haben Sie Zugriff auf alle Einstellungen des maxx PDFMAILERS. Die Einstellungen werden in drei Bereiche (Register) unterteilt. Alle im Ausgabe Dialog getätigten Einstellungen sind temporär und werden nach Erledigen des Druckauftrages wieder verworfen

15 2.1 Standard Über die Registerkarte "Standard" lassen sich alle Einstellungen, die zur Verarbeitung des Dokumentes benötigt werden, vornehmen. Erzeugung Dateiname Hier kann ein Dateiname für das zu erstellende PDF- Dokument vergeben werden. Durch einen Klick auf den Punkt ".pdf" kann das entsprechende Ausgabeformat gewählt werden. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen: PDF, JPG, TIF, RTF und JPD. Briefpapier Hier kann ein bereits im voraus erstelltes Briefpapier für den aktuellen Druckauftrag gewählt werden. Es werden alle angelegten Briefpapiere angezeigt sowie "kein Briefpapier", wodurch eine weiße Seite als Hintergrund verwendet wird. Über den Link "Erstellen " haben Sie die Möglichkeit aus dem aktuellen Druckauftrag ein Briefpapier zu erstellen. Im darauf folgenden Dialogfeld können Sie einen Namen für das neue Briefpapier sowie einen Speicherort im Dateisystem wählen. Profile Unter diesem Punkt kann zwischen verschiedenen vordefinierten Erstelloptionen gewählt werden. Zur Auswahl stehen folgende Optionen: 1. "Standard", hierbei wird ein PDF mit mittleren Kompression erstellt, das hat eine PDF mittlere Dateigröße zur Folge. 2. "Bildschirm", hierbei wird eine PDF mit sehr starker Kompression erstellt, das hat ein sehr kleine Dateigröße und niedrige Qualität zur Folge. Für den Versand per über eine langsame Internetverbindung wird diese Einstellung empfohlen. 3. "Druck", hierbei wird eine PDF mit einer sehr niedrigen Kompression erstellt, das hat eine PDF mit sehr guter Qualität und einer etwas größeren Dateigröße zur Folge. Diese Einstellung empfehlen wir zur Erstellung einer Druckvorlage oder ähnlichem. 4. "PDF /A-1b", hierbei wird eine PDF erstellt, die dem Archivierungsstandard PDF /A entspricht. Dieser Standard setzt unter anderen voraus, dass alle Schriftarten und Bilder im PDF direkt eingebunden sind

16 Vorgänge Diese Option aktiviert das Versenden per für den aktuellen Druckauftrag. In der darunter stehenden Liste kann das zu verwendete System gewählt werden. Des weiteren kann gewählt werden, ob der Client geöffnet werden soll. Ist dies nicht der Fall, wird die vom PDFMAILER erstellte automatisch in den Postausgang des jeweiligen E- Mail Clients gelegt. Speichern Mit dieser Option aktivieren Sie das Speichern des Dokumentes im Dateisystem. Über das darunter stehende Listenfeld können Sie einen Speicherpfad einstellen. Durch das Aktivieren der Option "Datei öffnen" wird das erstellte Dokument direkt mit dem entsprechenden Reader geöffnet. Drucken Mit dem aktivieren dieser Einstellung wird das erstellte Dokument an einen physikalischen Drucker weitergeleitet. Der gewünschte Drucker kann auf dem darunter stehenden Listenfeld gewählt werden. Hier stehen alle im System vorhandenen Drucker zur Verfügung. Über den Link "Setup " ist der Zugriff auf die jeweiligen Druckereinstellungen möglich. Extras Durch einen Klick auf den Link "Einstellungen bearbeiten" haben Sie Zugriff auf die kompletten Einstellungen des maxx PDFMAILERS. Über den Link "Dokumenten Info " können Sie zusätzliche Informationen zu der erstellten PDF- Datei mit übergeben. Diese Informationen werden in den Dateiinformationen des PDF- Dokumentes angezeigt

17 2.2 Print Manager Druckweiterleitung Im Punkt "Drucker" sehen Sie in einer Liste alle am System installierter Drucker. Durch aktivieren eines Druckers wird das erstellte Dokument an diesen weitergeleitet. Sollte der ausgewählte Drucker über mehrere Ausgabeschächte verfügen, so kann in der Liste "Papierschacht" direkt der gewünschte Schacht gewählt werden. Über den Link "Druckereinstellungen" haben Sie direkten Zugriff auf die Druckereinstellungen des gewählten Druckers. Frankierung Hier können Sie, sofern die Software STAMPIT der Deutschen Post installiert ist, Frankiervermerke auf das von Ihnen gedruckte Dokument hinzufügen. Beachten Sie bitte, dass der jeweilige Frankiervermerk nur im weitergeleiteten Ausdruck sichtbar ist, nicht jedoch im erstellen PDF- Dokument. Über den Link "STAMPIT Frankiervermerk einfügen" wird automatisch ein Frankiervermerk in das gedruckte Dokument eingefügt. Dieser Vermerk wird gleich auf der linken Seite in der Vorschau sichtbar sein

18 Gleichzeitig werden auf der rechten Seite automatisch die STAMPIT Einstellungen gezeigt. STAMPIT Einstellungen In diesem Menü lassen sich die STAMPIT relevanten Daten einstellen. Abstand Hier kann die Position des Frankiervermerkes auf dem Dokument bestimmt werden. Dazu muss der Abstand vom linken Rand und vom oberen Rand in cm eingetragen werden. Nun verschiebt sich der Vermerk auf die gewünschte Position. Empfängeradresse In diesem Textfeld sollte die Adresse des Dokumentenempfängers in folgendem Format eingetragen werden: gotomaxx Software GmbH Alte Bundesstraße 10/ Hauenstein Die auf diesem Weg eingegebene Adresse wird nun vom PDFMAILER in den STAMPIT Frankiervermerk übernommen. Produkt In diesem Menü kann das gewünschte Produkt (Frankierwert) der Deutschen Post gewählt werden. Sollte Ihr benötigtes Produkt nicht in der Liste erscheinen, können Sie über den Link "STAMPIT Einstellungen " direkt auf STAMPIT zugreifen und hier die gewünschte Einstellung vornehmen. Vorgang starten Nachdem alle Frankier- Einstellungen vorgenommen wurden kann über "Zurück" bestätigt werden. Nun kann der komplette Verarbeitungsvorgang über "Vorgang starten " angestoßen werden. Beachten Sie jedoch, dass dazu ein Drucker aus der Weiterleitung gewählt sein muss, da der Frankiervermerk nur auf dem physikalischen Ausdruck sichtbar ist Gedruckte Dokumente In diesem Punkt sehen Sie, wenn die Option "Druckaufträge sammeln" in den maxx PDFMAILER Hauptoptionen aktiviert ist, alle aktuell auf dem maxx PDFMAILER gedruckten Dokumente. Über den Link "Ansicht..." kann die Ansicht auf die Dokumente geändert werden. Sie können sich die Dokumente z.b. nach Dateinamen oder Speichernamen anzeigen lassen. Mit einem Klick auf den entsprechenden Druckauftrag aus der Liste, erscheint dieser in der Vorschau auf der linken Seite

19 2.3 Portal Über die Registerkarte "Zurück" haben Sie die Möglichkeit, Dokumente auf das maxx Portal zu übertragen. Hierzu benötigen Sie allerdings einen maxx Portal Account, welchen Sie kostenlos unter anlegen können. Zum Upload von Dokumenten auf das maxx Portal benötigt der PDFMAILER grundlegende Information zur Zuordnung des Kunden auf dem entsprechenden Portal. Belegdaten In diesem Bereich können, sofern benötigt, alle relevanten Belegdaten und Belegpositionen erfasst werden. Hierzu verfügt der PDFMAILER über eine Erkennungslogik, welche automatisch beim Drucken den Druckstrom nach den beleg-relevanten Daten durchsucht und diese automatisch in die entsprechenden Felder einträgt. Zusätzlich lassen sich die Daten auch per Hand eintragen oder durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag in der Vorschau auswählen. Standardmäßig wird die Belegart "Rechnung" geliefert. Empfänger Hier können die Daten der Person oder Firma eingetragen werden, für welche das Dokument auf dem Portal veröffentlicht werden soll. Ist diese Person oder Firma schon im maxx Portal angelegt, so werden die Empfängerdaten automatisch vom Portal geladen und im PDFMAI- LER angezeigt. Ist der jeweilige Kunde noch nicht im Portal angelegt, kann über den Link

20 "Bearbeiten " das Empfängerprofil angelegt werden. Hierbei ist auf eine korrekte Adresse des Kunden zu achten, da an diese adresse die automatische Portbenachrichtigung gesendet wird. Zustellung Um zu entscheiden, wie der Beleg weiterverarbeitet werden soll, können Sie unter diesem Punkt die Zustellungsoptionen wählen. Sie können folgende Optionen aktivieren: 1. Auf Portal bereitstellen (Mit dieser Option wird der Beleg direkt auf das maxx Portal geladen) 2. Versand (Mit dieser Option wird der Beleg per versendet) 3. Beleg signieren (Mit dieser Option wird der Beleg später im Portal signiert) 4. Beleg drucken (Mit dieser Option wird der Beleg am physikalischen Drucker gedruckt) Portal- Zugangsdaten bearbeiten Um Dokumente auf ein Portal zu übertragen, benötigt der maxx PDFMAILER die zum entsprechenden Portal gehörenden Zugangsdaten. Diese Zugangsdaten können über den Link "Portal- Zugangsdaten bearbeiten " eingetragen werden. Weiterhin kann der PDFMAILER über den Link "Konfiguration aus Datei importieren " die Zugangsdaten direkt aus der Config- Datei, welche Sie bei der Anmeldung am Portal erhalten, importieren. Vorgang starten Über "Vorgang starten " kann der Upload des Beleges auf das Portal oder die gewählte Weiterverarbeitung gestartet werden. Anpassen der Erkennungslogik Sollte der maxx PDFMAILER 4.0 auf Grund eines speziellen Beleglayouts einmal nicht alle Belegdaten und Belegpositionen automatisch erkennen, so ist eine Bearbeitung der Erkennungslogik möglich. Damit können Sie den maxx PDFMAILER an Ihr spezielles Beleglayout anpassen, so dass auch dort alle Daten automatisch erkannt werden

21 Um diese manuelle Anpassung der Erkennungslogik vorzunehmen, wählen Sie bitte in der Registerkarte "Portal" die Option "Bearbeiten Sie die für die Datenerkennung verwendete Erkennungslogik" Im Anschluss muss das Datenfeld gewählt werden, welches angepasst werden soll. Daraufhin öffnen sich im unteren Bereich alle Erkennungsdaten des gewählten Datenfeldes. Im Punkt Beschriftung werden alle Textinformationen gezeigt, nach denen die maxx PDFMAILER Erkennungslogik im Dokument sucht. Das Feld Format zeigt das jeweilige Datenformat des gewählten Feldes an. Um die Logik des maxx PDFMAILERS nun zu erweitern, rufen Sie bitte über den Link "Erkennungslogik- Assistent" den Assistent zum Anpassen der Erkennung auf. Folgen Sie nun, um die Erkennung anzupassen, den Schritten, die der Assistent Ihnen vorgibt. Nachdem alle Schritte ausgeführt wurden, erkennt der PDFMAILER die von Ihnen angepassten Felder automatisch

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