Professionelle Projektassistenz

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1 Ihr Termin: 2. bis 4. April 2012 in Köln Mit zertifiziertem Abschluss: Professionelle Projektassistenz Aufgaben koordinieren. Projektteams betreuen. Projekte managen. Ihr Seminarleiter: Uwe Göttert VKL Experten für Projekt- und Prozessmanagement Ihr Fahrplan vom Projektauftrag bis zum Projektabschluss Projektplanung: Bereiten Sie Projekte professionell vor und strukturieren Sie Aufgaben klar und logisch Teambetreuung: Optimieren Sie interne Schnittstellen und holen Sie alle Beteiligten mit ins Boot Transparenz: Sorgen Sie für den Informationsfluss und behalten Sie Termine und Deadlines im Griff Kommunikation: Halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden und fordern Sie Leistungen ein Projektsteuerung: Halten Sie Ihr Projekt auf Kurs und steuern Sie Abweichungen entgegen Reporting: Dokumentieren Sie Projektergebnisse und stellen Sie Abweichungen nachvollziehbar dar Ihr persönlicher Projektfahrplan : Erarbeiten Sie eine Strategie für Ihre Rolle im künftigen Projekten Mit Abschluss-Zertifikat: Am Ende des dritten Tages haben Sie die Möglichkeit, eine schriftliche Prüfung abzulegen. Dokumentieren Sie Ihr hochwertiges Wissen mit den Fachzertifikat zur Projektassistenz.

2 1. Seminartag Damit Sie Ihre Vorgesetzten und Ihr Team noch besser unterstützen Ihr Seminarleiter: Uwe Göttert, Senior Consultant, VKL Experten für Projekt- und Prozessmanagement, Mönchengladbach Empfang und Kaffee, Ausgabe der Seminarunterlagen ab 8.45 Uhr 9.30 Begrüßung und Einleitung Vorstellung der Seminarinhalte und Fokus auf Ihre Erwartungen Projektassistenz ein weites Aufgabengebiet Projektassistenz das können Sie übernehmen 9.45 Fundamente guter Projektarbeit Projektassistenz Wie kann Ihr Aufgabengebiet aussehen? Wann ist ein Projekt ein Projekt? Klärung des Begriffes Wie viel Management braucht Ihr Projekt? Typische Anforderungen an Projektmanager und die Assistenz Kaffeepause und Erfahrungsaustausch Projektstruktur und Planung ein Überblick Die Reise beginnt: Planung des Projektes Die Landkarte: Projektmanagementprozesse klären den Ablauf Der Werkzeugkasten: Vorstellung eines Excel- Tools für kleine und mittlere Projekte Von Anfang an auf Kurs: Der Projektauftrag und erste Präsentationen Klare Ziele als Grundstein für den Projekterfolg Gruppenarbeit: Sie arbeiten an konkreten Projekten und wenden Tools Schritt für Schritt an. Projektorganisation Rollen im Projekt-Team Das Projekt im Unternehmen: Äußere Einflüsse auf Ihr Projekt Das Projektteam Welche Rolle haben Projektleiter und Projektassistenz? Wer ist vom Projekt betroffen? Mit wem werden Sie arbeiten? Wie können Sie rechtzeitig Helfer und Hindernisse für das Projekt erkennen? Risiken identifizieren und effektiv gegensteuern Transfer: Was bedeutet dies konkret für Ihre Rolle und Ihre Aufgaben im Projektteam Kaffeepause und Erfahrungsaustausch Kommunikation im Projekt halten Sie alle auf Kurs Jeder weiß Bescheid: Informieren und kommunizieren im Projekt Erfolgsfaktor Networking Die Rolle der Projektassistenz in der Projektkommunikation Das Projektbüro als Anlaufstelle für die Projektbeteiligten Ihre Rolle als Schnittstellenmanagerin Zusammenfassung des Tages Ausblick Gelegenheit für individuelle Fragen Get -Together Business Lunch Get-Together Ausklang des ersten Seminartages in informeller Runde. Management Circle lädt Sie zu einem kommunikativen Umtrunk ein. Entspannen Sie sich in angenehmer Atmosphäre und vertiefen Sie Ihre Gespräche mit dem Referenten und den Teilnehmern.

3 2. Seminartag Projektdurchführung und effektives Arbeiten: Vom Projektauftrag bis zum Projektabschluss Ihr Seminarleiter: Uwe Göttert 9.00 Es geht weiter... Projektplanung von A bis Z verständlich erklärt 9.15 Projektplanung (Teil I) Wie entsteht der Projektplan und wie muss man ihn lesen? Arbeitspakete finden und verständlich bilden Wie Sie Projekte logisch strukturieren Wie Sie Aufwände, Kosten und Personen im Projekt planen Projektarbeit pur: Praxisworkshop Projektstruktur Kaffeepause und Erfahrungsaustausch Projektplanung (Teil II) Zeitplanung als Schlüssel zum erfolgreichen Abschluss Der Balkenplan als zentrales Steuerungs- und Kommunikationswerkzeug Von Ressourcen und kritischen Pfaden: Ein kleines Vokabular der Projektleiter Ihre Rolle der Projektassistentz in der Planung Projektarbeit pur: Praxisworkshop Termin- und Ressourcenplanung Business Lunch Kein Projekt ohne Risiko wappnen Sie sich gegen böse Überraschungen Wenn es eng wird: Kein Projekt ohne Risiken Planen schont die Nerven - Risiken im Projekt identifizieren Risikoanalyse und Riskomanagement Kaffeepause und Erfahrungsaustausch Projektstart und -steuerung Kick-Off-Meetings Es geht los: Das Projekt starten und steuern Ihre Rolle als Assistenz und wichtige Erfolgsfaktoren Wie starten Sie das Projekt? Einen erfolgreichen Kick-Off organisieren Wie Sie Abläufe für das Team mit steuern können Abschließende Diskussion, Klärung offener Fragen und Tipps für die Praxis Ende des zweiten Seminartags 5 wichtige Gründe für Ihre Teilnahme 1 Sie wollen sich als Projektassistent/in neue inhaltliche Aufgabenfelder erschließen und mehr Verantwortung übernehmen 2 Sie wollen sich fundiertes fachliches und methodisches Hintergrundwissen zum Projektmanagement aneignen 3 Sie wollen reibungslose Informationsflüsse sicherstellen und die Kommunikation im Projektteam optimieren 4 Sie wollen Projekt-Teams professionell begleiten und Projektabläufe effektiv lenken und steuern 5 Sie wollen mit dem fachlichen Wissen den Erfolg des Projekts sichern: Vom Kick-Off- Meeting bis zum Abschlussbericht Risiko-Tracking So bleiben Risiken für alle Beteiligten transparent Was Sie als Projektassistentin hierzu beitragen können

4 3. Seminartag Entwickeln Sie Ihren persönlichen Projektfahrplan Ihr Seminarleiter: Uwe Göttert 9.00 Es geht weiter... Klärung von offenen Fragen Projektdokumentation Berichte und Reports effektiv 9.05 Das Projekt steuern und dokumentieren Wie berichten und informieren Sie in Ihrem Projekt? Wie wird im laufenden Projekt dokumentiert? Wie können Sie Meetings effektiver gestalten, um Zeit zu sparen? Ein erfolgreiches Projektteam: Wie bekommt man das? Wie eine gelungene Projektdokumentation aussieht Übung: Umgang mit Projektdokumenten und Berichten Praxistipps für den Alltag Kaffeepause und Erfahrungsaustausch Änderungsmanagement sichern Sie den Projekterfolg Projektabschluss Das Projekt auf Kurs halten Änderungen im Projekt professionell managen und dokumentieren Persönliche Stärken und Schwächen Verschiedene Arbeitsstile aushalten, würdigen und nutzen Das Projekt sauber abschließen Übung: Wie Sie sich und andere Projektteam Mitglieder besser einschätzen Business Lunch Ihr persönlicher Projektfahrplan Sie erarbeiten selbst eine Strategie für Ihren Arbeitsalltag Was erwarten Ihre Vorgesetzten von Ihnen? Welche Aufgaben können Sie übernehmen? Definition weiterer Aufgabenfelder, die Sie übernehmen können Heutige und zukünftige Erwartungen an Sie Erfolgsfaktoren und Prüfungsvorbereitung Abschließende Zusammenfassung und Tipps für die Praxis 15:00 Kaffeepause Abschluss-Prüfung qualifizieren Sie sich Prüfung zur zertifizierten Projektassistenz Dokumentieren Sie Ihr erworbenes Wissen mit einer fakultativen Prüfung zur Projektassistenz. Die Themen der drei Seminartage werden im Rahmen eines Multiple-Choice-Tests geprüft: Die Prüfung dauert ca. 45 Minuten. Nach erfolgreichem Bestehen der Prüfung erhalten Sie Ihr Fachzertifikat, das Ihre erworbenen Kenntnisse bestätigt. Die Teilnahme an der Zertifikatsprüfung ist fakultativ. Sofern Sie an der Prüfung nicht teilnehmen möchten, erhalten Sie eine Teilnahme- Bestätigung für das Seminar Abschlussrunde und Feedback Tipps und Tricks für die Praxis Ausgabe der Teilnehmer-Zertifikate nach Durchsicht der Prüfungen Ende des Seminars Bitte beachten Sie auch folgende veranstaltung Controlling und Reporting für professionelle Assistenz 2. und 3. Juli 2012 in Frankfurt/M. Nähere Informationen gibt Ihnen gerne Carolina Ihrig, Tel.: / , Fax: / , kundenservice@managementcircle.de

5 Zum Seminarinhalt Ihr Seminarleiter Kompetente Assistenz und Leitung von Projekten Als Projektassistent/in sind Sie Schnittstelle und Ansprechpartner für alle am Projekt Beteiligten. Sie müssen sicherstellen, dass die Arbeitspakete und Abläufe effizient strukturiert und abgearbeitet werden. Sie müssen den Gesamtüberblick behalten und Informationen zielorientiert zusammenführen und weitergeben. Hier setzt unser Kompaktseminar an: Sie erhalten das nötige fachliche, methodische und kommunikative Rüstzeug, um Projekte flexibel, effizient und kompetent zu begleiten und zu steuern. Unverzichtbares und praxisbezogenes Wissen An diesen drei Tagen lernen Sie unter professioneller Anleitung unseres Experten die Projektleitung effektiv zu entlasten und für die reibungsfreie Vernetzung zu sorgen das Projekt-Team optimal zu unterstützen und zu begleiten vom Kick-Off bis zum Abschlussbericht die Kommunikations-Fäden in der Hand zu behalten und Termine und Deadlines im Griff zu behalten das Projekt zielorientiert voranzutreiben und kontinuierlich den Projektfortschritt zu dokumentieren Störungen und Änderungen dank geeigneter Berichterstattungen und Statusmeldungen entgegenzuwirken Akzeptanz für das Projekt zu gewinnen, so dass auch das nächste Projekt wieder erfolgreich zum Abschluss kommt Methodik Trainerinput, Übungen und Fallbeispiele sowie vor allem konsequente Praxisnähe garantieren einen optimalen Lern-erfolg. Die vorgestellten Techniken und Tools werden direkt auf die von Ihnen mitgebrachten Projektbeispiele übertragen und angewandt. So entsteht ein konkreter Bezug zu Ihren Aufgaben im Arbeitsalltag. Außerdem ist genug Raum für Erfahrungsaustausch. Uwe Göttert ist als Berater, Trainer und Coach für die VKL Experten für Projekt- und Prozessmanagement in Mönchengladbach tätig. Seine aktuellen Aufgaben umfassen die Projektleitung beim Aufbau und der Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001: 2000 bei einem japanischen Automobilhersteller, Unterstützung beim Aufbau eines Multiprojektmanagement- Systems und entsprechender Materialien und Trainings, die Beratung zur Restrukturierung von Abteilungen, Konzeption von Trainings zur Problemlösung/Kreativitätsmethoden sowie Coaching von Fach- und Führungskräften. Zuvor arbeitete er bei verschiedenen internationalen Logistik- und Industrieunternehmen in Projekten zur Prozessverbesserung und Personalentwicklung. Stimmen ehemaliger Teilnehmer... Sehr gute Infos, tolle Anleitung zur Projektassistenz! C. Gabler, Roche Diagnostics GmbH Sehr informativ und abwechslungsreich, gute Tipps zum Umsetzen in die Praxis. J. Krenzlin, ProMinent Dosiertechnik GmbH Sehr guter, detailierten Überblick über das Projektmanagement und die Rolle der Projektassistenz im Speziellen. Empfehle ich gerne weiter. K. Kammann, IDG Magazine Media GmbH Weitere Fragen? Rufen Sie mich bitte an oder schreiben Sie mir eine . Für Fragen zu Inhalt und Konzeption der Veranstaltung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Kristin Schiele Senior Projekt Managerin Tel.: / kristin.schiele@managementcircle.de AUch als Inhouse Training Zu diesen und allen anderen Themen bieten wir auch firmeninterne Schulungen an. Ich berate Sie gerne, rufen Sie mich an. Dirk Gollnick Tel.: / gollnick@managementcircle.de

6 Für Ihre Fax-Anmeldung: / Warum Sie dieses Seminar besuchen sollten Sie entwickeln einen Fahrplan für Projekte und Aufgaben, die Sie übernehmen können. Sie bringen Projekte effektiv an den Start und behalten den Überblick über Termine, Kosten und Kapazitäten. Sie begleiten Projekte zum erfolgreichen Abschluss und stellen Erfolge sicher. Professionelle Projektassistenz Ich/Wir nehme(n) teil am: ws 2. bis 4. April 2012 in Köln Name/Vorname Position/Abteilung 2 Name/Vorname 3 Position/Abteilung Name/Vorname Position/Abteilung 10 % Wer sollte teilnehmen? Dieses Seminar richtet sich an Management-Assistenten/innen und Sekretär/innen aus der Chefetage sowie Mitarbeiter aus Projektteams und Fachabteilungen, die ihren Chef oder Projektmanager effizient unterstützen und mehr Verantwortung für den erfolgreichen Projektabschluss übernehmen wollen bzw. selbst eigene Projekte oder komplexe Aufgaben übernehmen und koordinieren wollen. Termin und Seminarort 2. bis 4. April 2012 in Köln Ameron Hotel Regent Köln, Melatengürtel 15, Köln Tel.: 0221/ , Fax: 0221/ info@hotelregent.de Für unsere Teilnehmer dieses Seminars steht im jeweiligen Seminarhotel ein begrenztes Zimmerkontingent zum Vorzugspreis zur Verfügung. Nehmen Sie die Reservierung bitte rechtzeitig selbst direkt im Hotel unter Berufung auf Management Circle vor. Die Anfahrtsskizze erhalten Sie zusammen mit der Anmeldebestätigung. Über Management Firma Straße/Postfach PLZ/Ort Telefon/Fax Datum Unterschrift Ansprechpartner/in im Sekretariat: Anmeldebestätigung bitte an: Abteilung Rechnung bitte an: Abteilung Mitarbeiter: bis über 1000 Als anerkannter Bildungspartner und Marktführer im deutschsprachigen Raum vermittelt Management Circle WissensWerte an Fach- und Führungskräfte. Mit seinen 200 Mitarbeitern und jährlich etwa 3000 Veranstaltungen sorgt das Unternehmen für berufliche Weiterbildung auf höchstem Niveau. Weitere Infos zur Bildung für die Besten erhalten Sie unter So melden Sie sich an Bitte einfach die Anmeldung ausfüllen und möglichst bald zurücksenden oder per Fax, Telefon oder anmelden. Sie erhalten eine Bestätigung, sofern noch Plätze frei sind andernfalls informieren wir Sie sofort. Die Anmeldungen werden nach Reihenfolge der Eingänge berücksichtigt. Die Teilnahmegebühr für das dreitägige Seminar beträgt inkl. Business Lunch, Erfrischungsgetränken, Get-Together, Prüfung, Abschlusszertifikat und der Dokumentation 2.095,. Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung und eine Rechnung. Sollten mehr als zwei Vertreter desselben Unternehmens an der Veranstaltung teilnehmen, bieten wir ab dem dritten Teilnehmer 10% Preisnachlass. Bis zu zwei Wochen vor Veranstaltungstermin können Sie kostenlos stornieren. Danach oder bei Nichterscheinen des Teilnehmers berechnen wir die gesamte Tagungsgebühr. Die Stornierung bedarf der Schriftform. Selbstverständlich ist eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers möglich. Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt. Datenschutzhinweis Die Management Circle AG und ihre Dienstleister (z.b. Lettershops) verwenden die bei Ihrer Anmeldung erhobenen Angaben für die Durchführung unserer Leistungen und um Ihnen Angebote zur Weiterbildung auch von unseren Partnerunternehmen aus der Management Circle Gruppe per Post zukommen zu lassen. Unsere Kunden informieren wir außerdem telefonisch und per über unsere interessanten Weiterbildungsangebote, die den vorher von Ihnen genutzten ähnlich sind. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke selbstverständlich jederzeit gegenüber Management Circle AG, Postfach 56 29, Eschborn, unter datenschutz@managementcircle.de oder telefonisch unter 06196/ widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen. Anmeldung/Kundenservice Telefon: + 49 (0) 61 96/ Fax: + 49 (0) 61 96/ anmeldung@managementcircle.de Internet: Postanschrift: Management Circle AG Postfach 56 29, Eschborn/Ts. Telefonzentrale: + 49 (0) 61 96/ Hier online anmelden! KP/BIH/K