Grundkurs: , Kontakte und Termine

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1 Grundkurs: , Kontakte und Termine Inhalt: Einführung in die Programmoberfläche; Grundlegendes Arbeiten mit Outlook; s empfangen und versenden; Arbeiten mit dem Adressbuch; Einführung in die Terminplanfunktionen Landeshauptstadt München Autor: Theo Albrecht 11. Dezember

2 Schul- und Kultusreferat Outlook Inhaltsverzeichnis 1 VORBEMERKUNGEN Ziele der Fortbildung Methode Befehlsvarianten Aufbau der Arbeitsanleitung Vereinbarungen Speichern der Dateien EINSTIEG Programmstart Oberfläche des Programmes Anpassen der Menüs Anpassen der Ansicht GRUNDLAGEN: Empfangen von s Versenden von s KALENDER AUFGABENLISTE GRUNDLAGEN: NOTIZEN DIE ÜBERSICHT OUTLOOK HEUTE KONTAKTE ERWEITERTE -FUNKTIONEN Adressen über das Adressbuch einfügen Dateien als Anhang versenden Empfangen von s ARCHIVIEREN UND SICHERN VON DATEN IN OUTLOOK Autoarchivierung Manuelles Archivieren Arbeiten mit archivierten Daten Sichern von Adressdaten (Kontakten)... 23

3 Schul- und Kultusreferat Outlook Vorbemerkungen 1.1 Ziele der Fortbildung Sie erlernen die Grundfunktionen von Outlook anhand einfacher Beispiele. Aufbau der Programmoberfläche s versenden und empfangen Kontakte (Adressdaten) verwalten Einführung in die Möglichkeiten der Terminplanung Nützliches 1.2 Methode Im EDV-Bereich ist es inzwischen völlig unbestritten, dass Selbsttätigkeit von SchulungsteilnehmerInnen für erfolgreiches Lernen unverzichtbar ist. Da die hier anwesenden Teilnehmerinnen und Teilnehmer einen sehr unterschiedlichen Stand bezüglich Vorwissen und Übung besitzen, werden sich auch sehr unterschiedliche Arbeitsgeschwindigkeiten ergeben. Damit die Geübteren nicht gebremst und die Ungeübteren nicht gehetzt werden, hat sich das Konzept der Selbstlernmaterialien, das ein individuelles Arbeitstempo zulässt, sehr bewährt. Sie bekommen zu jedem Programmteil relativ ausführliche Arbeitsanleitungen. Bitte halten Sie sich zu Beginn eines neuen Abschnitts möglichst genau an diese Schrittfür-Schritt-Anweisungen, auch wenn Ihnen dabei manches schon sehr vertraut ist. Meine Rolle ist es, Sie bei auftretenden Schwierigkeiten zu beraten. Dies funktioniert jedoch nur, wenn ich nicht an allen Plätzen gleichzeitig gebraucht werde. Am Ende eines Abschnitts ist es geradezu erwünscht, dass Sie Ihr neues Können an selbstgestellten Aufgaben erproben. 1.3 Befehlsvarianten Auch und gerade in der "Windows-Welt" gibt es für jeden Befehl zwei bis fünf Eingabevarianten. Wir benutzen hier überwiegend die Mausvariante und die Bildschaltflächen. Das ist für den Anfang sinnvoll, da man sich wenig merken muss und die Zeit nicht mit Nachschlagen verbringt. Benutzt man einen Befehl später häufiger, so kann man dann immer noch entscheiden, ob man lieber zu Tastenkürzeln greift. 1.4 Aufbau der Arbeitsanleitung In der linken Spalte werden die notwendigen Handgriffe beschrieben, in der mittleren Spalte finden sich erläuternde Bildschirmausschnitte, und in der rechten Spalte wird Ziel oder Hintergrund der aktuellen Aktion kommentiert. Es ist sinnvoll, jeweils ca. eine halbe Seite zu lesen und dieses dann direkt umzusetzen. 1.5 Vereinbarungen Befehle und Menüs werden kursiv geschrieben, Tasten und Tastenkombinationen z.b. STRG+UMSCHALT in Kapitälchen, Buchstaben die Sie eintippen sollen in Schreibmaschinenschrift. Befehlsfolgen werden manchmal in Kurzform so angegeben: Menü/ Untermenü/ Befehl.

4 Schul- und Kultusreferat Outlook Speichern der Dateien Während des Kurses werden Sie Dateien abspeichern und versenden. Diese Dateien speichern Sie im Normalfall auf der lokalen Festplatte im Laufwerk C: ab. Da Ihnen ein Netzwerk zur Verfügung steht und Sie immer Zugriff auf Ihre erstellten Daten haben, sollten Sie die Vorteile des Netzes nutzen und Ihre Daten auf dem zentralen Rechner (Server) speichern. Es stehen also folgende Möglichkeiten zur Verfügung: 1. Sie arbeiten in einem Netzwerk Ist dies der Fall, dann speichern Sie Ihre Daten in Ihrem Datenverzeichnis ab. Beispiel: Laufwerk H: (Home); für ihre persönlichen Daten Laufwerk K: (Klassen); jede Klasse hat Ihren eigenen Ordner Laufwerk P: jeder Lehrer hat einen eigenen Ordner auf den alle lesend zugreifen können 2. Sie haben kein Netz zur Verfügung Wenn dies zutrifft, dann speichern Sie Ihre Daten auf der Festplatte C: im Verzeichnis Temp des lokalen PCs ab.

5 Schul- und Kultusreferat Outlook Einstieg 2.1 Programmstart Praktischer Teil Aktion mit Maus/ Tastatur Bild Kommentar Beim Starten des Rechners wird automatisch Windows 2000 geladen Drücken Sie bei der entsprechenden Bildschirmaufforderung gleichzeitig die Tasten STRG+ALT, halten Sie die Tasten gedrückt, und drücken Sie nun kurz auf die Taste ENTF. Tippen Sie Ihren Benutzernamen ein, z.b. theo.albrecht (Kleinbuchstaben, ä=ae, ß=ss) Anschließend geben Sie Ihr persönliches Passwort ein. Im Feld Anmelden an müssen Sie nichts eintragen, hier ist die Nummer Ihrer Schule vorgegeben (z.b. GY 1645). Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Nach kurzer Zeit erscheint die Windows Oberfläche. Öffnen Sie Outlook über das Symbol auf dem Bildschirm (Doppelklick)

6 Schul- und Kultusreferat Outlook Oberfläche des Programmes Der Anfangsbildschirm von Outlook Titelleiste: zeigt den gewählten Ordner an Menüleiste Symbolleiste Fenstersymbole Anzeigebereich der jeweils gewählten Ordner Outlook-Leiste mit verschiedenen Ordnern Register mit unterschiedlichen Ordnern Statusleiste Bildlaufleiste Menüleiste: Symbolleiste: Statusleiste: Wie in den meisten Windows-Programmen beinhalten die einzelnen Menüs die zur Verfügung stehenden Befehle (Funktionen) Die Bedeutung einer Schaltfläche in der Symbolleiste wird Ihnen als sogenannte Quickinfo angezeigt wenn Sie mit dem Mauspfeil auf eine der Schaltflächen zeigen (ohne Tastendruck). Hier wird der Status der einzelnen Ordner angezeigt. Z.B. Anzahl der gelesenen und ungelesenen s Outlook-Leiste: Enthält die Verknüpfungen zu den einzelnen Ordnern von Outlook.

7 Schul- und Kultusreferat Outlook Anpassen der Menüs Outlook verfügt über sogenannte personalisierte Menüs. Es werden vorwiegend nur Menübefehle angezeigt, die häufig benutzt werden. Die restlichen werden ausgeblendet. Klicken Sie mit dem linken Mauszeiger das Menü EXTRAS an. Das Menü öffnet sich. Nach einer kurzen Wartezeit öffnet sich das restliche Menü. personalisiertes Menü vollständiges Menü Um einfacher arbeiten zu können ändern wir diese Einstellung ab. Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras/ Anpassen. LÖSCHEN Sie das Häkchen vor MENÜS ZEIGEN ZULETZT VERWENDETE BEFEHLE ZU- ERST AN. Klicken Sie auf SCHLIEßEN. In jedem Menü sind nun immer alle Befehle vollständig sichtbar. Testen Sie es, indem Sie das Menü EXTRAS erneut anklicken.

8 Schul- und Kultusreferat Outlook Anpassen der Ansicht Outlook bietet eine so genannte Outlook-Leiste um zwischen den einzelnen Funktionen zu wechseln. Die Ordnerleiste kann individuell an die einzelnen Bedürfnisse angepasst werden. Das Aussehen der Leiste hängt von der jeweiligen Voreinstellung bei der Installation und der Anpassung durch den Benutzer ab. Durch Anklicken der einzelnen Symbole gelangen Sie schnell zu den entsprechenden Bereichen. Klicken Sie die einzelnen Symbole an. Die Leiste teilt sich in drei Bereiche: - Outlook-Verknüpfungen - Eigene Verknüpfungen - Weitere Verknüpfungen Sie können die einzelnen Bereiche durch Anklicken öffnen. Klicken Sie die einzelnen Bereiche an und testen Sie in den einzelnen Bereichen die unterschiedlichen Symbole. Als Alternative zur Outlook- Leiste kann die Ordnerliste verwendet werden. Zum Öffnen KLICKEN Sie auf das nebenstehende Symbol in der Symbolleiste. Dieser Pfeil erscheint, wenn nicht alle Symbole angezeigt werden. Er ist vergleichbar mit einer Bildlaufleiste. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Pfeil damit die restlichen Symbole angezeigt werden. Grundeinstellungen; OUTLOOK-VERKNÜPFUNGEN: Symbole für Zeitplanung und Verwaltung EIGENE VERKNÜPFUNGEN: Symbole für den elektronischen Nachrichtenaustausch. WEITERE VERKNÜPFUNGEN: Symbole für Windows oder Office usw. Sie können die Ordnerliste auch über das Menü Ansicht/Ordnerleiste öffnen. Die Ordnerliste wird nun eingeblendet. Durch Anklicken der einzelnen Ordner mit der linken Maustaste können Sie wie mit der Outlook-Leiste die einzelnen Bereiche aufrufen. Zum Ausblenden das gleiche Symbol erneut anklicken.

9 Schul- und Kultusreferat Outlook Grundlagen: Mit der -Funktion von Outlook können Nachrichten weltweit versendet werden. Zusätzlich können Dateien (Textdokumente, Bilder, Graphiken usw.) angehängt werden. Der Dateianhang darf dabei die Größe von 2 MB nicht überschreiten. Diese Regel gilt für PCs im städt. Schulnetz. 3.1 Empfangen von s Beim Starten von Outlook werden neue Nachrichten automatisch abgerufen. Outlook startet automatisch mit Ihrem Posteingang. Falls Ihr Posteingang nicht automatisch angezeigt wird, klicken Sie bitte auf das Symbol für POSTEIN- GANG in der Ordnerleiste. Der Begriff (engl.) steht für elektronische Post. In diesem Bereich werden alle eingegangen s angezeigt. Die markierte (blauer Hintergrund) wird im Vorschaufenster dargestellt. Durch einen DOPPELKLICK auf eine eingegangene E- Mail öffnen Sie diese vollständig. Durch einen KLICK auf das Fenstersymbol Schließen schließt sich das Fenster wieder. Erklärungen und Hinweise zu den Funktionen Antworten, Weiterleiten usw. folgen in einem späteren Kapitel.

10 Schul- und Kultusreferat Outlook Versenden von s Klicken Sie auf das Symbol. Ein Fenster in dem s verfasst werden öffnet sich. Sie müssen sich zum Verfassen einer nicht in dem Bereich Posteingang befinden. KLICKEN Sie auf das PULL- DOWN-MENÜ neben der Schaltfläche NEU und wählen Sie dort den Unterpunkt NACHRICHT aus. Geben Sie die vollständige -Adresse in das Eingabefeld ein (Bitte geben Sie Ihre eigene Adresse ein bzw. die vom Referenten genannte). Geben Sie in die Betreff- Zeile Versuch Outlook ein. -Adresse eingeben Betreffzeile Textfeld Umlaute, Sonderzeichen und Leerzeichen sind in - Adressen nicht üblich. Fügen Sie nun einen beliebigen Text in das Textfeld ein. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche SENDEN. Die wird nun in den Ordner Postausgang verschoben und automatisch nach einem bestimmten Zeitintervall versendet. Die wird nicht sofort versendet. Outlook überprüft automatisch ca. alle 10 Minuten, ob im Ordner Postausgang s zum Versenden vorhanden sind. Gleichzeitig wird überprüft, ob neue Nachrichten (E- Mail) eingegangen sind. Um die sofort zu versenden müssen Sie auf die Schaltfläche SEN- DEN/EMPFANGEN klicken. Nach dem Versenden wird die in den Ordner GESENDETE OBJEKTE verschoben. Sie können alle s die Sie versendet haben zu einem späteren Zeitpunkt im Ordner Gesendete Objekte noch einmal aufrufen.

11 Schul- und Kultusreferat Outlook Kalender Es handelt sich um einen Terminplaner, bei dem die Termine und Besprechungen mit der dazugehörigen Dauer vermerkt werden können. Auf Wunsch kann man sich an einen Termin erinnern lassen. Das Programm Outlook muss für diese Funktion gestartet sein. Klicken Sie in der Ordnerleiste auf das Symbol KA- LENDER. Die Kalenderansicht kann individuell eingestellt werden. In der Standardansicht teilt es sich in die Bereiche: - Terminkalender - Datumsvorschau - Aufgabenliste Der aktuelle Tag wird in der Datumsvorschau mit einer Umrandung dargestellt. KLICKEN Sie eine Zeile im Terminkalender an und geben Sie einen beliebigen Termin ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit ENTER. Sie können Termine beliebig verschieben. KLICKEN Sie dazu den Termin mit der linken Maustaste an und ziehen Sie ihn bei GEDRÜCKTER LINKER MAUSTASTE auf die neue Uhrzeit (bzw. Datum). Falls Sie einen Termin für einen anderen Tag bzw. Monat eingeben möchten wählen Sie Ihn durch ANKLI- CKEN des entsprechenden Datums in der Datumsvorschau aus. In der Voreinstellung ist jeder Termin auf 30 Minuten eingestellt. Aufgabe: Geben Sie für den nächsten und den übernächsten Tag noch jeweils drei weitere Termine ein.

12 Schul- und Kultusreferat Outlook Aufgabenliste Mit dieser Funktion können Aufgaben in eine Liste eingegeben werden. Diese Liste kann jederzeit in Outlook eingeblendet werden. Abgearbeitete Aufgaben können einfach gekennzeichnet werden. Klicken Sie in der Ordnerleiste das Symbol AUFGA- BEN an. Die Ansicht Aufgaben öffnet sich. KLICKEN Sie in die erste Zeile unter dem Begriff Betreff an und geben Sie eine beliebige Aufgabe ein. Alternativ können Sie auf kli- das Symbol cken. Wählen Sie eine aussagekräftige Beschreibung für die jeweiligen Aufgaben. Um ein Datum für die jeweilige Aufgabe festzulegen, KLICKEN Sie in die Zelle neben der Aufgabenbeschreibung. Durch ANKLICKEN des Pfeiles öffnet sich ein Feld mit einer Datumsvorschau. Wählen Sie ein Datum durch ANKLICKEN aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit ENTER. Sie können eine Aufgabe als bearbeitet kennzeichnen, indem Sie mit der Maus das leere Feld neben der Betreffzeile ANKLICKEN. Aufgabe: Geben Sie drei weitere Termine ein und wechseln Sie anschließend in die Kalenderansicht um die Termine zu überprüfen.

13 Schul- und Kultusreferat Outlook Grundlagen: Notizen Sie können in Outlook Notizen erstellen ähnlich wie Vermerke auf den bekannten Haftnotizen. KLICKEN Sie in der Ordneransicht auf das Symbol NOTIZEN. Die Ansicht NOTIZEN öffnet sich. Falls Sie noch nie eine Notiz angelegt haben erscheint nur ein weißes Feld. Um eine Notiz zu erstellen KLICKEN Sie auf das Symbol Neu in der Symbolleiste Sie können auch durch einen KLICK mit der RECHTEN MAUSTASTE auf das freie Feld eine neue Notiz anlegen. Ein leerer Notizzettel öffnet sich. Geben Sie eine beliebige Notiz ein. Sie können die Größe des Notizzettels verändern, indem Sie mit der Maus an der rechten unteren Ecke vergrößern bzw. verkleinern. Schließen Sie den Notizzettel, indem Sie auf das KREUZ SCHLIEßEN in der rechten oberen Ecke des Notizzettels klicken. Sie können die Farbe der Notizzettel verändern, indem Sie mit der rechten Maus einen Notizzettel in der Übersicht anklicken und eine andere Farbe auswählen. Die Notiz erscheint nun in der Übersicht. Aufabe: Geben Sie drei weitere Notizen ein.

14 Schul- und Kultusreferat Outlook Die Übersicht Outlook Heute Klicken Sie in der Ordnerleiste das Symbol OUTLOOK HEUTE an. In der erscheinenden Ansicht erhalten Sie eine Übersicht über die von Ihnen eingegebenen Termine, Aufgaben, eingegangenen s usw. Aktuelle Termine werden immer durch einen Pfeil markiert. Um einen Termin zu ändern, müssen Sie diesen nur mit der RECHTEN MAUS- TASTE ANKLICKEN. KLICKEN Sie einen beliebigen Termin an. Das nebenstehende Fenster öffnet sich. Geben Sie dort das heutige Datum ein und wählen Sie die aktuelle Uhrzeit plus 20 Minuten. Sie werden 15 Minuten vor dem Termin durch ein visuelles und akustisches Signal an den Termin erinnert. Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIEßEN um Ihre Eingabe zu bestätigen.

15 Schul- und Kultusreferat Outlook Kontakte Sie haben mit Outlook eine relativ komfortable Möglichkeit Adressen zu verwalten. Klicken Sie auf das Symbol KONTAKTE in der Ordnerleiste Die Ansicht Kontakte öffnet sich. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre Kontakte von Hand oder durch Importieren aus anderen Programmen (Word, Excel, Outlook Express usw.) einzufügen. Bitte fragen Sie Ihre/n Referentin/en wie bestehende Adressdaten importiert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU in der Symbolleiste um einen Kontakteintrag zu erstellen. Das Eingabefenster zum Anlegen eines neuen Kontaktes öffnet sich. Sie können auch einen neuen Kontakt eingeben, indem Sie mit der RECHTEN MAUS- TASTE auf die weiße Fläche klicken und den Eintrag NEUER KONTAKT auswählen. Tragen Sie von einer Ihnen bekannten Person den Namen und die - Adresse ein. (Sie können auch Ihre eigenen Daten eingeben) Sie können auch die restlichen Felder ergänzen. Nutzen Sie dazu die jeweiligen Schaltflächen. Manche Schaltflächen erscheinen erst, indem man in das gewünschte Feld klickt. Zum Eingeben einer Adresse

16 Schul- und Kultusreferat Outlook Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Anklicken der Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIEßEN in der Symbolleiste. Die eingetragenen Daten erscheinen nun in der Übersicht Aufgabe: Geben Sie von mindestens drei weiteren Personen Name und Adresse ein. Die eingegebenen Adressdaten können in unterschiedlichen Ansichten ausgedruckt werden. Wählen Sie Datei/Drucken Druckformat Im Dialogfeld Drucken können Sie unterschiedliche Druckformate auswählen. Bevor Sie Ihre Auswahl bestätigen, kontrollieren Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche Seitenansicht. Seitenansicht 9 Erweiterte -Funktionen 9.1 Adressen über das Adressbuch einfügen KLICKEN Sie den Pfeil rechts neben dem Symbol NEU in der Symbolleiste mit der LINKEN MAUS an. Wählen Sie den Unterpunkt -NACHRICHT aus. Tipp: Über die Auswahl des Symbols NEU können Sie für die angezeigten Bereiche neue Einträge vornehmen, ohne dass Sie vorher den einzelnen Bereich öffnen müssen. Ein leeres Formular zum Versenden von s erscheint.

17 Schul- und Kultusreferat Outlook Wählen Sie im Menü ANSICHT den Punkt BCC- FELD aus. Ein neues Adressfeld mit der Schaltfläche BCC wird im -Formular eingeblendet. Bedeutung der Felder: Cc.. = Carbon Copy Bcc..= Blind Carbon Copy Hauptempfänger der Empfänger für eine Kopie der . (Der Hauptempfänger erfährt, wer eine Kopie erhält.) Empfänger für eine Kopie der . (Der Hauptempfänger erfährt nicht wer eine Kopie erhält.) KLICKEN Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche AN. Wählen Sie in dem Dialogfenster den gewünschten Namen aus, indem Sie den Namen mit der LINKEN MAUSTASTE anklicken. KLICKEN Sie auf die Schaltfläche an und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Der gewünschte Empfänger wird in die Adresszeile automatisch übernommen. Alle Personen aus dem Ordner Kontakte werden angezeigt. Sie können auch mehrere Personen auswählen, indem Sie eine weitere Person markieren und auf den gewünschten Adressbereich klicken. Erst wenn alle Empfänger ausgewählt sind bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Geben Sie als Betreff Übung und als Text Hallo Theo, anbei die Übungsdatei. ein.

18 Schul- und Kultusreferat Outlook Dateien als Anhang versenden Sie können grundsätzlich jede Datei mit einer versenden. Das Versenden von ausführbaren Dateien (*.exe, *.com, usw.) ist aus Sicherheitsgründen nur eingeschränkt möglich. Die Dateigröße als Anhang an eine ist bei der Stadt München auf 2 MB begrenzt. Um eine Datei an eine E- Mail anzufügen klicken Sie auf das nebenstehende Symbol. Gehen Sie in Ihr Tauschverzeichnis und öffnen Sie den Ordner OUT- LOOK_SCHULUNG. Alternativ können Sie im Menü EINFÜGEN den Unterpunkt DATEI auswählen. Achtung: Die nebenstehende Abbildung entspricht nicht Ihrem Tauschverzeichnis!!! Wählen Sie die Datei TEST.DOC aus und klicken Sie auf die Schaltfläche EINFÜGEN. Die Datei erscheint nun mit einem Symbol als Anhang. Versenden Sie die E- Mail. Achten Sie beim Versenden von Dateien darauf, dass der Empfänger über ein entsprechendes Programm verfügen muss, um die Datei zu öffnen. Sie können auf die gleiche Weise noch weitere Dateien an eine anhängen. 9.3 Empfangen von s Öffnen Sie Ihren Posteingang. Einen Dateianhang erkennt man an der Klammer vor dem Absender. Alle Dateien, die Sie aus dem Internet herunterladen bzw. als Anhang an eine erhalten, sollten auf Viren überprüft werden.

19 Schul- und Kultusreferat Outlook Öffnen Sie die und DOPPELKLICKEN Sie auf die angehängte Datei. Sie können nun die Datei ansehen und falls gewünscht an einem bestimmten Ort speichern. Schließen Sie die geöffnete Datei wieder. Sie können Adressdaten von einer eingegangen E- Mail in Ihr Adressbuch übernehmen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Absender der und wählen Sie ZU DEN KON- TAKTEN HINZUFÜGEN. Im folgenden Dialogfenster können Sie die Einträge vervollständigen. Um die Daten in Ihr Adressbuch zu übernehmen, klicken Sie die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIEßEN an. Um eine zu beantworten, klicken Sie auf die Schaltfläche ANT- WORTEN (die sollte dafür noch geöffnet sein). Der Empfängername und die Betreffzeile wird automatisch ausgefüllt und der ursprünglich empfangene Text im Textfeld angezeigt. Fügen Sie einen neuen Text hinzu und klicken Sie zum Versenden auf die Schaltfläche SENDEN. Auf die gleiche Weise können Sie eine auch an eine andere Person weiterleiten. Sie müssen dafür nur auf die Schaltfläche Weiterleiten klicken und die gewünschte Zielperson eingeben.

20 Schul- und Kultusreferat Outlook Archivieren und Sichern von Daten in Outlook Wer regelmäßig mit Outlook arbeitet, sollte seine Dateien archivieren. , Aufgaben und Notizen können auf diese Art in einer externen Datei gespeichert werden. Das Archivieren kann manuell oder automatisch in einem bestimmten Zeitintervall durchgeführt werden. Adressdaten im Ordner Kontakte müssen manuell in einer Datei gesichert werden Autoarchivierung Die Optionen Wann, Was, Wie oft etwas archiviert wird können individuell eingestellt werden. Klicken Sie den Menüpunkt Extras/Optionen.. an. Die Autoarchivierung erhöht zum einen die Übersichtlichkeit, da ältere Daten in einer separaten Datei gespeichert werden. Zum Anderen dient sie auch teilweise als Sicherung für bestehende Daten. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, die archivierten Daten wieder herzustellen. Die archivierten Dateien besitzen die Endung *.pst Wählen Sie die Registerkarte WEITERE durch anklicken aus. Betätigen Sie die Schaltfläche AUTOARCHIVIERUNG. Im folgenden Dialog können Sie die notwendigen Einstellungen festlegen. Bei Fragen zu den Auswahlmöglichkeiten klicken Sie mit der linken Maus auf das Fragezeichen und anschließend auf einen Dialog. Ein Fenster mit einem erklärenden Hinweis erscheint daraufhin. Sprechen Sie mit Ihrer/m Referentin/en um die Einstellungen auf Ihr Nutzerprofil abzustimmen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

21 Schul- und Kultusreferat Outlook Sie können einzelne Ordner von der Autoarchivierung ausnehmen. Klicken Sie in der Ordnerleiste den gewünschten Ordner mit der rechten Maustaste an, z.b. Aufgaben. Im Dialogfeld wählen Sie den Eintrag EIGENSCHAF- TEN. In den sich öffnenden Registerkarten können Sie die Eigenschaften des Ordners Aufgaben individuell anpassen. Wenn Sie diesen Ordner von der Autoarchivierung ausnehmen möchten, müssen Sie die Auswahl Elemente in diesem Ordner nicht archivieren auswählen. Lassen Sie sich von Ihrer/m Referentin/en die Vor- und Nachteile der einzelnen Auswahlmöglichkeiten erklären.

22 Schul- und Kultusreferat Outlook Manuelles Archivieren Es besteht die Möglichkeit, die Autoarchivierung zu deaktivieren und nur manuell zu archivieren. Die zweite Möglichkeit besteht darin, die bestehende Autoaktivierung beizubehalten und gleichzeitig auf Wunsch manuell zu archivieren. Wählen Sie in der Menüleiste Datei/Archivieren... Lassen Sie sich auch bei diesen Auswahlmöglichkeiten von Ihrer/m Referentin/en beraten, da die Einstellungen sehr stark von der jeweiligen Nutzung abhängen Arbeiten mit archivierten Daten Wählen Sie Datei/Öffnen/Persönliche Ordner-Datei Diese Vorgehensweise funktioniert nur, wenn Sie vorher Daten archiviert haben. Markieren Sie die gewünschte Datei und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. In der Outlook-Leiste wird nun der Ordner ORDNER ARCHIVIEREN angezeigt. Sie können nun mit Ihren alten Daten arbeiten.

23 Schul- und Kultusreferat Outlook Sichern von Adressdaten (Kontakten) Wählen Sie im Menü DATEI die Auswahl IMPORTIE- REN/EXPORTIEREN aus. Sie können auf diesem Weg auch Adressdaten aus anderen Anwendungen importieren (z.b. Excel, Outlook Express, usw.) Markieren Sie mit der linken Maustaste die Aktion EXPORTIEREN IN EINE DATEI aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER. Der gewünschte Dateityp hängt von der Art der Verwendung der Daten ab. Um Ihren Ordner Kontakte zu sichern, wählen Sie PER- SÖNLICHE ORDNER-DATEI (.PST) aus. Klicken Sie auf WEITER. Markieren Sie den Ordner Kontakte durch Anklicken mit der linken Maustaste und wählen Sie die Schaltfläche WEITER. Wenn Sie Ihre Dateien nach Excel exportieren möchten, dann wählen Sie als Dateityp Kommagetrennte Werte (Windows) aus.

24 Schul- und Kultusreferat Outlook Im folgenden Dialog geben Sie den gewünschten Speicherort an und wählen Sie die gewünschte Option aus. Klicken Sie auf FERTIG STELLEN. Zum Wiederherstellen wählen Sie im Menü Datei die Option IMPORTIE- REN/EXPORTIEREN aus. Wählen Sie IMPORTIEREN AUS ANDEREN DATEIEN ODER PRO- GRAMMEN und bestätigen Sie mit WEITER. Markieren Sie nun den gewünschten Dateityp PER- SÖNLICHE ORDNER-DATEI (.PST) klicken Sie auf WEITER und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Nun haben Sie einen groben Überblick über die einzelnen Funktionen von Outlook erhalten. In einem weiterführenden Kurs erlernen Sie das Arbeiten mit Verteilerlisten, automatisches Sortieren und Verwalten von empfangenen s, Autosignatur, Arbeiten mit dem Journal und das Verknüpfen mit Office-Programmen. Für einen weiterführenden Kurs wenden Sie sich bitte an das Pädagogische Institut. Falls Sie Anregungen, Verbesserungsvorschläge oder Fragen zu diesem Selbstlernmaterial haben, schreiben Sie mir bitte eine

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