Anzeige von eingescannten Rechnungen

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1 Anzeige von eingescannten Rechnungen Wenn Sie sich zu einer Eingangsrechnung die eingescannte Originalrechnung ansehen möchten, wählen Sie als ersten Schritt aus Ihrem Benutzermenü unter dem Kapitel Eingangsrechnung den Punkt Rechnungsbeleg anzeigen durch Doppelklick aus. Abbildung 1: Rechnungsbeleg anzeigen Tragen Sie in das Feld RechnungsBelegnummer jene Belegnummer ein, zu welcher Eingangsrechnung Sie die eingescannte Originalrechnung am Bildschirm sehen möchten. Drücken Sie anschließend die ENTER-Taste. Nun haben Sie die gewünschte Eingangsrechnung aufgerufen. Abbildung 2: Rechnungsbeleg anzeigen, Dienste zum Objekt

2 Öffnen Sie links oben das Icon Dienste zum Objekt. Klicken Sie den rechten Teil des Icons an. Dabei öffnet sich ein Pull-down-Menü. Aus diesem wählen Sie Anlagenliste durch einen Klick aus. Sollte der Begriff Anlagenliste hellgrau geschrieben sein, ist das Dokument zur gewünschten Eingangsrechnung noch nicht eingescannt. Abbildung 3: Anlagenliste In der Anlagenliste öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die Positionszeile das eingescannte Dokument und können dieses ausdrucken. Liste gescannter Belege aufrufen und drucken aus den SAP-Berichten Für die gesammelte Anzeige und Download von gescannten Belegen wurde in den bereits vorhandenen Bericht "Profit Center Plan/Ist/Obligo" eine zusätzliche Funktionalität eingebaut.

3 1. Starten des Berichtes Starten Sie zunächst wie in Abb. 1 gezeigt den Bericht über den Eintrag "PCPLAN/IST/OBLIGO". Abb. 1: Start des Berichtes "PC Plan Ist Obligo" 2. Selektionen des Berichtes Geben Sie nun die gewünschten Selektionen ein, für die Sie nach zugehörigen Scans suchen wollen: Für die Anzeige der gescannten Rechnungen geben Sie in den Selektionen das Layout "/SCANLISTE" ein (Abb. 2 ganz unten), damit nur die für Scans relevanten Belege angezeigt werden. Die Planversion ist für die Suche nach Scans irrelevant. Sie können hier z.b: "ZI" eingeben (Abb. 2) Im Beispiel Abb. 2 sehen Sie wie z.b. nach allen Belegen der Kostenstelle des Jahres 2007 gesucht wird. Für Details zu den weiteren Selektionen siehe auch die Dokumentationen der CE-Abteilung

4 Abb. 2: Selektionen im Bericht "PC Plan Ist". Wichtig: Layout "/SCANLISTE" Nachdem Sie Ihre Selektionen eingegeben haben klicken Sie auf "ausführen". 3. Ergebnisliste des Berichtes Sie erhalten nun eine Liste aller für Scans relevanten Belege, d.h. Rechnungen, interne Leistungsverrechnungen und Barrechnungen (Abb. 3) Das Ergebnis ist sortiert nach Profit Center CO-Objekt (d.h. Kostenstelle oder Innenauftrag) Buchungsdatum. In der Spalte "Scan" sehen Sie ein "X", wenn für diesen Beleg ein gescanntes Dokument vorhanden ist. Bei erst kürzlich erfassten Belegen (Abb. 3 die untere Hälfte ohne "X" bei "Scan") sind noch keine gescannten Dokumente vorhanden.

5 Abb. 3: Ergebnis des Berichtes - Liste aller für Scans relevanten Belege. Vorhandene Scans mit "X" markiert 4. Anzeige / Download der gescannten Dokumente a) Anzeigen der gescannten Dokumente zum Beleg Wollen Sie sich zu einem Beleg z.b. einer Eingangsrechnung die gescannten Dokumente ansehen, klicken Sie einmal irgendwo in der gewünschte Zeile und wählen Sie danach oben rechts den Button "Scanliste zum Beleg" aus. Im Beispiel Abb. 4 wurde in die zweite Zeile geklickt, erkennbar an dem gelb markierten Feld. Abb. 4: Klick in eine Zeile und Auswahl von "Scanliste zum Beleg" Sie kommen in die Ansicht der Liste der gescannten Dokumente (Abb. 5). Hier können Sie durch Doppelklick auf die Zeile das gescannte Dokument anzeigen lassen.

6 Abb. 5: Liste der gescannten Dokumente b) Download aller im Bericht vorhandenen gescannten Dokumente Ausgehend von der Ergebnisliste des Berichtes können Sie sich auch alle gescannten Dokumente zu hier angezeigten Belegen in ein Verzeichnis auf Ihren Computer runterladen. Wählen Sie dazu den Button "Alle Scans Downloaden" (Abb. 6). In diesem Fall muss keine Zeile gewählt werden. Abb. 6: Alle Scans Downloaden Wählen Sie nun das gewünschte Verzeichnis aus, in dass Sie die gescannten Dokumente speichern wollen (Abb. 7). Wichtig: Bereits vorhandene Dateien werden überschrieben. Sie können somit von Zeit zu Zeit Ihre heruntergeladenen gescannten Dokumente im selben Verzeichnis "aktualisieren", d.h. bereits vorhandene Scans werden überschrieben und mittlerweile neu hinzugekommene Scans werden hinzugefügt. Beim "Alle Scans Downloaden", werden zusätzliche Filter im Layout des Berichtes nicht berücksichtigt, d.h. es werden immer alle Scans, die zu den zuvor gewählten Selektionen gefunden wurden, runtergeladen. Achtung: Das Downloaden eines gescannten Dokumentes kann bis zu einige Sekunden dauern. Wenn Sie umfangreiche Selektionen gewählt haben wie z.b. eine Profit Center Gruppe, kann dieser Vorgang wegen der großen Anzahl an gescannten Dokumenten sehr lange dauern.

7 Abb. 7: Verzeichnis für den Download auswählen Während des Downloads können Sie ganz unten in der Statusleiste den Fortschritt mitverfolgen (Abb. 8). Abb. 8: Statusleiste mit Information über den Fortschritt Nach dem Download können Sie nun mit dem Windows-Explorer in ihr Verzeichnis wechseln und sehen dort die heruntergeladenen Scans (Abb. 9) Der Dateiname der gescannten Dokumente setzt sich folgendermaßen zusammen (Abb. 9): Belegnummer und Jahr, damit können Sie in SAP Ihren Beleg wieder finden Scan + laufende Nummer, in wenigen Ausnahmefällen existieren zwei gescannte Dokumente zu einem Beleg. Meistens werden Sie hier also "Scan0001" sehen. Modul, hier sehen Sie entweder "MM", falls es sich um eine Eingangsrechnung handelt, oder "FI", falls es sich um einen durch die Quästur gebuchten FI-Beleg handelt.

8 Abb. 9: Windows-Explorer mit dem Verzeichnis der gescannten Dokumente Wichtiger Hinweis: Die Anzahl der Zeilen im Bericht mit einem "X" in der Spalte "Scan" wird in der Regel nicht mit der Anzahl der heruntergeladenen gescannten Dokumente übereinstimmen. Der Grund liegt darin, dass der Bericht auch die einzelnen Zeilen von Belegen anzeigt. Somit hängt hinter diesen Zeilen in der Regel dasselbe gescannte Dokument des Beleges. In diesem Beispiel sehen Sie in Abb. 3 elf Zeilen mit einem "X" und in Abb. 9 nur sieben gescannte Dokumente. An den mehrfach vorkommenden Belegnummern in der Spalte "RefBelegnr" erkennen Sie, welche Zeilen zusammen gehören und daher das gleiche gescannte Dokument hinterlegt haben.

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