ESRlight Benutzeranleitung

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1 Willkommen Version: 1.5 Datum: 01. Februar 2012 Sprache: Deutsch Copyright 2011 AG AG Industriestrasse Volketswil www. Supportnummer , erste 2 Minuten kostenlos, dann CHF 2.50/Minute Supportzeiten Montag bis Freitag, 8.30 bis und bis Uhr Copyright 2012 AG Seite 1 von 18

2 1 Einleitung ESRlight ist in erster Linie dazu gedacht, leere, nicht vorgedruckte Einzahlungsscheine (A4) zu bedrucken und den Zahlungseingang zu überwachen. ESRlight kann auch E-Rechnungen erstellen, versenden und archivieren ESRlight ist für Geschäftskunden. Sie benötigen eine ESR-Teilnehmernummer und für den Versand von E-Rechnungen auch noch eine E-Rechnungsnummer um ESRlight nutzen zu können. ESRlight ist eine reine Webapplikation bei der keine lokale Installation nötig ist. Die Daten werden auf einem zentralen Server gespeichert. ESRlight läuft auf Windows, Mac OS X und Linux-Systemen die einen Webbrowser haben. ESRlight generiert ein PDF das grundsätzlich auf jedem Drucker ausgedruckt werden kann. ESRlight ist lizenzkostenfrei und nur als Dienstleistung erhältlich ESRlight basiert auf der OpenSource Buchhaltungs-Lösung SQL-Ledger, die von der Firma AG an die Schweiz angepasst wurde. Bei Fragen zu ESRlight steht Ihnen eine Supporthotline zur Verfügung: Die ersten 2 Minuten sind kostenlos, danach werden Ihnen CHF 2.50 pro Minute auf Ihrer Telefonrechnung belastet. Wenn Sie mit ESRlight zufrieden sind und noch mehr Funktionen möchten, dann gibt es die Möglichkeit eines kostenpflichtigen Upgrades auf eine Version mit einem erweiterten Funktionsumfang. Mehr dazu finden Sie unter Adressen aus ESR E-List können gegen eine Gebühr importiert werden Bevor Sie die ersten Rechnungen an Ihre Kunden versenden, beachten Sie bitte folgende Punkte: (Dies ist nur notwendig, wenn Sie auch noch Papierrechnungen versenden wollen.) Konfigurieren Sie Ihren Drucker wie beschrieben, damit der Einzahlungsschein exakt bedruckt wird. Drucken Sie die 5 Testrechnungen wie im Readme.pdf beschrieben aus und senden Sie die Testrechnungen an PostFinance zur Kontrolle Achten Sie beim Drucken auf die Hinweise im Readme.pdf und stellen Sie sicher, dass das PDF nicht verkleinert ausgedruckt wird! Warten Sie das OK von PostFinance ab Wenn Sie nur E-Rechnungen versenden, wollen können Sie gleich beginnen. Erfassen Sie zuerst Ihre Kundendaten inklusive der E-Rechnungsnummer Ihrer Kunden Erfassen Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen Erfassen Sie nun Ihre Rechnungen und versenden Sie sie. Bei Bedarf können Sie auch Mahnungen versenden Die Bedienung von ESRlight ist grundsätzlich immer gleich: Daten erfassen Erneuern, damit die eingegebenen Daten auf den Webserver übermittelt werden Eingabe kontrollieren Speichern Copyright 2012 AG Seite 2 von 18

3 2 Einstellungen überprüfen Bevor Sie mit ESRlight arbeiten, überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen. 2.1 System, Standard-Einstellungen Angaben überprüfen und bei Bedarf anpassen Hinweise: (damit werden die Daten gespeichert) Wenn Sie schon eine E-Rechnungs Nr. haben, können Sie die hier selbst eintragen. Wenn Sie sich erst neu registriert haben und die Anmeldung an PostFinance zugestellt haben, dann wird die Nummer automatisch eingetragen und Sie werden per Mail informiert. Wenn Sie nicht MMST-pflichtig sind, haben Sie weniger Felder. Mahntexte werden hier geändert. Copyright 2012 AG Seite 3 von 18

4 2.2 System, Benutzereinstellungen Angaben überprüfen und bei Bedarf anpassen Hinweis: (damit werden die Daten gespeichert) Hier können Sie Ihr Passwort selbst ändern. Einfach neues Passwort bei Passwort und bei Bestätigung eingeben und speichern. Copyright 2012 AG Seite 4 von 18

5 3 Kunden erfassen 3.1 Kunden Erfassen Ausser dem Kundennamen (Kunde *) sind alle weiteren Angaben freiwillig und nicht zwingend nötig. Wenn Sie bei der Kundennummer nichts erfassen, wird sie automatisch vergeben. Doppelte Kundenummern sind möglich, haben aber keinen negativen Einfluss auf die Funktionsweise. Adresse erfassen (bei Privatpersonen den Typ auf Person umstellen) MWST pflichtig wählen (Default, nur sichtbar wenn Sie selbst MWST-pflichtig sind) Bei Bedarf MWST im Preis enthalten wählen E-Rechnung Nr. bei Bedarf erfassen (nur sichtbar, wenn Sie selbst eine E-Rechnungs Nr. bei den Standardeinstellungen hinterlegt haben) Hinweise: (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) (damit werden die Daten gespeichert) Das Eintrittsdatum muss immer gleich oder zeitlich vor dem Rechnungsdatum liegen. Wenn Sie sich für den Versand von E-Rechnungen angemeldet haben, können Sie im Feld E- Rechnungs Nr. die Biller ID Ihrer Kunden hinterlegen. Sobald die Nummer bei einem Kunden hinterlegt ist, können an diesen Kunden nur noch E-Rechnungen gesendet werden. Wird die Nummer gelöscht, können wieder Papierrechnungen gedruckt werden. Copyright 2012 AG Seite 5 von 18

6 3.2 Kunden Suchen Bei Bedarf gewünschte Felder für Suche ausfüllen Bei Bedarf weitere Felder in den Bericht aufnehmen, dazu entsprechende Felder anhaken Gefundene Kunden werden aufgelistet und können ausgewählt werden, in dem auf den Namen geklickt wird. Hinweise: Mit copy & paste können Adressen aus dieser Liste in andere Programme übernommen werden. Copyright 2012 AG Seite 6 von 18

7 4 Artikel Hier können Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen erfassen. 4.1 Artikel Erfassen Artikel Nr. erfassen (zwingend) Artikel Beschreibung erfassen Verkaufspreis erfassen (je nach Einstellung beim Kunden ist das der Preis mit oder ohne MWST) EAN bei Bedarf erfassen (Optional, beim EAN handelt es sich um einen 13 stelligen Barcode) Artikel Detailbeschreibung erfassen (Optional) Korrekter MWST-Satz wählen (nur sichtbar wenn Sie MWST-pflichtig sind) (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) (damit werden die Daten gespeichert) Hinweise: Neue Nr. vergibt automatisch eine Artikel Nr. Die Artikelnummer darf auch Buchstaben enthalten. Mehr über den EAN finden Sie hier Artikel suchen Bei Bedarf gewünschte Felder für Suche ausfüllen Copyright 2012 AG Seite 7 von 18

8 Gefundene Artikel werden aufgelistet und können ausgewählt werden, in dem auf den Artikel Nr. geklickt wird. Hinweis: Mit copy & paste können die Artikel aus dieser Liste in andere Programme übernommen werden. Copyright 2012 AG Seite 8 von 18

9 5 Rechnungen Der Ausdruck von Rechnungen ist generell auf ein A4-Blatt limitiert. Je nachdem wie viel Text Sie beim Artikel erfassen, haben Sie mehr oder weniger Zeilen auf der Rechnung zur Verfügung. 5.1 E-Rechnungen Erfassen Bei E-Rechnungen ist die E-Rechnung Nr. des Kunden sichtbar Kunde auswählen Artikel Nr. erfassen und die Enter Taste drücken Restliche Angaben erfassen (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) Vorschau als PDF (falls gewünscht) (damit werden die Daten gespeichert) oder Versenden (damit werden die Daten gespeichert und die E-Rechnung wird verschickt) Hinweise: Wenn Sie auf Versenden klicken, wird die E-Rechnung gespeichert und verschickt. Wenn Sie Speichern klicken, wird die Rechnung gespeichert und muss später verschickt werden. Vorschau als PDF zeigt Ihnen an, wie die E-Rechnung beim Kunden aussieht, wenn er sie öffnet. Das Rechnungsdatum muss gleich oder neuer als das Eintrittsdatum des Kunden sein! Wenn Sie anstelle der Artikel Nr. ein % eingeben und auf die Enter Taste klicken, dann kommt die ganze Liste mit allen Artikeln die Sie erfasst haben. Copyright 2012 AG Seite 9 von 18

10 5.2 Rechnungen Erfassen Kunde auswählen Restliche Angaben erfassen Betrag und Text eingeben (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) (falls gewünscht) (damit wird die Rechnung gespeichert) 5.3 Artikel Details einblenden und erfassen Checkbox zwischen Artikel Beschreibung und Menge anklicken (damit werden die Daten dem Webserver übermittelt) EAN erfassen (Optional) Artikel Detailbeschreibung bei Bedarf anpassen (Optional, falls nicht schon beim Artikel hinterlegt) Lieferdatum erfassen (Optional) (damit werden die Daten gespeichert) Copyright 2012 AG Seite 10 von 18

11 5.4 Rechnungen Alle Damit können Sie alle Rechnungen anschauen Bei Bedarf gewünschte Felder für Suche ausfüllen Bei Bedarf weitere Felder in den Bericht aufnehmen, dazu entsprechende Felder auswählen. Hinweis: Um die bezahlten Rechnungen zu sehen, muss Geschlossen ausgewählt sein! Alle Rechnungen werden aufgelistet. Hinweise: Um eine Rechnung zu ändern, einfach auf die Rechnungsnummer klicken. E-Rechnungen sind anhand der E-Rechnungsnummer erkennbar. Eine E-Rechnung die verschickt wurde, kann nicht mehr geändert werden! Copyright 2012 AG Seite 11 von 18

12 6 Mahnungen Allfällige Mahnspesen können nicht zum Rechnungsbetrag dazu addiert werden. Mahnungen erscheinen erst, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten ist. 6.1 Mahnen Kunde auswählen oder leer lassen Alle Rechnungen bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde, werden aufgelistet. Gewünschte Rechnung die gemahnt werden soll anklicken Mahnstufen speichern (dadurch wird die aktuelle Mahnstufe um 1 erhöht) Hinweise: Es können nur Rechnungen gemahnt werden, bei denen das Fälligkeitsdatum der Rechnung bereits überschritten ist. Es kann nur jeweils eine Mahnung nach der anderen erstellt werden. Sollten Sie oft eine grössere Anzahl an Mahnungen erstellen müssen, könnte für Sie ein Update auf die kostenpflichtige Version von ESRlight sinnvoll sein. Mehr dazu erfahren Sie unter Copyright 2012 AG Seite 12 von 18

13 PDF ausdrucken Angaben kontrollieren Hinweis: Wichtig ist, dass keine Anpassung der Seitengrösse vorgenommen wird! Copyright 2012 AG Seite 13 von 18

14 Richtig Falsch Die Seitengrösse darf nicht in den Druckbereich eingepasst werden und automatisch drehen und zentrieren muss deaktiviert sein. Richtig Falsch Copyright 2012 AG Seite 14 von 18

15 7 Import 7.1 Import Zahlungen Gewünschte Datei auswählen. Die Datei muss vorher von Ihrem PostFinance Konto heruntergeladen werden. Zahlungen bei denen die ESR-Referenznummer erkannt wurde, werden aufgelistet. Hinweise: Sollten sich Zahlungen in der Importdatei befinden, die Sie nicht in ESRlight erfasst haben, erscheinen diese, können aber nicht importiert werden. Es ist auch möglich, dass Sie eine Datei zwei Mal importieren. Organisieren Sie sich so, dass Sie immer wissen was Sie schon importiert haben und was noch nicht. Rechnungen verbucht) (dadurch werden die Zahlungseingänge bei den entsprechenden Hier wird aufgezeigt, dass die Zahlungen korrekt importiert wurden. Hinweis: Um die Liste der verbuchten Zahlungen auszudrucken, einfach den Text markieren und im Browser auf Drucken klicken. Copyright 2012 AG Seite 15 von 18

16 Zahlungen bei denen keine Rechnung vorhanden ist, werden ebenfalls aufgelistet, aber nicht importiert. 7.2 Import Adressdaten aus E-List (kostenpflichtige Option) Den Menupunkt Import E-List sehen nur Kunden, die diese kostenpflichtige Option bezahlt haben. Welche Daten Sie mit dieser Option importieren können, sehen Sie unter Copyright 2012 AG Seite 16 von 18

17 8 System Unter dem Menupunkt System können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. 8.1 System Datensicherung Dieser Link erstellt eine Datei mit Ihren Daten, die Sie lokal bei sich abspeichern können. 8.2 System Benutzereinstellungen Wurde in Kapitel 1 beschrieben. 8.3 System Version Hier sehen Sie Informationen zu der aktuellen Version und zu den Sponsoren die es ermöglichen, dass Sie diese Lösung kostenlos nutzen können. 8.4 System Standard-Einstellungen Wurde in Kapitel 1 beschrieben. 8.5 System MWST Hier kann die MWST-Nummer geändert werden. Hinweis: Die zur Zeit aktuellen MWST-Sätze sind bereits korrekt eingetragen. Falls in der Zukunft einmal die MWST-Sätze angepasst werden müssen, dann wird das automatisch für Sie vorgenommen. Copyright 2012 AG Seite 17 von 18

18 8.6 Verarbeitungsprotokoll Im Verarbeitungsprotokoll sehen Sie welche E-Rechnungen übermittelt und verarbeitet wurden. Falls bei der Verarbeitung Fehler auftreten sollten, dann sind die in diesem Protokoll ersichtlich. 8.7 E-Rechnungs Archiv Hier finden Sie die signierten E-Rechnungen die Sie aufbewahren müssen. Sie können die Dokumente einfach runterladen und bei sich speichern. Hinweise: Für Kunden die bei der Registration E-Rechnungen für 25. Fr. pro Jahr archivieren ausgewählt haben sind alle archivierten Rechnungen hier archiviert und können jederzeit eingesehen werden. Kunden die auf den kostenpflichtigen Service verzichten möchten, haben während 60 Tagen nach Rechnungsstellung die Möglichkeit die Daten herunter zu laden und selbst zu archivieren. Nach diesen 60 Tagen sind die Daten nicht mehr ersichtlich! Copyright 2012 AG Seite 18 von 18

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