Ist zu einer Person ein Edikt verknüpft, warnt ADVOKAT aktübergreifend vor Klagsoder Exekutionsschritten.

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1 Insolvenz Gesamtcheck Seite 1 Jede Neueintragung sichten, mit Ihren Personen in ADVOKAT abgleichen, die Akten zu diesen Personen suchen, Evidenzen setzen... sich dabei in der Hitze des Gefechts verschreiben oder ein Edikt übersehen... Der manuelle Abgleich mit der Ediktsdatei kann zuweilen schon recht mühsam sein und selbst wenn es keine für Sie relevanten Neueintragungen gibt, muss er gemacht werden. Überlassen Sie diese Arbeit dem ADVOKAT Insolvenz Gesamtcheck denn er spart Zeit Mit optimierten Suchprofilen reduzieren Sie die zuweilen zeitraubende Suche in der Ediktsdatei, oder das Abarbeiten diverser Insolvenzlisten auf wenige Klicks pro Tag. Einmal richtig eingestellt, prüfen Sie die Ediktsdatei in gut einer Minute täglich! und Geld Ist zu einer Person ein Edikt verknüpft, warnt ADVOKAT aktübergreifend vor Klagsoder Exekutionsschritten. und schont Ihre Nerven Mit dem Gesamtcheck übersehen Sie kein Edikt und verhindern unnötigen Ärger. Schritt 1 - Insolvenzcheck aufrufen...2 Schritt 2 - Edikte zuordnen im Ergebnisfenster...4 Schritt 3 - Akten über die Evidenzliste öffnen...5 Das Ergebnis im Akt...6 Das Ergebnis im Personenstamm...7 Insolvenzcheck im Alltag optimal nutzen - wann welches Suchprofil?...8 Der Erstcheck - Ihre Personen mit der Ediktsdatei "auf Schiene bringen"...9

2 Insolvenz Gesamtcheck Seite 2 Schritt 1 - Insolvenzcheck aufrufen Klicken Sie auf Programme / Zusätze / Insolvenzcheck. Es erscheint das Einstellungsfenster in dem Sie die Kriterien festlegen. Wurden die Einstellungen einmal festgelegt, brauchen Sie im täglichen Betrieb nur mehr auf OK klicken um den Suchlauf zu starten. Suchprofil Über das gewählte Profil bestimmen Sie Personengruppe und Suchumfang. Es wird immer der tägliche Schnellcheck vorgeschlagen. Details und optimale Verwendung finden Sie auf Seite 8. Einstellungen zum Gesamtcheck Die vordefinierten Werte hängen vom gewählten Suchprofil ab und bestimmen den Zeitpunkt wie lang die letzte Änderung im Edikt zurückliegen darf und wie hoch der Übereinstimmungsgrad zwischen den Persondaten in Ihrem ADVOKAT und der im Edikt sein soll. Grundsätzlich sollten Sie mit den vorgeschlagenen Werten arbeiten. Für den täglichen Schnellcheck beispielsweise werden die letzten 6 Monate der Ediktsdatei eingelesen. Die Personendaten müssen mit 85 Punkten übereinstimmen, was grob bedeutet, dass zwei von den drei Personendaten (Name, Adresse und Geburtsdatum / Firmenbuchnummer) Übereinstimmungen aufweisen müssen.

3 Insolvenz Gesamtcheck Seite 3 Änderungen im Edikt anzeigen Die Option bestimmt, ob Sie über Änderungen im Edikt verständigt werden, sprich das Edikt erneut angezeigt wird. Ist die Option deaktiviert so erhalten Sie nur Verständigungen über noch nicht verlinkte Edikte. Falls Sie den Check bisher noch nicht verwendet haben, empfehlen wir diese Option vorerst aktiviert zu lassen. Den Akt kalendieren Jeder Akt, in dem eine Person beteiligt ist für die Sie ein Edikt gefunden haben wird mit einer Evidenz versehen. In der Evidenzliste des Terminkalenders sind diese gesammelt aufgeführt und jeder Akt kann von dort aus bequem mit F4 geöffnet werden. Der Zeitraum in die Zukunft ist einstellbar. Diese Funktion zu nutzen ist auf jeden Fall zu empfehlen (siehe Seite 4). Leistung erfassen Sie können beeinflussen, welches Leistungskürzel zur Anwendung kommen soll. Wir erfassen standardmäßig, der Empfehlung der Rechtsanwaltskammer Wien folgend, eine Barauslage mit EUR 10,- Aufwandsersatz. Das Edikt selbst wird im Akt als Dokument dauerhaft hinterlegt (aus der Ediktsdatei verschwinden Einträge nach 36 Monaten). Im Falle der Leistung hängt das Dokument bei der Leistung dabei. Die Option sollte erst nach erfolgtem Erstcheck (Seite 9) aktiviert werden. Keine Leistung und Termin in Akten mit Status Vollerledigt Sie sollten diese Option dann aktivieren, wenn Akten mit dem Status Vollerledigt bei Ihnen tatsächlich bedeuten, dass die Akten zur Gänze bezahlt sind und es in dem Fall irrelevant ist, dass für einen der Aktbeteiligten ein Edikt verfügbar ist. Die Person selbst erhält natürlich weiterhin das Edikt samt Warnfunktion verlinkt und künftige oder lebende Akten für diese Person sind hiervon nicht betroffen. Falls Sie sich nicht sicher sind, empfehlen wir diese Option vorerst zu deaktivieren. In Leistung und Termin den abfragenden Sachbearbeiter eintragen Soll ADVOKAT auf den im Feld SB laut Aktstamm hinterlegten Sachbearbeiter zurückgreifen, oder Ihr Sachbearbeiterkürzel verwenden? Ist im Aktenstamm ein SB eingetragen, so wird auf jeden Ihr Kürzel in die Wiedervorlage und / oder die Leistung eingetragen. Abschließend starten Sie den Prüflauf mit OK Tipp! Auf einem aktuellen PC kann man mit Prüfzeit von gut einer Minute pro zu prüfenden Personen rechnen. Je schneller der PC (genauer gesagt der Hauptprozessor) desto schneller läuft der Check.

4 Insolvenz Gesamtcheck Seite 4 Schritt 2 - Edikte zuordnen im Ergebnisfenster Jeder Abschnitt mit beginnend repräsentiert eine Person aus Ihrem ADVOKAT Datenbestand. Ein Doppelklick auf diese Zeile öffnet die Personenstammdaten. Darunter sehen Sie eingerückt die dazu gefundenen Edikte. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Zeile öffnet sich Ihr Browser und Sie gelangen direkt zum entsprechenden Edikt auf der edikte.justiz.gv Homepage. Steht in der Spalte KK der Wert auf "ja" so hat ADVOKAT im Edikt die Zeichenfolge "mangels Kostendeckung" gefunden. Für jeden Abschnitt ist es nun die Aufgabe festzustellen, ob die in ADVOKAT angelegte Person mit jener im Edikt übereinstimmt. Im obigen Beispiel sehen Sie, dass zu zwei Personen Edikte gefunden wurden, bei der ersten Person nur eines, bei der zweiten fünf. ADVOKAT hat aufgrund der 100 Punkte Übereinstimmung automatisch das jeweils richtige Edikt schon als Treffer markiert und die nicht passenden mit dem Symbol als negativ gekennzeichnet. Exkurs: Falls Sie bei der Person BergPe das zweite Edikt der BERGER & KALSEN OG anstelle des vorgeschlagenen Edikts dazuverlinken möchten (nur als Beispiel, es wäre definitiv falsch) so markieren Sie diese Zeile und klicken links oben auf die Schaltfläche Ergebnis: Das zweite Edikt ist nun ein Treffer Symbol als negativ gekennzeichnet. und das ursprüngliche Edikt wird mit dem Nachdem das richtige Edikt ausgewählt wurde muss die Person mittels dem Erledigen Symbol gespeichert werden. Die Zeile wird dabei durchgestrichen und zugeklappt. Sind alle Personen erledigt sieht dies so aus: Tipp! Geburtsdatum bzw. Firmenbuchnummer wird, falls bei Ihrer ADVOKAT Person noch nicht vorhanden, direkt aus dem gewählten Edikt in die Person übernommen. Tipp! Sie müssen nicht alle Ergebnisse auf einen Schlag abarbeiten. Alle Personen die Sie noch nicht erledigt haben scheinen beim nächsten mal wieder auf. Sobald Sie fertig sind klicken Sie auf diese Schaltfläche. Nun werden die Edikte in die Personen und Akten gespeichert.

5 Insolvenz Gesamtcheck Seite 5 Schritt 3 - Akten über die Evidenzliste öffnen Jetzt geht es weiter in den Terminkalender und zwar in die Evidenzliste. Dort stellen Sie unter Filter / Filter einstellen die Optionen so ein, dass das Datum leer ist, kreuzen die Terminart Wiedervorlagen an und in der Textsuche filtern Sie nach Insolvenzcheck Tipp! Speichern Sie sich diesen Filter ab, so können Sie täglich zwischen Ihrer eigentlichen Evidenzliste und den Insolvenzcheck Akten per Knopfdruck wechseln. Jetzt erhalten Sie eine Liste von sämtlichen Akten, in denen ADVOKAT einen positiven Insolvenzcheck eingetragen hat. Hier können Sie bequem durch drücken von F4 direkt in den Akt wechseln.

6 Insolvenz Gesamtcheck Seite 6 Das Ergebnis im Akt In jeden Akt mit erledigtem Treffer werden zwei Zeilen eingefügt: Zum Einen das Edikt selbst als Dokument oder Leistung falls Sie die Option "Leistung erfassen" in den Grundeinstellungen für den Insolvenzcheck aktiviert haben. Das besondere dabei ist, dass das Edikt von der Ediktedatei direkt heruntergeladen wird und somit dauerhaft im Akt gespeichert ist. Es ist somit auch nach 36 Monaten (nachdem es aus der Ediktsdatei gelöscht wurde) weiterhin aufrufbar. Der zweite Eintrag ist die Wiedervorlage nach der man im Terminkalender gezielt filtern kann. Sie können diese natürlich nutzen um den Akt für sich weiter zu kalendieren, oder, falls in diesem Akt nichts zu tun ist, diese Wiedervorlage löschen. Sie erhalten eine Warnmeldung, wenn Sie in einem Akt in dem eine Person mit positivem Insolvenzcheck beteiligt ist eine Betreibung ausführen: Wurde im Edikt der Text mangels Kostendeckung gefunden, so lautet die Meldung: Tipp: Sie können diese Warnmeldungen bei Bedarf für einzelne Personen gezielt deaktivieren, siehe dazu Seite 7.

7 Insolvenz Gesamtcheck Seite 7 Das Ergebnis im Personenstamm Zu jeder Person in den freien Feldern ein Abschnitt für den Insolvenzcheck hinterlegt: Abfragedatum: Zeitpunkt des letzten Insolvenzchecks dieser Person Aktenzeichen: Das mit Treffer verlinkte Edikt in der Ediktsdatei (kann von hier direkt im Browser geöffnet werden) Änderung im Edikt anzeigen: Keine Kostendeckung: bestimmt ob Sie dieses Edikt im Falle einer Änderung erneut im Ergebnisfenster angezeigt bekommen falls "mangels Kostendeckung" (Spalte KK) im Edikt gefunden wurde steht dieser Wert auf JA Negativliste: sämtliche Edikte welche Sie mit nicht als Treffer ausgewählt wurden Warnung bei Betreibung: Je nach Suchergebnis sind manche Felder nicht enthalten. Standardmäßig bei Treffern auf JA, kann umgeschaltet werden. Tipp! Wurde bei einer Person versehentlich eine falsche Markierung vorgenommen, so kann man die einzelnen Felder leeren und die Person wird beim nächsten Mal erneut geprüft.

8 Insolvenz Gesamtcheck Seite 8 Insolvenzcheck im Alltag optimal nutzen - wann welches Suchprofil? Neben den für gezielte Prüfungen von Personengruppen 05 bis 08 und dem auf der nächsten Seite beschriebenen 04 Tiefencheck bringen in der Regel im täglichen Betrieb die ersten drei Suchprofile das optimale Ergebnis. Täglich Hauptaufgaben: Vermeiden gegen eine insolvente Person einen Schriftsatz einzubringen und Mandanten frühzeitig von Insolvenzen des Gegners informieren. Führen Sie in der Früh den 01 Schnellcheck für alle Personen lebender Akten aus. Am Abend, unmittelbar vor dem ERV versenden, führen Sie diesen 01 Schnellcheck erneut aus. Beim zweiten Schnellcheck am Abend werden nur die Personen geprüft, welche Sie seit dem letzten Schnellcheck am selben Werktag neu angelegt haben. Wenn Sie beispielsweise im Laufe des Tages vier Personen erfasst haben, so wird dieser zweite Check auch nur diese Vier prüfen. Dieser zweite Schnellcheck geht folglich sehr rasch. Monatlich Hauptaufgabe: Überwachung von Außenständen zur rechtzeitigen Forderungsanmeldung. Am besten immer am ersten Werktag jedes Monats ersetzen Sie ganz einfach in der Früh den 01 Schnellcheck aller Personen lebender Akten durch den 02 Schnellcheck aller Personen. Zwischendurch Hauptaufgabe: Edikte zu Personen finden, bei denen die Daten sehr stark abweichen und folglich vom 01 Schnellcheck nicht gefunden werden. Manchmal rutscht eine Person durch den 01 Schnellcheck, da die Personendaten zu stark abweichen (zb. Kombination aus Namens- und Adressänderung) oder das Edikt schon etwas älter ist. Empfehlenswert ist es deshalb etwa alle zwei Wochen den Schnellcheck aller Personen lebender Akten durch einen Tiefencheck zu ersetzen. Diese Intensivprüfung dauert länger.

9 Insolvenz Gesamtcheck Seite 9 Der Erstcheck - Ihre Personen mit der Ediktsdatei "auf Schiene bringen" So viele Personen und Edikte wie beim Erstcheck werden Sie im täglichen Einsatz des Insolvenzchecks nie mehr wieder erhalten. Es gilt aber auch diesen Erstcheck so effizient wie möglich zu gestalten. Sie könnten natürlich sofort mit dem Tiefencheck aller Personen anfangen, aber dann bekommen Sie auf einen Schlag sehr viele Edikte präsentiert und würden praktisch vom Ergebnis "erschlagen". Je nach Personenumfang können schnell hunderte Personen und tausende Edikte vorschlagen werden. Daher empfiehlt es sich, diesen "Brocken" gestuft in vier Schritte zu teilen: Schritt 1 Beginnen Sie mit der täglich vorgeschlagenen 01 Schnellprüfung über alle Personen. Arbeiten Sie die gefundenen Personen ab. Schritt 2 Führen Sie den 02 Schnellcheck über alle Personen durch. Hier werden Sie in der Regel schon mehr Edikte finden. Sie müssen die Liste nicht auf einen Schlag abarbeiten. Alle erledigten Personen werden gespeichert und scheinen beim nächsten Suchlauf nicht mehr auf. Schritt 3 03 Tiefencheck aller Personen aus lebenden Akten. Sie sehen, dass Sie hier nicht nur ein, oder zwei Edikte zu Personen finden, sondern oft deutlich mehr. Dadurch, dass die Personen, welche Sie beim Schnellcheck aber bereits erledigt haben hier nicht mehr aufscheinen spart man sich aber bereits einiges. Schritt 4 04 Tiefencheck aller Personen. In der Regel wird diese Prüfung die meisten Ergebnisse liefern. Auch hier gilt wieder, dass die Personen, welche Sie bereits mit den vorherigen Prüfungsdurchläufen mit einem Edikt verlinkt haben nicht mehr aufscheinen und Sie die Liste in mehreren Tranche erledigen können. Während Sie im laufenden Betrieb die beiden Schnellchecks und den Tiefencheck über alle Personen aus lebenden Akten immer wieder benötigen, muss dieser letzte große Schritt nur ein einziges mal durchgeführt werden. Ab nun täglich Nach diesem letzten Schritt geht der Insolvenzcheck in den komfortablen Betrieb über: Täglich nur eine Handvoll Edikte, die in wenigen Augenblicken in die Akten eingepflegt sind, oder überhaupt nur eine Meldung, dass keine neuen Edikte gefunden wurden. Ab nun sparen Sie - wie Eingangs erwähnt - Zeit, Geld und Nerven!

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