Interner Fakultätskalender Anleitung

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1 Interner Fakultätskalender Anleitung Der interne Fakultätskalender soll es ermöglichen, wichtige Termine innerhalb der Fakultät elektronisch auszutauschen. Um auf den Kalender zuzugreifen, kann man sowohl das Programm Outlook 2010 als auch über den Internetbrowser den Outlook Web Access verwenden. Diese Anleitung soll Ihnen zeigen, wie Sie dies mit den beiden Programmen bewerkstelligen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: Christoph Alexander Martsch, oder an Manfred Zumpe,

2 1) Einladungs Damit Sie auf den Fakultätskalender zugreifen können, erhalten Sie von uns eine Einladungs . Um den Kalender in Ihr Outlook-Programm einzutragen, klicken Sie bitte auf den Knopf Kalender öffnen über der

3 2) Kalenderansicht Danach öffnet sich die Kalenderansicht. Links sehen Sie Ihren privaten Kalender (hier im Bild blau), rechts sehen Sie den Fakultätskalender, den Sie nun in Ihrem Outlook einsehen und bearbeiten können. Im oberen Bereich unter der Registerkarte Start können Si e nun auswählen, welche Kalenderansicht Sie wünschen (z.b. Wochen- oder Monatsansicht):

4 3) Einen neuen Termin eintragen - Teil 1 Wählen Sie bitte den Kalender aus, in den Sie den Termin eintragen möchten (linke Spalte):

5 3) Einen neuen Termin eintragen - Teil 2 Dann haben Sie zwei Möglichkeiten, einen neuen Termin zu erzeugen: 1. Sie klicken doppelt auf den Tag / die Stunde innerhalb des Kalenderblattes: 2. Sie klicken oben links auf den Knopf Neuer Termin :

6 3) Einen neuen Termin eintragen - Teil 3 Im neuen Fenster haben Sie nun die Möglichkeit, den Termin genauer zu definieren, z.b. wann und wo er stattfindet. Sie können auch einen Beschreibungstext hinzufügen, um z.b. einen Vortrag genauer vorzustellen:

7 3) Einen neuen Termin eintragen - Teil 4 Wenn Sie möchten, dass die TeilnehmerInnen des Kalenders an einen Termin erinnert werden sollen, können Sie das hier einstellen:

8 3) Einen neuen Termin eintragen - Teil 5 Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, können Sie den Termin wahlweise speichern oder löschen:

9 3) Einen neuen Termin eintragen - Teil 6 Sobald Sie den Termin gespeichert haben, erscheint er in der Kalenderansicht (hier in der Monatsansicht):

10 4) Einen bestehenden Termin bearbeiten/löschen Möchten Sie einen bestehenden Termin bearbeiten, klicken Sie bitte doppelt auf den Eintrag im Kalender. Outlook öffnet Ihnen dann den Editor, den Sie in den vorherigen Schritten kennengelernt haben. Bitte beachten Sie: Sie können nur Termine bearbeiten oder löschen, die Sie auch selbst angelegt haben! Änderungen können mit einem Knopfdruck auf Speichern gespeichert werden. Termine können mit einem Knopfdruck auf Löschen gelöscht werden.

11 Zugang mit Outlook Web Access 1) Einladungs Bitte öffnen Sie Ihren Webbrowser. Öffnen Sie dann bitte die Seite, die Sie für das Abrufen Ihrer s nutzen (in der Regel https:// .gwdg.de). Damit Sie auf den Fakultätskalender zugreifen können, erhalten Sie von uns eine Einladungs . Um den Kalender hinzuzufügen, klicken Sie in der Mail bitte hier auf Diesen Kalender hinzufügen : Sie erhalten eine Bestätigung:

12 Zugang mit Outlook Web Access 2) Kalenderansicht Um zur Kalenderansicht zu gelangen, klicken Sie bitte auf den Knopf Kalender unten links: Sie können je nach Wunsch zwischen verschiedenen Ansichten wechseln: Um nur einen Kalender anzuzeigen, wählen Sie bitte per Häkchen den gewünschten Kalender aus:

13 Zugang mit Outlook Web Access 3) Einen neuen Termin eintragen Teil 1 Dann haben Sie zwei Möglichkeiten, einen neuen Termin zu erzeugen: 1. Sie klicken doppelt auf den Tag / die Stunde innerhalb des Kalenderblattes. 2. Sie klicken oben links auf den Knopf Neu : Bitte achten Sie darauf, dass Sie vorher den korrekten Kalender ausgewählt haben (hier grün):

14 Zugang mit Outlook Web Access 3) Einen neuen Termin eintragen Teil 2 Im neuen Fenster haben Sie nun die Möglichkeit, den Termin genauer zu definieren, z.b. wann und wo er stattfindet. Sie können auch einen Beschreibungstext hinzufügen, um z.b. einen Vortrag genauer vorzustellen:

15 Zugang mit Outlook Web Access 3) Einen neuen Termin eintragen Teil 3 Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, können Sie den Termin speichern:

16 Zugang mit Outlook Web Access 4) Einen bestehenden Termin bearbeiten/löschen Möchten Sie einen bestehenden Termin bearbeiten, klicken Sie bitte doppelt auf den Eintrag im Kalender. Outlook Web Access öffnet Ihnen dann das Editorfenster, das Sie in den vorherigen Schritten kennengelernt haben. Bitte beachten Sie: Sie können nur Termine bearbeiten oder löschen, die Sie auch selbst angelegt haben! Änderungen können mit einem Knopfdruck auf Speichern gespeichert werden. Um einen Termin zu löschen, klicken Sie ihn bitte in der Übersicht an und klicken Sie dann bitte auf Löschen :

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