Operationalisierung von IT-Governance Anforderungen, Modelle und Toolunterstützung mit SemGoRiCo

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1 Anforderungen, Modelle und Toolunterstützung mit SemGoRiCo

2 IT effektiver planen, steuern und kontrollieren Seit einigen Jahren wird mit viel Leidenschaft sowohl in der Wissenschaft als auch in der Praxis über die Notwendigkeit von IT-Governance debattiert. Eine höhere Regulierungsdichte im Nachgang der Finanzkrise, aber auch die Herausforderungen eines angemessenen Business/IT-Alignments unterstreichen diese noch mal zusätzlich. Gleichzeitig ist nach Jahren der grundsätzlichen Überlegungen nun aber der Zeitpunkt gekommen zu handeln und eine effektive IT-Governance im Unternehmen zu etablieren. In wissenschaftlichen Studien konnten zahlreiche Autoren zeigen, dass eine effektive IT-Governance zu einer verbesserten Planung, Steuerung und Kontrolle der Unternehmens-IT führt und in der Lage ist, Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und den Wertbeitrag der IT zu erhöhen [Brynjolfsson 2003] [Goeken & Patas 2009]. Auch ist ein steigendes Interesse aus der Praxis heraus an diesem Themengebiet nicht mehr von der Hand zu weisen, wie u. a. anhand des stetigen Wachstums von Mitgliederzahlen in entsprechenden Berufsverbänden namentlich beispielsweise die Information Systems Audit and Control Association (ISACA) belegt werden kann. Fraglich ist jedoch, wie IT-Governance im Unternehmenskontext implementiert und folglich operationalisiert werden kann. Dazu gilt es zunächst, zwei Sichtweisen der IT-Governance zu unterscheiden, um die Auswirkungen einer ganzheitlichen IT-Governance im Unternehmen darlegen zu können. Sichtweisen der IT-Governance Das Thema und der Begriff IT-Governance werden in der Literatur in unterschiedlichen Facetten diskutiert und definiert. Im Ergebnis haben sich zwei Sichtweisen herauskristallisiert, so dass zwischen einer statisch/ strukturelen und einer dynamisch/prozessorientierten Sichtweise unterschieden werden kann [Johannsen & Goeken 2007]: Erstere umfasst Verantwortlichkeiten, Entscheidungsrechte und die Modi der Entscheidungsfindung sowie Rechenschaftspflichten, also v. a. strukturelle Aspekte. Zur dynamisch/prozessorientierten Sichtweise zählen Steuerungs-, Koordinations- und Kontrollaufgaben und somit die prozessorientierte Organisation von Aufgaben der IT. In den Bereich der statisch/strukturellen Sichtweise fallen u. a. Themen wie Gremien zur Abstimmung von Entscheidungen zwischen Fachbereichen und IT oder die Zuordnung von Entscheidungsrechten [Böhm 2008]. Hier liegt der Fokus insbesondere auf organisationalen Aspekten, die in Abhängigkeit von der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen zu betrachten sind [Krcmar 2009]. Die dynamisch/ prozessorientierte Sichtweise legt ein besonderes Augenmerk auf die Steuerung, Kontrolle sowie Koordination der IT-Prozesse, bspw. unter Maßgabe eines Business/IT-Alignments [Avison et al. 2004]; folglich geht es hierbei um die Entwicklung und Implementierung effizienter und effektiver IT-Prozesse. Da beide Sichtweisen ihre Daseinsberechtigung haben, erscheint es zweckmäßig, eine Integration der statisch/ strukturellen und dynamisch/prozessorientierten Sichtweisen vorzunehmen [Goeken & Patas 2009]. 2

3 Best-Practice-Referenzmodelle Aus der Praxis heraus haben sich sogenannte Best- Practice-Referenzmodelle (BPRM) entwickelt, die solch eine Integration konzeptionell erlauben, jedoch dazu methodische Unterstützung benötigen. Ein BPRM, welches die Anforderungen an eine IT-Governance ganzheitlich umsetzt, ist COBIT, das von der ISACA in Zusammenarbeit mit dem IT Governance Institute entwickelt und herausgegeben wird (www.isaca.org). Im Kern beschreibt COBIT ein generisches Prozessmodell, das die Prozesse, die man üblicherweise in einer IT-Abteilung oder IT-Organisation findet (bzw. finden sollte), beschreibt [Johannsen & Goeken 2007]. Dabei liegt der Schwerpunkt auf Kontrollaspekten, da die sogenannten Control Objectives den Ursprung und auch nach wie vor den Kern des Modells bilden. Daneben werden aber auch strukturelle Aspekte wie Verantwortlichkeiten in Form von RACI-Charts oder Gremien berücksichtigt. Das Best-Practice-Wissen aus COBIT ist jedoch nur in Buchformat erhältlich mit der Folge, dass das dort enthaltene Wissen verteilt, nur grob strukturiert und unverbunden nebeneinander steht. Diese Repräsentationsform bereitet enorme Schwierigkeiten, dieses vorhandene Wissen für den praktischen Bedarf und zum Aufbau einer IT-Governance zu nutzen. Toolgestützte IT-Governance In dem vom Land Hessen geförderten LOEWE-Forschungsprojekt SemGoRiCo (HA-Projekt-Nr.: 160/08-22) wurde vom IT-Governance-Practice-Network in 3

4 Kooperation mit dem Unternehmen intelligent views gmbh ein Tool entwickelt, das eine strukturierte Repräsentation und Operationalisierung von Best- Practice-Wissen aus BPRM erlaubt. SemGoRiCo steht namentlich für semantische Governance, Risk und Compliance und stellt das in COBIT enthaltene Wissen dem Anwender strukturiert zur Verfügung. Die in dem Projekt verwendete Basistechnologie sind Ontologien. Hierbei handelt es sich um formale Strukturen, die aus Knoten und Kanten bestehen, welche zueinander in Beziehung gesetzt werden und es erlauben, zentrale Begriffe bzw. Entitäten aus COBIT in Form eines semantischen Netzes zu strukturieren und zu repräsentieren. Dieses Netz stellt das semantische Datenmodell von COBIT dar, das komplexe und flexible Anfragen und Navigationen im Modell zulässt. Als vorteilhaft erweist sich daneben die Visualisierung von Informationen sowie die Aufdeckung von nicht offensichtlichen oder versteckten Informationen und Beziehungen im BPRM. Assessment bereits vorhandener IT - Governance-Strukturen Ein erster Schritt hin zur Operationalisierung und Umsetzung von IT-Governance im Unternehmen besteht darin, die bereits bestehenden Governance- Strukturen und -Prozesse der IT zu erfassen und zu dokumentieren. Die im Unternehmen in Form von Dokumenten vorhandenen Verfahrens- und Handlungsanweisungen sowie Prozessdokumentationen müssen hierzu gesammelt werden. Dokumente werden in COBIT als Results bezeichnet und können sowohl Input 4

5 als auch Output eines IT-Prozesses sein. Als nächstes können die vorhandenen Dokumente den nach COBIT- Vorgaben erforderlichen Dokumenten zugeordnet und mittels eines Ampelsystems auf ihre Güte hin bewertet werden. Aus diesem Vorgehen resultiert ein Abgleich zwischen den in der eigenen IT-Organisation vorhandenen sowie den in COBIT beschriebenen IT-Governance-Strukturen und -Prozesse. In einem nächsten Schritt müssen Entscheidungen getroffen werden, ob die jeweils noch fehlenden Dokumente benötigt werden. Dieser Schritt hat zur Folge, dass sich das Bewusstsein für eventuell notwendige jedoch noch nicht vorhandene IT-Governance-Strukturen entwickelt. Gleiches Vorgehen sollte im Anschluss für die Control Objectives durchgeführt werden, so dass im Ergebnis eine Übersicht vorliegt, die den Abgleich der bereits im Unternehmen implementierten IT-Governance mit dem aus COBIT stammenden Best-Practice-Wissen leicht verständlich visualisiert. Anpassung von IT-Governance-Strukturen und -Prozessen an den Unternehmenskontext Nachdem eine Erhebung und Bewertung der im Unternehmen vorhandenen IT-Governance erfolgt ist, empfiehlt sich eine Anpassung des Modells an den Unternehmenskontext. In der Unternehmenspraxis haben sich typischerweise über Jahre hinweg unternehmensindividuelle Rollen, Prozesse, Ziele, Ergebnistypen, Kennzahlen etc. etabliert. Entsprechend können eigene Definitionen und Beschreibungen in SemGoRiCo hinterlegt werden. Beispielsweise könnte der Prozess 5

6 Manage Changes eine Anweisung enthalten, dass sich dieser am Change Management gemäß ITIL orientieren soll (im Screenshot ist eine Maske mit der Customizing-Funktionalität dargestellt). Darüber hinaus können im Zuge des Customizing nicht benötigte IT-Prozesse gelöscht oder neue IT-Prozesse hinzugefügt werden. Indem Verantwortlichkeiten realen Personen zugewiesen und im Modell dokumentiert werden, kann das Modell noch weiter auf die spezifische Unternehmenswirklichkeit hin angepasst werden. Auf diese Weise wird einer integrierten Sichtweise der IT-Governance entsprochen, indem für die jeweiligen Prozesse Gremien mit den erforderlichen Personen und dazu gehörenden Verantwortlichkeiten definiert werden. Ein solches Customizing haucht einem eher generischen BPRM wie COBIT Leben ein, hilft bei der Dokumentation der vorhandenen und implementierten IT-Governance und erlaubt dem IT-Management die Koordination, Steuerung und Kontrolle der Unternehmens-IT. Fazit Toolunterstützung bei der Einführung und Umsetzung von IT-Governance ist nach Ansicht der Autoren unverzichtbar, um Governance-relevante Richtlinien, Nachweise und sonstige Dokumente, aber auch Kennzahlen an einer Stelle zu bündeln. Dabei darf das Werkzeug nicht einschränken, indem es eine statisch/strukturorientierte oder eine dynamisch/prozessorientierte Ablage erzwingt. SemGoRiCo bietet, da es das relevante, der IT-Governance zugrunde liegende Modell flexibel als Ontologie ablegt, die Integration beider Sichten. Darüber hinaus kann das Modell angepasst werden, so dass sich die spezifische IT-Governance eines Unternehmens mit seinen individuellen Besonderheiten als Basis nutzen lässt. Über das vorgestellte Assessment-Szenario hinaus lassen sich weitere Sichten auf das semantische Netz definieren. Bspw. können Ziele und Kennzahlen als IT-Balanced-Scorecard dargestellt werden. Natürlich müssen Assessment und Anpassung nicht in dieser Reihenfolge ablaufen. Es ist vielmehr auch möglich, zunächst ein Governancemodell zu customizen und dieses dann mit den Dokumenten wie Richtlinien, Policies und Nachweisen zu füllen und hierbei fehlende Dokumente und Schwachstellen zu identifizieren. 6

7 Literatur [Avison et al. 2004] Avison, D.; Jones, J.; Powell, P.; Wilson, D.: Using and Validating the Strategic Alignment Model. In: Journal of Strategic Information Systems, 13, 3, S , [Böhm 2008] Böhm, Markus: IT-Compliance als Triebkraft von Leistungssteigerung und Wertbeitrag der IT, In: Praxis der Wirtschaftsinformatik, HMD- Heft 263, Oktober, S.15-29, [Brynjolfsson 2003] Brynjolfsson, Erik: The IT- Productivity GAP. July 2003; verfügbar unter ebusiness.mit.edu/erik/optimize/pr_roi.html [Goeken & Patas 2009] Goeken, M.; Patas, J.: Wertbeitrag der IT als Gegenstand der IT-Governance und des IT-Controllings. In: Horvath, P. et al.: Controlling - Zeitschrift für Erfolgsorientierte Unternehmenssteuerung, 21. Jg., 2009, Heft 12, S [Johannsen & Goeken 2007] Johannsen, W., Goeken, M.: Referenzmodelle für IT-Governance. dpunkt. verlag, Heidelberg, [Krcmar 2009] Krcmar, Helmut: Informationsmanagement. Springer, Berlin; Auflage: 5., vollst. überarb. u. erw. Aufl. (Oktober 2009) Kontakt Prof. Dr. Matthias Goeken Juniorprofessor für Wirtschaftsinformatik Frankfurt School of Finance & Management Sonnemannstraße Frankfurt am Main Tel.: Fax:

8 Sonnemannstraße Frankfurt am Main Telefon: Telefax: frankfurt-school.de

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