Serienbriefe + Mails. MS-WORD Excel Outlook 2010

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1 Serienbriefe + Mails mit MS-WORD Excel Outlook Rel. 2015/05 (www.annetzberger.org)

2 Vorbemerkung: Diese Einführung setzt gute Kenntnisse im Umgang mit den Programmen MS-EXCEL 2010 und MS-WORD 2010 voraus. Der Verfasser

3 Die Serienbrief-Funktion mit Word und EXCEL Allgemeines Die häufigste Form des Seriendrucks sind Serienbriefe. Dies sind individualisierte Standardtexte, die sich an einen größeren Empfängerkreis richten. Sie enthalten Textabschnitte, die in jedem Dokument identisch sind. In der einfachsten Form unterscheiden sich die Briefe nur in den Adressen und Anreden. Das Prinzip des Serienbriefs ist einfach: Alle Textabschnitte und Elemente, die in jeder Version des Briefes identisch sind, werden in WORD in dem sog. Hauptdokument erfasst, während die variablen Angaben, die sich von Brief zu Brief verändern, in einer separaten Datei, der sog. Datenquelle gespeichert werden. Diese beiden Dateien sind miteinander verbunden. Durch einfügen von Platzhaltern, sog. Seriendruckfeldern in das Hauptdokument kann man WORD direkt anweisen, an welcher Stelle die Informationen aus der Datenquelle eingefügt werden sollen. Beim Druck der einzelnen Serienbriefe ersetzt WORD dann die Seriendruckfelder durch entsprechende Informationen aus der Datenquelle. Mit der Seriendruckfunktion lassen sich nicht nur Serienbriefe erstellen, sondern eine Reihe anderer Dokumente wie z.b. Telefonlisten, Mitgliederverzeichnisse, Artikelkataloge usw. Der Seriendruck lässt sich in folgende Arbeitsschritte aufgliedern: Aufruf der Funktion 1) Neues Hauptdokument erstellen oder vorhandenes Dokument öffnen 2) Neue Datenquelle erstellen oder vorhandene Datei öffnen 3) Seriendruckfelder in das Hauptdokument einfügen oder bearbeiten 4) Fehlerprüfung 5) Drucken Rel. 2015/05 Seite 1 von 30

4 2 Voraussetzung für den Seriendruck Um ein Seriendokument (Brief, , Umschläge, Etiketten, Verzeichnis) zu erstellen wird zwingend eine Empfänger (Adressaten-) Datenbank benötigt. Zweckmäßig ist es, diese Datei mit EXCEL anzulegen und zu pflegen. Die Empfängerdaten können entweder direkt in die Liste eingepflegt werden oder aus einer anderen Datenquelle übernommen werden. 2.1 Allgemeines zum Aufbau einer Datenliste Um Komplikationen beim Filtern und Sortieren von Daten, bei Berechnung von Teilergebnissen und Verwendung der Pivot-Tabelle zu vermeiden, sollten Sie beim Erstellen von Listen folgende Punkte beachten: In der Datenliste muss jeder Spalte eine Spaltenüberschrift (Feldname) zugewiesen werden. Bei einer aus mehreren Worten bestehenden Spaltenüberschrift sind Leerzeichen zu vermeiden. Zur besseren Lesbarkeit können Sie mehrere Worte durch einen Unter-strich trennen und damit zu einem Zeichenstring verbinden. Vermeiden Sie unbedingt Leerzeilen und Leerspalten Durch das Einfügen von Leerspalten oder Zeilen erschweren Sie sich die Handha-bung von Auswertungen erheblich bzw. kann durch eine Unachtsamkeit (z.b. fehlen-des oder falsches Markieren) die komplette Tabelle oder Liste völlig unbrauchbar wer-den. Ist die Liste dennoch durch Leerspalten oder -zeilen geteilt, müssen die vollständige Liste zuerst vollständig markieren (einschließlich der Spaltenüberschriften), bevor Sie die Befehle AutoFilter, Spezialfilter, Sortieren, Pivot-Tabelle und/oder Teilergebnisse berechnen aufrufen, da sonst nur ein Teil der Datenliste erfasst wird. Bei einem für EXCEL "korrekten" Aufbau einer Liste ist es hingegen ausreichend, nur eine Zelle in der Datenliste anzuwählen, bevor Sie einen der o.g. Befehle ausführen, da EXCEL die Markierung dann automatisch bis zur nächsten Leerspalte und -zeile erweitert. Speichern Sie Ihre Datei immer, bevor Sie mit dem Filtern oder der Berechnung von Teilergebnissen beginnen Rel. 2015/05 Seite 2 von 30

5 3 Erstellen einer Adressdatei 3.1 Vorbemerkungen Durch den geschickten Einsatz der Textfunktionen kommen Sie schnell und sicher zu überzeugenden Ergebnissen. Häufig ist es bei der Arbeit mit Tabellen notwendig, Inhalte mehrerer Zellen in einer Zelle zusammenzufassen. Stellen Sie sich beispielsweise eine Adressliste vor, in der alle Informationen in gesonderten Spalten erfasst werden. Um nun den kompletten Namen bestehend aus Titel, Vorname und Name in einer zusätzlichen Zelle zusammenzufassen, müssen Sie ihn nicht noch einmal eingeben. EXCEL stellt Ihnen zur Lösung dieser Aufgabe die Funktion VERKETTEN zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie bis zu 255 Textelemente miteinander verbinden. 3.2 Neue Datenfelder Datensatzkompatibilität mit Outlook Aus Gründen der Datensatzkompatibilität mit Outlook2010 (optionale Datenübernahme) sind folgende Spaltenüberschriften (ohne Leerzeichen) zu erstellen: (1) Anrede (2) Vorname (3) WeitereVornamen (4) Nachname (5) Suffix (6) Firma (7) Straßegeschäftlich (8) Ortgeschäftlich (9) Postleitzahlgeschäftlich (10) Straßeprivat (11) Ortprivat (12) Adresse Rel. 2015/05 Seite 3 von 30

6 3.2.2 Weitere Spalten Zur Steuerung der Seriendruckfelder (Funktionen) sind 2 weitere Spaltenüberschriften zu erstellen: (13) AnredeSchl (14) AnredeSchl2 (15) PersAnr Adressdatenfelder für den Seriendruck Für die Übernahme der Adressdaten in ein Seriendruckfeld sind folgende wei teren Spalten zu benennen: (16) M+B_Anrede (17) Briefe_Zeile1 (18) Briefe_Zeile2 (19) Straße (20) PLZ+Ort Die in den Zellen (14) und (16) mit (20) enthalten Funktionen, die unter Nr. 5.2 beschrieben sind. 3.3 Pflege der Daten (Neueingabe, Änderung, Löschen) Die in der EXCEL-Tabelle enthaltenen Daten sind in den seltensten Fällen auf Dauer konstant. Sie können die Daten entweder über die EXCEL-Oberfläche direkt ändern, oder komfortabel mit Hilfe der Datenmaske: Datenpflege ohne Datenmaske Diese Tätigkeit erfordert einen sicheren Umgang mit den Arbeitstechniken in EXCEL. Die Dateneingabe in den frei zugänglichen (nicht gesperrten Zellen) ist unkompliziert. Die in den Seriendruckfeldern enthaltenen Funktionen müssen manuell in die Zeilen mit Datensätzen kopiert werden. Entfernte Datensätze hinterlassen u.u. leere Zeilen, die ebenfalls manuell entfernt werden müssen. Rel. 2015/05 Seite 4 von 30

7 3.3.2 Datenmaske Leider steht die aus der Excel Version 2003 zur einfachen Bearbeitung, Ergänzung und Suchen nach bestimmten Datensätzen bekannte Datenmaske in der Standardinstallation von EXCEL 2010 nicht zur Verfügung und muss erst nachinstalliert werden. Um alle Vorteile der Datenmaske nutzen zu können muss ein eventueller Blattschutz aufgehoben werden Vorteile der Datenmaske: Die wesentlichsten Vorteile einer Verwendung der Datenmaske sind: Ein neuer Datensatz wird automatisch an das Ende der Datentabelle angelegt Alle Funktionen werden automatisch in den Datensatz übernommen (kein manuel-les Kopieren notwendig) Ein gelöschter Datensatz hinterlässt keine leere Zeile Datensätze können gesucht werden Daten mit der Datenmaske bearbeiten Die Datenmaske finden Sie im Menüband Daten. Wenn sie dort nicht zu finden ist, muss sie nachinstalliert werden (s.u Datenmaske nachinstallieren). Um Daten über der Datenmaske zu verwalten, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie zunächst in der Datenliste eine beliebige Zelle mit Daten Wählen Sie in der Menüband Daten Maske Rel. 2015/05 Seite 5 von 30

8 EXCEL analysiert die Tabelle und erstellt ein Dialogfenster mit einer Datenmaske aus den gefundenen Spaltenüberschriften. Die Titelzeile des Dialogfensters erhält dabei den Namen des Arbeitsblattes. Der linke Teil der Datenmaske enthält die Felder der Liste, allerdings wird die Formatierung sowohl der Spaltenüberschriften als auch der Datenzellen unterdrückt. Befinden sich Zellen mit Formeln in der Liste, werden diese zwar angezeigt, es können aber manuell keine Einträge oder Änderungen vorgenommen werden. Mit der Tab-Taste bzw. mit Shift+Tab-Taste bewegen Sie sich innerhalb der Datenmaske runter und rauf. Der rechte Teil der Datenmaske enthält in der obersten Zeile die Anzeige der aktuellen Datensatznummer und die Anzahl der Gesamtdatensätze. Darunter finden Sie verschiedene Schaltflächen zur Bearbeitung der Datensätze. Rel. 2015/05 Seite 6 von 30

9 Datenmaske nachinstallieren Damit Sie dieses Feature nutzen können importieren Sie die zur Verfügung gestellte Excel- Anpassungen.exportedUI Datei oder Sie gehen, um dieses sinnvolle Feature zu installieren wie folgt vor; Öffnen Sie im Menüband Datei das Optionenfenster und öffnen Sie dort die Option Menüband anpassen Öffnen Sie in der linken Tabelle die Hauptregisterkarte Daten Rel. 2015/05 Seite 7 von 30

10 Eine weitere Option kann nicht in eine Standardgruppe übernommen werden. Deshalb muss eine Neue (benutzerdefinierte) Gruppe eingefügt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Benennen Sie diese Gruppe mittels der Schaltfläche um in Datenmaske. Öffnen Sie jetzt in der linken Tabelle mit dem Auswahlpfeil für Option alle Befehle. die und wählen Sie dort den Befehl. Mit der Schaltfläche übertragen Sie den Befehl Maske in die neue Gruppe Datenmaske. Speichern Sie diese Einstellung über die Schaltfläche sicheren Speicherort. an einen Das Menüband Daten haben Sie jetzt wie folgt ergänzt: Rel. 2015/05 Seite 8 von 30

11 4 Erstellen eines Seriendokuments Der Seriendruck-Assistent ist das Leitinstrument für die Erstellung bzw. Verwaltung von Hauptdokument und Datenquelle. Bevor der Seriendruckmanager aktiviert wird, muss ein Dokument geöffnet sein, das als Hauptdokument verwendet werden soll. Dies kann ein neues oder ein bereits existierendes Dokument sein. Die Bearbeitung bzw. Umgestaltung erfolgt später. 4.1 Seriendruck-Manager Der Seriendruck-Manager wird wie folgt aufgerufen: 1. Menüband Sendungen Seriendruck starten 2. Das folgende Fenster wird eingeblendet; Sie werden in 6 Schritten zum Ergebnis geführt. Rel. 2015/05 Seite 9 von 30

12 4.1.1 Schritt 1: Wählen Sie zwischen den dort angebotenen Optionen die Option Briefe aus und klicken Sie auf die Schaltfläche: Schritt 2: 1. Wählen Sie welche Option Sie als Startdokument nutzen wollen. Es empfiehlt sich allgemein ein vorhandenes Dokument zu verwenden bzw. ein Dokument vorzubereiten und zu speichern Rel. 2015/05 Seite 10 von 30

13 2. Mit der Option Mit vorhandenem Dokument beginnen sehen Sie folgendes Fenster: 3. Suchen und öffnen Sie im Fenster Öffnen das gewünschte Dokument., z.b.: Kopfbogen_Planegg_Serienbrief Rel. 2015/05 Seite 11 von 30

14 4.1.3 Schritt 3: 1. Empfänger wählen 2. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Weiter: Empfänger wählen 3. Damit werden aufgefordert eine der abgebildeten Optionen auszuwählen. 4. Üblicherweise werden Sie auf eine vorhandene Liste zurückgreifen. z.b.: 5. Wählen Sie in Tabelle auswählen den Blattnamen (hier: _AdressDaten$ ) aus Rel. 2015/05 Seite 12 von 30

15 6. Das folgende Fenster, in dem alle optionalen Adressaten enthalten sind wird angezeigt Bearbeiten sie an dieser Stelle die Empfängerliste ggf. durch Filtern oder Abwahl oder Auswahl von Empfängern Schritt 3a: 1. Wenn in dem geöffneten Dokument noch die für den Seriendruck erforderlichen Seriendruckfelder noch nicht vorhanden, oder noch nicht an die Datendatei angepasst sind, müssen sie die für den Seriendruck erforderliche Felder einfügen und zwar wie folgt: 2. Menüband Sendungen Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen Rel. 2015/05 Seite 13 von 30

16 3. Es werden alle optional verfügbaren Seriendruckfelder aufgelistet Gehen Sie nun an die Stelle des Dokuments, in das ein Seriendruckfeld eingefügt werden soll Übertragen Sie das entsprechende Seriendruckfeld durch Auswahl aus der Auflistung (anklicken) Tipp: Übertragen Sie die Seriendruckfelder mit der Reihe nach (ohne Unterbrechung) in das Seriendruckdokument und fügen Sie erst anschließend die notwendigen Zeilenschaltungen ein. (Wenn Sie stattdessen eine Absatzschaltung verwenden, achten Sie auf den Absatzabstand, ggf. auf 0 einstellen) Das Ergebnis könnte so aussehen: (Anmerkung: Anschriftfenster Das Feld <<Firma>> erscheint nicht im Anschriftenfenster, wenn in der Datentabelle dafür kein Eintrag vorhanden ist. D.h. es gibt keine leere Zeile zwischen dem Namen und der Straße) Anrede Rel. 2015/05 Seite 14 von 30

17 4.1.4 Schritt 4: 1. Wenn keine weiteren Arbeiten mit der Datentabelle erforderlich sind können Sie nun die Schaltfläche schreiben. 2. Anschließend machen Sie weiter mit anklicken und den Brief fertig Schritt 5: Vorschau auf Ihre Briefe Damit können Sie auf die Schaltfläche klicken. Im Aufgabenbereich ergibt sich die Möglichkeit die einzelnen Briefe zu betrachten und ggf., Empfänger zu auszuschließen. Beispiel: Ist das Ergebnis zufriedenstellend, folgt nach Schritt 5 ein Klick auf die Schaltfläche Rel. 2015/05 Seite 15 von 30

18 4.1.6 Schritt 6: Sie können nun Drucken oder die Briefe individuell bearbeiten. 1. Beim Klick auf die Schaltfläche erhalten Sie die Gelegenheit mit dem Fenster eine Datensatzauswahl zu treffen. 2. Bei öffnet sich ein vergleichbares Fenster. Allerdings werden alle Serienbriefe zunächst in eine einzige temporäre Datei ausgegeben. Empfehlung: Speichern Sie die Datei bevor Sie sie weiterbearbeiten. Rel. 2015/05 Seite 16 von 30

19 4.2 Erneuter Aufruf eines Seriendokuments Beim erneuten Aufruf eines Seriendokuments öffnet sich zunächst das nachstehende Fenster: Wenn Sie die Verbindung zur Datenbasis beibehalten wollen, müssen Sie die Schaltfläche JA anklicken. Bei Nein wird die Verbindung zwischen Dokument und Datenbank getrennt und Sie müssen mit Hilfe des Seriendruckassistenten eine neue Verbindung herstellen. Rel. 2015/05 Seite 17 von 30

20 5 Adressen aus Outlook nach EXCEL exportieren: - Arbeitsschritte für eine erfolgreiche Verwendung von in Outlook gespeicherten Kontaktdaten um mit Word Serienbriefe oder Serienmails zu erstellen Outlook 1. Menüband DATEI öffnen 2. Option Öffnen markieren 3. Option Importieren öffnen 4. im Import/Export- Assistent In Datei exportieren auswählen 5. als zu erstellenden Dateityp Microsoft EXCEL markieren und auf Weiter klicken 6. Ordner Kontakte auswählen, aus denen exportiert werden soll und Weiter klicken 7. Speicherort der Exportdatei mit Durchsuchen festlegen 8. Dateiname bestimmen und mit Schaltfläche OK bestätigen, dann 9. fortsetzen mit Weiter 10. Im Fenster In eine Datei exportieren unter Text Die folgenden Aktionen werden ausgeführt die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen anklicken dann: 11. Schaltfläche Zuordnung löschen anklicken; sonst werden alle Felder exportiert Rel. 2015/05 Seite 18 von 30

21 5.1.1 Felder aus Outlook exportieren Namen-Felder für Serienmails und -Briefe 12. Aus dem linken Fenster folgende Werte auswählen und durch ziehen in das rechte Fenster übertragen: a) Anrede b) Vorname c) Weitere Vornamen d) Nachname e) Suffix f) Firma Adress-Felder für Serienbriefe Wenn die Datenübernahme auch für normale personifizierte Serienbriefe verwendet werden soll sind weitere Felder zu übertragen und zwar je nach Aufbau des Adressbestandes g) Straße geschäftlich h) Ort geschäftlich i) Postleitzahl geschäftlich j) Straße privat k) Ort privat l) Postleitzahl privat Adresse für Serienmails Abschließend ist das Feld der zutreffenden adresse für den Export auszuwählen, wenn die Tabelle für den Versand von Serienmails genutzt werden soll. Wichtig: Die vorstehende Reihenfolge der Import-Felder soll aus Gründen der Kompatibilität mit der Feldreihenfolge der EXCEL-Tabelle (s. nachstehend) eingehalten werden. Außerdem wird dadurch eine spätere Verwendung der (erstmalig) erstellten EXCEL-Tabelle für den Import weiterer Daten aus Outlook erheblich erleichtert, da andernfalls die Reihenfolge der importierten Daten umsortiert und an den Tabellenkopf angeglichen werden muss. 1. Auswahl mit OK bestätigen 2. Auf Fertigstellen Klicken und die Datei speichern Rel. 2015/05 Seite 19 von 30

22 5.2 EXCEL EXCEL-Datei mit importierten Daten weiterbearbeiten 1. EXCEL starten und die Datei mit den aus Outlook exportierten Daten aufrufen, oder in das Dateifenster wechseln, wenn noch offen. 2. Das Tabellenblatt wenn noch nicht geschehen mit einem Namen, z.b. _AdressDaten, versehen. Entfernen Sie die zusätzlichen (leeren) Tabellenblätter der Mappe. Sie erleichtern sich damit die weitere Arbeit. Der Blattname wird bei der Auswahl des Seriendrucks in WORD angezeigt. 3. Die Spaltenbreite aller Spalten optimieren (zur besseren Lesbarkeit) 4. Alle Daten kopieren und in eine EXCEL-Datei mit für die Übernahme der Daten in einen WORD-Serienbrief vorbereitete Funktionen feldnamengenau kopieren EXCEL-Datei mit Funktionen erstellen Steht Ihnen noch keine EXCEL-Serienbrief-Daten-Datei mit den erforderlichen Funktionen zur Verfügung, sind diese Funktionen in der Import-Datei im Anschluss an die Importfelder in Zeile 1 wie folgt zu erstellen: A. Auswertungs-Felder die unter B. definierten Serienbrieffelder a) AnredeSchl Schlüssel: - Für Anrede nur mit Vorname. 1 - für Anrede mit Nachname: 2 - für sonstige Anreden in Importfeld<<Anrede>> 3 - für andere individuelle Anreden in PersAnr 4 b) AnredeSchl2 mit folgender Funktion: =WENN(Anrede="Herr";1;WENN(Anrede="Frau";2;3)) Diese Funktion wird nur für eine DIN5008 gerechte Schreibweise der Anrede Herrn bzw. Frau im Serienbrieffeld Briefe_Zeile1 benötigt und zur Unterscheidung, ob in Feld >>PersAnr<< ein manueller Eintrag erforderlich ist. c. Persanrede (für manuell einzutragende Sonderanreden = 3 oder 4 s.o.) Rel. 2015/05 Seite 20 von 30

23 B. Felder für Daten-Export in WORD.Serienbriefe a) M+B_Anrede (zur programmgesteuerten Formulierung der persönlichen Anrede in Mails und Briefen) a) BriefZeile1 für Anrede in Zeile 1 im Adressfenster b) BriefZeile2 für Vorname usw. in Zeile2 c) Straße d) PLZ+ORT EXCEL-Funktionen für Mail- und Briefanrede Notwendige Vorarbeit für die Erstellung einer Excel-Funktion Feldnamen Für alle Spalten sind Namen zur Übernahme in die EXCEL-Funktion wie folgt erstellen: (mit der Namensvergabe wird die Erstellung der EXCEL-Funktion deutlich vereinfacht) a) Alle Spaltenköpfe (z.b. A bis U) markieren b) Menüband Formeln öffnen c) In Sektion Definierte Namen Option Aus Auswahl erstellen öffnen d) Im Dialogfenster nur das Häkchen bei Oberster Zeile belassen e) Dialogfenster mit OK schließen Funktionen a. Feld M+B_Anrede : =GLÄTTEN(WENN(UND(AnredeSchl=1;Anrede="Herr");"Lieber"&" "&Vorname&","; WENN(UND(AnredeSchl=1;Anrede="Frau");"Liebe"&" "&Vorname&",";(WENN (UND(AnredeSchl=2;Anrede="Herr");"Sehr geehrter Herr"&" "&Suffix&" "&Nachname&","; (WENN(UND(AnredeSchl=2;Anrede="Frau");"Sehr geehrte Frau"&" "&Suffix&" "& Nachname&",";(WENN(ODER(AnredeSchl=3;AnredeSchl=4);PersAnr))))))))) Erläuterung der Funktion aa. bb. cc. Funktion GLÄTTEN: Damit werden überflüssige Leerzeichen eliminiert, wenn in Feld Suffix kein Eintrag, es also leer ist Funktion WENN: Die WENN-DANN-SONST Abfrage dient zur Festlegung der Anredeform in der Serienmail oder im Serienbrief Funktion UND innerhalb einer WENN-Funktion: Diese Funktion stellt eine zwingende Verbindung zwischen dem Anredeschlüssel (ob nur Vorname oder ob nur Nachname mit und ohne Suffix - Rel. 2015/05 Seite 21 von 30

24 angezeigt werden soll) und dem Geschlecht her oder ob eine Sonderanrede verwendet wird. b. Feld BriefZeile1 (erscheint im Adressfenster des WORD-Briefes) =GLÄTTEN(WENN(AnredeSchl2=1;"Herrn";Anrede)) c. Feld BriefZeile2 (im Adressfenster) =GLÄTTEN(WENN(ODER(AnredeSchl=1;AnredeSchl=2;AnredeSchl=4);Suffix&" "&Vorname&" "&WeitereVornamen&" "&Nachname;Nachname)) d. Feld Straße =WENN(ISTLEER(Straßegeschäftlich);Straßeprivat;Straßegeschäftlich) e. Feld PLZ+Ort =WENN(ISTLEER(Postleitzahlgeschäftlich);Postleitzahlprivat&" "&Ortprivat; Postleitzahlgeschäftlich&" "&Ortgeschäftlich) Erläuterung der Funktion Die Funktionen WENN(ISTLEER()): Diese Funktion ist erforderlich, da in Outlook Adressen in privat oder/und geschäftlich Adressen-eingaben für Straße, Ort und PLZ eingetragen sein können Speichern der Mappe Abschließend ist die EXCEL-Tabelle mit einem aussagekräftigen Dateinamen speichern (Speicherort und Dateiname merken!) EXCEL Datei als Vorlage speichern Alternativ speichern Sie eine Datei ohne Daten aber mit den (erprobten) Funktionen als EXCEL-Vorlage (Endung: xlt) und rufen diese Datei aus den Vorlagen auf. Damit können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erstellte Datei Ihnen ohne Änderungen der Dateistruktur oder der Funktionen zur Verfügung steht und mit neuen Daten gefüllt werden kann. Rel. 2015/05 Seite 22 von 30

25 5.3 Serienmail mit Word 1. WORD starten 2. Leeres Dokument oder ggf. eine Vorlage öffnen 3. Menüband Sendungen öffnen 4. Sektion Seriendruck starten, Schaltfläche Seriendruck starten anklicken 5. Seriendruckassistent mit Schritt für Schritt Anweisungen auswählen a. 1. Schritt: Im Auswahlfenster Dokumenttyp -Nachrichten auswählen b. Weiter zu Schritt 2 und z.b. geöffnetes (ggf. leeres) Dokument verwenden c. Weiter zu Schritt 3 Empfänger wählen i. zu Vorhandene Liste verwenden gehen und mit Schaltfläche Durchsuchen die EXCEL-Datentabelle (Datei) auswählen ii. im Dialogfenster den Namen des Tabellenblattes mit den Adressdaten markieren und das ggf. geöffnete Fenster mit den Adressaten wieder schließen. d. im Wordmail-Dokument die Stelle anklicken, die die Mailanrede aufnehmen soll e. im Menüband Sendungen, Sektion Felder schreiben und einfügen die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen anklicken und im Dialogfenster das Seriendruckfeld «M+B_Anrede» durch Markieren in das Dokument übernehmen. (Achtung: Zeichenformatierung des weiteren Textes beachten bei HTML oder Richtext Formatierung dermail) 6. Anschließend wie gewohnt Text einfügen 7. Wenn Bedarf vor dem Versand, über Vorschau Ergebnisse prüfen, ob die richtigen Personen mit der richtigen Anrede angesprochen werden 8. Sektion Fertigstellen Fertig stellen und zusammenführen öffnen und im Dialogfenster die angebotene Nachrichtenoption Nachrichten senden bestätigen. a. im folgenden Dialogfeld Seriendruck in die Nachrichtenoptionen prüfen, ergänzen, ggf. ändern und (ganz wichtig) einen Betreff eingeben. b. anschließend mit OK bestätigen und der - Versand wird durchgeführt. Rel. 2015/05 Seite 23 von 30

26 6 Adressen von Word nach EXCEL exportieren: 1. Vorbemerkung Sie haben bisher Adressen in WORD erfasst und wollen die erweiterten Funktionen von EXCEL nutzen. E steht Ihnen ein EXCEL-Tabellenblatt mit den unter Abschnitt 3 beschriebenen Zellen und in Abschnitt 5 beschriebenen Funktionen zur Verfügung. Entfernen Sie ggf. vorhandene weitere Tabellen, damit die Mappe nur noch 1 Tabelle enthält. Benennen Sie das verbliebene Blatt und speichern Sie die Mappe mit einem passenden Dateinamen ab. Schließen Sie die Mappe nach Möglichkeit noch nicht. 2. WORD Öffnen Sie das Word-Dokument mit den dort erfassten Adressdaten. (Die Erfassung der Daten in einer Word-Tabelle wird unterstellt. Wenn die Tabelle nur TAB-separiert ist, sollte die Tabelle vorher in Word in eine WORD-Tabelle konvertiert werden.) Markieren und kopieren Sie die gesamte Tabelle in die Zwischenablage. 3. EXCEL a. Wechseln Sie jetzt zu EXCEL. b. Kopieren Sie aus der Zwischenablage die in Word kopierte Tabelle zunächst ab Zeile2. (Markieren Sie dazu die Zelle A2 und starten Sie den Kopiervorgang). Entfernen Sie ggf. in den importierten Datensätzen enthaltene Zeilenumbrüche c. Bei getrennten Feldern (z.b. Straße und Hausnummer in getrennten Spalten) sind diese in einer Zelle zusammen zu fassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Wechseln Sie in eine Zelle einer beliebigen leeren Spalte neben dem ersten Datensatz und erstellen Sie dort die nachstehende Funktion, um Straßenname und Hausnummer zu einem Datenstring zusammen: =VERKETTEN(D3;" ";E3) Kopieren Sie anschließend diese Funktion in alle darunter liegenden Felder. Als Ergebnis stehen nun Straße und Hausnummer in einem Feld. Sie müssen die beiden getrennten Spalten mit Straße und Hausnummer löschen, weil diese Spalten nicht kompatibel sind. Allerdings geht zunächst damit auch das vorstehende Ergebnis verloren. Um dies zu verhindern müssen sie vor der Löschung folgende Aktionen ausführen: 1. Markieren Sie alle Zellen mit dem Funktionsergebnis und kopieren sie die Ergebnisse in die Zwischenablage. Rel. 2015/05 Seite 24 von 30

27 2. Klicken Sie jetzt in der Spalte Straßeprivat die Zelle des ersten Datensatzes mit der rechten Maustaste an und wählen sie aus dem Kontextmenü Inhalte einfügen sowie anschließend aus dem Dialogfenster Inhalte Einfügen nur die Option Werte aus. 3. Jetzt können Sie die Zellen mit den importierten Daten Straße und Hausnummer, sowie mit der Funktionen VERKETTEN unbeschadet löschen. d. Verschieben sie jetzt die Inhalte der anderen Spalten unter die zutreffenden Feldbezeichnungen, also Nachname Nachname Ort Ortprivat PLZ Postleitzahlprivat e. Befinden sich in den Namen Namensbestandteile, wie z.b. Dr., Prof., o.ä. müssen diese manuell in die Spalte mit dem Namen Suffix übertragen werden. Diese Arbeit kann leider nicht erspart bleiben. f. Nach Abschluss dieser Anpassungsarbeiten ist der mit der WORD-Tabelle übernommene Spaltenkopf (s. Zeile 2) zu löschen (nur Zellen löschen, nicht die ganze Zeile, da sonst auch die Funktionen in den Seriendruckfeldern gelöscht werden). g. Nachbearbeitung der Adressdatei: Ergänzen Sie die Spalte Anredeschl mit der für jeden Datensatz zutreffenden Kennung (meistens 2) Kopieren Sie alle Funktionen (Zelle O2 und Q2 mit U2) in alle darunterliegenden Zeilen mit Datensätzen h. Ergänzen oder ändern Sie ggf. unschlüssige Eingaben durch manuelle Eingabe, wie z.b. Anredeschl 3 statt 2 oder die PersAnr. i. Prüfen Sie noch einmal vorsorglich das Importergebnis und speichern Sie das die Datei. Rel. 2015/05 Seite 25 von 30

28 Rel. 2015/05 Seite 26 von 30

29 7 Anhang Abbildung einer nach Maßgabe dieses Skripts erstellten EXCEL Adresstabelle mit Erläuterungen Spalten A M - Adresseneingaben Spalten N - U (Dateiname: _00_AdressDateiMaster für Serienmail+Briefe; steht als EXCEL 2003 Datei Endung: xls und als EXCEL 2003 Vorlage Endung: xlt auf meiner Homepage zum Download zur Verfügung) Rel. 2015/05 Seite 27 von 30

30 Rel. 2015/05 Seite 28 von 30

31 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Voraussetzung für den Seriendruck Allgemeines zum Aufbau einer Datenliste Erstellen einer Adressdatei Vorbemerkungen Neue Datenfelder Datensatzkompatibilität mit Outlook Weitere Spalten Adressdatenfelder für den Seriendruck Pflege der Daten (Neueingabe, Änderung, Löschen) Datenpflege ohne Datenmaske Datenmaske Vorteile der Datenmaske: Daten mit der Datenmaske bearbeiten Datenmaske nachinstallieren Erstellen eines Seriendokuments Seriendruck-Manager Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 3a: Schritt 4: Schritt 5: Schritt 6: Erneuter Aufruf eines Seriendokuments Adressen aus Outlook nach EXCEL exportieren: Outlook Felder aus Outlook exportieren Namen-Felder für Serienmails und -Briefe Adress-Felder für Serienbriefe Adresse für Serienmails EXCEL Rel. 2015/05 Seite 29 von 30

32 5.2.1 EXCEL-Datei mit importierten Daten weiterbearbeiten EXCEL-Datei mit Funktionen erstellen EXCEL-Funktionen für Mail- und Briefanrede Feldnamen Funktionen Speichern der Mappe EXCEL Datei als Vorlage speichern Serienmail mit Word Adressen von Word nach EXCEL exportieren: Anhang Rel. 2015/05 Seite 30 von 30

1 Arbeiten mit EXCEL-Listen

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