Mailrouter Dokumentation

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1 Mailrouter Dokumentation Mailrouter Funktionen Der Mailrouter ist integraler Bestandteil des CT-PEN Systems und dient zur Verteilung und Konvertierung der Formulardaten. Einlesen der Formulardaten in einen zentralen Mail Account Ändern des Mailheaders, Pen ID und Seitennummer Weiterleitung von PDF, XML oder Formularfeldern als FAX und SMS Auflösen und Weiterleiten von Shortcuts, Mail und Faxadressen Auflösen und Weiterleiten fixer adressen (Checkboxen in Formularen) Stiftverwaltung mit individueller Freigabe von FAX, SMS und Mailrouting SMS Response bei fehlerhaften Mail- oder FAX Adressen Optimieren von Feldern für Telefonnummern, Faxnummern und adressen Exportieren und Versenden der Formulare in HTML, CSV, XLS, DOC, RTF, TIFF, GIF und JPG Format Integrierter Webserver für die Verwaltung der Weiterleitungen und Konfiguration über Browser Anbindung an SKYPE Messanger Der Mailrouter muss immer mit den aktuellen Versionen von PenPro kompatibel sein, andernfalls besteht die Möglichkeit, dass bestimmte Formulare nicht weitergeleitet werden.

2 Mailrouter Dokumentation Seite 2

3 Mailrouter Dokumentation Seite 3 Installation Laden Sie dazu bitte über Ihren Internetbrowser das Installationsprogramm von und installieren Sie das Programm. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Alle Teile des Progamms werden im entsprechenden Installationsverzeichnis gespeichert. Sie haben beim Programmstart die Wahl zwischen verschiedenen Optionen: Normal starten Das Programm startet und Sie können Ihre Dokumente empfangen und bearbeiten Im Hintergrund starten Das Programm wird im Hintergrund ausgeführt. Ein Icon unten rechts zeigt Ihnen den Status und Sie können mit der rechten Maustaste ein Menü aufrufen. Im Hintergrund mit Timer starten Das Programm wird im Hintergrund ausgeführt und liest in regelmäßigen Abständen die s mit Ihren Dokumenten ein. Ein Icon unten rechts zeigt Ihnen den Status und Sie können mit der rechten Maustaste ein Menü aufrufen. Funktion Der Weg eines vom Stift generierten PGC Files stellt sich folgendermaßen dar: 1. Stift sendet Daten über Bluetooth an Telefon 2. Telefon sendet Daten über GPRS an HUB 3. HUB sendet Daten an CT-PEN DPP Server 4. CT-PEN DPP Server konvertiert PGC File, führt Schrifterkennung durch und erstellt PDF, XML File 5. CT-PEN DPP Server speichert Daten intern für die Verarbeitung mit AFORMS (Webinterface) 6. CT-PEN DPP Server sendet Mail an Applikationsspezifischen Mailaccout 7. Mailrouter liest zyklisch vom Applikationsspezifischen Mailaccout Daten aus, sendet Bestätigung, Info und direktes Mail mit PDF an Stiftinhaber, ändert Header, führt Weiterleitungen und Konvertierungen durch und sendet angepasstes Mail an Mailaccount für die Abholung durch Penpro. Bei fehlerhafter Texterkennung von Mailadressen, FAX oder Telefonnummern kann ein Response an das Telefon des Stiftinhabers gesendet werden. 8. PenPro liest Daten aus PenPro Mailaccount aus und speichert Daten lokal am Computer Dabei werden insgesamt 3 Mailaccounts verwendet, welche richtig konfiguriert werden müssen: 1. Transfer-Mailaccount aus dem der Mailrouter die Daten verteilt 2. Mailaccount für Penpro zum Abholen der fertigen Mails 3. Mailaccount des Stifinhabers für die direkte Weiterleitung

4 Mailrouter Dokumentation Seite 4 Konfiguration Tab für Basiskonfiguration

5 Mailrouter Dokumentation Seite 5 Tab für Mailkonten Tragen Sie bitte hier die Daten Ihre Mailservers ein. Sie können mehrere Accounts anlegen, aber nur einen aktiv setzen. Dazu benötigen Sie folgende Daten: Bezeichnung SMTP Server POP Server User Passwort Passwort best. Absender Name Absender Bezeichnung des Mailkontos (z.b. Standard) Server für Mailausgang Server für Maileingang Benutzername Ihres Mailkontos Passwort Ihres Mailkontos Bestätigen Sie bitte hier Ihr Passwort Name des Absenders des Absenders Die Checkboxen für Aktiv, default und Authentifizierung sollten Sie anwählen, nur in Ausnahmefällen werden diese Einstellungen anders definiert.

6 Mailrouter Dokumentation Seite 6 Tab für Weiterleitungen und Stiftdaten Hier können Sie die Shortcuts und Zieladressen für die Weiterleitung definieren. Die Stiftdaten werden nach dem Empfang der ersten Daten automatisch registriert. Weiterleitungen werden im Formular unten in Form von Kürzeln eingegeben. Sie können z.b. ein Kürzel SH definieren, welches mit einer entsprechenden adresse verknüpft ist. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Kürzel definieren. Es besteht auch die Möglichkeit, die adresse direkt einzugeben. Eine Kombination aus Kürzel und direkter Eingabe ist derzeit leider noch nicht Möglich, jedoch in einer der nächsten Versionen. Definition einer Weiterleitung Geben Sie folgende Daten für die Weiterleitung ein: Kürzel Kurzcode für die Weiterleitung adresse des Empfängers Als Kürzel dürfen Sie auf keinen Fall SMS oder FAX verwenden, diese sind für andere Funktionen reserviert. Im Feld Control können Weiterleitungen für einzelne User gesperrt werden. NOFAX es werden keine FAX Weiterleitungen durchgeführt NOSMS es werden keine SMS Weiterleitungen durchgeführt NOROUTING es werden keine Weiterleitungen durchgeführt

7 Mailrouter Dokumentation Seite 7 Tab für FAX und SMS Provider Diese Daten dienen zur Weiterleitung über einen Provider. Die Schnittstellen dazu sind fix programmiert und benötigen jeweils Konfigurationsinformationen. Ein Provider ist immer an eine oder mehrere Applikationen gebunden. Die Nummer Ihrer Anwendungen erfahren Sie vom CT-PEN Support. Es sind die Provider FAXONLINE für Österreich und FAX4 und SMS4 für Deutschland als Basis definiert.

8 Mailrouter Dokumentation Seite 8 Konfiguration des kompletten Systems im Zusammenhang mit PenPro Konfiguration des Mailrouters Um den Mailrouter und PenPro korrekt zu konfigurieren, müssen Sie 1. im Mailrouter im Programmpunkt config -> Tab Mail Accounts den Account auf Ihr spezielles Mailpostfach für den Empfang der Mails von unserm Server einstellen. Diese Mailadresse darf nur Mails von unserem Router empfangen. Diese Mailadresse muss auch bei uns im System bei der jeweiligen Applikation registriert sein und muss uns bekanntgegeben werden. 2. Unter config -> Tab Einstellungen im Feld Mailadr.Ziel muss eine eigene Zielmailadresse angegben werden, an welche die konvertierten Mails für die Bereitstellung für PenPro gesendet werden. Von dieser Mailadresse liest PenPro die Daten ein und speichert diese zur weiteren Verarbeitung.

9 Mailrouter Dokumentation Seite 9 Konfiguration von PenPro Im Verwaltungsprogramm PenPro muss unter Konfig -> Einstellungen der Mailaccount richtig definiert werden. Geben Sie die Daten wie im Beispiel unten ein. Die Mailadresse muss der Adresse im Punkt 2, Konfiguration Mailrouter, entsprechen. Zusätzlich muss unbedingt die Option Mail über eigenen Mailserver empfangen und verwalten gewählt sein. Beachten Sie bitte, dass die Nummer des Accounts 1 ist und aktiv, sowie default und Authentifizierung gewählt sind.