Thomas Joos: Microsoft Outlook 2013 Das Handbuch Copyright 2013 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG

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2 Thomas Joos: Microsoft Outlook 2013 Das Handbuch Copyright 2013 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim ISBN PDF-ISBN EPUB-ISBN MOBI-ISBN O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Fachlektorat: Georg Weiherer, Münzenberg Korrektorat: Karin Baeyens, Dorothee Klein, Judith Klein, Siegen Layout und Satz: Gerhard Alfes, mediaservice, Siegen (www.mediaservice.tv) Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar (www.hommerdesign.com) Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (www.koeselbuch.de)

3 Thomas Joos Microsoft Outlook 2013 Das Handbuch

4 Übersicht Vorwort Teil A Einstieg in Outlook Neuerungen und Einstieg Installation und erste Einrichtung Erste Schritte mit Outlook s verwalten Teil B s und Kontakte s schreiben, beantworten und senden s mit Outlook effizient verwalten Kontakte verwalten Teil C Termine, Aufgaben und mehr Termine und Kalender verwalten Aufgaben verwalten OneNote, Windows-Notizen und Outlook-Notizen im Vergleich Das Journal in Outlook verwenden Teil D Sicherheit in Outlook Sicherheit und Virenschutz Datensicherung und Wiederherstellung von Outlook-Daten

5 Übersicht Teil E Outlook 2013 für Profis Makros und Formulare erstellen Outlook 2013 mit Exchange Server 2013 und Office 365 verwenden Postfächer mit Office 365 und Exchange betreiben Besprechungsanfragen und Ressourcen verwalten Stichwortverzeichnis Der Autor

6 Inhaltsverzeichnis Vorwort Teil A Einstieg in Outlook Neuerungen und Einstieg Neuerungen in Outlook Microsoft Office 2013-Editionen im Überblick Systemvoraussetzungen für Microsoft Office 2013 und Outlook Archivierung, Unterhaltungen und QuickSteps Die Neuerungen Zusammenfassung Installation und erste Einrichtung Outlook 2013 installieren, reparieren oder deinstallieren Outlook 2013 x64 oder Office 2013 x64 installieren Office 2013 mit Outlook neu installieren Produktschlüssel eingeben oder ändern und Office aktivieren Office-Programme besser in Windows 8 einbinden Office 2013 deinstallieren Von Vorgängerversionen auf Outlook 2013 aktualisieren Outlook 2007/2010 auf Outlook 2013 aktualisieren AutoVervollständigen-Liste übernehmen (.nk2) Outlook-Datendateien migrieren Office in Windows Update einbinden und aktivieren Office und Outlook reparieren und zusätzliche Funktionen installieren Office 2013 reparieren Features hinzufügen oder entfernen Office 2013 automatisiert installieren Microsoft Office-Anpassungstool Setupoptionen von Office 2010/ Patches und Service Packs in den Installationsordner integrieren Windows 8 Mail-App und Outlook en, Kontakte und Termine verwalten mit Windows 8 Exchange & Co Standardprogramme anpassen Zusammenfassung

7 Inhaltsverzeichnis 3 Erste Schritte mit Outlook Neues Konto für Internet- erstellen Outlook.com mit Outlook 2013, Windows Phone 8 und Windows 8 nutzen Outlook.com, Gmail, Outlook 2013 und Windows icloud, iphone und ipad an Outlook 2013 anbinden Das neue Outlook-Feeling Erste Schritte Allgemeine Outlook-Einstellungen Outlook Heute-Ansicht Umgang mit Outlook Soziale Netzwerke einbinden und Konten verwalten Mit QuickSteps Abläufe vereinfachen Verbesserte Kalenderansichten nutzen Speicherort und Größe von PST-Dateien ändern Outlook mit mehreren Benutzern verwenden Startoptionen zur Fehlerbehebung von Outlook Tastenkombinationen nutzen Von Thunderbird oder Windows (Live) Mail migrieren Von Thunderbird auf Outlook 2013 migrieren Nachrichten mit Freeware archivieren Von Windows Live Mail zu Outlook migrieren Konten anpassen oder entfernen Allgemeine Einstellungen von -Konten konfigurieren Standard, Entfernen und Anpassen Posteingangsordner anpassen Datendateien für -Konten verstehen Datendateien verwalten und erstellen Datendateien reparieren mit scanpst.exe Datendateien importieren s senden und empfangen Übermittlungseinstellungen für -Konten Übertragungseinstellungen für Senden-Empfangen-Gruppen konfigurieren Senden-Empfangen-Gruppen bearbeiten Fehler bei der Übertragung beheben Zusammenfassung s verwalten s empfangen und lesen Erste Schritte Ansichten anpassen und s als gelesen markieren Unterhaltungen effizient nutzen Lesebereich anzeigen und anpassen Informationen zum Absender anzeigen und Zeilenumbrüche verwalten Dateianlagen anzeigen Der Personenbereich in Outlook Bilder in s anzeigen Kontakte aus neuen s erstellen Der Aufgabenbereich Lese- und Übertragungsbestätigungen

8 Inhaltsverzeichnis s löschen und wiederherstellen s bei POP3- und MAPI-Konten löschen s bei IMAP-Konten löschen Löschen und Wiederherstellen mit Exchange Server 2013/Office s suchen und finden Schnellsuche in Outlook verwenden filtern und Outlook-Suchtools Die erweiterte Suche Suchordner verwenden s effizient verwalten Benachrichtigungsoptionen für neue s nutzen Briefumschlag einblenden Desktopbenachrichtigung anzeigen s ordnen, kategorisieren und kennzeichnen Neue Ordner erstellen Kennzeichen verwenden Die Outlook-Wiedervorlage Kategorien einsetzen Ansicht im Posteingang anpassen Ordnerbereich anpassen Posteingang anpassen Workshop: s im Posteingang farblich markieren QuickSteps in Outlook RSS-Feeds mit Outlook lesen s speichern oder drucken s drucken s speichern Posteingangsregeln definieren und verwalten Regeln erstellen Regeln bearbeiten Postfächer aufräumen und archivieren Postfachgröße oder Größe der Outlook-Datendatei (.pst) anzeigen Ordner von Dubletten befreien Postfach aufräumen durch Löschen von Anlagen und des Papierkorbs Die Postfachbereinigung mit Assistenten Automatisches Archivieren mit Outlook Zusammenfassung Teil B s und Kontakte s schreiben, beantworten und senden Einfache s schreiben Konto und Postausgangsserver festlegen Empfänger, Cc, Bcc und Betreff festlegen Text schreiben Rechtschreibkorrektur für s Anhänge einfügen Große Dateien über das Internet versenden SkyDrive und Co

9 Inhaltsverzeichnis s absenden Gesendete s speichern, wiederfinden und wieder verwenden s beantworten und weiterleiten s beantworten s weiterleiten Sendezeitpunkt und Berechtigungen konfigurieren Übermittlungsoptionen einer bearbeiten Senden verzögern Abstimmungsschaltflächen einfügen Umfragen leicht gemacht Rechtschreib- und Grammatikprüfungen, Synonyme und Übersetzungen mit Outlook Rechtschreibung und Grammatik beim Schreiben von s prüfen Rechtschreibung und Grammatik nachträglich prüfen Wörter nachschlagen und Alternativen suchen Texte mit Outlook übersetzen Nachverfolgung, Empfangsbestätigungen, Vertraulichkeit und Wichtigkeit konfigurieren s nachverfolgen Empfangsbestätigungen konfigurieren Wichtigkeit und Vertraulichkeit von s konfigurieren Texte in s formatieren Format von s festlegen Inhalt aus der Zwischenablage einfügen und Formate kopieren Schriftart und Text formatieren Absätze erstellen und Formatvorlagen verwenden Briefpapier-Designs verwenden Linien einfügen Dateien, Outlook-Elemente und Kalender in s einfügen Dateien, Outlook-Objekte und Kalender als Anlage versenden Microsoft Office-Dokumente als Dateianlage und PDF versenden Hyperlinks und Textmarken hinzufügen Bilder, Grafiken, ClipArts, Formen und SmartArt in s einfügen Bilder und Grafiken einfügen Screenshot eines Fensters einfügen Formen hinzufügen SmartArt einfügen WordArt einfügen Symbole und Formeln einfügen Symbole in s einfügen Formeln einfügen Diagramme und Tabellen einfügen Diagramme mit echten Daten einfügen Tabellen einfügen Signaturen verwenden Signatur Visitenkarte zur Signatur hinzufügen Signaturen verwenden, anpassen oder löschen Abwesenheits-Assistent und automatische Nachrichten Abwesenheits-Assistent konfigurieren Offlineadresslisten mit Exchange/Office 365 und Outlook

10 Inhaltsverzeichnis Persönliches Briefpapier, eigene Designs und Outlook-Vorlagen Persönliches Briefpapier einsetzen Design anpassen Outlook-Vorlagen (.oft) nutzen Zusammenfassung s mit Outlook effizient verwalten Auf jede sofort antworten Schlampig verfasste s Zugemüllter Posteingang Antwort- und Cc-Lawine Mehrere -Adressen nutzen Zusammenfassung Kontakte verwalten Kontakte erstellen Kontakte aus neuen s erstellen Kontakte über Visitenkarten importieren Neue Kontakte in der Kontakteverwaltung anlegen Konflikte beim Anlegen von Kontakten beheben Visitenkarten und Bilder für Kontakte nutzen Kontakte nachträglich bearbeiten und verwalten Kontakte verknüpfen Details und Zertifikate von Kontakten verwalten Details von Kontakten verwalten und eigene Felder erstellen Zertifikate verwalten Kontaktgruppen anlegen Kontaktgruppen mit Outlook anlegen Kontaktgruppen verwenden Kontakte in der Praxis einsetzen Kontakte suchen und sortieren s an Kontakte schreiben Kennzeichen setzen Kontakte anrufen Mit Outlook telefonieren FRITZ!Box Fon mit Outlook 2013 verbinden Kontakte anrufen und Leitung auswählen Wahlwiederholung, Kurzwahl und benutzerdefinierte Anrufe tätigen Kontakte synchronisieren Outlook.com, Google Mail und Co Kontakte mit Datendateien exportieren und importieren Kontakte aus kommagetrennten Daten und aus Excel importieren Kontakte zwischen Windows Live, Hotmail und Outlook.com synchronisieren Kontakte aus Google Mail in Outlook importieren und exportieren Outlook und iphone mit itunes synchronisieren Soziale Netzwerke mit Outlook

11 Inhaltsverzeichnis Mit Windows Phone 8, Android und iphone Kontakte synchronisieren Kontakte und Kalender synchronisieren von Android/iPhone Kontakte mit iphone synchronisieren iphone und Exchange/Office 365 Vorgeschlagene Kontakte, globale Adressliste und mehr Zusammenfassung Teil C Termine, Aufgaben und mehr Termine und Kalender verwalten Erste Schritte mit dem Kalender Termine erstellen und verwalten Einfache Termine erstellen und Daten eintragen Ferientermine und Feiertage eintragen Neue Kalender nutzen Erinnerungen für Termine konfigurieren Workshop: Neue Ansichten erstellen und Termine über bestimmten Zeitraum oder einzeln löschen Serientermine planen Kalenderansichten nutzen Allgemeine Optionen bei der Kalenderansicht Tagesansicht nutzen Arbeitswoche und Monatsansicht aktivieren Planungsansicht aktivieren Mehrere Tage im Kalender anzeigen Kalender exportieren, speichern, versenden oder ausdrucken Kalender speichern Kalender exportieren oder importieren Kalender per versenden Kalender ausdrucken Android-Praxis: Kalender richtig synchronisieren Kalender veröffentlichen Neue Kalender und Kalendergruppen erstellen Neue Kalender erstellen Kalendergruppen erstellen Windows Phone 7/8 mit Outlook verbinden Einstieg in Windows Phone 7 und Das ist Windows Phone Kontakte und Kommunikation mit Windows Phone Zusammenfassung Aufgaben verwalten Termine und Aufgaben Erste Schritte und Optionen der Aufgabenplanung Erste Schritte bei Aufgaben Optionen für Aufgaben konfigurieren

12 Inhaltsverzeichnis Aufgaben erstellen und verwalten Neue Aufgaben erstellen Aufgaben verwalten Aufgaben delegieren Aufgaben zuweisen Zugewiesene Aufgaben bearbeiten Aufgaben effizient planen Aufgaben richtig priorisieren mit zusätzlichem Feld Vorgangsliste Alle Aufgaben auf einmal Aufgaben kategorisieren Filter für Aufgaben erstellen Zusammenfassung OneNote, Windows-Notizen und Outlook-Notizen im Vergleich Erste Schritte mit OneNote OneNote mit Windows Phone 8 und ipad OneNote und Windows Phone PaperDesk for ipad und MobileNoter for ipad Notizen erstellen Inhalte von s an OneNote übertragen Mit OneNote arbeiten und Daten in Outlook zurückschreiben OneNote-Notizbücher freigeben Outlook-interne Notizen ohne OneNote verwenden Kurznotizen mit Windows 7 und Windows Zusammenfassung Das Journal in Outlook verwenden Journaleinträge erstellen Journal anzeigen und nach Excel exportieren Zusammenfassung Teil D Sicherheit in Outlook Sicherheit und Virenschutz Windows Defender steuern Das Trust Center in Outlook Bilder automatisch herunterladen Datenschutzoptionen in Outlook festlegen Anlagenbehandlung Dateianlagen absichern Einstellungen für Makros und Add-Ins konfigurieren Externes Antivirenprogramm mit Outlook verbinden Mit Avast Outlook vor Viren schützen Avast installieren Avast einrichten Mit Testviren den eigenen Virenscanner und Windows Defender testen

13 Inhaltsverzeichnis Junk- -Filter in Outlook Schutz vor Phishing und Spam Allgemeine Tipps zum Schutz vor Spam Einstellungen für den Outlook-Spamfilter anpassen Sichere Absender aus Kontakten und eigenen s automatisiert erstellen Ganze Länderdomänen oder Sprachen automatisch blockieren S/MIME und PGP s digital signieren und verschlüsseln Grundlagen zu digitalen Signaturen und -Verschlüsselung Digitale ID einrichten Zertifikate beantragen Zertifikate in Outlook einbinden und die -Sicherheit konfigurieren s digital signieren Fehler bei der Signierung beheben Outlook stürzt ab s verschlüsseln Windows 8 mit Freeware schützen und bereinigen Computer»entgiften«mit schnellen umsetzbaren Tipps Gefälschter Schutz Scareware entfernen GEMA/BKA-Trojaner und andere Hijack-Viren zuverlässig entfernen Automatische Windows-Updates Windows Update Schnelleinstieg Neue Updates installieren Zusammenfassung Datensicherung und Wiederherstellung von Outlook-Daten Grundlagen zur Outlook-Datensicherung Die Outlook-Datendateien sichern Grundlagen Datensicherung mit Bordmitteln Dateiversionsverlauf und Co Microsoft Personal Folders Backup Utility Datensicherung mit Batchdateien Windows 8-Datensicherung Einrichten der Datensicherung über den Dateiversionsverlauf Vollständiges Computerabbild erstellen Windows 8 mit Installations-DVD wiederherstellen Sicherung des Systemstatus in Windows Erstellen eines Wiederherstellungsdatenträgers Datensicherung mit Zusatztools Datensicherung mit MOBackup und Outlook Backup Assistant Datensicherung mit Freeware Daten aus OST-Dateien wiederherstellen Profileinstellungen und -Konten sichern Einstellungen des Menübands (Ribbon) sichern Signaturen sichern und wiederherstellen Zertifikate sichern und wiederherstellen RSS-Feeds, Makros, Briefpapier und Vorlagen sichern Outlook reparieren und Probleme lösen Outlook startet nicht, weil Prozess noch aktiv ist Sichern der wichtigsten Bereiche für die Wiederherstellung Add-Ins untersuchen und deaktivieren Datendateien wiederherstellen Zusammenfassung

14 Inhaltsverzeichnis Teil E Outlook 2013 für Profis Makros und Formulare erstellen Eigene Formulare erstellen Entwicklertools aktivieren Eigene Formulare erstellen Formulare bearbeiten Formulare testen und veröffentlichen Benutzerdefinierte Seiten zu Formularen hinzufügen Steuerelemente zu Formularen hinzufügen Formulareigenschaften bearbeiten Formulare nutzen und als Standard festlegen Formularbereiche verwenden Mit InfoPath 2013 professionelle Formulare entwerfen Zusammenfassung Outlook 2013 mit Exchange Server 2013 und Office 365 verwenden Grundlagen zum Outlook- und Active Directory-Zugriff Autodiscover und AutoConnect mit Outlook Outlook Anywhere (RPC über HTTPS) Outlook Anywhere installieren und aktivieren Outlook 2013 für Outlook Anywhere Fehlerbehebung und Testen der Konnektivität von Outlook Anywhere Verbindung zu Outlook Anywhere testen Exchange Server 2010/2013-Mailtipps konfigurieren Office 365 Office aus der Cloud Was ist Office 365 überhaupt Arbeiten mit Office Gruppenarbeit in Office Outlook 2013 an Office 365 anbinden Sicherheit in Office 365 Smartphones anbinden Wartung und Überwachung von Office ipad, iphone und Office Fehlersuche in Office 365 mit kostenlosem MOSDAL-Toolkit Zusammenfassung Postfächer mit Office 365 und Exchange betreiben Postfachberechtigungen Verwalten von Rechten über Outlook Berechtigungen in der Exchange-Verwaltungsshell setzen Verwalten von Rechten über Outlook Stellvertreter in Outlook definieren Auf freigegebene Ordner und Postfächer zugreifen Zusätzliche Postfächer in Outlook öffnen s im Auftrag anderer Anwender senden

15 Inhaltsverzeichnis Adresslisten verwalten und verwenden Erstellen und Verwalten neuer Adresslisten Offlineadresslisten Adressbuchrichtlinien Verteilergruppen verwalten Anlegen einer neuen Verteilergruppe Nachrichtenmoderation für Verteilergruppen verwenden Gruppenmitgliedschaften leichter mit der Mitgliedschaftsgenehmigung verwalten Verteilergruppen in der Exchange-Systemsteuerung und Office 365 verwalten Grenzwerte von Postfachdatenbanken festlegen und in Outlook anzeigen Postfächer in PST-Dateien exportieren PST-Dateien mit Bordmitteln erstellen Microsoft Exchange PST Capture und Outlook Configuration Analyzer Tool (OCAT) Outlook Configuration Analyzer Tool (OCAT) Zusammenfassung Besprechungsanfragen und Ressourcen verwalten Besprechungsanfragen erstellen und verwalten Neue Besprechungsanfrage erstellen Der Terminplanungs-Assistent Besprechungen bearbeiten oder absagen Besprechungsanfragen beantworten und Kalender verwalten Beantworten von Besprechungsanfragen Kalenderautomatik Kalenderreparatur-Assistent (CRA) im Einsatz Calendar Checking Tool for Outlook (CalCheck) Kalender mit Calendar Checking Tool for Outlook prüfen Datenbanken mit neuen Cmdlets reparieren Raum- und Gerätepostfächer einsetzen Erstellen eines Ressourcenpostfachs Raumlisten erstellen und verwalten Kalendergruppen erstellen und verwenden Kalender über Assistenten freigeben und Rechte anpassen Kalender im Netzwerk freigeben Kalenderberechtigungen ändern Zusammenfassung Stichwortverzeichnis Der Autor Thomas Joos

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17 Vorwort 17

18 Vorwort Liebe Leserin, liebe Leser, Outlook 2013 bringt einige Neuerungen mit. Eine der wichtigsten ist die Anbindung von Outlook.com, Hotmail oder Windows Live über Exchange ActiveSync. So lassen sich Kontakte, Kalender und Aufgaben synchronisieren sowie Pushbenachrichtigungen versenden und s schneller abrufen. In diesem Buch gehen wir auf diese und etliche weitere Neuerungen von Outlook 2013 ein und zeigen Ihnen auch, wie Sie Ihre Kontakte mit Smartphones wie iphone, Android oder Windows Phone 7/8 synchronisieren. Und auch Tablet-PCs wie das ipad oder Surface werden im Zusammenhang mit Outlook 2013 nicht außen vor bleiben. Wir zeigen Ihnen in diesem Buch den Umgang mit Outlook 2013 und gehen auch auf notwendige Tools ein, die zum Beispiel bei der Datensicherung helfen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Outlook 2013 mit Exchange Server 2013, Office 365 oder kostenlosen Diensten wie Outlook.com, icloud oder Google Mail betreiben. Und auch den Datenaustausch zwischen diesen Diensten über Outlook 2013 werden wir im Detail behandeln. Erfahren Sie, wie Sie Outlook 2013 mit Windows 8 nutzen und optimal Outlook 2013, Windows 8 und Windows Phone 8 parallel betreiben. Lernen Sie Outlook 2013 kennen und produktiv nutzen. Ich selbst verwende bereits seit der Preview-Version Outlook 2013 im produktiven Einsatz. So konnte ich in der Praxis mit Office 365, Exchange Server 2013, icloud, Google Mail, Outlook.com, Hotmail und Windows Live arbeiten. Da ich auch Windows 8 und Windows Phone 8 produktiv einsetze und von iphone auf Windows Phone gewechselt bin, zeige ich Ihnen aus der realen Praxis, was es aus Profisicht alles zu wissen gibt. Mir selbst gefällt Outlook 2013 sehr gut und die Zusammenarbeit mit itunes funktioniert auch für Anwender, die nicht über die Cloud Daten austauschen wollen. Wer noch auf Clouddienste wie Sky- Drive oder icloud setzt, kann zusammen mit Outlook 2013, Outlook.com oder Office 365 sehr produktiv arbeiten. Mit Office 365 Home Premium wird Outlook auch für Privatanwender interessant und ich zeige Ihnen in diesem Buch ebenfalls, wie Sie Outlook 2013 optimal über Office 365 nutzen. Viel Spaß mit Outlook 2013 wünscht Ihr Thomas Joos 18

19 Teil A Einstieg in Outlook 2013 Kapitel 1 Neuerungen und Einstieg 21 Kapitel 2 Installation und erste Einrichtung 43 Kapitel 3 Erste Schritte mit Outlook Kapitel 4 s verwalten

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21 Kapitel 1 Einstieg in Outlook 2013 Neuerungen und Einstieg In diesem Kapitel: Neuerungen in Outlook Microsoft Office 2013-Editionen im Überblick 29 Systemvoraussetzungen für Microsoft Office 2013 und Outlook Archivierung, Unterhaltungen und QuickSteps Die Neuerungen 33 Zusammenfassung 41 21

22 Kapitel 1 Neuerungen und Einstieg Die neue Outlook 2013-Version bringt einige interessante Neuerungen mit, die Anwendern die Arbeit deutlich erleichtern sollen. Die Oberfläche hat Microsoft weiter verbessert und die Konfiguration vereinfacht. Outlook 2013 bietet weiterhin die effiziente Verwaltung von s per Anbindung an Exchange Server oder IMAP4 oder POP3-Postfächer. Auch die Verbindung zu - Diensten wie Outlook.com sind optimal möglich. Unternehmensanwender werden sich darüber freuen, dass Outlook 2013 kompatibel zu Exchange Server 2013 ist. In der neuen Exchange-Version verzichtet Microsoft auf MAPI und bindet Outlook über HTTPS an den Server. HINWEIS Setzen Sie Outlook 2007/2010 ein, können Sie direkt zu Outlook 2013 aktualisieren. Bei dem Vorgang übernimmt der Installations-Assistent alle Daten. Ältere Versionen können Sie nicht direkt zu Outlook 2013 installieren. Sie können aber nur 32-Bit- zu 32-Bit- Versionen und 64-Bit- zu 64-Bit-Versionen aktualisieren. Eine Aktualisierung von Outlook 2010 x86 zu Outlook 2013 x64 ist nicht möglich. Sie können Outlook 2007/2010 auch parallel zu Outlook 2013 einsetzen, allerdings immer in der gleichen Bit-Version. 32-Bit-Versionen können nicht parallel zu 64-Bit-Versionen im Einsatz sein. Sie können Office 2013 und damit auch Outlook 2013 auf Computern mit Windows 7 und Windows 8 installieren. Windows XP und Windows Vista gehören nicht zu den unterstützten Betriebssystemen für Office Außerdem können Sie Outlook 2013 an Exchange Server 2007/2010 und die neuen Versionen von Exchange Server 2013 anbinden. Ältere Versionen werden nicht unterstützt. Exchange Server 2013 unterstützt nur Outlook 2007/2010 und Outlook 2013, keine älteren Versionen von Outlook. Setzen Sie ältere Versionen von Exchange ein, müssen Sie das Postfach über IMAP4 oder POP3 anbinden. Über diese Protokolle unterstützt Outlook 2013 auch Exchange Server Das Erste, was nach dem Start auffällt, ist die neue, in Grau/Weiß gehaltene Oberfläche. Die Bedienelemente sind allerdings weitgehend noch da, wo sie auch in Outlook 2010 waren. Zwischen , Kalender und Kontakte schalten Sie in Outlook 2013 im unteren Bereich um. Die Bedienung ähnelt der von Windows 8, allerdings sticht die Kacheloptik nicht hervor. 22

23 Neuerungen in Outlook 2013 Abbildg. 1.1 Die neue Oberfläche von Outlook 2013 Einstieg in Outlook 2013 Neuerungen in Outlook 2013 In diesem Abschnitt gehen wir auf Neuerungen und wichtige Grundlagen zu Outlook 2013 ein. Office 2013 und auch Outlook 2013 stehen neben einer 32-Bit-Version auch als 64-Bit-Software zur Verfügung. Allerdings ist der Einsatz nur dann sinnvoll, wenn Sie zum Beispiel sehr große Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken nutzen. In den meisten Fällen reicht für PCs auch dann die 32-Bit-Version von Outlook 2013 aus, wenn Sie mit 64- Bit-Versionen von Windows 7/8 arbeiten. Outlook 2013 unterstützt Windows 8 und ist auch als Kachel auf der Startseite verfügbar. Allerdings wird das Programm weiterhin auf dem Desktop ausgeführt. Es handelt sich bei den Office 2013-Anwendungen nicht um spezielle Windows 8-Apps, die immer im Voll- 23

24 Kapitel 1 Neuerungen und Einstieg bild arbeiten. Anwender von Vorgängerversionen kommen auch mit Outlook 2013 schnell zurecht. An der eigentlichen Bedienung hat sich wenig geändert. TIPP Für Anwender in Exchange-Umgebungen ist interessant zu wissen, dass sich mit Outlook 2013 mehrere Exchange-Konten gleichzeitig anbinden lassen. Dies bedeutet, dass die Verbindung zu mehreren Exchange-Postfächern parallel möglich ist, ohne den Weg über das Öffnen von zusätzlichen Postfächern gehen zu müssen. Außerdem lassen sich simultan mehrere IMAP, POP3 und Windows Live-Konten betreiben. Auch Google Mail (Gmail) und Outlook.com lassen sich problemlos anbinden. Outlook Web App in Exchange Server 2013 hat ein ähnliches Aussehen und eine ähnliche Bedienung wie Outlook Skype und Outlook 2013 arbeiten enger zusammen. Aus Outlook-Kontakten können Sie direkt über Skype telefonieren. In Kapitel 7 gehen wir ausführlicher auf dieses Thema ein. Befindet sich in einer eine Adresse, können Sie über Bing einen Kartenausschnitt anzeigen lassen. Die -Ansicht sowie die Funktionen zum Löschen oder Kennzeichnen von s hat Microsoft verbessert (siehe Kapitel 4). Abbildg. 1.2 Die neue -Liste in Outlook 2013 Ungelesene s zeigt Outlook 2013 mit einer fett formatierten Betreffzeile sowie einem blauen Balken am linken Rand an. So erkennen Sie schneller, welche s noch nicht gelesen wurden. 24

25 Neuerungen in Outlook 2013 Abbildg. 1.3 Anzeige ungelesener Nachrichten in Outlook 2013 Einstieg in Outlook 2013 TIPP Klicken Sie auf den Balken einer Nachricht im linken Bereich der Posteingangsliste, können Sie s wieder als ungelesen markieren. Fahren Sie mit der Maus nach rechts, können Sie s löschen oder kennzeichnen. Über den oberen Bereich können Sie über einen Klick zwischen der Ansicht von gelesenen und ungelesenen Nachrichten umschalten. Wie viele Zeilen einer neuen Outlook 2013 anzeigen soll, steuern Sie auf der Registerkarte ANSICHT über das Dropdownmenü zur Schaltfläche Nachrichtenvorschau. Abbildg. 1.4 Anpassen der Nachrichtenvorschau in Outlook 2013 Auf s anworten können Sie jetzt direkt im Lesebereich. Dazu muss kein neues Fenster geöffnet werden, sondern Sie können alle notwendigen Angaben im Lesebereich durchführen. Wechseln Sie zu einer anderen , sind die Änderungen aber nicht verloren, sondern Outlook speichert die s als Entwurf und kennzeichnet sie auch entsprechend. 25

26 Kapitel 1 Neuerungen und Einstieg Abbildg s lassen sich in Outlook 2013 direkt über den Lesebereich beantworten Ebenfalls eine neue Option zum Beantworten von s ist die Anlagenerinnerung. Outlook kann Anwender warnen, dass unter Umständen eine Anlage fehlt, bevor der Versand erfolgt. Die Option ist standardmäßig deaktiviert, lässt sich in den Optionen auf Wunsch aber aktivieren. Outlook 2013 erkennt, wenn Add-Ins nicht stabil funktionieren, und beendet diese automatisch. Sie können diese Einstellung entweder in den Optionen anpassen (Add-Ins) oder mit Richtlinien vorgeben. Die Einstellungen finden Sie über Benutzerkonfiguration/Administrative Vorlagen/Microsoft/Outlook 2013/Miscellaneous. Sie müssen dazu aber die Gruppenrichtlinienvorlagen für Office 2013 integrieren und auf den Clients Windows 8 Pro/ Enterprise einsetzen. Die Gruppenrichtlinienvorlagen für Office 2013 finden Sie auf der Seite Wenn Sie Outlook 2013 im Cachemodus an Exchange anbinden, können Sie über einen Schieberegler festlegen, in welchem Zeitraum aus der Vergangenheit das -Programm s mit dem Exchange-Postfach synchronisieren soll. Abbildg. 1.6 Festlegen der Synchronisierung von Outlook 2013 beim Betrieb mit einem Exchange Server 26

27 Neuerungen in Outlook 2013 Abbildg. 1.7 Fahren Sie mit der Maus über die verschiedenen Funktionen , Kalender, Personen und Aufgaben im unteren Fensterbereich, blendet Outlook eine Vorschau ein und Sie können ohne die Ansicht zu verlassen mit den wichtigsten Bereichen arbeiten. Vorschau des Kalenders in der -Ansicht Einstieg in Outlook 2013 Im Navigationsbereich auf der linken Seite, jetzt Ordnerbereich genannt, können Sie per Drag & Drop die Reihenfolge von Ordnern an Ihre Bedürfnisse anpassen (siehe Kapitel 4). Abbildg. 1.8 Anpassen der Anzeige von Ordnern Um Outlook 2013 mit Hotmail, Windows Live oder dem neuen Dienst Outlook.com zu verbinden, ist kein zusätzlicher Connector mehr notwendig. Diese Dienste lassen sich ohne Add-Ins und Softwareinstallationen über Exchange ActiveSync anbinden (siehe Kapitel 3). 27

28 Kapitel 1 Neuerungen und Einstieg Abbildg. 1.9 Outlook.com, Windows Live oder Hotmail lassen sich effizient an Outlook 2013 anbinden Im Kalender sehen Sie bei aktiver Internetverbindung für die Tage automatisch einen Wetterbericht. Sie müssen dazu nichts konfigurieren oder installieren, die Funktion ist bereits standardmäßig aktiv. Das ist vor allem für die Terminplanung für externe Besprechungen hilfreich. Abbildg Outlook 2013 bietet einen integrierten Wetterbericht TIPP Die Einstellungen zum Wetterbericht, zum Beispiel die Umstellung von Fahrenheit zu Celsius nehmen Sie über DATEI/Optionen unter Erweitert/Kalender/Wetter vor. Auch wenn Microsoft viele Verbesserungen vorgenommen hat, finden sich Anwender prompt zurecht und erreichen in der Oberfläche schnell alle wichtigen Bereiche. Microsoft hat dazu die bereits mit Office 2007 (dort noch unter der Bezeichnung»Multifunktionsleiste«) eingeführte Menüband-Oberfläche (Ribbon) in Outlook weiter verbessert. Das Menüband ersetzt die traditionellen Menüs und Symbolleisten durch ein modernes und übersichtliches Layout von Befehlen, die in Registerkarten angeordnet sind. In Office 2013 verfügt jede Anwendung über ein Menüband. Dieses ist anpassbar, sodass Sie diese entsprechend Ihrer Arbeitsweise optimal anpassen können. Im oberen Bereich finden Sie verschiedene Registerkarten. Einstellungen finden Sie nicht mehr über die 28

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