Zeitmanagement. Gefördert vom. Ein Trainingskurs für Fachschüler/innen. Bundesministerium für Gesundheit und Soziale Sicherung

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1 Gefördert vom Bundesministerium für Gesundheit und Soziale Sicherung Zeitmanagement Ein Trainingskurs für Fachschüler/innen zeitmanagement_version_a_1_6.doc

2 Inhalt Vorwort 1 Eingangstest zum eigenen Umgang mit Zeit 3 Was ist Zeitmanagement? 5 Ihre Ziele 8 Phantasiereise 11 Zielanalyse 12 Ihr persönlicher Zielvertrag 13 Untergliederung von langfristigen Zielen 14 Salamitaktik 15 Voraussehen von Schwierigkeiten 17 Planungsmethoden 18 Test 18 Aufgaben und Termine 20 Die Aufgabenliste 24 ABC-Analyse 25 Wochen- und Tagesplanung 28 Alpen-Methode 28 Die konkrete Planung 30 Wochenplan 30 Tagesplan 31 Umfrage bei Fachschülern 32 zeitmanagement_version_a_1_6.doc

3 Zeitdiebe 33 Selbsteinschätzung 33 Zeitdieb: falsche Organisation 34 Zeitdieb: Ablenkung 35 Zeitdieb: Störungen 36 Zeitdieb: Aufschieben 37 Zeitdieb: Grübeln 38 Ihre persönlichen Zeitdiebe 38 Life Balance 39 Ihre persönliche Leistungskurve 42 Pausen 43 Sich selbst motivieren 44 Kopiervorlagen 46 Mein persönlicher Zielvertrag 46 Zielsetzung mit Teilschritten 48 Aufgabenliste 49 Wochenplan 50 Tagesplan 51 Literatur 52 zeitmanagement_version_a_1_6.doc

4 Vorwort Sie haben ein Ziel! Sie haben sich entschlossen, die Fachschule für Wirtschaft bzw. Technik zu besuchen. Herzlichen Glückwunsch! Nun gehören Sie zu den Menschen, die sich ein Ziel in ihrem Leben gesetzt haben. Das ist der erste Schritt zu mehr Zufriedenheit und Glück. Dieses Modul soll Ihnen helfen Ihre Weiterbildung so zu organisieren, dass Sie genügend Zeit haben: Zeit für Ihre Arbeit Zeit für Ihre Familie Zeit für Ihre körperliche Fitness Zeit für Ihre neue Weiterbildung Warum dieser Kurs? Menschen, die neben ihrem Beruf eine Weiterbildung begonnen haben, mussten nach einiger Zeit feststellen, dass sie irgendwann nicht mehr wussten, was sie zuerst und was sie zuletzt machen sollten. Sie hatten keine Zeit mehr für ihre Freunde, und die Familie beschwerte sich. Sie waren ständig müde und fühlten sich gestresst. Ihr Problem war: Sie hatten keine Zeitplanung. Damit es Ihnen nicht auch so ergeht, wurde dieser Zeitmanagement-Kurs geschrieben. Denn es ist sehr enttäuschend, wenn man ein Ziel, das man mit viel Begeisterung ansteuert, nach einiger Zeit aufgeben muss. Umdenken Vielleicht müssen Sie am Anfang dieses Selbstlernkurses umdenken. Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die Arbeiten immer bis zum Schluss aufgeschoben haben und so ganz schön unter Druck kamen. Vielleicht gehören Sie auch zu den Menschen, die sagen: Ich brauche keinen Zeitplan. Das ist mir zu viel Arbeit. Ich schaffe das auch so. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 1

5 Sich selber besser kennen lernen In diesem Kurs lernen Sie Ihr eigenes Arbeitsverhalten und Ihre Zeiteinteilung besser kennen. Sie lernen, sich selbst zu managen. Das bedeutet konkret: Ich kenne mich und weiß, mit welchen Dingen ich meine Zeit verschwende und vor welchen Aufgaben ich weglaufe. Ich kenne meine persönlichen Bedürfnisse privat und bei der Arbeit. Ich nutze verschiedene Planungsmethoden, die mir helfen, stressfrei und zufrieden meinen Alltag zu gestalten. Der folgende kleine Test zeigt Ihnen, wie Sie heute mit Ihrer Zeit umgehen. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 2

6 Eingangstest zum eigenen Umgang mit Zeit Ich habe mir schon oft aber vergeblich vorgenommen, mehr Ordnung und System in meinen Tagesablauf zu bringen. Ich erledige häufig Dinge in der letzten Minute". Langweilige Pflichten schiebe ich gern vor mir her. Ich suche häufiger Unterlagen. stimmt 3 Punkte stimmt teilweise 2 Punkte stimmt nicht 1 Punkt Ich vergesse gelegentlich Termine oder Aufgaben. Ich mache oft mehrere Dinge gleichzeitig. Ich nehme mir oft zu viel auf einmal vor. Manchmal kann ich mich nicht konzentrieren. Ich lasse mich oft bei meiner Arbeit stören. Manchmal bin ich unpünktlich. Mein Schreibtisch ist oft unordentlich, aber ich finde alles, was ich brauche. Ich gerate oft unter Zeitdruck. Ich ändere manchmal meinen Tagesablauf, je nachdem, wie ich mich fühle. Ich plane nicht gerne im Voraus. Ich weiß oft nicht, was ich zuerst machen soll. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 3

7 Auswertung Punkte Sie gehen noch ziemlich planlos mit Ihrer Zeit um. Dieser Selbstlernkurs ist ganz wichtig für Ihren Erfolg. Die Methoden, die in diesem Modul vorgestellt werden, werden Ihnen helfen, Ihre Aufgaben besser zu erledigen. Außerdem wird es Ihnen gelingen, Ihre Selbstdisziplin zu verbessern Punkte In einigen Bereichen gehen Sie bereits gut mit Ihrer Zeit um. Sie sind aber nicht konsequent genug, um damit dauerhaft Erfolg zu haben. Achten Sie beim Durcharbeiten dieses Moduls darauf, welche Methoden Sie in Ihre Planung einbauen können Punkte Sie können schon sehr gut mit Ihrer Zeit umgehen. Die meisten der folgenden Methoden werden Sie unbewusst oder bewusst schon anwenden. Vielleicht gilt für Sie auch: Weniger Planung führt auch zum Erfolg. Überlegen Sie beim Durcharbeiten dieses Moduls, ob Sie Ihre Planung noch vereinfachen können. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 4

8 Was ist Zeitmanagement? Das Wort Zeitmanagement besteht aus zwei Worten: Zeit und Management. Verknüpft man diese beiden Worte geht es also darum, einen eigenen Umgang mit der Zeit zu finden. Jeder Mensch fühlt Zeit anders. Sie kennen das: Ein Termin beim Zahnarzt scheint ewig zu dauern, eine Verabredung mit einem netten Freund oder einer Freundin vergeht wie im Fluge. Die Zeit jedoch bleibt immer die gleiche. Der Tag hat 24 Stunden, 8 Stunden davon schlafen wir in der Regel. Es bleiben also 16 Stunden, die wir jeden Tag zur Verfügung haben. Diese Stunden sind jeden Tag einmalig für uns. Sie kehren nie zurück. Wenn Sie beginnen, sich mit Zeitmanagement zu beschäftigen, besteht der erste Schritt darin, dass Sie sich den Wert Ihrer Zeit bewusst machen. Bei den Indianern gibt es einen Spruch, der sinngemäß so lautet: Wir leben so, als hätten wir noch ein zweites Leben in der Hosentasche. Konkret heißt das, wir erkennen nicht, wie wertvoll unsere Zeit ist. Carpe diem sagten die alten Römer. Das bedeutet Nutze den Tag. Zeitmanagement könnte also auch heißen: Ich will sorgfältiger mit meiner Zeit, auch mit meiner Lebenszeit umgehen. Wenn ich diesen Entschluss gefasst habe, habe ich eine neue innere Einstellung gewonnen. In diesem Modul werden Sie Methoden kennen lernen, wie Sie Ihre eigene Zeit bewusster wahrnehmen und sie optimal nutzen. Eine Weiterbildung neben Ihrem Beruf zu beginnen, ist eine große Herausforderung für Sie. Wie Sie in Zukunft mit Ihrer eigenen Zeit umgehen, wird den Erfolg Ihrer neuen Weiterbildung stark beeinflussen. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 5

9 Als es in den 80er Jahren die Anfänge des Zeitmanagements gab, verstand man darunter, möglichst viel in wenig Zeit zu schaffen. Diese Einstellung hat sich heute geändert. Heute geht es darum, dass man mit seiner eigenen Zeit bewusst umgeht und dass man sich nicht von äußeren Einflüssen steuern lässt. Sie kennen alle die Anforderungen, die Ihr Beruf mit sich bringt. Im beruflichen Bereich ist man zu einem großen Teil fremdbestimmt, das heißt, man muss das tun, was von anderen vorgeschrieben wird. Aber auch hier hat man einen Spielraum: Man kann sich z.b. überlegen, wann man eine Aufgabe am sinnvollsten macht. Machen Sie sich klar, dass Sie mit einem eigenen Zeitmanagement einen neuen Abschnitt in Ihrem Leben beginnen. Sie werden sich bewusst entscheiden, was Sie verändern wollen. Zeitmanagement bedeutet auch eine Balance (= Gleichgewicht) zwischen Beruf, Weiterbildung, Familie und persönlichen Kontakten und den Bedürfnissen Ihres Körpers (nach Sport, nach Entspannung und Ruhe) herzustellen. Wenn Ihnen diese Balance gelingt, werden Sie mit Ihrer Weiterbildung nicht in Stress geraten und diese Zeit des Lernens als wertvolle, Gewinn bringende Zeit ansehen. Zum Zeitmanagement gehört das Wissen um die Bedeutung der eigenen Zeit und eine genaue Planung Ihrer Zeit. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 6

10 Warum ist eine Zeitplanung so wichtig? Vielleicht gehören Sie auch zu den Menschen, die sich zu Beginn einer neuen Aufgabe zu viel vornehmen. Sie nehmen sich fest vor, regelmäßig früher aufzustehen, bessere Noten zu erreichen, freie Stunden besser auszunutzen. Nach kurzer Zeit stellen Sie aber fest, dass Sie wieder in Ihre alten Gewohnheiten verfallen. Sie haben ein schlechtes Gewissen, wenn Sie sich mit Freunden treffen, anstatt zu arbeiten. Sie schaffen gerade nur Ihr Pflichtprogramm, obwohl Sie das Gefühl haben, andauernd zu lernen. Sie haben immer größere Mühe, mit dem Lernen zu beginnen, schieben Aufgaben vor sich her und geraten immer mehr unter Druck. Spätestens in diesem Moment wird klar, dass Sie Ihre Einstellung: ;Ich weiß, dass meine Zeit einmalig ist auch in konkrete Verhaltensgewohnheiten in Ihrem Alltag umsetzen müssen. Dies ist der schwierigste Schritt. Wir halten lieber an Gewohntem fest und weigern uns Neues auszuprobieren. Das nennt man dann die Macht der Gewohnheit. Dagegen hilft nur eins: Sie müssen bereit sein umzudenken und Neues auszuprobieren. Mit der Entscheidung, eine Weiterbildung zu beginnen, haben Sie gezeigt, dass Sie offen sind für Neues. Da ist es dann nur ein kleiner Schritt, einen neuen Umgang mit Ihrer Zeit zu wagen. Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Zeit gut zu planen, werden Sie auch nach ein paar Monaten noch Spaß an Ihrer Weiterbildung haben. Sie werden Zeit einsparen, die Sie dann für andere Dinge, die Sie gern tun, haben. Und haben Sie keine Angst, dass die Planungsmethoden zu kompliziert sind und viel Zeit in Anspruch nehmen. Beim Durcharbeiten des Moduls werden Sie sehen: Nur 10 Minuten konzentrierte Planung am Tag können Ihnen im besten Fall sogar 2 freie Stunden bescheren. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 7

11 Ihre Ziele Erinnern Sie sich, ganz am Anfang dieses Kurses haben wir Ihnen gratuliert, weil Sie beschlossen haben, die Fachschule zu besuchen, um einen neuen beruflichen Abschluss zu erlangen. Damit dies aber nicht nur ein Wunsch bleibt, ist es wichtig, die Bedeutung von Zielen bei der Zeitplanung näher zu betrachten. Zunächst einmal muss man Ziele von Wünschen und Absichten unterscheiden. Dazu folgendes Beispiel: Wunsch Absicht Ich würde mich gerne weiterbilden. Ich werde mich weiterbilden. Zielformulierung Ich werde bis die Fachschule besuchen und meinen Abschluss als machen. Ihre Zeitplanung hängt stark davon ab, ob Ihre Wünsche und Ihre Ziele übereinstimmen. Betrachten Sie dazu drei Beispiele und klären Sie dabei folgende Fragen: 1. Welche Wünsche haben die Personen? 2. Haben die Personen klare Zielvorstellungen? Beispiel A Peter schiebt es schon lange vor sich her, eine Aufgabe im Fach Kommunikation zu machen. Er weiß aber, dass er sie am Ende des Halbjahres abgeben muss. Manchmal hat er Zweifel, ob die Weiterbildung in der Fachschule überhaupt das Richtige für ihn ist. Er hofft, dass er das mit der Zeit schon merken wird. Ihr Kommentar: zeitmanagement_version_a_1_6.doc 8

12 Beispiel B Petra weicht Situationen gerne aus, die sie unangenehm findet. Sie hat Probleme mit einem Lehrer, aber sie traut sich nicht, ihn anzusprechen. Dafür hat sie tagelang Bauchschmerzen, wenn sie nur an den Lehrer denkt. Schließlich sagt sie zu ihrer Freundin, die auch die Fachschule besucht: Wenn du mitkommst, vereinbare ich für Samstag einen Termin mit dem Lehrer. Wenn du dabei bist, fällt es mir leichter, mit ihm zu sprechen. Ihr Kommentar: Beispiel C Svenja hatte in der letzten Zeit sehr viel zu tun. Deshalb hat sie keinen Sport mehr gemacht und fühlt sich ganz schlapp. Eines Tages sagt sie zu ihrer Freundin auf einer Party: Ab morgen mache ich wieder Sport. So kann es nicht weitergehen. Die Freundin fragt, welchen Sport Svenja machen wolle. Sie antwortet, dass sie vielleicht joggen wolle. Dann wechseln die beiden das Thema. Ihr Kommentar: zeitmanagement_version_a_1_6.doc 9

13 Kommentar zu Beispiel A Peter weiß nicht genau, ob er die Weiterbildung überhaupt zu Ende machen will. Er setzt sich nicht mit seinen wirklichen Wünschen auseinander und schiebt deshalb wichtige Aufgaben auf. Mit dieser Einstellung wird er nicht erfolgreich sein. Kommentar zu Beispiel B Petra hat beschlossen, ihr Problem zu lösen und sie weiß auch wie. Sie nimmt die Freundin als Hilfe und legt sich fest, wann sie mit dem Lehrer sprechen wird. Sie wird ihr Ziel erreichen, weil sie ihren Wunsch (nicht alleine hingehen) berücksichtigt und auch einen genauen Termin festlegt. Kommentar zu Beispiel C Svenja sagt zwar, dass sie ab morgen wieder Sport machen wolle, aber sie legt sich nicht genau fest. Vielleicht joggen ist nicht konkret. Sie hat zwar einen Wunsch formuliert, aber sie hat für sich selbst kein klares Ziel vor Augen. Was können Sie aus den Beispielen lernen? Wenn Sie mit Ihrer Zeitplanung Erfolg haben wollen, müssen Sie überprüfen ob Ihre Ziele mit Ihren Wünschen übereinstimmen und ob Ihre Ziele erreichbar und messbar sind o (Messbar bedeutet: Wie können Sie feststellen, dass Sie Ihr Ziel auch erreicht haben?) ob Ihre Ziele einen zeitlichen Rahmen haben (Bis wann wollen Sie etwas erreichen?) Schreiben Sie nun Ihr persönliches Ziel auf: zeitmanagement_version_a_1_6.doc 10

14 Phantasiereise Sie müssen jetzt Ihr Ziel fest in Ihrem Unterbewusstsein verankern. Machen Sie dazu die folgende kleine Phantasiereise. Schritt 1 Setzen Sie sich entspannt hin. Schließen Sie die Augen und atmen Sie ein paar Mal tief ein und aus. Denken Sie an Ihr Ziel. Vor Ihrem inneren Auge tauchen Bilder auf. Lassen Sie alles zu, was jetzt kommt: Sie haben Ihre Weiterbildung in der Fachschule beendet und mit gutem Erfolg abgeschlossen. Wie sieht Ihr neuer Arbeitsplatz aus? Wo befinden Sie sich? Wie sehen Sie aus? Wer ist bei Ihnen? Wie geht es Ihnen? Wenn keine neuen Bilder mehr kommen, beenden Sie Ihre Phantasiereise. Schritt 2 Nehmen Sie ein Blatt Papier und einige Buntstifte. Schreiben Sie auf oder zeichnen Sie, was Sie gesehen haben. Vielleicht haben Sie am Ende eine Wunschliste oder ein buntes Bild vor sich. Wenn es eine Wunschliste ist, könnte sie z.b. so aussehen: Heute in 5 Jahren Ich habe meinen Abschluss als gemacht. Ich befinde mich in Wenn Sie ein Bild gezeichnet haben, hängen Sie es an eine Stelle, an der Sie es immer sehen können. Sie können Ihre Wunschliste und Ihr Bild immer wieder ergänzen, wenn sich an dem Bild, wie Sie in 5 Jahren sein wollen, etwas geändert hat. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 11

15 Zielanalyse Sie wissen nun, was Sie wollen. Sie haben sich fest entschlossen, Ihre ganze Kraft für Ihr Ziel einzusetzen. Sie müssen jetzt den Weg zu Ihrem Ziel näher untersuchen. Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen. 1. Welche Stärken habe ich, um mein Ziel zu erreichen? 2. Welche Schwächen habe ich, die mich hindern könnten, mein Ziel zu erreichen? 3. Welche Vorteile habe ich, wenn ich mein Ziel erreicht habe? 4. Wer oder was kann mir helfen, mein Ziel zu erreichen? 5. Wer oder was kann mich hindern, mein Ziel zu erreichen? zeitmanagement_version_a_1_6.doc 12

16 Auswertung Betrachten Sie nun Ihre Antworten, besonders zu Frage 2 und 5. Vielleicht haben Sie bei Frage 2 aufgeschrieben, dass Sie dazu neigen, Dinge immer wieder aufzuschieben, oder Sie wissen, dass Ordnung ein Problem für Sie ist. Nehmen Sie ein Stück Pappe, schneiden Sie 2 Kreise aus und notieren Sie die Worte aufschieben und Ordnung mit farbigem Stift groß auf die Kreise. aufschieben Ordnung Hängen Sie die Kreise an Ihre Pinnwand, damit Sie nicht vergessen, dass hier Ihre persönlichen Feinde lauern. Auf dem Weg zu Ihrem Ziel müssen Sie diese beiden Punkte im Auge behalten. In diesem Kurs werden Sie unter dem Punkt Planungsmethoden bereits Anregungen finden, wie Sie diese Probleme in den Griff bekommen. Wenn Sie bei Frage 5 Hindernisse auf dem Weg zu Ihrem Ziel notiert haben, schreiben Sie diese ebenfalls groß auf einen Kreis. Unter dem Punkt Life Balance (S.39) finden Sie vielleicht Möglichkeiten, diese Hindernisse zu überwinden. Ihr persönlicher Zielvertrag Wenn Sie dieses Modul zum Zeitmanagement durchgearbeitet haben, sollen Sie zeigen, wie ernst es Ihnen mit Ihrem Ziel ist. Schließen Sie einen persönlichen Zielvertrag mit sich selbst. Im Anhang finden Sie ein Vertragsformular. Füllen Sie es aus und hängen Sie den Vertrag an eine gut sichtbare Stelle. Erzählen Sie Ihrer Familie und Ihren Freunden, welches Ziel Sie sich gesetzt haben. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 13

17 Untergliederung von langfristigen Zielen Sie haben sich das Ziel gesetzt, staatlich geprüfter Techniker oder Betriebswirt zu werden. Vielleicht denken Sie manchmal: Wie soll ich das schaffen?! Um Ihr Ziel erreichbarer zu machen, ist es notwendig, dass Sie Ihr Ziel in Teilziele untergliedern. Wir stellen Ihnen dazu zwei Methoden vor. Doch zunächst ein Beispiel: Wenn Sie einen großen Berg besteigen wollen, sehen Sie den Gipfel vor sich. Wenn Sie noch ganz unten stehen, denken Sie vielleicht: Das schaffe ich nie! Dann schauen Sie auf Ihre Wanderkarte. Dort wird der Weg beschrieben, und es sind auch Raststationen angegeben. Sie beschließen zunächst zur 1. Hütte zu wandern, dann zur 2. usw. So haben Sie Ihr Ziel in Teilziele untergliedert. Jetzt ist der Gipfel nicht mehr so unerreichbar. Und an jedem Teilziel sind Sie Ihrem großen Ziel, dem Gipfel, ein wenig näher gekommen. Außerdem gibt Ihnen die Wanderkarte genaue Beschreibungen, wie schwierig der Weg ist und welche Ausrüstung Sie brauchen. Sie nennt Ihnen die Methode. Genauso wie der Wanderer können Sie Ihre Weiterbildung in Teilziele unterteilen. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 14

18 Methode 1: die Salami -Taktik Wie bei einer Salamiwurst schneidet man immer kleine Scheiben ab, bis man am Ende der Wurst angekommen ist. Diese Salami - Taktik erfolgt in 4 Schritten: 1 Ziele formulieren, die man am Ende erreicht haben will 2 Zwischenziele formulieren 3 Handlungen zur Zwischenziel-Erreichung bestimmen 4 Handlungen planen Aufgabe Ordnen Sie die nachfolgenden Punkte den 4 Schritten zu. Britta eine Mail schreiben, um gemeinsame Übungstermine zu vereinbaren im Fach Kommunikation auf dem Jahreszeugnis mindestens eine 2 haben jede Woche mindestens 2 Stunden Kommunikation üben alle Aufgaben des Selbstlernmaterials umfassend lösen zeitmanagement_version_a_1_6.doc 15

19 Lösung 1. Ziele formulieren: Im Fach Kommunikation auf dem Jahreszeugnis mindestens eine 2 haben 2. Zwischenziele formulieren: Alle Aufgaben des Selbstlernmaterials richtig lösen 3. Handlungen zur Zwischenziel-Erreichung bestimmen: Jede Woche mindestens 2 Stunden Kommunikation üben 4. Handlungen planen: Britta eine Mail schreiben, um gemeinsame Übungstermine zu vereinbaren Tipp Setzen Sie sich für einzelne Unterrichtsfächer in regelmäßigen Abständen Ziele und Teilziele und schreiben Sie auf, wie Sie die Teilziele erreichen können. Gehen Sie nach den 4 Schritten vor und kontrollieren Sie am Ende eines Zielzeitraums, was Sie geschafft haben. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 16

20 Methode 2: Schwierigkeiten voraussehen Um die Handlungen, die Sie bei der Salamitaktik aufgeschrieben haben, genauer zu planen, können Sie nach folgendem Muster vorgehen: Zielsetzung mit Teilschritten Aufgabe: Präsentation BWL in 4 Wochen Zielsetzung: Ich will meine Präsentation bis zum fertig gestellt und eingeübt haben Teilschritte mögliche Schwierigkeiten Maßnahmen 1. Im Internet/BWL-Buch nach Informationen zum Thema suchen zu wenig oder nicht brauchbare Informationen Fachlehrer fragen 2. Material auswerten, bestimmen, was im Vortrag vorkommen soll. 3. Gliederung der Präsentation in Einzelschritten ausarbeiten 4.Visualisierung planen zu viel Material Was ist wesentlich? Einstieg finden Probleme bei der Grafikerstellung Orientierend lesen, Schlüsselwörter aufschreiben Interesse der Zuhörer überlegen, in Stichworten formulieren Hans um Hilfe bitten 5.Ablaufplan erstellen 6. Zusammenfassung für Mitschüler erstellen und kopieren 7.Präsentation einüben Präsentation zu lang Kürzungen vornehmen 8. mögliche Schülerfragen Ein Muster hierzu finden Sie im Anhang. Antworten dazu überlegen zeitmanagement_version_a_1_6.doc 17

21 Planungsmethoden In diesem Kapitel werden Sie lernen, wie Sie mit Hilfe von Aufgabenlisten und Tageskalendern - zwei Grundwerkzeugen der Zeitplanung - Ihre Zwischenziele auch wirklich umsetzen. Je eher Sie mit diesen beiden Methoden beginnen zu arbeiten, um so schneller gewöhnen Sie sich an eine feste Planung. Bevor Sie erfahren, wie Sie Ihre Planung konkret machen können, überlegen Sie einmal, welche Gewohnheiten Sie bisher mit Aufgaben und Terminen haben. Der nachfolgende Fragebogen kann Ihnen dabei helfen. (Achten Sie darauf, dass die Punktzahl bei den einzelnen Fragen unterschiedlich angegeben ist.) trifft zu trifft oft zu trifft nie zu Ich mache mir immer Zettel, wenn mir etwas Wichtiges einfällt, das erledigt werden muss. Diese habe ich immer bei mir. 3 Punkte 2 Punkte 1 Punkt Ich denke oft darüber nach, wie ich mich besser organisieren kann, aber es ändert sich nichts. 1Punkt 2 Punkte 3 Punkte Ich schätze die voraussichtliche Zeitdauer meiner Aktivitäten immer ein. 3 Punkte 2 Punkte 1 Punkt Ich nehme mir selten die Zeit zu überlegen, was ich am nächsten Tag tun muss. 1 Punkt 2 Punkte 3 Punkte Ich habe einen guten Überblick über langfristige Aktivitäten und Einzeltermine. 3 Punkte 2 Punkte 1 Punkt Ich versäume oft, mich früh genug um langfristig wiederkehrende Termine (z.b. Geburtstage) zu kümmern. 1 Punkt 2 Punkte 3 Punkte Ich halte das, was ich mir für den Tag vorgenommen habe, auch dann ein, wenn ich schlechte Laune habe. 3 Punkte 2 Punkte 1 Punkt Ich trage in meinen Kalender feste Termine und Verabredungen ein. Alles andere schreibe ich mir nicht auf. 1 Punkt 2 Punkte 3 Punkte Punktzahl Insgesamt zeitmanagement_version_a_1_6.doc 18

22 Auswertung 8 bis 15 Punkte: Sie müssen an Ihrer Aufgabenplanung arbeiten. Was wollen Sie ab heute ändern? 16 bis 21 Punkte Ihre Aufgabenplanung ist schon ganz gut, aber Sie können sich Ihre Arbeit noch erleichtern, wenn Sie genauer planen. 22 bis 24 Punkte Herzlichen Glückwunsch! Ihre Aufgabenplanung ist gut! Wenn Sie bei dem Test nur wenige Punkte erreicht haben, ist es ganz wichtig, dass Sie die Anregungen dieses Moduls wirklich ernst nehmen und Ihre Planungsgewohnheiten ändern. Wenn Sie bereits viele Punkte erreicht haben, zeigt das, dass sie bereits gewohnt sind, gut zu planen. Die folgenden Übungen können aber auch Ihnen helfen, Ihre Planungen noch besser zu strukturieren. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 19

23 Aufgaben und Termine Zunächst einmal müssen Sie zwischen Terminen und Aufgabenlisten unterscheiden. Termine sind Zeitpunkte, zu denen Sie bestimmte Aufgaben erledigt haben müssen. Aufgabenlisten helfen Ihnen, einen Überblick zu bekommen, bis wann welche Aufgaben fertig sein müssen. Der Erfolg Ihrer Planung hängt davon ab, wie gut Sie es schaffen, Aufgaben so einzuteilen, dass Sie diese zu den festgelegten Terminen auch schaffen können. Doch betrachten Sie zunächst einige Beispiele und überlegen Sie, ob die Personen einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben der nächsten Monate und Wochen haben. Beispiel A Thomas schreibt sich während seiner Weiterbildung zum Techniker alle beruflichen Termine und die Termine der Fachschule auf. Außerdem plant er feste Zeiten ein, wann er Hausaufgaben und Selbstlernmaterial bearbeiten will. Andere Aufgaben, z.b. Privates, erledigt er ohne Plan. Als am Ende des Halbjahrs die Klausuren geschrieben werden sollen, kommt er trotzdem unter Zeitdruck. Die eingeplante Zeit reicht nicht aus, und außerdem haben zwei Familienmitglieder im Juni Geburtstag. Ihr Kommentar: zeitmanagement_version_a_1_6.doc 20

24 Beispiel B Martina hat große Angst, etwas zu vergessen. Sie hat sich schon immer persönliche Termine, Geburtstage und Einkäufe notiert. Als sie die Weiterbildung zur Betriebswirtin beginnt, schreibt sie sich auch alles auf, was sie für die Schule tun muss. Da sie zur gleichen Zeit auch umzieht, schreibt sie alles auf, was mit dem Umzug zusammenhängt. Nach ein paar Wochen hat sie eine lange Liste mit Dingen, die sie erledigen will. Aber jedes Mal, wenn sie die Liste anschaut, hat sie das Gefühl, dass ihre Pflichten nur noch zunehmen. Ihr Kommentar: Beispiel C Susanne hat eine genaue Wochen- und Tagesplanung. Eines Tages erkrankt ihre Mutter und Susanne muss jeden Tag einmal nach ihr schauen und außerdem für sie einkaufen. Außerdem hat ihr Chef ihr eine Extra-Arbeit aufgetragen. Susanne kann ihren Zeitplan nicht mehr einhalten und gerät völlig unter Stress. Ihr Kommentar: zeitmanagement_version_a_1_6.doc 21

25 Kommentar zu Beispiel A Thomas hat sich zwar einen allgemeinen Terminplan für das Halbjahr gemacht und auch feste Lernzeiten eingeplant. Persönliche Termine hat er aber nicht aufgeschrieben. Außerdem hat er keine Wochenplanungen gemacht, und er hat nicht festgelegt, wann er für welches Unterrichtsfach lernen will. Er hat vergessen die Klausurtermine einzutragen und die Zeiten, wann er dafür lernen will. Kommentar zu Beispiel B Martina hat eine Aufgabenliste erstellt, aber sie hat die Aufgaben nicht in ihre Tagesplanung übernommen. Ihre Liste ist also nicht vollständig. Was ihr fehlt, ist eine konkrete Tagesplanung. Kommentar zu Beispiel C Susanne hat zwar eine Wochen- und Tagesplanung, aber sie hat keine Zeit für Unerwartetes eingeplant. Im Zeitmanagement gilt, dass ich nur 60% meiner Zeit verplanen darf, damit mir noch 40% für Unerwartetes bleiben. Die Beispiele machen deutlich, dass Sie unbedingt eine Aufgabenliste erstellen müssen und dass Sie einen Kalender brauchen. Der Kalender kann ein einfacher Wochenkalender mit Stundeneinteilung sein, die Aufgabenliste ein Schreibblock oder ein Schulheft oder ein Blatt, wie Sie es im Anhang finden. In der Aufgabenliste sammeln Sie alles, was Sie in der nächsten Zeit erledigen wollen. In den Kalender tragen Sie jeden Tag ein, was Sie aus der Aufgabenliste erledigen wollen. Alles, was Sie gemacht haben, haken Sie ab. Es ist ein gutes Gefühl, nachher zu sehen, dass Sie alles geschafft haben. Eine andere Möglichkeit ist ein Ringbuch, in das Sie Ihre Aufgabenlisten, Wochen- und Tagespläne abheften. (siehe Wochenund Tagesplanung ) zeitmanagement_version_a_1_6.doc 22

26 Praxistipp Zu Beginn eines Halbjahres in der Fachschule sollten Sie zunächst folgende Punkte abklären? Wann sind meine festen Schultermine? Wie viele Klausuren werden in den einzelnen Fächern geschrieben? Sind die Termine dafür schon bekannt? Wie viel Zeit muss ich für jedes Fach einplanen? Welche privaten Aktivitäten mache ich? Wie viel Zeit will ich fest einplanen für mich und meine Kontakte (Familie/Freunde/Sport usw.)? Wie viel Zeit will ich für Unerwartetes einplanen? zeitmanagement_version_a_1_6.doc 23

27 Die Aufgabenliste First things first (erste Aufgaben zuerst) Wenn Sie diese Fragen geklärt haben, tragen Sie zunächst alle feststehenden Termine in einen Kalender ein. Dann erstellen Sie sich eine Aufgabenliste. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Aufgabenliste. In die linke Spalten werden die konkreten Aufgaben geschrieben und rechts, wie wichtig etwas ist und bis wann es erledigt werden muss. Dabei müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht allgemein bleiben und z.b. schreiben: Referat für Kommunikation, sondern z.b. Literatur heraussuchen für Referat. Aufgabe A B C bis wann? Geburtstagsgeschenk für Oma kaufen C bis Samstag Selbstlernmaterial Kommunikation zu B bis Samstag Ende lesen an Susanne schreiben B bis Mittwoch Schuhe kaufen C bis Samstag FAX an Schule wegen BAFÖG A Bis Montag Matheaufgaben für Donnerstag lösen A Bis Donnerstag Englischaufgaben vorbereiten A Bis Dienstag mit Wolfgang über Gruppenarbeit reden B Bis Freitag Aufgaben Volkswirtschaft A Bis nächste Woche Erledigung bei Bank B bis Freitag Präsenzunterricht nacharbeiten B bis nächste Woche Wie Sie in der obigen Tabelle sehen, befinden sich neben den Aufgaben die Buchstaben ABC. Diese Einteilung nennt man ABC-Analyse. Es ist eine Methode zum Ordnen der Aufgaben Bei der ABC-Analyse wird die Wichtigkeit (= Priorität) in 3 Stufen festgelegt. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 24

28 Zur Erklärung des Schaubildes A -Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie müssen unbedingt gemacht werden. Sie betreffen zwar nur 15 % von allen Aufgaben, die ich machen muss, aber wenn ich sie erledigt habe, habe ich einen großen Schritt zu meinem Ziel gemacht. Wenn eine Sache wichtig und dringend ist, dann ist es eine A- Aufgabe, die sofort erledigt werden muss. Beispiel: Ich muss morgen ein Referat halten und bin noch nicht mit der Vorbereitung fertig. Das ist eine wichtige und dringende Aufgabe. B -Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben. Wenn eine Sache wichtig, aber noch nicht dringend ist, dann ist es eine B-Aufgabe. Ich muss Zeit für sie einplanen. Beispiel: Ich muss nächste Woche ein Referat halten und habe es noch nicht ausgearbeitet. Das ist eine wichtige Aufgabe. Ich muss in den nächsten Tagen immer wieder Zeit für sie einplanen. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 25

29 C -Aufgaben sind von geringer Bedeutung (z.b. Papierkram, Lesen, Verwaltungskram). Ich brauche sehr viel Zeit dafür, aber die Erledigung bringt mich nicht viel weiter, wenn ich mein Ziel erreichen will. Wenn eine Sache nicht wichtig, aber dringend ist, dann sollte man sie erst erledigen, nachdem man die A-Aufgaben gemacht hat. Beispiel: Ich muss einen Film bei der Videothek bis heute Abend abgeben. Ich arbeite erst an meinem Referat (A- Aufgabe) und dann bringe ich den Film weg. In Zeitmanagement-Seminaren wird die ABC-Analyse oft durch folgendes Beispiel erläutert. Stellen Sie sich ein großes Glas gefüllt mit großen Steinen vor (A) vor. A Sie können anschließend weitere kleinere Kiesel (B) einfüllen. Sie werden sich zwischen den größeren Steinen verteilen. B Die noch verbleibenden Lücken können mit Sand (C) aufgefüllt werden. C zeitmanagement_version_a_1_6.doc 26

30 Gehen Sie umgekehrt und damit falsch vor und füllen erst den Sand und dann die kleinen Kiesel ein, so bleibt für die großen Steine kein oder nur wenig Platz. Genauso verhält es sich mit den notwendigen Arbeiten und der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit. Es wird klar: Die Bearbeitung der A-Aufgaben ist ganz wichtig, wenn man seine Ziele erreichen will. Wenn Sie also Ihre Aufgabenliste für eine Woche oder länger erstellen, empfiehlt es sich mit der ABC-Analyse zu arbeiten und auch das Datum, wann etwas fertig sein muss, dazu zu schreiben. So erreichen Sie, dass Sie das wirklich Wichtige auch tun und nicht mit Nebensächlichem Ihre Zeit verschwenden. Praktische Anwendung der ABC-Analyse Bei der ABC-Analyse können Sie folgendermaßen vorgehen: 1. Erstellen Sie eine Liste mit den zu erledigenden Aufgaben. 2. Sortieren Sie die Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit. 3. Ordnen Sie die Aufgaben dem ABC-Raster zu. Tragen Sie nun zur Übung in die unten stehende Liste alles ein, was Ihnen für die nächsten Tage einfällt. Notieren Sie hinter jeder Aufgabe ihre Dringlichkeit: ABC. Aufgaben A B C bis wann? zeitmanagement_version_a_1_6.doc 27

31 Die Wochen- und Tagesplanung Im nächsten Schritt übertragen Sie die Dinge nun aus der Aufgabenliste in einen Wochenplan. Die ALPEN-Methode ist eine Methode, die Ihnen dabei helfen kann. Gehen Sie dabei in folgenden Schritten vor: Alle Aufgaben und Termine aufschreiben Schriftlichkeit ist das oberste Prinzip der Zeitplanung. Wenn Sie etwas aufschreiben, müssen Sie Ihre Gedanken klarer fassen. Sie müssen sich festlegen. Außerdem entlasten schriftliche Pläne Ihr Gedächtnis. Profis arbeiten mit Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesplänen. Sie machen eine rollende Planung. Dabei wird eine Grobplanung für das Halbjahr laufend aktualisiert, je nachdem, welche Aufgaben erledigt sind und welche neu hinzukommen. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 28

32 Länge schätzen Wenn Sie an diesem Modul arbeiten, werden Sie ein anderes Gefühl für Zeit bekommen. Für Ihre Planung ist es wichtig, dass Sie lernen einzuschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert. Anfangs werden Sie oft falsch liegen und glauben, dass Sie etwas sehr schnell erledigen können. Im Laufe der Zeit bekommen Sie mehr Übung im Schätzen, weil Sie sich und Ihr Arbeitsverhalten auch besser kennen. Pufferzeiten einplanen In jeden Plan, den Sie erstellen, müssen Sie Pufferzeiten einplanen. Das sind Zeiten, die nicht verplant sind und für Unvorhergesehenes zur Verfügung stehen. Sie sollten bei einem Tagesplan nur % Ihrer Zeit verplanen. Entscheidung über Prioritäten treffen. Manchmal ist es schwierig zu entscheiden, was Sie aus Ihrer Aufgabenliste in Ihren Tagesplan übernehmen sollen. Die folgende Tagesaufteilung in ABC-Aufgaben kann Ihnen vielleicht helfen: 65% der Zeit für A-Aufgaben (nur 1 bis 2 A-Aufgaben pro Tag ) 20% der Zeit für B-Aufgaben (2 bis 3 B-Aufgaben) 15% der Zeit für C-Aufgaben Nachkontrolle Wenn Sie alle Aufgaben und Termine in Ihren Terminplaner eingetragen haben, dann können Sie am Abend eines jeden Tages kontrollieren, ob Sie Ihre Zeitvorgaben eingehalten haben. Sie können also überprüfen, was Sie erledigen konnten und was noch zu tun ist. All das, was Sie nicht erledigen konnten, planen Sie für den nächsten Tag oder die nächsten Tage ein. So vergessen Sie nichts. Machen Sie einen Haken hinter jede erledigte Aufgabe. Es stärkt Ihr Selbstbewusstsein, wenn Sie sehen, was Sie alles geschafft haben. Es wäre gut, wenn Sie auch Ihre Aufgabenliste jeden Abend durchgehen und ergänzen würden, damit Sie einen Überblick über aktuelle und langfristige Aufgaben haben. Planen Sie für diese Nachkontrolle jeden Tag eine feste Zeit ein. Notieren Sie die Zeit dafür in Ihrem Terminkalender. Dies dauert nur 5 Minuten, aber diese 5 Minuten verschaffen Ihnen mehr Zeit in den nächsten Tagen. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 29

33 Die konkrete Planung Wir haben im Folgenden die Aufgaben aus der Aufgabenliste von S.24 in einen Wochenplan und als Beispiel in einen Tagesplan eingetragen. Beides kann Ihnen als Muster für Ihre eigene Planung dienen. Wochenplan vom bis zum Tag Uhrzeit feste Termine Aufgaben ABC ok Montag 8:00 bis Arbeit A 16:00 Dienstag Mittwoch 20:00 bis 21:30 8:00 bis 16:00 17:00 20:00 bis :00 bis 16:00 20:00 bis 21:30 Donnerstag 8:00 bis 16:00 Lernen Arbeit Zahnarzt Chat - Englisch Arbeit Lernen Arbeit Chat-Englisch vorbereiten Fax an Schule Schuhe kaufen Erledigung bei der Bank Matheaufgaben Susanne schreiben Geburtstagsgeschenk Oma kaufen A C C A B B Freitag 20:00 bis :00 bis 14:00 Chat- Mathe Arbeit mit Wolfgang über Gruppenarbeit reden Selbstlernmaterial Kommunikation lesen B A 16:00 Fahrt nach Essen Samstag 8:00 bis 15:15 Präsenzunterricht in Essen 16:30 Sonntag 11 bis 14:00 15:00 bis 18:00 ab 18:00 Rückfahrt Lernen Oma Geburtstag privat Präsenz vom Samstag nachbereiten Aufgaben Volkswirtschaft A zeitmanagement_version_a_1_6.doc 30

34 Beispiel für einen Tagesplan für Montag Zeit Termine ok Zeit ABC Ziele /Aufgaben ok Arbeit 15m A Fax an Schule m C Schuhe kaufen Volleyball m A Englisch -Aufgaben Schreibtisch aufräumen 23 Nachkontrolle, heute Plan für morgen zeitmanagement_version_a_1_6.doc 31

35 Wie Sie sehen, haben wir die Zeiten für Chat- und Präsenzunterricht bereits eingetragen. Beachten Sie bitte, dass Ihnen als Berufstätige nur begrenzte Lernzeiten und Zeiten für Privates etc. zur Verfügung stehen. Wir empfehlen Ihnen daher, feste Lernzeiten in Ihrem Wochenplan einzuplanen. In diesen Lernzeiten können Sie dann die Aufgaben für die Fachschule, die Sie auf Ihrer Aufgabenliste notiert und nach ABC unterschieden haben, erledigen. In den Wochen, in denen kein Präsenzunterricht am Samstag ist, empfehlen wir den Freitag fest für Privates einzuplanen. Außerdem sollten Sie am Samstag 2-3 Stunden für das Lernen vorsehen. Umfrage bei Fachschülern Eine Umfrage bei Schülern, die bereits die Fachschule besuchen, hat durchschnittlich folgenden Zeitbedarf für die Arbeit in der Fachschule ergeben Vorbereitung Chat Nachbereitung Chat Hausaufgaben Vorbereitung Präsenz Nachbereitung Präsenz Selbstlernmaterial bearbeiten insgesamt 1-2 Stunden/Woche knapp 1 Stunde 3 Stunden/Woche 1 Stunde 2-3 Stunden 4 Stunden Stunden/Woche Hierzu kommen noch die Zeiten für den Chat-Unterricht 2x pro Woche und der Präsenzunterricht 2x im Monat. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 32

36 Zeitdiebe Häufig erleben wir, dass wir das, was wir eigentlich erledigen wollten, nicht schaffen, obwohl wir uns einen Plan gemacht haben. Einmal fehlen wichtige Lernunterlagen, dann ruft ein Freund an, ein anderes Mal war das neue Computerspiel so interessant. All das sind Zeitdiebe, also tägliche Störungen, die uns davon abhalten, das zu tun, was wir uns vorgenommen haben. Beantworten Sie zunächst die folgenden Fragen: Selbsteinschätzung: Meine Zeitdiebe (1) Ich suche oft unnötig lange nach irgendwelchen Dingen, weil ich zu wenig Ordnung halte. (2) Ich verbringe zu viel Zeit vor dem Fernseher und/oder mit Computerspielen. (3) Ich trödele oft herum und drücke mich vor unangenehmen Aufgaben. (4) Ich schiebe oft Aufgaben vor mir her. (5) Ich kann schwer NEIN sagen, wenn andere mich von der Arbeit abhalten wollen. (6) Ich brauche Zeitdruck, um wirklich eine Aufgabe zu bearbeiten. (7) Ich mache es mir oft selbst schwer, denke an andere Dinge und komme nicht richtig voran. (8) Wenn ich am Schreibtisch arbeite, stehe ich oft auf, gehe zum Kühlschrank oder lenke mich mit Nebensächlichem ab. (9) Das Nein-Sagen fällt mir schwer, wenn andere etwas von mir wollen und ich eigentlich meine eigenen Arbeiten erledigen müsste. (10) Manchmal fehlt mir die notwendige Selbstdisziplin, um das, was ich mir vorgenommen habe, auch durchzuführen. stimmt fast immer fast nie Alle Fragen, bei denen Sie fast immer angekreuzt haben, weisen auf Zeitdiebe hin, mit denen Sie es zu tun haben. Im Folgenden werden die häufigsten Zeitdiebe aufgelistet und den Fragen zugeordnet. Erkennen Sie Ihre Zeitdiebe und füllen Sie dann die nachstehende Tabelle aus. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 33

37 Zeitdieb: falsche Selbstorganisation Ich suche oft unnötig lange nach irgendwelchen Dingen, weil ich zu wenig Ordnung halte. Was Sie dagegen tun können: Ordnung in das Durcheinander bringen. Völliges Abräumen Im ersten Schritt wird der Schreibtisch ganz einfach völlig geleert und gesäubert. Sortieren Dann werden Unterlagen sortiert, gelocht und nach Fächern abgeheftet. Grundausstattung griffbereit halten Eine Grundausstattung an Stiften und Arbeitsmaterialien sollte griffbereit auf oder im Schreibtisch liegen. Bleistift, Notizbuch und Taschenrechner sollten ihren festen Platz haben. Häufig benutzte Bücher und Nachschlagewerke werden griffbereit und in der Nähe des Schreibtisches aufbewahrt. Material minimieren Auf dem Schreibtisch sollten nur die Unterlagen für Fächer liegen, die Sie im Moment brauchen. Andere Dinge lenken nur ab. Nach jeder erfolgreichen Arbeitseinheit sollten Sie die Arbeitsmaterialien, die Sie nicht mehr brauchen, vom Schreibtisch abräumen. Erst dann kommt wieder ein neues»arbeitspäckchen«auf den Tisch. Abends aufräumen Abends sollten Sie Ihren Schreibtisch aufgeräumt verlassen. Am nächsten Tag fällt es Ihnen leichter, sich an einen sauberen Schreibtisch zu setzen, anstatt einem Papierberg zu begegnen. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 34

38 Zeitdieb: Ablenkung Ich verbringe zu viel Zeit vor dem Fernseher, chatte oder mache Computerspiele. Wenn ich am Schreibtisch arbeite, stehe ich oft auf, esse etwas oder mache etwas Unwichtiges. Was Sie dagegen tun können: Die Gefahr, dass Sie sich ablenken lassen, ist eines der größten Hindernisse auf dem Weg zu Ihrem Ziel und verlangt viel Arbeit an Ihrer Selbstdisziplin. Dazu ein paar Tipps: Lassen Sie den Computer aus, wenn Sie nicht daran arbeiten. Der Fernseher sollte nicht mit Ihrem Arbeitsplatz im gleichen Raum sein. Stellen Sie sich einen Kurzzeitwecker auf den Schreibtisch und nehmen Sie sich eine Zeitspanne vor, in der Sie ohne Unterbrechung arbeiten wollen. Danach machen Sie eine Pause. Nutzen Sie diese Pause zur Erholung. Schalten Sie nicht den Fernseher an. Gehen Sie lieber ein paar Schritte. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 35

39 Zeitdieb: Störungen Das Nein-Sagen fällt mir schwer, wenn andere etwas von mir wollen und ich eigentlich meine eigenen Arbeiten erledigen müsste. Was Sie dagegen tun können: Wenn Sie dauernd gestört und in Ihrer Arbeit unterbrochen werden, brauchen Sie lange, bis Sie sich wieder in die Arbeit eingearbeitet haben. Dadurch kann viel Zeit verloren gehen. Deshalb sollten Sie sich pro Tag mindestens eine Stille Stunde" ohne Störung einrichten. Sie sind in dieser Zeit einfach nicht da. Schaffen Sie Regeln in der Familie: Zu bestimmten Zeiten dürfen Sie nicht gestört werden. Machen Sie z.b. ein Schild an die Tür oder weisen Sie Störungen zurück: Ich habe jetzt keine Zeit, wir treffen uns..." Die Stille Stunde legt man am besten auf die Zeit des Tages, in der am wenigsten Störungen zu erwarten sind. Die "Stille Stunde" eignet sich übrigens zur Erledigung von A-Aufgaben. Lernen Sie außerdem Nein zu sagen. Mit einer freundlichen Erklärung, dass Sie im Moment keine Zeit haben, werden die anderen Sie verstehen. Vereinbaren Sie aber in jedem Fall eine andere Zeit für Privates. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 36

40 Zeitdieb: Aufschieben Ich schiebe oft Aufgaben vor mir her. Ich trödele oft herum und drücke mich vor unangenehmen Aufgaben. Ich brauche Zeitdruck, um wirklich eine Arbeit zu bearbeiten. Manchmal fehlt mir die notwendige Selbstdisziplin, um das, was ich mir vorgenommen habe, auch durchzuführen. Was Sie dagegen tun können: Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Legen Sie eine Liste mit allen aufgeschobenen und belastenden Tätigkeiten an. Fragen Sie bei jedem Punkt: Werde ich diese Aufgabe jemals noch erledigen? Wenn nein - endgültig weg damit! Wenn Sie wissen, dass Sie die Aufgabe in jedem Fall machen müssen, dann unterteilen Sie sie nach der Salami-Taktik in kleine durchführbare Schritte und fangen einfach an. Legen Sie für jeden Zwischenschritt einen konkreten Erledigungstermin fest und übertragen Sie diesen Termin in Ihre Tagesplanung. Lassen Sie sich von anderen fragen, ob Sie es tatsächlich geschafft haben. Belohnen Sie sich nach jedem erreichten Zwischenschritt. So wächst Ihre Motivation zur Bewältigung der nächsten Teilaufgabe. Beginnen Sie erst dann eine neue Aktivität, wenn Sie Ihre Schiebe-Aufgabe komplett beendet haben. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 37

41 Zeitdieb: Grübeln Ich mache es mir oft selbst schwer, denke an andere Dinge und komme nicht richtig voran. Was Sie dagegen tun können: Am schwierigsten ist der Umgang mit den eigenen Gedanken: Wer private Probleme im Kopf hat, der kann sich nicht gut auf seinen Lernstoff konzentrieren. Man sollte diese Gedanken ernst nehmen. Oft hilft es schon, sie auf einen Zettel zu schreiben. Danach sollte man auf jeden Fall einen Zeitpunkt festlegen, zu dem man sich mit dem Problem beschäftigt. Am besten für solche»denkzeiten«ist der Abend geeignet, nach Abschluss der Tagesarbeit. Also ruhig bewusst Zeit für die eigenen Gedanken nehmen und dafür einen Platz im Tagesplan festhalten! Dann kann man die Probleme für eine gewisse Zeit zur Seite schieben und sich auf die eigentliche Tätigkeit konzentrieren. Außerdem sollten Sie auf Anzeichen von Erschöpfung achten und dann Ihre Lebensgewohnheiten überprüfen. Vielleicht haben Sie zu wenig geschlafen oder sich zu viel vorgenommen. Sie sollten auch Ihre Ernährung überdenken und Sport in Ihren Tagesablauf einplanen. Notieren Sie nun, was Sie hindert, Ihre Ziele zu erreichen! Meine Zeitdiebe Ursachen, Gründe Maßnahmen, Lösungen zeitmanagement_version_a_1_6.doc 38

42 Life Balance In den Anfängen des Zeitmanagements ging es nur darum, möglichst Zeit zu sparen, effektiver zu arbeiten, Zeitdiebe zu entlarven und möglichst viel Selbstdisziplin zu entwickeln. Im Laufe der Zeit merkte man, dass die Menschen dadurch nicht glücklicher wurden. Alles drehte sich nur um den Beruf. Für eigene Wünsche und Ziele blieb kein Platz mehr. Seit einigen Jahren taucht nun der Begriff Work-Life-Balance auf. Er drückt aus, dass der Mensch heute versuchen soll, Beruf, Weiterbildung, private Kontakte und persönliche Bedürfnisse miteinander zu verbinden, also in eine Balance zu bringen. Betrachten Sie dazu das folgende Schaubild aus dem Buch Das Bumerang- Prinzip Mehr Zeit fürs Glück von Lothar Seiwert, dem Zeitmanagementexperten Deutschlands. Während das alte Zeitmanagement nur den Bereich Arbeit & Leistung betraf, geht es also heute darum, dass auch die anderen Bereiche zu ihrem Recht kommen. Man hat erkannt, dass ein Mensch nur dann gute Arbeit leisten kann, wenn er gute Kontakte hat, er seinen Körper nicht vernachlässigt, z.b. Sport macht, und wenn er das Gefühl hat, sich mit dem, was er tut, selbst zu verwirklichen. Dabei ist es wichtig, dass er liebt, was er tut. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 39

43 Was hat das nun mit Ihrer Weiterbildung zu tun? Sie haben sich ein Ziel gesetzt und wollen es vollen Herzens auch erreichen. Dazu sind Sie bereit, viel zu leisten und auch Schwierigkeiten zu überwinden. Das bedeutet, dass Sie den Bereich Sinn & Kultur berücksichtigen. Das, was Sie sich vorgenommen haben, hat für Sie Sinn. Das ist die Voraussetzung, dass Sie Ihr Ziel auch erreichen. Sie haben bei der Tages- und Wochenplanung gesehen, dass Sie in Zukunft anders mit Ihrer Zeit umgehen müssen, als Sie das bisher getan haben. Dies betrifft vor allem Ihre Kontakte, Ihre Familie und Ihre Freunde. Es ist ganz wichtig, dass Sie von Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin und Ihren Freunden unterstützt werden. Wenn Sie in einer Beziehung leben, sollten Sie zu Beginn Ihrer Weiterbildung ein Gespräch führen. Der Partner/die Partnerin muss wissen, was auf ihn/sie zukommt. In gewisser Hinsicht muss er/sie auch in Ihre Weiterbildung mit einbezogen werden. Das heißt, er/sie muss wissen, womit Sie sich beschäftigen, wie Ihr Stundenplan ist, wie viel Zeit Ihnen für Privates bleibt usw. Nur so können Sie damit rechnen, dass Sie auch Unterstützung erhalten. Während der Weiterbildung sollten Sie ab und zu von den Themen, mit denen Sie sich beschäftigen, erzählen. Außerdem sollten Sie eine feste Zeit für Privates einplanen. In dieser Zeit sollten Sie versuchen abzuschalten und sich auch in die Angelegenheiten Ihres Partners/ Ihrer Partnerin hinein zu fühlen, damit es nicht zu einer Entfremdung kommt. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 40

44 Wenn Sie Kinder haben, sollten Sie versuchen, so viel Arbeit wie möglich an andere die Oma zum Beispiel zu verteilen, damit Ihnen wirklich Zeit zum Spielen mit den Kindern bleibt. Auch der Freundeskreis sollte wissen, welches Ziel Sie sich gesetzt haben. Tragen Sie in Ihrer Planung feste Zeiten für gemeinsame Kinobesuche, Kegeln oder Sonstiges ein. Für die Freunde gilt das Gleiche wie für den Partner. Wenn Sie sie nicht Anteil nehmen lassen an dem, was Sie tun, kann es schnell zu einer Entfremdung kommen. Nehmen Sie also den Bereich der Familie und Kontakte während Ihrer Weiterbildung besonders ernst. Körper & Gesundheit ist der letzte der vier Bereiche. Wenn man sehr viel mit dem Kopf arbeitet, neigt man dazu, den Körper und vor allem Sport zu vernachlässigen. Das kann aber dazu führen, dass man Stress nicht mehr abbauen kann. Ärzte sagen, dass man mindestens einmal am Tag ins Schwitzen kommen soll. Sorgen Sie zunächst dafür, dass Sie regelmäßig ein wenig Sport machen. Das kann jeden Tag 20 Minuten Joggen oder Walking oder ein fester Termin in einem Sportverein sein. Vielleicht können Sie Ihren Sport auch mit Ihrem Partner/Ihrer Partnerin oder Freunden zusammen machen. Das hat den Vorteil, dass man regelmäßig etwas gemeinsam unternimmt und das verbindet. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 41

45 Ihre persönliche Leistungskurve Unsere Leistungsfähigkeit ist im Tagesverlauf nicht gleich bleibend. Das zeigt die Grafik. Es gibt also "Abendtypen und "Morgentypen". Der Morgentyp erreicht sein Leistungs-Maximum gegen 8 bis 9 Uhr. Der Abendtyp hat sein Leistungsmaximum von 11 bis 12 Uhr und von 22 bis 23 Uhr. Versuchen Sie Ihre persönliche Leistungskurve zu ermitteln: Wo liegen Ihre Leistungsspitzen, wo Ihre Tiefs? Sie müssen sich selber genau beobachten und für sich selber eine gute Tageseinteilung finden. In den Leistungsspitzen sollten Sie Ihre wichtigsten Arbeiten verrichten. (vgl. S.25) Legen Sie Routinearbeiten (Kategorie C) und Pausen in die Bereiche Ihrer Leistungstiefs. Oft beginnen Morgentypen auch zu spät mit der Arbeit und verschenken dadurch einen guten Teil ihrer produktivsten Zeit. Die wichtigsten Lern-Arbeiten sollten Sie auf keinen Fall in Leistungstiefs legen!! zeitmanagement_version_a_1_6.doc 42

46 Pausen Jeder weiß, dass nach einer Zeit des angestrengten Lernens die Leistungsfähigkeit nachlässt. Wir beginnen zu gähnen, schauen aus dem Fenster, trinken Kaffee, beim Lesen merken wir zum Beispiel, dass wir den letzten Satz nicht mehr verstanden haben. Wenn Sie solche Ermüdungszeichen bemerken, haben Sie bereits zu lange ohne Pause und auch wenig effektiv gelernt! Darum ist es wichtig, Pausen in die Lern- und Arbeitszeit einzuplanen. Festgelegte Pausen motivieren uns auch bei der Arbeit. Wir arbeiten zeitlich auf ein Ziel zu. Den Kaffee holen wir uns eben nicht jetzt - als Ablenkung - sondern gleich, z.b. in. 10 Minuten, wenn wir unsere Pause haben. Die Pause wird so zur Belohnung für erfolgreiches Arbeiten! Pausenregeln und Pausenformen: Bei Bedarf - nach 5 bis 10 Minuten Lernzeit: 1 Minute Unterbrechung Arbeitsplatz dabei nicht verlassen, nur zurücklehnen, durchatmen Nach 30 Minuten Lernzeit 5 Minuten Kurzpause Arbeitsplatz verlassen, Gymnastik, kurzes Gespräch Nach 2 Stunden Lernzeit: 15 bis 20 Minuten "Kaffeepause" Arbeitsplatz verlassen, evtl. eine C-Aufgabe erledigen Nach 3 bis 4 Stunden Lernzeit: 60 bis 120 Minuten Erholungspause Essen, Schlafen, C-Aufgaben, Routinearbeiten Finden sie selbst heraus, wann Sie eine Pause brauchen! zeitmanagement_version_a_1_6.doc 43

47 Sich selbst motivieren Im Laufe Ihrer Weiterbildung kann es immer wieder Zeiten geben, in denen Ihnen alles zu viel wird. Gerade in diesen Zeiten ist es wichtig, dass Sie innere Widerstände überwinden und dass Sie sich selbst motivieren. Was heißt überhaupt motivieren? Der Begriff stammt aus dem Lateinischen movere. Das bedeutet soviel wie sich bewegen, auf ein Ziel zugehen. Sie haben in diesem Modul gelernt, wie wichtig es ist, dass Sie Ihr Ziel immer im Auge behalten. In diesem Zusammenhang ist es ganz wichtig, Ihre eigenen Gedanken näher zu betrachten. Das, was wir denken, bestimmt unser Handeln. Betrachten Sie dazu das folgende Schaubild: Sätze wie Das schaffe ich nie, können wie eine Prophezeiung wirken, die sich selbst erfüllt: Wenn Sie denken, dass Sie etwas nicht können, werden Sie es nicht können. Dieser Misserfolg führt dann zu einem negativen Feedback. zeitmanagement_version_a_1_6.doc 44