Anleitung Umstellung auf neues konto in Office 365 Schule Goldach

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1 Anleitung Umstellung auf neues konto in Office 365 Schule Goldach Der Mailverkehr der Schule Goldach wird neu organisiert. Die Mails liegen neu auf einem Server von Microsoft. Die Mails können direkt mit Office Web Access (OWA) über einen Browser abgerufen werden. Ausserdem ist es möglich, die Mails auf jedem Smartphone oder Tablet zu lese. In der Schule besteht auch die Möglichkeit, das konto in Outlook2010 einzurichten und wie gewohnt weiter zu arbeiten. Alle Mails können auf jede Art bearbeitet werden und werden dann überall synchronisiert. Es ist nicht mehr nötig, die Mails über Outlook in der Schule zu bearbeiten. Von Seiten der Schule wird in Zukunft von euch verlangt, dass der offizielle Schulmailverkehr über die Schul adresse zu erfolgen hat. Weiterleitungen auf z.b. ein GMX Konto sind nicht mehr erwünscht, Schul s müssen vom Schulkonto aus versendet werden. Alle Mails haben unten das einheitliche Auftreten mit dem Logo, der Adresse usw. In der Anleitung weiter unten wird erklärt, wie diese -Signatur erstellt wird. Einrichten von Outlook 2010: Vorweg, die Einrichtung in Outlook 2013 erfolgt genau gleich. Auf das Register Datei wechseln und auf Konto hinzufügen klicken. 1

2 Name und NEUE adresse ausfüllen: Achtung: es gibt keinen Bindestrich mehr, der Vorname kommt jetzt vor dem Namen. Als Kennwort wird euer Kennwort verwendet, welches ihr auch bei der Anmeldung an einem Schulcomputer benützt. Es muss mindestens 8 Zeichen lang sein. Falls euer Passwort kürzer ist, müsst ihr es zuerst mit Ctrl-Alt-Delete -> Kennwort ändern abändern. Achtung Kindergartenlehrpersonen: Es ist das Passwort, welches für die Anmeldung in den Schulsystemen benötigt wird (s. separates Mail). Weiter klicken. Das System richtet nun bei korrekten Eingaben alles ein und meldet sich mit Das konto wurde erfolgreich konfiguriert. Weiter klicken. Falls das Kennwort nochmals verlangt wird auf Abbrechen klicken. Dann geht es in der Regel weiter. Outlook beenden und neu starten: Beim Start muss das Kennwort nochmals eingegeben werden. Mit dem Haken Anmeldedaten speichern könnt ihr euch zukünftig die Eingabe ersparen. Bei einer Kennwortänderung der Computeranmeldung wird dann dieses Fenster wieder erscheinen und das neue Passwort muss eingegeben werden. 2

3 Nun sind zwei konten auf der linken Seite sichtbar. Sie werden alphabetisch angeordnet. Nun muss das neue konto zum Standardkonto gewählt werden. Dafür wieder das Menü Datei wählen und auf Kontoeinstellungen klicken. Es öffnet sich das folgende Fenster: Hier muss nun im Register das neu erstellte konto als Standard festgelegt werden: Auf das neue Konto klicken und dann Als Standard festlegen wählen. Auf dem zweiten Register Datendateien kontrollieren, ob auch die zugehörige Datei der neue Standard ist. Achtung: Neu befindet sich in der Schule im Ordner Outlook-Dateien auch noch die neue Datei mit der Endung *.ost. Wenn ihr in Aufräumwut seid und diese Datei löscht, ist das nicht mehr so fatal wie bisher, wo dann das Mailkonto nicht mehr funktioniert hat. Es wird wieder eine neue Datei erstellt und Outlook synchronisiert alle Daten vom Microsoftserver neu. Je nach Anzahl gespeicherter Mails kann das aber dauern. 3

4 Einrichten der signatur in Microsoft Outlook 2010 Die Daten könnt ihr weiter unten direkt aus dieser Datei herauskopieren. Um eine neue bzw. die erste Signatur zu erstellen, werden entweder die Outlook-Optionen geöffnet, oder man wählt einfach Neue Nachricht und anschliessend im neuen Fenster die Schaltfläche Signatur an. Unter dem Reiter -Signatur sind nun alle wichtigen Einstellungen für die Signatur zu sehen. Als Erstes sollte man über Neu eine Signatur mit einem aussagekräftigen Namen, z.b. Schule Goldach erstellen. Im unteren Textbereich kann man Informationen einfügen, dazu ist die folgende Vorlage zu kopieren und einzufügen. Die Daten der anderen Schulhäuser stehen weiter unten. Freundliche Grüsse Vorname Nachname Lehrperson / evtl. Funktion Schulhaus Rosenacker Schulstrasse 16 Telefon Schule evtl. Telefon Privat (kein Bindestrich mehr!) (auch hier kein Bindestrich mehr!) Als Schriftvorgabe gilt Calibri 11. Als letzten Schritt in diesem Fenster sollte man der Signatur ein -Konto zuordnen. Ebenso kann man über das Dropdown-Menü rechts entscheiden, ob die Signatur nur bei einer neuen oder auch bei einer Antwort/Weiterleitung angehängt werden soll. 4

5 Wird nun ein neues Mail verfasst, so wird die Signatur automatisch eingefügt. Tritt die Situation auf, dass man für ein Konto mehrere Signaturen erstellt hat, so sind diese unter der Schaltfläche Signatur alle aufgelistet. Mit einem Klick können diese an beliebigen Stellen eingefügt. Zum Beispiel zu Beginn und am Ende einer . Hier noch die Daten für die anderen Schulhäuser zum Kopieren: Oberstufe Goldach Schülerweg 2 Telefon Schule Schulhaus Bachfeld Nelkenweg 12 Telefon Schule Schulhaus Kirchenfeld Neumühlestrasse 2 Telefon Schule Schulhaus Wartegg Schülerweg 5 Telefon Schule Kindergarten Blumenstrasse Blumenstrasse 26 Telefon Kindergarten Kindergarten Breiten Breitenweg 36 Telefon Kindergarten Kindergarten Haini-Rennhas Haini-Rennhas-Str. 10 Telefon Kindergarten Kindergarten Neumühle Neumühlestrasse 9b Telefon Kindergarten Kindergarten Bachfeld Nelkenweg 10 Telefon Kindergarten

6 Aufräumen Der bestimmt mühsamste Schritt kommt jetzt. Er lautet schlicht: Aufräumen. Jetzt ist die grosse Chance da, alte Mails auszumisten. Ihr könnt noch benötigte Mails in das neue Konto an die entsprechenden Stellen schieben. Ebenfalls lassen sich die abgespeicherten Adressen in das neue Konto verschieben. Achtung: Zeit wird dafür bis zu den Sommerferien gewährt. Anfangs Sommerferien werden die *.pst Dateien alle gelöscht, um das System wieder zu entschlacken. Zukünftig werden alle s automatisch nach zwei Jahren vom Exchangeserver von Microsoft in einen Archivordner verschoben. Die Mails sind dann zwar nicht weg, aber sie müssen wieder explizit geholt werden. Doch davon erst in zwei Jahren. Bis dann ist das noch kein Thema ausser ihr behaltet jetzt schon uralte Mails. Outlook Web Access (OWA) Anmeldung an Office 365 über einen Webbrowser: outlook.office365.com Eingabe der adresse und des Kennworts wie oben. Es öffnet sich Outlook. Bei der ersten Anmeldung muss man angeben, in welcher Zeitzone man sich befindet (UTC +1). Auch hier muss nun noch die -Signatur eingerichtet werden. Auf das Zahnrädchen oben rechts klicken und Optionen wählen. Links erweitern, Layout erweitern und dort findet man E- Mail-Signatur. Nun muss fast alles wieder genau gleich in Outlook 2010 eingegeben werden. Achtung: Schrift auf Calibri 11pt ändern. Das Logo der Schule wird nicht korrekt angezeigt, wenn es einfach hineinkopiert wird. Das sieht man zwar selber nicht, beim Empfänger steht an seiner Stelle aber nur ein Stellvertreterzeichen. Das Logo muss nun auch im Internet erreichbar sein. Ihr findet es auf folgender Homepage: 6

7 Rechtsklick auf das Logo -> Kopieren und Zugriff zulassen. Im Fenster links an der richtigen Stelle einfügen. Klickt man nun rechts auf das Logo und wählt Eigenschaften, dann sieht man, dass das Logo im Internet zu finden ist. Verschiedene Möglichkeiten, wie man seine Mails über Webclient, Handys und Tablets abrufen kann, findet ihr in Videoanleitungen von Christian Krüsi von der Schule Altstätten: https://ictschule.wordpress.com/2015/02/19/office-365-mit-outlook-verbinden/ Kl,

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