Sage Start Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Anleitung. Ab Version

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1 Sage Start Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Anleitung Ab Version

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einleitung Für wen gilt das neue Rechnungslegungsrecht? Änderungen in Sage Start Kontenplan umstellen Bester Zeitpunkt für die Änderung Variante 1: Ihr Unternehmen bucht fast keine Belege in die Zukunft Variante 2: Ihr Unternehmen bucht viele Belege in die Zukunft Vorgehen Schritt 1: Stammdaten übernehmen Schritt 2: Offene Posten (OP) übernehmen Schritt 3: Kontosaldi übernehmen 11 Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 2 von 11

3 1.0 Einleitung Wer ist betroffen? Am ist das neue Rechnungslegungsrecht (nrlr) in Kraft getreten. Der Bundesrat hat im November 2012 die entsprechende Teilrevision des Obligationenrechts (OR) beschlossen. Die wesentlichen Änderungen betreffen die Differenzierung der Unternehmen nach Grösse anstelle nach Rechtsform sowie die Stärkung der Minderheitenrechte. 1.1 Für wen gilt das neue Rechnungslegungsrecht? Die neuen Bestimmungen betreffen grundsätzlich alle Unternehmen. Diese umfassen sowohl Einzelunternehmen und Personengesellschaften, als auch juristische Personen des Zivilgesetzbuches (Vereine und Stiftungen) und des Obligationenrechtes (Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kommanditaktiengesellschaften und Genossenschaften). Stichtag Rechtsfolge Inkrafttreten des neuen Rechnungslegungsrecht Rechnungslegung nach neuem Recht freiwillig möglich Rechnungslegung nach neuem Recht freiwillig möglich Start des ersten Rechnungsjahres zwingend nach neuem Recht Erster Einzelabschluss zwingend nach neuem Recht Erste Konzernrechnung zwingend nach neuem Recht 1.2 Änderungen in Sage Start Der Kontenplan in Sage Start wurde bereits mit der Version 2014 an das neue Rechnungslegungsrecht angepasst. Alle Dossiers, welche mit der Version 2014 oder höher erstellt wurden, sollten somit nicht betroffen sein. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Kontenplan vom Treuhänder überprüfen zu lassen. Kleinere Anpassungen lassen sich ohne grosse Aufwände durchführen. Weicht Ihr Kontenplan stark vom Standard ab, können Sie diese Anleitung dazu verwenden, um auf den neuen Kontenplan umzustellen. Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 3 von 11

4 2.0 Kontenplan umstellen Bei Kontenplänen mit starken Abweichungen Bei Kontenplänen mit starken Unterschieden, empfehlen wir, ein neues Dossier zu erstellen und die Stammdaten des alten Dossiers zu übernehmen (ohne Kontenplan). In dieser Anleitung wird aufgezeigt, wie Sie schliesslich den neuen Kontenplan importieren sowie die Stammdaten und die offenen Posten übernehmen können. Übersicht der Schritte: 1. Stammdaten ohne Kontenplan übernehmen. 2. Offene Posten (OP) ins neue Dossier übernehmen. Diese werden als OP-Vorträge übernommen. 3. Saldi manuell übernehmen. Eröffnungssaldi Bilanz Vorjahressaldi ER Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 4 von 11

5 3.0 Bester Zeitpunkt für die Änderung 3.1 Variante 1: Ihr Unternehmen bucht fast keine Belege ins zukünftige Geschäftsjahr In diesem Fall ist es möglich, mit dem alten Dossier bis zum Geschäftsjahresabschluss ganz normal weiterzuarbeiten. Die einzige Einschränkung die auftritt, ist, dass keine Belege ins neue Jahr erfasst werden dürfen. Ablauf: Normal arbeiten Geschäftsjahresabschluss vornehmen.(z. B. 2014) Neues Dossier erstellen.(z. B. 2015) (Schritt 1): Alle Stammdaten übernehmen, ausser Kontenplan Neuer Kontenplan(nRLR-konform) im Eröffnungsassistent importieren Im neuen Dossier neuer Assistent Offene Posten übernehmen starten (Schritt 2): Dossier auswählen, von wo die OP zu übernehmen sind (Dossier 2014) Zeitraum auswählen, von wann bis wann die OP zu übernehmen sind (Bsp: ) Kontosaldi übernehmen: Eröffnungssaldi Bilanz und Vorjahressaldi ER (Schritt 3). Jetzt können die Belege/Dokumente für das neue Jahr erfasst werden. Für diese wird nun der neue Kontenplan verwendet. 3.2 Variante 2: Ihr Unternehmen bucht viele Belege ins zukünftige Geschäftsjahr In diesem Fall ist zu empfehlen, z. B. bereits 3 Monate vor dem Geschäftsjahresabschluss parallel zum alten Dossier ein neues Dossier für das nächste Geschäftsjahr zu erstellen. Die Einschränkung bei dieser Variante ist, dass Stammdaten während diesen 3 Monaten parallel geführt werden müssen. Ablauf: 3 Monate vor Geschäftsjahresabschluss (z. B. 2014) neues Dossier für (z. B. 2015) erstellen (Schritt 1): Alle Stammdaten übernehmen, ausser Kontenplan Neuer Kontenplan (nrlr-konform) im Eröffnungsassistent importieren Die restlichen 3 Monate wird nun parallel gearbeitet: Neue Belege/Dokumente mit Datum 2014 im alten Dossier verwalten Neue Belege/Dokumente mit Datum 2015 bereits im neuen Dossier erfassen Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 5 von 11

6 Stammdaten, welche in beiden Dossiers gebraucht werden, müssen doppelt verwaltet werden. Ende 2014: Geschäftsjahresabschluss des alten Dossiers machen. Neuer Assistent Offene Posten Übernehmen starten (Schritt 2): Dossier Auswählen von wo OP s zu übernehmen sind(dossier 2014) Zeitraum auswählen von wann bis wann OP s zu übernehmen sind (Bsp: ) Kontosaldi (von Dossier 2014) übernehmen: Eröffnungssaldi Bilanz und Vorjahressaldi ER (Schritt 3). Ab jetzt wird nur noch das neue Dossier (z. B. 2015) verwendet. Das Vorgehen zu den Schritten 1 bis 3 entnehmen Sie Kapitel 4. Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 6 von 11

7 4.0 Vorgehen 4.1 Schritt 1: Stammdaten übernehmen Klicken Sie auf Datei / Neues Dossier Geben Sie den Namen Ihres neuen Dossiers an (z. B. Müller GmbH 2015) Wählen Sie Dossier mit Stammdaten eines bestehenden Dossiers aus Sage Start erstellen Wählen Sie das zu übernehmende Dossier aus. Deaktivieren Sie die Checkbox Kontenplan übernehmen. Der Einrichtungsassistent wird gestartet. Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 7 von 11

8 Kontrollieren Sie im ersten Dialog die Firmenangaben. Im Dialog Hauptwährung und Geschäftsjahr muss nun das richtige, neue Geschäftsjahr eingegeben werden. Im Dialog Mehrwertsteuer und Kontenplan wählen Sie den neuen nrlr-konformen Kontenplan. Am Ende zeigt Ihnen Sage Start ein Fehlerprotokoll an, wenn Sie alte Konten, die es nicht mehr gibt, Stammdaten zugewiesen haben. Kontrollieren Sie alle Stammdaten und passen Sie diese zwingend an. Die folgenden Tabellen werden komplett übernommen: Administration Systemhistory Einstellungen Datenbank Land Währungen Mwst-Codes Mwst-Konfiguration Zahlungsverbindungen Mahnstufen Zahlungsbedingungen Einheitenliste Lagerplätze Lagerorte Personal Personen Personal Familieangehörige Personal Auszahlung Personal Ein-/Austritte Personal Kontierung Personal Salärdaten Personal Lohntypen Personal Lohnarten Personal Institution Personal BVG Personal FAK Personal Ferienanspruch Personal Abzüge Personal Quellensteuer Personal Lohnartenlink("Verwendungstabelle") Kantonstabelle Artikelset Geschäftsjahre Dokumenttypen Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 8 von 11

9 Die folgenden Tabellen werden angepasst oder teilweise gelöscht: Tabelle Grunddaten Kostenstelle Artikel Kunden Lieferanten Projekte Nummernkreise Auswirkung Datenaustausch-Daten werden zurückgesetzt Saldi werden zurückgesetzt Umsätze und Lagerbestände werden zurückgesetzt Umsätze und Saldi werden zurückgesetzt Umsätze und Saldi werden zurückgesetzt Projektbenutzer werden gelöscht Nummernkreise von Bewegungsdaten werden zurückgesetzt Die folgenden Tabellen werden anhand der Benutzereingabe gelöscht oder nicht: Tabelle Kontenplanstruktur Auswirkung Kontengruppen Kontenpläne Konto Falls die Tabelle übernommen wird, werden trotzdem die Saldi zurückgesetzt Alle anderen Tabellen werden komplett gelöscht! 4.2 Schritt 2: Offene Posten (OP) übernehmen Mit der Funktion Offene Posten übernehmen können offene Posten wie Rechnungen, Gutschriften, usw. vom Basis-Dossier übernommen werden. Dies erleichtert Ihnen das Weiterarbeiten mit dem neuen Dossier. Sie müssen die offenen Posten nicht manuell als OP-Vortrags-Beleg erfassen. Achtung: Das Übernehmen von OP macht nur Sinn, wenn die Stammdaten im alten und neuen Dossier identisch sind. Öffnen Sie die Navigationsleiste (links) und erstellen Sie mittels Rechtsklick eine neue Gruppe (z. B. mit dem Namen OP-Übernahmen ). Öffnen Sie die Gruppe und fügen Sie mittels Rechtsklick eine neue Aufgabe hinzu. Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 9 von 11

10 Wählen Sie unter Kundenbelege die Aufgabe Offene Posten übernehmen. Diese übernimmt Kunden- und Lieferantenbelege. Bestätigen Sie die Aufgabe mit OK. Die Navigationsleiste sollte ungefähr folgendermassen aussehen: Führen Sie die neue Aufgabe Offene Posten übernehmen mittels Doppelklick aus. Wählen Sie das alte Dossier, von welchem Sie die OP übernehmen wollen. Achten Sie darauf, dass die Stammdaten (Kunden, Lieferanten, ) der beiden Dossiers übereinstimmen. Geben Sie den Zeitraum ein, von welchem die OP übernommen werden sollen. Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 10 von 11

11 Starten Sie nun die Übernahme mit OK. Es werden nur Rechnungen, Gutschriften, OP-Belege (Rechnung), OP-Belege (Gutschrift), Vorauszahlung oder vom Benutzer selber definierte verbuchbare Dokumente übernommen. Drucken Sie sich das Protokoll aus und kontrollieren Sie nochmals, ob alle Belege korrekt übernommen wurden. Achtung: Erfasste Dokumente, welche bereits auf das neue Jahr (z.b. 2015) erfasst wurden, werden nicht übernommen. Lesen Sie dazu den Ablauf, wann Sie die Funktion ausführen sollen(siehe weiter oben). Die ESR-Referenznummer kann leider nicht auf den OP-Vortrag übernommen werden. Zahlungen müssen manuell zugewiesen werden. 4.3 Schritt 3: Kontosaldi übernehmen Tragen Sie zunächst die Eröffnungssaldi der Bilanz ein. Gehen Sie dazu auf die Menüleiste Stammdaten / Konten / Eröffnungssaldi Bilanz. Hier können Sie eine Eröffnungsbuchung erfassen. Um auch in der Erfolgsrechnung den Vorjahresvergleich nicht zu verlieren, gehen Sie auf die Menüleiste Stammdaten / Konten / Vorjahressaldi ER. Hier können Sie die Vorjahressaldi für alle Erfolgsrechnungskonten erfassen. Anleitung Anpassung an neues Rechnungslegungsrecht (nrlr) Seite 11 von 11