Fortbildung im Steiermärkischen Landesarchiv Erfahrungen Überlegungen Möglichkeiten

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1 Peter Wiesflecker Fortbildung im Steiermärkischen Landesarchiv Erfahrungen Überlegungen Möglichkeiten Vorab seien in aller gebotenen Kürze einige Anmerkungen zur personellen Struktur des Steiermärkischen Landesarchivs angeführt, dessen Personalstand mit 1. September Bedienstete umfasste, die neben der Direktion und der Historischen Landeskommission in sechs Referaten Dienst tun. Von den 15 zum Personalstand des Hauses gehörigen Akademikern haben sechs zusätzlich zu ihrem Studium eine Ausbildung am Institut für Österreichische Geschichtsforschung absolviert. Diese Mitarbeiter es sind dies der Direktor und fünf Referatsleiter sind als wissenschaftliche Archivare tätig. Eine systematisierte Stelle eines Referatsleiters ist derzeit (1. September 2005) unbesetzt. Zur Gruppe der Mitarbeiter des gehobenen Archivdienstes (B-Dienst) gehören derzeit neun Personen, unter diesen die Leiterin der Restaurierwerkstätte, der Leiter des Studios für Reprographie und Medienkonvertierung sowie vier Beamte, die turnusmäßig im Rahmen des Lesesaaldienstes eingesetzt sind. 16 Mitarbeiter des Hauses erfüllen ihren Dienst im Rahmen der Bestandsbetreuung. Diese sind Dienstnehmer des Landes der Entlohnungsgruppen C oder D. Rund 25 weitere Mitarbeiter sind in den Werkstätten des Hauses (Restaurierung und Buchbinderei), dem Studio für Reprographie, der EDV, Haustechnik, im Bereich des Kanzleidienstes und des sog. Inneren Dienstes (Portier und Reinigung) eingesetzt. Der Leiter der Handbuchbinderei ist Buchbindermeister und daher auch zur Ausbildung von Lehrlingen berechtigt. Bisher wurden zwei Lehrlinge ausgebildet, die nach Abschluss ihrer Lehre im Jahr 2004 in den Mitarbeiterstand des Landes Steiermark übernommen wurden und in der Buchbinderei des Archivs ihren Dienst versehen. Im Studio für Reprographie und Medienkonvertierung wird derzeit ein Lehrling ausgebildet. Für die interne Fortbildung der Mitarbeiter des Steiermärkischen Landesarchivs bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Als Dienstnehmern des Amtes der Steiermärkischen Landesregierung steht es Archivmitarbeitern im Rahmen des ihnen übertragenen Aufgabenbereiches selbstverständlich frei, an Veranstaltungen der Landesverwaltungsakademie teilzunehmen. Deren Programm bietet nicht zuletzt den Beamten des wissenschaftlichen Dienstes, die in Wahr- 65

2 nehmung ihrer Dienstpflichten zugleich auch Vorgesetzte sind, die Möglichkeit, sich im Rahmen von ein- oder auch mehrtägigen Seminaren über grundsätzliche Fragen der Verwaltung und Mitarbeiterführung zu orientieren. Die Themen der von der Landesverwaltungsakademie angebotenen Seminare sind breit gestreut. Von Bedeutung sind aber auch jene Seminare, die sich an den gesamten Mitarbeiterstand einer Dienststelle richten. Hierbei kommen vor allem Themen in Frage, die das innerbetriebliche Klima bzw. dessen Verbesserung, Gesundheit, Suchtprävention oder Integration Behinderter betreffen. Im Jahr 2002 fand etwa ein halbtägiges Seminar statt, an dem alle Mitarbeiter des Hauses verpflichtend teilzunehmen hatten und das dem innerbetrieblichen Klima galt absolvierten Mitarbeiter, die im Bereich des Lesesaaldienstes eingesetzt sind, ein Seminar zum Umgang mit schwierigen Parteien. Diese Fortbildungsmaßnahmen können nur dann effizient angeboten werden, wenn dies in enger Abstimmung der Archivleitung mit der Personalvertretung des Landesarchivs geschieht, da letztere zum Teil auch die Organisation solcher Veranstaltungen übernimmt, vor allem dann, wenn der gesamte Mitarbeiterstab des Hauses damit angesprochen werden soll. Im Herbst 2005 wurde von der Archivleitung zudem ein Referatsleiter zum Fortbildungsbeauftragten des Landesarchivs ernannt. Am Rande sei vermerkt, dass als vom Dienstgeber, dem Land Steiermark, gedachte Möglichkeit zur Fortbildung im weitesten Sinn auch der alljährliche sogenannte Bildungstag zu sehen ist. Dieser wird den Mitarbeitern des Hauses seit einigen Jahren als Ersatz für den nicht mehr arbeitsfreien Landesfeiertag (19. März) gewährt. Es liegt im Ermessen der jeweiligen Dienststelle und Personalvertretung, ob dieser als Wintersporttag oder als Kulturtag konsumiert wird. Ein solcher Kulturtag wird als Dienstzeit im regulären Stundenausmaß eines Arbeitstages gerechnet. Eine Zeit lang bot die Personalvertretung in Absprache mit der Archivleitung den Mitarbeitern ein- oder zweimal im Jahr Kulturnachmittage an, die dem Besuch von Ausstellungen in Graz gewidmet waren. Auch hier wurde ein Teil der Zeit die Besuche dauern selten länger als zwei Stunden als Dienstzeit gerechnet. Neben diesen Maßnahmen zur innerbetrieblichen Fortbildung, die jedoch für jede Landesdienststelle gelten, setzt das Steiermärkische Landesarchiv weitere Akzente zur Ausbildung seiner Mitarbeiter. Dass die Aus- und Fortbildung des wissenschaftlichen Beamten und akademischen Archivars zu allererst von diesem selbst ausgehen muss, braucht nicht weiter ausgeführt, im Gegenteil, dies kann wohl als selbstverständlich vorausgesetzt werden. Im Rahmen der Fortbildung im Archiv sei darauf hingewiesen, dass das Steiermärkische Landesarchiv seinen wissenschaftlichen Beamten den Aufund Ausbau eines eigenen wissenschaftlichen Handapparates ermöglicht. Dies erfolgt schon dadurch, dass jedem neu in den Dienst des Archivs tretenden akademischen Beamten je ein Exemplar aller bis dahin erschienen Publikatio- 66

3 nen des Archivs sofern nicht bereits vergriffen zur Verfügung gestellt wird. Ergänzt wird dieser Apparat noch durch Publikationen der Historischen Landeskommission, die gleichsam jedem akademischen Archivar als Belegstück für seinen Handapparat zugehen, sowie durch Publikationen des Historischen Vereins für Steiermark; hier vor allem dadurch, dass Reihenwerke älteren Datums nach dem Tod von Vereinsmitgliedern immer wieder unentgeltlich dem Verein überlassen werden, der diese an Archivmitarbeiter ausgeben kann. Ausnahmslos jeder Mitarbeiter des Landesarchivs erhält die jährlich oder zumindest alle zwei Jahre erscheinenden Mitteilungen des Steiermärkischen Landesarchivs. Alle anderen Archivpublikationen können zudem zu einem begünstigten Preis erworben werden. Besonderes Augenmerk hat jenen Archivmitarbeitern zu gelten, denen unter Anleitung und Aufsicht eines akademischen Archivars die Betreuung der Archivbestände (Aushebung, Rückreihung, Lesesaaldienst) obliegt. Das Organisationshandbuch formuliert als Anforderungsprofil für diese Mitarbeiter: Fundierte Kenntnisse der Bestands- und Verwaltungsstrukturen im Betreuungsbereich, fundierte Kenntnis der Skartierungsrichtlinien sowie eine gute Lesefertigkeit bei historischen Schriften aus allen Zeitstufen. Die Ausbildung, den dieser Personenkreis des Archivfachdienstes so genannte Bestandsbetreuer bzw. deren Assistenz nach seinem Dienstantritt im Archiv durchläuft, ist in seiner Grundstruktur seit Jahrzehnten gleich und hat sich bis heute bewährt. Die Gruppe dieser Mitarbeiter ist gemessen an ihrer Vor- und Berufsausbildung durchaus inhomogen. Es musste daher ein Modell entwickelt werden, das auf die Verschiedenartigkeit der Ausbildung Bedacht nimmt und den einzelnen Mitarbeiter unabhängig von seiner früheren Tätigkeit an die Arbeit im Archiv und mit Archivbeständen heranführt. Dass hierbei Genauigkeit und Verlässlichkeit, aber auch Teamfähigkeit, eine große Rolle spielen, muss nicht weiter betont werden. Unmittelbar nach Dienstantritt und Zuweisung an ein Referat erfolgt eine schrittweise Heranführung an den Archivbestand, im Regelfall unter Aufsicht und begleitender Betreuung eines erfahrenen Mitarbeiters des Archivfachdienstes. Eine gründliche Kenntnis der Bestände kann am besten durch regelmäßige Betrauung mit Aushebungen vorerst unter Aufsicht, in späterer Folge selbstständig und bei kleineren Bestandsgruppen beginnend erzielt werden. Der Mitarbeiter wird hierbei geradezu durch learning by doing sukzessive mit den Beständen vertraut. Je nach Interesse und persönlichem Engagement zeitigt diese Lernphase, in der er mit allen Bereichen des Archivfachdienstes vertraut gemacht wird, rasche oder auch das gibt es weniger rasche Erfolge. Dieser Prozess der begleitenden Heranführung an die Bestände wird auch bei jenen Mitarbeitern angewandt, deren Aufgabe die Assistenz des Archivfachdienstes ist. 67

4 Bei umfangreichen und größeren Ordnungsarbeiten werden auch solche Bedienstete des Landesarchivs zur Mitarbeit herangezogen, deren Aufgabenbereich nicht auf dem Gebiet des Archivfachdienstes liegt. Dies geschieht dadurch, dass ihnen vorerst die Reinigung der Bestände übertragen wird und zwar unter Aufsicht der Bestandsbetreuer. Gerade während der Übersiedelung der Bestände des Steiermärkischen Landesarchivs in das neu errichtete Zentraldepot in den Jahren 1999 bis 2000 hat sich dieses Modell bewährt. Mit der Reinigung und Einschachtelung sämtlicher Archivbestände in Kartons wurde bereits zwei Jahre zuvor begonnen. Nahezu alle Mitarbeiter des Archivs waren bei diesen Arbeiten eingesetzt. Die Bestände wurden gereinigt, in neue Heftumschläge und Kartons gelegt, diese neu etikettiert. Gleichzeitig erfolgte eine grundlegende Revision der Bestände. Verlegungen oder Nachreihungen, die im Katalog unzureichend verzeichnet waren, wurden hierbei im Regelfall vom akademischen Archivar berichtigt, der die Revisionen beaufsichtigte und begleitete. Diese Ordnungs- und Revisionsarbeiten wurden auch nach Eröffnung des Hauses fortgesetzt. Der Einsatz zahlreicher Mitarbeiter bei diesen Arbeiten hatte den Effekt, dass das Archiv nach mehreren Jahren nunmehr über einen gewissen Pool an Bediensteten verfügt, die mit Fragen der Bestandserhaltung und -sicherung bereits in den Grundzügen vertraut sind, sodass Nachbesetzungen freier Planposten im Bereich der Bestandsbetreuung (Archivfachdienst) hausintern erfolgen können und der neue Mitarbeiter zumindest solide Grundkenntnisse der Bestandsbetreuung und der damit verbundenen Aufgaben mitbringt, unter Umständen auch Kenntnisse über den Archivbestand selbst, da er ihm durch die Mithilfe bei den Reinigungs-, Ordnungs- und Revisionsarbeiten bereits in gewissem Maß vertraut ist. Unabhängig von der Tätigkeit der Mitarbeiter legt die Archivleitung seit Jahren Wert darauf, dass die einzelnen Bediensteten mit den Kernaufgaben des Archivs vertraut gemacht werden. Ein erster Schritt sind die je nach Bedarf stattfindenden Lesekurse, in denen die Mitarbeiter gleichsam in Schriftenkunde der Neuzeit unterrichtet werden. Diese mehrwöchigen Kurse werden in Form einer Übung abgehalten, die jeweils an drei Tagen der Woche stattfindet. Texte werden gemeinsam gelesen werden und der Vortragende es war dies durch viele Jahre der ehemalige Direktor des Landesarchivs Hofrat Dr. Gerhard Pferschy, nach ihm kurzzeitig Dr. Roman Zehetmayer weist dabei auf die Charakteristika von Schriften bestimmter Epochen hin. Ein effizienter Unterricht setzt voraus, dass den Teilnehmern auch genügend Zeit zur Vorbereitung gegeben wird. Diese wird im Rahmen der Dienstzeit gewährt. Ein weiterer Schwerpunkt in der internen Fortbildung von Mitarbeitern wird mit dem Besuch von EDV-Kursen gesetzt. Bedienstete, die in der Bestandsbetreuung oder im Lesesaal eingesetzt werden, haben wenn Kenntnisse nicht schon nachgewiesen werden können Grund- bzw. weiterführende EDV- 68

5 Kurse zu besuchen, die das Amt der Landesregierung für alle Dienstnehmer anbietet. Darauf aufbauend erfolgen dann hausinterne weitere Schulungen in der Bedienung der Datenbank des Landesarchivs. Nach Möglichkeit und bei Vorhandensein freier Ressourcen werden diese EDV-Grundkurse allen neu eintretenden Mitarbeitern ermöglicht. Die Referatsleiter sind verpflichtet, alljährlich den in ihrem Bereich anfallenden Fortbildungsbedarf zu erheben, ihre Mitarbeiter über eventuelle Ausbildungswünsche zu befragen und diese an die Direktion weiterzuleiten. Immer wieder treten auch Mitarbeiter von sich aus an ihre unmittelbaren Vorgesetzten oder die Direktion mit dem Wunsch heran, einen Kurs zu besuchen. Auch im Rahmen der Dienstprüfungen, deren positive Absolvierung Voraussetzung der Pragmatisierung ist, haben Dienstnehmer des Landes weitere Schulungen in Form eines Kurssystems zu durchlaufen. Zum Fächerkanon gehören neben Grundkenntnissen des Verwaltungs-, Verfassungs- und Dienstrechtes auch Kenntnisse der Verwaltungs- und Verfassungsgeschichte. Dieses Fach wird von Beamten des Landesarchivs unterrichtet. Über viele Jahre hat Oberarchivrat Dr. Heinrich Purkarthofer diese Vorlesung gehalten. Es wurde solange Purkarthofer dieses Fach unterrichtete seitens des Hauses auch weiteren Mitarbeitern, die ihr historisches Wissen vertiefen wollten oder Interesse an der Materie zeigten, ermöglicht, an dieser speziellen Einführung in die steirische Geschichte teilzunehmen. Alljährlich erfolgt im Rahmen einer Allgemeinen Dienstbesprechung auch eine Einschulung aller Mitarbeiter in punkto Schutz- und gezielter Hygienemaßnahmen im Umgang mit Archivgut. Die Basis dieser Schulung bildet das von Ingrid Hödl, der Leiterin der Restaurierwerkstätte, 1990 entwickelte 10- Punkte-Hygienepaket des Steiermärkischen Landesarchivs, das seither laufend durch neue Maßnahmen optimiert wurde. Für die Zukunft plant das Landesarchiv eine verstärkte Mitarbeiterschulung und interne Fortbildung, die dahingehen soll, den Mitarbeitern des Hauses die Archivbestände noch vertrauter zu machen. Dies ist deshalb erforderlich, da nicht jeder Mitarbeiter des Archivfachdienstes in der Einschulungsphase schon aufgrund des umfangreichen Gesamtbestandes alle Bestände des Hauses aus eigener Anschauung kennenlernen kann. Gedacht ist hierbei an Schulungen, bei denen der jeweilige Referatsleiter alle Bediensteten des Archivfachund Lesesaaldienstes in seinen Bestand einführt, die wichtigsten Bestandsgruppen daraus vorführt und einen Überblick über Quellen, Verzeichnisse und Ordnungsprinzipen gibt, mit denen der Bestand erschlossen wird. Mit diesen Mitarbeiterschulungen wird im März 2006 begonnen. Vorgesehen sind einstündige Veranstaltungen, an denen ausnahmslos alle Mitarbeiter teilzunehmen haben, die im Bereich der Bestandsbetreuung und des Lesessaaldienstes ein- 69

6 gesetzt sind. Parallel zur Vorstellung der Bestände sollen auch Themen aus dem Bereich Restaurierung, Reprographie und des Lesesaaldienstes berührt werden (korrekte Hantierung mit Archivalien, Aufsichtspflichten, Schutzmaßnahmen etc.) Zu überlegen ist, ob nicht ein hausinterner Führer durch die Bestände dieses Referates aufgelegt werden sollte, der die einzelnen Bestände beschreibt, kurz erschließt, das korrekte Zitat enthält und somit einen Überblick über den gesamten Bestand zulässt. Dies ist auch als Hilfestellung für die in der Lesesaalaufsicht Dienst tuenden Mitarbeiter gedacht, um sie wiederum verstärkt an die Bestände heranzuführen. Die Überlegung ist die, dass es dadurch möglich wäre, eine noch bessere Kenntnis über entweder sehr umfangreiche und/oder oft konsultierte Bestände zu vermitteln. Dies hätte den Effekt, dass dadurch der akademische Archivar, der derzeit die Hauptlast der Benützerberatung trägt, entlastet werden könnte. Eine erste, leicht fassliche und trotzdem fundierte Bestandsübersicht bietet die Festschrift, die anlässlich der Eröffnung des Steiermärkischen Landesarchivs erschienen ist und die auch in optisch ansprechender Form an die Bestände heranführt. In diesem Zusammenhang sei noch auf eine Publikation hingewiesen, die von Gerhard Pferschy im Auftrag des Verbandes österreichischer Archivarinnen und Archivare als Sonderband 1 der Zeitschrift SCRINIUM herausgegeben wurde und in der von Archivaren für Archivare eine Einführung in das Archivwesen für den Gehobenen Dienst in Archiven verfasst wurde. In abgewandelter Form könnte und sollte ein solcher Behelf auch für Mitarbeiter des Archivfachdienstes zusammengestellt werden. 70